Procesos para inscripciones del Registro Civil (página 2)

PROTECCIÓN DE LA
CONFIDENCIALIDAD.

Esta protección tiene 3 objetivos al
proteger la confidencialidad de la información de las actas del Registro Civil
que a continuación detallamos:

1. Proteger la privacidad de las personas.
2. Mejorar la integridad e información fidedigna
   de las inscripciones.
3. Mejorar los procesos de
   investigación sustentado en los documentos de
   inscripciones del Registro Civil.

En la medida en que los usuarios del Registro Civil
comprendan la utilización que se le hará a las
inscripciones y la seguridad de que
la información que suministre de datos personales
y confidenciales generan que esta información sea
fidedigna, de los usuarios que realmente existe esta seguridad en
cuanto a sus datos personales, es factible consolidar en el
ámbito del Registro Civil datos demográficos,
médicos para fines de investigación científica, mediante
un método
eficiente y no oneroso que si tuviese que obtenerlos por diversas
fuentes de
información

No obstante es importante establecer que el sistema del
Registro Civil es básicamente un sistema legal para la
inscripción de los hechos y actos del estado civil,
si no existe legislación sobre protección de la
confidencialidad de los datos o si los usuarios del Registro
Civil no perciben o mal entienden estas situaciones y muchos de
los datos obtenidos serán menos confiables y que las
aplicaciones para diversos fines de estudio resulten incompletos
o sea muy precario sus datos en relación a la cantidad de
estos.

La protección de la confiabilidad de estos datos
es un proceso
complejo que genera muchas limitaciones vinculadas entre ellas
como por ejemplo:

1. Requisitos legales
2. Normas sobre confidencialidad de datos de parte de
   los encargados de los archivos del
   Registro Civil.
3. O de los declarantes o informantes.
4. Tratamiento de las solicitudes de
   información o copia de documentos
   (heliográficos, microfilm, etc)

USO DE LOS DATOS DEL REGISTRO
CIVIL POR PARTE DE INSTITUCIONES
QUE HAN CELEBRADO CONVENIOS CON EL REGISTRO CIVIL, SALUD PUBLICA
E INSTITUTOS DE ESTADISTICAS VITALES.

Se deben establecer los siguientes procesos:

1. Protección física de las
   inscripciones
2. Acceso a la información
   pública
3. Divulgación inintencional por medio de la
   publicación de datos de estadísticas vitales.
4. Divulgación potencial por la entrega o acceso
   de archivos de informática para fines de
   investigación.
5. Acceso ilegal de la información personal o
   confidencial durante el envío o la transmisión
   digital o en línea física entre las oficinas
   municipales del registro a las de la oficina
   central.

BASES
JURÍDICAS Y ADMINISTRATIVAS PARA GARANTIZAR LA
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO
CIVIL.

Debe resguardarse la confidencialidad de la
información personal que contiene, pero en forma que
concuerde con el uso de esos datos para tareas administrativas y
estadísticas vitales deben estar accesibles para la mayor
cantidad de aplicaciones posibles legítimas.

De acuerdo a las necesidades de confidencialidad y que
lo permita cada país, ese fundamento toma en
consideración el derecho que un individuo
tiene a suponer que un datos vital facilitado al encargado del
Registro Civil o a un receptor de estos datos es única y
exclusivamente para fines estadísticos y administrativos,
es importante reiterar la importancia de la confidencialidad de
esta información que se propone que no se limite
indebidamente al empleo de
estos datos para fines estadísticos se debe garantizar que
los datos identificables se darán a conocer a quien tenga
un interés
legitimo antes de facilitar estas garantías legales se
deben analizar varias opciones de aplicación de los
posibles datos:

1. Que los usos legales serán dependiendo el tipo
   de inscripción y que elementos jurídicos son
   necesarios y deben aparecer en las certificaciones de las actas
   del estado civil.
2. Que datos son los que se reciben solo para fines de
   investigación o de salud
   pública.
3. Cuales tienen importancia para fines jurídicos
   y para fines de investigación.
4. Quienes tendrán acceso a los archivos de los
   documentos del Registro Civil.
5. Los análisis de la información la
   harán los empleados públicos o los usuarios
   externos o investigadores de universidades.
6. Los beneficios de la confidencialidad para la
   persona son
   evidentes si se requiere información delicada o
   potencialmente embarazosa, puede asegurarse que la
   información del denunciante no será difundida, si
   no hay medidas de protección de la confidencialidad ni
   se facilitan garantías a tal caso.
7. El beneficio de la confiabilidad se concreta en el
   mejoramiento del proceso de la calidad de la
   función registral.
8. La promesa de mantener la confiabilidad no se
   hará a la ligera, debe realizarse sobre una base de
   garantizar la confidencialidad desde el ámbito
   jurídico.
9. La normativa legal establecerá las clases de
   usos que tendrán las actas del Registro
   Civil.

Las autoridades del Registro Civil deben asegurar que
toda la información que se considere confidencial, su
acceso sea limitado de acuerdo a los casos señalados en la
leyes y
reglamentos.

DISPOSICIONES
DE CONFIDENCIALIDAD QUE SE RECOMIENDAN PARA UNA LEY DEL REGISTRO
CIVIL.

Las regulaciones jurídicas que se señalan
a continuación son conceptos relacionados a la
confidencialidad que se sugiere incorporar en la
legislación sobre el Registro Civil u otros documentos que
se apliquen a los sistemas del
Registro Civil y las estadísticas vitales, es posible que
haya necesidad de adecuarlos a otras regulaciones que
están en otras leyes, así como a las costumbres y
practicas nacionales pero su objetivo es
para producir un concepto nacional
apropiado, es importante que esta regulación haga
referencia a toda la información relativa a un suceso
vital individual que se realiza en un formulario único o
en varios, con el propósito de establecer en forma
básica el hecho o acto.

Para lograr este propósito la legislación
del Registro Civil debe establecer los siguientes
aspectos:

1. Que se asegure su uso adecuado y eficiente y correcto
   en el sistema del Registro Civil.
2. Establecer prohibiciones y sanciones para los
   responsables que divulguen los datos que figuren en
   información ilegal.
3. Las disposiciones deberán establecer que el
   Director local o Municipal del Registro Civil, Sistema
   Informatizados o el Archivo General
   del Registro Civil, es el responsable de las inscripciones del
   estado civil y todo dato derivado de esta información y
   que puede delegar a su asistente o adjunto, a los Jefes del
   área municipal u otros niveles del sistema registral.
   Cuando los informes
   establecidos y otros datos se remiten a una institución
   diferente con el fin de que cumplan las estadísticas
   vitales, en estos casos se debe asegurar una declaración
   por parte de este organismo para evitar la fuga de
   información
4. El Director del Registro Civil es responsable de
   aplicar cumplir todas las disposiciones acerca de la
   confidencialidad y de tomar las medidas necesarias para
   verificar su estricto cumplimiento en todo el sistema de
   Registro Civil.
5. Los datos que pueden identificar a una persona
   nombrada en un acta o informe solo
   se revelaran de conformidad con las reglamentaciones que
   exigen, la presente solicitud por escrito parte de los
   investigadores y la celebración de acuerdos de
   investigación que protejan la confidencialidad de la
   información proporcionada en dichos convenios, se debe
   prohibir que el investigador divulgue la información
   proporcionada, salvo que pueda darse a conocer según lo
   establecido en el acuerdo.
6. Cuando haya transcurrido 100 años
   después de la fecha de nacimiento o 50 años
   después de la fecha de defunción, matrimonio,
   divorcio,
   disolución de matrimonio o anulación, las actas
   de estos sucesos estarán a disposición del
   público sin restricción alguna de conformidad con
   las reglamentaciones que regulan la custodia permanente de las
   inscripciones.
7. El organismo nacional responsable de las
   estadísticas vitales podrán recibir copias de las
   inscripciones, informes, archivos magnéticos, microfilm
   o en cualquier formato proveniente del sistema del Registro
   Civil y estarán reguladas por las disposiciones
   aplicables y de confidencialidad y divulgación de datos
   establecidos en las actas o formatos de información
   relativa a estadísticas vitales.
8. Las autoridades del Registro Civil u otros custodios
   autorizados de la información relativa al Registro Civil
   no accederán a que otras personas fuera de las
   institución inspeccionen y divulguen la
   información de los actos o de una copia; a menos que se
   haya corroborado a satisfacción que el peticionario
   tenga derecho a acceder legalmente a la información para
   obtener una copia o extracto de la misma.
9. Los miembros de la familia
   que realicen estudios genealógicos y los especialistas
   en esta disciplina
   pueden acceder para obtener copias de las actas que requieren
   para sus estudios salvo que haya fallecido, la persona a la que
   corresponde el acta, será necesario obtener
   autorización adecuada de esta o de su conyugue, hijos,
   padres, tutores o representantes legales.
10. La expresión apoderado legal
    comprenderá, un apoderado, Médico, Director de
    casa fúnebre, Agente designado que gestione en nombre de
    la persona a que corresponde el acta y su familia.
11. Los padres naturales de los niños
    adoptados legalmente, cuando ninguno de ellos tenga custodia
    legal y las empresas
    comerciales u organismos que soliciten listados de nombres y
    direcciones, no estarán autorizados para obtener copias
    ni extractos de actos relativos al estado civil.
12. En el caso de las adopciones, la información
    del acta original de nacimiento, de los niños adoptados
    suele ser confidencial y mantener en un archivo
    sellado.

En resumen todas estas recomendaciones tienen como
propósito establecer mecanismos, operativos y
jurídicos que aseguren la confiabilidad de los datos de
las inscripciones de los hechos y actas del estado civil y que no
se vulnere los sistemas de seguridad que aseguran la integridad
de la información del sistema del registro
civil.

ANÁLISIS
DE LA PRESTACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA DE SERVICIOS DEL
REGISTRO CIVIL EN LATINOAMÉRICA.

¿Quién debe proporcionar los servicios del
Registro Civil? ¿El Gobierno o el
Sector Privado? De ser el Sector Privado, ¿Debe
reglamentarse el servicio o
prestarse en forma competitiva? De estar reglamentado
¿Cómo debe reglamentarlo el Gobierno?

Estas son preguntas difíciles, antes de
considerarla permítasenos descartar la respuesta
simplista: cambiar el equipo de los registros
actuales y aumentar sus presupuestos.
Aunque no se han hechos estudios cuidadosos al respecto, la
observación casual indica que conforme a
parámetros norteamericanos y europeos, la mayoría
de los Registros Públicos latinoamericanos tienen un
exceso enorme de personal, pocos registros en América
Latina emplean justo el personal que requieren. Reducir el numero
de funcionarios en estos registros fácilmente
libraría fondos suficientes para automatizarlos sin
embargo esto no sucede ¿Por qué? Hay solo dos
explicaciones posibles: Primero, no se ha permitido realizar las
reformas legales y consecuentemente técnicas
en los Registros Civiles. Segundo, los operadores de los
registros enfrentan presiones e incentivos
enormes, internos y externos, para contratar un exceso de
personal para los registros civiles. Es necesario reflexionar
sobre el plan necesario
para que los funcionarios del Registro Civil operen el registro
de modo congruente con el interés publico, no existe una
respuesta inmediata a los requerimientos de los usuarios del
Registro Civil especialmente en la emisión efectiva y
rápida de las certificaciones de los hechos y actos del
estado civil y el deficiente proceso para la entrega de la
tarjeta de identificación a los ciudadanos.

La prestación de servicios privado del proceso
registral, posiblemente si se concesionaran los servicios del
Registro Civil al sector privado estos procurarían en
mejorar los servicios para obtener ganancias por la
prestación de esos servicios, el deseo de generar
ganancias se manifiesta de dos formas:

1. Reducción de costos
2. Reducción de Personal
3. Aumento de ingresos.

A través del proceso actual de globalización pudiera animar a los
gobiernos a concesionar o privatizar los servicios del Registro
Civil violentando el principio sugerido en la primera
reunión interamericana sobre registro civil celebrado en
Santiago de Chile en 1962 relativa a la "Gratuidad de las
Inscripciones del Estado Civil".

¿Qué debemos plantear para mejorar los
servicios del Registro Civil? Los Registros Civiles
latinoamericanos deben fortalecerse institucionalmente a traves
de una reforma legislativa que lo transforme en un ente
público técnico e independiente para eficientar sus
servicios y someter a un proceso de evaluación
riguroso al personal técnico y administrativo que
actualmente labora, la ingerencia política en un
elemento que ha minado la propuesta de una carrera administrativa
para los funcionarios y empleados de los Registros Civiles
Latinoamericanos que se puede obtener a traves de un estatuto o
Regimen de carrera registral, donde se estableciera todo lo
relativo a la regulación de prestación de
servicios, escalafón, meritos requeridos de ascenso,
etc..

La modernización de los servicios del registro
civil es tarea de suma importancia pero que irremediablemente
pasa por esfuerzos de actualización y dinamizar el flujo
de la información que permanentemente debe ser
ejecutada.

Nefasta ha sido la experiencia en la República
Dominicana donde el Tribunal Supremo Electoral sometió a
un proceso de modernización del Registro Civil, dotando de
una cantidad de equipos de informática, aplicación
de programas,
pero obviando el proceso de actualizar la información de
las inscripciones de los hechos y actos del estado
civil.

Por consiguiente los latinoamericanos debemos seguir en
el plano técnico y legal la no, conveniencia de la
privatización de los servicios del Registro
Civil, para garantizar la gratuidad de los servicios y que toda
la ciudadanía y población en general acceda a los servicios
del Registro Civil, la prestación de los servicios del
Registro Civil es pública debe ser organizada para todo el
país o localmente, a traves de la institución
estatal encargada del sistema del registro civil, ¿
Existirá la posibilidad de generar fondos al estado a
traves de las actividades del Registro Civil en Latinoamérica?

Si, es factible establecer un arancel por los servicios
que prestan los Registros Civiles, pero observando las siguientes
condiciones:

1. Excluir del cobro por las inscripciones de los hechos
   y actos del estado civil.
2. Garantizar la gratuidad de las certificaciones de
   inscripción de nacimiento de los menores de
   edad.

Tomando la recomendación anterior es factible a
conveniencia de cada país en Latinoamérica, el
establecimiento de cobro o el arancel registral sobre este tema
es interesante que la Republica de Honduras en la ley del
Registro Civil cumpla con estas recomendaciones.

En lo relativo a la gratuidad de los servicios del
Registro Civil y los alcances de los servicios que se cobran que
establece el arancel registral.

Para que estos cambios se realicen se deben de
contemplar reformas a las leyes y elaboración de
reglamentos y hacerse un análisis de prestación
optima de servicios.

¿Se requiere de financiamiento
para reformar los Registros Civiles en América
Latina?

No, lo que se requiere es voluntad política de
los estados, para realizar una vez consolidado este proceso, el
financiamiento para tareas como:

1. Actualización de la información del
   Registro Civil a medios
   electrónicos
2. Capacitación del personal del Registro
   Civil.
3. Conservación y digitalización de los
   documentos del Registro Civil.
4. Dotar de equipo de informática de
   última generación para la prestación de
   servicios automatizados en el área registral y de
   identificación ciudadana y la ejecución de
   procesos de auditoria en las bases de datos
   relativa a los hechos y actos del estado civil.

Es importante que las autoridades de los organismos del
Registro Civil en América
Latina realicen los esfuerzos institucionales con el Gobierno
Central, para que sus Ministros de Finanzas sean
entusiastas para obtener créditos o financiamiento para las reformas
institucionales del Registro Civil y que sea considerado como
hasta ahora como un "desperdicio de fondos
públicos".

¿Qué arreglos institucionales
podrán coadyuvar para el financiamiento de proyectos de los
registros civiles para su reforma?

El ámbito de un proyecto bien
conceptualizado incorpora varios aspectos de verificación
para obtener una eficiente aplicación y asegurar la
reforma:

• El estudio en el ámbito jurídico reduce
  el volumen de
  información que deba obtenerse y conservarse simplifica
  el sistema registral y reduce sus costos
  operativos en forma general
• Se le podrá proveer de información al
  sector
  público y privado, observando que no se violenten
  los principios de
  protección sobre los datos confidenciales cuyo servicio
  se cobrara por parte de los registros civiles a traves del
  arancel registral.
• Fortalecimiento institucional para la
  consolidación de un sistema registral técnico que
  coadyuve a transformarlo en un institución
  pública, modelo
  eficiente del estado.

Concluimos ratificando que los registros civiles
Latinoamericanos deben ser rectorados a traves del Estado bajo
los parámetros establecidos anteriormente, ya que solo
la
organización del Registro Civil garantiza el cumplir
en forma integral con el principio de gratuidad de algunos
servicios del Registro Civil y a traves de la reforma
institucional profesionalizar al personal y eficientar los
servicios del Registro Civil Latinoamericano.

Elaborado por:

Abog. Jorge Fernando. Martínez
Gabourel

Oficial de Capacitación – Registro Civil
Honduras