Trasciende con mayor énfasis con el germen de
staff. Cuando el negocio crece los órganos
especializados tienden a propiciar innovaciones
rápidas, ya que solamente se encargan de controlar sus
actividades de especialización.La autoridad
funcional, fue considerada por Frederick Taylor en el
estudio de la Administración científica.
Taylor vio inconveniente usar la cadena de mando para
aleccionar con servicios
de asesoramiento a quienes necesitan resolver su problema con
urgencia, por tanto él sugirió evitar los pasos
intermedios en l cadena de mando, haciendo que el
especialista que asesora sea quien delegue, en tanto que el
jefe se encargue de los asuntos de línea.
- ORGANIZACIÓN FUNCIONAL. Se caracteriza
por el principio de especialización; es decir, la
diferencia de actividades y funciones que
son inherentes a cada uno de los actores de la
Organización. - ORGANIZACIÓN LINEAL – FUNCIONAL.
Combina en su esquema la autoridad lineal y la autoridad
funcional. Es por eso, que también recibe el nombre de
jerárquico-consultivo.
La organización lineal tiene como una de sus
ventajas de elevar las eficiencia por
medio de un orden prescrito, la organización funcional
su principal ventaja es atender los asuntos de planificación proponiendo modelos para
la consecución de estos.
Según Scharnhorst a que la autoridad funcional
apoya en la planificación por medio de consejos y
recomendaciones y la autoridad de línea ejecuta las
actividades propuestas en dirección a los objetivos
que la organización se ha propuesto.
JAMES STONER & EDWARD FREEMAN
Estos autores nos hablan de:
- AUTORIDAD DE LÍNEA. Responsable de las
unidades básicas de la E., además de ser
responsable directa de las metas que se desean conseguir en la
Organización. Encargada de la cadena de mando
principalmente. - AUTORIDAD STAFF. Proporcionan servicios de
asesoramiento al personal de
línea de manera especializada.
La aplicación de este tipo de autoridad debe
ser uniforme en los conocimientos especializados. Su
relación e parecida a la organización
matricial. - AUTORIDAD FUNCIONAL. Derecho de controlar las
actividades de otros departamentos, su responsabilidad se especifican con mayor grado
en condiciones de staff. (especialistas) - ORGANIZACIÓN MATRICIAL. Autoridad dual.
De manera que la cadena de mando se vuelve funcional (productos/servicio) y
departamentalización por
funciones.
BURT SCALAN. Más énfasis en Staff.
Personal asesor que se integra a la estructura
organizacional para revelar las actividades fundamentales que
se van atiborrando por la extensión de tareas. Principales
actividades:
- reúne y analiza la información de su área para la
respectiva sugerencia a la Toma de
Decisiones. - Asiste y crea políticas para servir a la
dirección a conseguir sus metas eficaz y eficientemente.
Categorías de Staff:
- Personal. Brinda asistencia a la línea, pero
no necesariamente posee conocimiento especializado (asistencia
general) (secretaria) - Especializado. Asistencia especializada, productivo
(existe transformación), el más importante es
el asesor funcional: - Asesor funcional. Posee la libertad
de ejercer autoridad directa en una fase de operación
de un gerente en
particular. Puede dirigir directamente sin antes consultar al
supervisor inmediato del proceso,
en todos los casos que se amerite su presencia.
CAPITULO II
FUNCIÓN ORGANIZACIÓN
- CONCEPTOS.
- Brech (1957). Es una estructura
de responsabilidades y relaciones atribuidas a diferentes
aspectos - VR – Wich. Es la determinación de
las actividades que son necesarias para un determinado fin o
programa y
su agrupación ordenada para asignarlas a los
individuos. - Simón. (1958). Es un sistema de
relaciones en el que e manifiesta un complejo esquema de
comunicaciones y de otras relaciones que se
establecen en un grupo de
seres humanos. - Pfif. Es entender varias cosas, un
número elevado de personas y complejidades de
funciones. - Stone (1940). Es una misión
común.
Después de analizar a diferentes autores, cada
uno sin duda con un enfoque diferente, tomaremos en cuenta y/o
utilizaremos a:
Andrea Zerrelli (1992). La función
organización es la combinación de medios humanos
de materiales
disponibles en función de la consecución de un fin
según un esquema preciso y relaciones entre distintos
elementos que la constituyen.
Son instrumentos necesarios para definir y controlar
la eficiencia de una organización.- ¿Que es un principio? Es un
enunciado de carácter general sobre las
observaciones y las relaciones existentes en determinados
fenómenos.
El principio pretende guiar u observa sobre
cómo se va a dirigir una
organización.- ¿Que es un principio? Es un
- PRINCIPIOS
- Principios de definición. Se
refiere a que la estructura organizativa debe estar
claramente definida en sus elementos constitutivos y en los
aspectos que lo son propios; los cuales deben ser de
conocimiento de todos los participantes. - Unidad de Mando. Si se presentan
contradicciones entre las órdenes o normas
dadas por dos personas debe haber una sola autoridad que
diga la última palabra a la que el subordinado debe
obedecer bajo pena de sanciones disciplinarias. - Unidad de Dirección. Al estructurar
la organización en su conjunto y también cada
unidad de la misma es necesario adoptar idénticas
soluciones cuando nos encontramos en las
mismas situaciones y en presencia de condiciones
idénticas (criterio único) - Autoridad y Responsabilidad. Ambos deben
ser equivalentes para cada puesto, lo que significa que
nadie está obligado a responder a aquello que no
tiene la autorización de hacer y a la vez que
ninguna persona
puede recibir autoridad sin quedar obligado a rendir
cuentas
de su ejercicio (ser responsable) - Extensión de Control. Existe un límite a la
extensión de un control que un jefe puede ejercitar
y esté en función del número de
personas que permitan al jefe en condiciones normales
controlar. - Homogenicidad de Tareas. Las tareas
asignadas a los miembros de la organización deben
tener un contenido lo más homogéneo posible;
este criterio o principio nace que cada persona o unidad
ejerza una función y a la vez de un solo jefe ambas
deben ser análogas. - Localización de la Autoridad. La
autoridad que toma las decisiones está localizada en
los puntos de la estructura organizativa más aptos
para obtener la máxima eficiencia, capacidad y
competencia. - Presencia de la Autoridad. Destaca
qué ocurrirá cuando se constituye o se
estudia una estructura empresarial, es necesario
diferenciar quien debe ejercer provisionalmente la
autoridad propia de un puesto en caso de ausencia del
titular con el propósito de garantizar la
continuidad en ejercicio de la autoridad. - Gradación de la Autoridad. La
amplitud y el contenido de la autoridad atribuida a los
distintos puntos de la estructura decrecen cuando
más alejados están dichos puestos del
vértice de la pirámide organizacional y
cuando más cercanos están a la base. Esta es
un característica común de la
organización cuando se hace un crecimiento vertical
de la actividad hacer desarrollada (hacia abajo) y de la
actividad total a desarrollar. - Equilibrio. Implica la búsqueda y
el mantenimiento de una relación
racionalmente armónica entre el desarrollo horizontal y vertical de la
estructura; entre dimensión y características
de las unidades, entre amplitud y contenido de los puestos
de trabajo.
- Principios de definición. Se
- CLASIFICACIÓN DE LOS
PRINCIPIOS - DESARROLLO O CRECIMIENTO DE LA
ESTRUCTURA.
El desarrollo de la estructura es un proceso que se
puede dar en un doble sentido, sea vertical u
horizontal.
- El desarrollo horizontal se da cuando al aumentar las
funciones en una institución, un jefe nombra a nuevos
auxiliares, pero que seguirán dependiendo directamente
de él. - El desarrollo vertical se da cuando al tener
numerosos subordinados que son supervisados por un jefe, este
decide que dependan directamente de el dos o más
cargos.
- DESARROLLO O CRECIMIENTO DE LA
ORGANIZACIÓN
- Se refiere al crecimiento horizontal donde existe un
aumento de puestos y cargos. - En cuanto al crecimiento vertical es el aumento de
niveles pero no de cargos
Por lo general es aconsejable iniciar el crecimiento de
la organización horizontal para luego seguir en la forma
de crecimiento vertical.
La estructura organizativa se desarrolla ubicando los
puestos de trabajo de forma tal que quién los ocupa tenga
la autoridad de decisión necesaria sobre los subordinados
que cooperan con él para la consecución o logro de
un objetivo
común.
Esto origina la conformación de una
pirámide; hay una convergencia de las funciones directivas
hacia arriba, zona en la que reside la autoridad final de mando o
decisión y en la base se encuentran los puestos de trabajo
que realizan tareas de ejecución subiendo hacia arriba las
funciones ejecutivas. Van reduciéndose en cada nivel a
medida que se amplían las funciones directivas.
Concluiremos definiendo que la estructura
organizativa es un esquema lógico de relaciones de
comunicación dentro de un conjunto de
personas, unidades, modificaciones por y para ciento tipo de
factores funciones hacia el logro de objetivos.
- ÓRGANOS
Los órganos en una Estructura empresarial pueden
consistir en una sola persona o en un grupo de personas que
actúan como centros de decisión o de
Ejecución dentro de una función organizativa y
además asume dicha función.
Ejemplo:
- Una persona síndico o delegado titular de una
sociedad que
puede ser el Presidente del directorio, desarrolla y asume la
función. - Un grupo de personas constituidas como unidades
organizativas (Dpto. de Ventas,
Dpto. de Personal) en este caso el grupo se hace cargo de la
labor del Departamento.
- FUNCIONES
Según Herry Fayol son las
operaciones
que se desarrollan en el interior de cada empresa.
Según Andrea Zarrilli; es una actividad como
conjunto con características similares y relacionadas, que
deben ser realizadas para que la organización crezca, viva
y alcance sus objetivos.
- Aspectos. Consideramos:
- Tipos de trabajo; (Correspondencia, mantenimiento,
almacenamiento) - Fase o Proceso; (Aprovisionamiento,
fabricación, control de productos
terminados) - Ejecución; (Relaciones
públicas, planificación, programación) - Dirección; (Seguridad
Industrial, etc.)
En general la función es un conjunto abstracto
independientemente del órgano que pueda desarrollarlo,
subsiste aún cuando en la empresa no existieran en
algún caso órganos o personas aptas para su
desarrollo, además no hace referencia a un órgano o
a una persona determinada.
Puede decirse que una misma función se desarrolla
por personas u órganos distintos sin cambiarla por ello su
naturaleza y
contenido.
La función hace visible y tangible a la
persona.
- Distinción de las funciones. Las
funciones pueden distinguirse en:
- Explícitas –
Implícitas
- Explícitas. Cuando en una
estructura existen una o varias unidades o personas par llevar
a cabo una determinada función.
Ejemplo: para desarrollar la función vinculada a
personal existe un Departamento de Personal y un Jefe de
Personal.
"Personal"
Dpto. de Personal
Jefe de Personal
"Ventas"
Dpto. de Ventas
Jefe de Ventas
- Implícitas. Se refieren a que
cuando la función está siendo ejercida no
necesariamente estará localizada en un punto
específico de la Estructura.
Ejemplo: "Personal" por que lo que concierne al personal
puede ser desarrollada por jefes de otras unidades
operativas; como ser horarios, responsabilidad y desarrollo
de las unidades operativas.
Ejemplo: "Inventarios" no
necesariamente tendrán un departamento o
titular.
- Funciones Principales y
Complementarias.
- Funciones Principales. Son actividades o
grupos de
actividades directamente orientadas al logro o
consecución de los objetivos principales o primarios de
la organización, estas funciones son muy importantes
para la
Empresa.
Ejemplos:
- Industria de Electrodomésticos.
Producir y vender electrodomésticos
- Transporte Aéreos.
Transporte de
pasajeros y carga
- Almacenes
Distribuir los productos que ingresan a un
depósito
- Funciones Complementarias. Son aquellas
funciones que cuyo desarrollo permite alcanzar los adjetivos
secundarios y que participan indirectamente en la
consecución de los objetivos principales de la
organización.
Ejemplo:
- "Comercial"
Producción de algunos artículos
para su comercialización
- Funciones Directivas y Ejecutivas.
(ejecución)
- Funciones Directivas. Corresponden aquellos
que se refieren a la formulación de objetivos,
programación de resultados para alcanzar el control
sobre el trabajo
habitual de los empleados, la coordinación de los recursos y de
las actividades de los recursos y de las actividades, la
asignación de tareas y responsabilidades. - Funciones Ejecutivas. Son las que refieren al
desarrollo de las operaciones materialmente necesarias para
obtener resultados de empleo de
materiales: equipos, personas, datos e
informaciones.
Ejemplo.
Existe "Unidad organizativa" cuando dos o más
personas que desarrollan una actividad homogénea
están agrupados bajo la ejecución de un jefe
que ejerce sobre ellos, autoridad, jerarquía, que es
responsable de su trabajo y posee cierto grado de
autonomía de decisión.- Tipos.
- UNIDADES ORGANIZATIVAS.
Si las unidades subalternas tienen otras que
están debajo de ellas se las denominará
secundarias y sino las tiene se las denomina simples o
elementales.- Unidades Principales y Subalternas. Se la
clasifica de acuerdo a su situación en la estructura,
por lo tanto serán principales las unidades situadas en
el vértice de la estructura o pirámide
organizacional o de la línea jerárquica.
Serán subalternas aquellas unidades que dependen de las
principales. - Unidades Derivadas
Directas, Derivadas Indirectas y no Derivadas.
- Derivadas Directas. Corresponden a aquellos
que en sus objetivos son idénticos a un que más
limitadas y en escalas más reducidas a los de la unidad
principal de la cual dependen - Derivadas Indirectas. Son aquellos que en sus
objetivos están estrechamente conectadas con los de la
unidad principal y contribuyen a la mejor consecución
(logro) de estas pero no son idénticos. - No Derivadas. Son aquellas unidades cuyo
objetivo no se encuadra a DD y DI en la unidad principal de la
cual dependen.
- Unidades Operativas y Funcionales.
- Unidades Operativas. Se denominan
también Productivas directas. Son aquellas autoridades
que asumen funciones principales de la empresa.
Ejemplo: en una Empresa
comercial grande serían las funciones de Compras y
de Ventas; dan lugar a tener una unidad de compras y una
unidad de ventas.
- Unidades Funcionales Productivas Indirectas.
Son aquellas unidades que asumen funciones secundarias de la
Empresa.
Ejemplo: En una Empresa comercial grande se desarrolla
la función de Personal, Desarrollo de nuevos productos,
Programación comercial, Publicidad y
Promoción
de Ventas.
- Relaciones. Son las conexiones o lazos que
unen los diferentes elementos de una
organización.La disposición que tienen estas
relaciones dentro la estructura organizativa determina
"formas más o menos eficientes en su
operación" - Concepto. Las relaciones son el tejido
conjuntivo por el cual vive y funciona la
organización. - Formas o Tipos de Relaciones
- Relaciones. Son las conexiones o lazos que
- RELACIONES ORGANIZATIVAS.
- Relaciones Jerárquicas. Son las que se
dan o median entre un jefe y sus subordinados
- Características. La
característica principal es la autoridad ejercida
por el jefe sobre sus dependientes directos, se desarrolla
mediante el mando, el poder
disciplinario, emisión y transmisión de
órdenes mediante el control; este tipo de
relación es la más sencilla de todas.
Ejemplo: Jefe de Unidad Operativa y un especialista
externo o interno a la empresa.- Relaciones Consultivas. Son las que se dan
entre una persona o entidad, o un departamento y otro que no
posee autoridad sobre aquella o aquellos ni tampoco poder de
decisión desarrollándose dicha relación
con el fin de suministrar asistencia, consejos y opiniones
especializadas. - Relaciones Funcionales. Son las que se dan entre
un puesto de trabajo y otro que no dependen
jerárquicamente de él.Ejemplo: Asesoría Legal
Unidad de Staff
Autoridad Legal o Netamente Legal
- Relaciones Auxiliares. Son los que se dan entre
una persona o unidad que ofrece la ejecución de los
trabajadores del sistema especializado (mecanografía, computación, secretaria, traducción, etc.)Ejemplo: Relación entre el Jefe de Contabilidad y el Jefe de Computación
para resolver las prioridades del primero. - Relaciones de Conexión. Se dan cuando
dos o más órganos, unidades o personas entran en
relación mutua para examinar y resolver por acuerdo
problemas
(que producen demoras en las entregas de productos) de interés
común, no es una relación funcional ni consultiva
es de colaboración. - Relaciones de Colaboración. Se refieren
a todos aquellos contactos que se producen necesariamente entre
órganos, unidades y personas al margen de las relaciones
anteriores para la ejecución del trabajo y resguardando
los procedimientos
formalmente establecidos.
Ejemplo: un comité o junta de Administración donde los diversos
administradores resuelven problemas de su propias unidades que
coordinan aspectos que conduzcan a la eficiencia de la
organización y de cada uno de ellos.
CAPÍTULO III
EL
STAFF Y LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
FAYOL. "Son órganos o unidades del Estado mayor,
unidad o elemento de apoyo a la dirección, recoge la idea
de lo que sucedió en las organizaciones de
Suecia en 1918 -1948" "ayuda al jefe para un más eficaz
del ejercicio del mando"
El Staff pretende la inclusión de una
línea jerárquica que conforman unidades o personas
especializadas.
Existen dos posibilidades para que el staff se incluya
en la organización:
El staff personal no se adhiere a la línea
jerárquica, lo normal es que se trate de una
única persona, además no se requiere la
posesión de conocimientos particulares para el
desarrollo de tareas especializadas.- STAFF PERSONAL. Esta modalidad de staff tiene
la función de asistir a un jefe en el desarrollo de su
trabajo que por sí solo no podría desarrollarlo
bien o completamente. - STAFF ESPECIALIZADO. Desarrolla aquellas
funciones o tareas que requieren poseer conocimientos,
preparación y competencias
específicas en distintos campos.
Es el más corriente habitual se lo puede
denominar también como estructura jerárquico
funcional o línea staff.
Representaciones posibles del staff
especializado:
- LÍNEA ASISSTANT. Se trata de una persona
de línea jerárquica y puesto bajo la
dependencia inmediata de un jefe con el fin de ayudar en el
desarrollo de sus funciones; también se lo puede
conocer como assistant manager o adjunto de
línea.
- STAFF ASISSTANT O ADJUNTO STAFF. La persona
que está en este cargo realiza labores complementarias.
Es una persona puesta bajo la dependencia y exclusivamente para
aconsejar y asistir en el desarrollo de sus funciones, brindan
asistencia casi especializada desarrollando funciones
directivas por encargo y ocuparse de una serie de detalles.
Esta persona no tiene relación ni jerárquica ni
funcional con la restante estructura de la empresa o
departamento. - STAFF GENERAL. Tienen las mismas funciones del
adjunto staff. Pero en este caso está constituido por un
grupo de personas actual directamente guiados por un jefe.
Tiene un número más o menos elevado de
miembros.
Ejemplo: "Grupo de diseñadores de una industria de
confección bajo el mando de un Director", "conjunto de
técnicos que colaboran en el mantenimiento de una
industria bajo el mando de un jefe"
Línea de especialistas distintas a la
jerarquía:
CAPÍTULO IV
ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
INTRODUCCIÓN
En una empresa la estructura es la disposición de
sus elementos. El primer paso de su organización es la
descripción de los puestos de trabajo
así como la asignación de responsabilidades.
Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las
relaciones de autoridad y coordinación, mediante la
determinación de niveles de jerarquía a escalones
de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical
de la empresa porque los puestos están colocados de arriba
a bajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al
más bajo respectivamente.
La estructura de una empresa es uno de los elementos
clave de la organización por tanto es importante conocer
cuales son las clases de organigramas que
hay para saber cuales son los organismos y cargos que componen la
estructura organizacional de la empresa.
CONCEPTO
Organigrama (órgano = órgano u organismo +
grama = gráfico) es la gráfica que representa la
organización de una empresa, o sea, su estructura
organizacional.
Es la gráfica estadística, esto es, corresponde a la
radiografía de la empresa y muestra su
esqueleto y su constitución interna, pero no su
funcionamiento ni su dinámica. También son herramientas
necesarias para llevar a cabo una organización
racional.
FUNCIONES
Para la ciencia de
la
administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y
sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar
por su permanente revisión y actualización (en las
empresas
pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal
asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de
organización.
Para el área de administración
de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento
para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de
todos los sistemas de
personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS
- Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener,
1959) - Puede apreciarse a simple vista la estructura general
y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor
de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción (Leener op. Cit) - Muestra quién depende de quién (Leener
op. cit) - Indica alguna de las peculiaridades importantes de la
estructura de una compañía, sus puntos fuertes y
débiles (Leener op. cit) - Sirve como historia de los cambios,
instrumentos de enseñanza y medio de información
al público acerca de las relaciones de trabajo de la
compañía (Leener op. cit) - Son apropiados para lograr que los principios de
la organización operen (Melinkoff, 1990) - Indica a los administradores y al personal nuevo la
forma como se integran a la organización (Melinkoff op.
cit)
DESVENTAJAS
- Ellos muestran solamente las relaciones formales de
autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
significativas y las relaciones de
información. - No señalan el grado de autoridad disponible a
distintos niveles, aunque sería posible construirlo con
líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se
puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran
las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama
se haría tan complejo que perdería su utilidad. - Con frecuencia indican la organización tal
como debería ser o como era, más bien como es en
realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y
permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. - Puede ocasionar que el personal confunda las
relaciones de autoridad con el status.
TIPOS
1. ORGANIGRAMA CLÁSICO
Es básicamente un organigrama compuesto por
rectángulos, que representan los cargos u órganos
unidos entre sí por líneas, que trazan las
relaciones de comunicación entre ellos. Cuando las
líneas son horizontales, representan relaciones de
laterales de comunicación. Cuando son verticales,
representan relaciones de autoridad (del superior sobre el
subordinado) o relaciones de responsabilidad (del subordinado
hacia el superior) lo que no está unido por ninguna
línea, no tiene relación entre
sí.
Generalmente, cada rectángulo presenta dos
terminales de comunicación. No cabe duda de que el cargo
más elevado de la empresa no tiene la terminal de arriba,
mientras que el cargo más bajo de la organización
no tiene la terminal de abajo, pues no posee ningún
subordinado.
En el organigrama clásico los órganos o
cargos del mismo nivel jerárquico deben ser colocados
paralelamente, utilizando la misma nomenclatura para
designarlos. Es el tipo de organigrama más frecuentemente
utilizado.
Terminales de comunicación de los órganos
o cargos
Organigrama clásico
2. ORGANIGRAMA RADIAL
El organigrama radial también es llamado
organigrama sectorial y se elabora mediante círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
jerárquico. La autoridad máxima se localiza en el
centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerárquico a
medida que se aproxime a la periferia.
El organigrama radial permite representar de forma
compacta la estructura organizacional. Sin embargo, presenta
ciertas limitaciones de orden técnico, pues no permite la
representación de organismos auxiliares muy
variados.
3. ORGANIGRAMA CIRCULAR
El organigrama circular es elaborado en círculos
concéntricos que representan los diversos niveles
jerárquicos trazados en líneas de puntos o
cortadas. Las líneas gruesas representan los canales de
comunicación existentes entre los órganos o cargos.
Los órganos se representan con rectángulos o
círculos. A medida que se aproximan al centro, los niveles
jerárquicos son gradualmente más elevados. En el
centro del organigrama que el órgano cúpula de la
empresa.
CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN
Sirve para representar gráficamente la estructura
y organización de la misma al elaborarlo pueden emplearse
varios criterios:
1. Disposición funcional o por
departamentos
2. Disposición territorial
3. Disposición divisional o por
productos
ELEMENTOS GRÁFICOS PARA EL DISEÑO DE
DIAGRAMAS
El diagrama de
organización debe reflejar, entre otros aspectos, el
patrón básico de trabajo de una institución,
ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los
componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones
entre éstas; las líneas de autoridad; y los canales
de supervisión. En el diseño
de esta gráfica son fundamentalmente importantes los
siguientes aspectos:
La ubicación que se le da a cada unidad mayor de
la organización a representarse en el diagrama.
Las figuras geométricas
Las líneas que enlazan las figuras
geométricas.
Los nombres de las unidades de trabajo
La ubicación de las unidades de trabajo por
nivel
La ubicación podría depender de las
particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o
institución. Las teorías
modernas de organización tienden a recomendar las estructuras
"achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Por
ejemplo, el proceso de reingeniería dirige la estructura de
organización hacia los procesos. Por
lo tanto, su metodología ignora las representaciones de
posiciones jerárquicas y se muestra de forma
achatada.
La gráfica siguiente demuestra tal
tendencia:
Los grupos de trabajo (team work) tienden también
a eliminar estructuras altamente jerárquicas. La
gráfica siguiente es un ejemplo de un equipo de
trabajo:
Las gráficas que se presentan más
adelante, sin entrar en una representación detallada,
pueden también servir de pauta para la ubicación de
las unidades de trabajo por nivel.
El orden de colocación de las unidades de trabajo
dentro de cada nivel en el diagrama no tiene ninguna
significación particular. Por ejemplo, el que una
determinada unidad asesorativa se encuentre situada en el primer
lugar comenzando por la izquierda, no debe considerarse como
indicativo de prioridad.
Los tres niveles en que se divide la estructura de
organización son: el directivo, el de "staff" o de apoyo,
y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en
nivel asesorativo y de servicios auxiliares.
En la ubicación de las unidades por nivel debe
considerarse lo siguiente:
a. En la parte superior del diagrama se presenta(n)
la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir, el alto nivel
gerencial del organismo.
b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las
unidades con funciones de apoyo o sostén al nivel
directivo y a la institución en general (o a un sector
determinado de la misma), las cuales son conocidas por los
especialistas en organización como unidades del "nivel de
staff". Las unidades en este nivel prestan un servicio
especializado en la organización. Estas desarrollan
funciones asesorativas y/o de servicios auxiliares como
generalmente son las de elaboración de políticas,
auditoría
interna, planificación, evaluación, asesoramiento legal, presupuesto,
relaciones públicas, análisis de
sistemas y de procedimientos, administración de
personal, servicios administrativos, sistemas de
información, etc.
El personal en estas unidades generalmente actúa
como asesor del restante personal ejecutivo de la
institución en la materia
especializada en que laboran. El
conocimiento especializado del personal en estas unidades se
convierte en la base para los controles funcionales y para la
economía
en las operaciones de la institución. Estas unidades se
crean para, mediante la especialización, controlar la
naturaleza y operación de la función en particular
que se le asigne, porque la misma demanda
atención especial y cuidadosa.
La distinción entre personal operacional y el de
"staff" se hace a veces con bastante facilidad y exactitud. Pero
otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecen
estar cumpliendo funciones de "staff", y a su vez los miembros
del personal de "staff" parecen tener algunas responsabilidades
del operacional. No obstante, el personal de "staff"
dedicará la mayor parte de su tiempo a dar
servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los
gerentes operacionales centrarán sus esfuerzos en la
generación de los productos o servicios.
El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que
ofrece al jefe de la organización varios tipos de ayuda
experta y de asesoría y también incluye a
individuos o grupos de la organización que prestan
servicios y asesoran al personal del nivel
operacional.
Conviene trazar una distinción entre el nivel
asesorativo o consultivo y el nivel de servicios
auxiliares.
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |