Administración del tiempo (página 2)

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos
  organizar.  
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función
  de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias
  aun emprendedor.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los
  objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo
  que hay que utilizarlo con el máximo grado de
  efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo
  el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja
  del tiempo.

PRINCIPIOS
BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL
TIEMPO:  

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada
  con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la
  utilización efectiva del tiempo.
• Esta comprobado y es un principio fundamental de la
  planeación del tiempo, que toda hora
  empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas
  de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el
  tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,
  en planear el día siguiente.
• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente
  como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible,
  respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo
  objetivos y programas
  planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
  prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo
  en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para
  cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al
  resto del grupo de
  trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la
  tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados
  esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o
  acciones con
  resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas
  que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de
  cada situación en particular, ignorando aquellos
  problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que
  puede ahorrar mucho tiempo.  
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse
  en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las
  oportunidades y aumenta la presión
  de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para
  el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o
  eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
  repetición de acciones y reducir las interrupciones a un
  mínimo como contestar o hacer llamadas
  telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el
  administrar correctamente el tiempo.
• El registro de
  como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la
  semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles
  es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo,
  como confiar en la memoria o
  establecer metas irreales.

CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE
ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL TIEMPO:

• Recopilan toda la información existente sobre el tema en
  cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a
  los involucrados y expertos en la materia.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que
  se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de
  las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los
  objetivos en el tiempo más corto.
• Definen alternativas de acción y previenen posibles
  consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en
  cada caso.
• Llevan un control de
  lo delegado, mediante informes
  sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando
  los resultados planeados.
• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes
  importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente
un esfuerzo de grupo que
requiere la coordinación de actividades, el ayudarse
unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para
asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede
desarrollar por la mayoría de las personas que se lo
propongan.

LA ADMINISTRACIÓN DEL: ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN.

Más allá del tiempo, de lo que más se
habla en la actualidad es de cumplimiento.

El tiempo, como es escaso se debe administrar
adecuadamente.

Dentro de las organizaciones,
existen sistemas como el
justo a
tiempo, u otros modelos de
gestión para cumplir con sus cronogramas.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión
empresarial se han dado cuenta del estrés que
supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados
por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos
que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que
se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas
de gurús en recursos humanos
que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en
los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así
poder
disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar
las pilas y volver el
lunes a la tarea con el ánimo renovado.

RECOMENDACIONES:

En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo
primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y
ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo,
procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la
vista, le agobiarían más todavía.

El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer. 

Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y
cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a
negociar las fechas límite que le han dado para los
asuntos más urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda
que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se
le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que
pueda salir adelante.

Es importante que en su jerarquización de temas
prioritarios para sacar adelante, posponga todas las
trivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse
una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo,
considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco
minutos extra al día durante el resto de la semana.

Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir
entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias,
así podrá mandar a estas últimas a alguien
en su nombre, de este modo usted dispondrá de ese tiempo a
sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.

Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad,
cumplimiento o manejo de inventarios son
importantes desde el punto de vista de empresa

El mito de la
actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el
más eficiente". Se confunden los resultados con la
actividad… para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo:
"Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se
pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo":
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las
decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que
sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: "Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de
trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se
centra el interés en
trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a
través de soluciones
sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera
superficial, de modo que se está condenando a repetir lo
que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al
emprendedor: se le echa encima". El más precioso recurso
queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano.
Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces
esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el
tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría
estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un
emprendedor alcance sus objetivos de la manera más
efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se
dividen en externos, si son provocados por otras personas, o
internos si son provocados por nosotros mismos.

Administración de tiempo/Realizar las actividades
planeadas sin descuidar los objetivos

• Realizar las actividades planeadas sin descuidar los
  objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada
una de las actividades previamente planeadas, organizadas y
priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el
grado de avance hacia la consecución de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si
no los tenemos claros somos fácilmente manejables por
cualquier evento que se presente, en cambio, si no
los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo
muerto"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en
el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual
ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando
se está esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es
tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación
y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro
de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
Podemos planear el trabajo de
mañana, escribir una carta o buscar
soluciones a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en
administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres
carpetas dentro de su portafolios:

• Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales
  como cartas por
  contestar o informes por revisar.
• Carpetas rosas que
  contienen proyectos en
  vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos,
  el plan de
  mercadeo,
  etc.
• Carpetas azules que contienen los sueños dorados
  para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en
  la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules
para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el
próximo proyecto y
así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera
es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos
rutinarios que encuentra en la carpeta beige".

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos
preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos,
podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de
mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo
óptimo.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar
con nosotros un libro
-delgado- o revista de
nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo
muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta
telefónica usada a modo de separador nos ahorrará
tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo
sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo
insustancial"

1. Las personas y el cambio

Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las
organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido
de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras
superiores de hacer y de ser. Estos atributos
organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las
personas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas
de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de
formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los
demás. Esta capacidad es la que nos permite coordinar
acciones con
otros y mejorar nuestros hábitos en el manejo del
tiempo.

"El filósofo alemán Friederich Nietzsche
sostuvo: "Los hombres son animales que
hacen promesas"

Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hábitos
deriva la mejora de la
administración del tiempo, es preciso que reconozcamos
ciertas características contradictorias que asume el
proceso de
cambio en las personas.

La primera cuestión a considerar es que los seres
humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de
incompletud e insatisfacción y que a lo largo de nuestra
vida necesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Esta
característica presupone que contamos con una natural
fuerza
impulsora hacia el cambio.

Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que
concibe al cambio sólo como una opción secundaria
porque lo percibimos como una amenaza a nuestro núcleo
básico de coherencia y estabilidad. Sin embargo, la
necesidad de transitar el cambio es a menudo en sí mismo
un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de
la fuerza conservadora personal que se
ve amenazada.

Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo
proceso de cambio desata una tensión entre las fuerzas
restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se
dan condiciones adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras
del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo
resisten.

2. ¿El huevo o la gallina?

La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos
de Oro", es un
excelente ejemplo para reconocer la ecuación que toda
persona u
organización debe resolver a cada momento,
el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el
"Hoy" y el "Mañana".

La historia
cuenta que un granjero un día va al corral donde
tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de
oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa
donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde
ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un
huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto
se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta
su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento
por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre,
pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata.
Con la muerte de
la gallina, sobreviene también la desaparición de
su riqueza.

Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme
desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La
cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.

"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula
priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y
ponemos en riesgo nuestro
bienestar a largo plazo (la gallina)"

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una
manera de manejar el tiempo que desplace a los métodos
tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la
Eficiencia y
alcanzar un nuevo modelo que se
asiente en la Importancia y la Efectividad.

3. Los
enfoques tradicionales de administración del
tiempo

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar
del tiempo están orientados por una lógica
de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento
cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas
tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales
y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males
y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus
principales premisas y limitaciones:

Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en
menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y
la "velocidad" son
lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y
efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos
precipita más rápido al abismo de la crisis si
antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por
lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede
ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".

Control: propone la idea de que planificar y programar es
indispensable para controlar las acciones de los demás.
Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos
relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A
poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que
teníamos era la "ilusión de tener el control" y que
lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la
confianza mutua es el principal capital que
puede tener una relación personal o de trabajo y se basa
en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que
mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad
de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua
primero y la relación después.

Chornos: la administración tradicional del tiempo se
ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo
cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo
vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la
clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o
de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se
obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos
invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva de la
antigua Grecia. Con
este vocablo los griegos definían al tiempo de oportunidad
para adelantarse a un competidor en las competencias de
carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las
oportunidades que se nos presentan para nuestra superación
personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que
escapa a la medición secuencial del tiempo chronos.

Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo
mayor que a otras cosas que también nos rodean. Los valores
guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la
mera valoración de algo no garantiza mejoras en nuestra
calidad de
vida, si los valores no se
ajustan a los principios. Los valores son subjetivos e
internos, los principios
parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal
en principios tales como: la justicia, la
honestidad, la
bondad, la dignidad, la
integridad, el servicio, la
calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces
creemos, estos principios funcionan independientemente de nuestra
voluntad y nos gobiernan.

Aunque por nuestra natural imperfección humana no
podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos, igualmente
desearíamos vivir y ser tratados de
acuerdo con ellos. Cuando más en sintonía
estén nuestros valores con estos principios, mayor
felicidad y significado tendrán nuestras vidas.
Contrastando esta afirmación con el absurdo, podemos
formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería
de una organización gobernada por valores como la
injusticia, la mentira, la
bajeza, la inutilidad, el engaño o la mediocridad.

Administración: el modelo tradicional se ocupa de la
administración, no del liderazgo. La
administración es útil cuando no debemos salirnos
del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no
son de administración, sino de liderazgo y no es
suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad mantener
firme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay que
buscar otros rumbos y esto significa liderar.

Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos
provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las cosas. Si
bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos,
también limita nuestra libertad de
acción adormeciendo nuestros centros del pensamiento
creativo. Al renunciar a la innovación quedamos esclavos de nuestros
paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas estén a
nuestro servicio.

"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos
tienen a nosotros"

A esto último, lo llamamos el "efecto paradigma".
Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es probable que
nos enamoremos de la solución que nos
proporcionó.

4. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo

El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad)
para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que
sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la
relación costo –
beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de
optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el
recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas
en el proceso.

La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del
clima
relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando
tenemos la sensación de correr a los problemas siempre
desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de
crisis en crisis, etc.

Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una
administración del tiempo efectiva:

5. La
visión de futuro

Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver
más allá de la realidad actual y convertirnos en
algo que todavía no somos. La existencia de una
visión de futuro es un elemento indispensable para que
exista la posibilidad de superación personal y colectiva.
Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en
cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin
visión de futuro no hay motivación
y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su
manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de
futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a
imitar es indispensable crearlo.

"Tener una visión de futuro nos permite aventurarnos a
ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente responder a
las circunstancias actuales"

La visión es la certeza de haber encontrado el destino
correcto. Puede asimilarse a la brújula
que nos marca el norte
que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar
las actividades que nos mantengan dentro de la dirección adecuada.

Cuando nuestra visión es limitada –por ejemplo un
horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de un par de meses-,
basamos nuestras elecciones en lo inmediato. También si
nuestra visión esta sesgada a una sola esfera -social o
económica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar
al desequilibrio y a la frustración por olvidar otras
necesidades (mentales, espirituales, etc.) La visión que
sirve de base a un cambio sostenible debe integrar todos los
roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado.

No se trata de triunfar en un rol a expensas de los
demás. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrio es
conjunción ( y ), de ninguna manera
disyunción ( o ).

Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a
las personas inteligentes de las que no lo son, entonces la
posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a
las personas inteligentes de las que se destacan por poseer
rasgos de sabiduría.

6. Lo
urgente y lo importante

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones,
más allá del tipo de organización que se
trate: empresas,
instituciones
sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la
noción de organización presupone un doble
significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas
que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a
través de las cuales esperan transformar la realidad.
Segundo, la propia distribución y coordinación de esas
tareas y actividades.

Considerando este doble significado, toda organización
debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe
integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos
aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente
está dado por las tareas y actividades que exigen de
nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la
atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la
que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a
los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se
expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una
organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo
Importante. Definimos así a las actividades que se
ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo
plazo a una organización: Lo que constituye la
razón de ser o Misión. Al igual de lo que
pasaría en nuestro plano personal, la definición de
lo que resulta Importante para una organización, es lo que
nos permite trascender nuestra realidad actual
proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo
Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar
nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos
del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza
podríamos decir que el equilibrio del sistema
dependerá del balance que se logre entre la energía
asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

7.La matriz de
administración del tiempo

Representar las variables en
una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la
comprensión, sino que además nos brindará
una herramienta útil para luego "vivir" el modelo
propuesto.

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e
Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser
atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy:
proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc.
Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una
gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis,
etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante
refiere a aquellas cuestiones que si bien están más
lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su
resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y
mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar
parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora
futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir
riesgos,
anticiparse a tendencias, resolver conflictos
antes de que se transformen en crisis, descanso y
recuperación de energías personales, etc. Lo
Importante, No urgente representa el desarrollo
de las capacidades para mejorar la respuesta a
desafíos futuros.

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en
él, determina a todos los demás: Sin
Importante, no puede haber Urgente. Poner
primero, lo primero (es decir lo Importante), será
nuestra consigna. Como estas cuestiones están más
lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan
sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre
ellas.

8. Los "Roba tiempos"

Pero también las personas invertimos tiempo en
actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o
2.

Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores
de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en
nuestro esquema en:

Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este
cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades
de las demás personas que se transforman en solicitudes
explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de
los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una
tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces
nuestra popularidad y aceptación personal frente a las
demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de
ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis
cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre
nosotros: "Me pasé todo el día ocupado, pero siento
que no hice nada de lo importante que tenía previsto".

Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades
de evasión, trivialidades, ocio no planificado,
pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar
demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por
falta de previsión y preparación adecuada para
enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son
subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

1. Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos
en mayor medida, transformándonos en el objeto de nuestra
atención, recorriendo un trayecto de profecía auto
cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a
pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo
por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que
habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a
atender sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en
planificar y atender lo importante.

Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar
primero algunos esquemas de interpretación de la realidad.
Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el
futuro es un privilegio reservado a personas "exitosas" que
atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de
tiempo y recursos suficientes para hacerlo.

Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los
términos. Porque el éxito
de una persona u organización no deriva de su
circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia
actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si
observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas,
veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo
importante, además de atender lo urgente.

Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar
efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los
pilares de su futuro.

Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse
de lo importante."

10. ¿Podemos cambiar nuestros hábitos?

Los hábitos son patrones de conducta
compuestos de tres componentes que se superponen: Conocimiento
(Saber), Actitud
(Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son
aprendidos y no heredados, nuestros hábitos constituyen
nuestra segunda naturaleza, no
la primera.

Nuestros hábitos nos resultan muy útiles, porque
nos evitan tener que empezar siempre "desde cero". El problema
radica cuando el hábito se transforma de "una manera" de
hacer las cosas, en "la única" manera de hacer las
cosas.

La primera decisión que debemos tomar para cambiar un
hábito es evitar definirnos a nosotros mismos en
términos de nuestros hábitos,
características y tendencias actuales. Los hábitos
de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad
desaprenderse. Como el éxito del cambio de hábitos
deriva inicialmente de la relación que establecemos con
nosotros mismos, es vital mejorar nuestras "conversaciones
privadas". Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni
reprimo mi estado emocional actual por más negativo que
sea. Pero yo no soy mi emoción dominante, si me lo
propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir que este
estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien
resulta obvio que conversaciones como estas no serán
suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es
un punto de partida indispensable para comenzarlo.

11. ¿Cuánto tiempo dedicamos a lo
Importante?

Fruto de mi experiencia como docente en programas de
capacitación y procesos de
coaching para líderes empresariales y sociales, he
podido comprobar que la administración del tiempo es uno
de los factores clave para la superación personal, y la
mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del
Cuadrante 2 (Importante, No Urgente) nos proporcionan los
aprendizajes más significativos del cual se deriva nuestro
desempeño como líderes, padres,
maestros, etc. y del que en definitiva, dependerá nuestro
bienestar y calidad de vida a futuro.

Basado en esta comprobación he formulado a no menos de
500 personas en los últimos años preguntas sobre
sus hábitos en el uso del tiempo:

• ¿Cuánto tiempo por día dedican a la
  atención de lo importante?
• ¿Qué espacio de su agenda reservan a estas
  actividades?
• ¿Cuánto tiempo y esfuerzo están
  poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que
  desean?

Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que
resulta particularmente bajo el porcentaje de esfuerzo personal
que se dedica a la planificación del futuro.
También perciben que resulta insuficiente para sus
propósitos el espacio reservado a mejorar procesos de
trabajo o a clarificar los valores compartidos. No sólo en
comparación con la predisposición a ocuparse de
cuestiones urgentes, sino que muchas veces perciben que
están equiparadas las actividades de planificación,
con los Roba tiempos.

Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran
mayoría de las personas que participa ejerce funciones de
responsabilidad en sus respectivas organizaciones,
no son los menos instruidos, ni tampoco los peor remunerados, en
términos relativos. Tampoco reciben muchas órdenes
y más bien dicen tener suficiente libertad para planificar
sus tiempos.

12. Puntos de partida para la mejora

Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y
predispuestas al cambio, seguramente fuerzas poderosas y que
operan bajo su nivel de conciencia y
percepción deben actuar para generar
inefectividad en el manejo del tiempo. Por lo que es preciso
conocer las variables que debemos manejar para enfrentar con
éxito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es
preciso asumir que como personas nos encontramos atravesando una
situación dada, referida a nuestra propia experiencia
personal y que esa situación nos genera un nivel de
insatisfacción que ya no nos resulta aceptable. Llamaremos
a esta primer variable Consciencia.

El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido
sobre disciplinas o saberes que nos permitan superar de manera
satisfactoria esa situación dada. Llamaremos a esta
segunda variable Competencia.

De la interrelación de estas 2 variables, podemos
establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien manejados y en
forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de
acción.

Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se
caracteriza por combinar el mínimo nivel de conciencia y
de competencia
respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir
ningún problema y por lo tanto tampoco podemos aportar
soluciones: No sé, qué no sé es el
enunciado que caracteriza a este primer estadio. A menudo es la
mirada de un observador diferente de nosotros el que nos ayuda a
reconocer y atravesar esta fase, hacia una evolución en nuestro nivel de conciencia.
En otras oportunidades es la recurrencia de haber pasado por
repetidas situaciones de frustración la que puede
llevarnos a indagar acerca de lo que nos pasa y porque nos
pasa.

Más allá del camino que nos lleve hasta
él, llamaremos Ignorancia a esta segunda
fase. La declaración de ignorancia representa un
avance en la situación porque nos hace conscientes de
nuestra incompetencia. Perdemos el bienestar relativo del que
disfrutábamos en la fase anterior pero se abre ante
nosotros la oportunidad de hacernos cargo de la situación
y manejarla productivamente. La ignorancia no nos hace aún
competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de
consciencia. Es preciso aprender a tolerar cierto grado de
ansiedad e incomodidad para transitar este cuadrante.
Sé, qué no sé, es el enunciado que lo
define.

Pero aún es indispensable adosarle competencia a este
estado de conciencia. Llamaremos a este cuadrante que maximiza
tanto la consciencia como la competencia como del
Principiante (Sé, qué sé). Es
el cuadrante que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para
poder instalar los nuevos hábitos, es preciso primero
desinstalar los anteriores. También es el espacio
donde ejercitamos nuestra mayor dosis de pensamiento creativo. La
última fase del ciclo se alcanza con la competencia
inconciente o la Expertise (No sé, qué
sé). Los nuevos hábitos despliegan su
efectividad, sin necesidad de darnos cuenta que lo estamos
haciendo. Así nuestra capacidad de aprendizaje queda en
libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o
saberes.

ANEXOS

EJEMPLOS:

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los
emprendedores para administrar el tiempo son:  

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para
  una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o
  tomar decisiones, son irreales y son parte de los
  desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del
  tiempo generalmente resulta de una mala administración o
  una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo
  muy corto.
• También sucede que algunos emprendedores no saben
  decir "no" a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o
  tercera importancia dejando lo urgente para
  después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad
  de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de
  como se va utilizar el tiempo para el final del día o
  cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional
  ni realista, ya que la memoria
  puede fallar, con la cantidad de compromisos e
  información que manejan los emprendedores.
• No se preocupan por registrar los compromisos y
  actividades, lo que impide administrar eficientemente el
  tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en
  situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
   
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos
  casos, limita la posibilidad de generar alternativas de
  soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la
  vía de acción más efectiva
• Algunos emprendedores se oponen al registro y control del
  tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten
  inseguros porque nunca lo han intentado.
• En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en
  cuenta los siguientes aspectos:  
• Enumerar las metas diarias o los trabajos más
  importantes a desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad en períodos establecidos de
  tiempo.
• Definir la prioridad relativa y el objetivo de
  cada actividad.
• Determinar el momento para suspender la actividad y
  establecer cuando se volverá a realizar

DINÁMICA

¿Que se percibe con la dinámica?

Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como:

Objetivos:

• Administrar el tiempo para su estudio.
• Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que
  se haya transmitido por medio de la dinámica.
• Llevar las conclusiones para así formar
  hábitos en función
  de administrar y ahorrar tiempo.

Dentro del Desarrollo: a
través de una dramatización empleados gestos
corporales. Se abrirá un ciclo de preguntas del equipo
hacía el grupo, tratando de concluir.

Conclusión del Equipo:

• Planificación de horas de estudios (crear
  hábitos).
• Evitar los Distractores (Radio,
  Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc).
• Realizar horarios según prioridades. (Tiempo
  Productivos).
• Realizar exámenes previó para afianzar
  dominio de tema.
• Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho
  tiene que ver con la mala gestión del tiempo.

EMPRENDEDOR:______________________________________EDAD:_____

ENCUESTA FLASH

(Administración del Tiempo)

Después es necesario reflexionar sobre las repuestas
dadas al cuestionario y
cómo se ha empleado el tiempo a lo largo de la semana;
pensar sobre si se necesita o no cambiar algo para sacar
más partido al tiempo disponible.

CONCLUSIÓN

Sabias que:

Un granjero había acumulado una gran fortuna gracias a
la gallina de los huevos de oro y de repente se acabo la fortuna.
Si nos ponemos a pensar que el tiempo de una manera silenciosa va
acompañado y armando o construyendo nuestra vida a
transcurrir un segundo hemos vivido una experiencia diferente en
nuestro inconciente nos da la sabiduría, es verdad en la
vida desde niño soñamos nuestro futuro, solo
esperamos cierta etapa para ver cumplido ese sueño, en
algunos momentos desistimos de esa idea por no saber como
gestionar ese tiempo gratis, nos desesperamos y lo mal gastamos
en indecisiones, si los padres a sus hijos les crearan
hábitos rutinarios desde el inicio de su etapa preescolar y
los prepararan para sus enseñanza, jamás tendrán que
apresurarse a sus actividades.

Después de haber analizado varios aspectos importantes
sobre lo que definimos que es la administración del
tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en
la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente
para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe
dársele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer
prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra
vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categorías;
lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual
actividad va a realizar durante el día para así dar
el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.

Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad
de los que desean entrar en la historia de los triunfadores si
los humanos nos concentramos de una manera organizada a
establecer e ingeniar programas para la administración del
tiempo no existiría tanto incumplimiento y la palabra
pero… ¡ no fui a clase hoy,
porque me levanté tarde!, pero mañana voy nunca hay
que dejar que esas debilidades nos dominen, no habrá otro
momento como ese presente día, nuestra
participación es hacer llegar a los interesados
especialmente a los emprendedores que reflexionen como quieren
dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen, consulten no den
vuelta al pasado tu juventud es la
alegría de la existencia de todo ser ríes, lloras,
brincas ,saltas, corres, juegas, piensas, bailas, descansas pero
si olvidas, que esa juventud pasa tan rápido como el
viento en tu entorno te sentirás frustrado, recuerda que
la esperanza y la alegría de tus padres eres tu.

BIBLIOGRAFÍA

• MASTER Biblioteca
  Práctica de Comunicación Aprendizaje. Editorial
  Océano. Barcelona – España.
  Tomo II. PP 215.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• . ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. –
  MONOGRAFÍA. Y ARQUITECTURA DE
  ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO.
• Material de Apoyo Facilitado Por la Prof. de Sociología. Lic. Beatriz Morales. TOMAS
  F. STATON.
• Enciclopedia ENCARTA 2006.

Emprendedores:

Ramírez, Solangel

Rojas, Juan

Linarez, Ramón

Coroba, Mayerli

González A, Julio

Pineda, Deibis

Montilla, Maria

Brito, Henry

Sección: 1 Carrera: Adm. Gestión Municipal.

Termino I. 2006. Técnica de Estudio y Documentación.

Facilitador: