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Conducción de la VII conferencia de Ministros de Defensa de las Américas (página 2)




Enviado por arodriguez



Partes: 1, 2

Es importante destacar que en la Reunión
Preparatoria de la VII CMDA, se incluyó en el programa, la
revisión del Proyecto del
Reglamento de la Conferencia de
Ministros de Defensa de las Américas, el cual como
mencione anteriormente, fue aprobado durante la
realización de la conferencia.

  1. Elaboración de Plan General de
    Ceremonial y Protocolo.

El Plan General de Ceremonial y Protocolo, es la base
sobre la cual se asienta todo el trabajo de
protocolo de cara a la
organización del evento y debe contemplar los
siguientes aspectos:

a. Funciones y
áreas específicas de competencia de la
coordinación.

El coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar
dejar perfectamente sentadas cuales serán sus funciones
durante el proceso
organizativo y ejecución del evento, así como, sus
áreas generales y específicas competencia por dos
razones fundamentales:

  • La primera evitar cruces con los otros componentes
    del comité organizador y segundo evitar que dos
    áreas este realizando la misma labor o que bien no se
    este realizando el trabajo.
  • La segunda para lograr maximizar el esfuerzo de
    grupo.,

b. Ministerios de
Estado,
empresas
estatales y entes descentralizados con los cuales
Coordinación de Ceremonial y Protocolo debe coordinarse
para lograr el éxito
del evento y elaboración de un cronograma de reuniones con
las mismas.

Estas instituciones
o entidades son aquellas que por su área de competencia
(servicios
aeroportuarios, aduana, migración,
etc) es necesaria su inclusión en el proceso
organizativo.

Los organismos de gobierno y
entidades con las que se establecieron coordinaciones para la
organización y planificación de la VII CMDA fueron:
Presidencia de la República, Ejército de Nicaragua,
Ministerio de Relaciones Exteriores, Empresa
Administradora de Aeropuertos Internacionales, Dirección General de Migración y
Extranjería, Dirección General de
Aduanas,
Dirección de Información para la Defensa,
Aerolíneas Comerciales, Instituto Nicaragüense de
Turismo,
Policía Nacional y Bomberos.

c. Actividades en la cual se requiere el apoyo de la
coordinación de Ceremonial y Protocolo, así como,
los aseguramientos para que se lleven a cabo las
mismas.

La inclusión de este aspecto permitirá
tener una visión amplia del trabajo a realizar y la
elaboración del presupuesto de la
coordinación.

d. Cronograma general de actividades.

En el se definen las actividades a realizar en el marco
del proceso de planificación y organización del
evento, con periodos de tiempo
claramente delimitados.

Este cronograma debe contemplar, entre otras, las
siguientes actividades:

  • Recopilación de cotizaciones y compra ó
    contratación de los bienes y
    servicios requeridos para el desarrollo
    del evento.
  • Selección y contratación de personal de
    apoyo (permanente / de ser requerido).
  • Selección y contratación de personal de
    apoyo (no permanente)
  • Actividades de capacitación.
  • Reuniones de coordinación.
  • Etc.

Debe elaborarse un cronograma explicito de reuniones ya
sean bilaterales o multilaterales, en el cual se incluyan los
temas a tratar, en orden de prioridad para lograr una
utilización optima del tiempo. ,

  1. Elaboración de planes específicos de la
    Coordinación de Ceremonial y Protocolo.

Una vez identificadas las áreas de trabajo y
actividades a realizar, el responsable de protocolo debe elaborar
planes específicos para el correcto desarrollo de los
eventos.

En ese sentido, los planes específicos elaborados
por la coordinación de Ceremonial y Protocolo de la VII
CMDA fueron los siguientes:

a. Plan de Edecanes: En el se describen
las áreas de trabajo de edecanes civiles y militares,
así como, sus funciones y el programa de
capacitación para los mismos.

    • Las coordinaciones realizadas para garantizar el
      apropiado recibimiento y despedida; de los asistentes a
      Reunión Preparatoria y la VII CMDA en el Aeropuerto
      Internacional de Managua.
    • El protocolo para el recibimiento y despedida
      de los asistentes a la Reunión Preparatoria y la
      VII CMDA, los equipos dispuestos para tal fin, así
      como, los aseguramientos para llevarlo a
      cabo.

    c. Plan de alojamiento: Descripción de las coordinaciones
    necesarias para garantizar el alojamiento de los asistentes a
    la Reunión Preparatoria y a la VII CMDA.

    d. Plan de actividades sociales:
    Documento en el que se hace mención de lugares
    turísticos, de entretenimiento y esparcimiento
    adecuados para que los delegados visiten fuera del Programa
    Oficial de la Reunión Preparatoria y la VII CMDA, en
    las principales ciudades de Nicaragua.

    e. Plan de Transportación:
    Documento en el cual se presentan los requerimientos de
    técnica de transporte, desde el punto de vista de
    protocolo, para los asistentes a la reunión
    preparatoria y a la VII CMDA.

    f. Plan Centro de Convenciones: En el
    que se presentan el diseño de los salones en el cual se
    llevaron a cabo las actividades durante el desarrollo de la
    actividad.

    Es importante destacar, que estos planes no son
    estáticos, sino que la experiencia indica que se
    irán modificando de acuerdo a las diversas situaciones
    que se vayan presentando, inclusive durante el desarrollo del
    evento.

    6. Selección y contratación de
    personal apoyo (permanente y no permanente)

    A este punto, el coordinador de Ceremonial y
    Protocolo, debe tener una visión completa de todas las
    áreas y actividades que estarán a su cargo, por
    lo cual ya tendrá la capacidad de seleccionar y
    contratar al personal requerido para apoyarlo en el
    cumplimiento de funciones.

    Para la organización de la VII CMDA, se
    contrato
    personal de apoyo bajo dos modalidades:

    1. Personal de apoyo permanente;
      personal que trabajará de planta en la
      coordinación de Ceremonial y Protocolo de cara a la
      realización del evento.

    El criterio de selección para el personal de
    apoyo permanente fue el siguiente:

    • Estudiantes o graduados de la carrera de
      Diplomacia y Relaciones
      Internacionales ó carreras
      afines..
    • Bilingües.
    • Con experiencia como edecán.
    • Manejo de programas informáticos.
    • Con iniciativa
    • Con capacidad de trabajo en
      equipo.
    • Capacidad de ser multifuncional.

    Bajo los anteriores criterios de selección,
    se contrato a cuatro jóvenes, a los cuales se les dio
    la responsabilidad de gerenciar las siguientes
    áreas:

    • Coordinación de Edecanes, hospedaje
      y reuniones bilaterales:
      A cargo de la Joami
      Mayorga y Priscilla Urcuyo.
    • Arreglo de Salones: A cargo de la
      Sharina Pérez
    • Coordinación de Edecanes Civiles y
      co- responsable aeropuerto:
      A cargo de Fidel
      Caldera.

    Una vez, contratado el personal de apoyo permanente,
    el Coordinador de Ceremonial y Protocolo debe procurar
    generar un ambiente
    de compañerismo y espíritu de grupo, sin
    permitir que se diluya su autoridad
    como responsable de área.

    Lo anterior permitirá, además de
    generar un ambiente agradable de trabajo, que el personal de
    apoyo, especialmente si son jóvenes, tengan iniciativa
    lo que facilitará en gran medida la labor del
    coordinador de área.

    1. Durante la realización de la
      Reunión Preparatoria y la VII CMDA se contó
      con el apoyo de edecanes en dos modalidades

      • Edecanes Civiles: Estudiantes edecanes
        de las distintas carreras de la Universidad Americana (UAM), quienes
        apoyaron en las distintas áreas de trabajo
        durante la realización de los
        eventos.
      • Edecanes Militares: Oficiales del
        Ejército de Nicaragua, quienes tuvieron a cargo
        la atención directa a los asistentes
        a ambos eventos.

      Además de los edecanes civiles y
      militares, la coordinación de Ceremonial y
      Protocolo contó con el apoyo del Mayor Rolando
      Brenes, quien estuvo a cargo de la compra y gestión de gran parte
      aseguramientos para las distintas actividades realizada
      en el marco de ambos eventos.

      1. Mantenimiento de fluidos canales de
        comunicación y
        cooperación con el resto del comité
        organizador.

      Para la organización y
      planificación de las VII CMDA por decreto
      ministerial se creo la siguiente estructura funcional:

      • Presidente
      • Secretario General
      • Secretario Ejecutivo
      • Coordinadores de área:
        • Coordinadora Prensa
        • Coordinador Administrativo
          Financiero
        • Coordinador Logístico
        • Coordinador de Seguridad
        • Coordinador de Ceremonial y
          Protocolo

      Debe recordarse que la organización y
      planificación de un evento internacional no es
      solo responsabilidad de la Coordinación de
      Ceremonial y Protocolo, sino, de todo un equipo de
      trabajo cuyos labores se complementan para logra sacar
      adelante el proyecto encomendado.

      Por tal motivo, goza de gran relevancia el
      aspecto de comunicación y coordinación
      entre las distintas coordinaciones, respetando siempre
      las áreas de competencias de cada una.

      IV. IMPLEMENTACIÓN DE
      PLANES.

      Esta es la parte más compleja de la
      gestión del coordinador de Ceremonial y Protocolo,
      debido a que es el momento de poner a prueba y en
      práctica todos los planes elaborados.

      Es aquí cuando entra en función el frase con la cual he
      titulado el presente documento
      "El diablo esta en los
      detalles",
      debido a que de no cuidar los
      detalles pueden generarse una serie de situaciones que
      pondrían en riesgo
      todo el trabajo de planificación
      realizado.

      A continuación presentaré una
      serie de recomendaciones para el coordinador de
      Ceremonial y Protocolo llevé a cabo de manera
      exitosa su gestión, durante el desarrollo del
      evento.

      1. Una vez iniciado el evento, el coordinador
        debe recordar que ya ha realizado un trabajo previo
        de identificación de áreas de
        funcionamiento y asignación de
        responsabilidades a su equipo de trabajo, por lo
        cual únicamente debe estar al tanto que todo
        este funcionando según lo
        planificado.

        Una máxima incuestionables es que
        el encargado de Ceremonial y Protocolo no puede
        estar en todas partes; para eso cuenta con un
        equipo de profesionales responsables, cuya labor es
        controlar una área especifica y mantener
        informado al coordinador sobre su gestión y
        solicitarle apoyo en caso que se presenten
        eventualidades en las cuales se requiere un
        poder de decisión mayor al
        que ellos poseen.

      2. Recordar que la labor del coordinador es
        supervisar el trabajo de su equipo.

        Aunado a lo anterior, el coordinador no
        solo debe esperar que su equipo de trabajo le
        informe, también es
        conveniente que este en constante
        comunicación con ellos para supervisar el
        correcta funcionamiento de las áreas a su
        cargo.

        El coordinador debe siempre tener presente
        dos premisas:

        a. Él responde ante las
        máximas autoridades, en el caso de la VII
        CMDA; ante el Ministro de Defensa y el Secretario
        Ejecutivo, por lo bueno o lo malo que realice su
        equipo.

        b. En cualquier momento del desarrollo del
        evento, las referidas autoridades le
        consultarán acerca del funcionamiento de un
        área en particular, por lo cual, el
        coordinador debe estar adecuadamente informado, a
        fin de poder dar una respuesta concreta a la
        consulta.

      3. Mantenimiento de una comunicación
        permanente con su equipo de trabajo.

        Durante el desarrollo del evento, la
        coordinación de Ceremonial y Protocolo debe
        estar en constante comunicación con las
        otras coordinaciones o áreas según
        sea el caso, con el objetivo de apoyar o recibir apoyo
        en su funcionamiento, a fin de lograr el
        éxito del evento.

      4. Mantenimiento de una comunicación
        permanente con las otras áreas
        organizativas.
      5. Recordar que no siempre los acontecimientos
        se desarrolla según lo
        planificado.

      Anteriormente, se hizo mención de que los
      planes no son estáticos, sino que la experiencia
      indica que se irán modificando de acuerdo a las
      diversas situaciones que se vayan presentando.

      En ese sentido, el coordinador debe tener la
      capacidad de tomar decisiones rápidas y modificar
      lo planificado para adaptarlo a las situaciones que se
      vayan presentando, sin trastocar de manera significativa
      la planificación general.

      V. INFORME DE
      GESTIÓN.

      Una vez finalizada la actividad, el Coordinador
      de Ceremonial y Protocolo, debe redactar un informe de
      gestión, el cual tiene un como objetivo; realizar
      una valoración de su trabajo y de su equipo, a fin
      de identificar sus logros y principalmente las fallas,
      que existieron durante su gestión.

      El informe gestión debe contemplar los
      siguientes aspectos:

      • Introducción:
      • Objetivos propuestos.
      • Objetivos cumplidos.
      • Objetivos no cumplidos
      • Relación y breve descripción de
        todos los planes elaborados y su
        cumplimiento.
      • Actividades extraplan
        (imprevistos)
      • Relación de documentos elaborados:
      • Relación de eventos de
        coordinación:
      • Eventos de capacitación:
      • Relación de eventos
        administrativos:
      • Ejecución presupuestaria.
      • Donaciones:
      • Relación del personal involucrado y
        breve descripción de la función de
        cumplió.

      Este informe, servirá además como
      un referente para la conducción de futuros
      eventos.

      V. CONCLUSIONES.

      La organización y planificación de
      la VII Conferencia de Ministros de Defensa de las
      Américas, fue labor ardua que requirió del
      trabajo conjunto de un excelente equipo, en su
      mayoría jóvenes, comprometidos con el
      objetivo de afianzar el liderazgo sub-regional de Nicaragua en los
      asuntos de seguridad y defensa, y continuar
      fortaleciendo el modelo
      nicaragüense de relaciones civiles-militares, pilar
      esencial en la consolidación de nuestro sistema democrático.

      Con el presente documento, espero haber
      compartido con el lector un poco de la experiencia
      adquirida durante el referido proceso organizativo y
      planificación de la VII CMDA, desde la perspectiva
      de la coordinación de Ceremonial y
      Protocolo.

      Finalizó con la frase "no hay reto
      imposible, si se trabaja con voluntad, disposición
      y entrega".

       

       

       

      Autor:

      Lic. Alfonso Rodriguez

      Coordinador de Ceremonial y Protocolo

      VII CMDA

    2. Personal de apoyo no permanente, es
      decir, edecanes contratados y/o oficiales asignados
      específicamente para las fechas de
      realización de los eventos.
  1. Plan Aeropuerto, en el cual se
    describen:
Partes: 1, 2
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