Gestión de recursos de
información (GRI)
La mayoría de las organizaciones
posee gran cantidad de datos pero escasa
información de gestión. La gestión consiste en la
transformación de información en acciones
mediante criterios. Ante una gran acumulación de datos y
poca información de gestión se suele caer en el
error de pedir más y más información.
Nacía un nuevo concepto de
gestión
empresarial que fue bautizado como Gestión de Recursos
de Información (GRI).
En el discurso de
Quintin Martín (1990), existen varios principios para
optimizar la gestión de la información:
1. Gestión de los sistemas de
información. Aunque exista una complejidad
técnica no hay que descuidarlo por la alta dirección de la empresa. Es
decir, debe haber un diálogo
fluido entre la dirección y el departamento
técnico.
2. Objetivo de la
función
de gestión de información. Esta función es
la de proveer servicios de
la mejor calidad para
lograr los objetivos de
la
organización.
3. Integración en el equipo de
dirección. La persona
responsable de la gestión de la información debe
formar parte del equipo de la alta dirección de la
empresa
(4).
4. Independencia
de la función de información. La persona que ejerza
la gestión de información en el organigrama debe
garantizar su independencia, es decir, debe estar en condiciones
de servir a toda la organización sin recibir
presiones.
5. La
comunicación como una clave de éxito.
Debe existir comunicación entre los diseñadores
de los sistemas de
información y los usuarios para conocer sus
necesidades.
6. La cultura de la
empresa. La gestión de la información se debe
corresponder con la cultura de la organización, de lo
contrario el objetivo de la integración de los sistemas
con la organización del usuario es imposible.
El GRI recibió un espaldarazo inesperado por el
Congreso de los Estados Unidos
cuando éste aprobó la Paperwork reduction Act (algo
así como la ley del papeleo).
Es decir, se eliminaba la presunción de que la
información podía ser solicitaba una y otra vez a
las empresas.
La GRI es hoy una disciplina en
la que participan profesionales procedentes de tres áreas
aparentemente lejanas: administración de empresas, informática y ciencias de la
información. Es el proceso de
construir y gestionar la infraestructura tecnológica de la
empresa, y trata de la conducción de la información
mediante hardware (ordenadores,
comunicaciones, redes, ofimática…). Su finalidad última
es ofrecer mecanismos que permitan a la organización
adquirir, producir y transmitir al menor coste posible, datos e
información con una calidad, exactitud y actualidad
suficientes para servir a los objetivos de la
organización.
Los fundamentos de la GRI son básicamente tres:
la convicción de que es el contenido de la
información y no su forma o soporte lo que realmente
importa. Después, la afirmación de que el gasto en
el tándem de información y tecnologías de la
información no debe considerarse dentro del
capítulo de gastos generales
de funcionamiento, sino como la adquisición de un recurso
que puede ser usado para la reducción de costes de
operación en otras áreas de la empresa. Y por
último, la convicción de que es preciso coordinar
los recursos de información y tecnologías de la
información, actualmente muy desperdigados por las
organizaciones.
En cuanto a sus componentes (5) la GRI debe tratar con
tres funciones
distintas: las tecnologías de la información, que
hoy en día constituyen la columna vertebral de la
gestión de la información; los sistemas de
información, entendidos como el resultado de transformar
la tecnología en algo de valor para el
usuario; y la gestión de la información y de los
conocimientos de la organización.
Los mecanismos de
comunicación
La información se transfiere dentro de la empresa
a través de unos mecanismos de comunicación:
interlocutores, tipos de comunicación, los canales de
comunicación, la interacción entre los canales de
comunicación, los individuos y los grupos y las
mismas redes de comunicación empleadas:
1. En cuanto a los interlocutores, son muchos y variados
dentro de la organización. Ocupan un lugar en la
jerarquía de la organización y, en función
de ello, reciben diferentes informaciones y desarrollan sus
propias estrategias de
poder dentro y
fuera de la empresa.
2. En relación a los tipos de
comunicación, las comunicaciones son laterales y/o
recíprocas. La comunicación lateral implica el
sentido único en la dirección de la
información, y la recíproca involucra a ambas
partes mediante un feed-back. La ventaja de esta última
estriba en una mayor exactitud y precisión, es decir,
cuanto más recíproco es el clima de la
comunicación, menor riesgo corre el
contenido de los mensajes de ser alterado y tanto más
abundante es la información. Eso sí, presenta los
inconvenientes de ser más lenta, la desprotección
del emisor…
3. Existen limitaciones para la comunicación
total dentro de la empresa debido a los soportes utilizados
(fax, teléfono), los conocimientos y operatividad
de los empleados y de las decisiones de los directivos, que
impiden que toda la información sea transmitida. Por
tanto, hay que estudiar las redes formales e informales de la
organización para comprender sus interacciones.
4. El uso de los canales de comunicación por los
empleados da lugar a dos procesos que
Elliot Jaques ("Intervention et changment dans
l´entreprise", 1977) define: el proceso de
segregación en el que se crean barreras a fin de que la
comunicación o el usuario lleguen al lugar adecuado de
destino sin crear confusión en el resto de la
organización; y el proceso de segmentación inadaptada protegiendo a los
individuos y a los grupos frente a la
confrontación.
5. Los tipos de redes
pueden ser centralizadas o circulares. Las comunicaciones pueden
tener unos contenidos muy variados: contenidos centrados en las
tareas, en las necesidades psicológicas de los individuos.
Unos contenidos que deben ser pertinentes (comunicación
que hay que intercambiar para lograr los objetivos de la
organización), lograr que las informaciones no sean
alteradas al pasar por los porteros, y favorecer la pertinencia
de las informaciones analizando críticamente la
información disponible.
Diagnóstico y Alternativas de Solución a
partir de algunos problemas que
pudieran presentarse en la universidad como
organización y que pudieran generalizarse a cualquier tipo
de organización.
A partir de la matriz
DAFO
Debilidades
- En los niveles inferiores no se muestra de
forma detallada la información. - Falta de optimización en el uso de los canales
de información. - Vulnerabilidad de los canales de información a
la interrupción temporal debido a la
informatización. - Infraestructura que no responde a las necesidades del
crecimiento de la UPR. - Falta de financiamiento para la compra y
reparación de equipos
Fortalezas
- La información tiene carácter piramidal.
- Utilización sistemática de la
información para la toma de decisiones. - Utilización de la intranet y
correo
electrónico para la fluctuación de la
información más general. - Alta socialización de la información
para la toma de
decisiones. - Nivel tecnológico.
- Condiciones y utilización de los medios de
comunicación. - Nivel de capacitación de la fuerza de
trabajo para
la utilización de los medios y
canales de comunicación.
Oportunidades
- El avance tecnológico.
- Prioridad de la organización en el territorio,
en cuanto al desarrollo
tecnológico.
Amenazas
- Deterioro de los medios
informáticos. - Creación y entrega de información
innecesaria.
Problema Estratégico General
Si continúan las amenazas relacionadas con el
deterioro de los medios informáticos y la creación
y entrega de información innecesaria y no atenuamos o
eliminamos las debilidades relacionadas con que en los niveles
inferiores no se muestra de forma detallada la
información, que la falta de optimización en el uso
de los canales de información y su vulnerabilidad a la
interrupción temporal debido a la informatización,
la infraestructura que no responde a las necesidades del
crecimiento, falta de financiamiento para la compra y
reparación de equipos a pesar de que la información
tiene carácter piramidal y se utiliza
sistemáticamente para la toma de decisiones, la
utilización de la intranet y correo electrónico
para la fluctuación de la información más
general, alta socialización de la información para
la toma de decisiones, nivel tecnológico de la
universidad, condiciones y utilización de los medios de
comunicación y por último el nivel de
capacitación de la fuerza de trabajo para la
utilización de los medios y canales de
comunicación; no podremos aprovechar la oportunidad que
nos brinda el avance tecnológico del territorio y el
prestigio del centro en la provincia.
Solución Estratégica
General
Si somos capaces de aprovechar la oportunidad que nos
brinda el avance tecnológico del territorio y el prestigio
del centro en la provincia potenciamos las fortalezas que nos da
el carácter piramidal de la información, que se
utiliza sistemáticamente esta para la toma de decisiones,
la utilización de la intranet y correo electrónico
para la fluctuación de la misma, alta socialización
de la información para la toma de decisiones, nivel
tecnológico de la universidad, las condiciones y
utilización de los medios de comunicación y por
último el nivel de capacitación de la fuerza de
trabajo para la utilización de los medios y canales de
comunicación; y atenuamos o eliminamos las debilidades
relacionadas con que en los niveles inferiores no se muestra de
forma detallada la información, la falta de
optimización en el uso de los canales de
información, la vulnerabilidad de estos a la
interrupción temporal debido a la informatización,
la infraestructura que no responde a las necesidades del
crecimiento, falta de financiamiento para la compra y
reparación de equipos, estaremos en condiciones de
defendernos de las amenazas que representan el deterioro de los
medios informáticos y la creación y entrega de
información innecesaria.
Objetivos a alcanzar en el subsistema.
Después del análisis del diagnóstico se proponen los siguientes
objetivos estratégicos.
- Socializar el uso de las bibliotecas
personales digitalizadas. - Alcanzar mayores resultados en la gestión
del conocimiento para utilizar efectivamente TIC. - Optimizar el uso de la Intranet.
- Realizar por cada uno de los centros de estudio y
departamentos una página de información
interactiva que permita el acceso de información para
quién lo requiera. - Estructurar la información de manera que
llegue la información necesaria a cada uno de los
niveles. - Potencializar la transferencia de Know
How.
CONCLUSIONES
Las organizaciones dedican una parte importante de su
tiempo y de
sus recursos económicos y humanos a la obtención,
proceso, aplicación y proyección de
información. Por esta razón, la información
interna juega un papel decisivo y se convierte en su principal
patrimonio.
Debe ser clara, precisa y que se adapte a la formación y
perfil de las personas a la que va dirigida. Tiene que ser
rápida y estar disponible en el momento que se la
necesite, y de una manera completa y armonizada con otras
informaciones. Debe ser una información fácilmente
accesible y con un costo de
obtención menor que la utilidad que
ofrece.
A partir del diagnóstico realizado se concluye
que se debe potencializar las fortalezas, eliminar las
debilidades, atenuar las amenazas y aprovechar las oportunidades
para ello se propone un conjunto de objetivos que de una u otra
forma contribuya a lo antes mencionado.
De esta forma la Universidad como organización en
función de estos objetivos, junto a un plan de acción
detallado, debe dar respuesta a los problemas vigentes y actuales
en el proceso de información interna, es válido
resaltar que estos cambios futuros no deben ser bruscos y
radicales sino que deben ser a partir de acciones
sistemáticas y conscientes de cada uno de los miembros de
la institución.
RECOMENDACIONES
De esta forma recomendamos:
- Continuar profundizando en el tema que es considerado
de vital importancia para la excelencia en el desempeño laboral. - Generalizar el uso de las bibliotecas personales
digitalizadas o bibliotecas virtuales. - Crear habilidades y potencializar las ya existentes
para transmitir las tecnologías intangibles. - Optimizar el uso de la Intranet.
- Utilizar por cada uno de los centros de estudio y
departamentos una página de información
interactiva que permita el acceso de información para
quién lo requiera y auxiliarse de los estudiantes de
alto aprovechamiento de las carreras a fines. - Crear la información de forma tal que llegue
de la mejor forma.
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Autora:
Lic. Yairín Arteaga Prado.
Lic. Contabilidad y
Finanzas
Centro de Estudios de Gerencia y
Turismo. Facultad
de Economía.
Universidad de Pinar del Río.
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