El estudio de factibilidad dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos
Indice
1.
Estudio de
factibilidad
3. Desarrollar estrategia de
sistemas
4. Resumir la estrategia de
sistemas
5. Dimensionamiento de la
instalacion
6. Diseño de la
configuracion
7. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el
mercado
8. Resumir el resultado del estudio de
factibilidad
tecnica
9. Definicion de los cambios organizacionales a
efectuar
10. Analisis
Comparativo
11. Resumir los resultados del estudio
economico-financiero
12.
Consideraciones sobre la contratacion de un servicio externo de
computacion
13. Costos
1. Estudio de factibilidad
Consideraciones previas para
evaluar la eleccion de un equipo
¿Qué debemos evaluar para seleccionar un
equipo?
En primer lugar, la arquitectura del
equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la
arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las
aplicaciones que pensamos desarrollar en nuestro futuro
equipo.
En este punto, debemos evaluar la filosofía con
que fue construida la computadora
y la orientación técnica de sus componentes, en
relación con el tipo de procesamiento para el que fue
pensado originalmente.
Según la filosofía de su construcción, el procesamiento puede ser:
centralizado, descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la
envergadura de algunas compañías, una mezcla e
ellos.
Cada una de estas filosofías apunta a resolver
los distintos problemas que
puede enfrentar una Empresa, en
relación con el procesamiento de
datos, y a su vez, contemplan las pautas políticas
con que cada Empresa encara la resolución de sus
problemas.
Como vemos, los equipos de computación abarcan un amplio espectro en
lo que hace a la problemática empresarial, y esto es
así, porque de esta forma los proveedores de
equipos se aseguran una mayor penetración en el mercado.
Cada filosofía establece un diseño
o arquitectura de construcción de cada dispositivo de la
"maquina", y es en función de esas pautas que se
determinan el tamaño, capacidad, velocidad,
etc., de cada componente del sistema.
Por lo expuesto, resulta imprescindible el
conocimiento del "problema" de la Empresa, antes
de iniciar la evaluación
técnica que permita definir la filosofía,
arquitectura y tipo de procesamiento a emplear.
Por tal motivo, será necesario conocer y
comprender las particularidades del "Negocio" de la Empresa, que
además evitara desvíos en la caracterización
de sus problemas por consideraciones de tipo teórico fuera
de su contexto.
Por otra parte, se deberán analizar los motivos
por los cuales la Empresa decide invertir en equipos de
computación. Estos pueden ser:
- Por encontrarse en etapa de
expansión - Por prever una futura etapa de
expansión - Por encontrarse en etapa de recesión
(Necesidad critica de reducir costos)
En los dos primeros casos, el desarrollo de
sistemas esta
ligado al desarrollo de la Empresa, por tal motivo, invierte en
computación.
En el tercer caso, la inversión en computación forma parte
de un "Plan de
Austeridad" y entonces, solo el ahorro
inmediato justifica la misma.
Puede observarse que, en cada caso, las restricciones
sobre el proyecto
actúan de manera diferente, y son un condicionante critico
tanto para definir la configuración, como para dimensionar
la instalación, si bien en los tres casos estamos frente a
un "Estudio de Factibilidad para
incorporar un computador".
Generalmente, suele pensarse que el diseño de la
configuración de una instalación solo depende del
volumen de
información a procesar, y que una vez
cuantificada esta variable el responsable del proyecto decide
cuantas terminales, impresoras,
etc., necesita.
Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el
volumen de la información, como parámetro, incide
en la evaluación de las velocidades de cada dispositivo y
en la forma de almacenamiento de
los datos, pero no
determina el diseño de la configuración, que
necesariamente estará condicionada a las políticas
que encuadran al proyecto.
Como hemos visto, la configuración debe
contemplar los aspectos políticos que la condicionan, los
volúmenes, las velocidades y capacidad de los
dispositivos, y finalmente los aspectos técnicos referidos
al hardware y
software.
La complejidad que presenta la evaluación de un
proyecto de inversión como la toma de un computador,
impone la utilización de una metodología que establezca una disciplina de
trabajo que permita el planeamiento y
control del
proyecto, facilite la asignación de tareas y mejorar las
estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo.
En el presente trabajo se formula una metodología
para efectuar un Estudio de Factibilidad para la toma de un
computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente,
si bien este no es el único proyecto de inversión
en informática que requerirá ser
evaluado, también se pueden dar los siguientes
casos:
- Reemplazo del actual computador
- Reestructuración del área de
sistemas - Revisión parcial de la
instalación - Procesamiento de determinadas
aplicaciones - Aplicaciones especificas (Robótica, Sistemas
Expertos, etc.)
En cada caso, se deberá evaluar que etapas y
fases de la metodología se deberán utilizar, pero
el común denominador será que el Estudio de
Factibilidad tiene por objeto transformar un acto aventurado de
inversión, en una decisión de riesgo
calculado.
La ausencia de una metodología se debe más
a la falta de apreciación del riesgo involucrado, que a la
dificultad para su formulación y posterior
ejecución.
La Estrategia De
Negocio
Como hemos visto resulta imprescindible conocer el
problema de la Empresa, las particularidades de su Negocio y los
motivos que la impulsan a estudiar la Factibilidad de un proyecto
de inversión en informática.
Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la
evolución del Negocio, se contemplan en la
estrategia global de la compañía y es esta la que
define las políticas que condicionan el
proyecto.
Las fluctuaciones del mercado, la competencia, el
volumen de la demanda, el
análisis del producto o
servicio que
provee la Empresa, entre otros, determinan factores esenciales
para definir una estrategia de Negocio, que considere, por
ejemplo, las inversiones a
realizar para el mediano y largo plazo, su volumen y rubros
específicos; reequipamiento fabril, utilización de
tecnología
de punta, desarrollo de nuevas marcas y productos,
ampliar su participación en el mercado, posibilidades de
diversificación del Negocio; mejorar la oficina
operativa, incursionar en mercados
extranjeros, etc.
Sobre el análisis de la situación actual
de la Empresa y la evolución de sus operaciones, se
formularan las alternativas estratégicas de Negocio, las
que luego de ser evaluadas permitirán establecer los
objetivos de
Negocio a mediano y largo plazo, en el marco de un plan
estratégico.
La evaluación de un proyecto de inversión
informática como ser la toma de un computador, no puede
sustentarse exclusivamente en las necesidades de
información actuales de la Empresa, ya que se
estaría obviando una parte importante del problema, por lo
tanto, la evaluación de la situación actual de la
Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto
deberá confrontarse con la visión que tiene
la
organización de sus problemas y los cursos de
acción que define a partir de un plan estratégico,
lo que significa analizar las necesidades de información a
partir de los objetivos de Negocio y de la estrategia.
Al efecto se deberán revisar los planes a largo
plazo y evaluar sus posibles requerimientos en materia de
procesamiento de datos.
Para resumir esta fase, podemos decir que será
necesario:
- Evaluar la situación actual de la Empresa como
restricción para el desarrollo del proyecto. - Analizar las necesidades de información a
partir de los objetivos de Negocio y la estrategia
global. - Revisar los planes a mediano y largo
plazo. - Establecer los alcances del proyecto.
3. Desarrollar estrategia de
sistemas
Con el mismo criterio con que se desarrolla una
estrategia de Negocio y se confecciona un Plan
Estratégico, será necesario establecer una
estrategia de sistemas que contemple tanto las necesidades
actuales como de mediano y largo plazo en materia de
información.
No existe a priori una receta para desarrollar la
estrategia de una organización, y si bien podemos hablar de
aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma
parte del estudio que necesariamente se encontrara asociado a la
problemática de cada Empresa.
A continuación, detallamos algunos de los
aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado, carecen de
universalidad y sólo sirven como referencia.
- Establecer requerimientos globales
- Establecer la filosofía de
procesamiento - Definir arquitectura
- Pautar crecimiento para el mediano y largo
plazo - Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en
caso de procesamiento distribuido - Definir grado de sofisticación
técnica
- Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas
vs. Adquisición de paquetes - Establecer criterios para fijar prioridades en el
desarrollo e instalación de sistemas - Pautar desarrollo interno de sistemas
- Establecer criterios para la adquisición de
sistemas preplaneados - Establecer pautas para el desarrollo de
metodologías - Pautar desarrollo de software de base
- Establecer pautas para determinar dotación
afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas - Establecer requerimientos básicos de
documentación de sistema
Sistemas De Comunicación De Datos
- Establecer alcance del sistema
- Definir la utilización de arquitectura de
Teleprocesamiento - Especificar los sistemas de
información afectados - Establecer requerimientos globales
- Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones
- Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la
red
Establecer requerimientos globales sobre:
- Procesamiento de Textos
- Correo electrónico
- Sistemas de Modelización
- Computadoras Personales
- Notebooks
- Etc.
4. Resumir la estrategia de
sistemas
Finalmente se deberán resumir la estrategia de
sistemas, documentando los objetivos de Negocio, sus implicancias
en sistemas como así también los resultados del
Relevamiento general.
A efectos de diseñar la configuración del
equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la
instalación, es decir, establecer la cantidad de
dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de
proceso,
según los requerimientos de las aplicaciones a procesar,
como así también, definir el tipo de dispositivos
periféricos a configurar.
Estos elementos se deberán evaluar dentro del
encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en cuanto a la
filosofía de procesamiento y arquitectura de los grupos,
desarrollo de software de base y aplicación, sistemas de
comunicación de datos y automatización de oficinas.
Para dimensionar la instalación será
necesario conocer los volúmenes por tipo de
operación, tamaño de los archivos, nivel
de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de
documento a procesar, crecimiento anual del volumen de
operaciones y archivos, y tipo de procesamiento para cada
aplicación, de forma tal, que se pueda definir la
capacidad y forma de almacenamiento de los datos.
Disponer de esta información supone el conocimiento a
priori de los sistemas de información cuyas funciones
computarizadas serán procesadas en el nuevo equipo, y si
bien la estrategia de Software puede definir criterios para la
asignación de prioridades en el desarrollo de sistemas, y
aun las modalidades de procesamiento; difícilmente pueda
dilucidar los inconvenientes que presenta el dimensionamiento de
la instalación.
Por lo tanto, será necesario efectuar un
Relevamiento que permita acopiar la información
señalada anteriormente.
Al efecto, se deberán relevar, entre otras, las
siguientes actividades y funciones de Negocio:
Producción
- Características de la línea de producción
- Planeamiento (Planes de producción,
abastecimiento, etc.) - Programación de la
producción - Gestión y administración de stocks
- Control de inventarios
- Materias primas
- Producción en proceso
- Repuestos y materiales
- Costos industriales
- Análisis de consumo
- Mano de obra
- Control de calidad
- Ingeniería industrial (Métodos,
tiempos y control de eficiencia) - Administración de
producción - Mantenimiento de planta (Plan de mantenimiento,
costeo de ordenes de trabajo, etc.) - Desarrollo de nuevos productos (Prototipos y
especificaciones) - Requerimientos contables para
producción
Gestión de Compras
- Emisión de requisiciones
- Plan de Compras
- Activamiento
- Control de Recepciones
- Circuito compras-proveedores
Comercialización
- Canales de distribución
- Pedidos-facturación
- Plan de ventas
- Investigación de mercado
- Marcas y nuevos productos
- Estadísticas y reportes
gerenciales - Mailing
Administración
- Contabilidad general
- Proveedores
- Deudores-facturación
- Caja-bancos
- Proyección de pagos y cobranzas
- Planificación financiera
- Bienes de uso (Activo Fijo)
- Créditos y cobranzas
- Costos
- Presupuestos
- Planes económicos
- Control de gestión
- Impuestos y seguros
Administración de Personal
- Inventario de personal
- Análisis de desempeño
- Empleos
- Capacitación
- Remuneraciones
- Accidentes
- Liquidación de sueldos
Si bien se han detallado las actividades principales a
considerar en una industria, el
alcance del Relevamiento en cada caso dependerá del tipo
de Negocio de cada Empresa y de sus características principales, según
se trate de entidades financieras, empresas de
servicios,
etc., y estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o
extranjeras, etc.
El análisis de la información obtenida en
el Relevamiento permitirá establecer las necesidades en
materia de información tanto operativas, administrativas y
de gestión; como así también respecto de la
toma de
decisiones.
En cada caso se deberán considerar:
volúmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para
su obtención, integridad, redundancia, seguridad,
oportunidad, control
interno y los factores particulares inherentes a la
Empresa.
Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la
estrategia de sistemas se deberá:
- Efectuar una revisión de la estrategia de
sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en las
definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el
Relevamiento. - Establecer una hipótesis sobre los sistemas de
información cuyo caudal de procesamiento deberá
ser absorbido por la nueva instalación. - Analizar la modalidad de procesamiento global,
estableciendo porcentajes para cada tipo de
proceso. - Establecer requerimientos especiales de hardware y
software (Dispositivos especiales). - Analizar requerimientos de técnicas especiales
de procesamiento de datos a emplear para el corto y mediano
plazo.
5. Dimensionamiento de la
instalacion
En primer lugar se procederá a calcular la
capacidad por tipo de dispositivo y a establecer el perfil
técnico de los periféricos en función de los
sistemas que serán procesados por la futura
instalación, como ser:
Unidad Central de Proceso
- Tamaño y organización de la
memoria - Velocidad de transferencia
- Capacidad de la unidad de control
- Niveles de interrupción
Discos
- Tiempo medio de acceso
- Capacidad
- Fijos o removibles
- CD’s y reproductoras de CD’s
Cintas
- Densidad
- Velocidad
- Pistas
Terminales de Vídeo
- Inteligentes o no inteligentes
- Funciones avanzadas de hardware
- Tamaño de la pantalla o buffer
- Velocidad de transferencia
Impresoras
- Chorro de tinta o láser
- Tamaño
- Velocidad
Software
- Multiprogramación
- Despacho de tareas
- Seguridad en el manejo de datos
- Edición interactiva
- Procesamiento en lotes de programas de
aplicación - Medios para manejos de formatos
- Servicios de tipo general
Si el estudio incluye la utilización de
técnicas de procesamiento como el teleproceso, se
deberá evaluar por un lado los nodos (Componentes de
hardware que pueden realizar procesamiento de la
información y control de la red) y por otro los enlaces
(Medios que
emplean para transmitir información entre los
nodos).
En relación con los nodos, además de los
dispositivos señalados anteriormente se deberá
evaluar:
Controlador de Comunicaciones
- Programable
- Requerimientos para conexión de
líneas - Serialización para transmisión
asincrónica, serie o paralelo - Posibilidad de almacenar y retransmitir
- Manejo de prioridades
- Detección y corrección de
errores - Manejo de tiempo
agotado - Manejo de respuestas o llamadas en forma
automática - Conmutación de circuitos
Modems
- Facilidad de acoplamiento acústico
- Cantidad de hilos
- Ecualización automática
- Velocidad
- Indicadores de estado
- Facilidades para manejo de más de un modo de
transmisión
En relación con los enlaces se deberá
definir el tipo de enlace y la modalidad y velocidad de
transmisión que el mismo deberá
soportar.
En cuanto al software de comunicaciones se deberá
evaluar por un lado la utilización de una arquitectura de
teleprocesamiento y una disciplina de control de líneas, y
por otro disponer de un monitor de
teleprocesamiento con las funciones básicas.
Automatización de oficinas
- Procesamiento de textos
- Correo electrónico
- Distribución de computadoras
personales conectadas a la instalación
central - Software para modelización
- Desarrollo de aplicaciones
Una vez definidos los parámetros de capacidad y
perfil técnico de los componentes se procederá a su
cuantificación; fundamentalmente de los dispositivos
periféricos.
Para definir la cantidad de terminales de vídeo
se deberán considerar variables
como: horas pico, colas de espera, tiempo para reingreso de datos
por errores de digitación, aspectos funcionales como
adyacencia física de ciertos
usuarios, terminales especializadas según su uso (Para
programación, sistemas con altos tiempos de
uso, etc. ).
A efectos de calcular la cantidad de terminales a
instalar, se podrá aplicar una fórmula de cálculo
que arroja un valor que es
una aproximación y que deberá ser ajustada por las
variables anteriormente mencionadas:
Cantidad de documentos *
Caracteres documento
Cantidad de terminales =
Horas de trabajo * Velocidad digitación por
hora
El mismo procedimiento se
podrá aplicar para el cálculo de las
impresoras.
Una vez cuantificados los dispositivos de la
instalación se analizará la flexibilidad para el
crecimiento futuro de la instalación y la dotación
requerida para su funcionamiento.
A partir de este análisis se establecerán
los ajustes finales y se diseñará la
configuración.
7.
Evaluacion de los equipos ofrecidos en el
mercado
Cada compañía proveedora de equipos de
computación suele confeccionar sus propuestas a partir de
sus pautas de comercialización y generalmente describen
con mayor amplitud los aspectos favorables de su producto en
relación con la competencia, y no se profundiza (y en
algunos casos no se hace mención) sobre los elementos que
están en desventaja frente a otros proveedores. Por tal
motivo, se suelen presentar dificultades en el momento de la
selección de propuestas. Para evitar estos inconvenientes
se deberá confeccionar un informe para las
compañías proveedoras que contenga las variables a
fin de estandarizar las propuestas sobre las cuales se
efectuará la selección.
En dicho informe se deberá requerir la
cotización de:
- Configuración a cotizar
- Apertura del costo por
dispositivo - Cargos por importación
- Cargos por instalación
- Modalidades de contratación
- Forma de pago
- Plazos de entrega
- Recargos o impuestos
- Servicio técnico (Características y
costo) - Asesoramiento y apoyo
- Equipo de backup
- Horas de máquina para desarrollo (Cantidad,
lugar y costo) - Posibilidades de ampliación
- Lista de usuarios con equipos instalados similares al
cotizado
Una vez recibidas las propuestas se deberán fijar
los criterios para seleccionar las mismas con el objeto de
seleccionar una terna.
8. Resumir el resultado del estudio de
factibilidad tecnica
Es esta fase se procederá a confeccionar el
informe con los resultados del estudio de Factibilidad
técnica que contendrá los fundamentos
técnicos de las decisiones adoptadas y resumirá los
resultados de la etapa.
Factibilidad
Operativa
Evaluacion Del Impacto Del Proyecto Sobre La
Organización
Dependiendo de las características del proyecto y
de la modalidad con que la Empresa encaró el mismo, los
aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al
definirse la estrategia de sistemas, en cuyo caso, no se
requerirá la ejecución de esta fase.
En caso contrario, se deberá efectuar el estudio
correspondiente que tiene por objeto evaluar el impacto del
proyecto sobre la organización.
Para ver con mayor claridad la importancia del estudio
de Factibilidad operativo recurriremos a un ejemplo:
Tomemos el caso de un banco que en la
actualidad maneja el conjunto de sus operaciones en forma
tradicional cuyos sistemas tienen un gran porcentaje de
procesamiento manual y en
algunos casos batch (en la casa matriz), que
decide utilizar tecnología de punta, y automatizar el
grueso de sus operaciones, incorporar cajeros automáticos,
conectar todos sus sistemas a una red de comunicaciones, y
distribuir capacidad de procesamiento para sus 50
sucursales.
Desde el punto de vista técnico y
económico, el proyecto resulta a priori, viable, dado que
este tipo de instalación está ampliamente aprobada
por otras entidades financieras, los beneficios que resultan de
un proyecto de inversión de esta naturaleza son de
fácil comprobación no hay más que consultar
a las otras empresas y además las compañías
proveedoras de equipos ya han adquirido experiencia suficiente,
con un gran parque instalado y hasta existe la posibilidad de
adquirir sistemas preplaneados de buen rendimiento y bajo
costo.
En este caso el estudio de Factibilidad operativo
adquiere, su mayor significación, ya que la viabilidad del
sistema no está en duda, pero lo que falta verificar es si
este Banco, está en condiciones de absorberlo; ya que, el
personal no tiene experiencia en el manejo de este tipo de
sistemas, los gerentes verán modificados los procedimientos
del conjunto de su operatoria y además deberán
estar a la cabeza del cambio.
Surgirán además los temores de una
racionalización, además de la resistencia
natural al cambio en todos los niveles; la operatoria de cada
sucursal sufrirá profundas modificaciones, se
requerirá la capacitación del personal en gran escala; la
participación como usuario (Una nueva función) en
la definición de los futuros sistemas, podrán
surgir modificaciones en la estructura de
poder de la
organización que tendrán relación directa
con la reestructuración orgánica, etc. y
además de todo esto se deberá seguir cumpliendo con
las actividades diarias para que el Negocio siga
funcionando.
Como vemos un cambio de esta envergadura puede generar
una sucesión interminable de conflictos que
si se dejan librados al azar las posibilidades de éxito
del proyecto tendrán un alto grado de
aleatoriedad.
Como vemos no se puede relativizar el estudio operativo
y a efectos de reducir los márgenes de riesgo se
deberá:
- Establecer el alcance de los cambios
organizacionales - Evaluar las normas,
métodos y funciones organizacionales
vigentes. - Evaluar el desarrollo organizativo
alcanzado. - Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y
su efecto sobre el proyecto. - Trazar una hipótesis de
conflictos potenciales. - Efectuar un análisis sobre la oportunidad del
proyecto.
9. Definicion de los cambios organizacionales a
efectuar
En esta fase se deberá:
- Efectuar una estimación sobre las áreas
que deberán ser reestructuradas y la envergadura del
cambio en cada caso. - Diseñar la estructura del área de
sistemas en relación con los resultados del estudio de
Factibilidad técnico. - Definir roles y funciones.
- Establecer criterios para planificar la
capacitación del personal afectado. - Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e
intangibles
Finalmente se debe resumir los resultados de la
Factibilidad operativa.
Factibilidad
economica-financiera
Cuantificacion de la
inversion
Para efectuar el estudio de Factibilidad
económico-financiera resulta imprescindible conocer la
totalidad de los gastos en que
incurrirá la Empresa para incorporar el nuevo sistema,
como así también el incremento de los costos por
cargas de estructura que demandará su funcionamiento a
posteriori de la puesta en marcha.
Dado que los cotos de hardware y software se incluyen en
el estudio técnico, será necesario conocer los
siguientes costos complementarios:
Dotación
Con el detalle de los sueldos más las cargas
sociales, para la totalidad de puestos y vacantes.
Mobiliario
Con el detalle de los elementos y el costo unitario de
los mismos. Se deberá especificar los muebles de oficina
(Escritorios, sillas, etc. ), y los de computación
(Cintotecas, archivos, mesas para terminales, etc. )
Instalación eléctrica
- Tablero de comando
- Regulador de tensión
- Ramal trifásico
- Puesta a tierra
(Jabalinas de cobre) - Alimentación de grupos de computación
(Con seguridad antillama u otros) - Tendido del lazo
- Etc.
Suministros
- Formularios
- Cartuchos de tinta para impresoras (Color y
Negro) - Toner para impresoras láser
- Disquetes
- CD’s
- Cintas para backups
- Etc.
Layout
- Planos
- Modificación de artefactos de
iluminación, mamparas, etc.
Sistema de Seguridad
- Caja ignífuga
- Sistema contra incendios
(Con detectores de humo) - Servicios de microfilmación para
documentación - Etc.
Cursos de Capacitación
- Detalle y costo
Seguro
- Detalle de cobertura y costo
Fletes
- Detalle y costo
Para establecer estos costos se deberá consultar
a tres proveedores como mínimo y en cada caso se
deberá conocer:
- Tiempo de vigencia de los presupuestos
- Formas de pago
- Fecha de iniciación estimada de los
trabajos - Tiempo de ejecución de las tareas
- Plazos de entrega
- Etc.
A estos costos se deberán agregar los que tiene
el estudio técnico:
- Costo de Hardware
- Costo de Software
- Cargos por importación
- Cargos por instalación
- Recargos e impuestos
- Servicio Técnico
- Garantía para la modalidad de
alquiler - Cargos por backup de instalación
Con todos estos datos se procederá a cuantificar
la inversión y evaluar la modalidad de contratación
más ventajosa.
En primer lugar se establecerá el monto de
inversión inicial, que incluye gastos por única
vez, y luego, el cargo mensual del nuevo centro de
costos.
A efecto de medir la incidencia del cargo mensual, de
deberá tomar un índice que permita visualizar el
grado de participación en el cargo total de la
compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier
otro índice que permita visualizar el grado de
participación en el cargo total de la
compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier
otro que utilice la Empresa para efectuar estas
mediciones.
Finalmente se deberá:
- Efectuar una revisión de la evaluación
de costos - Analizar la inversión frente a la
posición financiera de la Empresa - Establecer los beneficios totales (Incluyendo los
intangibles) - Analizar el retorno de la inversión (VAN
– Valor actualizado Neto, TIR – Tasa Interna de
Retorno) - Medir en términos de producto la
inversión total
11. Resumir los resultados del estudio
economico-financiero
Se deberá confeccionar un informe que resuma el
estudio de Factibilidad económico-financiero.
Por último, se confeccionará el informe
final para la alta dirección, con el resumen del Estudio de
Factibilidad del Proyecto de inversión en
Informática.
El mismo deberá contener:
- Introducción
- Antecedentes y necesidades
- Estrategia
- Resultados del estudio técnico
- Resultados del estudio operativo
- Resultados del estudio
económico-financiero - Sugerencia del equipo de proyecto
- Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros
comparativos
Sobre la base de este informe se podrá tomar la
decisión, pero en el caso que la Empresa decida poner a
consideración el estudio efectuado, se podrá contar
con la documentación de cada etapa del estudio y la
totalidad de la información utilizada.
12. Consideraciones sobre la contratacion de un
servicio externo de computacion
La contratación de un servicio de
computación no difiere, en sus aspectos formales, de la
contratación de cualquier otro tipo de servicio, por parte
de una Empresa.
En nuestro caso corresponderá la
evaluación técnica del tipo de servicio a contratar
para el procesamiento electrónico de datos, y en
particular la contratación de un servicio de
computación.
Es importante considerar que es esta una alternativa
para resolver el procesamiento de la información de una
Empresa, dependiendo de la relación costo-beneficio y, una
vez más, la política que define
la Empresa para la resolución de sus problemas.
Las variables a considerar para la contratación
de este tipo de servicios, no solo estarán presentes en la
evaluación de los proveedores, sino también en el
contrato legal
a suscribir entre las empresas.
A continuación se exponen las variables
más relevantes:
Detallados por:
- Costo de proceso
- Registro grabados
- Volumen básico a procesar y grabar
- Excedentes
- Según la frecuencia de cada
proceso - Formularios
- Procesos especiales
- Listados a pedido
- Modalidad para la actualización de precios
- Condición de pago
- Vigencia de la contratación
- Riesgos de pérdida de
documentación - Modificación de programas y archivos
(Procedimiento y costo) - Uso del computador del servicio
- Lenguaje de programación utilizado
- Cargos por capacitación
- Obligaciones por incumplimiento de las
partes - Prueba de programas
- Aprobación por sistema
- Carpeta por sistema
(Documentación) - Lugar de recepción y entrega de
información - Duplicación de archivos (Que se puedan
requerir en cualquier momento) - Seguridad del servicio (Definición de backup
para el procesamiento) - Propiedad de programas y archivos
Deberá contemplarse que todas estas variables
estén cuidadosamente explicitadas en el contrato legal que
regulará la operatoria de este servicio.
A los efectos legales se deberán
agregar:
- Modalidades para definir la rescisión del
contrato - Pago del sellado (a cargo de
quién) - Ubicación y domicilio legal (ante eventuales
juicios)
Dado que el servicio a contratar puede sufrir
distorsiones en el tiempo, ya sea respecto del costo, como
así también por la eficiencia del servicio, la
Empresa deberá disponer de los elementos necesarios que le
permitan adoptar las decisiones más adecuadas al respecto,
para lo cual requerirá evitar un nivel de dependencia con
el servicio, que le impida resolver los inconvenientes planteados
de la forma más adecuada para sus intereses.
Los problemas mencionados o bien por el crecimiento del
volumen de la información procesada, podrán sugerir
alternativas tales como: el cambio de servicio o la
incorporación de un sistema.
En ambos casos será sumamente valioso disponer de
la propiedad de
los programas y archivos, como así también contar
con la documentación de cada sistema.
La seguridad del servicio, la prueba de programas, su
mantenimiento, la definición respecto de la
aprobación de cada sistema implementado, etc. son
variables que aseguran un servicio eficiente, y la
explicación de las mismas en un contrato, representan el
respaldo legal con que cuenta la Empresa entre los diversos
inconvenientes que pudieron ocurrir en el tiempo.
La evaluación de los aspectos señalados
permitirán detectar omisiones que a corto o largo plazo
podrán perjudicar seriamente a la Empresa.
Autor:
Eduardo Horacio Quinn