Unidad 1 Temas generales de
la Gestión
Tema 4 La
Organización Empresarial y su entorno
En este Tema se introduce al lector en los escenarios
donde se mueve la empresa y la
gestión
adecuada para la toma de
decisiones. Describe los factores principales que rodean al
mundo empresarial, como le afectan las decisiones que toman los
gerentes y por qué es necesario estar al día en los
cambios sociales, económicos y
políticos.
INTRODUCCIÓN
Como hemos comentado en temas anteriores, una empresa no
funciona aisladamente sino que se relaciona estrechamente con su
entorno empresarial que le sirve de contexto.
Podemos identificar los dos tipos principales de
entornos que afectan directamente a la empresa y que
son:
- Entorno próximo.
- Entorno general.
Entorno próximo es el
término que se utiliza para definir todos aquellos
factores de producción y distribución "próximos" a la
empresa. Así, la mano de obra, entidades financieras,
proveedores y,
por supuesto, el mercado objetivo para
la promoción y venta de sus
productos,
podemos considerarlos "próximos" o "cercanos". Este
entorno también comprende las organizaciones de
tipo económico, gremiales y sindicales, la comunidad
autónoma a la que pertenece y las empresas de la
competencia. La
empresa tendrá además que relacionarse con los
organismos oficiales que tengan relación con su actividad
económica, como Industria,
Seguridad,
Sanidad, Educación,
etc.
Entorno general es el que tiene
efectos directos e indirectos en la gestión general de la
empresa, y es interesante conocer bien estas interrelaciones,
porque pueden aportar a la empresa oportunidades de negocio en
otras áreas geográficas, tanto del propio
país como de otras comunidades internacionales.
EL ENTORNO PRÓXIMO
Ya hemos indicado que la mano de obra, tanto de apoyo
como mandos intermedios y directivos, son la fuente más
importante por la cual la empresa obtiene resultados. De
ahí que la ausencia de mano de obra cualificada en algunos
momentos, limite su capacidad de acción
y desarrollo.
Otro inconveniente es la escasez de mano
de obra cerca de las instalaciones de la empresa; muchas veces
los trabajadores especializados no desean trasladarse a otra zona
cuando la empresa cambia de ubicación. Estas situaciones
posiblemente provoquen, como es normal, una alteración del
coste general de la empresa y tendrá implicaciones
financieras.
Puede suceder también, que otras comunidades
autónomas ofrezcan a los empleados en puestos claves,
mejores condiciones que en su ciudad o localidad de origen. En
nuestro país las industrias de
alta tecnología ven mermado su potencial humano
por la "fuga de cerebros" de los principales investigadores a
Estados Unidos
o la Comunidad Europea, donde los salarios son mas
altos. Otros atractivos para estos profesionales son las becas de
investigación, los estímulos de
trabajar con un elenco de prestigiosos científicos,
etc.
En estos casos son las asociaciones empresariales los
que tienen que presionar al Gobierno para que
dote con mayores presupuestos a
estos sectores de tecnología punta, para ofrecer mejores
servicios de
educación y formación donde puedan florecer nuevos
científicos.
También es importante, como es obvio, que la
empresa pueda financiarse con dinero barato
ya que este capítulo tiene una incidencia directa en la
gestión general de la empresa. Los análisis que realizan las entidades
financieras para la evaluación
de los proyectos,
indicaran si estos merecen la pena o no apoyarlos. Además
el Directivo de la empresa tendrá en cuenta lo que puede
suceder a las tasas de
interés durante la vida de la inversión y los efectos de la
inflación.
Pero también pueden existir efectos indirectos.
El límite a la financiación de la empresa puede
provenir de la insolvencia a corto plazo de la cuenta de clientes, e
incluso que dejen de comprar. En un clima tenso,
desde el punto de vista financiero, los proveedores serán
más exigentes en la forma de pago de las facturas, por su
mayor poder de
negociación con respecto a la
empresa.
El precio de
coste de las materias primas y la disponibilidad de las mismas,
jugaran un papel esencial en la toma de decisiones. Durante los
años treinta se consideraba el cuero como
material a utilizar en los asientos de los coches más
baratos, mientras que el paño se reservaba para los
modelos de
lujo. Con la rápida decadencia de las empresas productoras
de cuero, debido a la aparición del plástico
derivado de las sustancias petrolíferas, el cuero se fue
convirtiendo en una opción cara, sólo para modelos
caros o de lujo. El paño es ahora utilizado en coches de
precio medio, mientras el plástico, se usa en modelos
más baratos.
La adaptabilidad del plástico ha permitido a los
fabricantes ofrecer una mayor gama de servicios en el interior de
los coches. También estos fabricantes tienen que vigilar
de cerca los precios de los
accesorios, algunos de ellos con componentes de materiales
diversos y una subida de estos materiales pueden incidir
considerablemente en el precio unitario lo que afectará a
la cuenta de perdidas y ganancias y sin duda influirá en
las decisiones estratégicas de estas empresas productoras
en la revisión de sus costes.
Entre las materias primas, entrarán componentes
que vienen de fuera. En estos casos los gestores de compra
vigilarán la calidad
además del precio. La mala adquisición de un
componente incluido en un producto final
puede echar a perder no sólo las ventas sino la
reputación de la marca. La firma
de automóviles Mercedes Benz implementó durante los
años 80 una política de
aprovisionamiento firme y drástico ante los fabricantes de
componentes; no sólo incrementaba la seguridad del
producto final sino que podía reducir los costes de
fabricación como resultado del proceso
más dúctil en la cadena de
producción.
La distribución de los productos puede presentar
numerosos problemas a
los empresarios. Cuando la infraestructura de un país es
deficiente, carretera y ferrocarril, la distribución de
los mismos a los clientes tendrán dificultades.
Para la distribución física, las empresas
confían normalmente en los mayoristas y comerciantes. Este
sistema puede
resultar costoso porque la empresa debe ofrecer al distribuidor
otras recompensas competitivas en forma de descuentos,
márgenes, bonificaciones por mayor consumo,
mejores formas de pago o incentivos no
económicos.
En España,
compañías petrolíferas como CAMPSA,
Repsol, BP. etc. trabajan en un mercado muy competitivo,
donde han de invertir grandes sumas de dinero en promoción
y publicidad para
distinguir su marca de las demás. Los impuestos sobre
la gasolina son muy altos, con lo que los márgenes del
distribuidor resultan cortos. Por eso estas
compañías a partir de 1.988 decidieron diversificar
los servicios al automovilista y en las gasolineras abanderadas
instalaron tiendas y otros servicios que aumentaran sus
oportunidades de negocio.
Diversos tipos de organizaciones próximas y
ajenas a la empresa tendrán influencia en sus decisiones
de gestión, sobre todo en las políticas
laborales que dictan los sindicatos. El
resultado es que hay que negociar los convenios laborales y
prestar mucha atención a los representantes sindicales
que muchas veces colapsan la actividad empresarial debido al
desaforado y permanente conflicto
entre los empresarios y éstos.
Así mismo, en tiempos donde el consumidor tiene
una gran importancia, intervendrán las asociaciones de
consumidores para defender y velar por los intereses de
éstos y que afecten a su salud y medio
ambiente. Las empresas antes de ampliar su fábrica o
montar otra nueva tendrán que negociar con los
representantes de Medio Ambiente, si
se trata de una actividad que puede suponer un peligro para la
comunidad. En estos casos las empresas acuden a empresas
especializadas en organizar campañas de relaciones
públicas que pueden rebajar la tensión durante
el periodo anterior a la instalación
definitiva.
La British Petroleum (BP) adquirió una
licencia para realizar sondeos en Poole, Dorset, Gran
Bretaña. El paisaje circundante era considerado de
singular belleza, con muchas especies de animales y
plantas. Debido a
la presión
del gobierno local, de las asociaciones de ecologistas y de los
pueblos vecinos. BP organizó un ciclo de conferencias y
reuniones para transmitir tranquilidad y calmar el temor a que
las instalaciones produjeran polución debido al sondeo y a
las canalizaciones proyectadas.
Una condición indispensable para la
consecución del permiso fue que, dentro de lo posible y
una vez terminados los trabajos antes mencionados, la
compañía petrolífera debía restaurar
el ambiente a su estado
original.
EL ENTORNO GENERAL
Al igual que el tiempo
climatológico, el clima económico puede cambiar en
muchos países y éste necesita de un
barómetro muy sensible para vigilar y predecir todo
cambio que
pueda afectar a la marcha de la empresa.
En un espacio muy corto de tiempo, dos o tres
años, la economía de un
país puede variar, de una situación satisfactoria
(niveles altos de empleo, firme
demanda de
bienes y
servicios, estabilidad monetaria, etc.) a una "recesión
económica" (desempleo, escasa
demanda, moneda inestable, conflictividad laboral,
etc.)
Si en nuestra empresa se producen estas dos coordenadas,
en el primer caso podremos tener problemas o dificultades de
satisfacer la demanda; en el segundo la dirección deberá tomar la
decisión de buscar nuevos mercados, reducir
gastos y procurar
una mayor eficiencia.
Los Gobiernos deben velar por la economía del
país, y esto complica aún más las
perspectivas del empresario.
Según las teorías
económicas, el gobierno será "intervencionista",
controlando amplias partes de la economía, o de
"laissez-faire", tratando de alejarse de sus anteriores obligaciones
de controlar la economía. Durante estos periodos un mismo
Gobierno puede cambiar sus políticas de
intervención.
Para el empresario resulta vital conocer las leyes de los
países donde esta implantado. El ambiente legal que rodea
a una empresa condicionará sus relaciones, tanto internas
como externas. A continuación daremos algunos
ejemplos:
- Las normas u
ordenanzas reguladoras del municipio o comunidad
autónoma donde se ubique la empresa condicionaran la
realización y puesta en marcha de sus proyectos
empresariales.
- Las leyes nacionales sobre el control de
polución y emisión de gases,
condicionan unas normas máximas permisibles. Las
compañías químicas, están muy
sujetas a estas legislaciones y, por supuesto, la industria de
la energía
nuclear es vigilada estrechamente a raíz del
desastre de Chernobil.
- Las leyes de sanidad y seguridad aumentan los costes
del bienestar de los empleados, al fijar niveles mínimos
de ruidos, medidas preventivas de riesgos
laborales, periodos de descanso etc.
- En los países de la Comunidad Europea y a
través del Parlamento Europeo se dictan leyes
comunitarias que imponen niveles de calidad en los productos y
servicios de sus miembros asociados, especificando incluso las
normas de calidad y los sistemas de
publicidad y de promoción que deben
emplearse.
- Algunos países restringen o limitan sus
importaciones
de ciertos tipos de productos. Muy recientemente hemos asistido
al caso de las carnes británicas debido al problema de
"las vacas locas". Del mismo modo, son muchos los países
con leyes que impiden exportar o importar productos, no
sólo por problemas que puedan afectar a la salud
pública, sino que con estas acciones
protegen a sus industrias y empresas. En este caso las
consideraciones políticas han impuesto
cambios en la forma legal de los intercambios entre
países.
Los empresarios tienen que sensibilizar a las fuerzas
políticas del país; la política puede
invadir zonas de la ley y la
economía. Pero no es solo el Gobierno el que impone
consideraciones políticas. Muchos grupos de
presión tienen mucha influencia y hay que tratar con
ellos.
El sector de peletería se enfrenta a una
oposición internacional de grupos que tratan
de prohibir el uso de pieles de animales para artículos de
lujo. Los fabricantes de perfumes o medicamentos han tenido que
cambiar sus formas de comprobar el producto, dejando de utilizar
animales en sus investigaciones.
Incluso países vecinos de la Comunidad
Económica Europea tiene costumbres familiares muy
distintas, así como diferentes sistemas educativos,
creencias religiosas y hábitos culturales. Los empresarios
deben conocer estas estructuras
sociales y culturales no sólo de sus países, sino
contar con la mayor información posible de la forma de operar
en los países a los que va a exportar.
Como hemos visto los desarrollos tecnológicos
pueden transformar muchos factores que el empresario ha de tener
en cuenta. La tecnología robótica permite una soldadura
más precisa para el montaje de carrocerías, hasta
el punto de que la mayoría de fabricantes de coches
europeos y americanos no tienen obreros en la producción,
sino sólo personal de
mantenimiento
e inspectores de control de
calidad.
En las oficinas, el desarrollo de las nuevas
aplicaciones tecnológicas, permiten a los ejecutivos y
hombres de negocio comunicarse a distancia a través de
vídeo conferencias, manteniendo entrevistas y
discusiones sin tenerse que desplazarse de una localidad o
país a otro. El acceso a Internet, mediante el
negocio electrónico, permite a muchas empresas comprar o
vender en tiempo real productos y/ o servicios, y cada día
aumenta progresivamente el número de usuarios de la
Red, verdadero
boom del comercio
intracomunitario.
Asimismo, los nuevos sistemas de transportes, apoyado
por la logística y la distribución,
permiten llevar productos a mayores distancias con mayor rapidez
y menos costes.
LA COMPETENCIA COMO FACTOR DEL ENTORNO
EXTERIOR
La existencia de empresas competidoras en un mismo
mercado, beneficia considerablemente a los consumidores, porque
éste puede aprovechar las ofertas que lanzan los
fabricantes de productos, donde el factor precio muchas veces es
determinante a la hora de decidir una compra.
Otras veces, no siempre prevalece el criterio del
precio, sino otros factores como: presentación, calidad,
servicios post-venta, etc.
Existen tres tipos principales de competencia, que
condicionan la estrategia de una
empresa:
- Competencia perfecta.
- El oligopolio.
- El monopolio.
El de competencia perfecta existe donde operan
muchas firmas en un mismo mercado que venden productos o servicio casi
idénticos. Los productos están estandarizados de
modo que los consumidores o compradores les da igual comprar un
producto u otro, ya que son teóricamente iguales. Por
ejemplo, las lonjas de pescado cerca de los puertos.
Las nuevas empresas pueden competir en un mismo mercado,
puesto que no hay leyes ni restricciones que lo prohíban,
aunque la información sobre el mismo sea difícil
conseguir, para entrar con un mínimo de seguridad para
poder ganar dinero.
El oligopolio, son los mercados o sectores, en
los que muy pocas empresas pueden entrar, puesto que tiene muchas
barreras de entrada, como las económicas ya que para estar
presente en ellos hay que invertir mucho dinero.
En este mercado se encuentran las empresas ya
consolidadas y lideres en costes y otros valores
añadidos, como es el prestigio y permanencia de la
marca.
Podremos mencionar para ilustrar a los alumnos, marcas como:
Coca-Cola, El Corte Ingles, Laboratorios Roche, IBM,
General Motor. ¡Cuánto nos costaría la
aventura empresarial si quisiéramos entrar en competencia
con ellos! Sería un vago e improductivo
intento.
Deberemos conformarnos con potenciar nuestras
pequeñas unidades de negocio, marcarnos objetivos de
rentabilidad y
tratar por todo los medios de
alcanzarlos. Y sobre todo pensar, para nuestro alivio, que estas
empresas que hoy son multinacionales, hace tan solo 50
años, eran pequeñas empresas como son las nuestras
ahora.
El monopolio es el mercado abastecido por un solo
proveedor. Casi todos los Gobiernos legislan en contra los
monopolios privados, por ejemplo las leyes "anti-trust"
americanas, pues tienen una concentración y poder
económico demasiado alta.
Últimamente hemos asistido al proceso de Microsoft con
los resultados por todos conocidos.
RESUMEN
- Un empresario debe propiciar las relaciones entre los
distintos niveles de responsabilidad de su organización, con vista a mejorar las
mismas. - Debe participar activamente para crear un
clima y una moral
interna en la empresa para bajar las tensiones en sus
relaciones con sus empleados. - Las comunicaciones descendentes son más
fáciles de llevar, por el contrario, las ascendentes son
más complejas. - Las cualidades de un gerente son
fáciles de definir y por tanto su desarrollo es
práctico y rentable para las empresas. - Las empresas a menudo sufren un proceso
largo y duro para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado
y del entorno económico.
EJERCICIO
Las noticias que
aparecen a diario en los periódicos o en televisión, son de sumo interés
para todo directivo.
Elija una de las noticias del día y explique como
podría afectar a la empresa para la que usted
trabaja.
¿Que haría usted, como Director General de
la misma, para adaptar su planificación futura?
Indique si la noticia o noticias se refieren al entorno
próximo o general.
PREGUNTAS
- Explique las diferencias existentes entre entorno
próximo y general. - Ponga algunos ejemplos de cómo el
entorno próximo influye en la política general de
una empresa. - ¿Cómo afectan estos factores
a los costes internos y a la evolución de la empresa? - ¿Cómo influyen los aspectos
políticos y económicos en el entorno general de
una empresa? - ¿Cómo afectan las estructuras
legales en la planificación y desarrollo de las
empresas? - ¿Cuáles son los principales
tipos de competencia en los que se ve inmersa una
empresa?
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Al final de cada UNIDAD estudiada, damos las respuestas
a las diversas preguntas que hemos realizado al final de cada
TEMA.
UNIDAD 1 TEMA 1
- Terrenos, instalaciones, maquinarias, mano de obra
especializada, capital
circulante y capacidad de organización. - Las organizaciones privadas están
enfocadas a obtener beneficios, mientras que las
públicas o dependientes del Estado, cubren otros
objetivos, aunque no se descarta la obtención de
beneficios. - Las ganancias de una empresa son el mayor
estimulo para quien la gestiona. Anima a los empresarios a
seguir creciendo, buscar nuevos sistemas de marketing,
nuevos diseños para sus productos y los mejores medios
de distribución. La ausencia de beneficios espolea a los
empresarios a tomar medidas urgentes. - La mejora del bienestar social solo
será posible si el crecimiento
económico es más rápido que el de la
población. Los beneficios son los medios
por lo que crecen las empresas y contribuyen a la mejora de las
rentas de los trabajadores. Son un estimulo a la
invención e innovación. - Ninguna empresa puede quedar pasiva. Tiene
que salir a buscar clientes y encontrar formas de mejorar sus
vidas, con sus productos y servicios. - Con una estructura
empresarial que le permita responder con rapidez los cambios en
las demandas de los clientes; mediante mejores comunicaciones
entre la empresa y su mercado objetivo. Mayor eficiencia y
productividad. - Los cambios económicos afectan a la
evolución de los mercados: aumento o disminución
de la población, el consumo, los créditos, etc. y en el aspecto
socio-político, las nuevas leyes, proceso
tecnológico, problemas
sociales. - El empresario o sus responsables en esta
área deberán utilizar métodos
de análisis para observar los cambios o tendencias de
los mercados, política de precios, la
distribución, sistemas de venta. También
prestaran especial atención a la calidad,
reducción de costes, mayor eficiencia y nuevas ideas
sobre nuevos productos o la mejora de los
existentes. - La invención supone el
descubrimiento de nuevos procedimientos
técnicos, y la innovación aplica estos productos
al mercado. También la innovación presta especial
atención a los aspectos económicos de la empresa
relacionados con ese mercado.
UNIDAD 1 TEMA 2
- En otras épocas pasadas la gestión se
limitaba a una mera supervisión de los trabajos que se
realizaban en las distintas secciones de la empresa.
Tenían que asegurarse que la producción no se
parara. Con el desarrollo de las nuevas
tecnologías y mejor formación, los procesos
dentro de la empresa se han racionalizado, al mismo tiempo
existe una mayor creatividad
y se comprende y valora mejor la conducta y
pericia de los trabajadores. - El conocimiento, preparación y
formación en la empresa da lugar a una
organización basada en la creatividad, desarrollo de
la
personalidad de los trabajadores y eficiencia de los
mismos. La diferencia con las habilidades físicas,
está en que en ésta el resultado de los trabajos
se basa en funcionar bajo una fuerte disciplina y
férreo control, en vez de acciones programadas y
consistentes.
- Antes su responsabilidad se limitaba a vender y dar
cuenta de sus actos a su inmediato superior. Ahora asume una
serie de responsabilidades como: dirigir un grupo de
personas, realizar previsiones razonadas de venta por zonas y
productos, saber que carga de trabajo
cubre su cartera de pedidos, diseñar sistemas para
captar nuevos clientes, conocer el numero de nuevos clientes
conseguido por periodo y vendedor, también los pedidos
perdidos, los pedidos por vendedor, el umbral de rentabilidad
de su departamento, las tarifas de venta, el coste de los
pedidos, como están sus precios con respecto a la
competencia, etc. etc. - Planificación, organización,
reclutamiento y selección del personal, dirección,
control y representatividad, así como una gran
predisposición para la
comunicación. - Un propietario único tiene menos
ocasiones de compartir ideas y le será muy
difícil conseguir financiación amplia, y debe
autofinanciarse con sus propios recursos. Las
sociedades
limitadas la componen mayor número de personas,
limitando los riesgos que ha de asumir cada una de ellas, de
esta forma se consigue mayor financiación. - Al ser muchos los propietarios todos ellos
quieren opinar sobre la gestión más adecuada y es
ahí donde empiezan los problemas. Los trabajadores son
eso, trabajadores, más o menos cualificados. Pero no
serán buenos gestores, porque nunca se prepararon para
ello. Pocas Cooperativas
duran más de dos o tres años. Los trabajadores
más cualificados son remunerados de la misma forma que
aquellos que no tienen calificación, y aquellos terminan
marchándose a otras empresas que tienen en cuenta su
categoría profesional. - Definir concretamente la finalidad y
misión
de la empresa. Conseguir que los empleados trabajen
eficazmente. Responder diligentemente a los cambios internos,
sociales y económicos, según el grado en que
afecte a la empresa. - Las organizaciones mecanicistas obedecen a
las leyes causa y efecto como si fueran máquinas. Es fácil sustituir los
elementos que la componen sin alterar su funcionamiento. Las
organizaciones orgánicas se desarrollan por
interrelaciones que pueden verse afectadas entre sí. Si
una desaparece, posiblemente toda la organización se
verá afectada.
UNIDAD 1 TEMA 3
- Ha de tener un contacto muy directo con las personas
o subordinados que dependen de él, y mantener una
relación cordial con sus superiores, basada en la
confianza y eficacia de sus
acciones. También deberá mantener una estrecha
relación de colaboración profesional con otros
responsables de la empresa y con otras organizaciones externas
a la empresa. - Siendo capaz de transmitir entusiasmo a la
organización, marcando objetivos, implantando sistemas o
métodos que racionalicen la gestión general de su
departamento, fomentado la participación de todo el
personal en las decisiones que le afecten personal o
colectivamente, prestando todo el apoyo a la producción
dotándole de los recursos necesarios, aconsejando y
vigilando la misma, y sobre todo, transmitiendo
información clara y coherente sobre el trabajo y
otras facetas de esta relación. - Es posible que exista un mayor grado de
dificultad en esta relación respecto a las anteriores.
Puede ser que los canales de comunicación no estén bien
definidos y por ello existan dudas o desconfianzas, o
quizás su posición esté muy debilitada en
la organización, por esa lucha interna de conseguir
mejores posiciones en la escala de mando
de la empresa. En estos casos sólo podrán estar
preocupados aquellos dirigentes mediocres o débiles. Si
en los niveles altos de la pirámide de la
organización existen verdaderos dirigentes, estas
situaciones no deberán nunca llegar a
producirse. - Los empresarios son personas que tienen una
ilimitada vocación empresarial, crean puestos de
trabajo, apuestan por su independencia profesional, son libres para
elegir su propio destino y son, sobre todo, el motor de las
economías en todos los países y muchas veces sus
intenciones no siempre son bien comprendidas. - D. José Fernández fundador de
Galerías Preciados, fue un ejemplo de empresario hecho a
sí mismo que comprobó, casi a última hora,
que el resurgimiento de la empresa pasaba inexorablemente por
una correcta gestión. En cambio, el Corte Inglés se creó desde un principio
para funcionar a través de la
gestión. - Orientación hacia la acción;
habilidad para aprender y adaptase a los cambios;
imaginación práctica; correcta
planificación y capacidad para delegar sus propias
funciones,
sin olvidarse que ha delegado; dirigir sus acciones
basándose en lo racional y no en lo emotivo. Formarse
permanentemente y estar al día en todo lo referente a su
mercado y sector. No ser petulante aunque haya triunfado en la
gestión
empresarial. - Las prioridades comprenden: desarrollo de
la agudeza mental, creatividad, reflexión ante los
problemas sobre todo los relacionados con los temas laborales.
Cuidado de su personalidad
y adquiriendo mas conocimientos mediante la
formación. - La empresa de selección recomienda
la contratación de este directivo porque ha demostrado
una capacidad o conocimientos excepcionales que le hacen la
persona
idónea para ocupar el cargo. La Dirección General
de la empresa en cuestión, tratará que su
incorporación no sea traumática y sus
compañeros de gestión vean el potencial de la
persona incorporada. Así la organización
crecerá a través de las aportaciones de este
nuevo directivo, que con su experiencia profesional
conducirán a la empresa a otros niveles de desarrollo
más acorde con lo que la empresa necesita y puede
alcanzar en sus momentos actuales.
UNIDAD 1 TEMA 4
- El entorno próximo comprende
todos los elementos que componen la fabricación y
distribución que están cerca de la empresa y que
tienen relación directa con la misma, como son los
recursos
humanos. El entorno general se relaciona con
los factores externos al control directo de la empresa, y no
pueden pasar desapercibidos por los responsables de la
empresa. - La mano de obra, el suministro de materias
primas, los sistemas de distribución, la
financiación interna y externa. Cada uno de ellos
afectará directa o indirectamente en la
definición de los precios, la promoción y venta y
las estrategias
futuras - Cada uno de estos factores supone un
costo para
la empresa: la mano de obra exige mayores salarios, los precios
de los proveedores de materias primas varían
según los mercados de origen y su poder de
negociación en épocas de mayor demanda de esas
materias primas, el coste del dinero de los bancos y otras
entidades financieras, los quebrantos de las cuentas de
los clientes. Asimismo, la disminución de los niveles de
calidad o las irregularidades en los suministros, suponen a
medio plazo pérdida de mercados para la
empresa. - Los gobiernos se han ido responsabilizando
cada vez más de la gestión económica. Por
eso el signo político de los gobernantes
afectarán la evolución de las empresas, bien
hacia niveles mas limitados por las regulaciones estrictamente
sociales o hacia un mayor apoyo a la empresa
privada. - Al igual que las personas físicas
las empresas están sujetas a leyes que regulan sus
actividades, por ejemplo, las medidas a tomar para evitar
catástrofes ecológicas, las coberturas sociales
que se debe prestar a los empleados y a los consumidores, y
cuales son los productos que se pueden exportar o
importar. - Mercados de competencia
perfecta, mercados oligopolísticos y
monopolios.
Unidad 2 Procesos de
Planificación
Tema 5 Objetivos Corporativos
y Estrategia
Este Tema explica la importancia de establecer
objetivos como primer paso en el proceso de planificación,
diferenciando los objetivos Corporativos con los objetivos
personales del empresario y los canales de comunicación
para transmitir ambos objetivos a todos los miembros de la
Organización.
INTRODUCCIÓN
Esta unidad la dedicamos a estudiar los objetivos
de la organización empresarial. Usted comprobará
como puede alcanzar sus propios objetivos y luego verá,
como este proceso de análisis nos muestra de forma
objetiva los preliminares básicos de cualquier
organización.
En toda gestión, existen cuatro términos
que definen la posición que la empresa puede alcanzar en
algún momento determinado.
De una empresa se dice que tiene objetivos, que son los
deseos generales de toda organización para la
consecución de los mismos y a los que dedicará
todos sus esfuerzos. Como ejemplo, es lo que hacen desde hace
varios años las empresas japonesas que tienen como
objetivo desarrollar sus mercados en Europa para
exportar sus productos.
El término meta define las áreas de
actividad hacia donde la empresa dirige estos esfuerzos. Describe
las estrategias a seguir para alcanzar los objetivos
propuestos así como el resultado previsible de
dicho esfuerzo.
Al planificar la estrategia para llegar a la meta, la
empresa se fijará una serie de puntos o segmentos de
mercados definidos, en los cuales puede percibir con una
definición lo más aproximado posible los resultados
que puede obtener. Estas percepciones cuantificadas
formaran las cifras económicas y financieras de los
presupuestos para cada una de las acciones a
emprender.
Para alcanzar estos puntos la empresa debe identificar
una serie de acciones o actividades y ponerlas en marcha. Estas
acciones se conocen como fines. A partir de este momento
los distintos responsables deberán realizar sus
previsiones económicas, financieras, de producción,
comercial y marketing, y actuar.
El Director Comercial, realizará su
previsión razonada de ventas e indicará el periodo
que cubre su presupuesto,
normalmente un año, indicando los aumentos porcentuales
mes a mes en función
del tamaño del segmento de mercado que quiere
alcanzar.
Una vez realizado esta previsión de ventas, el
Director de Producción y Compras
deberá determinar si los procesos de producción
están preparados para satisfacer la demanda que se va a
producir, es decir, si conoce cual es su capacidad de
producción real y efectiva. Este responsable debe
garantizar que dispone de un programa de
fabricación que ha tenido en cuenta los plazos de entrega
solicitados por los clientes.
El Director Financiero examinará
estas previsiones para ver si se ajustan satisfactoriamente a la
política de inversiones y
de ganancias de la empresa.
Con las observaciones y sugerencias de los distintos
responsables de la gestión se acordará la
aprobación definitiva, y sus directrices serán los
presupuestos a cubrir.
FIJACIÓN DE LOS
OBJETIVOS
Podemos decir que los objetivos son apreciaciones
cuantificables de una actividad posible que forma parte de la
estructura de una empresa para alcanzar sus metas.
En la práctica, los responsables de la
gestión son los que se ocupan de fijar estos objetivos
para tratar por todos los medios de alcanzarlos. Los objetivos
pueden ser controlados, lo que nos indicará el
nivel de eficiencia de la empresa.
¿Cómo se fijan los
objetivos?
En primer lugar deberemos definir los componentes de un
objetivo:
- Actividad bien definida.
- Valor económico o porcentaje del
mercado donde vamos a entrar.
- Tiempo que nos hemos fijado para completar la
actividad.
Por ejemplo, el objetivo de una compañía
norteamericana que quiera desarrollar su exportación a Europa,
será:
"Conseguir un 30% del mercado total para nuestra
gama de productos en Europa dentro de 18 meses a partir de
ahora"
Como mejor podrá el alumno comprender el
significado de los objetivos que impulsan la evolución de
una empresa, será aplicando estos principios a su
propia empresa o actividad.
OBJETIVOS PERSONALES
Los objetivos personales también podremos
definirlos, porque muchos profesionales tienden a trabajar o
involucrarse en algún negocio por motivos parecidos,
como:
- Ganar dinero para vivir.
- Ser su propio jefe
- Estimulo personal y sensación de
satisfacción.
- Posición social y estima en la sociedad.
- El diseño de nuestro propio programa de
autorrealización, posiblemente pueda coincidir con los
de otras personas y llegar a acuerdos
interprofesionales.
- Trabajar fuera de una estructura empresarial que le
resultaba poco estimulante.
- Poner en práctica una idea o negocio que
considere atractiva.
En las preguntas al final del tema le brindamos la
oportunidad para que usted mismo realice las investigaciones
oportunas que le servirán de ayuda para marcarse objetivos
realistas en su empresa o negocio.
¿QUÉ OBJETIVOS PERSIGUE LA
EMPRESA?
Una empresa es el conjunto de personas que pertenecen a
ella, y que como grupo tiene su propia historia, sus costumbres y
hábitos, que se verán afectados en la forma en que
se sitúen en el mercado y la habilidad para aprovechar las
oportunidades que se le presenten.
Las empresas del sector privado tienen por lo general
objetivos similares:
- Obtención de beneficios (pero
¿cuántos?)
- Aumentando su tamaño
(¿cómo?, ¿Invirtiendo parte de sus
beneficios?, ¿Pidiendo prestadas grandes sumas de
dinero? ¿Comprando otras empresas?)
- Sobreviviendo (¿A expensas de la
competencia? ¿En colaboración con
ella?)
EL PROCESO DE LA POSICIÓN
COMPETITIVA
Para alcanzar sus objetivos, una empresa tendrá a
su vez que fijarse otros por cada aspecto de su
actividad.
La progresión ideal sería pasar de los
objetivos a la actividad y luego a la
planificación.
Los objetivos principales de la empresa, serán
marcados por la Dirección General, y éste
será presentado al Consejo de Administración para su aprobación
definitiva.
El Consejo de Administración representa los intereses de
los accionistas o grupos de ellos, aunque en la práctica
en las grandes empresas estos accionistas no participan en el
proceso de planificación.
El Marketing actúa como el sistema nervioso
que marca los objetivos de la empresa en términos de
ventas y es muy sensible a los cambios, es decir:
- Evolución de la economía.
- Cambios en el clima político.
- Tendencias del comercio mundial.
- Modas o gustos del consumidor.
- Estrategias de la competencia.
Estos son los puntos principales que configuran la
esencia de la organización, y el beneficio que se obtiene
es la savia de la misma. Los resultados financieros, si son
positivos, serán el mejor indicador para los accionistas
de que la empresa va bien.
LAS COMUNICACIONES DENTRO DE LA
EMPRESA.
Una de las razones principales de los conflictos
dentro de la empresa es la denominada "ruptura de las
comunicaciones". Creemos que ha llegado el momento de tratar este
asunto y tener en cuenta los procesos básicos de la
comunicación.
Es importante aclarar que la comunicación en una
actividad, no un concepto
abstracto. Podemos sencillamente demostrarlo mediante el
siguiente esquema:
Donde A
representa la persona/ departamento que transmite el
mensaje (x) a
través de un medio o canal (——)
a B, otra
persona o departamento, para lograr un intercambio de
actividad Y.
Aunque es un sencillo esquema, nos permite realizar
preguntas sobre el nivel de comunicaciones en nuestra empresa,
por ejemplo:
- ¿Existe alguna interferencia en el medio o
canal de la comunicación? Por ejemplo: una línea
telefónica /fax
deficiente.
- ¿Ha elegido A el canal de comunicación
idóneo? ¿Es el apropiado para el contexto de la
comunicación?, (ejemplo: Gerente a Director General,
Gerente a Jefe de departamento, Director de área a
Director de área).
- ¿Es el método
adecuado para realizar la entrega del mensaje
x / y?
- Si A
es una entidad conocida, si se ha verificado el
mensaje y el canal ¿Qué conocimientos
necesita B
para poder recibir la
comunicación?
Este modelo, como
hemos dicho es demasiado sencillo, pues B lo situamos en un papel muy pasivo.
Pueden existir razones por la que B no puede recibir el mensaje
correctamente, como:
- Físicos: sordera, distancia.
- Idioma: incluso en el mismo idioma existen diferentes
niveles de vocabulario.
- Nivel de conocimientos anteriores a la
comunicación.
- Estado emocional del receptor.
- Diligencia.
- Reacciones de la personalidad ("química
personal").
Este modelo nos puede indicar el grado con que
A y
B actuaran juntos.
Posiblemente esta interrelación a través de la
comunicación puede cambiar en su propósito inicial
en función del nivel o tipos de respuesta de
B.
RESUMEN
- Todo el proceso de las relaciones internas de una
empresa descansa en una correcta información y
comunicación. - Hay que tener en cuenta las limitaciones
lingüísticas, inteligencia, experiencia, la capacidad de
escuchar y el grado de receptividad de las personas, en todo
proceso de comunicación interna en la
empresa. - En la comunicación, las personas
destinatarias de los mensajes, solo recibirán aquellos
que cubran sus propios objetivos. Si el tema del mensaje es
contrario a las opiniones o intereses de los receptores, estos
no serán bien recibidos. - Un mensaje bien presentado atraerá
la atención de quién lo recibe. Si ya existe una
cordial relación entre A y B, se pueden comunicar incluso mensajes
intrascendentes.
EJERCICIO
Examinar las diferencias sustanciales entre las
comunicaciones domesticas y las que se producen dentro de la
empresa.
Haga hincapié sobre todo:
- Los objetivos de ambos tipos de
comunicaciones.
- Los medios que normalmente utiliza en sus
comunicaciones tanto privadas como profesionales.
- La percepción que tiene usted de las
personas de su entorno familiar (características de los
miembros de su familia, edad,
intereses, tipos de relación) y profesional
(antigüedad en la empresa, categoría, actitud de
la gente en el trabajo).
TRABAJOS ESPECIALES
- Deberá ponerse en contacto con personas
conocidas para que le expliquen porque trabajan en su empresa.
Tendrá que establecer una serie de motivos que lo
justifiquen. Previamente prepare una lista de preguntas que le
sirvan para entrevistar como mínimo a tres personas y
trate de descubrir lo que les motiva a trabajar. Anote las
respuestas y después analice las mismas y saque sus
propias conclusiones. (Cuantas más personas entreviste,
más rico será su material de trabajo). Cuando
haya usted terminado este trabajo habrá determinado los
objetivos y metas de otras personas y como éstos se
diferencian de los de usted.
- Imagínese que es usted el responsable de un
departamento y tiene que emitir a su inmediato superior, un
informe
sobre un incidente acaecido en su departamento. Esta persona es
impaciente y detesta que se le abrumen con detalles, pero el
asunto es serio y la empresa puede verse inmersa en un problema
o pleito futuro. Medite sobre las barreras de
comunicación que pueden surgir. ¿sabría
usted detectarlas y clasificarlas? Elija los canales más
adecuados o la combinación de varios que pueda usted
utilizar. Explique las razones de su
elección.
- Como Director de Departamento, recientemente
nombrado, es ahora usted el jefe de otros compañeros que
llevan en la empresa mas tiempo que usted. Su deber es
exponerles los cambios que va usted a introducir, como
resultado de la racionalización de algunos procesos que
implican la introducción de mejoras en la
gestión. Calcule los factores que se pueden inmiscuir o
perturbar su capacidad de transmitir el mensaje. ¿Que
preparativos haría para evitar o al menos minimizar los
conflictos o resistencia a
los cambios que pudieran surgir por parte de algunos miembros
de su equipo?
PREGUNTAS
- ¿Cómo describiría usted su
situación actual en cuanto a: ingresos,
satisfacción profesional, calificaciones, felicidad
personal?
- ¿Cómo ve su trayectoria o carrera
profesional: durante el presente año, el próximo
año y dentro de cinco años? - ¿Cómo le gustaría que
le recordasen cuando se jubile; cual es el propósito de
su carrera profesional? - ¿Cuál es su previsión
de ingresos financieros para los próximos 10
años? (Cual es la mínima cantidad de dinero que
cree usted va a precisar y cuanto desearía recibir,
desde un punto de vista objetivo o realista). - ¿Qué otras calificaciones
cree usted que necesitará para conseguir los objetivos
especificados en los puntos 2 y 4? - Realice un dibujo o
esquema que indique la fijación de los objetivos de su
empresa (tomar como referencia el que aparece en el texto). - Identifique el tipo de información
que existe entre los distintos departamento de su
empresa. - Detecte los puntos dentro del sistema que
ha esbozado donde puedan surgir conflictos entre objetivos e
intereses a corto plazo. - ¿Cómo superaría o
resolvería los problemas causados por este
conflicto?
Unidad 2 Procesos de
Planificación
Tema 6 Dirección por
Objetivos del Sector Público
En este Tema se identifican y explican las
diferencias existentes entre los objetivos de las empresas del
Sector
Público y las del Sector Privado y cuales son los
objetivos de unas y otras.
INTRODUCCIÓN
Aunque usted no trabaje para el sector público,
es casi seguro que alguna
vez ha tenido contacto con él. Esto puede haber ocurrido
porque posiblemente haya presentado ofertas para concursar a
contratos u
obras del Estado, pedir autorizaciones para montar su empresa o
su fábrica o simplemente haber solicitado su pasaporte en
una comisaría de policía.
Por estas razones, es por lo que estudiamos en este Tema
los pormenores de la dirección y
planificación objetiva en el sector público.
Conocer las peculiaridades de la administración
pública nos servirá de gran ayuda en nuestros
conocimientos sobre esta materia, que
no es ajena a ninguna persona física o jurídica del
ámbito de la comunidad empresarial.
Las tradicionales entidades del sector público
pueden ser reorganizadas para mejorar su rendimiento si centran
sus esfuerzos y recursos en rediseñar aspectos claves de
su gestión, como la prestación de servicios o la
separación de funciones.
A través de la privatización de los monopolios estatales y
la liberalización de los sectores, los gobiernos de todo
el mundo han introducido las fuerzas del mercado en la electricidad, las
telecomunicaciones y otras actividades
económicas antes gestionadas por el sector público.
Esto ha incrementado la productividad a medida que empresas del
Estado comienzan a adoptar prácticas del sector
privado.
Los organismos públicos son, a menudo, monopolios
que administran y prestan servicios esenciales, como fueron en
origen los servicios de Correos, Telefónica o Iberia en
España.
Sin embargo, con frecuencia, los gobiernos no
están tan dispuestos a privatizar o liberalizar
actividades como: el orden público, las prisiones, la
recaudación de impuestos, la
administración estatal o autonómica y, en
muchos países, la educación y la
sanidad. En estas áreas como es lógico se anteponen
los objetivos sociales a los económicos.
El resultado es que los organismos públicos que
cubren estos sectores económicos no pueden dejar de
prestar servicios no rentables, despedir a empleados, aprovechar
las oportunidades del libre mercado u ofrecer los salarios
necesarios para captar a los mejores profesionales.
Así pues, consideramos que las entidades del
sector público, como las del sector privado,
deberían organizarse para mejorar su productividad.
Existen muchos organismos en nuestro país, como por
ejemplo los Ayuntamientos que podrían abordar las causas
de la escasa productividad de algunas de sus áreas y darse
la oportunidad de rediseñar políticas basadas en
una buena gestión al estilo de las empresas
privadas.
Por ejemplo, pueden aplicar prácticas innovadoras
en áreas como las tecnologías de la
información y las compras. La
experiencia del sector privado demuestra que un rediseño
organizativo adecuado puede disipar la inercia y la complacencia,
reestructurando y actualizando a las organizaciones del Estado y
centrándolas en cuestiones fundamentales para mejorar la
productividad, a través de la racionalización de
las responsabilidades burocráticas centrales, la
formación adecuada de los equipos gerenciales y la
separación entre el diseño y la prestación
del servicio
MOTIVACIONES DEL SECTOR
PÚBLICO
En el tema anterior vimos cómo una empresa del
sector privado la componen personas que se sienten
atraídas por la consecución de objetivos
económicos y profesionales. A veces éstos
podían estar en desacuerdo con los objetivos de sus
empresas.
En el sector público se dan condiciones
parecidas, excepto que sus inquietudes y motivaciones de sus
componentes, funcionarios, jefes de departamento etc. son
distintas al de las empresas privadas. Es importante tener
presente esta observación cuando tratemos con
funcionarios del sector público.
En primer lugar, es necesario entender lo que significa
"sector público".
Cada país tendrá un equilibrio
presupuestario distinto en orden de atender los servicios que
precisa la comunidad. En España el Estado
atiende entre otros a los siguientes sectores: Sanidad,
Educación, Pensiones, Seguridad, Vivienda, Transporte,
Agricultura,
Comunicaciones, Infraestructuras, Industria, etc. y las
prioridades son de todos conocidos, sobre todo las
sociales.
Generalmente, los contribuyentes presionan al gobierno
de turno para que haga más por menos. A las entidades del
sector público les resulta difícil cumplir este
objetivo principalmente debido a la falta de competencia, que
impulsa o motiva al sector privado. Por consiguiente, deben
adoptar un tipo de organización que estimule el
rendimiento desde dentro, algo que supone o conlleva serias
dificultades.
RECURSOS EN EL SECTOR
PÚBLICO
Una de las diferencias principales entre los sectores
públicos y privados, es el origen y aplicación de
los recursos. Mas adelante estudiamos las formas en que las
empresas privadas obtienen ingresos, controlan sus gastos y
aplican políticas estrictas tendentes a armonizar su
política de inversiones y de ganancias.
Aunque a algunos departamentos del gobierno se les exige
obtener beneficios, este no es el objetivo primordial de la
mayoría. En conjunto, los gobiernos tienen la
obligación de redistribuir sus ingresos en beneficio de la
población en general, si bien es verdad, esta
política distributiva nunca complace a todos por
igual.
El Estado y las demás Entidades Públicas,
para hacer frente a las necesidades y servicios
públicos, necesitan una obtener cuantiosos
ingresos.
Las fuentes de
ingresos que tiene el Estado las relacionamos a
continuación, y las comparamos con las que recibe el
sector privado.
INGRESOS DEL | INGRESOS DEL SECTOR |
|
|
PRESUPUESTOS DEL ESTADO
El Gobierno para conseguir sus objetivos con el
equilibrio de ingresos y gastos, realiza un presupuesto anual que
es refrendado por el Congreso de los Diputados.
Al igual que en cualquier tipo de organización,
los objetivos individuales y colectivos pueden enfrentarse. Los
responsables de los presupuestos tienen sus propios criterios de
cómo aplicar correctamente las partidas del presupuesto,
pero estos tendrán sus críticas y recibirán
sugerencias para realizar los ajustes pertinentes.
Como los diputados pertenecen a distintas regiones de
nuestro país, defenderán celosamente sus
territorios electorales, y forzarán con las enmiendas al
presupuesto aumentar las dotaciones a sus distintas regiones, con
lo que aumentará su status.
Debido a la personalidad del funcionario público,
éste se verá sometido a muchas presiones por parte
de grupos o colectivos (lobby) que en
algunos casos acudirán al soborno para alcanzar sus
objetivos, dado que por lo general estos funcionarios son
permeables a estas prácticas irregulares, como la historia
reciente de nuestro país nos lo ha demostrado.
Pero esto no solo ocurre en nuestro país, en
muchos países el soborno es una parte aceptada de las
negociaciones con los funcionarios públicos.
Este precedente está dominando la actualidad en
el proceso de toma de decisiones y los actuales funcionarios se
ven frenados por una secuencia de prácticas pasadas por
todos conocidos. Hasta que no cambie la política de
claridad, no podremos olvidar el pasado. Toda iniciativa nueva
suele tardar en instalarse en el sistema y se espera que de sus
frutos lo antes posible.
CÓMO SE PLANIFICAN LOS SERVICIOS PRESTADOS
POR EL SECTOR PÚBLICO.
Las empresas del sector privado miden su eficacia de
forma bastante clara: por los beneficios que consiguen al final
del ejercicio económico.
Pero los organismos públicos son, a menudo,
monopolios que administran y prestan servicios esenciales y por
lo general tienden a anquilosarse y hacerse más grandes a
medida que pasa el tiempo, en parte debido a su reticencia a
deshacerse de lo inservible. El resultado no es solo el derroche
de tiempo y dinero, sino también las difusas fronteras
entre departamentos y la falta de delimitación de
funciones y responsabilidades, lo que obstaculiza el rendimiento
real y efectivo de bienes y recursos humanos.
Por otro lado los organismos públicos suelen
tener unos objetivos sociales globales, como por ejemplo,
eliminar el terrorismo o
la delincuencia.
Esto puede dificultar el establecimiento de un orden de
prioridades en los objetivos, cosa que no ocurre en el sector
privado, donde la obtención de beneficios es prioritaria
sobre cualquier otra cosa o atención natural.
Y por último, los funcionarios públicos
presentan sus propias complicaciones. Muchos universitarios
opositores eligen puestos en el sector público no por la
vocación de ayudar a otras personas—aunque existen
casos únicos de perseverancia y honestidad en
este sentido– sino para asegurarse un puesto de trabajo con
carácter vitalicio. En este contexto, las
prácticas en la selección de recursos humanos a
través de otros sistemas novedosos (empleados en el sector
privado), representan un problema político porque
podría implicar la pérdida de empleos en el propio
país.
Además, el sector público suele tener una
plantilla de empleados sumamente estática y
los sindicatos o asociaciones profesionales de funcionarios
estatales, limitan la libertad de
contratación y despido.
Consecuentemente, es poco probable que una empresa del
sector público quiebre. Podrá criticarse a sus
gestores, pero siempre se hallaran fondos para paliar estas
situaciones.
Podríamos pensar entonces que una empresa
pública puede derrochar sin ningún control. Este
sentimiento nos asalta a menudo, debido a las tristes
experiencias de eventos
públicos como la Expo de Sevilla 92, AVE,
escándalos muy significativos de la última
década del pasado siglo XX.
Esta acusación y otras similares la han hecho a
menudo los críticos de la empresa pública. Pese a
ello es posible asegurar que los organismos dependientes del
Estado tienen responsabilidad y que la eficacia de su trabajo se
puede medir de la forma siguiente:
- En un Estado y economía democráticos la
población decidirá mediante el voto, si el
Gobierno ha usado sus recursos de forma eficiente.
- El análisis coste-beneficio evaluará la
oportunidad de gastar en términos de oportunidad o
necesidad. Así por ejemplo, si el presupuesto es escaso
o limitado y hay que elegir entre hacer escuelas, hospitales o
carreteras, el Gobierno se decide a favor de una opción,
las otras deberán quedar aparcadas durante un
determinado periodo. Las ha pospuesto pero no las ha cancelado.
Este es el dilema de los políticos, como satisfacer a
todos por igual.
- Pueden usarse medidas lógicas, para decidir en
estas prioridades. Por ejemplo para hacer un nuevo hospital, se
puede evaluar los siguientes parámetros: la tasa de
incidencias de patologías no atendidas en una
determinada localidad, la proporción de pacientes con
respecto a médicos que los atienden, etc.
PRESUPUESTOS ECONÓMICOS Y GASTOS
CORRIENTES.
En el proceso de planificación de los
presupuestos del Estado se tendrá en cuenta el plan de gastos e
inversiones y los plazos de realización de los proyectos
en marcha.
El gobierno actual puede haber heredado proyectos
aprobados en etapas anteriores con presupuestos fijados en el
pasado y no poder cambiar los efectos de dicho presupuesto, del
mismo modo que el capitán de un petrolero le resulta
imposible sortear un obstáculo imprevisto.
Al contrario que una inversión del sector
privado, la inversión realizada por el Estado
tratará de conseguir un beneficio social o cubrir alguna
necesidad de la comunidad. Esta inversión no
producirá un aumento mensurable de la riqueza nacional ni
se puede usar directamente para añadir a la
producción económica del país, pero si se
puede maniobrar para que exista un efecto "dominó". Por
ejemplo, la ausencia de un centro de salud en un pueblo se puede
medir estudiando:
- Coste de días perdidos por enfermedad en la
población activa del municipio.
- Impacto económico de perdidas de renta por
parte del asalariado, a causa de un accidente o de muerte
inevitable.
- Coste de los viajes y
desplazamientos de las personas que tienen que acudir a otros
centros cercanos.
- Traslado de residencia de los trabajadores a otras
localidades mejor dotadas de servicios
médicos.
Los proyectos de
inversión pospuestos para más adelante corren
el riesgo de ver
incrementado sus costes debido a la inflación. Un
aeropuerto construido hoy empleará tecnología
actual, que puede ponerse al día a lo largo del tiempo. Si
se pospone, todos los equipos y demás elementos de su
infraestructura resultarán más complejos y caros en
el futuro.
Estos problemas son más costosos si se aplican a
servicios existentes en la actualidad. Si los programas de
sustitución y renovación se retrasan, los costes se
ven multiplicados, debido a la necesidad de eliminar primero los
equipos o edificios que han cumplido o excedido su periodo
vital.
Pensemos en un automóvil: si se mantiene
renovando las piezas durará mucho tiempo y el deterioro de
su funcionamiento será gradual. Si se pospone el
mantenimiento algunas piezas se desgastarán más
aprisa hasta que todo el sistema falla y haya que sustituirlo por
completo.
Es muy fácil limitar las inversiones. Los
capitales de hoy aseguraran no tenerlos que realizar en un
futuro. El dinero
invertido hoy en construir una escuela
exigirá contratar profesorado, calefacción y
electricidad durante el periodo de vida de la escuela, aparte de
la renovación y mantenimiento. Este es el efecto positivo
del gasto, puesto que fomenta el empleo y de forma inducida
beneficia a muchos trabajadores y empresas.
Resulta difícil eliminar en los gastos actuales
los que se previeron en presupuestos anteriores. Hay que seguir
cubriendo los salarios y los costes de funcionamiento, pero el
mantenimiento, si se descuida, pone en peligro los bienes del
Estado.
EJEMPLO (I)
En el sector público la gestión del
rendimiento brilla, a menudo, por su ausencia. Los casos en los
que si se aplican herramientas
de gestión del rendimiento en sector público suelen
derivar en una maraña de procesos irrelevantes y lejanos a
la actualidad real.
Una oficina de
correos europea, por ejemplo, empleó 3.300
parámetros de medición, y, sin embargo ninguno de ellos
parecía explicar lo que realmente impulsaba su
rendimiento. Por otro lado, el sistema fue impopular entre los
responsables de la oficina, por la dificultad de recabar datos y porque
una vez reunidos éstos no revelaban las verdaderas causas
del problema.
Un organismo público únicamente
conseguirá los resultados que pretende si analiza los
elementos esenciales del sistema en su conjunto y las
interrelaciones existente entre ellos. Esto se logra teniendo una
visión clara de sus objetivos y creando un cuadro de mando
con unos cuantos parámetros básicos para ayudar a
los responsables a analizar lo que realmente está
sucediendo. El proceso de establecimiento de objetivos y
evaluación del rendimiento que resulta de utilizar estos
parámetros no solo estimula a los empleados, sino que
además aporta datos sobre lo sacrificios y compromisos que
exigen las estrategias adoptadas.
En ocasiones el número de parámetros de
medición del rendimiento debe reducirse. La oficina de
correos mencionada anteriormente revisó sus 3.300
parámetros, priorizando 12 indicadores
clave que impulsan el valor y estableciendo responsables sobre
los mismos. Esta simplificación permitió la
realización de informes
más frecuentes y exactos, facilitando la toma de
decisiones con agilidad y aumentando la eficiencia de la
entidad.
EJEMPLO (II)
La separación de funciones ayuda a los organismos
públicos a centrarse en mejorar su productividad, por
ejemplo en el tema de las compras, aprovechando la fuerza que les
confiere su condición de cliente.
El Ministerio de Defensa británico se basó
en esta idea cuando introdujo una nueva estructura de compras de
suministros militares. En virtud de un nuevo programa, bautizado
con el nombre de Smart Acquisition, se crearon dos
entidades organizativas independientes con responsabilidades
propias.
Una de ellas, el ECC (Equipment Capability
Customer), establece las capacidades técnicas y
militares necesarias para atender los compromisos de las fuerzas
armadas del país y decide qué resulta asequible y
qué no. La otra es un órgano ejecutivo—La
Agencia de Aprovisionamiento de Defensa—que asume el
papel de proveedor y gestiona el proceso de licitación y
aprovisionamiento.
Esta separación de funciones también debe
aplicarse a la central de una entidad del sector público.
Las centrales tanto del sector público como las del sector
privado tienden a burocratizarse a menos que su estructura
interna sea revisada con regularidad. En el sector público
tienden a ser muy grandes, con enormes presupuestos y plantillas
de empleados. Tanto los proveedores de servicios como las
subdivisiones ejecutivas a menudo están situados en las
sedes centrales, formando parte del mismo centro
organizativo.
Dejar claras cuáles son las funciones
diferenciadas permite que tanto los gestores como el personal se
centren en las actividades más apropiadas, aumentando
así su productividad y garantizando que la
elaboración de políticas tenga un carácter
diferente a la prestación de servicios.
RESUMEN
- Este ha sido un tema interesante que el alumno
deberá leer. Muchas veces las empresas y los empresarios
obvian estos temas por no creerlos importantes. - Suponemos que se habrá dado cuenta
que este capitulo es importante para usted y la
repercusión que puede tener para su vida privada y la de
su empresa. Lo hemos hecho a propósito. Los empresarios
dedican gran parte de su tiempo a buscar información,
reflexionando sobre ella y llegando a conclusiones que se
pueden poner en práctica. - Cuando los gobiernos liberalizan los servicios
públicos—las carreteras y otras industrias, por
ejemplo—las ganancias potenciales de productividad son
muy grandes. - Muchos altos responsables del sector público,
al igual que ocurre con sus homólogos del sector
privado, tienen que entablar una lucha sostenida (por lo
recursos e influencias) con los responsables de otros
departamentos. El resultado puede ser una falta de unidad y
dirección, con un efecto desmoralizante sobre el
conjunto del personal. - Cuando los miembros del equipo de gestión
tienen una estrategia compartida y dejan de competir por los
recursos pueden comenzar a trabajar juntos con mayor
eficacia. - Si se aplicaran realmente los postulados de la
empresa privada en las del sector público se
podrá ayudar a éstos a centrarse en sus
prioridades y a incrementar su grado de
responsabilización, prestando con eficacia los servicios
que demanda la opinión
pública, con un nivel de costes
eficiente.
EJERCICIO
Aunque hemos estudiado las organizaciones de los
sectores público y privado desde diferentes
ángulos, existen entre ambas organizaciones puntos en
común. Después de una reflexión sobre estas
coincidencias, piense en la naturaleza de
su propia empresa. Haga un breve resumen de sus pensamientos en
este sentido sobre:
- ¿Los rasgos de su empresa se pueden catalogar
como "burocráticos?
- ¿Que departamentos tienen una
característica burocrática y cuales son
más funcionales desde la óptica empresarial?
- ¿Puede explicar, si existen, porque esa
dualidad dentro de una misma empresa?
Exprese sus conclusiones mediante un diagrama de
funciones donde se aprecien los extremos de ambas actitudes
dentro de su empresa.
PREGUNTAS
- Podría usted comentar hasta que punto el
Estado proporciona servicios a los ciudadanos. - ¿Es obligatorio que el Estado
suministre dichos servicios? - ¿Cree usted que el sector privado lo
haría mejor? - En que basa sus respuestas:
¿Consideraciones políticas, cuestión de
eficacia, razones económicas, etc.? - ¿Cómo crecen los ingresos del
Estado de un año para otro? - ¿Cuales son los límites
al aumento en sus ingresos? - ¿Está la empresa privada
limitada por estos mismos ingresos? - ¿Puede una persona optar por un
servicio público? ¿Cuales serían sus
objetivos? - ¿Cómo realiza el Gobierno sus
presupuestos? - ¿Cuales son los fines
políticos? - ¿Cuales son las prioridades de la
población? - ¿Cuánto puede gastar el
Estado en un periodo determinado?
Unidad 2 Procesos de
Planificación
Tema 7 Planificación de
la Estructura.
En este Tema explicamos como debemos organizar
nuestra empresa para que funcione eficazmente e identificamos las
distintas relaciones internas, tanto a nivel individual como de
grupo. Describimos también los distintos grupos de
estructuras organizativas.
INTRODUCCIÓN
Muchas empresas trabajan con una filosofía muy
difícil de cambiar. Las personas que trabajan en ella son
parte activa del proceso de crecimiento, decadencia y
reactivación, situación que refleja fielmente su
energía vital.
En este tema consideramos algunos de los principios
preliminares que contribuyen a:
- La comunicación fluida entre personas y
grupos.
- Control efectivo sobre las actividades de los
mismos.
- Cómo lograr los resultados
previstos.
- Cómo evitar la dispersión o mal
aprovechamiento de los recursos.
EL CONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN
Existen muchas formas para definir lo que queremos decir
con el término "organización". Si
reflexionamos sobre el mundo que nos rodea, veremos que la
mayoría de los seres vivos se encuentran agrupados,
realizando cada uno de ellos sus actividades cotidianas para su
supervivencia.
Si observamos detenidamente a las hormigas veremos un
modelo de comportamiento
cooperativo con una clara definición de las funciones:
parte de la población se dedica a construir y reparar el
hormiguero; otras recogen materiales y otras protegen al resto.
Cuando se trata de trasladar una carga pesada o difícil
las hormigas trabajan en equipo y cada una de ellas presta la
fuerza necesaria.
Al contrario de los seres humanos, las hormigas poseen
un fuerte instinto colectivo para sobrevivir. Si las personas
actúan con un cierto grado de cooperación hacia una
meta común, precisarán que alguien les
dirija.
Es por ello que las organizaciones humanas tienen las
siguientes características:
- Son grupos o combinación de grupos de
personas, específicamente diseñados y ejercitados
para conseguir una serie de objetivos.
- Generalmente los objetivos de la organización
lo conocen todos los componentes de la misma.
- Los criterios básicos de una
organización son las ideas del conjunto y no las
individualidades; la organización dispone de un mayor
grado de continuidad. Esto significa que cuando alguien se
marcha, y entra otra nueva, los trabajos siguen siendo
prácticamente los mismos.
- Dentro de la empresa existen un marco de reglas y
procedimientos que sirven para dirigir las actividades de las
personas que trabajan en ella.
LA ORGANIZACIÓN
EFICIENTE
Para sobrevivir en un mercado de competencia perfecta,
una empresa debe lograr al menos las siguientes
condiciones:
- La calidad de sus productos y/o servicios debe
permanecer inalterable. Este nivel permitirá al cliente
determinar el nivel de excelencia y cubrirá sus
expectativas.
- La empresa debe gestionar estas expectativas,
reduciendo en lo posible la diferencia entre la realidad del
producto y/o servicio y lo que espera el cliente.
- El cliente es el único juez de la calidad y
sus consejos por tanto, son fundamentales.
- La empresa debe previamente conseguir los acuerdos
necesarios entre el personal y la dirección, para que
las cosas ocurran como las hemos descrito
anteriormente.
- El hecho de que la calidad sea, en parte, subjetiva,
no impide que se deban definir normas precisas.
- Los costes para alcanzar todas estas condiciones
deben ser mínimos y la empresa debe funcionar con la
mayor autonomía financiera.
La empresa debe disponer de una estructura humana y
funcional eficaz, diseñada para que con el mínimo
esfuerzo las personas realicen su trabajo, sin perder de vista la
eficacia y rentabilidad de sus acciones.
Si el diseño de la estructura minimiza los
conflictos y evitan las tareas reiterativas o repetitivas, se
podrá potenciar al máximo el tiempo y
dedicación de los trabajadores.
Este diseño deberá contener los elementos
de control que asegure que todas las acciones se concreticen en
rendimiento real y efectivo, y cubra las expectativas de la
dirección en cuanto a sus políticas presupuestarias
para no extralimitarse de los mismos, al mismo tiempo que
garantice el control y evaluación permanente de todos los
servicios.
Esta estructura debe garantizar o disponer del grado de
información necesario para quienes trabajan en ella. El
departamento de Marketing requiere información sobre las
condiciones y evolución de los mercados. Sobre como
funciona la competencia, si están o no satisfechos
nuestros clientes.
Otras informaciones serán también
importantes para los departamentos de producción,
investigación, desarrollo e innovación,
etc.
A través de la estructura de la
organización deberemos detectar los problemas y como
afrontarlos. El diseño de la organización
permitirá conocer en cada momento quien tiene la
responsabilidad para tomar decisiones en orden de resolver dichos
problemas.
Si el Director de Producción ha asumido la
responsabilidad para decidir lo que hay que comprar, esta
decisión no deberá entrar en conflicto con la
política presupuestaria de la empresa en esta materia. Se
deberá determinar a priori la capacidad de independencia
de este responsable, sobre todo para agilizar la
gestión.
Si es preciso, autorizar a otros departamentos
más pequeños para realizar aprovisionamientos sin
depender exclusivamente de la oficina central de
compras.
En la práctica, una empresa organizada
deberá contemplar una combinación de ambos
extremos. En cualquier momento la Dirección General,
según convenga, podrá fomentar la centralización, en tanto que otras veces
tenderá a la descentralización, si la ocasión
así lo requiere.
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