1.3.- COMPONENTES DEL (S.I.A):
Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a
saber:
- Entradas: Datos obtenidos de fuentes
internas y externas; la fase de entrada es permanente porque
los datos nuevos se
suman continuamente al sistema cuando
se realizan las transacciones. - Procesamiento: fase durante la cual los datos
obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor
manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las
computadoras. - Salidas: Relatos, diagramas,
cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos
durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son
utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en
un formato que permita al usuario final tener un acceso
rápido. - Retroalimentación: Mecanismo de
verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a
determinar que información generada es necesaria; los
informes
pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para
medir. Además, los resultados y las salidas son, por si
solos, retroalimentación.
Además de estos componentes básicos,
debemos de considerar los siguientes elementos:
- Modelos: combinación de referencias
lógicas, procedimientos
y matemáticas que manipulan las entradas y
almacenan los datos en diversos medios, para producir los
resultados. - Tecnología: Consiste en reunir datos,
orientar modelo,
almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de
salidas. - Datos Básicos (Archivo):
Conjunto de textos, números o imágenes
que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por
diversos usuarios en diferentes condicones.
1.4.- IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS
SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS:
Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es
necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:
- Preparación del estudio.
- Registro de datos.
- Análisis de los hechos.
- Desarrollo de la mejor
solución. - Implantación del nuevo
procedimiento. - Mantenimiento de los
procedimientos.
El sistema de
información Administrativa (S.I.A), a sido de suma
importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que
luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a
a realiza el registro de datos
y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite
transformar los datos en información de calidad y al
mismo tiempo nos
permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al
desarrollo de
la mejor solución encontrada y la implantación de
un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas
existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una
forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto
realizar el mantenimiento
de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar
un control de las
actividades realizadas.
2.- MANUALES
ADMINISTRATIVOS
2.1.- DEFINICIÓN:
A continuación se dan algunas definiciones de lo
que es un manual
Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual
es:
"Un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia,
organización, política y
procedimientos de una empresa, que
se consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo".
Para A. Reyes Ponce, un manual es:
"Un folleto, libro,
carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie
de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano
en la
empresa".
Continolo G., define la manual como:
"Una expresión formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector;
es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
personal
operativo".
Para nosotros los manuales
administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de
información y acoplamiento que admiten buscar y emitir de
manera concretada y consecuente la información y
procedimientos referentes a políticas,
organización, funciones, tácticas, etc. Los cuales
se consideran obligatorios para la realización de las
actividades y ocupaciones.
2.2.- TIPOS DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS:
Los manuales utilizados en una organización son
los siguientes:
- Manual de objetivos y
políticas: contiene los principios
básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
en la toma de
decisiones. - Manuales del empleado o de Bienvenida:
contiene aquella información que resulta de interés
para los empleados que se incorporan a una empresa sobre
temas que hacen a su relación con la misma, y que se les
entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas
se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados,
derechos,
obligaciones, etc. - Manuales de Organización: describe
la
organización formal mencionando, para cada puesto de
trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad. - Manual de normas
procedimientos: Llamados también manual de operaciones o
de prácticas Standard, son documentos de
gestión de uso diario que presentan en
forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir
para lograr el trabajo
de una unidad de acuerdo a métodos
previstos. Los manuales de procedimientos orientan el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las
alteraciones arbitrarias. - Manual del especialista: contiene normas o
indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de
actividades u oficios, se busca con este manual orientar y
uniformar la actuación de los empleados que cumplen
iguales funciones. - Manual de propósitos Múltiples:
reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente,
en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa
o el volumen de
actividades no justifique su confección o
mantenimiento. - Otros manuales de apoyo a la
gestión
2.3.- ESTRUCTURA DE
LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
- Contenido: en esta sección
incluye enunciación de la codificación y Enunciación de la
nominación de cada norma y la Cantidad de páginas
de cada norma de procedimiento o parte del manual. - Objetivos: contendrá la
explicación de los propósitos de la
aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los
motivos que le dieron origen. - Responsabilidad: se indicará la
unidad orgánica responsable del cumplimiento de los
procedimientos en cuestión. - Alcance de los procedimientos:
contendrá la explicación de los entes sobre los
cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en
que deben ser Empleados o por la vía de
excepción, cuales son los límites
en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos. - Instrucciones: deberá contener
la Estructura (cual es la disposición y los
fundamentos de las partes en que está ordenado el
manual), codificación (se indicará el
sistema y criterios de codificación utilizados).,
actualización y los criterios de
cumplimiento. - Normas de procedimientos:
- Glosario
- Índice Temático: en el
que los temas se presentan ordenados alfabéticamente
para facilitar su localización por este medio. Por lo
general, el índice temático se ubica como
última sección del manual. - Índice de referencias
cruzadas - Verificación y
asesoramiento - Indicación de fechas
- Numeración de
páginas - Formato
- Armado
2.4.- IMPACTO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS EN
EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS
El Ambiente
futuro en el que trabajan los gerentes será un medio de
sistemas. Hemos hecho hincapié en que el enfoque de
sistemas se identifica con las siguientes cualidades
distintivas:
- Integración, caracterizada por la
sinergia,
que produce un efecto total mayor que los de la suma de sus
partes individuales. - La interdisciplina, que utiliza las técnicas
y métodos de varias disciplinas. - La empírica, sujeta a la
experimentación y a la comprobación
científica. - La orientada hacia las decisiones, dirigida
hacia la toma de decisiones para lograr una asignación
optima de los recursos, uno
de los principales objetivos del enfoque de sistemas en las
aplicaciones de negocios. - La de información, la filosofía
del enfoque de sistemas, es la información y la
estructura es un sistema de información.
El aspecto fundamental del análisis de
sistemas es comprender todas las facetas importantes de la
parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas,
al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar
los procesos de
una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas
claves:
- ¿Qué es lo que se hace? Esto representa
a las acciones. - ¿Cómo se hace? Referente a los
procedimientos - ¿Con que frecuencia se presenta?
- Que tan grande es el volumen de transacciones o
decisiones? - Cual es el grado de eficiencia con
el que se efectuaran las tareas? - ¿Existe algún problema?
- Si existe algún problema, ¿Qué
tan serio es? - Si existe algún problema, ¿Cuál
es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con
varias personas para reunir detalles relacionados con los
procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las
cosas, las soluciones que
proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se
emplean cuestionarios para obtener esta información cuando
no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de
grupos grandes
dentro de la organización.
Así mismo, las investigaciones
detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la
observación en condiciones reales de las
actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de
formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su
totalidad.
Conforme se reúnen los detalles, los analistas
estudian los datos sobre los requerimientos con la finalidad de
identificar las características que debe tenerle nuevo
sistema, incluyendo la información que deben producir los
sistemas junto con características operacionales tales
como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y
métodos de entrada y salida.
MANUAL DE NORMAS Y | |
OBJETIVOS | 1.- Presentar una visión integral de 2.- Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada 3.- Precisar la responsabilidad operativa del 4.- Prestar apoyo logístico a la |
FINALIDAD | 1.- Uniformar y controlar el cumplimiento de las 2.- Facilitar las labores de 3.- Simplificar la determinación de 4.- Enseñar el trabajo a los nuevos 5.- Aumentar la eficiencia de los empleados en 6.- Facilitar la elaboración de las 7.- Construir una base para el análisis. |
MODIFICACIÓN | 1.- El procedimiento es de mejoramiento 2.- La modificación o creación de 3.- Si las modificaciones fueran numerosas y |
VENTAJAS |
1.- Son un compendio de la totalidad de Un instrumento que define con precisión 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a |
LIMITACIONES | 1.- Existe un costo en su redacción y confección que, 4.- Resulta difícil definir el nivel |
CONCLUSIÓN
Hasta ahora hemos insistido en que se necesita el
enfoque de sistemas para enfrentarse a la complejidad. Para
poder
comprender el enfoque de sistemas y el diseño
de sistemas de
información para la gerencia es
básico el concepto de los
sistemas de información administrativa y la
retroalimentación.
Esencialmente los sistemas de retroalimentación
se ocupan de la forma en que se usa la información para
fines de control y se aplican no solo a los sistemas de
información administrativa y de negocios, sino
también a sistemas biológicos, de ingeniería y muchos más.
Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del
futuro son un indicio, podemos esperar que la
administración del mañana sufra varios cambios
importantes. Los más significativos son el ensanchamiento
del ambiente tecnológico, los cambios de
organización dentro de la empresa y la creciente
repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara
el progreso de la intensidad tecnológica de los recursos
de la empresa.
Los sistemas de negocios del futuro serán
demasiado complejos para que puedan manejarse tan solo con la
experiencia, las opiniones y las pericias de un solo individuo,
independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán
que funcionar en un ambiente interdisciplinario.
Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto,
realmente a la necesidad de absorber y utilizar los
métodos matemáticos y las ciencias
físicas y naturales. Así como las investigaciones
de las ciencias
sociales y del comportamiento. Se necesita todo esto en el
enfoque de sistemas adecuada administración de una empresa.
BIBLIOGRAFÍA
Proceso organizativo y la
organización. Enciclopedia del MANAGEMENT. Editorial
OCEANO.
Scandry Subero
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