3. Qué debemos hacer?
- Concientizar a los directivos acerca de la necesidad
del cambio. La
evolución en los mercados y
en la tecnología, y la indispensable
actualización de los métodos de gestión
empresarial.Inventariar los recursos
humanos existentes, y proceder a compararlos con las
necesidades en materia de
experiencias, capacidades y aptitudes que se requieren para
el presente y futuro de las actividades.Análisis de las actividades y costes
estratégicos, y por otro lado la clasificación
de las actividades en función de que generen o no valor
agregado para los clientes
externos o empresa, o bien no produzcan valor agregado
alguno.Las actividades y costes estratégicos son
aquellas que dado un determinado nivel de producción, el incremento de dichos
costes genera una reducción más que
proporcional en los costes totales.En cuanto a las actividades con o sin valor
agregado, su clasificación y posterior análisis conduce a la
eliminación, combinación o
simplificación de las mismas a los efectos de mejorar
la rentabilidad y competitividad de la empresa. - Llevar a cabo un diagnóstico que permita conocer a fondo
las operaciones
de la empresa,
poniendo especial hincapié en sus puntos
críticos, que son aquellos generadores tanto de
beneficios como de pérdidas. Esto debe hacerse no
sólo contemplando los procesos
productivos, sino prestando una gran atención a los aspectos vinculados al
entorno social y cultural, tanto externo como internos a la
empresa.
Descubrir los mitos y
paradigmas
de sus empleados, directivos y propietarios lleva a saber en
que medida los mismos entorpecen el desenvolvimiento de la
empresa, por otro lado han de servir para tomarlos en
consideración a los efectos de la labor de
concientización. Esta labor de diagnóstico
implica relevamientos estadísticos y cálculos
de diferentes ratios, índices e indicadores. Entre ellos esta presente los
niveles de calidad, los
indicadores de
gestión y los ratios de productividad, como así también
los montos de desperdicios.Implementar el Tablero de Comando como forma de
control y
guía. Lo más conveniente es que este Tablero de
Comando suministre información por excepción y
sirva para la Gestión Visual, lo cual permite de un
"pantallazo" conocer el estado
de los procesos, productos
y servicios. - Para mejorar, primero debemos saber donde estamos y
cómo estamos evolucionando en nuestras operaciones
diarias. Para ello se capacita e implementan sistemas
básicos de estadísticas, tanto para controlar
niveles de calidad, como para seguir muy de cerca los niveles
de productividad y costos.- En base a los requerimientos de los clientes,
consumidores y organismos públicos, establecer los
requisitos en materia de calidad, tanto del producto, como de su empaque,
y tiempos de respuestas a los pedidos. Eso en cuanto a lo
que se denomina clientes externos, pero lo mismo debe
hacerse en relación a las necesidades de los
clientes internos. - Establecidos tales requisitos en materia de
calidad, se debe planificar e implementar la Gestión de Calidad Total (TQM)
más adecuada a la empresa. Para ello es fundamental
(ver Punto 3) contar con estadísticas de calidad y
su evolución, siendo el elemento más adecuado
la aplicación del SPC (Control
Estadístico de Procesos). - En una economía como la de estos tiempos
deben evitarse desperdicios, y la mejor manera de lograrlo
es aplicando el Sistema
de Producción Just in
Time, el cual puede considerarse como la otra cara de
la moneda del Kaizen. Adecuar el "Just in Time" a cada tipo
de actividad es esencial y fundamental a la hora de
responder de manera rápida, flexible, efectiva y
eficiente, a las cambiantes necesidades y requerimientos
del mercado. - El disponer de máquinas en perfecto funcionamiento
es fundamental y para ello lo mejor es aplicar el Mantenimiento Productivo Total, el cual no
sólo permite reducir los tiempos de paros por
averías, sino también ahorrar insumos y
energía, evitar la producción de fallos, e
incumplimientos de plazos. Cámaras
frigoríficas, ordeñadoras, maquinas de
cosecha, transportes y sobre todo transportes con
cámaras de frío, sistemas de
ventilación en gallineros, sistemas de riego son
sólo algunas de las máquinas a seguir muy de
cerca si no queremos incurrir en pérdidas, y para
ello lo mejor es aplicar sistemas de prevención y
predicción, mejorando los costes de mantenimiento y
evitando tener que actuar por reacción.
En materia de actividades agropecuarias,
forestales y ganaderas, no sólo es importante el
mantenimiento productivo de los equipos, máquinas e
instalaciones, sino además el de aquellos factores
propios y únicos de la actividad como son los
suelos
(MPSP – Mantenimiento Productivo de Suelos y
Pasturas), el Mantenimiento Productivo de Animales
(MPAn) como gallinas ponedoras, vacas lecheras, animales
reproductores entre otros), y el Mantenimiento Productivo
de Árboles (MPAr) tanto de aquellos que se utilizan
para la producción de frutos, como de semillas,
hojas o destinados a su posterior corte o bien utilizados
para sombra de animales o para cortar el
viento).En el caso del MPAn tenemos que tomar en
consideración aspectos tales como su limpieza,
vacunación, controles veterinarios y análisis
bioquímicos entre otros, de forma regular y
sistemática. Un software
diseñado al efecto permite un seguimiento por animal
de la vacunación, además de contar para cada
uno de ellos con fichas
electrónicas en cuanto a evolución de la
producción, seguimiento de las enfermedades y resultados de los
exámenes a los cuales fueron sometidos.- Tomar en cuenta los conocimientos y
experiencias que día a día suman los
empleados y trabajadores lleva a la implementación
de sistemas de sugerencias y círculos de calidad.
Dar participación a los empleados es asegurar
su compromiso. Y para ello le deben ser
enseñadas las distintas herramientas en materia de gestión
de calidad y productividad. - Proceder al cálculo y análisis de la
evolución en los índices de productividad,
sean éstos monofactoriales o multifactoriales. De
tal manera podrán calcularse el total producido
por galón de combustible, la producción por
hora hombre, o las toneladas obtenidas por cada
unidad monetaria de coste total incurrido (sumatoria de
mano de obra + amortización / depreciación + insumos (semillas +
abonos + fertilizantes) + energía y combustibles +
honorarios (veterinarios + ing. agrónomos +
otros)).
- Estandarizar los procesos, implicando con ello la
utilización del SPC tanto para indicadores de
calidad como de gestión. Esto deberá ser
agregado al Tablero de Comando, y utilizado para la
posterior aplicación del Círculo de Deming
(Planificar-Realizar-Evaluar-Actuar). - Implementar desde el primer momento el Sistema
Cinco "S", lo cual permite el ahorro
de espacios físicos, ahorra insumos, evita accidentes y pérdidas de herramientas
e instrumental, permite detectar a tiempo
problemas en máquinas y equipos, e
inclusive evita transmisión de enfermedades tanto en
los trabajadores, como en las plantas
y animales. Ejemplo: un plan de
limpieza en la actividades bajo estudio sería la
limpieza de corrales, del sector y máquina de
ordeñe, limpiar el campo de malezas, entre
otras. - Todos los sistemas y métodos de trabajos
están encaminados no sólo a satisfacer a
los clientes y consumidores, sino también a
detectar, eliminar y prevenir la generación de
despilfarros. Temas o aspectos tales como el exceso de
insumos, la sobreproducción, los tiempos perdidos
por falta de insumos o máquinas averiadas, las
cosechas antes o fuera de tiempo, los errores de empaque,
las fallas de programación, son sólo
algunas de las graves falencias que ocasionan
desperdicios (mudas en japonés) en las actividades
analizadas. Así cada tipo de flor o fruto tiene su
tiempo o momento de cosecha a los efectos de que llegue
al consumidor final o fábrica en las
más óptimas condiciones de
utilización o consumo.En el caso del presupuesto de gastos y egresos
es fundamental la aplicación del Presupuesto Base
Cero, dando pie además a la puesta en
práctica tanto de la Matriz
de Reducción de Costos, como al sistema de Coste
Objetivo.La Matriz de Reducción de Costos consiste
en una serie de columnas destinadas a los diversos tipos
de métodos utilizables para el incremento de la
productividad y consecuente reducción de costos
que puedan aplicarse a la actividad agropecuaria
específica, y por otro lado filas, destinadas
éstas últimas a las distintas actividades y
procesos implicados en la explotación. De tal
forma se procede a analizar que métodos pueden ser
aplicables y sus efectos en los costes finales,
eligiéndose aquella combinación de
metodologías que hagan máxima la
rentabilidad de la explotación. - Herramientas y/o software destinados al: control
presupuestario (sobre todo el presupuesto de gastos y
egresos), el control de
gestión, el mantenimiento, la gestión
visual, el tablero de comando, el SCP, el análisis
paretiano y la contabilidad horizontal permiten (dentro de
un diseño y utilización
congruentes con la filosofía Kaizen) muy importantes
ahorros, los cuales pueden llegar sin inconvenientes a ser
del orden de un 30% del valor facturado para aquellas
empresas
consideradas tradicionales. - En las actividades agropecuarias es posible y
necesario aplicar tanto los métodos destinados al
cambio rápido de herramientas como a los tiempos
rápidos de preparación, de todas aquellas
máquinas y herramientas utilizadas. Ahora bien,
aplicada a la actividad agropecuaria, los tiempos
rápidos de preparación pueden ser enfocados a
la preparación del terreno para la siembra luego de
finalizada la cosecha. - Dentro del marco de la calidad y la
prevención es fundamental generar métodos
destinados a evitar fallas y errores, para lo cual son muy
útiles tanto el Análisis Negativo, como la
posterior creación o adopción, y posterior
implementación de sistemas o herramientas de
Poka-yoke. La cuestión es ponerse a pensar en todo
aquello que puede llegar a salir mal y pensar en
consecuencia en implementar metodologías para evitar
su ocurrencia o de generarse la misma reducir al
mínimo sus consecuencias negativas.
4. Conclusiones
Si bien las actividades agropecuarias están
sujetas a factores ambientales, algunas pueden ser generadas
bajo condiciones ambientales artificiales. Más
allá de las características que le son propias
y que en gran medida escapan a la posibilidad de control por
parte de los propietarios y directivos, no por ello es menos
cierto que la aplicación de mejores métodos de
administración de la producción
hará factible aprovechar al máximo de las
condiciones positivas, reduciendo al mínimo las
pérdidas en caso de registrarse factores negativos.
El objetivo por excelencia es entonces lograr el
más alto promedio de beneficios en el mediano y largo
plazo.Por otra parte, no sólo cuentas
los resultados financieros para el kaizen, sino y por sobre
todas las cosas la mejora en la calidad de vida laboral, lo
cual lleva a menores crisis
internas, mayor armonía grupal y un mejor trabajo en
equipo, todo lo cual termina redundando en mayores y
más consistentes niveles de beneficios y
rendimientos.Cada producto generado por la explotación
agrícola requiere de características especiales
en cuanto a calidad, tamaños, presentaciones, gustos,
consistencias, e higiene entre
muchos otros. Es responsabilidad de la empresa detectar cuales
son ellas, procediendo a determinar el grado de cumplimiento
a tales expectativas. Además es fundamental cumplir
con los pedidos en los tiempos estipulados y al menor coste
posible. La empresa agropecuaria no tiene como en otras
actividades económicas posibilidades de determinar su
política de precios,
sino que los precios le vienen dados por el mercado, por tal
motivo reducir costes y eliminar desperdicios es esencial a
la hora de mejorar los márgenes de
ganancia.Anexos
5. Anexo 1 – Pasos para la
implementación del Kaizen- Concientización. Debe
concientizarse a los propietarios y directivos acerca de la
necesidad del cambio y sus motivos o razones, y la
conveniencia de aplicar un enfoque sistemático para
su concreción. - Diagnóstico. Analizar las
características propias de la empresa, como
así también su marco y entorno social,
cultural, económico, tecnológico y
competitivo. Evaluar sistemáticamente los niveles de
productividad, calidad, niveles de satisfacción y
tiempos de respuesta. Revisar los costes ocultos y los
grados de despilfarros. - Planificación. En base a las
conclusiones de la anterior etapa y en función de
las capacidades y restricciones de la empresa, como
así también de los objetivos estratégicos y políticas, fijar un desarrollo de actividades y sus plazos de
ejecución a los efectos de lograr los resultados
fijados como objetivos. - Implantación. Proceder a la
implementación de las actividades previamente
planificadas, desarrollando para ello un plan de capacitación y entrenamiento con puesta inmediata en
ejecución a los efectos de un eficaz feedback;
aplicación de sistemas de
control estadístico y de sistemas de
información por excepción y
gestión visual (tableros de comando, control
estadístico de procesos, control de gestión y
presupuestario). - Evaluación de resultados. Medir
los resultados obtenidos como resultados de los cambios y
aplicaciones realizadas, comparándolos con los
objetivos establecidos. - Corrección del sistema.
Resultante de la diferencia de resultados o de las
dificultades de aplicación, o bien como resultado de
nuevas condiciones o cambios en el entorno que motiven la
aparición de nuevas oportunidades y amenazas o bien
la existencia de nuevas fortalezas y/o debilidades,
proceder a reajustar el o los sistemas de
producción.
* Aclaración: la capacitación y
aplicación en la etapa de implementación,
implica todos los conceptos involucrados en el Kaizen, tales
como: la detección, prevención y
eliminación de mudas; el mantenimiento productivo
total, la gestión total de calidad, el control
estadístico de procesos, las herramientas de
gestión de calidad, el trabajo
en equipo, el trabajo en
célula, el sistema kanban,
entre otros.6. Anexo 2 – Veinticuatro puntos para
mejorar la rentabilidad- Corrija la causa raíz y no los
síntomas. Cualquiera sea el problema que se
presente, concentre sus esfuerzos y energía en
detectar y corregir la causa raíz de los mismos,
evitando eliminar de forma momentánea sólo
los síntomas. Actuar sobre los síntomas
implica que tarde o temprano el problema se
volverá a presentar, con la necesidad de reincidir
en erogaciones para su corrección. - A la hora de adquirir insumos no piense en
el precio
sino en el coste total. De nada ha de servir
adquirir insumos de menor precio si para ello debemos
renunciar a la calidad, adquirir grandes cantidades y no
tener la seguridad de la fecha de
entrega. - Adquiera los insumos y componentes
más aptos al tipo de suelo,
clima
y máquinas. No trate de hacer uso de
insumos genéricos, trate de que los mismos sean
los más aptos a las condiciones del
entorno. - Busque de manera constante la mayor
polivalencia en sus operarios. No sólo
cuenta tener un buen tractorista, sino también la
capacidad que el mismo tenga para hacer las labores de
mantenimiento y reparaciones básicas. De tal forma
evitará paros por averías y reducirá
la necesidad de contar con excesiva planta de
trabajadores. - Enriquezca las labores. Que el
tractorista sepa y pueda manejar una sembradora como
así también una
cosechadora. - Aplique la tercerización en todas
aquellas actividades y labores que sea posible, y ello
implique un ahorro de costes. - Gane preferencias mediante productos
uniformes, limpios y con buen empaque. Sean
tomates, uvas, manzanas, huevos, miel o cualquier otro
producto, que sean todos del mismo tamaño, gusto,
color
y características. Seleccione debidamente los
productos en función a sus
características. - Seleccione el mejor momento para la cosecha
de forma tal que el producto llegue de manera
óptima al mercado y a los consumidores. - Implemente de manera sistemática un
mantenimiento productivo y preventivo de maquinas,
equipos, instalaciones, galpones, suelos, pasturas,
árboles y animales. Cuidar
de los activos permite menores costes de
mantenimiento, menores gastos por reparaciones, menos
tiempos de paro
por reparaciones, evita la degradación de sus
activos más importantes que son la calidad del
suelo y de los animales. Evite pensar: "Si no está
roto no se toca". - Permanezca alerta tanto a los cambios
tecnológicos, como a las nuevas variedades de
insumos y productos. Si el mercado demanda un nuevo tipo de frutas dele el
gusto al consumidor. Trate de incorporar de ser posibles
innovaciones que le den un mayor valor agregado a sus
productos. Ejemplo de esto último son una nueva
combinación de alimentos para las aves
de corral que le cambie el gusto a sus carnes o hagan
más sanos sus huevos. Incorporé nuevos
cultivos y obtendrá nuevos tipos de
miel. - Reduzca costes mediante la
reasignación de recursos a las actividades con mayores
niveles de productividad y valor agregado. - Diversifique la producción para
evitar las trampas del mercado y del factor
climático. Generé producciones que
le permitan generar un ingreso seguro
cualquiera sean las condiciones (excepto desastres
naturales a los cuales no están ajenos ni
siquiera la actividad industrial, tales como las
inundaciones). Si tiene producción de manzanas y
una parte de ellas no son aptas para colocar en el
mercado, utilícelas como alimentos para
cerdos. - Implemente el Tablero de Comando, las
estadísticas, el Control de Gestión y el
Presupuesto. Deje de confiar en sus cuadernos y en
su memoria, incorpore un sistema eficiente de
información para el control, el análisis y
toma de
decisiones. - Lleve su producción al punto en que
los costes marginales igualan los ingresos marginales. Muchos
desconocen los principios básicos de la microeconomía llevando sus niveles
de producción por encima del óptimo de
rentabilidad y beneficios. - Adquiera o incorpore máquinas y
equipos en función al tamaño de la
explotación y condiciones del entorno.
Evite las deseconomías de escala, e incorpore máquinas y
equipos aptos para el tipo de explotación y
condiciones de suelo y clima. - Aplique medidas preventivas para evitar
accidentes laborales. Mejorar la seguridad laboral
terminará generando mayor productividad y con ello
menores costes de producción, y un mayor
compromiso de parte de los operarios. - No admita cualquier calidad en sus
productos, concéntrese en generar la mayor calidad
posible. No se conforme sólo con producir
más aceitunas o ciruelas o melones. Trate que los
mismos tengan el mejor tamaño, sabor y
presentación. - Haga de su empresa un lugar óptimo
para trabajar y desarrollarse en los planos profesionales
y humano. Se produce más y mejor cuando las
personas se sienten a gusto en sus actividades
diarias. - Incorpore la planificación continua a sus
actividades de management. Recuerde siempre que:
"el que no planifica, planifica para el
desastre". - Tenga siempre presente que la
capacitación no es un gasto sino una inversión. Quién no
invierte en capacitación está consumiendo
su futuro. El avance tanto en materia de comercialización, como así
también la continua incorporación de nuevas
tecnologías y biotecnologías (sistemas de
posicionamiento global –GPS–
en las cosechadoras, inoculantes para la soja,
nuevos tipos de semillas, imágenes satelitales y
fertilizantes entre otras) hacen necesario la
capacitación y entrenamiento tanto de los
operarios como de los directivos. No menos importante ha
sido la incorporación de nuevos productos
financieros tales como los futuros y opciones destinados
a productos agroalimentarios, y nuevos productos o
servicios en materia de seguros. - La logística también
cuenta. El almacenamiento y transporte de la producción es tan
importante como la producción misma. De nada le
servirá generar las mejores rosas
si por un problema de almacenamiento y/o transporte las
mismas llegan en pésimo estado
al mercado. - Mantenga el orden y coseche resultados.
La aplicación de las Cinco "S" en cualquier
actividad agropecuaria da óptimos
resultados. - Busque y seleccione siempre la
solución o metodología más simple, y no
la más compleja. - Analice el cumplimiento de los
veintitrés puntos anteriores, y luego planifique
su puesta en práctica en función a un orden
de prioridades.
Haga una lista de
éstos veinticuatro puntos y luego
tíldelos, verificando que tan bien está
Ud. comprometido con los resultados de su empresa
agropecuaria.7. Anexo 3 – En la búsqueda de la
solución más simple y efectivaEl Kaizen busca soluciones
sencillas pero poderosas. Lo importante es la
comprensión del o los sistemas y sus respectivos
procesos, teniendo bien en claro la importancia de las
estadísticas para conocer el comportamiento de los procesos y su
evolución en el tiempo.El Kaizen como sistema de mejora continua implica
también la innovación continua tanto de los
productos como de los procesos. Generar nuevas y poderosas
perspectivas, enfoques y puntos de vista es el gran secreto
del Kaizen. De ello han surgido ideas tan simples y novedosas
como el kanban, el poka-yoke, el andón, y las Cinco
"S" entre muchas otras. Ideas simplísimas pero sin
lugar a dudas muy poderosas. Y a pesar de esa simplicidad
fueron difíciles de copiar por las empresas
occidentales, embarulladas ellas en complejas ecuaciones
y sofisticados software que nunca dieron los resultados
prometidos.Lo más sencillo es muchas veces lo más
difícil de comprender, justamente porque lo más
simple requiere de mayor abstracción. El Kaizen es la
constante búsqueda de una mayor abstracción
aplicada a la gestión empresaria.Así, mientras las mayorías de los
sistemas de gestión hacen de la complejidad su punto
de apoyo, para el Kaizen lo fundamental es encontrar la
simplicidad en las formas y procesos, que hagan más
fluidos y precisos los diversos movimientos y
actividades.8.
BibliografíaEconomía de la empresa agraria y alimentaria
– Enrique Ballestero – Ediciones Mundi Prensa
– 1991Introducción al Análisis de
Economía Agrícola – Bishop y Toussaint
– Editorial Limusa – 1975La empresa eficiente – Eduardo Arbones
Malisani – Editorial Alfaomega Marcombo –
1999Economía & Gestao dos Negocios
Agroalimentares – Decio Zylbersztajn y Marcos Fava
Neves – Pionera –2000Kaizen aplicado a la actividad agropecuaria –
Mauricio Lefcovich –
– 2004Análisis Inverso – Mauricio Lefcovich
– www.winred.com
– 2005Análisis Negativo – Mauricio Lefcovich
– www.gestiopolis.com
– 2006Matriz de Reducción de Costos –
Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com
– 2005Reducción de Costos mediante la
asignación de la productividad a los costos –
Mauricio Lefcovich – www.ilustrados.com
– 2005Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de
OperacionesFecha de realización:
Diciembre – 2006 - En base a los requerimientos de los clientes,
- Capacitar, entrenar e implementar de forma conjunta
los sistemas de kaizen
adecuados a cada actividad:
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