Reingeniería de la Auditoría interna y su incidencia en la gestión óptima de servicios municipales (página 3)
El control
interno es ejecutado por la auditoría externa ordenada por la
Contraloría General de la República, en base
a la aplicación de normas,
procedimientos, técnicas y prácticas, con el
objeto de determinar la evidencia suficiente y
competente.La auditoría externa también
podría disponerse por parte de la ciudadanía en el marco de la participación ciudadana, aunque claro
tendría que asumir su costo.- CONTROL
EXTERNOSon los indicadores que forman parte del Sistema
de Control.Son Estándares de control, los Manuales
de: Políticas, Riesgos,
de Organización y Funciones y
Procedimientos; Reglamentos de: Control Interno, Auditoria
Interna, Auditoria Externa, De Organización y
Funciones; Plan
Estratégico Institucional; Presupuesto; Programas
de Inversiones, Programas de Financiamiento y otros documentosOtros Estándares de control son los
documentos fuente, libros
principales y auxiliares, estados
financieros y los estados presupuestarios, las Memorias
de los Consejos Directivos, los Informes
de Gerencia, etc.En cuanto a los servicios municipales pueden establecerse
estándares de limpieza, olores, cuidado de
ambientes, grado de afectación del aire, la
temperatura, etc. - ESTANDARES
- MECANISMOS
Es un término genérico que se refiere a
procedimientos, técnicas, prácticas, herramientas
y otros elementos del sistema de control que es evaluado por la
auditoría
interna.
Los mecanismos a utilizar en la auditoría
interna, tienen que preverse en el Memorando de planeamiento
del auditor interno.
Durante la ejecución de la auditoría
interna se ponen en marcha los mecanismos de control, para
determinar la evidencia que necesita el auditor para formular
su informe.
En el desarrollo y
presentación del informe previo o definitivo,
están presentes los mecanismos de control del auditor
interno.
Cuando tenga que monitorearse las actividades
observadas después del informe el auditor echará
mano a los mecanismos de control.
Es decir los mecanismos de control estarán
presentes en la pre-auditoría, en la auditoría
misma y en la post-auditoría.
2.4.2. GESTION OPTIMA
- GESTION EFICAZ
"La gestión eficaz está relacionada al
cumplimiento de las acciones,
políticas, metas, objetivos,
misión y
visión de la empresa; tal
como lo establece la gestión
empresarial moderna"
"La gestión eficaz, es el proceso
emprendido por una o más personas para coordinar las
actividades laborales de otras personas con la finalidad de
lograr resultados de alta calidad que una
persona no
podría alcanzar por si sola. En este marco entra en
juego la
competitividad, que se define como la medida en
que una empresa,
bajo condiciones de mercado
libre es capaz de producir bienes y
servicios que superen la prueba de los mercados,
manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las
rentas reales de sus empleados y socios. También en este
marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos
y las características de un producto o
servicio que
refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o
implícitas"
"Gestión eficaz, es el conjunto de acciones que
permiten obtener el máximo rendimiento de las
actividades que desarrolla la institución"
"Gestión eficaz, es hacer que los miembros de
una empresa
trabajen juntos con mayor productividad,
que disfruten de su trabajo, que
desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos
representantes de la empresa, presenta un gran reto para los
directivos de la misma.
"La gestión eficaz está relacionada al
cumplimiento de las acciones, políticas, metas,
objetivos, misión y
visión de la empresa; tal como lo establece la
gestión empresarial moderna"
Las municipalidades, como parte de su gestión
institucional prestan los denominados servicios
municipales. Los servicios municipales tienen diferentes
orientaciones y por tanto diferentes objetivos..
Para efectos de nuestro trabajo, hacemos referencia al
servicio de LIMPIEZA.
No es difícil entender que el amontonamiento de
desperdicios en la vía pública, los suelos
resbaladizos, las paredes sucias, las ventanas sin lavar y los
pasillos sin barrer, ejercen no únicamente sobre el
rendimiento, la moral del
personal y la
salud sino
también en la creación de accidentes.
Las fábricas bien dirigidas siguen el principio del
orden de "Un sitio previsto para cada cosa y cada cosa en su
sitio". Uno de los primeros principios
fundamentales de la simplificación del trabajo dice:
"desorden igual a desperdicio"
Una localidad limpia y en orden indica eficiencia.
La ineficiencia es el desorden . Una ciudad limpia
represente el estilo de dirección y autoridad.
2.4.2.1.PROCESO ADMINISTRATIVO
"El proceso
administrativo, es el proceso emprendido por una o
más personas para coordinar las actividades laborales
de otras personas con la finalidad de lograr resultados de
alta calidad que una persona no podría alcanzar por si
sola. En este marco entra en juego la competitividad,
que se define como la medida en que una empresa, bajo
condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y
servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo
o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus
empleados y socios. También en este marco se concibe
la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las
características de un producto o servicio que refieren
a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o
implícitas""El proceso administrativo , es el conjunto
de acciones que permiten obtener el máximo
rendimiento de las actividades que desarrolla la
instititución""El proceso administrativo puede llevar a obtener
una gestión eficaz, siendo así, esto es hacer
que los miembros de la institución trabajen juntos con
mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que
desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos
representantes de la empresa, presenta un gran reto para los
directivos de la misma.- PROCESO ADMINISTRATIVO
A la auditoría tradicionalmente se le
vinculado con la evaluación de los resultados. Los
profesionales auditores, han tenido la culpa de parametrar su
actividad solo a los resultados.En el marco de la reingeniería de la auditoría,
esta actividad profesional no solamente evaluará los
resultados, si no que ejecutará un control previo,
concurrente y posterior.Es decir en este marco, la auditoría no
sólo será puntual sino permanente.Los resultados son comparados con los planes y
programas establecidos y el auditor establece las variaciones
habidas, en base a las cuales formula sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones. - RESULTADOS
La evaluación es la actividad que realizan
los auditores internos, para obtener la evidencia que luego
reflejan en sus informes.La evaluación efectiva ayuda en el esfuerzo
para regular el desempeño planeado, a fin de asegurar
que el desempeño esté de acuerdo con lo
planeado.La evaluación de la gestión consta de
un proceso formado de varios pasos definidos: i) medición del desempeño, ii) la
comparación del desempeño con el
estándar y averiguar la diferencia, si la hay, y; iii)
la corrección de desviaciones no favorables por medio
de acciones remediadoras. - EVALUACIÓN
- RETROALIMENTACION
Mediante esta actividad se procura que las operaciones
estén ajustadas a lo esperado o que se hacen los
esfuerzos para lograr resultado de acuerdo con ello. Si se
descubren variaciones de importancia, no sólo se
requiere una acción enérgica e inmediata, sino
que esta es imperativa. La gestión y el control efectivo
no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, compromisos
interminables o excesivas excepciones.
La acción correctiva es dictada por los que
tienen autoridad sobre el desempeño real. Puede
implicarla modificación de la planeación como por ejemplo, un cambio en el
método o
una nueva forma para comprobar la exactitud de las actividades
de limpieza o aseso de la ciudad. En algunos casos, puede estar
indicada a una modificación organizacional, en tanto que
en otros casos puede bastar un cambio en la
motivación organizacional, en tanto que en otros
casos puede bastar un cambio en la motivación, elemento muy importante al
aplicarse la reingeniería
de procesos. La reimplantación del objetivo en
la mente del empleado, del obrero de limpieza, del
técnico contable, o la revisión de una política y su
aplicación puede ser todo lo que se necesite.
Para una máxima eficacia, la
corrección de una desviación deberá ir
acompañada por una responsabilidad fija e individual. Hacer a un
indivíduo en particular responsable de su trabajo es uno
de los mejores medios de
lograr expectativas en el marco de la reingeniería. La
responsabilidad fija de un individuo
tiende a personalizar el trabajo.
Se convierte en su trabajo, en su responsabilidad para
emprender las acciones necesarias para alcanzar un
desempeño satisfactorio—en su responsabilidad para
hacer cualquier corrección que pudiera ser necesaria–.
En pocas palabras, alguien se preocupa por algo y ese alguien
es definido y conocido.
La acción remediadora es preferible a una
acción correctiva en el marco de la reingeniería
de procesos de
la auditoría interna. Esto es, este último paso
en el proceso de control implica algo más que descubrir
dificultades y corregirlas. Debe ser descubierta la verdadera
causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminarla causa
de la discrepancia. En esta forma, se obtiene genuina ayuda y
cooperación del auditor por parte de la gerencia.
Además, se logra una actitud
favorable hacia el control, y esto es de especial importancia
en el nuevo contexto.
- EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA
Eficacia- Eficiente, operativo. Se dice de
las personas que llevan a cabo un proyecto, y
de la cosa que contribuye a su realización. Diccionario Tutor – Pag. 529
EFICACIA.- virtud, actividad, fuerza y
poder para
obrar .Diccionario Tutor – Pag. 529
EFICACIA: De acuerdo con el COSO, los sistemas de
control interno funcionan a distintos niveles de eficacia.
De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de
manera diferente en momentos distintos.
Cuando un sistema de control alcanza el
estándar a continuación, puede considerarse un
sistema "eficaz".
El control interno puede considerarse eficaz si: i) Se
están logrando los objetivos operacionales de la
entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de
lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se
prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se
cumplen las leyes y normas
aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su eficacia es
un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que
al superar los estándares establecidos facilita la
eficacia de la gestión institucional.
La determinación de si un sistema de control es
"eficaz" o no y su influencia en la eficacia de los servicios
municipales, constituye una toma de postura subjetiva que
resulta del análisis de si están presentes y
funcionando eficazmente los cinco componentes: entorno de
control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de
seguridad
razonable de que una o más de las categorías de
objetivos establecidos va a cumplirse.
Por consiguiente, estos componentes también son
criterios para determinar si el control interno es
eficaz.
EFICIENTE.- Que realiza la función
para la que se destina; competente, capaz, dicho de personas.
Diccionario Tutor – Pag. 529
ECONOMIA.- Recta administración de los bienes. Riqueza
pública. Estructura o
régimen de alguna organización o
institución. Escasez o
miserias. Conjunto de actividades productivas de una zona.
Buena distribución del tiempo y de otras cosas
inmateriales. Ahorro de
trabajo tiempo y dinero.
Ciencia que
estudia la producción y la distribución de
bienes para satisfacer las necesidades humanas. Ahorro,
cantidad economizada. Economía Informal o
sumergida. La que distribuye y produce bienes al margen de la
legislación de un país. Es propia de los periodos
de fuerte crisis
económicas.
Los estándares de control en la
optimización de la gestión de los servicios
municipales, son los mecanismos de control que forman parte
de un Sistema de Control.Son Estándares de control, los Manuales de:
Políticas, Riesgos, de Organización y
Funciones y Procedimientos; Reglamentos de: Control
Interno, Auditoria Interna, Auditoria Externa, De
Organización y Funciones; Plan
Estratégico Institucional; Presupuesto; Programas de
Inversiones, Programas de Financiamiento y otros
documentosOtros Estándares de control son las
cantidad y calidad de servicios por cada cierto
número de habitantes de una municipalidad.
También son estándares los datos
referenciales disponibles de otras ciudades nacionales y
extranjeras.- ESTANDARES
La gestión de los servicios municipales o
la gestión de la auditoría interna, se
refiere a establecer y lograr metas y objetivos.Los objetivos, es el principal medio del hombre
para utilizar los recursos
materiales y los talentos de la gente en la
búsqueda y logro de los objetivos estipulados. En
cierto grado, la gestión se encuentra en casi todas
las actividades humanas.Los principales objetivos, por lo general, los
proporcionan otros, pero en tales casos, dichos objetivos
están declarados en términos muy amplios, y
se requiere trabajo y refinamiento para que sean entendidos
por los miembros de la gerencia. Es muy frecuente que los
jefes o gerentes fijen sus objetivos. Desde un punto de
vista de la reingeniería se espera que el gerente
indique sus objetivos, dando adecuada consideración
a las diversas restricciones dentro de las cuales deben
conseguirse las metas.Para lograr un objetivo, existe inavitablemente el
acopio de los recursos básicos de que dispone
el
hombre: recursos
humanos, materiales, métodos, dinero, mercado, etc. Estos
recursos se coordinan, es decir, se juntan y se relacionan
en forma armoniosa para que el resultado final que se busca
pueda alcanzarse; todo dentro de las restricciones
predeterminadas de tiempo, esfuerzo y costo. - METAS Y OBJETIVOS
Los objetivos institucionales, no sólo son
una base para dirigir esfuerzos, sino que pueden ser
herramientas para generar la voluntad de hacer, el
entusiasmo y el trabajo en
equipo por los miembros de la
institución.La optimización de las actividades
institucionales, se va a lograr teniendo en cuenta el
enfoque participativo en la fijación de los
objetivos. En el marco de la reingeniería se ha
convertido en un enfoque administrativo completo. A la
optimización, en ocasiones se le cita como administración por objetivos, por
misión, como administración de objetivos o, como
administración de resultados, porque lo que se
destacan son los resultados, no las actividades
desempeñadas. Los resultados son los criterios que
determinan el éxito del jefe o gerente.Para lograr la optimización, cada empleado,
cada obrero participa en la determinación de sus
propios objetivos, así como en los medios por los
cuales espera lograrlos.Los resultados específicos esperados sirven
como guías para dirigir las operaciones y
también como normas de desempeño, contra las
cuales se evalúa al trabajador. Siguiendo los
resultados, la gerencia tiende a hacer de cada empleado un
gerente de su propio trabajo particular. De esta forma el
trabajador tiene una mayor participación en sus
propias decisiones de trabajo y en sus
propósitos. - OPTIMIZACION
- CREDIBILIDAD
Es el grado de confianza que debe tener una autoridad,
funcionario o trabajador dentro de una
institución.
Los auditores pierden credibilidad, cuando abandonan
la norma de independencia de criterio.
Si bien el auditor interno, es un trabajador
dependiente dentro de la institución, sin embargo su
criterio debe ser objetivo y libre de toda
dependencia.
2.5. DEFINICION DE TERMINOS
Conjunto de elementos, principios, procesos,
procedimientos y técnicas de control enlazados entre
si, con el objeto de evaluar la gestión
institucional y contribuir a su eficiencia y
eficacia.- SISTEMA DE CONTROL.
Proceso efectuado por los órganos
directivos y el resto del personal de las municipalidades,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos. - CONTROL INTERNO
Bases, fundamentos del sistema de control. Son de
orden organizativo, administrativo, legal, contable,
financiero, informático, etc. - PRINCIPIOS DE CONTROL
Condiciones o circunstancias en las cuales se
desarrollan las acciones de control de una
municipalidad. - AMBIENTE DE CONTROL
Es el espacio, actividad, proceso, función
u otro aspecto que abarca el control interno - AMBITO DEL CONTROL
- CLASES DE CONTROL INTERNO
Su propósito es operativo y se ejerce por
departamentos operacionales más que por lo
financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos
últimos como fuente de información- CONTROL INTERNO OPERACIONAL
Tienen por objeto verificar la corrección y
fiabilidad de la contabilidad. - CONTROL INTERNO CONTABLE
- VERIFICACION INTERNA
Está constituida por procedimientos
específicos como medidas físicas, control de
ingresos y
control de gastos, etc.
Corresponde al Consejo de Administración la
implementación y mantenimiento de los sistemas de
verificación interna que pueden conseguirse mediante los
procedimientos contables.
- ELEMENTOS DEL CONTROL
Está constituida por la estructura
orgánica; las líneas de autoridad,
responsabilidad y coordinación; la división de
labores, asignación de responsabilidad y otros
aspectos.- ORGANIZACIÓN
Son los medios de referencia que utiliza el
control para evaluar la gestión
institucional. - DEFINICION DE OBJETIVOS
Los procesos son las diversas etapas que comprende
el control. En cambio los procedimientos, son las
técnicas y prácticas, que se aplican a la
institución, actividades o funciones que se
evalúan. - PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de
actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados
de sus actividades (eficiencia o deficiencia), así
como la moralidad y ética que aplican. - DESEMPEÑO DEL PERSONAL
- SUPERVISION PERMANENTE.
Comprende el conjunto de acciones para observar,
examinar, inspeccionar las actividades del personal.
El informe COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisión ), considera
los siguientes componentes: entorno de control,
evaluación de los riesgos, actividades de control,
información y comunicación y
supervisión.- COMPONENTES DEL CONTROL
Vienen a ser las dependencias de las
municipalidades responsables directas del control
institucional: Inspectoría, Auditoria Interna y
Auditoria Externa. Indirectamente forman parte del control
el Consejo Municipal, el Alcalde, los directores, la
Gerencia y Jefaturas de las diversas áreas
operativas. - ORGANOS DE CONTROL
Están conformadas por los departamentos,
secciones y/o divisiones conformantes del órgano
máximo del control. - DEPENDECIAS DE CONTROL
- OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
- Eficiencia y eficacia de las operaciones
. - Fiabilidad de la información
financiera. - Cumplimiento de las leyes y normas que sean
aplicables
Según Koontz / O’Donnell, ya que los
planes son las bases frente a las cuales deben establecerse
los controles, lógicamente se deduce que el primer
paso en el proceso sería establecer planes. Sin
embargo, puesto que éstos varían en nivel de
detalle y complejidad, y ya que los administradores no
suelen observar todo se establecen normas especiales. Las
normas son, por definición, criterios sencillos de
evaluación. Son los puntos seleccionados en un
programa
total de planeación donde se realizan medidas de
evaluación, de tal modo que puedan orientar a los
administradores respecto de cómo marchan las cosas
sin que estos tengan que observar cada paso en la
ejecución de los planes.- ESTANDARES DE CONTROL
Son las etapas que comprende el control. Cada
etapa tiene su propia metodología, sus técnicas,
acciones y procedimientos. Comprende la planeación,
organización dirección, coordinación e
integración, ejecución e
informes. - PROCESO DE CONTROL
Son las medidas, pautas, parámetros que
debe seguir el personal que desarrolla las actividades de
control - POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
Es el arte de
planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de
control en el mediano y largo plazo, con el objeto de
contribuir a la optimización de la
gestión. - ESTRATEGIAS DE CONTROL
Arte de planear, organizar, disponer, mover y
emplear los procedimientos de control en el presente y en
el corto plazo. - TÁCTICAS DE CONTROL
Delineación de las actividades de control
de una municipalidad. - LINEAMIENTOS DE CONTROL
Son los procesos y procedimientos que se siguen en
las actividades de control hasta determinar los resultados
positivos o negativos - METODOS DE CONTROL
Son las técnicas y prácticas que se
aplican en las actividades de control realizadas por los
órganos de control. - PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas
de trabajo, cédulas, libros, documentos,
etc. - INSTRUMENTOS DE CONTROL
Están constituídas por las normas
generales y específicas de la
institución. - HERRAMIENTAS DE CONTROL
Son las formas de realizar el control; por ejemplo
la evaluación del plan estratégico, la
evaluación del presupuesto y el análisis e
interpretación de los estados
financieros. - MECANISMOS DE CONTROL
Vienen a ser las prácticas y pericias,
dominios o destrezas en la utilización de las
herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades
de control institucional. - TÉCNICAS DE CONTROL
Efecto de aplicar los procedimientos,
técnicas y prácticas en las actividades de
control de una municipalidad. - ACCIONES DE CONTROL
Son los procedimientos utilizados en las
actividades de control de una municipalidad. - ACCIONES DE CONTROL
La identificación y el análisis de
los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye
un componente fundamental de un sistema de control interno
eficaz. La dirección debe examinar detalladamente
los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y
tomar las medidas oportunas y gestionarlos - RIESGOS DE CONTROL
La posición de considerar al control tan
sólo como el establecimiento de normas, medidas de
evaluación y corrección de desviaciones, ha
cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los
administradores miden la labor real, la comparan contra las
normas, e identifican y analizan las desviaciones. Pero
entonces, para hacer las correcciones necesarias deben
implantar y mejorar programas de acción correctiva
con objeto de alcanzar los objetivos deseados. - LA AUDITORIA INTERNA COMO ACTIVIDAD DE CONTROL
FACILITADORA DE LA RETROALIMENTACIÓNDEL CONTROL INTERNO POR LA AUDITORIA
INTERNA:La auditoría interna, puede facilitar que
la dependencia de los servicios municipales, consiga sus
objetivos, organización, administración,
rentabilidad y rendimiento y a prevenir la
pérdida de recursos. Puede ayudar a la
obtención de información financiera fiable.
También puede reforzar la confianza en que la
entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando
efectos perjudiciales para su reputación y otras
consecuencias. En resumen puede ayudar a que una
municipalidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y
sorpresas en el camino. - LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON LA
EVALUACIÓN - LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON LA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR LA
AUDITORIA INTERNA.
Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas.
El control interno no garantiza el éxito de una entidad.
Incluso un control interno eficaz sólo puede "ayudar" a
la consecución de los objetivos. Puede suministrar
información para la dirección sobre el progreso
de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la
consecución de dichos objetivos.
Sin embargo, el control interno no puede hacer que un
jefe o gerente intrínsecamente malo se convierta en
eficiente, eficaz, menos en óptimo.
- PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UNA OFICINA DE
AUDITORIA INTERNA (OAI).
De acuerdo con Informe COSO la evaluación del
sistema de control interno por parte de la Oficina de
Auditoría Interna, se implanta con el fin de detectar,
en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los
objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de
limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la
dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y
competitivo, así como a las exigencias y prioridades
cambiantes de los clientes y
adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los
controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de
pérdida de valor de los
activos y
ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y
el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que
los controles internos son útiles para la
consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es
mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control
interno y de informes sobre los mismos.
La auditoría interna es considerada cada vez
más como una solución a numerosos problemas
potenciales de las dependencias y de toda la
entidad.
La auditoría es un proceso, su eficacia es
el estado o
la situación del proceso en un momento dado.
La Oficina de Auditoría interna a implantarse
debe constar de cinco componentes relacionados entre sí.
Se derivan de la manera en que la dirección dirija la
empresa y están integrados en el proceso de
dirección. Los componentes son los
siguientes:
Es la base de todos los demás componentes
del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
entorno de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la capacidad de los empleados
de la entidad, la filosofía de la dirección y
el estilo de gestión, la manera en que la
dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y
organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la
atención y orientación que
proporciona el Consejo de Administración- ENTORNO DEL CONTROL
Las municipalidades, así como todas las
empresas
se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que
tienen que ser evaluados. Una condición previa a la
evaluación del riesgo es la identificación de
los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si
e internamente coherentes. La evaluación de los
riesgos consiste en la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, y sirve de base para
determinar como han de ser gestionados los
riesgos. - EVALUACION DE RIESGOS
Las actividades de control son las
políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que se lleven a cabo las instrucciones de la
dirección. Ayudan a asegurar que se toman las
medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados
con la consecución de los objetivos de la entidad.
Hay actividades de control en toda la
organización, a todos los niveles y en todas sus
funciones incluyen una gama de actividades tan diversa como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa,
salvaguarda de activos y segregación de
funciones. - ACTIVIDADES DE CONTROL
En las municipalidades, hay que identificar,
recopilar y comunicar información pertinente en
forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo,
funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que
contienen información operativa, financiera y datos
sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar la empresa de forma adecuada. - INFORMACION Y COMUNICACION
- SUPERVISION
El sistema de control interno de una municipalidad
requiere supervisión, es decir, un proceso que comprueba
que se mantienen el adecuado funcionamiento del sistema a lo
largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de
supervisión continuada, evaluaciones periódicas a
una combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye
tanto las actividades normales de dirección y
supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el
personal en la realización de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones periódicas
dependerán esencialmente de una evaluación de los
riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión
continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno
deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que
la alta dirección y el consejo de administración
deberían ser informados de los aspectos significativos
observados.
Estos componentes, vinculados entre sí, generan
una sinergia y
forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes
del entorno. El sistema de control interno está
entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe
por razones empresariales fundamentales. El sistema de control
interno es más efectivo cuando los controles se incorporan
en la infraestructura de la cooperativa y
forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles
"incorporados", se fomenta la calidad y las iniciativas de
delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se
permite una respuesta rápida ante las circunstancias
cambiantes.
La responsabilidad de la implantación de la
auditoría interna con todos estos componentes, no
será suficiente para facilitar la gestión
óptima de los servicios municipales, por lo que se
requiere un sistema de control interno que se aplique sobre la
base de la existencia de documentos normativos que van a
constituir los estándares para evaluar la programación, gestión y el control
mismo de las municipalidades. En este sentido se propone la
aplicación de los siguientes documentos
normativos.
REGLAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
- ALCANCE
Las disposiciones del presente reglamento son
aplicables a las dependencias de la entidad.
DEFINICIONES
- Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser
consideradas de manera permanente en el Plan Anual de Trabajo
de Auditoría Interna. - Actividades no programadas: Exámenes
especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se
realizan cuando se consideran necesarios para la
evaluación del funcionamiento del sistema de control
interno. - Hechos significativos: Sucesos que exponen o que
eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan
tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que
exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus
obligaciones
con sus socios. - Identificación y administración de
riesgos: Determinación, medición, monitoreo y
control de los riesgos que asume la empresa. - Manual de Auditoría Interna: Documento que
contiene las políticas, funciones, procedimientos y
técnicas de auditoría utilizados para evaluar el
funcionamiento del sistema de control interno de la
entidad. - Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría
Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y
alcance del programa de auditoría, cronograma y
actividades programadas que se desarrollarán durante
cada ejercicio económico - Sistema de control interno: Conjunto de
políticas, procedimientos y técnicas de control
establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada
organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación
y administración de los riesgos que enfrenta y
cumplimiento de las disposiciones legales que le son
aplicables.
2. RESPONSABILIDAD DEL CONSEJO MUNICIPAL Y DEL
ALCALDE.
El Consejo Municipal, como autoridad suprema de la
entidad y responsable en primera instancia del control de la
misma, debe adoptar las acciones necesarias para que la Oficina
de auditoria Interna realice las funciones de un adecuado
seguimiento del cumplimiento de las disposiciones del presente
reglamento. El Alcalde es responsable de proporcionar los
recursos y demás facilidades que resulten necesarias
para el desarrollo de dichas funciones.
- DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA
- Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna de acuerdo con lo establecido,
deberán tener la independencia suficiente para cumplir
sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna,
contando para ello con todas las facultades necesarias para el
logro de sus objetivos. Todos ellos deberán estar
efectivamente separados de las funciones operativas y
administrativas de la empresa. - Las funciones de auditoría interna son las
siguientes:
- Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del
sistema de control interno, así como velar por su
eficiencia y eficacia. - Evaluar el cumplimiento de las disposiciones
legales que rige a la entidad. - Evaluar el funcionamiento de los sistemas
informáticos y los mecanismos establecidos por la
entidad para la seguridad de los mismos - Evaluar el cumplimiento de las políticas,
manuales, procedimientos, planes de contingencia y
demás normas internas de la entidad, así como
proponer, de ser el caso, modificaciones a los
mismos. - Efectuar el seguimiento permanente de la
implementación de las observaciones y recomendaciones
por los auditores externos. - Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de Consejo Municipal, La
Alcaldía y la Inspectoría Municipal; así
como cumplir con las actividades programadas y elaborar los
informes que se deriven de las mismas - Realizar actividades no programadas cuando se
considere conveniente o ante requerimiento del Consejo
Municipal o por sugerencia del Alcalde o el
Gerente. - Mantener un archivo
actualizado de todos los manuales y demás normas
iteras de la entidad, así como de aquellos documentos
que determine los órganos supervisores y de
control - Comunicar al Consejo Municipal y a los
órganos supervisores y de control, de manera inmediata
y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos,
una vez concluidas las investigaciones correspondientes. - Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que
determinen los órganos supervisores y de
control
- Los encargados de la labor de auditoría
interna deben contar con una infraestructura adecuada,
así como con recursos técnicos y
logísticos de acuerdo a la naturaleza
de sus actividades, las mismas que deberán guardar
relación con la magnitud y complejidad de las
operaciones y estructura de la entidad. Los encargados de la
labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias
relacionadas a sus funciones. - Los procedimientos y técnicas de
auditoría empleados por los encargados de la labor de
auditoría interna deberán adecuarse a las
disposiciones establecidas por las entidades estatales
correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
(NAGA’S) y las Normas Internacionales de Auditoría
(NIA’S). Asimismo, dichos procedimientos y
técnicas de auditoría deberán estar
contenidos en el respectivo manual de
auditoría interna. - Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, deberán tener solvencia
moral,
conocimientos y experiencia apropiados para la función
correspondiente, debiendo reunir los siguientes
requisitos:
- Tener título profesional de Contador
Público, con estudios de Post-grado. - Tener una experiencia no menor de dos (2)
años en actividades de auditoría o haber
desempeñado cargos gerenciales en sociedades
civiles por un periodo no menos a dos (2) años,
según corresponda; - No tener antecedentes penales;
- No haber sido sancionado por la Federación u
otra entidad supervisora o control;
- Los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, son responsables de cumplir con las
obligaciones que se les asignan en el presente documento,
así como de informar inmediata y simultáneamente
cualquier situación que afecte significativamente el
desarrollo de sus funciones e independencia. También
deberán informar inmediata y directamente al
órgano de control, al Consejo Municipal o la
Alcaldía, de manera simultánea, los hechos
significativos que hayan detectado e el curso de sus labores de
auditoría interna. La oportunidad en que los citados
órganos reciban dichos informes y las decisiones que se
adopten al respecto deberán constar en los libros de
actas correspondientes. - La remoción del auditor responsable de la
labor de auditoría interna deberá ser comunicada
previamente a los órganos de supervisión y
control indicado las razones que justifican tal
medida
4.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
El Plan deberá ser aprobado por el Consejo
Municipal, debiendo remitirse a la Alcaldía, Gerencia e
Inspectoría, una copia del mismo antes del 31 de
diciembre del año previo. Dicho Plan deberá
considerar, por lo menos los siguientes aspectos:
- Diagnóstico del funcionamiento del sistema de
control interno; - Objetivos anuales y alcance del programa de
auditoría; - Procedimientos y técnicas de auditoría
a emplearse; - Cronograma de las actividades, exámenes e
informes; y, - Recursos humanos, técnicos y logísticos
disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la
relación de profesionales que conforman la Unidad de
Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su
formación profesional y, de ser el caso, los recursos
adicionales requeridos para el cumplimiento del
Plan.
El plan deberá considerar como actividades
permanentes, cuando menos, las que se señalan a
continuación:
- Revisión por lo menos trimestral del
cumplimiento de las políticas y procedimientos
implementados de las actividades que realiza la
entidad. - Verificación del adecuado y oportuno
registro
contable de las transacciones que realiza la
entidad. - Verificación del cumplimiento de los
límites operativos de la entidad, tanto
individuales como globales; - Verificación del cálculo de los activos ponderados por
riesgo y del patrimonio
efectivo; - Evaluación de los riesgos
informáticos que enfrentan; - Verificación por lo menos trimestral del
adecuado registro contable y valorización de las
inversiones realizadas por la entidad y su correspondiente
constitución de
provisiones; - Evaluación del nivel de reclamos presentados
por los vecinos de la ciudad y del tratamiento
otorgado; - Verificación de la actualización del
padrón de trabajadores; - Verificación del cumplimiento de los
acuerdos del Consejo Municipal; - Evaluación del cumplimiento de las
recomendaciones formuladas por los diversos
órganos - Las demás evaluaciones y los informes que
las empresas deben realizar periódicamente conforme
las disposiciones vigentes
6.-DE LOS INFORMES.
Los informes que se deriven de los exámenes
realizados por los encargados de realizar la labor de
auditoría interna, deberán contener, por lo
menos, la siguiente información:
- Motivo de la realización del informe,
indicando según corresponda la referencia a la actividad
programada o no programada o al órgano que
solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la
existencia de hechos significativos; - Objetivo y alcance de la
evaluación; - Procedimientos y técnicas de auditoría
empleados; - Evaluación de la situación de la
actividad u operación revisada a la fecha del informe,
identificando los riesgos detectados y su impacto en la
entidad, así como la evaluación de los
procedimientos y los controles utilizados por la
empresa; - Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para
subsanar los problemas o deficiencias identificadas,
según corresponda; - Personal encargado del examen; y,
- Fecha de inicio y término del
examen.
En el proceso del desarrollo institucional, primero se
organizan y ponen en funcionamiento las actividades de las
municipalidades, inmediatamente se articulan los componentes
del sistema de control interno, luego en el devenir operativo
se ponen en marcha las tácticas y estrategias que se
estime conveniente para que la entidad pueda cumplir sus metas,
objetivos y misión que le corresponde. Pero, como saber
si efectivamente se están aplicando las normas
correctamente, si los planes se están aplicando o si se
están obteniendo los resultados; eso sólo es
posible mediante la aplicación de la auditorías.interna.
La Oficina de auditoría interna que
recomendamos a las municipalidades debe establecer sus planes
antes de ejecutar sus actividades de control.
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
INTERNA
- INFORMACION INTRODUCTORIA
- DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO
- DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
- CAPACIDAD OPERATIVA
- OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR EN EL PERIODO
PLAN ANUAL DE AUDITORIA | |||||||||||||
No | ACTIVIDAD DE | 2 | 0 | 0 | 4 | ||||||||
E | F | M | A | M | J | J | A | S | O | N | D | ||
1 | EXAMEN ESPECIAL AREA ORGANIZATIVA Y AREA | XXX | |||||||||||
2 | EXAMEN ESPECIAL-RECURSOS HUMANOS | XXX | |||||||||||
3 | EXAMEN ESPECIAL-AREA DE TESORERIA | XXX | |||||||||||
4 | EXAMEN ESPECIAL – AREA CONTABILIDAD | XXX | XXX | ||||||||||
5 | EXAMEN ESPECIAL – AREA DE CTAS. CTES. | XXX | |||||||||||
6 | EXAMEN ESPECIAL – AREA DE OPERACIONES | XXX | XXX | ||||||||||
7 | EXAMEN ESPECIAL-AREA DE INFORMATICA | XXX | |||||||||||
8 | EXAMEN ESPECIAL-AREA LOGISTICA | XXX | |||||||||||
9 | EXAMEN ESPECIAL-ALOS SERVICIOS | XXX | |||||||||||
10 | ACTIVIDADES DE CARÁCTER | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX | XXX |
- PROPUESTA DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
PARA
LA EFICACIA DE LOS SERVICIOS
MUNICIPALES
En la coyuntura actual, donde esta de por medio la
competitividad y globalización en el entorno
socioeconómico es necesario marcar la diferencia en la
gestión institucional, para ello dirección
estratégica se presenta como la herramienta facilitadora
para alcanzar eficiencia, eficacia y economía en los
servicios municipales.
En este contexto debe considerar los siguientes
aspectos:
El análisis del entorno.
En este aspecto debe desarrollarse el diagnóstico de las influencias del
entorno. Para lo cual es recomendable realizar el ANALISIS
PEST, que trata de la evaluación de los aspectos
políticos, económicos, sociales y
tecnológicos del entorno. También podría
hacerse uso del mecanismo de ESCENARIOS (varias
alternativas de solución).
Análisis estructural del entorno
competitivo
En esta parte se tiene que analizar la amenazas de
entrada en operación, el poder de los potenciales
clientes, la amenaza de los servicios sustitutorios, la
rivalidad entre los competidores y las cuestiones clave que
surgen del análisis estructural.
La identificación de la posición
competitiva de la organización
Para el efecto se debe realizar el análisis
competitivo, el análisis del grupo
estratégico, análisis de segmentos de mercado y
poder de mercado, cuotas de mercado y crecimiento de mercado,
atractivo del mercado y fortaleza de la sociedad.
Análisis de los recursos y capacidad
estratégica.
Esto incluye análisis de la cadena de
valor de la entidad: utilización de recursos,
análisis de la eficiencia de los costos de
servicios, análisis de la eficacia, control de recursos,
análisis
financiero, análisis comparativo y análisis
FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas).
Evaluación de las estrategias
Para este efecto se deben considerar criterios de
evaluación que consideren la conveniencia, factibilidad,
aceptabilidad. Análisis de la cartera de clientes.
Análisis del ciclo de
vida de la empresa.
También deben considerarse las evidencias
empíricas empresariales: Análisis de la
importancia de la cuota de mercado que se esta explotando, la
estrategias consolidadas por la empresa, la
diversificación de los servicios y su
performance
Toma de decisiones
Para estos efectos deben considerarse el
análisis del rendimiento de la actividad empresarial:
análisis de la rentabilidad, análisis del
costo/beneficio y el análisis del valor para el
asociado. También análisis de riesgo:
proyecciones de ratios financieros, análisis de
sensibilidad, matrices de
decisión, modelos de
simulación. Análisis de
factibilidad: análisis de flujo de fondos,
análisis del punto muerto y análisis del
despliegue de recursos. Selección de estrategias:
Selección respecto a los objetivos, remisión a un
órgano superior, implantación parcial
Implementación de estrategias
En esta parte debe considerar la planificación de recursos en el nivel
asociativo: reasignación de recursos, asignaciones en
etapas de crecimiento, asignación de recursos en etapas
de estabilidad o de declive, asignación de recursos
compartidos.
También debe considerar la planificación
de recursos en el nivel de operativo: identificación de
recursos, congruencia de los recursos existentes, congruencia
entre los recursos requeridos.
Otro aspecto a considerar es la planificación
de recursos: factores críticos del éxito y tareas
clave, planificación de prioridades, comprobación
de los supuestos clave, planificación financiera y la
elaboración de presupuestos, planificación de personal,
análisis de las redes en el interno y
externo institucional
La dirección del cambio
estratégico
En este nivel debe considerarse la comprensión
de los procesos del cambio estratégico de la entidad,
considerando el enfoque sistémico de cambio incremental
y la dinamización y dirección del cambio
estratégico
También ha de considerarse el
diagnóstico de las necesidades de cambio
estratégico: detección de la desviación
estratégica y las identificación de las barreras
al cambio estratégico
En cuanto a la dirección del proceso de cambio
estratégico, deben ponderarse los estilos de
dirección en el cambio estratégico, los cambios
en los procesos, procedimientos y rutinas de la
organización, las actividades de cambio y estimar los
procesos coyunturales en lo político,
socioeconómico, fiscal,
financiero, etc.
Otro punto a considerar es el liderazgo y
agentes del cambio estratégico que van a
participar.
Conclusiones
- Debe considerarse la valoración del interno
y entorno de la entidad. - El manejo o conducción del cambio es un
punto que debe tomarse en cuenta, ubicando a los
líderes del cambio estratégico en los puntos
clave de la institución - Debe ponderarse adecuadamente la relación
entre el cambio estratégico y el cambio operacional de
la empresa. - Debe enfatizarse en la dirección
estratégica de los recursos humanos de la empresa:
directivos, socios, funcionarios, trabajadores,
otros - Se buscarse la coherencia en la dirección
del cambio estratégico, integración
armónica de los recursos humanos, financieros y
materiales
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE DATOS
3.1. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE
LA ENTREVISTA
REALIZADA
Esta entrevista fue
aplicada a los Señores Directivos de las dependencias
encargadas de los servicios municipales, de acuerdo a lo
siguiente:
NR | ENTIDAD | CANT | % |
01 | MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA | 20 | 67 |
02 | MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LIMA | 10 | 33 |
TOTAL | 30 | 100 |
FUENTE: ELABORACION PROPIA
A continuación se presenta las preguntas
formuladas a los directivos antes indicados, el análisis e
interpretación de los datos obtenidos:
PREGUNTA No. 1: ¿ Cuál es el cargo que
desempeña en su institución ?
ANALISIS:
CUADRO NR 1
NR | CARGO | CANT | % |
01 | DIRECTOR | 5 | 17 |
02 | JEFE | 15 | 50 |
03 | ASESOR | 10 | 33 |
TOTALES | 30 | 100 |
FUENTE: ELABORACION PROPIA
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