Las mejores prácticas en pronósticos (página 2)

Pronósticos y Planeación: Procesos
críticos del negocio

El papel de los directivos y gerentes es administrar los
elementos del negocio que conducen al logro de los objetivos. De
una u otra manera los directivos "presienten" lo que
pasará. Sin embargo, en la mayoría de las
ocasiones, sus decisiones son mucho mejores si se apoyan en
cifras cuantificadas por una herramienta estadística ya que de esta manera se parte
de una cifra base más conservadora. Por otro lado, cada
vez es más necesario diferenciar las demandas de los
clientes de un
mismo producto, lo
que requiere más tiempo y
argumentos.

¿Cuál es el costo de malos
Pronósticos?

Tenemos garantía que los pronósticos no
van a ser 100% exactos y que además la desviación
de los pronósticos tiene un costo implícito, ya sea
que los pronósticos fueron altos o fueron bajos respecto a
la realidad.

El punto fundamental en los pronósticos es ser
consistente y lograr la menor desviación respecto a los
objetivos:

i) Pronosticar por arriba de la demanda tiene
entre sus consecuencias exceso de inventario,
obsolescencia, reducción de margen para promover su
venta.

ii) Pronosticar por debajo de la demanda tiene entre sus
consecuencias comprar y producir más caro algo que no
estaba planeado, incluso pérdida de venta y margen si no
reaccionamos a tiempo.

La elaboración de los pronósticos
requiere información de la planeación.
Quien elabora los pronósticos debe considerar las
actividades planeadas como promociones, cambios de precios o,
incluso, si hubo algún evento extraordinario en la
historia reciente
que pueda desviar fuertemente las estimaciones. Dejar esto a
la memoria
seguramente causará que nuestros pronósticos sean
menos exactos. Actualmente las empresas
están implantando alguna forma de documentar la historia
para medir los impactos de los eventos y
considerarlos o no como parte del pronóstico si se
realizaran nuevamente.

La conclusión de un estudio llevado a cabo el
pasado año por el Institute of Business Forecasting (IBF)
titulado "Why Forecasting?" ()
sugiere que "hoy en día es ineludible un proceso
más formal de elaborar los pronósticos sin importa
en qué tipo de negocio y/o industria se
localice la empresa o
qué función
realiza. Siempre hay una necesidad de estimar el futuro sobre la
cual construir un plan".

Este estudio también establece que diversas
áreas de la empresa
establecen planes diferentes a partir de los
pronósticos:

• El área de marketing
  requiere pronósticos para determinar qué nuevos
  productos o
  servicios
  introducir o descontinuar; en qué mercados
  tener presencia o salir; qué productos promover,
  etc.
• El área de ventas
  requiere pronósticos para establecer cuotas u objetivos
  de venta.
• El área de cadena de
  suministro requiere pronósticos para planear la
  producción, el abastecimiento y planes
  logísticos.
• El área de finanzas
  requiere de pronósticos para hacer un mejor
  budget de ingresos y
  gastos.

Finalmente, el estudio concluye que aunque es
difícil cuantificar los beneficios del pronóstico
de negocios, en
la cadena de suministro hay ciertos componentes que pueden ser
cuantificados, mostrando las ventajas de éste. Una forma
para medir estos beneficios es considerar cuál hubiera
sido la pérdida si el pronóstico no fuera exacto.
Otra manera de medirlos es cuestionando cuánto
habría sido la ganancia (o ahorro) con
pronósticos mejorados.

¿Cómo Pronosticar?

Muchas empresas actualmente están recurriendo al
uso de paquetes de pronósticos estadísticos y
establecer un proceso más formal en la planeación
de ventas y operación.

Antes de pensar en una herramienta o software de
pronósticos estadísticos es conveniente entender
aspectos relativos al proceso de los
pronósticos:

A) Cómo funcionan las técnicas
estadísticas.

B) Cuántos datos se
requieren.

C) Cómo se puede medir el impacto de la
desviación de los pronósticos.

D) Cómo pronosticar cientos de productos de
manera rápida y más exacta.

E) Cuál es el perfil sugerido de quien elabora
los pronósticos, etc.

Esto le permitirá evaluar si tiene oportunidad de
mejorar su proceso mediante el uso de alguna herramienta o
capacitación. Hoy en día las
compañías tienen la posibilidad de romper paradigmas
culturales acera de la realización de los
pronósticos. Hacer buenos pronósticos de demanda es
un proceso que agrega valor ya que
está íntimamente relacionado con la toma de
decisiones que impactan en el rendimiento financiero de la
empresa.

Exactitud del pronóstico como indicador de
desempeño clave

Se requiere madurez para establecer la exactitud de los
pronósticos como un indicador clave ya que siempre
habrá desviaciones entre el pronóstico y la
demanda. Es necesario documentar y aprender de cuales fueron las
razones que nos llevaron a tanta desviación en una
estimación. Solo mediante la medición obtenemos una referencia que nos
pueda indicar nuestro desempeño y/o tomar acciones
inmediatas para corregir el rumbo.

Mejores prácticas en la elaboración
de Pronósticos

Las mejores prácticas sugieren una
combinación de pronósticos estadísticos con
pronósticos por experiencia. Esta práctica ayuda a
reducir los efectos de influencia del plan, influencias
emocionales y además a cuando son muchos productos
los algoritmos
estadísticos automáticos determinar una
mejor estimación y no solo un simple promedio. Una mejora
en la exactitud de los pronósticos la podrá
confirmar cuando cada mes se estén logrando los resultados
de los objetivos. Esto también se confirma cuando las
diferentes áreas están alineadas a partir de un
pronóstico consensuado.

Acerca de herramientas
estadísticas existe una muy buena variedad de
software para hacer pronósticos
estadísticos. Los paquetes estadísticos trabajan de
manera muy automática y son económicos.

Plan de
Ventas y Operación. (PVO o S&OP)

De nada sirve un buen pronóstico si las
áreas de suministro no están alineadas para
entregar de manera oportuna los productos que se requieren. Para
evitar esto se establece un proceso formal de Planeación
de Ventas y Operación de la empresa llamado S&OP
(Sales and Operations Planning) o también conocida como
junta PVO (Planeación de Ventas y
Operación).

De manera simple, el proceso S&OP consiste en una
reunión mensual que a partir de los pronósticos e
información de las áreas cercanas a la demanda se
definen los objetivos y las actividades de forma consensuada. La
junta se lleva a cabo después de haber realizado con
diferentes responsables juntas previas de productos nuevos,
productos activos y
aspectos relativos sobre el suministro.

Conclusión

El proceso de elaboración de pronósticos
es clave para la planeación y operación de la
empresa. La toma de decisiones y las utilidades de la empresa
pueden ser mejores si las empresas cuentan con buenos
pronósticos.

Autor:

Armando González

Gerente General de Forecast Pro Latinoamérica, Forecast Pro es el software
líder
para pronósticos de negocios

.

Gerente General de Sistemas y
Pronósticos, S.A. de C.V., representante en
Latinoamérica de Forecast Pro. Es Ingeniero
Mecánico Electricista por la Universidad
Nacional Autónoma de México.

Asimismo, es Consultor Internacional en la
implantación de procesos de pronósticos y de mejora
de procesos de negocio. Ha impartido innumerables cursos de
Técnicas de Pronósticos y Simulación
de Procesos para empresas en México y
Latinoamérica, entre las que podemos mencionar Coca Cola
Export, Pfizer, Jafra Cosmetics, Danone (México y
Argentina), Bonafont, Wal-Mart, Grupo Emyco,
Grupo Bimbo, Ilusión, Kraft Foods, La Fragua (Guatemala),
Casa José Cuervo, Alpina Productos Alimenticios (Costa Rica), Basf
Química
Colombiana, Bayer (Colombia),
Confecciones Leonisa, Cadbury Adams Colombia, Revlon, Cigarrera
Bigott (Venezuela),
Grupo Alicorp (Perú), etc.

Colaborador y miembro del staff de Business Forecast
Systems para la conducción de seminarios de
pronósticos y talleres sobre pronósticos en
diversas ciudades de Norteamérica. Autor de la traducción al español
del software de pronósticos estadísticos para
empresas (Forecast Pro).

Acerca de BFS…

Fundada en 1986, Business Forecast Systems, Inc. (BFS)
es el fabricante de Forecast
Pro, la solución de software líder
para pronósticos de negocios y principal proveedor de
capacitación y educación en
pronósticos. Actualmente cuenta con más de 25 mil
usuarios en el mundo (www.sistemasypronosticos.com),
apoyando a miles de compañías a mejorar su
planeación, mejorando la exactitud de sus
pronósticos, reduciendo sus costos de
inventarios y
mejorando sus utildiades.

Acerca de CRM…

Con presencia en México desde hace más de
cuatro años (2002), Corporate Resources Management
(www.crmmexico.com)
se ha dado a la tarea de ofrecer en México programas
educativos innovadores de nivel internacional, integrando un
extraordinario equipo de ejecutivos, facilitadores de procesos de
aprendizaje y
profesionales en diversas áreas del conocimiento,
lo que le permite tener una visión integral del negocio,
punto fundamental para el diseño
de estrategias,
así como para el desarrollo del
talento.

Entres sus clientes más destacados se encuentran
empresas de diversos sectores industriales como son: productos de
consumo,
alimentos y
bebidas, farmacéutico, químico, etc.