Conducción de la VII conferencia de Ministros de Defensa de las Américas

2. La conferencia de Ministros de
   Defensa de las Américas
3. Proceso de organización
   y planificación de la VII CMDA
4. Implementación
   de planes
5. Informe de
   gestión
6. Conclusiones

Perspectiva de la coordinación de Ceremonial y
Protocolo.

I.
INTRODUCCIÓN

El objetivo del
presente documento, es brindar una guía de organización, planificación y funcionamiento de la
Conferencia de
Ministros de Defensa de las Américas (CMDA), desde la
perspectiva de la Coordinación de Ceremonial y Protocolo de la
VII CMDA, bajo el lema de "hacer mucho con pocos recursos", frase con la que el Secretario
Ejecutivo de la VII CMDA, Coronel (ALEMI) Evertz Alemán
nos instaba a sacar adelante un proyecto de tal
magnitud.

A lo largo del documento, se abordará no solo que
son las CMDA, sino también cuales son los aspectos que, a
mi criterio, el responsable de protocolo debe tomar en cuenta en
lo organizativo, administrativo y funcional para lograr el
correcto recibimiento, atención y despedida de los delegados
asistentes al evento, a fin de contribuir con su trabajo y el
de su equipo al éxito
del mismo.

II. LA CONFERENCIA
DE MINISTROS DE DEFENSA DE LAS AMÉRICAS.

La Conferencia de Ministros de Defensa de las
Américas es una reunión política multilateral
de carácter internacional, integrada y
dirigida por los Ministerios de
Defensa del Continente Americano, con la autorización de
los gobiernos de sus respectivos países.

La Conferencia está constituida por los
Ministerios de Defensa del hemisferio, entendidos como tal, las
organizaciones
de un Estado
soberano del continente cuya existencia está prevista en
la legislación respectiva y sus misiones se orientan al
resguardo de la soberanía y defensa nacional.

Este encuentro ministerial es la principal instancia de
reunión del Sector Defensa en el Continente Americano y su
objetivo central es el debate,
análisis e intercambio de experiencias de
los "Temas de la Agenda", los que surgen de la proposición
efectuada por el País Sede y del consenso entre sus
miembros, manifestado en la Reunión
Preparatoria.

III. PROCESO DE
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA VII
CMDA.

La labor del Coordinador de Ceremonial y Protocolo como
su denominación correctamente lo aduce, es gerenciar el
recibimiento, atención y despedida de los asistentes a la
conferencia, así como, las ceremonias y actos que se
lleven a cabo durante el desarrollo del
evento.

A continuación se enumerarán una serie de
conocimientos y actividades que bajo mi modesta opinión,
darán al responsable de Ceremonial y Protocolo una
guía de cómo gerenciar el área a su
cargo.

1. En el caso de la República de Nicaragua, es
   el Decreto Ejecutivo No. 66 -2000 "Ceremonial y Protocolo de
   Estado" del 11 de Agosto del 2000.

   Sobre este particular, es importante destacar que en
   el Reglamento de las CMDA, aprobado en la VII edición de este importante evento
   hemisférico, realizado Managua, Nicaragua del 1 al 5
   del 2006, señala que "las
   actividades previstas y programas
   para la Reunión Preparatoria y la Conferencia, se
   lleven a cabo de acuerdo con el Ceremonial y Protocolo de
   Estado del País Sede."

2. Dominio de la legislación nacional referida al
   Ceremonial y Protocolo para invitados oficiales al
   país.

   Retomando la frase
   "hacer mucho con pocos
   recursos", el Coordinador de Ceremonial
   y Protocolo, debe tener la capacidad de administrar
   eficientemente los recursos materiales
   y humanos de los cuales dispone, para maximizar su utilidad y
   el trabajo
   de los mismos, con el objetivo de alcanzar el éxito en
   su gestión.

3. Capacidad de administración de recursos.
4. Identificación de las actividades centrales
   del evento para la elaboración de los programas
   generales, específicos y guiones para los mismos si
   así lo requiere.

Dentro de las responsabilidades que tiene una dirección o Coordinación de
Ceremonial y Protocolo, es la elaboración de los distintos
programas y otros documentos
necesarios para el desarrollo del evento.

En el caso de las CMDA, el reglamento de las mismas,
estable que estas se realizan en dos momentos, primero una
Reunión Preparatoria, que se lleva a cabo cuatro meses
antes del evento y la conferencia como tal.

Para ambos eventos, la
Coordinación de Ceremonial y Protocolo tuvo a su cargo
presentar ante el organismo coordinador y administrativo de la
conferencia (la Secretaría Ejecutiva), para su
aprobación, la propuesta de programas y otros documentos,
tales como, las instrucciones administrativas para el
evento.

Las actividades centrales que se debimos considerar para
la elaboración de los programas generales,
específicos y guiones; de acuerdo a la experiencia de las
anteriores seis conferencias fueron las siguientes:

Reunión Preparatoria:

• Recibimiento y despedida de los
  delegados.
• Sesión Inaugural y de Clausura.
• Sesiones Plenarias
• Cenas o almuerzos oficiales

Conferencia de Ministros de Defensa de las
Américas.

• Recibimiento y despedida de los
  delegados.
• Sesión Inaugural y de Clausura.
• Sesiones Plenarias
• Foto Oficial
• Saludos Protocolar
• Trabajo de Comisiones de Trabajo.
• Traspaso de la Sede de la Conferencia.
• Cenas o almuerzos oficiales