13. Listado de algunas Areas y Sistemas
posiblemente afectados.
Se ha dicho que la dificultad específica de los
dispositivos inmersos (microprocesadores) es la identificación de
los que presentan problemas.
Quizás de 1000 microprocesadores inmersos solo dos o tres
serán los que requieran corrección, pero
podrían ser estos los que controlan procesos
críticos, como regular la activación de un sistema de cargo
de intereses a los deudores de un banco. Si alguno
de éstos falla puede ocasionar pérdidas
económicas muy importantes. Lo difícil es encontrar
esos dos o tres microprocesadores y corregirlos. A
continuación se presentan una lista a manera de ejemplo,
de equipos en los que se pueden encontrar microprocesadores
inmersos. Cabe aclarar que para abordar los equipos que comprende
la lista que se presenta a continuación en primer
término se tiene que discriminar si se trata de equipos
con funcionamiento analógico o digital. Si fuere el
segundo caso cabe advertir que la probabilidad de
falla en la mayoría es muy baja. En primer término
se enlistan los que tienen una alta probabilidad de presentar
problemas en su funcionamiento por incompatibilidad Año
2000.
- Controladores lógicos programables.
- Equipos de teledimensión.
- Equipo de comunicación inteligente.
- Conmutadores controles.
- Equipo de navegación automática y
telecontrol. - Equipos metereológicos.
- Equipos biomédicos de terapia intensiva y
sistemas de sustentación de vida. - Sistemas de control
inteligente. - Máquinas de control numérico.
- Sistemas de control y adquisición de datos
(SCADA). - Equipos electrónicos para manejo de
materiales peligrosos.
Así mismo, se presentan a manera de
orientación equipos que al ser identificados con
funcionamiento digital pueden contener microprocesadores con baja
probabilidad de falla por incompatibilidad del año 2000,
tipo de actividad:
- Equipos de Oficina.
- Computadoras.
- Copiadoras.
- Computadoras personales.
- Faxes.
- Computadoras portátiles.
- Teléfonos celulares.
- Agendas electrónicas.
- Cámaras de video fijas y
móviles. - Sistemas de telefonía.
- Sistemas de control de tiempo.
- Correo de voz.
- Equipo industrial.
- Sensores ópticos.
- Sensores de temperatura.
- Sensores de flujo.
- Lectores de código de barras.
- Analizadores de sustancias químicas.
- Válvulas.
- Instrumentos o sistemas de
control. - Sistemas de administración de la producción y de planeación del negocio.
- Sistemas de edificios.
- Aire acondicionado.
- Generadores eléctricos de respaldo.
- Sistemas de administración de edificios.
- Alarmas contra incendios y
contra robos. - Sistemas de circuito cerrado de televisión.
- Cierre de puertas.
- Sistemas de control de incendio.
- Sistema de calefacción y aire
acondicionado. - Elevadores.
- Escaleras eléctricas.
- Sistemas de luz.
- Bóvedas y cajas fuertes.
- Sistemas de control de acceso.
- Sistemas de seguridad.
- Cámaras de seguridad.
- Sistemas de aspersores.
- Sistemas de conmutadores.
- Transporte.
- Automóviles.
- Sistemas automáticos de emisión de
boletos. - Sistemas de control y mando.
- Cámaras, radares, detectores de velocidad.
- Sistemas de supervisión fotográfica.
- Sistemas de posicionamiento
global. - Comunicaciones.
- Conmutadores de teléfonos.
- Sistemas de comunicación por cable.
- Satélite.
- Sistemas biomédicos.
- Analizadores.
- Contadores de radiaciones.
- Desfibriladores.
- Electrocardiógrafos.
- Electromiógrafos.
- Esterilizadores.
- Equipo láser.
- Maquinas cicladoras.
- Monitores de signos vitales.
- Sistemas médicos.
- Ventiladores.
- Unidades integrales
de: - Anestesia.
- Hemodiálisis.
- Tomografía axial computarizada.
- Radioterapia.
- Radiografía tomográfica.
- Radioterapia intracavitaria.
- Hipo-hipertemia.
- Ultrasonografía.
- Radiología ósea.
- Equipo domésticos.
- Microondas.
- Video caseteras.
- VHS.
- Sistemas de calefacción.
- Aire acondicionado, etc.
- Banco y finanzas.
- Cajeros automáticos.
- Sistemas de tarjetas de
crédito. - Etc.
A continuación presentaremos algunas áreas de
cualquier empresa que
pueden ser afectada por la problemática 2000.
- Sistemas departamentales (Software).
- Contabilidad.
- Contratos.
- Control de créditos.
- Base de datos.
- Distribución.
- Mantenimiento.
- Fabricación.
- Mercadeo.
- Procesamiento de ordenes.
- Nómina.
- Puntos de ventas.
- Ordenes de compras.
- Ventas.
- Seguridad.
- Control de inventario.
- Transporte.
- Depósito, etc.
14. Técnicas recomendadas
para la solución del problema.
La problemática Y2K es un problema global; lo tienen
todos los países, todos los gobiernos, todos los
ciudadanos del mundo que directa o indirectamente dependen para
algún aspecto de su vida de los sistemas
electrónicos y de computo. Además, la fecha
límite para que queden arreglados es fija e inamovible;
cada momento que transcurre se acorta el tiempo en la cuenta
regresiva para la llegada del año 2000.
En muchos países el problema de la conversión
informática se ha considerado como uno de
los retos de corto plazo más importantes, por lo que han
iniciado acciones
inmediatas para enfrentarlo.
Existen en el mercado muchas
herramientas y
softwares para resolver el problema del año 2000. Cada
persona,
institución o empresa será libre de elegir el
método que
más le convenga. A continuación se presentan
algunas técnicas principales empleadas para la
solución del problema del cambio de
milenio.
Antes de determinar cual solución específica
aplica a la solución de dicho problema, es necesario tener
un inventario de las aplicaciones, con los archivos,
programas,
interfaces y campos de fecha ubicados y categorizados. Ese
inventario se puede hacer yendo desde la aplicación y sus
funciones,
bajando en el camino los usos que se le da a los campos de fecha.
La búsqueda será más o menos complicada
dependiendo de la cantidad de aplicaciones de una
institución, de su grado de automatización y de la existencia de
estándares y documentación.
Esta técnica consiste en empaquetar los años
mayores de 99 dentro de los dos dígitos existentes en
los campos de fecha, empleando dígitos hexadecimales
en lugar de los decimales. De ese modo, no es necesario
ampliar el tamaño de los registros.
Implica añadir lógica adicional a los programas para
que puedan interpretar ese formato de fecha, lo que
degradaría el "Performance" de las aplicaciones, y
eventualmente habría que ampliar los campos a cuatro
dígitos.Esta técnica es útil en los casos en que los
tamaños de registros se acercan a los límites
permitidos, o cuando el tamaño físico del
archivo se
acerca al máximo soportado por el sistema.También resulta útil cuando archivos
indexados contienen fechas dentro de los campos llave, y los
campos llave tienen tamaño limitado.La técnica de Compresión parece simple pero
no lo es. Implica la revisión de todos los programas
que la referencian, para asegurar que no se pierde la
precisión. Además, todo programa que
emplee el archivo con esa fecha, debe ser alimentado a
través de un programa "Puente".- Técnica de Compresión.
Esta técnica consiste en fijar rangos de fechas que
abarquen 100 años cada una. Cuando aparece un
año, se le asigna un siglo determinado, partiendo del
valor
numérico del año. Si la ventana elegida es de
100 años, del 1950 al 2049, la lógica a seguir
sería que, si el año es inferior a 50, se le
añade 2000. De lo contrario, se le añade
1900.Esta solución deja intactos los archivos, tanto en
cuanto a contenido como a longitud de registros, pero no
funciona si los datos han de compartirse con otras
aplicaciones o usuarios externos. Por tanto, ha de aplicarse
como una solución temporal, o si los programas han de
ser gradualmente eliminados y sustituidos por otros (cambio
de software).Para la mayoría de las empresas, la
mejor solución será la de Expansión. A
otras podrá parecerles aceptable la de
Compresión o de Windowing, y estimarán que
deben adoptarlas ya sea por razones de costo,
tiempo o imposiciones técnicas. Tanto la
técnica de Expansión como la de
Compresión implican la construcción de programas intermedios
de conversión de archivos al nuevo formato.Habrá instituciones que adopten una mezcla de
soluciones. Todo dependerá de la
naturaleza de
sus aplicaciones y la complejidad de su proceso de
adaptación. - Técnica de "windowing".
- Programas "Puente".
Los programas "Puente" tienen como misión
primordial limitar el impacto de modificar archivos que contienen
fechas de Categoría 3, en programas que utilizan dichos
archivos, pero que no usan el campo de fecha o no son sensitivos
al cambio de milenio.
Un "Puente" es un programa que lee la versión
modificada de un archivo, y genera una versión del mismo
en el formato anterior.
Con frecuencia los programas "Puente" sirven a programas
generadores de reportes, o a programas de interface que pasan
data, no relacionada con fechas Categoría 3, a otros
programas.
Los programas "Puente" pueden ser temporales, empleados
únicamente para permitir que se realice la
conversión completa asociada con fechas Categoría 3
después de su fecha de impacto, o pueden ser permanentes,
integrándose a los sistemas como intermediarios para que
los programas no afectados por fechas Categoría 3 puedan
accesar con normalidad los archivos, sin necesidad de
modificarlos. En ambos casos, para mantener la naturaleza de su
función, deben ser siempre vehículos de una sola
vía.
No se puede dejar de insistir en la necesidad imperiosa de que
las empresas adopten acciones inmediatas para resolver el
problema asociado con los dispositivos inmersos. Los expertos
recomiendan que se tomen medidas correctivas cuanto antes y no se
deje el problema para el final, cuando quizás ya no se
tenga suficiente tiempo para corregir y probar en forma adecuada
todos los equipos y sistemas.
Debido a que la identificación, la corrección y
la prueba de los dispositivos inmersos implican un trabajo muy
complejo y laborioso, las empresas tienen que actuar cuanto antes
para lograr terminar todas las fases del proyecto de
conversión. Se sugiere abordar el problema de una manera
estructurada, con una administración de proyecto rigurosa
que, reduzca el riesgo.
El proyecto de solución del problema del Año
2000 va a requerir recursos,
cooperación y compromisos por parte de todas las
áreas de la empresa. Es
por eso que es muy importante que los mandos técnicos y
administrativos que tienen injerencia en los procesos
críticos del negocio trabajen de manera conjunta dentro en
un equipo para llevar a cabo la evaluación
y prueba de los procesos.
De igual manera, esta fuerza de
trabajo puede ser indispensable no sólo para impulsar el
proyecto, sino mientras no se haya nombrado un administrador de
éste. Se estima que al menos en este equipo de trabajo
deben de estar representados los directores generales de los
departamentos de Recursos
Humanos, de Compras, de Informática, de Servicios
Administrativos, de Administración de Riesgos y de
Contabilidad.
- Elaborar una cláusula para los contratos en
que se especifiquen de manera clara los estándares de
compatibilidad con el Año 2000. - Se deben nombrar coordinadores de proyecto, ellos
serán responsables de organizar las actividades del
proyecto en su área. Ellos serán a su vez, el
punto de contacto con el administrador del proyecto Año
2000 de toda la empresa. - Desarrollar un plan
estratégico que identifique al menos los siguientes
pasos en el desarrollo
del programa y sus implantaciones.
Es importante que todos los mandos ejecutivos de la
empresa estén conscientes de los problemas de los
dispositivos inmersos y de su impacto potencial en sus
negocios
con motivo de la llegada del Año 2000.- Concientización.
Es importante contar con asesoría para proteger a
la empresa contra posibles demandas. - Coordinación de los aspectos legales.
- Inventario.
Las empresas deberán evaluar la magnitud y
complejidad del problema Año 2000 en los dispositivos
inmersos mediante el levantamiento de un inventario de
dispositivos inmersos detallado. Este debe comprender la
función del dispositivo, la operación que apoya y
sus interfaces con otros sistemas.
- Evaluación.
Una vez que los equipos con dispositivos inmersos han sido
inventariados, se deben localizar los acuerdos o contratos que
amparan estos productos
para poder
identificar si los proveedores
aun tienen responsabilidad por garantía o por
contrato de
servicios o mantenimiento. Los equipos y sistemas
deberán jerarquizarse dependiendo del proceso en que
interviene su operación y de su función dentro de
éste, de acuerdo a los siguientes criterios:
- Primer nivel de prioridad, si el equipo participa dentro de
un proceso crítico en de la operación de la
empresa y su función es determinante para que
éste se lleve a cabo y si además el dispositivo
requiere ser convertido o reemplazado. - Segundo nivel de prioridad, si el equipo apoya una
función importante para el negocio y tiene que ser
convertido o reemplazado. - Tercera prioridad, si simplemente apoya una función
marginal y cuyo reemplazo puede ser pospuesto.
Esta actividad implica tres alternativas posibles:
reemplazo, retiro o reparación. Para saber por cual
optar se requiere, en primer término, identificar al
productor o proveedor y contactarlo para transmitirle la
información del equipo en
cuestión y conocer si es compatible o no; de no serlo,
se deberá proceder a contratar el servicio
de reparación o reemplazo, en caso de no poder
retirarlo. En algunas empresas la
comunicación con los proveedores puede resultar un
proceso complejo si se trata de una gran variedad de
proveedores con distintos equipos cada uno. Si fuese el caso,
habría que tener especial cuidado en transmitir la
información adecuada a cada proveedor. Se tiene que
tomar en cuenta que una vez enviada la información se
entra en un periodo de espera hasta que el proveedor entregue
la parte o microprocesador correspondiente, para poder
proceder a la prueba de funcionamiento del equipo o
sistema.- Conversión.
El tiempo y costo que requiere la fase de
validación y pruebas revela la complejidad inherente
del problema Año 2000. Todos los microprocesadores
inmersos convertidos o reemplazados tienen que ser validados
y probados de manera muy minuciosa para eliminar la
posibilidad de fallas debido a errores encubiertos que se
hayan introducido durante la corrección. Se tiene que
verificar que la compatibilidad con el Año 2000
funcione en forma adecuada dentro del sistema en que se
encuentra integrado el microprocesador. En los sistemas de
control por estructuras jerárquicas de componentes,
cada uno puede ser vulnerable al problema año 2000 en
conjunto o en sincronía con los otros niveles, debido
a las formas de compatibilidad de cada uno. - Validación y pruebas.
- Implantación.
Una vez corregidos y/o reemplazados y después
probados los dispositivos inmersos, se tienen que integrar al
ambiente de
producción.
15. La República Dominicana
ante la Problemática del Año 2000.
Hoy día existen en nuestro país numerosos
sistemas obsoletos en operación. Estos sistemas son
particularmente vulnerables al problema del año 2000 por
dos razones principales:
- Eficiencia económica: En la época en que
fueron desarrollados estos sistemas, las unidades de
almacenamiento de datos eran de capacidad muy limitada y su
costo muy elevado, por tanto los programadores intentaban
aprovechar al máximo los recursos disponibles utilizando
formatos que ahorran espacio. Como la fecha de seis
dígitos (dd/mm/aa). - Falta de planificación: Realmente el personal
técnico no pudo vislumbrar cual sistema de los que
fueron desarrollados hacen 15 o 20 años (en algunos
casos más) estuvieran operaciones hoy
día, es por esto, que no se tomaron las previsiones
necesarias para el milenio.
Las instituciones financieras, compañías de
seguros,
empresas de comunicaciones, empresas de manufactura
e instituciones de servicios públicos gubernamentales y
cualquier otra empresa que maneje un gran volumen de
datos con sistemas "Mainframe" se perfilan como las mas
afectadas a consecuencia del milenio, en la República
Dominicana.
Dentro de las plataformas informáticas
señaladas como de mayor riesgo podemos enumerar:
COBOL, PL/1,
Asembler, Focus, Nomad, Ramis, Easytrieve, DYL260, DYL280, ADF
Y CICS, entre otras.
Por otra parte, hay empresas en nuestro país que
todavía utilizan lenguajes oficialmente declarados como
muertos (que carecen de soporte y/o actualizaciones por parte
de la casa matriz). Un
ejemplo de esto es OS/VS COBOL, que fue declarado muerto por
IBM hace mas de una década. Las compañías
que estén corriendo estos programas no tienen ninguna
oportunidad de esperar una solución a la
problemática del año 2000 dentro de sus
plataformas.
En suma, el problema del año 2000 es real y demanda
atención inmediata. En la República Dominicana
hay muchas empresas que no tienen recursos técnicos para
afrontar el problema. Las organizaciones
que no han comenzado a trabajar con el milenio ya están
tarde porque tendrán que cambiar la data, los programas,
los equipos o todo lo anterior. Es un proceso que toma tiempo y
el tiempo se esta, literalmente, acabando.
Medidas de control tomadas por algunas Empresas
Dominicanas.
Preocupados por la problemática que nos asecha al
acercarse inevitablemente el nuevo siglo (S. XXI) hemos decidido
realizar una encuesta con
miras a determinar las medidas que han adoptado algunas de las
principales empresas dominicanas en el área de Santo
Domingo para esperar el nuevo milenio, y que soluciones han
buscado a los problemas, que desde ya les está acarreando
este acontecimiento.
Dicha encuesta fue elaborada para que sirva de guía a
muchas entidades que todavía no se han dado cuenta de las
consecuencias con las que pueden verse afectadas.
A continuación presentamos las conclusiones a las que
arribamos después de haber estudiado las respuestas de las
25 empresas dominicanas, que tomamos como muestra del
universo en la
ciudad de Santo Domingo.
Resultados de la encuesta.
- ¿Ha organizado la Empresa algún evento o
actividad que informe al
personal sobre el Problema del año 2000? - ¿Ha establecido un comité de vigilancia
para dar seguimiento al problema del año
2000? - ¿Ha evaluado el Departamento de
Informática los sistemas y equipos con los que cuenta la
Empresa en cuanto a Capacidad para funcionar mas allá
del año 1999?
- ¿Ha realizado la empresa los resguardos
necesarios de todas las informaciones, para enfrentar los
posibles problemas que puedan presentarse después de
1999 y continuar con las operaciones de la empresa de manera
exitosa?
- ¿La empresa ha realizado pruebas piloto de
compatibilidad a los equipos informáticos? - ¿Los resultados de estas pruebas pilotos, a
nivel de hardware han
sido compatibles o no compatibles? - ¿Han sido las pruebas piloto, a nivel de
software, compatibles o no compatibles? - ¿Ha preparado la empresa un plan de
contingencia para enfrentar las posibles fallas en los sistemas
computarizadas derivado del problema informático
año 2000? - ¿Que medidas ha tomado la empresa para
enfrentar los posibles problemas que acarrea la llegada del
nuevo milenio?
- Actualizar todos los programas que podrían
verse afectados con el cambio de siglo. - Crear conciencia
del problema y aceptar el compromiso dentro de la
institución. - Concientización de todo el personal y de
nuestros clientes. - Ejecutar el proceso de adecuación dentro de
las arreas que así lo ameriten. - Elaboración de un plan de contingencia con
miras a pruebas internas, simulando fechas futuras, con el
objetivo de
efectuar posibles errores. - Solicitar el estatus a todos nuestros clientes y
relacionados estratégicos el estatus de sus sistemas
frente al año 2000. - Cambio de hardwares.
- Entrenamiento al personal.
- Buen sistema de backup.
- Cambio del sistema de contabilidad.
- Confirmación escrita de todos los suplidores
de las licencias de hardware y software originales (licencias
originales) de compatibilidad con el año
2000.
¿Cuenta la empresa con el personal capacitado
para enfrentar los problemas que trae consigo el Año
2000?
De acuerdo a las respuestas obtenidas en la encuesta
realizada a 25 empresas del país, como muestra del
universo, pudimos denotar, que una parte muy considerable se ha
puesto en pro de lucha para enfrentar la problemática del
año 2000.
A pesar de que muchas compañías no han
tomado todas las medidas necesarias, por lo menos se ha
preocupado en actualizar su Hardware y su Software, con la
finalidad que sean compatibles con la problemática
Y2K.
Sin embargo, lo más importante no es actualizar
los sistemas y los equipos, sino estar preparados para cualquier
imprevisto que pueda ocurrir con la llegada del nuevo siglo.
Según los resultados obtenidos en la encuesta nos pudimos
percatar que la mayoría de las empresas no se han
preocupado por designar un grupo de
personas que enfrente la problemática con seriedad, lo que
podría acarrear en un futuro perdidas de dinero, y lo
más preocupante perdida de información, la cual
puede ser vital para la empresa.
Consideramos que nuestro país, a pesar de ser
subdesarrollado, algunos empresarios han sabido tomar este
problema con notable interés,
para que el mismo no afecte las operaciones de sus empresas y con
la llegada del nuevo milenio el país no cese en su
desarrollo.
16. Problemática 2000
vs. daceasy accounting system.
Módulos de DacEasy posiblemente
afectados.
Una de las principales característica del software DacEasy es
ofrecernos de una manera oportuna las informaciones que son
necesarias para poder tomar las decisiones a tiempo. Es por eso
que las fechas juegan un papel muy
importante.
Debido a que la problemática del año 2000
radica específicamente en el factor fecha, consideramos
que DacEasy es vulnerable a este acontecimiento.
Los diferentes módulos que componen este programa
están orientados a ser usados en periodos determinados
para así proveernos de las informaciones requeridas en el
tiempo deseado. En esta fase del programa es inminente el uso de
las fechas, las cuales proporcionan la facilidad de elegir el
periodo en el cual se desea introducir al programa las
transacciones contables.
Es importante aclarar que aquellas empresas que manejan
su sistema de contabilidad bajo el ambiente DacEasy, que utilicen
una de las versiones anteriores a la No. 8 y que sus equipos
informáticos no sean compatibles para funcionar a partir
del año 1999, presentarán problemas en el
funcionamiento del sistema con la llegada del año
2000.
Contabilidad General.
El Módulo de Contabilidad General podría
ser afectado, ya que este permite definir los movimientos
recurrentes, generar las entradas de cada mes, calcular
automáticamente las depreciaciones, realizar entradas de
ajustes a un periodo ya terminado y otros aspectos como estos que
están relacionados directamente con la fecha, hacen a este
módulo vulnerable a la problemática del año
2000.
Cuentas por cobrar.
La importancia de este modulo es relevante, ya que por
medio del mismo el Sistema permite al usuario obtener un informe
de los cobros realizados, una situación actualizada de
cada cliente y nos
facilita un reporte por antigüedad de las facturas
pendientes de cobro; todo esto, hace que la fecha sea un factor
determinante para las cuentas por
cobrar en la problemática año 2000.
Cuentas por pagar.
La vulnerabilidad de las cuentas por pagar
a la problemática Y2K, se mide de igual forma que para el
módulo de cuentas por cobrar, puesto que trabaja de la
misma forma que este.
Efectivo (Caja y Bancos).
Uno de los módulos más importantes del
sistema DacEasy es el de efectivo. El efecto que podría
provocar la llegada del nuevo milenio en dicho modulo se
reflejaría en la elaboración y aplicación de
pagos a proveedores distorsionando los resultados de los estados
de cuentas debido a una posible alteración de
fechas.
En adición a esto se encuentran las
conciliaciones bancarias, que podrían ocasionar
discrepancias entre los estados del banco y los de la empresa,
así como también distorsión en las fechas de
los cargos y créditos bancarios.
Además podemos añadir que los pagos
realizados por los clientes se afectarían, de tal forma
que los balances de facturas pendientes podrían resultar
alterados debido a la aplicación de un pago en una fecha
que podría ser cambiada por el sistema.
Facturación.
El módulo de facturación también
juega un papel importante en DacEasy, debido a que por medio del
mismo el usuario puede desarrollar con mayor rapidez y exactitud
el proceso de ventas.
El nuevo milenio puede afectar él modulo de
facturación provocando cuantiosas consecuencias, las
cuales se verán reflejadas en el estado de
situación del cliente; ya que un cambio de fecha en el
registro de
cualquier transacción que afecte este modulo puede arrojar
resultados positivos o negativos.
Compras.
La fecha es sumamente importante en la ejecución
del modulo de compras debido a que las transacciones realizadas
en dicho modulo provocan cambios en otros módulos los
cuales afectan los resultados de las operaciones.
Inventario.
De acuerdo al sistema de valuación de inventario
que se utilice en una Empresa X, de esto dependerá la
incidencia que tenga la llegada del 2000 en el módulo de
Inventario.
Consecuencias.
La Problemática del año 2000 traerá
consecuencias de índole financieras, económicas,
tecnológicas y sociales.
A pesar de que existe conciencia de la seriedad del
problema del año 2000, en muchas organizaciones aún
no se ha podido evaluar el efecto potencial que puede tener en
las operaciones de una empresa. Se sabe que en ningún
caso, aquellas empresas que empezaron a resolver el problema
desde hace tiempo, han revelado que sobre estimaron los recursos
requeridos en su proyecto año 2000. "El problema siempre
ha resultado ser mayor, peor y más costoso de lo que
cualquiera hubiera imaginado en un principio". La mayoría
de los analistas recomiendan que se tomen acciones cuanto antes,
para poder dejar un período de tiempo considerable para la
implantación y las pruebas.
Las organizaciones que empezaron a resolver el problema
con oportunidad, han demostrado que el contar con un margen de
tiempo, les ha permitido identificar estrategias para
reducir costos e
incorporar beneficios agregados dentro de las soluciones. Lo que
les ha dado cierta flexibilidad en la toma de
decisiones es contar con tiempo para evaluar
alternativas.
Debemos considerar también, las consecuencias de
índole legal que les podría acarrear el problema
informático año 2000. En primer término se
debe distinguir entre el riesgo legal que una organización o empresa puede tener de ser
demandada por incumplimiento debido a la falla de sus sistemas y
la otra son las medidas que se pueden tomar con relación a
los proveedores o distribuidores de equipos.
El riesgo de una demanda por falla en los sistemas puede
ser por incumplimiento de contrato, demandas laborables,
presentación irreal en los balances de los estados de
cuentas de los clientes y/o proveedores, distorsión en los
balances de las cuentas de los estados
financieros, distorsión en los cálculos de las
cuotas impositivas, etc.
Estas consecuencias se ven más claras cuando
tratamos de analizar detalladamente cada uno de los
módulos que conforman el sistema de contabilidad DacEasy.
Es probable que al momento de un usuario ejecutar en el sistema
el pago a un proveedor el mismo pudiera aparecer con un balance
sobre-valuado o sub-valuado lo que traería como
consecuencia un posible litigio judicial; esta misma
situación se presentaría si fuese el caso de un
cobro hacia un cliente.
Son impredecibles las consecuencias que podría
acarrear la llegada del nuevo milenio. Tanto así, que nos
pudiéramos sorprender cuando al momento de encender
nuestro sistema computacional, en las empresas en las cuales
laboramos, nos encontremos con la sorpresa de que el sistema no
funciona. Lo cual traería como consecuencia funesta o
trágica la paralización parcial o total de todo el
sistema computarizado de la empresa, la perdida de
información importante, y por ende el cese de las
operaciones contables de la misma.
Y como reza la frase popular: "Una consecuencia acarrea
la otra". Esto quiere decir, que al cesar las operaciones
contables de la empresa implicaría el paro de las
actividades que se realizan ordinariamente, tales como: compras,
registros, pagos o cualquier otro servicio o actividad que
ofrezca la empresa.
En el caso de que una empresa posea un sistema
computarizado de contabilidad (Software) compatible con la
problemática 2000, pero que la misma trabaje con aparatos
tecnológicos no compatibles (Hardware), esta empresa se
verá afectada de la misma manera que se verá una
empresa de la misma índole, pero que su Software no sea
compatible, y su Hardware sí.
Muchos se sorprenderán cuando al tratar de
realizar una operación bancaria, el sistema del banco con
el cual trabajan presente unos balances en contra o a favor del
usuario. Esto traería como consecuencia la inestabilidad
en la realización de los desembolsos, ya que no se
tendría con precisión el estado de
liquidez real de la empresa. Otra consecuencia sería que
la empresa dejará de obtener beneficios por una actividad
dejada de realizar a causa de la misma inestabilidad.
Una consecuencia que podría ocurrir y acarrear
problemas a la empresa es la pérdida de clientes por el
constante error en los precios,
debido a que el sistema automáticamente realiza un
arrastre de los mismos del módulo de inventario, el cual,
en ese momento, podría estar funcionando incorrectamente,
ya que al introducir la fecha a la factura la
interface realizada interpreta una fecha equivocada y arrastra un
precio
correspondiente a un periodo no vigente.
De la misma manera se podría ver afectado el
módulo de cuentas por cobrar, ya que la fecha es
imperativa en el desarrollo de la gestión
de esta actividad. Podría ocurrir el caso que el encargado
de cuentas por cobrar desee enviar los estados de cuentas a los
clientes morosos como medida para eficientizar el cobro; pero al
ejecutar dicha operación el sistema altere los balances
debido a que realizó una inadecuada interpretación
de la fecha y presentó, en los estados, cuentas saldadas
como balances pendientes de cobro.
Sin embargo, la empresa no sólo se verá
afectada porque su sistema computacional no le funcione,
también se verá afectada porque el sistema de sus
clientes no funcione o funcione incorrectamente. Tal
podría darse el caso de que los clientes llamen a la
empresa diciendo que la contabilidad no les funciona, que no
saben por donde andan y que tendrán que retrasar los
pagos.
Podría darse el caso, también, de que los
controles programados de los sistemas funcionen incorrectamente,
provocando consecuencias desastrosas y cuantiosas para la
empresa. Este podría ser el caso de una empresa que desee
presentar a la renta el pago del ITBIS (Impuesto sobre la
transferencia de bienes y
servicios industrializados), así como también, el
pago por la retención a los empleados en su función
de Agente de Retención.
No hay duda alguna de que si el Hardware es importante
en el funcionamiento de un sistema de cómputos, el
Software también lo es. Es por esto, que las empresas
deben contar con un software de contabilidad que le garantice el
buen funcionamiento de las operaciones antes y después de
la llegada del nuevo milenio.
Las empresas deben tener pendiente, al momento de
cualquier falla en el sistema o en los equipos, que los
proveedores de los mismos tienen la responsabilidad, en caso de
garantía, de proveer la solución a cualquier
problema presentado por el equipo o por el software, y a la vez
reponer cualquier daño o pérdida ocasionado por la
falla de los mismos.
Posibles soluciones.
DacEasy Accounting System es un software que
reúne todas las condiciones necesarias para trabajar bien;
pero es importante resaltar que no todas las versiones de este
software son compatibles con la problemática Y2K.
Unicamente las empresas que actualicen las versiones a la No. 8 o
la No. 9 estarán listas para seguir funcionando sin
problemas.
Las Versiones 8 y 9 de DacEasy ofrecen a los usuarios
seguridad en cuanto al soporte de las fechas para el año
2000, esto garantiza que el sistema realice las interfaces entre
los diferentes módulos sin arrastrar ningún
problema de fechas; proporcionando a la empresa una vía de
eficientización en las operaciones contables y
administrativas.
También es importante aclarar que las empresas
deben contar, no sólo con un software actualizado, sino
también con unos equipos que sean compatibles con el nuevo
milenio.
Además deben contar con un personal capacitado y
actualizado profesionalmente con la problemática.
Así de esta forma garantiza que la empresa continúe
desarrollando sus operaciones de manera normal.
Aún la empresa halla realizado las
actualizaciones de lugar, esta debe realizar un plan de
contingencia para asegurarse que los datos e informaciones
importantes estén disponibles en cualquier momento a pesar
de las fallas que puedan presentarse por culpa del sistema o los
equipos. Este plan debe incluir además, estrategias para
que la empresa pueda sobreponerse ante cualquier perdida
económica causada por este mismo problema. Así,
esta asegurará que seguirá funcionando normalmente
a pesar de la llegada del año 2000.
- Establecer un plan de comunicación en toda la
empresa para informar a los empleados sobre el problema, lo que
la
organización esta haciendo al respecto y el rol que
jugarán en el proceso de corrección. - Buscar ayuda calificada para auxiliar a sus equipos de
trabajo en la evaluación, planificación y
solución del problema del año 2000. - Realizar un estudio exhaustivo de todo el patrimonio
informático (equipo, programas, datos y métodos)
en sus sistemas computarizados. - Desarrollar un plan de acción, ya que debido
al tamaño, costo y complejidad de este problema la
formulación de un plan de acción o un plan de
contingencias es esencial. - Revisar el nivel de riesgo de acuerdo a los sistemas
y sus funciones en la organización. - Formar un equipo de trabajo para respaldar los
esfuerzos por solucionar el problema. - Establecer un programa de evaluación, pruebas,
cambios y arreglos en orden a sus prioridades. - Verificar si los programas y los equipos poseen
garantías, para así obtener la reparación
o sustitución de los mismos a menor costo. - Certificar los equipos y software de la empresa, para
minimizar el impacto de la llegada del nuevo
milenio.
La problemática Y2K encierra todo un
ámbito de preocupaciones en el ámbito mundial. La
República Dominicana no escapa de este dilema, ya que al
igual que todos los países del tercer mundo se inserta
dentro de lo que es el comercio
internacional, y se ve encaminada a un crecimiento continuo,
en miras de alcanzar un desarrollo al mismo nivel de los
países del primer mundo.
Los avances tecnológicos han formado parte de las
etapas de desarrollo de los países modernos y
capitalizados desde hace muchos años. Estos avances
tecnológicos son los que han ocasionado muchos de los
cambios por los cuales, hoy día, atraviesan muchos de los
países subdesarrollados en busca de alcanzar una mejor
forma de vida y ofrecer a sus ciudadanos unas mejores
oportunidades de progreso.
La República Dominicana encamina sus esfuerzos
hacia la modernización. Forma de vida que exige de sus
habitantes muchos esfuerzos en cuanto a educación, economía y
formación cívica. Nuestro país tiene como
una de sus metas principales, desde hace varios años, la
consecución de la compatibilidad de sus sistemas
computarizados con la problemática Y2K.
Según hemos analizado, la República
Dominicana tiene ventajas sobre otros países, que
todavía, no se han puesto en sintonía con los
cambios tecnológicos que exige la llegada del nuevo
milenio. Se han realizado pruebas, tanto en el ámbito de
Software como de Hardware, en las principales empresas
gubernamentales, de compatibilidad y se han obtenido resultados
positivos.
Por otro lado, las principales empresas privadas que han
tenido que ver mucho en el desarrollo tecnológico de
nuestro país también se han preparado para recibir
el nuevo milenio realizando cambios en sus equipos y actualizando
sus sistemas.
Muchas empresas, las cuales no tienen sistemas
computarizados de infomación, piensan que no van a ser
afectadas por esta problemática. El problema para ellas es
mucho peor, pues no se dan cuenta que, aún sin poseer
dicha tecnología se verán, quizás,
más afectadas que otras que sí la poseen y que,
posiblemente, serán afectadas por el "MAL DEL
SIGLO".
El mayor obstáculo que tenemos es que la
mayoría de las personas piensan que es un problema
sencillo de resolver y que por consiguiente es un problema
sencillo. Seis posiciones y ocho posiciones es todo el problema,
que sencillamente agregando dos dígitos para la cantidad
del milenio se resuelve; pues esto es incorrecto.
No existe la solución total y completa del
problema; para arreglar el problema tendrían los
programadores que retroceder a cada una de las líneas de
código y revisar los campos de fecha, considerando las
cantidades de sistemas
operativos, los millones de software programados y los
billones de chips integrados que utiliza nuestra sociedad,
dependiendo en gran parte de ellos.
Lo ideal para el 31 de diciembre de 1999 a las 11:59
p.m. es "Prepararse para lo peor y esperar que ocurra lo
mejor".
- Universidad APEC, "REGLAMENTO PARA CURSO MONOGRAFICO
DE EVALUACION FINAL", UNAPEC, Santo Domingo, 1994. - Peña, Ramón. "DAC EASY ACCOUNTING CONSULTA AL
INSTANTE". Star Editora, S.A., 1era. Edición, Santo
Domingo, 1998. - Kholer, L. D., "DICCIONARIO
PARA CONTADORES", Ed. Autea, 4ta. Edición, México, D.F. 1974. - Tamames, Ramón, Et. Al., "DICCIONARIO DE
ECONOMIA Y FINANZAS", Ed. Alianza, S.A., Madrid,
1996. - Guajardo, Gerardo, Et. Al., "CONTABILIDAD",
MacGraw-Hill, México, S.A., - Catacora Carpio, Fernado, "SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES", MacGraw-Hill Interamericana de Venezuela,
S.A., 1996. - Comisión Interinstitucional año 2000,
"NORMATIVAS PARA ENFRENTAR EL CAMBIO DE MILENIO EN EL SISTEMA
FINANCIERO NACIONAL", Banco Central de la República
Dominicana, Santo Domingo, 24 de febrero de 1998. - Comisión Interistitucional año 2000,
"NORMATIVAS DE CERTIFICACION PARA EL CAMBIO DE MILENIO EN EL
SISTEMA FINANCIERO NACIONAL", Banco Central de la
República Dominicana, Santo Domingo, Diciembre de
1998. - S’n, "300 Y CONTANDO". Listín Diario.
El Dinero:
pp. 11D, República Dominicana, Domingo 7 de marzo de
1999. - González Disla, Renato R. "EL PROBLEMA DEL
AÑO 2000, ORIGENES Y CONSECUENCIAS". Listín
Diario. El Dinero: pp. 8D, República Dominicana,
Miércoles 31 de marzo de 1999. - Universidad de Puerto Rico.
"PROBLEMA INFORMATICO DEL NUEVO MILENIO". Milenio.html en
inter.edu. - Comisión Nacional para la Conversión
Informática Año 2000. "LA PROBLEMÁTICA DEL
AÑO 2000". http//www.y2k.gob.mx/problema/cuerpo.htm.
México. - Lic. Genove Gneco. "Contabilidad Computarizada".
Curso Monográfico, Módulo I. UNAPEC
1999. - Lic. Victor Herrera. "Auditoría Computarizada". Curso
Monográfico, Módulo III. UNAPEC 1999.
Elaborado por el Lic. Ramón Bastista Peña,
24 años de edad. Lic. en Contabilidad y Catedratico
Universitario de la Universidad APEC,
en Santo Domingo.
El año 2000 plantea un importante desafío
para las instituciones tanto comerciales como financieras, porque
muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar
normalmente como resultado de la manera en que se han manejado
históricamente los campos de fecha. De no enfrentarse este
problema, de manera oportuna, ocasionaría que estas
instituciones experimenten problemas operacionales o incluso la
paralización de sus actividades, y podría ocasionar
la perturbación de los mercados
internacionales.
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o
Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las
herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más
de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el
motor de las
operaciones de muchas de ellas, proporcionando así
información oportuna, ahorro de
tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los
ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la
forma de satisfacer de una manera más completa las
necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han
creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los
mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad
Manual, pero
más eficientes y con menos posibilidad de
errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo,
trataremos de explicar la Problemática del año 2000
frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como
están enfrentando los empresarios este problema, y cuales
medidas se están tomando para combatir este inevitable
acontecimiento.
Autor:
Ramón Batista Peña
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