Introducción a la Gestión Empresarial (página 13)

Unidad 9 La gestión de los distintos
Departamentos

Tema 36 Otras áreas
funcionales

Es este Tema se estudian otras áreas
funcionales de la empresa
que requieren una Dirección Especializada como son los
departamentos: Técnico, Investigación y Desarrollo, Planificación Corporativa y otras
áreas de gestión.

INTRODUCCIÓN

El departamento de Investigación,
Desarrollo e Innovación (I+D+i) puede ser la
clave del futuro de la empresa. Un
equipo de I+D+i "ineficaz" no nos servirá de
nada.

De esta actividad surgen dos problemas
específicos para la Gerencia:

Las pymes tratan de resolver este problema
perteneciendo a las asociaciones de investigación
creadas para este colectivo empresarial. Las grandes industrias
disponen de su propia asociación que estudia los
proyectos
específicos de I+D en áreas específicas
que son de interés y los resultados son puestos a
disposición de todos sus miembros. Esta no es una
situación ideal pero, al menos, permite que el coste
de las investigaciones sean cofinanciadas por todos
ellos a un nivel razonable.

Quizás la empresa necesita disponer un
departamento de I+D más que cualquier otro
departamento, y que esté compuesto por especialistas
expertos en estas tareas. Estos especialistas son
eminentemente técnicos y esto puede plantear problemas
porque no tienen las habilidades y el entrenamiento
necesario en la gestión
empresarial. Además estos técnicos suelen
tener personalidades muy acusadas y no se adaptan
fácilmente a los aspectos usuales de la
comunicación y las relaciones
humanas.

EL ROL DEL DEPARTAMENTO
TÉCNICO

El diagnóstico y la previsión son
elementos vitales para la supervivencia de la empresa si
ésta se encuentra inmersa en un mercado
evolutivo, donde debe asumir riesgos
calculados en la demanda de
productos
futuros, muchos de ellos con factores de riesgo muy
altos. Este riesgo puede ser reducido si se realiza una
investigación efectiva y acertada del mercado, pero no
siempre se actúa de forma adecuada para evitar dichos
riesgos.

Los desarrollos técnicos tienden a
concentrarse en los siguientes puntos:

• Productos
• Materiales
• Componentes
• Procesos productivos
• Equipos de producción

• Muchas empresas consideran que los productos son
  el factor crítico, pero todo depende de la
  industria y su mercado objetivo.

  En las industrias de "proceso", por ejemplo, lo más
  importante son los desarrollos técnicos en el
  proceso de producción y la dotación de
  equipos adecuados.

  Por otro lado, el principal problema es la falta
  de comunicación que a menudo existe
  entre los departamentos de I+D+i y la Dirección de
  Marketing. Esto se debe principalmente a
  los rasgos de personalidad y a la actitud prepotente de algunos
  especialistas en hacer prevalecer sus criterios
  técnicos por encima de cualquier otro.

  Para solucionar este problema algunas empresas
  determinan que I+D+i dependa directamente de la
  Dirección General de la misma.

  ETAPAS EN LA INVESTIGACIÓN Y
  DESARROLLO

  La Dirección Técnica puede ser
  dividida en:

La investigación a su vez puede ser
dividida en dos categorías:

Investigación integral. Generalmente
es efectuada por las Universidades Politécnicas y
tiene como objetivo propugnar el
conocimiento humano, pero sin ninguna aplicación
práctica.

Ocasionalmente, los resultados de estas
investigaciones demuestran un potencial comercial o
práctico, y por tanto la industria privada mantiene
una relación muy estrecha con los trabajos de los
científicos e investigadores de estas instalaciones
académicas.

Investigación aplicada. Es el
área de interés para el mundo comercial y
generalmente es realizada por las propias empresas o por los
Institutos de Investigación a los cuales
pertenecen.

En esta etapa preliminar es difícil controlar
los gastos de
investigación. Tanto la investigación integral
como la aplicada suponen costes considerables y los presupuestos de investigación suelen
quedarse cortos. En el Tema 16 vimos que el Comité de
Gestión es un mecanismo de coordinación para la
comunicación entre departamentos y tiene la facultad
para tomar decisiones sobre la planificación de los
productos o servicios
de la empresa.

Otra función importante de este comité
es mantener un estricto control de
los costes de I+D particularmente en la etapa de la
investigación aplicada. Puede resultar difícil
para el comité decidir cuando ha de finalizar un
proyecto que
todavía tiene vigencia pero donde se evidencia que los
resultados de la investigación no son todavía
positivos, como se esperaba.

Una vez que la empresa ha culminado la etapa de
desarrollo del prototipo, los problemas del coste han sido
resueltos y se entra en la fase de viabilidad del producto
nuevo, tan solo queda desarrollarlo de una forma rentable,
comercialmente hablando. Por la oportunidad que se presenta
en el mercado, algunas empresas van directamente de la etapa
de desarrollo a la utilización del prototipo en el
proceso de producción.

EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN
CORPORATIVA

La proyección tecnológica es un
elemento vital en el proceso de la planificación
corporativa. Si una empresa
no tiene una idea clara de su estrategia
de marketing, será muy difícil que pueda hacer
planes corporativos realistas.

La planificación corporativa trata de evaluar
las oportunidades e identificar en que escenarios futuros se
moverá la empresa. Un estudio o auditoria del mercado
objetivo de ésta y de la presencia de sus productos
frente a los de sus competidores, será su nueva
señal de identidad.
Un ejemplo de lo que decimos lo vimos en el ejemplo
práctico del Tema 34, cuando GULF OIL cambió
por completo su estrategia de productos.

Esta actividad forma parte de una
planificación a largo plazo donde la Dirección
Técnica juega un papel clave. La empresa depende de
sus habilidades y experiencias para formular un plan
corporativo que contemple la fabricación de nuevos
productos innovadores en el mercado que hagan posible el
cumplimiento de la política de inversiones y de ganancias
de la empresa.

La cultura
del país también debe ser considerada. En
nuestro país debido a la poca tradición
industrial en la mayoría de sus regiones
autónomas, salvo Cataluña y el País
Vasco, el consumidor
es muy cauteloso ante productos innovadores. Un porcentaje
bajo de productos nuevos tiene éxito en nuestro país, por ser
muy tradicionalista, mientras que en los Estados
Unidos de Norteamérica la aceptación por
parte del consumidor es superior. Muchas empresas
harán la prueba de un nuevo producto en el mercado
americano antes de introducirlo en Europa.

El Director Técnico deberá estudiar
objetivamente los ciclos de vida de los productos existentes
ya que el diseño y lanzamiento de otros nuevos
debe estar vinculado a la actividad total de la empresa. Esta
maniobra puede colapsar los recursos
financieros de la empresa o crear problemas de calidad o
demoras de entrega lo que supondría una deficiencia
del nuevo producto porque este nacería de forma
irregular y sin posibilidades de éxito.

OTRAS ÁREAS ESPECIALIZADAS DE LA
GESTIÓN

En este tema nos hemos ocupado de las necesidades y
problemas de los departamentos de I+D+i, pero también
debemos considerar otros departamentos con necesidades
especiales, como: Compras y Proceso de Datos.

Existen otros departamentos, pero estos están
integrados dentro de otros más grandes,
como:

Expedición, que forma parte de
Distribución, que a su vez pertenece al de
Marketing.

El Departamento de Compras es responsable de
la adquisición de materiales
y componentes que permiten a la empresa desarrollar sus
procesos
de producción. Su papel varía considerablemente
de una empresa a otra. Algunos responsables de compras
solo cumplimentan los pedidos realizados por otros
departamentos, mientras otros tienen suficiente
autonomía para tomar decisiones en cuanto a que tipo o
marca de
material se debe comprar.

El Departamento de Proceso de Datos se ha
convertido en los últimos años en uno de los
más importantes de la empresa. Sin embargo, es muy
difícil determinar las responsabilidades y funciones del
director de este departamento porque los requisitos
varían según el tipo de empresa. En las
empresas modernas todos los responsables de la gestión
disponen en sus despachos de terminales informáticos y
es necesario que se familiaricen con los programas y
equipos que regulan el tráfico interno y externo de la
empresa. En tal caso el director del departamento de proceso
de datos tendrá una posición clave e
intervendrá en el diseño y puesta en marcha de
los procesos informáticos de gestión
aprovechando la evolución de las nuevas aplicaciones
tecnológicas puestas a disposición del mundo
empresarial, como una contribución más efectiva
a las posibilidades de crecimiento de la empresa.

RESUMEN

En este Tema se han estudiado las particularidades
de los directores técnicos y su relación con
otros directores funcionales y jefes de sección dentro
de la
organización.

Históricamente, la Gerencia Técnica se
ha distanciado de la actividad de la gerencia nuclear de la
empresa, debido a la actitud de los técnicos de no
adaptarse a los requisitos de la organización. Sin embargo, con la
evolución continua de las nuevas
tecnologías, el papel del técnico se
está haciendo más importante e imprescindible y
es probable que las actitudes
anteriores acaben bajo la presión de las circunstancias de
corresponsabilidad y trabajo en
equipo que hoy prevalecen en la gestión
moderna.

Los objetivos
fundamentales del gerente
técnico se encuadran en el área de la innovación tecnológica y dado su
preparación profesional tiene la facultad de responder
permanentemente a los cambios de los factores ambientales
externos.

EJEMPLO PRÁCTICO (I)

La historia de
la compañía británica Sinclair
estuvo llena de éxitos como de fracasos. Fue una
empresa británica que se distinguió por sus
innovaciones en el campo de la informática de gestión.
Fabricó un pequeño ordenador a un precio muy
barato y lo vendió con un lema "Un ordenador para
todos", que fue un gran éxito técnico y de
marketing. A pesar de esto, casi se arruinó en su
intento de desarrollar un coche eléctrico que fue
promocionado en el mercado inglés. Lamentablemente el mercado
escogido fue el menos indicado, pero sin embargo en los
Estados Unidos fabricó un pequeño
automóvil para campos de golf que tuvo un gran
éxito.

EJEMPLO PRÁCTICO
(II)

Para asegurar que las inversiones en las
tecnologías de la información y las comunicaciones producen el mayor impacto, los
directores de sistemas
deben ser capaces de involucrar a la alta dirección
del negocio y de concentrarse en la
innovación.

Los CIO (chief information officers—directores
de sistemas) llevan tiempo
optimizando los recursos de sistemas con bastante
éxito. Sin embargo, muchos consejeros delegados dicen
estar decepcionados porque el área informática
no aporta lo suficiente en la mejora del desempeño del negocio.

La Dirección General y muchos CIO coinciden
en los elementos necesarios para una gestión efectiva
e los sistemas: mayor participación de las unidades de
negocio en las decisiones de inversión en tecnología, mayor responsabilidad de éstas para lograr
los beneficios derivadas
de las inversiones, y mayor énfasis en el uso de los
sistemas para impulsar cambios significativos en el modo de
hacer del negocio (innovación)

Estos responsables tienen un conocimiento claro de los costes e inversiones
en sistemas. Discuten asuntos relacionados con sistemas en un
idioma financiero común, claramente orientado al
impacto en el negocio, y toman decisiones más
rápidas e inteligentes.

EJERCICIO

Realice un memorando de cual es el propósito
del departamento de I+D+i.

PREGUNTAS

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

UNIDAD 9 TEMA 32

UNIDAD 9 TEMA 33

UNIDAD 9 TEMA 34

UNIDAD 9 TEMA 35

UNIDAD 9 TEMA 36

Unidad 10
Administración, Información y
Gestión

Tema 37 Papel y
Función de la Oficina

Este Tema trata de la
administración, información y
gestión, y el papel que juega el espacio físico
y ambiental al que llamamos Oficina. Este Tema
demuestra como la buena organización de nuestra
oficina
contribuye a la eficiencia de la empresa. Identifica el
propósito de la oficina y sus
componentes.

INTRODUCCIÓN

Un E.P.C. (Espacio Profesional
Compartido) o también llamado la Oficina
Administrativa ha sido definido por el IEGE,
como:

"El espacio empresarial que se encarga de
albergar los servicios de información, administración, planificación y
comunicación en los cuales la Dirección de una
empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y
logra sus objetivos". Es lo que en términos
coloquiales denominamos "La oficina".

El contenido de esta definición nos indica
que la función principal de una oficina es la de
prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la
organización. Puede considerarse como el proveedor de
un espacio físico donde la empresa tiene centralizados
las distintos departamentos que operan en las áreas
de:

• Comunicaciones (tanto internas como
  externas).
• Información (registro y
  transmisión de datos).
• Control permanente de personas y sistemas de
  trabajo.

• La función primaria de la oficina es la
  de un "centro de información y de negocio".
  La información llega al Centro, se procesa y luego
  es archivada o es enviada de nueva de forma simplificada
  o ampliada a los grupos
  interesados en esa información.

  

  CENTRO DE
  INFORMACIÓN Y DE NEGOCIOS

  FUNCIONES BÁSICAS DE LA
  OFICINA

  La oficina es la base operativa para el cálculo y control permanente de la
  empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad
  y se realizan diariamente las diversas transacciones de
  negocio. En definitiva la oficina es la
  razón de ser de la existencia de cualquier
  empresa.

  Los sistemas de registro de los procesos de
  información son la base principal de la empresa
  donde todos los empleados saben donde encontrar los
  distintos informes sobre la evolución
  económica de la misma y los nuevos datos que
  quieran incluir como nueva información.

  La oficina es el lugar físico donde son
  archivados los informes, correspondencia, etc. que
  reflejan los movimientos económicos, comerciales,
  industriales, etc. Los procedimientos y niveles de los circuitos de documentos deben ser simples y no
  complejos, con un orden establecido y que permitan la
  existencia de cualquier excepción, en este
  sentido.

  LOS COSTES ESTRUCTURALES DE LA
  OFICINA

  Los gastos generales de una oficina son
  posiblemente los más altos que las empresas tienen
  que soportar, por lo que es muy importante que los costes
  del servicio sean revisados y/o actualizados
  periódicamente.

  Los costes más significativos de la
  oficina son los referidos a:

• Alquiler del local.
• Equipos informáticos y
  ofimáticas.
• Mantenimiento (electricidad, calefacción, aire
  acondicionado, teléfonos, etc.)
• Materiales (consumibles y fungibles).
• Salarios y beneficios del personal.
• Gastos y dietas de los viajes a
  la Oficina Central, del personal directivo, vendedores,
  etc.

• El desarrollo tecnológico de los equipos
  crece rápidamente y facilita enormemente el
  desarrollo de las tareas administrativas, con procesadores de textos y otros equipos
  informáticos cada día más
  sofisticados y efectivos. Si la empresa incorpora los
  elementos adecuados a sus necesidades, aunque estos
  supongan una gran inversión, los costes de
  personal administrativo y demás gastos generales
  se verán reducidos.

  Las oficinas que incorporan en sus instalaciones
  una
  red tecnológica producen los mismos
  resultados. Existe la tendencia creciente hacia la
  oficina centralizada a la cual se pueden conectar otras
  oficinas periféricas virtuales a través del
  aprovechamiento integral de la red
  telefónica.

  Los costes de estas implementaciones son
  importantes pero reducimos el coste al no tener un
  excesivo número de empleados, como también
  el espacio físico de oficina requerido para las
  unidades de negocio descentralizadas.

  Los gastos de gestión administrativa y
  comercial pueden reducirse aún más por la
  tendencia de muchas empresas de desplazar los trabajos de
  algunos empleados hacia "la oficina en casa". Algunos
  ejecutivos ya no necesitan ir a la oficina diariamente ya
  que pueden conectarse a la misma a través de un
  ordenador portátil conectado a la Oficina Central
  de la empresa.

  Estas facilidades están afectando a la
  actitud tradicional de estos ejecutivos hacia los
  trabajos burocráticos que realizaban anteriormente
  en la oficina apoyada por la secretaria o personal
  administrativo. Algunos ejecutivos, sobre todo de
  generaciones anteriores creen que se encuentran
  desplazados fuera de la red de comunicaciones, que todo
  se basa cada día más en las nuevas
  tecnologías. La mayoría de ellos son
  conscientes que necesitan aprender rápidamente a
  manejar estos instrumentos de gestión puestos a su
  disposición.

  El alquiler de los locales, los costes de
  mantenimiento de los mismos, los desplazamientos, etc.
  podrán reducirse al considerar la oficina como una
  red tecnológica. El coste de los equipos es mucho
  mayor, como decíamos anteriormente, pero
  están debidamente compensados por la eficiencia y
  rapidez del servicio obtenido.

  Finalmente y desde la óptica de la reducción de
  costes, los empresarios están descubriendo que con
  las nuevas aplicaciones tecnológicas, sobre todo
  la informática de gestión, es muy
  fácil y cómodo controlar la
  actuación de los distintos operadores y al mismo
  tiempo mantener un registro de todas las transacciones.
  El trabajo en éste área está
  entrando en una nueva fase en términos de
  eficiencia y productividad.

  LOS PROCEDIMIENTOS
  ADMINISTRATIVOS

  Las comunicaciones dentro de la empresa, como
  entre ésta y su mercado o entorno
  económico, dependen de la correcta
  circulación de la información entre las
  partes involucradas. Se requieren sistemas adecuados para
  asegurar que los distintos departamentos funcionales
  logren sus objetivos. Los sistemas de ofimática e informáticos
  están diseñados para aportar un gran
  número de procedimientos sistematizados para
  alcanzarlos.

  Los principios de una correcta gestión
  empresarial han sido llevados a cabo durante muchos
  años, todo ello basado en la experiencia y la
  práctica de los gestores. Sin embargo, al cambiar
  las demandas funcionales de una organización
  comercial, por ejemplo, también los sistemas de
  control deben responder a la nueva
  situación.

  Existen en la actualidad ciertas consideraciones
  básicas que deben ser establecidas antes de
  implementar o revisar los procedimientos administrativos:

El objetivo de éste análisis funcional
debe ser conocido y entendido por todo el personal afectado.
Una revisión detallada de las actividades de la
oficina puede ser percibida por los empleados como una
amenaza en su futuro, si no se explican los beneficios que
aportará al conjunto y se hace todo el esfuerzo para
obtener su cooperación.

Antes de analizar los procedimientos actuales
deberemos definir claramente el propósito que se
pretendió en la implantación inicial y
demostrar que la nueva implantación puede ser lograda
alterando los antiguos procedimientos.

La definición del propósito de la
revisión, es decir, lo que se pretende lograr, es la
parte más importante y quizás la más
difícil en este análisis preliminar. Sin
embargo, es un paso esencial si la solución que va a
ser establecida es mejor y más efectiva en costes que
la anterior.

A veces esta definición de propósitos
es mal interpretada en el enfoque: deberemos estudiar el
fin–el propósito– que pretendemos conseguir antes
que el método. Una vez que el nuevo procedimiento
ha sido establecido, la selección del método y las
actividades que intervienen pueden iniciarse sin
problemas.

Los procedimientos deben ser diseñados
sistemáticamente para asegurar que todos los objetivos
establecidos en dicho procedimiento son cumplimentados. El
uso correcto e imaginativo de los recursos disponibles de los
procedimientos y métodos aplicados, ofrecerán
sin duda un servicio superior a la empresa y a sus gerentes
funcionales.

Una vez establecidos estos procedimientos, deben ser
formalmente registrados y las actividades controladas para
asegurarnos que están de acuerdo con el procedimiento
normalizado. Estos formarán parte del manual de
calidad de la gestión funcional interna de la empresa.
Un proceso sistemático claramente definido, aprobado y
posteriormente establecido, nos aportará siempre
resultados óptimos en nuestra
gestión.

RESUMEN

Los trabajos administrativos tratan de examinar los
documentos de la empresa y decidir que hacer con ellos,
chequeando su contenido, verificando si los datos
están completos y son correctos, clasificarlos,
trasladar datos de un documento a otros, realizar
cálculos, codificarlos, etc. Todas estas tareas o
"papeleo" pueden ser verificados con la rapidez que aportan
los equipos ofimáticos e
informáticos.

Los puntos importantes que debemos recordar siempre
sobre el trabajo de la oficina, son:

La existencia de un circuito definido para recibir,
procesar y obtener los resultados esperados.

La existencia de archivos con el objeto de guardar y
custodiar todas las actividades procesadas y referidas a las
actividades de la empresa.

La naturaleza reiterativa del trabajo de acuerdo con
las instrucciones marcadas.

El trabajo realizado en la oficina permite que los
distintos sistemas de comunicación, oral y escrita,
sigan su curso. Los cambios en la organización de la
oficina presentan nuevas responsabilidades para la Gerencia.
Estas estructuras deben resaltar la importancia de
una comunicación eficaz y eliminar en lo posible los
hábitos jerárquicos y rígidos en cuanto
a la relación empresa—empleado. Sin embargo,
toda nueva implantación traerá consigo sus
propios problemas de control y seguridad.

El carácter de la oficina ha cambiado con
la introducción de las nuevas tecnologías. La
estructura de la organización y los sistemas de
control aportan mucha más disciplina
en el trabajo administrativo, lo que a veces provoca
tensiones en las relaciones tradicionales entre empleados y
directivos.

EJEMPLO PRÁCTICO

IBERIA LÍNEAS AÉREAS
ESPAÑOLAS introdujo en la década de los 70
un sistema de
reservas completamente informatizado en sus oficinas
centrales. Cuando un pasajero llamaba por teléfono para pedir información,
el operador de la oficina disponía de una pantalla de
ordenador que estaba conectada al ordenador central de la
compañía que informaba en tiempo real los
detalles de vuelos y reservas de plaza.

En respuesta a las preguntas, el operador
recibía información en su ordenador y
cumplimentaba los datos solicitados por el cliente que
llamaba por teléfono. Si el pasajero estaba de
acuerdo, realizaba una reserva provisional que quedaba
registrada en el ordenador central y era notificado
instantáneamente a las demás terminales que
operaban en el sistema y que estaban solicitando
información sobre el mismo vuelo y de esta forma se
reducía la posibilidad de reservas dobles.

Los operadores, en su día, reconocieron que
este sistema era mucho más efectivo pero
también percibieron que el control por parte de los
supervisores, era mucho más estricto. Cualquier error
era automáticamente registrado en el sistema con la
misma celeridad con que se contrataban los pedidos; esto
permitió a los responsables de área solicitar
un mayor entrenamiento en casos apropiados y consejos o
procedimientos disciplinarios en otros.

Hoy día todos estos procesos se han agilizado
enormemente al incorporar esta Compañía sus
servicios a través de la red Internet,
ofreciendo una amplitud de servicios on line, hasta hace poco
inimaginables.

PREGUNTAS

Unidad 10
Administración, Información y
Gestión

Tema 37
Planificación y Diseño de
Oficinas

Este Tema es una extensión de lo tratado
en el tema anterior, e incluye el diseño y la
planificación física de las
oficinas en relación a los empleados que trabajan en
ella. Identifica los componentes de su diseño e
ilustra como utilizar muebles y equipos, tanto
ofimáticos como informáticos.

INTRODUCCIÓN

El diseño y distribución de la oficina
dependerá fundamentalmente de la naturaleza y
funciones específicas de la misma. Aunque son
similares las oficinas de producción y de personal, no
cabe duda que existe una gran diferencia en los trabajos
asignados a los empleados de cada una de ellas y por ende la
disposición de los puestos de trabajo y los elementos
que lo configuran

Muchas empresas disponen de una Oficina Central que
trata con todas las actividades que se desarrollan en la
misma. El Director General tiene suficiente experiencia y es
capaz de asesorar a los distintos departamentos sobre los
procedimientos generales de la gestión. Estas
oficinas, generalmente, disponen de un sistema centralizado
que da cabida a varios servicios comunes: recepción,
correo, centralita, seguridad y otros servicios.

Los archivos centrales guardan todos los documentos,
tanto físicos como informatizados y están al
alcance de todos lo miembros de la empresa y además
cuenta con archivos individuales por departamentos.
Dependiendo de su tamaño, algunas empresas disponen de
un departamento exclusivo para temas jurídicos llamado
Asesoría Jurídica, que se encarga de redactar
los contratos,
garantías, recuperación de créditos
impagados y otros problemas legales que puedan surgir y
referidos a contenciosos laborales, accidentes, patentes, seguros,
etc.

LOS PRINCIPALES
DEPARTAMENTOS

Es el centro de las actividades productivas de la
empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este
departamento aplica los métodos más eficaces en
la fabricación de los artículos. Antes de
iniciar el proceso de fabricación se calculan los
costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda
alterar o afectar al proceso. Estos trabajos son realizados
por los supervisores que efectúan un seguimiento de
los materiales requeridos y demás componentes para
garantizar que estén disponibles a tiempo en la
línea de producción.

Los diversos costes que intervienen en la
explotación general de la empresa así como los
ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento.
Registra las compras, ventas y gastos así como la
compra o venta de activos
fijos inmovilizados y demás adquisiciones de la
empresa. Revisa periódicamente las cuentas
para asegurar que las inversiones se están realizando
correctamente. También se ocupa del pago de los
salarios e incentivos al
personal. La contabilidad de costes vigila los presupuestos
de producción, tanto directos como indirectos, y
garantiza mediante el cálculo y control permanente
cualquier desviación de los costes, para garantizar
que los precios de venta nos producen los beneficios
esperados.

Supervisa todos los asuntos referidos al personal de
la empresa. Se encarga de la selección y
contratación del personal, organiza cursos de
formación a los distintos niveles y prepara reuniones
de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para
introducir nuevos procedimientos de trabajo. También
se ocupa de los expedientes personales, de considerar
candidatos para su promoción y redacta informes sobre
normas
operativas para jefes de departamento y supervisores. Recoge
las quejas de los empleados, se ocupa de los expedientes
disciplinarios y de despido, prepara informes testimoniales
para el personal que abandona la empresa y se ocupa, por
último, del bienestar social de los empleados, sin
excepción.

Este departamento es responsable de la compra de las
materias primas y de la maquinaria y utillaje utilizados en
el proceso de fabricación. También se ocupa de
comprar los equipos y material de oficina. Cuando se reciben
los suministros el Director de Compras visará las
facturas de los distintos proveedores y las remitirá
al departamento de Contabilidad para su pago.

Se encarga de que los productos sean enviados a los
clientes, bien por ferrocarril, carretera, mar o por
vía aérea. El gerente de transporte
será el responsable de la selección del medio
de transporte más seguro y
económico para la consignación de las
mercancías y estará al corriente de las tarifas
vigentes de los fletes. Algunas empresas disponen de su
propia flota de camiones y estos operan bajo la
supervisión del mencionado gerente.

EL DISEÑO Y UBICACIÓN DE LAS
DISTINTAS SECCIONES

Para trabajar eficientemente, es fundamental que el
diseño de la oficina sea correcto, que el mobiliario
sea funcional, que haya luz,
calefacción y ventilación suficiente, en
función de la capacidad volumétrica del espacio
disponible.

La ubicación de los distintos departamentos y
su relación con los demás es un tema a tener en
cuenta y deben ser considerados los siguientes
factores:

• Los departamentos que trabajan juntos o
  están vinculados entre sí, deben estar uno
  cerca del otro. Por ejemplo, Caja y
  Contabilidad.
• Los departamentos o secciones de mucho
  tránsito deben estar cerca de la entrada o
  recepción.
• Los servicios de correo, mensajería,
  copistería, etc. deben estar situados teniendo en
  cuenta la cercanía de ascensores, montacargas o
  escaleras.
• Las salas de junta, reuniones o conferencias
  deben situarse lejos del ruido o
  aislarlas con paneles adecuados.
• La maquinaria pesada se instalará en los
  pisos de planta baja a nivel de calle.
• Los despachos de trabajo deben estar distribuidos
  teniendo en cuenta que sin son ampliados en un futuro,
  puedan hacerlo fácilmente.
• Los despachos de Dirección se
  ubicarán en áreas restringidas al
  publico.
• Los servicios y vestuarios dispondrán de
  un acceso fácil para el personal.
• Debe existir un espacio adecuado para los
  archivos.

• Las oficinas pueden ser diseñadas al
  estilo tradicional o basarse en un estilo llamado de
  "espacios abiertos" (open plan). El diseño
  de las oficinas tradicionales consiste en una
  distribución de espacios o despachos
  independientes para cada departamento o servicio. Este
  diseño aporta ventajas y desventajas:

  Ventajas: son, luz, calefacción y
  ventilación individual, prestigio y privacidad y
  menos distracción para el personal, sobre todo
  directivo o para trabajos que requieran una gran
  concentración.

  Desventajas: se necesita más
  espacio y aumentan los costes de decoración y
  mantenimiento de luz y acondicionamiento. Posiblemente se
  precisen más equipos y la supervisión sea
  más compleja. Además cada departamento o
  sección se convierte en una unidad independiente y
  por tanto será más difícil que los
  empleados se sientan como parte de la
  organización.

  Una oficina de "espacios abiertos" significa una
  sala grande donde se ubican diversas secciones o
  departamentos que trabajan juntos en vez de despachos
  independientes o separados, con una disposición
  simétrica de mesas, sillas y demás muebles.
  También como en el estilo tradicional, existen
  ventajas e inconvenientes.

  Ventajas: se aprovecha correctamente el
  espacio útil, con una disposición flexible
  lo cual favorece el movimiento de los empleados. Existe
  una mejor supervisión y uso más racional de
  los equipos.

  Desventajas: crea un ambiente impersonal y problemas de ruidos;
  es difícil acondicionarlas para que exista luz y
  acondicionamiento de temperatura adecuada para todos. Puede
  crear distracción en el trabajo debido a la
  presencia de visitas y otros empleados y puede acarrear
  problemas serios de salud por
  la facilidad de contagio de resfriados y gripe entre las
  personas que trabajan

  Una oficina diseñada por un arquitecto de
  interiores (decorador), la versión más
  fidedigna, sofisticada y científicamente
  planteada, sería realizada por el sistema "espacio
  abierto". La oficina es decorada mediante la
  ejecución de un proyecto de reforma y
  decoración donde la luz, calefacción,
  aire
  acondicionado están debidamente calculados y
  controlados; además de una gama de colores cuidadosamente escogidos y
  mobiliario acorde con el conjunto, donde algunos
  despachos individuales se incorporaran para trabajos
  especializados o de prestigio.

  El uso de mamparas que dividen los espacios, los
  falsos techos y los revestimientos de los suelos
  y paredes ayudan a reducir el ruido; la colocación
  de tomas eléctricas, teléfonos, equipos,
  etc. deben estar diseñados cuidadosamente. Aunque
  estas instalaciones son costosas, aportan beneficios
  considerables en términos de clima
  y ambiente idóneo para los empleados.

  ORDEN Y SEGURIDAD
  INTERNAS

  En nuestro país la salud y seguridad de
  todos los empleados de las empresas está protegida
  por la Ley de
  Riesgos Laborales 31/1995 de 8 noviembre, y tiene como
  propósito fundamental la mejora de las condiciones
  de trabajo Esta Ley supone un instrumento necesario y
  eficaz para combatir el exceso de Accidentes de Trabajo y
  Enfermedades Profesionales que padece
  nuestro mundo del trabajo.

  Particularmente, la seguridad en la oficina
  puede llevarse a cabo poniendo atención en los puntos que citamos
  a continuación:

• No se deben dejar tirado en el suelo las
  cosas que puedan entrañar riesgos como: carpetas,
  paquetes, archivadores, etc. Los cajones de los ficheros
  deben mantenerse cerrados excepto si se están usando
  y solamente un cajón debe estar abierto a la vez.
  Los materiales más pesados deben ser guardados en el
  último cajón o peldaño. Los ficheros
  deben estar situados lejos de las puertas de
  acceso.
• Si existen estantes altos se deben colocar
  escaleras para acceder a estos y nunca subirse en las
  sillas, sobre todo a las de ruedas que son particularmente
  peligrosas. No debemos subirnos a un estante alto ya que
  puede venirse abajo todo el mueble.
• Ningún material debe dejarse encima de un
  calentador o radiador. La luz natural o artificial debe ser
  la adecuada en todas las áreas de trabajo. Se debe
  poner particular atención a la luz de las escaleras
  y en las zonas donde están los equipos. Se debe
  inculcar a los empelados que caminen, y nunca corran por la
  oficina. Deben existir carteles y señales indicativas para la
  localización de las salidas de
  emergencia.
• Un botiquín de primeros
  auxilios debe estar visible y accesible. También
  hay que colocar estratégicamente extintores de
  fuego, vigilando periódicamente su vigencia de
  uso.

• LOS SERVICIOS DE LA OFICINA
  CENTRAL

  El control puede quedar a cargo de los jefes de
  departamento pero la responsabilidad total de la oficina
  recae en un gerente especializado. La centralización de tal autoridad no significa que todo el trabajo
  esté centralizado. Los empleados
  continuarán trabajando en los distintos
  departamentos donde estén destinados.

  Algunas funciones
  administrativas serán comunes a todos los
  departamentos; otros serán específicos al
  departamento en cuestión. Por tanto la
  centralización absoluta no es posible. Los
  servicios comunes a todos los departamentos son aquellos
  que no son utilizados frecuentemente pero que son
  requeridos alguna vez por casi todos los departamentos y
  por ello están "centralizados".

  Los servicios centralizados tienen la ventaja de
  ser mantenidos a unos costes reducidos, tanto en personal
  como en equipos, sobre todo por la uniformidad de
  métodos y niveles de trabajo. La empresa,
  podrá utilizar sus especialistas más
  eficazmente y además crear condiciones de trabajo
  especiales.

  Sin embargo, los servicios especializados pueden
  no ser adecuados para ciertos trabajos específicos
  y confidenciales. Pueden producirse demoras y existe la
  posibilidad de que se produzcan conflictos potenciales de prioridades por
  parte de los distintos departamentos que los utilizan o
  demandan.

  RESUMEN

  El grado por el cual una oficina contribuye a la
  eficiencia total de la empresa, depende de muchos
  factores. Al gerente de una oficina le son aplicados los
  mismos principios para que cumpla de forma satisfactoria
  su misión.

  La eficacia de los servicios de la oficina
  dependen de varios factores :

• La estructura global de la organización
  debe reconocer y apoyar al gerente administrativo como un
  especialista, cuya eficiencia es vital para la empresa.
  Este deberá organizar la oficina para que opere
  eficazmente, tanto desde el punto de vista funcional como
  económico.
• La oficina proporciona un servicio calculado y
  los responsables de la gestión deben estar
  preparados para introducir los cambios necesarios para que
  sean los adecuados a las necesidades que tiene que
  cubrir.
• Una actitud efectiva en cuanto a una
  racionalización de los costes, para que la oficina
  lleve a cabo sus funciones de forma rentable.
• Nada de excentricidades o toques ultramodernos o
  excesivamente vanguardistas. La imagen de la oficina debe
  guardar relación con el tipo de trabajo que
  allí se lleva a cabo. Por eso, aunque se dé
  un toque personal, lo mejor es escoger muebles de corte
  clásico, maderas nobles y colores oscuros, paredes
  blancas, etc. Reservar un espacio de la oficina como sala
  de reuniones, que sirva también para recibir a
  clientes y proveedores.

• EJEMPLO PRÁCTICO
  (I)

  Cada día más, comprobamos como los
  sistemas informáticos en las empresas
  españolas apoyan perfectamente la eficiencia
  comercial de éstas. Se han desarrollado
  aplicaciones informáticas que pueden transmitir
  información vía Internet a todo el
  mundo. El más utilizado es el llamado "correo
  electrónico" o "e-mail", donde un
  operador escribe una carta
  directamente en el teclado de su ordenador, que puede ver
  reflejado en su pantalla, antes de
  transmitirlo.

  El supervisor puede verificar los trabajos en
  línea y luego pueden ser transmitido vía
  Intranet (red interna de la empresa) a otras
  personas, siempre y cuando tengan un equipo receptor
  similar al emisor. Esta práctica es muy
  común hoy día en la mayoría de las
  empresas de todo el mundo. Estos sistemas están
  revolucionando el mundo de las comunicaciones
  interpersonales y están reduciendo la
  correspondencia normal de los servicios de Correos, ya
  que todos los documentos, informes, fotografías,
  planos, propuestas, etc. son enviadas directamente
  vía Internet, con la particularidad de que pueden
  ser archivadas en la
  memoria del ordenador como referencia
  futura.

  EJEMPLO PRÁCTICO
  (II)

  El espacio abierto en una oficina no siempre es
  mejor que uno cerrado. Las empresas buscan recintos de
  trabajo que fomenten la comunicación informal y en
  los últimos años han apostado por
  transformar sus espacios de trabajo para amoldarlos a las
  exigencias de los empleados y fomentar la mejorar del
  clima y las relaciones personales.

  Para los empleados, la nueva tendencia permite
  una mayor flexibilidad e interacción. Un espacio abierto en
  una oficina facilita la información pero
  también provoca una falta de privacidad, por lo
  que cada organización debe apostar por el modelo
  de espacio que mas se ajuste a sus
  necesidades.

  A un Director General no debe asignársele
  un espacio abierto, porque para tratar ciertos temas en
  privado necesita un despacho personal y
  cerrado

  Los espacios deben estar diseñados por
  actividades no por modelos jerárquicos, es lo que se
  denomina facility mangement, una disciplina de
  gestión de los recursos corporativos que
  surgió en los Estados Unidos a principios de los
  años 80 y que, provee de espacio y servicios al
  negocio, de una forma funcional y económica muy
  rentables.

  En definitiva, en el entorno cada vez mayor de
  empresas menos jerarquizadas se utilizan los espacios
  para modernizar el cambio
  y las forma de trabajo.

  EJERCICIO

  Como adjunto al Director Financiero de su
  empresa, cuya actividad es la fabricación de
  productos industriales, se le ha pedido a usted que
  diseñe la disposición del lugar que este
  departamento debe ocupar en las nuevas oficinas
  centrales. En la actualidad el departamento lo componen:
  1 director financiero, usted mismo, 1 operador-procesador de datos, 1 secretaria de
  dirección, 3 auxiliares administrativos-contables,
  1 jefe de contabilidad, 1 supervisor y 2 tele-operadoras.
  Elija el lugar dentro de la oficina y justifique su
  elección.

  PREGUNTAS

• ¿Cual es la función
  principal del Jefe de Administración?
• ¿Cual es la función del
  Departamento Jurídico?
• Resuma las funciones del Supervisor de
  Producción.
• ¿Cuáles son las funciones
  de la sección de costes?
• ¿Cuál es la
  responsabilidad principal del jefe de compras?
• ¿Dónde deben estar
  situados los servicios de correo y
  mensajería?
• ¿Dónde deben situarse las
  oficinas del Dpto. Técnico?
• Explique las desventajas del
  diseño tradicional de oficinas.
• ¿Cuáles son las ventajas
  de una oficina de espacios abiertos?
• ¿Cómo es una oficina de
  espacios abiertos?
• ¿Cuando empezó a operar en
  España la Ley de Prevención de
  Riesgos Laborales y porqué?
• Defina las normas de seguridad en la
  utilización de los ficheros.
• ¿Que funciones son importantes
  centralizarlas?
• Resuma las desventajas de los servicios
  centralizados.

• Unidad 10
  Administración, Información y
  Gestión

  Unidad 39
  Gestión de la
  Información

  Este Tema incluye un resumen de los diversos
  temas tratados a lo largo del libro.
  De esta forma el lector podrá apreciar mejor la
  importancia que tiene la información. Describe las
  funciones básicas de la información dentro
  de la empresa y como debe actuar la Gerencia en
  relación a la información que recibe y la
  forma de transmitirla.

  INTRODUCCIÓN

  En este tema tratamos la relación
  existente entre la información recibida y las
  decisiones que toma la Gerencia. Algunas veces, las
  decisiones tomadas están en función de la
  información sobre las cuales se basan.

  Una información deficiente o inadecuada
  dará lugar a decisiones incorrectas. Lo contrario,
  también es cierto, es decir, demasiada
  información dará lugar a confusiones y
  obstaculización del proceso para la toma de
  decisiones. El gerente necesita información y debe
  rehusar aquella que sea irrelevante o
  incoherente.

  Los problemas típicos para la
  recopilación de información podrían
  incluir:

• Solo existe información parcial,
  lo que conduce a tomar decisiones incorrectas.
• Demasiada información
  podría confundir los verdaderos puntos de
  referencia.
• Una información irrelevante
  dará lugar a confusión.
• La distorsión de la
  información y la pérdida de credibilidad de
  ésta, provoca incertidumbre.
• Fuente de información con errores
  en el origen de la misma.

• Para superar estos problemas, es importante que
  la empresa desarrolle un sistema efectivo para la
  selección y administración de la
  información.