La
Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y
salga de la Empresa. Se
carga con los cheques que
recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos
en Banco. Es una
cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el
efectivo, cheques o vales que se encuentran en la
Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando
adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el
Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen
efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan
faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del
libro mayor.
Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes
como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no
se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
"Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de
"Pérdidas y Ganancias".
La
Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las
operaciones
con los Bancos, de
nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados
de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones,
para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en
los libros de la Empresa.. Esto se
realiza ya que es común que los saldos de dichos estados
de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros
por cualquiera de las siguientes razones:
- Cheques pendientes de cobro por parte de los
beneficiarios de los mismos. - Depósitos de última hora que la Empresa
realizó y que el Banco no registró por haber
cerrado. - Los libros de las cuentas
corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes. - Errores numéricos u omisiones en los libros de
la Empresa - Cheques ajenos que el Banco carga por
equivocación - Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier
otra causa. - Cargos que el Banco efectúa causados por
intereses, comisiones, impuestos,
etc. - Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de
intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro
concepto - Errores u omisiones por parte de los
Bancos
Los inventarios.
Los inventarios
constituyen las partidas del activo corriente que están
listas para la venta.
Mercancía que posee una empresa en el
almacén
valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades
productivas.
El control
interno de los inventarios se inicia con el establecimiento
de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo
el proceso de
compras.
Existen varios métodos
para llevar el manejo y control de
inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario
perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario, las salidas y entradas de las mercancías.
Establece que la primera mercancía que se compra es la
primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo
que estable que las últimas mercancías que se
comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno
tenemos:
- Hacer conteos físicos
periódicamente. - Confrontar los inventarios físicos con los
registros contables. - Proteger los inventarios en un almacén techado
y con puertas de manera que se eviten los robos. - Realizar entrega de mercancías
únicamente con requisiciones autorizadas. - Proteger los inventarios con una póliza de
seguro. - Hacer verificaciones al azar para comparar con los
libros contables.
Control Interno de las Inversiones
- Los certificados de acciones
deben ser guardados por una persona
independiente o el banco. - El registro debe
estar al día, cotejado periódicamente con los
certificados de acciones. - Llevar cuenta y razón de los ingresos
provenientes de este concepto. - Las transacciones de valores
deben se autorizadas por el Consejo Administrativo. - Las transacciones efectuadas por el custodio
requieren la autorización de cuando menos dos
funcionarios.
Control Interno de las Cuentas por
Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado
periódicamente con la cuenta control en el mayor
general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada
periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con
regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de
específica del funcionario para:
- Otorgar descuentos especiales
- Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser
independiente de:
- Todas las funciones de
efectivo. - Verificación de facturas y Notas de créditos.
- Pases a cuentas control.
- Autorización de bajas de cuentas de cobros
dudosos.
Control Interno de Documentos por
Cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario
capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de
baja.
Estos documentos deben ser registrados
detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar
con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos
vencidos.
El control interno sobre las cuentas por
cobrar se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o
individuos son responsables por:
- Control de los pedidos de los clientes
- La aprobación del crédito
- La entrega de mercancía
- La función
del despacho - La función de facturación
- La verificación de la factura
- El manejo de cuentas control
- El manejo de los libros mayores de los
clientes - La aprobación de las devoluciones y las
rebajas en ventas - la autorización de castigos en cuentas
incobrables
Control Interno Propiedad
Planta y Equipos
Uso de un archivo maestro
para los activos fijos
individuales.
Controles físicos adecuados sobre activos que
puedan moverse con facilidad.
Asignación de números de
identificación a cada activo de planta.
Conteo periódico
de los activos fijos y su conciliación con el departamento
de contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisición
sustituyen activos existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la
eliminación de activos e ingresos misceláneos para
detectar recibos de venta de activos.
Control Interno de Cuentas por Pagar y
documentos por pagar
- Deben segregarse las funciones de recepción de
productos o
mercancías, de las de autorización de pagos y
emisión de cheques. - Deben archivarse, en expedientes de pago por cada
proveedor, los documentos relativos a cada operación: el
original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño
de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del
informe de
recepción y el cheque
pagado o la referencia a su fecha, numero e
importe. - Las cuentas por pagar deben controlarse por
sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno,
por cada recepción, y cada pago efectuado. - Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de
edades, a fin de tener conocimiento
actualizado de las envejecidas y proceder a activar su
pago.
Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los
títulos.
Conciliar periódicamente el registro de acciones
con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a través de una
cuenta bancaria especial.
Conclusión
El control interno en una entidad está orientado
a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias
entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y
el término irregular se refiere a errores
intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar
una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de
tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de
control interno debe estar preparado para descubrir o evitar
cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o
colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados
financieros, es importante que estos sean descubiertos
oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio
Ana Carolina Ynoa Hidalgo
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