De la pluma de ganso al chip , ¿existe el cambio cualitativo? (página 2)
2. La digitalización de los procesos de
intercambio de información: procesos de compra y
facturación
Ahora bien, indudablemente el lenguaje
XBRL permite agilizar los intercambios de información y el
análisis posterior de los Estados
Contables, auxiliando a Gerentes, Inversores, Analistas, etc. que
no se verán en la tediosa tarea de volver a digitar, para
su conversión de documento escrito a información
binaria, los distintos informes
contables.
Pero, que pasa a nivel operativo? Esto es, que avance se
ha producido a nivel de intercambio de información de
base, facturación, compras
,emisión de pagos, etc.
Nosotros creemos, que a nivel operativo diario, se esta
exactamente igual, que previo a la adopción
del lenguaje XBRL
para los Estados e Informes Contables. En todo el proceso
administrativo contable, existe una doble digitación,
cuando no, una triple o cuadruple digitación de los mismos
registros.
En los procesos de compras y facturación, los
funcionarios administrativos de las empresas
proveedoras y compradoras, digitan exactamente lo mismo, unos
dandole salida a los articulos y registrando los movimientos en
las cuentas de
deudores, otros, registrando la entrada de articulos y los
movientos en las cuentas de acreedores, existe una fenomenal
ducplicación de tareas que tiene un costo enorme para
la
administración de las empresas vinculadas.
Veamos un ejemplo de un proceso
habitual de compras, a saber:
- determinación de la necesidad de
compras: supongamos que estamos informatizados y el
sistema nos
reporta el o los artículos que debemos incorporar a
nuestro stock. Procedemos entonces a llamar por teléfono, enviar un mail o establecer
algún mecanismo de comunicación con nuestros proveedores
para efectuar el pedido mediante una Orden de
compra. - Confección de la factura y /
o remito : bajo el supuesto de que las condiciones de
precio y
pago ya fueron aceptadas, un funcionario del proveedor
deberá emitir un remito y / o factura seleccionando los
artículos pedidos y asignandoles precio de acuerdo a una
lista dada. Posteriormente el sistema contable efectuará
los asientos de estilo. - Registro del ingreso de mercaderias y factura
recibida: exactamente igual pero en sentido inverso, en
lugar de baja de stock, alta y en lugar de deudor, acreedor,
algún funcionario administrativo, deberá volver a
digitar artículo por artículo, cantidad por
cantidad de la factrura de compra recibida.
Como vemos anteriormente, al igual que en los informes
financieros que debían digitarse nuevamente, a nivel
administrativo, en el día a día esta
situación se repite miles de veces, códigos de
artículos, cantidades, precios, re
digitados en vendedores y compradores, altas de stock que se
correlacionan exactamente con bajas de strock.
Parecería que el viejo principio contable de la "
partida doble " hubiese sido mal interpretado como " digitar todo
dos veces "
Entonces surge la pregunta, no podría formularse
un mecanismo de ingreso – egreso de bienes que no
implique la re digitación y la duplicación de
tareas ?
El gran problema : los códigos de los
artículos.
Todo esta inmensa duplicación de tareas existe
porque no son compatibles los códigos de los vendedores y
compradores,vale decir el mismo articulo, se llama de una manera
en el proveedor y de otra diferente en el comprador, cuando no de
maneras diferentes en las distintas sucursales del comprador. Es
como si una persona, cada vez
que viaja se cambia el nombre en cada país que visita,por
tanto debe saber en donde se encuentra para saber como se llama,
suena ridículo, pero eso es lo que hacemos a nivel
administrativo.
Juan es Juan en todos
lados……
Si mantuviéramos el nombre de los proveedores,
vale decir sus códigos, si no existiera la más que
difundida costumbre de re codificar cada artículo en cada
compra, simplemente con un archivo plano con
los datos de la
compra los sistemas de cada
empresa
podrían alimentarse de la misma fuente.
El re ingreso de datos existe porque cada vez que se
compra un ítem en una empresa se
coloca el código
interno del mismo y se debe registrar el movimiento a
stock por dicho código. Si los códigos fueran los
mismos o existiera un traductor, los sistemas podrían
ingresar "facturas digitales "simplemente leyendo los archivos enviados
por el proveedor.
El funcionamiento, si se digitalizara el proceso
sería:
Si bien el esquema de funcionamiento es similar al
normal, la gran diferencia se encuentra en la no existencia de re
codificación de los artículos y por
tanto el ingreso a los sistemas se efectúa en forma
directa "capturando "los datos en forma digital.
En definitiva si vendedores se ponen de acuerdo en tipos
de campos, formatos y códigos de transferencia de los
artículos, se elimina totalmente la digitación en
el momento de la compra. Lo antedicho se constituye en un avance
muy importante a la hora de hacer mas eficiente los procesos
administrativos, se ahorran miles de horas de
digitación, se pueden efectuar conciliaciones de las
cuentas on line, etc.
El mismo avance que implica XBRL para la
información consolidada, se puede aplicar a la
información de base de la contabilidad.
Veamos como funcionaria el proceso:
1)Envío de lista de precios en archivo digital
o páginas Web:
Los proveedores enviarían un formato digital de
lista de precios y códigos de artículo, o
generarían un pagina web a efectos de se colocaran las
ordenes de compra
2) Envío digital de
facturación:
Una vez aceptado el pedido y en cuanto se envía
la mercadería, se envía por internet una factura digital
con los mismos datos de la factura común que
acompaña la mercadería.
3) Captura de información:
Una vez que arriba la mercadería es verificada la
misma y se controla la factura digital con la factura
enviada.
Realizado este proceso los sistemas informáticos,
que "entienden "la factura de los proveedores, Juan es Juan y no
Diego o Alberto, incorporan las facturas al sistema de stock y
generan el asiento contable.
Como venos en realidad, la única vez que debieron
digitarse los códigos e ingresarse las facturas, fue al
construir las ordenes de compra digitales o la página
web.
Por último desde el punto de vista de la oficina
recaudadora, sería muy fácil controlar que los
montos de impuestos
facturados por una parte, sean exactamente los deducidos por la
otra.
Ahora, si bien es cierto que el planteo anterior implica
un avance adicional a los procesos administrativos, es de hecho
la aplicación de los mismos conceptos de
standarización de formatos y digitalización que se
aplica en XBRL.
Ahorra tiempo
operativo, elimina re digitaciones, pero en realidad pensamos que
no significa un gran cambio en los
procesos, simplemente se hacen más eficientes.
Por tanto, sobreviene la pregunta, cuando se da el salto
cualitativo?
Creemos que el gran cambio se da cuando se aprovecha el
gran potencial de proceso y almacenamiento de
lo sistemas actuales. A las velocidades actuales, es
perfectamente viable pensar en que los sistemas
informáticos realicen actividades autónomas, hoy
reservadas exclusivamente a los distintos funcionarios de
la
organización.
Esto es, si a los sistemas se los programa con
reglas de comportamiento
y se los conecta a internet, dada la capacidad de dialogo que
existe entre los mismos, es perfectamente viable que el pedido de
precios a un proveedor, incluso la compra hasta los límites
que se fijen puede realizarse de forma
autónoma.
Una vez que los códigos de los artículos
se estandarizan o se traducen, un sistema al llegar al punto de
reposición puede perfectamente a través de la
red
interconectarse con las empresas proveedoras, "dialogar "entre
los sistemas y ordenar los pedidos.
A su vez, una vez que fueron formulados y entregados los
mismos, los sistemas pueden integrar a sus sistemas
contables la información de facturación que les
es enviada.
Obviamente debe establecerse un control de
recepción de mercadería, como mencionábamos
antes, de manera que no se incorpore a los sistemas
mercadería que no fue debidamente controlada.
Si bien parece un concepto
demasiado futurista la interconexión de sistemas, el
dialogo autónomo y la respuesta programada, es exactamente
lo que se hace en la ciencia
médica curando se implante un marcapaso programable o un
cardiofebrilador. O sea, miles de personas en el mundo viven
gracias a que hay sistemas que censan, se conectan y
actúan absolutamente solos.
Por tanto, creemos que en la ciencia
contable al igual que en la ciencia médica, se puede dar
el gran salto, ya sea en programación de compras, como en
transferencias de efectivo o el área comercial. Los
sistemas deberán censar, comparar con sus reglas de
comportamiento y actuar……
Es definitiva la Inteligencia
Artifiicial aplicada a los procesos contables, como define Elaine
Rich y Kevin Niigth (1):
"La inteligencia
Artificial (IA) estudia como lograr que las máquinas
realicen tareas que, por el momento, son realizadas por Seres
Humanos "
En definitiva, debemos ser capaces de emular el
comportamiento humano, mediante reglas diseñadas a priori
aplicables a los sistemas contables, a vía de
ejemplo:
Regla:
Si stock<x y mes_año entre a y b
y flujo_caja>y entonces emitir orden
compra
En definitiva si no tengo stock, estoy en un periodo del
año que necesito cumplir con el stock minino y puedo
pagarlo, entonces: coloco el pedido. Estos conceptos son los que
se denominan Sistemas
Expertos:
Si premisa entonces
conclusión
A este tipo de problemas se
pueden encontrar variantes combinado varias reglas lógicas
o se resuelven asimismo con los denominados Sistemas Basados en
Casos, que aplican la experiencia pasada para resolver un caso
actual
Por tanto concluimos que al igual que en un atleta de
salto triple, en los 80´ apoyamos el primer pie con el
advenimiento de los PCs, en los 90 ´ a través de los
intercambios de información contable ( XBRL ) apoyamos el
segundo, pero el gran salto hacia delante lo daremos cuando
seamos capaces de delegar a sistemas inteligentes, tareas que
hasta hoy solo confiamos en nuestros propios funcionarios
administrativos de distinta jerarquía…..
Cr. Eduardo Montico
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