ELEMENTOS
DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL
- DIVISIÓN DE TRABAJO: Es la delimitación y
agrupación de actividades. Está relacionado
con la división de grandes tareas en paquetes
más pequeños de trabajo que se distribuyen
entre varias personas. - DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es un
agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en
unidades de trabajo significativas para coordinar
numerosos puestos; todo para facilitar la ráida
realización de los objetivos de la
organización. - GRADO O TRAMO DE CONTROL: Se refiere al número
de colaboradores inmediatos que dependen de un gerente.
- ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR: Es
una organización simple y de
conformación piramidal, en la que cada jefe recibe
y transmite todo lo que sucede en su
área.
Se caracteriza porque las decisiones se concentran
en una sola persona,
quien tiene la responsabilidad básica del mando, es
una sola persona quien asigna y distribuye el
trabajo a los colaboradores. Generalmente da en las
pequeñas empresas
y en la milicia.- FUNCIONAL:
Es el tipo de estructura
organizacional, que aplica el principio funcional o
principio de la especialización de las funciones
para cada tarea- MATRICIAL:
La estructura matricial, en ocasiones llamada
sistema de mando múltiples. Una organización
con una estructura matricial cuenta con dos tipos de
estructura al mismo tiempo.
Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir,
trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es
la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama
en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es
una disposición horizontal que combina al personal
de diversas divisiones o departamentos funcionales para
formar un equipo de proyecto
o negocio, encabezado por un gerente de proyecto a un
grupo,
que es experto en el campo de especialización
asignado al equipo.Con frecuencia, la estructura matricial es un
medio eficiente para reunir las diversas habilidades
especializadas que se requieren para resolver un problema
complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que
concede a la organización una gran flexibilidad para
ahorrar costo.
Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad
exacta de personas que se necesitan, se evita la
duplicación innecesaria.Una desventaja es que no todo el mundo de adapta
bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para
ser efectivos, deben contar con buenas habilidades
interpersonales, ser flexibles y cooperativos.- STAFF:
Es el resultado de la combinación de la
organización lineal y la funcional para tratar de
aumentar las ventajas de esos dos tipos de
organización y reducir sus desventajas formando la
llamada organización
jerárquica-consultiva.- Criterios Para Diferenciar Línea Y
Staff
Relación con los objetivos de la
organización: Las actividades están
directas e íntimamente ligadas a los objetivos de la
organización o el órgano del cual forman
parte, mientras que las actividades del staff están
asociadas indiferentes.Ejemplo: los órganos de producción y de ventas
representan las actividades básicas y fundamentales
de la organización: las actividades metas los
demás órganos complementarios y secundarios
representan las actividades medio. Si se produce
algún cambio
en los objetivos de la organización, la estructura
línea-staff también lo
cambiará.Generalmente todos los órganos de
línea están orientados hacia el exterior de
la organización donde se sitúan sus
objetivos, mientras que los órganos de staff
están orientados hacia dentro para asesorar a los
demás órganos, sean de línea o de
staff.- COMITÉ:
El comité es un grupo de personas con
autoridad de línea y staff, a las
cuales se les entrega un asunto para su estudio. Esta
características diferencia el comité de otros
órganos de la
administración.Existen diferentes clases de comités los
que hacen funciones
administrativas, los que realizan funciones técnicas, y los que realizan el
estudio de problemas y aquellos que proveen
recomendaciones.- FORMAL:
Mecanismo o estructura que permite a las personas
laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro
puede contribuir en forma más eficiente con su
trabajo, para la conservación del objetivo
primordial.- INFORMAL:
Es la resultante de las reacciones individuales y
colectivas de los individuos ante la organización
formal.Este tipo de organización se puede observar
en cinco niveles diferentes:- Organización Informal Total, considerada
como un sistema de grupos
relacionados entre sí. - Constituida en grupos mayores de opinión
o de presión sobre algún aspecto
particular de la política de la empresa - Grupos informales fundados en la similitud de
labores y relacionados más o menos
íntimamente. - Grupos pequeños de tres y cuatro
personas relacionados íntimamente. - Individuos aislados que raramente participan en
actividades sociales. - LINEO-FUNCIONAL:
Es una combinación de Organización
Lineal y Funcional- LINEAL: La responsabilidad y autoridad
se transmite a través de un sólo jefe para
cada función especial.
- FUNCIONAL: La especialización de cada
actividad en una función, es mas aplicable en las
empresas.Es una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar
las tareas, disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia
en los resultados. Como departamento es el conjunto de
funcionarios especializados en la aplicación de
técnicas de organización. ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOSSe hace necesario para estudiar los problemas de
estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como
función aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad
principal se cubre en el momento de asegurar el
máximo de eficiencia y mediante la aplicación
adecuada de métodos científicos de
organización.- NECESIDAD DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS - VENTAJAS DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS - Su responsabilidad es estudiar los problemas
administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e
indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades.- DESVANTAJAS O LIMITACIONES
- Desarrolla las facultades críticas, es
decir, interrogar lo que se hace y porque se
hace.
- La carencia de un programa de
Organización y Métodos en las
dependencias públicas y muchas veces en las privadas,
no permite el desarrollo
de las actividades con la máxima
eficiencia. - Hay una gran escasez de
personal calificado para trabajar en el departamento de
Organización y Métodos. - La resistencia al
cambio del personal que labora en las organizaciones.
- CARACTERÍSTICAS
- Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar
las soluciones
sin ninguna presión. - Es independiente de la unidad que está
capacitado para hacer apreciaciones objetivas. - Tiene suficiente adiestramiento en técnicas
especializadas que son complementadas con la experiencia de
sus funcionarios.
- OBJETIVOS DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
- Conceptuar la organización como la
función que se sustenta en buscar los medios
prácticos para distribuir las funciones en las
distintas unidades orgánicas del servicio
administrativo respectivo. - Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada área
funcional. - Conceptuar al método como el proceso de
reflexión que permite enfocar y abordar el problema de
la organización. - Servir de vinculación entre el órgano
central de administración y las dependencias en la
ejecución de prioridades del mejoramiento. - Analizar los problemas originados en la estructura
de la organización y los problemas que de ellos se
derivan. - Cambiar la actitud y
comportamiento de las personas en el marco de
la modernización administrativa.
- FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
- Estudiar y analizar de manera permanente ka
estructura y el funcionamiento de la
organización. - Adecuar la organización y las funciones de
acuerdo con el departamento en el que se trabaje. - Asesorar a los departamentos que los soliciten en
cuanto a la interpretación y aplicación de
técnicas administrativas. - Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que
debe realizar la organización en cada uno de los
departamentos. - Estudiar, proponer e implantar sistemas y
procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia
y productividad
las actividades de todo el recurso humano.
- UBICACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS DENTRO DE LA EMPRESA
- Según la función de asesoría
debe ubicarse en el máximo nivel
jerárquico. - Según la función de apoyo
administrativo, se puede ubicar a nivel lineal. - Según la función de los proyectos se
puede ubicar en cualquier nivel
jerárquico.
Se les conoce como analistas, ellos se encargan de
recopilar y analizar información con el fin de presentar
soluciones alternativas a problemas, así como asesorar
en la implantación de las modificaciones que proponga.
El analista puede ser un técnico o profesional que
requiere conocimientos tanto teóricos como
técnicos. El analista debe tener la capacidad de
analizar, expresarse con claridad, saber redactar y presentar
informes,
ser observadores y poder
trabajar en equipo.
- REGULACIÓN
- Es establecer racionalmente los cargos y tareas
para ser ejecutadas por las personas en su trabajo dentro de
la organización. La tarea constituye la menor unidad
posible dentro de la división del trabajo, en la cual
cada una de ellas tiene uno o más ocupantes (personas)
que ejecutan determinadas tareas específicas para
realizar un conjunto de cargos en una misma
sección. - En ellas se especifica su contenido (tareas), los
métodos de ejecutarlas y las relaciones con los
demás cargos existentes, para de esa manera proyectar
y combinarlas con otras labores para la ejecución de
tareas mayores.
- INTEGRACIÓN
- Es obtener y articular los elementos materiales
y humanos que la organización y el planteamiento
señalan como necesarios para el funcionamiento
eficiente de una empresa.
Si el planteamiento nos ha dicho "que" debe hacerse, y
"cuando", mientras que la organización nos ha
señalado "quienes, donde y como" deben realizarse,
falta todavía obtener elementos materiales y humanos
que hagan posible lo previsto en la planificación y organización.
Esto es lo que hace la integración.
- ESPECIALIZACIÓN
- Es elevar la productividad mediante la
subdivisión de tareas limitándose solo a la
ejecución de una única y simple tarea
predominante. Con esto, cada obrero pasa a ser especializado
en la ejecución de una única tarea o de tareas
simples y elementales, para ajustarse a los estándares
descritos y a las normas de
desempeño establecidas por el
método. La limitación de cada obrero a una
única operación o tarea, de manera continua y
repetitiva, encontró en la línea de
producción (o línea de montaje) su principal
base de aplicación.
- SATISFACCIÓN LABORAL
- Es la actitud del trabajador frente a su propio
trabajo, dicha actitud está basada en las creencias y
valores
que el trabajador desarrolla de su propio trabajo. Las
actitudes
son determinadas conjuntamente por las características
actuales del puesto como por las percepciones que tiene el
trabajador de lo que "debería ser". Generalmente las
tres clases de características del empleado que
afectan las percepciones del "debería ser" (lo que
desea un empleado de su puesto) son:
- Las necesidades.
- Los valores.
- Rasgos personales.
- PRODUCTIVIDAD
- La productividad es un factor determinante de la
competitividad internacional de un país
y debe entenderse como el mejoramiento de la capacidad
productiva, y del entorno general, buscando la eficiencia en
el sentido de Pareto, es decir, mejorando el producto,
la eficacia, los salarios,
etc., sin desmejorar algún otro indicador.
- ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO
- Es un enfoque para el rediseño de puestos
para incrementar la
motivación intrínseca y la
satisfacción en el empleo. La
motivación intrínseca es un
término utilizado para describir el esfuerzo gastado
en el puesto de un empleado para cumplir necesidades de
crecimiento tales como realización, competencia y actualización. Su
función no es incrementar el trabajo, sino asignar
tareas para cuyo desempeño sea necesaria una mayor
capacitación. - La delegación de trabajos con mayor
jerarquía es una forma de formar y de motivar al
empleado, ésta busca proporcionar en cada empleado una
unidad natural de trabajo, permitir a los empleados una mayor
responsabilidad en el control de
calidad y la autodeterminación de los
procedimientos de trabajo, permitir a los empleados trato
directo con los clientes,
proporcionar canales de retroalimentación para que un empleado
pueda controlar y autocorregir su conducta
en el trabajo.
- DIVISIÓN DEL TRABAJO
Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Ayuda a ahorrar capital,
tiempo y simplifica las funciones de cada persona.
- IMPORTANCIA
- Elimina los movimientos inútiles
sustituyéndolos por otros más
eficaces. - Vuelve más racional la selección y entrenamiento del personal.
- Mejora la eficiencia del obrero y, en
consecuencia, el rendimiento de la
producción. - Distribuye uniformemente el trabajo para que no
haya periodos de falta o de exceso de trabajo. - Tiene una base uniforme de salarios equitativos
por aumento de producción. - Calcula con más precisión el costo
unitario y el precio
de venta de
los productos.
José Ramírez
2006
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