Análisis y Diseño de Sistemas de Información (página 3)

Enviado por T.S.U. Henry Jesus Mendoza Pacheco

Partes: 1, 2, 3

7. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO
DE LOS TOMADORES DE DECISIONES Y EL AMBIENTE DE
OFICINA.

Los analistas usan la observación como una técnica de
recopilación de ir, formación. Por medio de la
observación obtienen apreciaciones sobre lo que se hace
realmente, ven de primera mano las relaciones entre los tomadores
de decisiones en una organización, comprenden la influencia del
ambiente físico de éste, interpretan los mensajes
enviados por el tomador por medio de su vestimenta y el acomodo
de su oficina y comprenden la influencia del tomador de
decisiones con respecto a los demás. Usando el muestreo de
tiempos o eventos, el
analista observa las actividades típicas del tomador de
decisiones y su lenguaje
corporal. Hay varios sistemas para
registrar tales observaciones, incluyendo sistemas di
categorías, listas de verificación, escalas, notas
de campo y guiones. Además de la observación del
comportamiento del tomador de decisiones, el analista de sistemas
debe observar también lo que le rodea. Un método
para la observación estructurado del ambiente es llamado
STROBE, Un analista de sistemas usa STROBE en la misma forma que
un crítico de cine usa un
método llamado mise-en-scène para analizar
una toma de una película Varios elementos concretos del
ambiente del tomador de decisiones pueden ser observados e
interpretados. Estos elementos incluyen (1) la ubicación
de la oficina, (2) la ubicación del escritorio del tomador
de decisiones, (3) el equipo de oficina fijo, (4) las
propiedades, tales como calculadoras y pantallas, (5) revistas
del negocio y periódicos, (6) iluminación y color de la
oficina y (7) la vestimenta usada por el tomador de decisiones.
Se puede usar STROBE para obtener una mejor comprensión
sobre la manera en que los tomadores de decisiones actualmente
recopilan, procesan, guardan y comparten información, Hay varias alternativas para
la aplicación de STROBE en una organización. Estas
incluyen el análisis de fotografías, el uso de
una lista de verificación con base en la escala Likert, la
adopción
de una lista anecdótica con símbolos y la simple escritura de
una comparación de observación/narrativa, Cada
método tiene determinadas ventajas, así como
desventajas, que el analista debe sopesar cuando seleccione una
alternativa sobre la otra.

8. PROTOTIPOS.

La elaboración de prototipos es una
técnica de recopilación de información
útil para complementar el ciclo de vida
de desarrollo de
un sistema
tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos
está buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y
planes de revisión del usuario para hacer mejoras al
prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con
un mínimo de gastos y
trastornos. Los sistemas que apoyan la toma de
decisiones semiestructuradas (tal como lo hacen los sistemas
de apoyo a decisiones) son buenos candidatos para la
elaboración de prototipos.

El término prototipo tiene diferentes
significados, de los cuales son comúnmente usados cuatro
de ellos. La primera definición de la elaboración
de prototipos es la de construcción de un prototipo parchado. Una
segunda definición es un prototipo no operacional que es
usado para probar determinadas características del
diseño.
Un tercer concepto es la
creación de un prototipo primero de la serie que es
completamente operacional. Este tipo de prototipo es útil
cuando están planeadas muchas instalaciones del mismo
sistema de
información (bajo condiciones similares). El cuarto
tipo es un prototipo con características seleccionadas que
tiene algunas, pero no todas, de las características
esenciales del sistema. Usa módulos autocontenidos como
bloques de construcción, para que si las
características prototípicas son satisfactorias
puedan ser conservadas e incorporadas en el sistema terminado
mucho más grande.

Los cuatro lineamientos principales para el desarrollo
de un prototipo son: (1) trabajar en módulos manejables,
(2) construir el prototipo rápidamente, (3) modificar el
prototipo y (4) enfatizar la interfaz de usuario. Una desventaja
de los prototipos es que el manejo del proceso de
elaboración del prototipo es difícil, debido a la
rapidez del proceso y a sus muchas iteraciones. Una segunda
desventaja es que puede haber presiones para que sea puesto en
servicio un
prototipo incompleto, como si fuera un sistema completo. Aunque
la elaboración de prototipos no es siempre necesaria o
deseable, debe hacerse notar que hay tres ventajas principales
interrelacionadas de su uso: (1) el potencial para cambiar el
sistema en etapas tempranas de su desarrollo, (2) la oportunidad
de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional y (3)
la posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor
forma las necesidades y expectativas de los usuarios. Los
usuarios tienen un papel distinguido en el proceso de
elaboración de prototipos. Su primer interés
debe ser interactuar con el prototipo mediante
experimentación. Los analistas de sistemas deben trabajar
sistemáticamente para obtener y evaluar las reacciones de
los usuarios ante el prototipo, y luego trabajar para incorporar
las sugerencias e innovaciones de los usuarios que valgan la pena
en las modificaciones subsecuentes.

UNIDAD III

El uso del
análisis

9. USO DE DIAGRAMAS DE
FLUJO DE DATOS

Para comprender mejor el movimiento
lógico de los datos en un
negocio, el analista de sistemas traza diagramas de
flujo de datos (DFD). Los diagramas de flujo de datos son
análisis estructurados y herramientas
de diseño que permiten que el analista comprenda
visualmente el sistema y subsistemas como un juego de
flujos de datos interrelacionados.

La representación gráfica del movimiento,
almacenamiento y
transformación de datos es trazada con el uso de cuatro
símbolos: un rectángulo redondeado para indicar
procesamiento o transformaciones de datos, un cuadrado doble para
mostrar una entidad de datos externa (origen o receptor de
datos), una flecha para mostrar el flujo de datos y un
rectángulo de extremo abierto para mostrar un almacén de
datos.

El analista de sistemas extrae procesos,
fuentes,
almacenes y
flujos de datos desde las primeras narraciones organizacionales,
y usa un enfoque de arriba hacia abajo para trazar primero un
diagrama de
contexto del sistema, dentro de la imagen más
grande. Luego es trazado un diagrama de flujo de datos
lógico a nivel 0. Se muestran los procesos y se
añaden los almacenes de
datos. Luego el analista crea un diagrama hijo para cada uno
de los procesos del Diagrama 0. Las entradas y salidas permanecen
constantes, pero cambian los almacenes de datos y las fuentes. La
explosión del diagrama de flujo original permite que el
analista de sistemas se enfoque en las representaciones cada vez
más detalladas de los movimientos de datos dentro del
sistema. Luego, el analista desarrolla un diagrama de flujo
de datos físico a partir del diagrama de flujo de datos
lógico, particionándolo para facilitar la programación. Cada proceso es analizado
para determinar si debe ser un procedimiento
manual o
automatizado. Los procesos automatizados son agrupados
subsecuentemente en una serie de programas de
computadora
diseñados para ser por lotes o en línea. Seis
consideraciones para partición de diagramas de flujo
incluyen si:

1.- Hay procesos ejecutados por diferentes grupos de
usuarios, hay procesos que se ejecuten al mismo tiempo

2.- Hay procesos que ejecuten tareas similares, los
procesos por lotes pueden ser combinados para un procesamiento
eficiente

3.- Los procesos pueden ser combinados en un programa para
tener consistencia de datos

4.- O si los procesos pueden ser partidos en diferentes
programas por razones de seguridad.

El diagrama de flujo de datos correcto
para el ejemplo de la nómina.

Las ventajas de los diagramas de flujo de datos incluyen
la simplicidad de la notación, usándola para
obtener información más clara de los usuarios,
permitiendo que el analista de sistemas conceptualice los flujos
de datos necesarios sin estar atado a una implementación
física
particular, permitir que los analistas conceptualicen mejor las
interrelaciones del sistema y sus subsistemas y analicen un
sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos
y procesos necesarios.

Características comunes de los
diagramas de flujo de datos lógicos y
físicos.

El diagrama de flujo de datos físico (abajo)
muestra
determinados detalles que no se encuentran en el diagrama de
flujo de datos lógico (arriba).

10. ANÁLISIS DE SISTEMAS USANDO DICCIONARIOS
DE DATOS.

Usando un enfoque de arriba hacia abajo, el analista de
sistemas usa los diagramas de flujo de datos para comenzar la
compilación de un diccionario de
datos, que es una referencia que contiene datos acerca de
datos, o "metadatos" sobre todos los datos de procesos,
almacenes, flujos, estructuras y
los elementos lógicos y físicos dentro del sistema
que está siendo estudiado. Una manera para comenzar es
incluyendo todos los conceptos de datos de los diagramas de flujo
de datos.

La forma en que el diccionario de
datos se relaciona con el diagrama de flujo de datos.

Una colección grande de la información de
proyecto es
llamada un depósito. Las herramientas
CASE permiten que el analista cree un depósito, que
puede incluir información acerca de los flujos, almacenes,
estructuras de registro y
elementos de datos, la lógica
de procedimiento de diseños de pantalla y reporte,
relaciones de datos, requerimientos del proyecto y lo que produce
el sistema final e información sobre la
administración de proyecto. Cada entrada del
diccionario de datos contiene: el nombre del concepto, una
descripción verbal, alias, elementos de
datos relacionados, rango, longitud, codificación y la información de
edición
necesaria. El diccionario de datos es útil en todas las
fases del análisis, diseño y documentación última, debido a que
es la fuente autorizada sobre la manera en que es usado y
definido un elemento de datos en el sistema. Muchos sistemas
grandes tienen diccionarios de datos computarizados que tienen
referencias cruzadas con todos los programas de la base de datos
que usan un elemento de datos particular.

Dos diagramas de flujo de datos y sus entradas del
diccionario de datos correspondientes para la producción de un cheque de pago
a un empleado.

11. DESCRIPCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PROCESO
Y DECISIONES

ESTRUCTURADAS.

Una vez que el analista identifica los flujos de datos y
comienza a construir el diccionario de datos es tiempo de pasar a
las especificaciones de proceso y análisis de decisiones.
Los tres métodos
para el análisis de decisiones y la descripción de
la lógica de proceso tratados en este
capítulo son: lenguaje estructurado, tablas de
decisión y árboles
de decisión. Las especificaciones de proceso (o mini
especificaciones) son creadas para los procesos primitivos en un
diagrama de flujo de datos así como para algunos procesos
de alto nivel que explotan a diagramas hijos. Estas
especificaciones explican la lógica de toma de decisiones
y las fórmulas que transformarán los datos de
entrada al proceso en salida.

Los tres objetivos de
la especificación de proceso son: reducir la
ambigüedad de los procesos, obtener una descripción
precisa de lo que se logra y validar el diseño de sistema.
Una gran parte del trabajo del
analista de sistemas involucrará decisiones estructuradas,
esto es, decisiones que pueden ser automatizados si suceden
condiciones identificadas. Para lograr esto, el analista necesita
definir cuatro variables en
la decisión que está siendo examinada: condiciones,
alternativas de condición, acciones y
reglas de acción.

Una forma para describir las decisiones estructuradas es
usar el método mencionado como lenguaje estructurado,
donde la lógica es expresada en estructuras secuenciales,
estructuras de decisión, estructuras de caso o
iteraciones.

El lenguaje estructurado usa palabras reservadas
aceptadas, tales como SI, ENTONCES, SINO, HACER, HACER MIENTRAS y
HACER HASTA para describir la lógica usada y usa
sangrías para indicar la estructura
jerárquica del proceso de decisión. Las tablas de
decisión proporcionan otra forma para examinar, describir
y documentar decisiones. Cuatro cuadrantes (vistos en sentido
del reloj a partir de la esquina superior izquierda) son usados
para: (1) describir las condiciones, (2) identificar alternativas
de decisión posibles (tales como S o N), (3) indicar
cuáles acciones deben ser ejecutadas y (4) describir las
acciones. Las tablas de decisión son ventajosas, debido a
que las reglas para desarrollar la tabla misma, así como
las reglas para eliminar redundancia, contradicciones y
situaciones imposibles son directas y manejables. El uso de
tablas de decisión promueve la integridad y
precisión en el análisis de decisión
estructuradas.

El tercer método para el análisis de
decisiones es el árbol de decisión que consiste de
nodos (un cuadrado para acciones y un círculo para
condiciones) y ramas. Los árboles de decisión son
adecuados cuando se deben realizar acciones en una secuencia
determinada. No hay requerimientos de que el árbol tenga
que ser simétrico, por lo que solamente se encuentran en
una rama particular aquellas condiciones y acciones que son
críticas para las decisiones presentes.

Cada uno de los métodos de análisis de
decisión tiene sus propias ventajas y debe ser usado de
acuerdo con ellas. El lenguaje
estructurado es útil cuando muchas acciones son repetidas
y cuando es importante la
comunicación con otros. Las tablas de decisión
proporcionan análisis completo de situaciones complejas y
a la vez limitan la necesidad por cambios atribuibles a
situaciones imposibles, redundancias o contradicciones. Los
árboles de decisión son importantes cuando es
crítica
la secuencia adecuada de condiciones y acciones y cuando cada
condición no es relevante para cada
acción.

Cada proceso del diagrama de flujo de datos se expande a
un diagrama hijo, a una gráfica de estructura o a una
especificación de proceso (tal como el lenguaje
estructurado). Si el proceso es primitivo las especificaciones
muestran la lógica, aritmética o algoritmos
para transformar la entrada en la salida. Estas especificaciones
del modelo
lógico son parte de las reglas del negocio (que son usadas
frecuentemente como la base para crear lenguajes procedurales
cuando se usa generadores de código). Si el proceso se expande a un
diagrama hijo o a una gráfica de estructura, la
especificación de proceso describe el orden y condiciones
bajo los cuales ejecutarán los procesos del diagrama hijo.
Esta lógica de control es parte
del modelo físico.

12. ANÁLISIS DE SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES
SEMIESTRUCTURADAS.

Los sistemas de apoyo a decisiones (DSS) son una
clase especial
de sistemas de
información que enfatizan el proceso de toma de
decisiones y cambian a los usuarios del DSS por medio de su
interacción con el sistema. Los sistemas de
apoyo a decisiones están bien adecuados para resolver
problemas
semiestructurados, donde el discernimiento humano todavía
es deseado o requerido. Los sistemas de apoyo a decisiones no dan
una solución a los usuarios, sino que, en vez de ello, dan
soporte al proceso de toma de decisiones ayudando al usuario a
encontrar alternativas y considerar sus ramificaciones por medio
de diferentes técnicas
de modelado. Los usuarios del DSS o de los sistemas de apoyo a
decisión en grupo (GDSS),
vienen de todos los tres niveles administrativos de la
organización. Sin embargo, las decisiones
semiestructuradas son requeridas más frecuentemente por
los niveles administrativos medio y estratégico. Los
usuarios de un DSS son eventualmente cambiados por medio del
proceso de interacción con el sistema. El estilo de toma
de decisiones de los usuarios puede ser categorizado como
analítico o heurístico. Los tomadores de decisiones
analíticos tienden a dividir los problemas en componentes
cuantitativos y usan modelos
matemáticos para tomar una decisión y, en cambio, los
tomadores de decisiones heurísticos se apoyan en la
experiencia. Los sistemas de apoyo a decisiones pueden ser
diseñados pensando en el estilo predominante del tomador
de decisiones, para que a los pensadores analíticos se les
proporcionen modelos cuantitativos y a los tomadores de
decisiones heurísticos se les proporcione
información resumida y ayudas de memoria que les
permitan recordar cómo usaron la heurística en el
pasado. Las decisiones semiestructuradas son aquellas en las que
el discernimiento humano todavía es requerido o
considerado deseable. Se considera que algunas decisiones son
semiestructuradas debido a que el tomador de decisiones no posee
las habilidades para la toma de decisión y poder tomar
ésta.

También, si un problema es demasiado complejo es
clasificado como semiestructurado. Por último, un problema
puede ser llamado semiestructurado si deben ser atacados
criterios múltiples. Los sistemas de apoyo a decisiones
están especialmente bien indicados para ayudar a resolver
problemas semiestructurados. En todas las soluciones de
problemas los tomadores de decisiones recorren tres fases:
inteligencia,
selección y diseño. En la fase de
inteligencia el tomador de decisiones está revisando
ambientes de negocios
internos y externos, buscando problemas y oportunidades
potenciales. La fase de diseño consiste en la
articulación del problema u oportunidad, descubriendo y
creando alternativas, evaluándolas y examinando sus
aplicaciones. La fase de selección está compuesta
de la selección de una alternativa entre aquellas que han
sido consideradas y la determinación de razones y
argumentos para la adopción de esa solución. Los
sistemas de apoyo a decisiones deben ser diseñados para
dar soporte a decisiones en las tres fases de la solución
de problemas. Un sistema de apoyo a decisiones completo debe ser
capaz de dar apoyo a la toma de decisiones de criterios
múltiples. El tomador de decisiones que usa este tipo de
DSS tiene un gran repertorio de métodos disponibles,
incluyendo un proceso de pro y contra, métodos ponderados,
eliminación secuencias por lexicografía,
eliminación secuencias por restricciones conjuntivas y la
programación por metas.

13. PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE
SISTEMAS.

La evaluación
de hardware y
software,
identificación y pronóstico de costos y
beneficios y la realización de análisis de
beneficio – costo son
actividades necesarias que el analista de sistemas debe lograr
para la preparación del material para la propuesta de
sistema. Los requerimientos de información ayudan a
conformar qué software es comprado o codificado,
así como qué hardware es necesario para realizar
las funciones de
transformación de datos requeridas. Los analistas de
sistemas deben estimar las cargas de trabajo para caracterizar
adecuadamente la capacidad de cargas de trabajo actual y la
proyección necesaria para el hardware. Se pueden ejecutar
cargas de trabajo de muestra en el hardware bajo
consideración. Aunque el equipo de cómputo cambia
rápidamente, el procedimiento usado para la
evaluación del hardware no necesita cambiar. Mediante el
inventariado del equipo que ya se tiene a la mano y pedido, los
analistas de sistemas serán capaces de recomendar si se
conserva el actual, o se modifica o se compra nuevo hardware
computacional.

El hardware computacional puede ser adquirido mediante
compra, arrendamiento
financiero o renta. Los vendedores proporcionarán
servicios de
apoyo, tales como mantenimiento
preventivo y entrenamiento a
usuarios, que son típicamente negociados por aparte. Los
paquetes de software también deben ser evaluados por el
analista de sistemas y los usuarios pertinentes. Se puede ahorrar
mucho tiempo de programación si uno de estos paquetes es
utilizable sin gran personalización. El software necesita
ser evaluado sobre qué tan bien desarrolla las funciones
deseadas, su facilidad de uso, adecuación de la
documentación y servicios de apoyo que puedan ofrecer los
vendedores. La preparación de una propuesta significa la
identificación de todos los costos y beneficios de varias
alternativas. El analista de sistemas tiene varios métodos
disponibles para pronosticar los costos, beneficios,
volúmenes de transacciones y variables económicas
futuras que afectan los costos y beneficios. Los costos y
beneficios pueden ser tangibles (cuantificables) o intangibles
(no cuantificables y resistentes a una comparación
directa). Un analista de sistemas tiene muchos métodos
para el análisis de costos y beneficios. El
análisis de punto de equilibrio
examina el costo del sistema existente contra el costo del
sistema propuesto. El método de recuperación
determina la cantidad de tiempo que transcurrirá antes de
que el nuevo sistema sea rentable. El análisis de flujo de
efectivo es adecuado cuando es crítico saber la
cantidad de desembolsos de efectivo, y el valor presente
toma en cuenta el costo de pedir dinero
prestado. Estas herramientas ayudarán al analista a
examinar las alternativas a la mano y tomar una
recomendación bien documentada sobre la propuesta de
sistemas.

Lineamientos para la evaluación de
software

14. ESCRITURA Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
DE SISTEMAS.

Los analistas de sistemas tienen tres pasos principales
a seguir para reunir una propuesta de sistemas efectiva:
organizar funcionalmente el contenido de la propuesta, escribir
la propuesta en un estilo de negocios apropiado y exponer
verbalmente una propuesta de sistemas informativa. Debido a que
la propuesta es el resultado del trabajo que ha sido realizado
hasta el momento y el esfuerzo propuesto, es un documento
crítico para vender el sistema. Para ser efectiva, la
propuesta debe ser escrita en una forma clara y comprensible, y
su contenido debe estar dividido en 10 secciones funcionales.
Debe tener un título adecuado que atrape el
interés de los lectores y refleje claramente lo que
está por venir. La propuesta debe tener un resumen
ejecutivo que proporcione un panorama conciso del proyecto de
sistemas y las recomendaciones del analista.

Las consideraciones visuales son importantes cuando se
arma una propuesta que comunica bien. Use suficiente espacio en
blanco para destacar el texto, sea
generoso cuando incluya encabezados y subencabezados, numere
todas las páginas y mantenga al mínimo las
referencias y los apéndices. Mucho de lo que es importante
en la propuesta de sistemas puede ser mejorado mediante el uso
adecuado de figuras, incluyendo tablas y gráficas. Las gráficas comparan dos
o más variables a lo largo del tiempo o en un momento
particular del tiempo. Las figuras siempre son acompañadas
con una interpretación escrita en la propuesta. Las
gráficas y tablas usadas para planeación, anteriormente a la propuesta,
pueden ser incorporadas a ella cuando sean relevantes. La
presentación verbal del sistema está basada en la
propuesta escrita y es otra forma de vender eficientemente el
sistema. Una opción para la presentación es crear
una presentación de transparencias usando software de
presentación. También, los paquetes de
presentación gráficos y el clipart pueden ser usados
para mejorar la presentación visual de la propuesta de
sistemas. Lineamientos para la presentación verbal
efectiva de la propuesta de sistemas. Para dar una fuerte
presentación verbal, el analista debe conocer cuatro
elementos por anticipado: quiénes compondrán la
audiencia, el tema (presumiblemente la propuesta de sistemas o
parte de ella), el tiempo asignado para la presentación y
el equipo disponible (incluyendo la disposición de la
sala). Los cuatro elementos están interrelacionados y cada
uno necesita ser analizado y planeado para asegurar el éxito.

UNIDAD IV

Los
puntos esenciales del diseño

15. DISEÑO DE SALIDA EFECTIVA

La salida es cualquier información útil o
datos proporcionados por el sistema de información o, el
sistema de apoyo a decisiones ante el usuario. La Salida puede
tomar virtualmente cualquier forma, incluyendo la
impresión, pantallas, audio, microformas, CD-ROM y
electrónica. Estos diseñan la salida
para que sirva al propósito pretendido y para que se
ajuste al usuario, proporcionar la cantidad adecuada de salida,
proporcionarla en el lugar adecuado, proporcionar la salida a
tiempo y seleccionar la salida a tiempo y seleccionar el
método de salida adecuado.

Es importante que el analista se dé cuenta de que
el contenido de la salida está relacionado con el
método de la salida. La salida de diferentes
tecnologías afecta a los usuarios en formas diferentes.
Las tecnologías de salida también difieren en su
velocidad,
costo, portabilidad, flexibilidad y posibilidades de
almacenamiento y recuperación. Todos estos factores deben
ser considerados cuando se decide entre impresión, en
pantalla, audio, microformas o salida electrónica, o una
combinación de estos métodos de salida. La
presentación de la salida puede tergiversar la
interpretación que los usuarios hacen de ella. Los
analistas deben estar conscientes de las fuentes de ascendencia,
interactuar con los usuarios para diseñar la salida,
informar a los usuarios de las posibilidades de ascendencia en la
salida, crear salida flexible y modificable y entrenar a los
usuarios para que usen varias salidas para que les ayuden a
verificar la precisión de cualquier reporte particular.
Los reportes impresos son diseñados con el uso de hojas de
diseño de reporte en pantalla o en papel. El diccionario
de datos sirve como fuente de los datos necesarios para cada
reporte.

A los usuarios se muestran modelos o prototipos de los
reportes antes de terminar el diseño de reporte y se
realiza cualquier cambio necesario. El analista de sistemas usa
el diseño de hoja o pantalla para comunicar el
diseño físico al programador. Las pantallas VDT,
que son una forma especialmente de salida para los sistemas de
apoyo a decisiones, así como para los MIS tradicionales,
son diseñadas usando formas de diseño de reporte en
pantalla. Nuevamente, la estética y utilidad son
importantes para crear una pantalla bien diseñada. Es
importante producir prototipos de pantallas que permitan que los
usuarios hagan cambios donde deseen. La salida gráfica en
pantalla está llegando a ser cada vez más
utilizado, en especial para los sistemas de apoyo a decisiones.
El analista de sistemas debe considerar los efectos de las
gráficas ante los usuarios, el tipo de datos debe ser
desplegado, el objetivo de
las gráficas y su audiencia pretendida. Se dispone de
muchos paquetes de software dedicados a los gráficos. Es
esencial que los tomadores de decisiones reciban entrenamiento
sobre la forma de interpretar las gráficas para que les
sean útiles.

16. DISEÑO DE ENTRADA EFECTIVO.

Este capítulo trata a los elementos del
diseño de entrada para formas y pantallas VDT. La entrada
bien diseñada debe satisfacer los objetivos de
efectividad, precisión, facilidad de uso, consistencia y
atractivo. El
conocimiento de muchos elementos de diseño diferentes
permitirá que el analista de sistemas alcance estos
objetivos. Los cuatro lineamientos para las formas de entrada
bien diseñadas son:

1. Las formas deben ser fáciles de
llenar.

2. Las formas deben satisfacer el propósito para
el que fueron diseñadas.

3. Las formas deben ser diseñadas para asegurar
su llenado preciso.

4. Las formas deben ser atractivas.

El diseño de formas y pantallas útiles se
traslapa en muchas formas importantes, pero hay algunas
distinciones. Las pantallas despliegan un cursor que orienta
continuamente al usuario. Las pantallas proporcionan
frecuentemente asistencia con la entrada y, en cambio, aparte de
las instrucciones preimpresas, puede ser difícil obtener
ayuda adicional para una forma.

Los cuatro lineamientos para pantallas VDT bien
diseñadas son:

1. Las pantallas deben ser mantenidas
simples.

2. Las pantallas deben ser consistentes de pantalla a
pantalla.

3. El diseño de pantalla debe facilitar el
movimiento entre pantallas.

4. Las pantallas deben ser atractivas.

Muchos elementos de diseño diferentes permiten
que el analista de sistemas satisfaga estos lineamientos. Es
importante el flujo adecuado tanto en formas como en pantallas.
Las formas deben agrupar lógicamente la información
en siete categorías y las pantallas deben ser divididas en
tres secciones principales. Los títulos en formas y
pantallas pueden ser variados, tal como lo permita los tipos de
letra y grosores de línea que dividan las
subcategorías de información, Las formas de varias
copias son otra manera de asegurar que las formas satisfacen su
propósito pretendido. Los diseñadores pueden usar
ventanas, preguntas, cuadros de diálogo y
valores por
omisión en pantalla para asegurar la efectividad del
diseño. Hay muchas similitudes, pero algunas diferencias
críticas, entre el diseño de pantallas para
sistemas de macrocomputadora y de microcomputadora. Para aumentar
la eficiencia, las
pantallas de macrocomputadora son enviadas como un todo, en vez
de como series de tecleos individuales.

Los campos de datos en una pantalla de macrocomputadora
son definidos usando un carácter de atributo de campo que controla
las cualidades de protección, intensidad, desplazamiento y
atributos extendidos. El carácter de atributo debe ser
tomado en cuenta cuando se diseñan pantallas para
terminales de macrocomputadora.

17. DISEÑO DEL ARCHIVO O BASE DE
DATOS.

Cómo guardar datos es frecuentemente una
decisión importante en el diseño de un sistema de
información. Hay dos enfoques para el almacenamiento de
datos. El primer enfoque es guardar los datos en archivos
individuales y un archivo para cada aplicación. El segundo
enfoque es desarrollar una base de datos que pueda ser compartida
por muchos usuarios para una variedad de aplicaciones conforme se
necesita. Se han realizado mejoras dramáticas en el
diseño de software de base de datos para aprovechar la
interfaz gráfica de usuario.

El enfoque de archivo convencional puede ser, a veces,
un enfoque más eficiente, debido a que el archivo puede
ser específico de la aplicación. Por otro lado, el
enfoque de base de datos puede ser más adecuado debido a
que los mismos datos necesitan ser capturados, almacenados y
actualizados una sola vez. Para comprender el almacenamiento de
datos es necesario tener un conocimiento
de tres reinos: la
realidad, los datos y los metadatos. Una entidad es cualquier
objeto o evento del que deseamos recolectar y almacenar datos.
Los atributos son las características actuales de esas
entidades. Los conceptos de datos pueden tener valores y pueden
ser organizados en registros que
pueden ser accesados por medio de una llave. Los metadatos
describen a los datos y pueden contener restricciones acerca del
valor de un concepto de datos (tal como que sea solamente
numérico). Ejemplos de archivos convencionales incluyen
archivos maestros, archivos de tabla, archivos de
transacción, archivos de trabajo y archivos de reporte.
Pueden tener organización secuencias, listas encadenadas,
organización de archivo de dispersión,
organización indexada u organización secuencias
indexadas. Una forma más moderna y eficiente para manejar
archivos secuenciales indexados es el VSAM. Las bases de datos
pueden tener estructura jerárquica, de red o relacionar. La
normalización es el proceso que toma las
vistas de usuario y las transforma en estructuras menos
complejas, llamadas relaciones normalizadas.

Hay tres pasos en el proceso de normalización.
Primero son eliminados todos los grupos repetidos. Segundo, son
eliminadas todas las dependencias parciales. Por último,
son quitadas las dependencias transitivas. Después de
estos tres pasos, el resultado es la creación de muchas
relaciones que están en la tercera forma normal (3NF). Se
puede usar el diagrama entidad-relación para determinar
las llaves requeridas para un registro o relación de base
de datos. Los tres lineamientos a seguir cuando se diseñan
archivos maestros o relaciones de bases de datos son:

(1) cada entidad de datos separada debe crear un archivo
maestro. No combine dos entidades distintas en un solo
archivo.

(2) Un campo de dato específico debe existir
solamente en un archivo maestro y

(3) cada archivo maestro o relación de base de
datos debe tener programas para crear, leer, actualizar y
borrar.

El proceso de recuperación de datos puede
involucrar hasta ocho pasos:

(1) la relación o relaciones se seleccionan
y

(2) se unen;

(3) se realizan la proyección y

(4) selección sobre la relación para
extraer los renglones y columnas relevantes.

(5) Se pueden derivar nuevos atributos,

(6) los renglones son ordenados o indexados,

(7) se calculan totales y medidas de desempeño y, por último,

(8) se presentan los resultados al usuario.

18. DISEÑO DE LA INTERFAZ DE
USUARIO.

En este capítulo se ha enfocado en los usuarios
del sistema, su interfaz con la
computadora, su necesidad de retroalimentación y el diseño de su
estación de trabajo. El éxito del sistema que se
diseñe depende del involucramiento y aceptación del
usuario. Por lo tanto, el pensar acerca de los usuarios en formas
sistemáticas y empáticas es de gran importancia y
no un asunto periférico para los analistas de sistemas. En
este capítulo se trata varios tipos de interfaz de usuario
y dispositivos de
entrada. Algunas interfaces están particularmente bien
adaptadas para los usuarios sin experiencia, tales como: lenguaje
natural, pregunta y respuesta, menús, llenado de forma,
interfaz gráfica de usuario, el ratón, plumas
ópticas y pantallas sensibles al tacto.

El lenguaje de comandos
está mejor adecuado para los usuarios experimentados. La
combinación de interfaces puede ser extremadamente
efectiva. Por ejemplo, el uso de menús desplegables con
interfaces gráficas de usuario, o el empleo de
menús anidados dentro de interfaces de preguntas y
respuestas, produce combinaciones interesantes. Cada interfaz
plantea un nivel diferente de reto para los programadores, siendo
el lenguaje natural el más difícil de programar. La
retroalimentación se usa de muchas formas. También
se enfatiza la necesidad de retroalimentación a los
usuarios por parte del sistema. Es necesaria la
retroalimentación del sistema para hacer que los usuarios
sepan si su entrada está siendo aceptada, si la entrada
está o no en la forma correcta, si el procesamiento
está avanzando, si las peticiones pueden ser o no
procesadas y si se encuentra disponible información
más detallada y cómo obtenerla. También
puede ser efectiva la retroalimentación por
audio.

Las consultas están diseñadas para
permitir a los usuarios extraer datos significativos de la base
de datos. Hay seis tipos básicos de consultas y pueden ser
combinados usando lógica booleana para formar consultas
más complejas. Por último, consideramos la manera
en que los espacios de trabajo del usuario influencian su
disponibilidad para el uso del sistema y cómo pueden ser
mejoradas las estaciones de trabajo mediante la
implementación de principios
ergonómicos relevantes. Hay lineamientos de productividad y
confort específicos para la construcción y posicionamiento
de las VDT, teclados, soportes de computadora y asientos para
usuario, pero por lo general todos ellos deben ser lo
suficientemente flexibles para permitir el ajuste para uso
individual.

19. DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA LA CAPTURA DE
DATOS PRECISA.

El aseguramiento de la calidad de los
datos de entrada al sistema de información es
crítico para asegurar la calidad de la salida. La calidad
de los datos alimentados puede ser mejorada por medio del logro
de tres principales objetivos de la captura de datos:
codificación efectiva, captura de datos efectiva y
eficiente y validación de los datos. Una de las mejores
formas para agilizar la captura de datos es mediante el uso
efectivo de la codificación, que pone los datos en
secuencias cortas de dígitos y/o letras. Se pueden usar
códigos de secuencia simple Y códigos de
derivación alfabética para seguir el avance de un
concepto dado a través del sistema. Los códigos de
clasificación y los códigos de secuencia en bloque
son útiles para distinguir clases de artículos
entre ellas. Los códigos, tales como el código de
cifrado, también son útiles para ocultar
información que es sensible o está restringida a
determinadas personas dentro del negocio. La revelación de
información es también un uso de códigos que
vale la pena, debido a que permite que los empleados del negocio
localicen conceptos en existencia y también puede hacer
que la captura de datos sea más significativa.

Los códigos de subconjuntos de dígito
significativo usan subgrupos de dígitos para describir un
producto. Los
códigos mnemónicos también revelan
información, sirviendo como ayudas de memoria para que
ayuden al operador de captura de datos a teclear los datos
correctamente o ayuden al usuario final para el uso de la
información. Los códigos que son útiles para
informar a las computadoras o
a las personas acerca de qué funciones hay que realizar o
qué acciones efectuar son llamados códigos de
función, y evitan el tener que decir a
detalle qué acciones son necesarias. Otra parte para
asegurar la captura de datos efectiva es la atención a los dispositivos de entrada que
se usan. El primer paso es una forma efectiva y bien
diseñada que sirva como documento fuente (cuando se
necesita), Los datos pueden ser alimentados por medio de muchos
métodos diferentes, teniendo cada uno diferente velocidad
y confiabilidad. Las mejoras en eficiencia sobre el teclado a
cinta han sido realizadas por medio de la interacción de
los sistemas teclado a disco y teclado a disco flexible. El
reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite la lectura de
datos de entrada por medio del uso de software especial que
elimina algunos pasos y también requiere menos habilidades
de los empleados. Otros métodos de captura de datos
incluyen el reconocimiento de caracteres de tinta
magnética usado por los bancos para
codificar los números de cuenta de los clientes, las
formas de marcas sensibles
usadas para alimentación de gran cantidad de datos y
las formas perforadas usadas en votaciones. Los códigos de
barras (aplicados a productos y
luego digitalizados) también agilizan la captura de datos
y mejoran la precisión y confiabilidad de los datos.
También están siendo desarrolladas nuevas
tecnologías de entrada, tales como las cámaras
digitales. Las terminales inteligentes son dispositivos de
entrada (frecuentemente basadas en microprocesador)
con una VDT, teclado y enlace de comunicación con la CPIJ. Permiten que se
tecleen y completen transacciones en tiempo real. Junto con una
codificación adecuada, captura de datos y dispositivos de
entrada, la captura de datos precisa puede ser mejorada mediante
el uso de la validación de la entrada. El analista de
sistemas debe suponer que sucederán errores en los datos,
y debe trabajar con los usuarios para diseñar pruebas de
validación de entrada para prevenir que sean procesados y
almacenados datos erróneos.

Las transacciones de entrada deben ser revisadas para
asegurar que la transacción solicitada es aceptable,
autorizada y correcta. Los datos de entrada pueden ser validados
por medio de la inclusión en el software de varios tipos
de pruebas que revisen datos faltantes, la longitud de concepto
de datos, el rango y la razonabilidad de los datos y valores
inválidos de los datos. Los datos de entrada
también pueden ser comparados con datos almacenados para
efectos de validación. Una vez que los datos
numéricos son alimentados, pueden ser revisados y
corregidos automáticamente mediante el uso de
dígitos de verificación.

20. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD POR MEDIO DE LA
INGENIERÍA DE SOFTWARE.

El analista de sistemas usa tres amplios enfoques para
la administración de calidad total
(TQM) para analizar y diseñar sistemas de
información: diseño de
sistemas y software con un enfoque modular de arriba hacia
abajo, diseño y documentación de sistemas y
software usando métodos sistemáticos, y pruebas de
sistemas y software para que puedan ser fácilmente
mantenidos y auditados. Los usuarios son de importancia
crítica para el establecimiento y evaluación de la
calidad de varias dimensiones de los sistemas de manejo de
información y los sistemas de apoyo a decisiones. Pueden
estar involucrados en la evolución completa de los sistemas mediante
el establecimiento de fuerzas de tarea MIS o círculos de
calidad.

La TQM puede ser implementada satisfactoriamente tomando
un enfoque de arriba hacia abajo para el diseño. Esto se
refiere a ver primero los objetivos organizacionales generales y
luego descomponiéndolos en requerimientos de subsistemas
manejables. El desarrollo modular hace que la
programación, depuración y mantenimiento
sean más fáciles de lograr. La programación
en módulos está muy bien adecuada para tomar un
enfoque de arriba hacia abajo. Dos sistemas que enlazan programas
en el ambiente Windows son el
DDE (Intercambio dinámico de datos) que comparte
código utilizando archivos de biblioteca de
enlace dinámico (DLL). Mediante el uso del DDE un usuario
puede almacenar datos en un programa y luego usarlos en otro. Un
segundo enfoque para el enlace de programas en Windows es llamado
OLE (vinculación e inclusión de objetos). Este
método de enlace es superior al DDE para enlazar datos y
gráficos de aplicaciones, debido a su enfoque orientado a
objetos.

Una herramienta recomendada para el diseño de un
sistema modular de arriba hacia abajo es llamada una
gráfica de estructura. Se usan dos tipos de flechas para
indicar los tipos de parámetros que son pasados entre los
módulos. El primero es llamado un acople de datos y el
segundo es llamado una bandera de control. Los módulos de
las gráficas de estructuras caen en una de tres
categorías: control, transformacional (a veces llamada
trabajador) y funcional o especializado.

Parte de la administración de calidad total es ver que
los programas y sistemas estén diseñados,
documentados y mantenidos adecuadamente. Seis de las muchas
técnicas de documentación y diseño que
pueden ayudar al analista de sistemas son HIPO, diagramas de
flujo, gráficas Nassi-Shneiderman, diagramas Warnier-Orr,
seudocódigo, manuales de
procedimiento y FOLKLORE. Los
diagramas de flujo de datos pueden usarse para crear diagramas
HIPO. El seudocódigo es usado para paseos estructurados
cuando no hay suficiente tiempo para crear diagramas HIPO
formales.

Los analistas de sistemas deben escoger una
técnica que se ajuste bien con lo que fue usado
anteriormente en la organización y que permita
flexibilidad y facilidad de modificación. La
generación de código es el proceso de usar software
para crear todo o parte de un programa de computadora. Muchos
generadores de código están disponibles ahora
comercialmente. La reingeniería y la ingeniería inversa se refieren al uso de
software para analizar código de programas existentes y
crear elementos de diseño CASE a partir del código.
El diseño CASE puede ser luego modificado y usado para
generar nuevo código de programa de computadora. La prueba
de programas específicos, subsistemas y sistemas completos
es esencial para la calidad. La prueba se realiza para hacer que
aparezca cualquier problema que exista en los programas y sus
interfaces antes de que el sistema sea, de hecho, usado.
Típicamente la prueba se realiza en una forma de abajo
hacia arriba, siendo revisado el código de programa
primero en escritorio. Siguiendo varios pasos de prueba
intermedia se llega a la prueba del sistema completo con datos
reales (datos reales que han sido procesados satisfactoriamente
con el sistema antiguo). Esto proporciona una oportunidad para
eliminar cualquier problema que se presente antes de que el
sistema sea puesto en producción. El mantenimiento del
sistema es una consideración importante. El software bien
diseñado puede ayudar a reducir los costos de
mantenimiento. Los analistas de sistemas necesitan establecer
canales para la retroalimentación de los usuarios sobre
las necesidades de mantenimiento, debido a que los sistemas que
no son mantenidos caerán en desuso. Se consultan
auditores, tanto internos como externos, para determinar la
confiabilidad de la información del sistema. Ellos
comunican sus hallazgos de auditoria a otros para mejorar la
utilidad de la información del sistema.

21. IMPLEMENTACIÓN SATISFACTORIA EN EL SISTEMA
DE INFORMACIÓN.

La implementación es el proceso de asegurar que
el sistema de información y/o el centro de
información es operacional y luego involucrar a usuarios
bien capacitados en su operación. En proyectos de
sistemas grandes, el papel principal del analista es supervisar
la implementación, estimando correctamente el tiempo
necesario y luego supervisando la instalación del equipo
para los sistemas tradicionales, centros de información o
procesamiento distribuido, la capacitación de usuarios y la
conversión de archivos y bases de datos al nuevo sistema.
Un centro de información implementado dentro de un
negocio, como parte de un departamento de sistemas más
grande, es una forma para hacer más fácil a los
usuarios satisfacer sus necesidades de información a corto
plazo. Por medio del centro de información los usuarios
aprenden a resolver sus propios problemas de negocios inmediatos
con el hardware y software de computadora disponible y la ayuda
experta de los especialistas del centro. Tanto los usuarios como
el personal del
centro de información deben hacer propia la idea de que el
centro de información es una empresa que
vale la pena y estar dispuestos a desempeñar los nuevos
papeles requeridos en el centro. Es posible comenzar un centro de
información con un gerente y dos
o tres personas técnicas (siendo uno o todos ellos
analistas de sistemas). Los empleados del centro deben ser
competentes técnicamente, pero también deben sentir
agradable el interactuar con los usuarios en un papel de soporte.
Los usuarios deben aceptar la responsabilidad de los recursos que
están usando, querer aprender y ser capaces de formular
sus problemas con base en su propio conocimiento de fondo del
negocio. Los sistemas
distribuidos aprovechan la tecnología de
telecomunicaciones y la administración de
bases de datos para una de las formas más populares para
enfocar los sistemas distribuidos es mediante el uso de un modelo
cliente/servidor. Los
tipos estándar de redes organizacionales
incluyen la red de área local (LAN) y la red
de área amplia (WAN). Mediante el uso de un enfoque de
arriba hacia abajo, los analistas pueden usar seis
símbolos para ayudarse a trazar los diagramas de
descomposición de la red y conectividad de núcleos.
Un nuevo software, llamado groupware, está llegando a ser
más funcional y más ampliamente distribuido. Su
objetivo es ayudar a los miembros de grupos a trabajar juntos por
medio de redes.

La capacitación de usuarios y de personal para
interactuar con el sistema de información y/o el centro de
información es una parte importante de la
implementación, debido a que ellos deben ser capaces de
ejecutar el sistema sin intervención del analista. El
analista necesita considerar quiénes necesitan ser
capacitados, quién los capacitará, los objetivos de
la capacitación, los métodos de instrucción
a ser usados, lugares y materiales.

La conversión también es parte del proceso
de implementación. El analista tiene varias estrategias para
cambiar del sistema de información antiguo al nuevo. Las
cinco estrategias de conversión incluyen cambio directo,
conversión en paralelo, conversión por fases,
conversión de prototipos modulares y conversión
distribuida. El tomar un enfoque de contingencia entre las
estrategias de conversión puede ayudar al analista a
seleccionar una estrategia
adecuada que se ajuste a sistemas diferentes y a variables
organizacionales. Una investigación exploratoria reciente sugiere
que el analista de sistemas puede mejorar las oportunidades de
que sea aceptado un sistema recientemente implementado si
desarrolla el sistema con las metáforas organizacionales
predominantes en mente. Nueve metáforas principales en uso
son: familia, sociedad,
máquina, organismo, viaje, juego, guerra, selva
y zoológico. Por ejemplo, es más probable que los
MIS tradicionales tengan éxito cuando se usan
metáforas tales como la familia,
sociedad o máquina, y es menos probable que tengan
éxito con metáforas organizacionales tales como
guerra y selva. Después de la implementación debe
ser evaluado el nuevo sistema o centro de información. Se
dispone de muchos enfoques de evaluación diferentes,
incluyendo análisis de costo-beneficio, el enfoque de
evaluación revisado y las evaluaciones de involucramiento
de usuario. El marco de trabajo de utilidad del sistema de
información es una forma directa para evaluar un nuevo
sistema con base en las seis utilidades de posesión,
forma, lugar, tiempo, actualización y objetivo. Estas
utilidades corresponden y responden a las preguntas de
quién, qué, dónde, cuándo,
cómo y por qué para evaluar las utilidades del
sistema de información o de un centro de
información recientemente creado. Las utilidades
también pueden servir como una lista de
verificación para sistemas en desarrollo.