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Consideraciones Básicas en el Diseño y Elaboración de Proyectos (página 2)




Enviado por Isa�as Jirikils



Partes: 1, 2

Etapas que contempla el Diseño
y Elaboración de Proyectos

Planteamiento del Problema:

Se plantea un "problema", que siempre es una
interrogante, una oración en forma de pregunta.

  • ¿A cuántos afecta el
    problema?
  • ¿Qué consecuencias acarrea?
  • ¿Cuáles son las causas del
    problema?
  • ¿Qué solucione se han intentado
    antes?
  • ¿Con qué recursos
    contamos para solucionarlo?

El diagnóstico requiere averiguar, recolectar
y ordenar la información; existen para ello las
siguientes técnicas,
por ejemplo:

Asamblea: En ella los miembros de la
organización realizan este
diagnóstico.

Entrevista: Aplicable a dos o más personas, sobre
la base de una serie de preguntas. Recoger información
(datos, opiniones,
críticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas
específicos del diagnóstico..

Encuesta: El cuestionario
de preguntas es idéntico para todos, permite averiguar y
cuantificar aspectos importantes de la realidad.

A quién encuestar: Consulta a TODOS o a una parte
de la población involucrada.

Preguntamos a muchas personas, en tiempo breve,
(preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios
largos; hacer una pregunta o test; procesar
los datos).

Idea o Solución:

Se formulan ideas que permitirían, en el corto
plazo, solucionar el problema planteado.

Selección de
Alternativa:

Una idea puede tener varias alternativas para
concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que
ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos
que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.

La mejor alternativa de solución es siempre la
que consigue mayores beneficios al menor costo posible, en
el menor tiempo posible.

Definición de los Objetivos del
Proyecto:

Se debe definir lo que se quiere obtener, el cambio que se
desea producir, o sea, los objetivos a alcanzar. Conviene
distinguir entre objetivo
general y objetivos específicos.

El objetivo general expresa el logro deseado y posible
de obtener frente al problema como un todo. Es el intento de
responder las siguientes preguntas:

– ¿Qué queremos hacer?

– ¿Qué cambios deseamos lograr frente a la
situación problema?

Una vez definido el objetivo General, estamos en
condiciones de concretarlas en acciones
parciales que lleven a conseguir la meta u
objetivo general: son los objetivos
específicos.

Plan de Actividades del
Proyecto:

Aquí se deben pensar y organizar las
actividades.

Las actividades hay que diseñarlas para cada
objetivo específico.

Pueden ser una o más. Para formular con
precisión cada actividad, hay que preguntarse:

-¿En qué consisten? (Acción)

-¿A quiénes y a cuántos ayuda?
(Destinatarios)

-¿Dónde se hará?
(Lugar)

-¿Cuándo se realizará?
(Plazos)

-¿Quiénes lo harán?
(Responsables)

-¿Con qué se hará?
(Recursos)

Ejecución:

Ejecutar el plan es poner en
práctica las actividades y sus derivados. La clave para el
éxito
de un proyecto está en asumir las siguientes
premisas:

  1. Constitución de un equipo eficiente de
    trabajo:
  • Formar equipo afiatado, que conozca su forma de
    trabajar.
  • Que tenga buena comunicación.
  • Exista una clara delimitación de
    responsabilidades.
  • Tener mecanismos para la solución de conflictos.
  1. Revisión de tareas
    específicas:
  • Nombrar responsables de actividad y
    tareas.
  • Planificar actividades y tareas y supervisar
    tareas.
  • Comunicar resultados, problemas y
    mejoras de métodos.
  1. Capacitación, asesoría y
    seguimiento:
  • Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales
    requeridos.
  • Capacitar en las áreas en que se detecta
    falencias.
  • Asesorar en proyectos
    más difíciles.
  • Seguimiento de tareas que se realizan (ver
    dificultades, atrasos, costos,
    aciertos).
  1. Cronograma:
  • Ordenar, jerarquizar y controlar actividades o tareas
    que se deben realizar para lograr un objetivo o
    meta.
  • El Cronograma o carta Gantt
    ordena las actividades y fija el plazo para
    cumplirlas.

Tabla 2

Evaluación:

Revisar los resultados esperados de una acción o
actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la
comunidad.

La evaluación
más conocida responde a la pregunta ¿Se lograron
los objetivos propuestos?, sí, no o en parte.

Otros aspectos a revisar durante el proceso son
por ejemplo:

– ¿Es la más conveniente?

– ¿Habrá una mejor
alternativa?.

Observar:

  • ¿La información (RRHH y materiales)
    corresponde a la realidad?
  • ¿Existe un nivel de participación
    esperado?
  • ¿En qué etapas o actividades fue
    mejor?
  • ¿En cuáles se logró
    menos?

Evaluación durante el proceso:

  • Seguimiento; permitir conocer antecedentes
    útiles para reformular plan de acción; permite
    imaginar nuevas tareas para mejorarlo.

Evaluación al término del
proceso:

  • Ayuda a pensar hacia delante, arroja lecciones
    (repetir acción o proyecto para enfrentar otros temas a
    resolver).

De esta manera, doy por terminado estas breves
consideraciones acerca del proceso que significa Diseñar y
Elaborar un proyecto, evidentemente, todas estas han sido los
aspectos básicos necesarios de tomar en cuenta al momento
de iniciarse en esta área. En los siguientes anexos
adjunto una Pauta Base para Elaborar Proyectos, el
Formato Básico para la Presentación de
Proyectos
y un formulario tipo de Rendición de
Cuentas
.

Con todo esto el presente artículo ha pretendido
ser un aporte en la asesoría de proyectos sociales,
principalmente enfocados para organizaciones
ciudadanas.

ANEXOS

1. Pauta base para elaborar Proyectos

TEMA

Preguntas Relevantes

EXPLICACIÓN

Identificación de la
organización

¿Cuáles son los datos
relevantes
de la organización?

Se debe señalar:

Nombre de la organización; Dirección, Comuna, Ciudad o
región, Teléfono; Director o Responsable;
Breve descripción de la
organización.

Nombre del proyecto

¿Qué actividad se
realizará?

¿Dónde y
cuándo
?

¿A quiénes va
dirigido?

Debe resumirse el proyecto y especificar
características.

No importa si es extenso, al leerlo se debe
comprender el proyecto.

Breve resumen del proyecto

¿Cuál es el "problema" y
sus causas?.

¿A quiénes
beneficiará?

¿A cuántos?

¿En qué lugar
específico
se realizará?

¿Quién se encargará
del proyecto?

¿Quiénes financian?
¿Cuándo se solicita?

¿Cuánto dura el
proyecto?

Obstáculos a la mejora de la calidad de
vida de la población. Problemas que debe
resolver el proyecto.

Número, sexo,
edad, pertenencia a organización.

Comuna, población, barrio.

Institución o persona responsable, representante legal.
Dirección. Fecha.

Describir posibles fuentes de
financiamiento internas (de la org), Municipio,
Ministerios, ONGs, etc.

Justificación

¿Qué problemas resolverá
el proyecto
?

Problemas concretos que se espera
resolver.

Objetivos

¿Qué etapas contempla el
proyecto?

Describir las etapas que contempla la
ejecución del proyecto.

Etapas contempladas

¿Qué etapas contempla el
proyecto?

Describir las etapas que contempla la
ejecución del proyecto

Actividades

¿Qué acciones concretas se
ejecutarán?

Describir cada una, señalando sus
características, el tiempo y los recursos
destinados a ellas.

Beneficios esperados

¿Qué se espera
lograr?

Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el
proyecto.

Presupuesto

¿Cuáles son los gastos del
proyecto?

Detallar por separado los gastos
e ingresos del proyecto en su
totalidad.

Evaluación

¿Cómo se
evaluará?

Describir mecanismos de evaluación del
proyecto.

2.- Formato básico para la presentación
de proyectos

1. NOMBRE DEL PROYECTO.

Debe reflejar, en forma resumida, las metas o
productos que se busca alcanzar.

2. IDENTIFICACIÓN DEL
PROBLEMA.

La definición del problema establece una
situación que se desea cambiar. Al definir el
problema indique:

  1. Cuál es el problema.
  2. Quiénes están afectados, y
    dónde.
  3. Cuál es la situación de ese
    grupo, la que se desea
    cambiar.
  4. Qué sucederá a mediano plazo
    con esa situación, si no se realiza el
    proyecto.

3. OBJETIVOS

  1. Se debe precisar cuál es el
    propósito, resultado o cambio que se desea
    alcanzar.

  2. ¿Cuál es el
    objetivo?
  • ¿Cuáles son los objetivos
    específicos?

Hay que establecer los pasos necesarios para el
cumplimiento del objetivo general.

4. ETAPAS Y ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL
PROYECTO

Describir las etapas que contempla la
ejecución del proyecto (las etapas se ponen en
marcha a partir de la aprobación del proyecto).
Las actividades que se realizarán para lograr los
objetivos propuestos.

Una etapa llega a su fin cuando se ha cumplido
un objetivo específico o meta parcial, lo que
permite pasar a otra fase del proyecto.

5. ETAPAS Y ACTIVIDADES EN EL
TIEMPO

1ª.Sem

2ª.Sem

3ª.Sem

4a.Sem

5a.Sem

6a.Sem

Etapa 1:

      

Actividad N°1

      

Actividad N°2

      

Evaluación*

      

* Siempre se debe evaluar el Proyecto, pudiendo
realizarse en distintas etapas del mismo.

6. PRODUCTOS DEL PROYECTO

Son los resultados concretos que se
lograrán a través de las actividades del
proyecto, esto es los bienes
y/o servicios específicos y reales que
entregará. Deben indicarse en forma
cuantificada.

7. BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

Indicar quienes recibirán:

a) directamente los productos del proyecto
(beneficiarios del proyecto) b) indirectamente los
productos del proyecto (beneficiarios
indirectos).

8. IMPACTO DEL PROYECTO

Indicar lo que se espera lograr al final del
proyecto, después de haber alcanzado con
éxito los objetivos. Se pretende:

a) Demostrar cómo los logros del proyecto
habrán modificado favorablemente y en forma
estable las condiciones iniciales. B) Determinar el grado
de autosuficiencia adquirida por los participantes en el
proyecto.

9. RELACIÓN DEL PROYECTO CON OTRAS
INICIATIVAS

Indique:

a) Si el proyecto se complementa con otros
proyectos o iniciativas de la localidad. B) Si se cuenta
con la cooperación de otras instituciones u organizaciones sociales.
Adjuntar la documentación que acredite, en caso
de disponerla.

10. BREVE RESUMEN DEL PROYECTO

Se puede hacer dando respuesta a las siguientes
interrogantes:

a) ¿Cuál es el problema y
sus causas? b) ¿Qué se pretende
lograr con el proyecto? Solución
Propuesta.

c) ¿A quiénes
beneficiará? ¿A cuántos? d)
¿Dónde se implementará? Lugar.
e) ¿Con qué recursos? f)
¿Quiénes lo harán? Responsable. Con
la colaboración de quienes más? g)
¿Cuánto tiempo durará? Plazos.
h) el proyecto forma parte de algún
programa o plan más amplio? En caso
de ser así, especifique y señale
cómo este proyecto colabora a su desarrollo.

11. Presupuesto del proyecto

  1. Recursos humanos:
  • Número de personas que se
    requiere
  • Características de la persona
    requerida (profesional, técnico, monitor, etc)
  • Especificar la actividad que
    desarrollará
  • Monto a cancelar (por unidad de
    tiempo)
  1. Materias primas para la confección de
    productos o realización de
    actividades.

    – tipo y cantidad de materiales

    – costo individual de los
    materiales

    – costo total de los materiales

  2. Recursos operacionales
  • Recursos de infraestructura

Instrumentos o bienes durables requeridos para
la realización de productos o
actividades.

– tipo y cantidad de inmobiliario

– costo individual de arrendamiento o
compra

– costo total de infraestructura

12. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Señalar las fuentes de financiamiento que contempla el proyecto,
estableciendo los aportes que se solicitan y
especificando otro financiamiento si existe.

13. RESPONSABLE DEL PROYECTO Y SEGUIMIENTO
DEL PROYECTO

a) Señalar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el
Proyecto y el nombre de la persona responsable del
Proyecto.

b) Señalar el departamento, Oficina o el
Programa en que recae el seguimiento y el nombre de la
persona encargada de efectuarlo.

14. EVALUACIÓN

Puede implementarse durante el desarrollo del
proyecto y/o al final de éste.

La evaluación debe considerar elementos
tales como:

  1. Cobertura: se refiere a la cantidad de
    personas que participan en la implementación del
    proyecto y el número de
    beneficiarios.
  2. Opinión de los participantes, que
    entrega información respecto a:
    organización de las actividades implementadas,
    beneficio de los productos, funcionamiento de los
    productos, etc.
  3. Índice de participación y
    deserción de las actividades propuestas en el
    proyecto.

3.- Formulario tipo para la Rendición de
Cuentas


Isaías Sharon Jirikils

Universidad de Santiago de Chile

Estudiante de Psicología de la
Universidad de
Santiago de Chile. Desde julio de 2005, Presidente de la
Organización Cultural Chile Joven. Además, se
desempeña como coordinador de la Juventud del
Partido Por la Democracia
(JPPD) de la USACH, Asesor en Política
Universitaria, y como profesor
ayudante de Sociología en la misma
Universidad.

 

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