Indice
1.
Relevamiento
2.
Preparación del plan de
relevamiento
4. Identificación del flujo del
producto
5. Identificación del flujo de
información
6. Necesidades de las
areas
7. Presentación del informe de
relevamiento
8. Formulario de identificacion de
documentos
- El objeto de esta fase es "Determinar la
situación existente en el sistema
actual". - Es una investigación detallada de las
áreas componentes de la
organización. - Puede durar entre 20 y 40 días, dependiendo de
la magnitud y sobre todo de la complejidad del sistema
afectado. - Técnicas para la recolección de
datos y
documentos:
- Entrevista personal.
- Observación personal.
- Investigación.
- Reunión de trabajo.
- Cuestionario.
- Estimaciones.
- Muestreo.
- Redacción de informes.
- Graficación.
Directiva Para El
Relevamiento
- La da el más alto nivel posible.
- Normalmente es verbal y permite continuar con la
aplicación de la metodología. - El hecho de dar esta directiva significa que se
aprueba el informe del
reconocimiento.
2. Preparación del plan de
relevamiento
- Antecedentes
- Identificación del problema
- Descripción.
- Plan de reconocimiento.
- Informe de reconocimiento.
- Identificación del contexto
- Idem reconocimiento. (Limitación del
área o áreas afectadas por el problema en la
organización)
- Ejecución
- Técnicas a emplear.
Detallar las técnicas a emplear durante esta
fase.En caso de haber más de un problema debe
asignarse el orden de prioridad para su
análisis.- Asignación de prioridades.
- División de la tarea en etapas.
Es conveniente dividirla de la siguiente
manera:
- Primera visita, análisis.
- Segunda visita, análisis y evaluación.
- Preparación de informe.
- Exposición de resultados.
- Otra sub-división necesaria.
- Equipo del Proyecto
EP/AS
- Tiene responsabilidad primaria en la ejecución
del Relevamiento y en la confección y
presentación del informe. - Deberá detectar la situación existente
en el sistema considerado, para lo cual:
- Analizará si la información que cada área recibe
es adecuada y oportuna en función de la misión
y de las tareas que le competen al área. - Determinará la carencia de
información en el mismo sentido. - Analizará los puntos de control
existentes en los flujos de información.
- Llenará los formularios
necesarios registrando el tipo y volumen de los
datos, como ser:
- Matriz dato-formulario.
- Matriz dato-archivo.
- Diagrama multicolumnar para flujo de
información o de producto.
- Requerirá opinión a los usuarios sobre
necesidades de información. - Referente a los recursos, los
más significativos serán los de personal y
papelería.
3. Exposición del plan de
relevamiento
- El objeto de este informe es difundir el plan entre
el personal directivo de la organización. - Convendrá que el gerente o
autoridad
representativa presida la reunión. De esta forma se
motivará al usuario para que apoye la tarea del
EP. - La exposición la realizará el Jefe del
EP o el AS. - Participarán los encargados de las
áreas afectadas o vinculadas con el
problema. - Se tomará nota de los participantes, fechas,
instrucciones adicionales recibidas y otros datos de interés.
4. Identificación del flujo del
producto
- El flujo de producto debe considerarse en
relación con el flujo de información derivado
del primero e identificar la relación entre
ambos.Su recorrido a través del organismo –
recepción – control de
calidad – transporte
– almacenaje – etc. – no tiene que
coincidir necesariamente con el flujo de información
que genera – control de remitos –
actualización de stock – registros
contables – pago de facturas – etc. - Por ejemplo: en un sistema de compras, el
producto está representado por los bienes de
cambio o uso
que se obtienen. - Normalmente se programa la
visita según la secuencia del flujo del
producto.
Algunos aspectos a tener en
cuenta:
- La visita se hará acompañado por
personas que conozcan las operaciones. - Seguir el proceso en
secuencia lógica. - Observar el cumplimiento de las normas de
control. - Registrar resultados.
- Tiempos (De transporte, de demoras y total de
proceso)
- Porcentaje del tiempo insumido
en transportes, con respecto al tiempo de proceso. - Porcentaje de los retrasos o demoras en el proceso,
con respecto al tiempo total.
- Exactitud
- Porcentaje de destinos erróneos.
- Tipo de control de calidad: total
o muestreo.
Porcentaje de rechazos de insumos y de productos
terminados.
- Conveniencia de cada tarea
- Desplazamiento innecesario
- Almacenamiento en lapsos excesivos.
- Necesidad de cada tarea
- Duplicación (Misma tareas en diferentes
áreas) - Dispersión de esfuerzos en tareas simples e
interrelacionadas.
- Eficiencia
- Disposición de insumos/productos en forma
oportuna. - Adecuación y/o suficiencia de
espacios. - Porcentaje de reclamos de las áreas que
reciben los resultados del sistema.
- Sirve para visualizar la secuencia.
- Convendrá completarlo con las observaciones
que se recojan en las visitas.
Diagrama de flujo del producto.
5.
Identificación del flujo de
información
Es fundamental para la visión del conjunto del
sistema relevado.
- Por departamentos
- Analiza el conjunto de tareas, informes y archivos en
cada departamento que interviene en el sistema. - No muestra el
pasaje de documentos entre los departamentos.
- Estímulo-respuesta
- Se comienza por un estímulo – por
ejemplo la solicitud de alta de un empleado y se sigue el flujo
hasta que concluye la acción
correspondiente. - Permite seguir los documentos a través de los
distintos departamentos, detectar los archivos que se usan y el
destino final de cada una de las copias.
- Orientado hacia actividades
- El método
estímulo-respuesta permite el seguimiento de una
actividad, pero un sistema, normalmente, abarca un conjunto de
actividades interrelacionadas. - Con este método deben identificarse cada
actividad. Ejemplo de un sistema de control de inventario:
- Gestión de compra.
- Recepción.
- Control de calidad.
- Almacenaje.
- Distribución.
- Facturación.
- Análisis de salidas
- Se comienza analizando los documentos de
salida. - Se recorre hacia atrás, verificando archivos y
procedimientos
hasta llegar a los formularios originales.
- El método a emplear dependerá de cada
situación. - Se podrán emplear métodos
mixtos. Se puede relevar cada actividad por
estímulo-respuesta y cada tarea podrá ser
clarificada luego por departamento, siguiendo la secuencia
lógica de ocurrencia. - Cualquiera sea el método empleado, el AS
deberá volcar en un diagrama
multicolumnar para flujo de información, los aspectos
detectados.
Contenido del diagrama de
flujo.
Anexo Diagrama de Flujo de
Información.
Descripción del contenido
del diagrama
- Nombre del sistema.
Ej.: INVENTARIOS
se puede dividir en: COMPRAS, REGISTRACION, CONTROL DE
CALIDAD. - Nombre de las funciones en
las que se puede dividir el sistema: - Una columna para cada una de las áreas
participantes del sistema. - Una columna para detallar las actividades que se
emplean en cada paso. - Una columna para las observaciones.
- Se enumeran los pasos en los que intervienen las
diferentes áreas, en secuencia
lógica. - Se detallan los formularios que remite cada
área. - Se detallan los archivos que se usa o utiliza cada
área. - Se detallan los listados que emite el centro de
cómputos. - Se detallan las tareas que se cumplen en cada
paso. - En el caso en que alguno de los pasos de la secuencia
de tareas merezca una observación – carencia,
redundancia, omisión, control, faltante, etc. Se la
dejará asentada en esta columna.
Para cada uno de los formularios, listados o archivos
que se incluyan en el diagrama se agregará un "formulario
de identificación de documentos". Asimismo los datos que
contienen los formularios, archivos y listados se
detallarán mediante las siguientes:
- Matriz dato-formulario.
- Matriz dato-archivo.
- Matriz dato-listado.
En cada una de ellas se incluirá:
- Una columna por cada
formulario/archivo/listado. - Una fila por cada dato.
- Una x en la intersección
correspondiente.
- De oportunidad
- Existencia de atrasos.
- Informes inoportunos.
- De exactitud
- Porcentaje de correcciones y reclamos.
- Grado de exactitud.
- De conveniencia
- Relación del procedimiento
con el costo-beneficio. - Valor de la información para la toma de
decisiones. - Uso de todas las copias de los
documentos. - Duplicación de tareas.
El objetivo es
obtener la primera opinión sobre las necesidades de las
áreas afectadas por el problema y de las que se aprecie,
intervendrán en el nuevo sistema.
Estas necesidades podrán ser:
- Directas:
Son:
Los datos a agregar (Necesarios pero que no se reciben
en el área relevada).
a modificar
a transferir (a otra área),
o a suprimir.
Las tareas a agregar
a modificar,
a transferir,
a suprimir.
- Indirectas
Personal, equipos, locales u otro recurso que puede ser
necesario para el cumplimiento de tareas del sistema
actual.
Evaluación De La
Situación Existente
El objeto de este paso será reunir, analizar y
evaluar la información obtenida en los pasos anteriores,
la que permitirá elaborar nuevas ideas para perfeccionar
el sistema actual.
- Costos
En este aspecto intervienen factores:
- Directos: costos en
personal, mantenimiento de equipos, compra-alquiler,
papelería, etc. - Indirectos: costos por carencia de información
oportuna y confiable, por ineficiencia de controles,
etc.
Estos costos adquieren relevancia si se los analiza en
función del beneficio que el sistema relevado
proporciona. Recordar que la información oportuna y
confiable para la toma de decisiones claves en la
organización es de vital importancia.
7. Presentación del informe de
relevamiento
- Introducción
- Se recalcará la finalidad del relevamiento:
"Determinar la situación existente en el sistema
actual". - Se definirá el problema. Para ello se
completó la información durante el desarrollo
de esta etapa. - Es necesario dejar aclarado que inconvenientes
produce el problema.
Ej.:
- Pérdidas de tiempo, de beneficio, de
información, etc. - Problemas legales como ser infracciones a leyes,
reglamentaciones, decretos, normas contables,
etc. - Problemas de seguridad
como son los accidentes, siniestros, etc.
- Los antecedentes son el plan de reconocimiento, el
informe del reconocimiento y el plan de
relevamiento.
- Descripcion general del sistema actual
- Se describirá textualmente el sistema afectado
por el problema que genera este estudio. - Se deberá expresar:
- Propósito/finalidad del sistema,
- Naturaleza del sistema.
- Areas que participan.
- Responsables del sistema.
- Procedimientos.
- Se agregará el flujo del producto y de la
información. - Documentación existente
- Se agregará un ejemplar o copia de cada uno de
los documentos que entre, genere o salga del sistema
(formularios de entrada – archivos manuales o
vuelcos – listados de salida). - Se tratará de organizar esta
documentación por área participante. - Cada documento llevará un formulario de
identificación
- Evaluacion de la situacion actual
- Situacion existente
Debera como minimo, mencionarse si los hubiera, los
siguientes problemas:
- Carencia de informacion (Es necesaria pero no se
produce o emite) - Redundancias (Duplicaciones, repoeticiones,
información superflua) - Omisiones (Es necesaria, está prevista pero no
se produce o emite)
A cada uno de estos problemas se los identificará
a través de:
- Area responsable.
- Tarea vinculada.
- Momento en que se produce.
- Otros datos que permitan su ubicación en el
diagrama de flujo de información.
Los documentos mencionados contienen datos y los datos
deben ser analizados. Para ello es conveniente agregar como
anexo las siguientes matrices:
- Dato-formulario.
- Dato-archivo.
- Dato-listado.
Para poder
definir los recursos que necesitará el nuevo sistema
será conveniente que se esté en condiciones de
estimar la cuantificación de las transacciones que
procesa el sistema y su evolución en función del
tiempo.
- Necesidades de las áreas
El AS/EP deberá emitir opinión sobre
cada una de las necesidades expresadas por las
áreas.
- Consideraciones finales
- Se deberán dar conclusiones sobre lo expresado
precedentemente a título de resúmen. - Deben ser claras y precisas para que el nivel
directo/gerencial, etc., conozca lo necesario para adaptar la
decisión o no de continuar. - Las políticas propuestas son recomendaciones
del EP sobre la posible inclusión y/o
modificación de normas y procedimientos que
deberá contener el nuevo sistema a diseñar.
Serán genéricas y buscarán simplificar los
procedimientos o controles operativos. - Se expresará la conveniencia o no de seguir
adelante y se dará la prioridad con información
sobre:
- Grado de importancia.
- Vigencia.
- Tendencia.
- Si se expresa la "conveniencia" posteriormente se
dará la "oportunidad" de continuar con la
metodología. - Habrá un párrafo donde se
requerirá del más alto nivel de la
organización las decisiones necesarias para dar
continuidad a la tarea. Es decir que será necesario que
se apruebe este informe sobre todo en las "necesidades de las
áreas" y en las "políticas
propuestas".
Esta es la ocacsión en que se incluirán
aspectos en los que el EP no puede decidir por
sí.
8.
Formulario de identificacion de documentos
Identificacion: colocar el código, el nombre y
una descripción.
Finalidad: expresar su objeto.
Origen: área que lo genera.
Cantidad De Copias Y Distribucion: expresar la cantidad
y como se las distribuye individualmente.
Volumen: cantidad en un cierto intervalo.
Tiempos Promedio: en cada área, duración
de los procesos.
Soporte: medio.
Formatos – Tamaños Y Calidad De Papel:
Este formulario acompañará a cada uno de
los listados, archivos y formularios que se incluyan en el
diagrama de flujo.
Informe Del
Relevamiento
Introduccion.
Finalida
Definición del problema.
Antecedentes.
Descripcion del sistema
actual
descripción en general.
Flujo del producto y de la información.
Documentación existente.
Evaluacion del sistema actual
situación existente.
Necesidades de las áreas.
Consideraciones finales
Conclusiones.
Política
propuesta.
Decisiones necesarias.
Autor:
Eduardo Horacio Quinn