El control interno (página 3)

Partes: 1, 2, 3

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GRÁFICO O DIAGRAMA
DE FLUJO

También llamado de flujogramas,
consiste en revelar o describir la estructura
orgánica las áreas en examen y de los procedimientos
utilizando símbolos convencionales y explicaciones
que dan una idea completa de los procedimientos de la
entidad.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares donde se encuentran
establecidas las medidas de control para
el ejercicio de las operaciones.

Este método
permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos
donde se encuentran debilidades de control, aún cuando
hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por
parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y
habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o
gráfica de organización que según el autor
George R. Terry, dichas cartas son
cuadros sintéticos que indican los aspectos más
importantes de una estructura de organización,
incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de
organización:

– Cartas Maestras.

– Cartas suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones
existentes entre los principales departamentos.

Las cartas suplementarias muestran cada una, la
estructura de departamento en forma más
detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas
cartas con los manuales de
operación ya que se complementan.

Ventajas.

Proporciona una rápida visualización de
la estructura del negocio.

Identifica la ausencia de controles financieros y
operativos.

Permite una visión panorámica de las
operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que
faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del
auditor a la gerencia
sobre asuntos contables o financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y
exactitud de las operaciones realizadas por el ente
económico

Desventajas.

Pérdida de tiempo cuando no se está
familiarizado a este sistema o no
cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o
modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.

Consiste en identificar, por parte del auditor,
ciclos de transacciones cuyo control interno estará
sujeto a revisión y evaluación. Esta
identificación incluye el determinar las funciones
aplicables a cada ciclo con base en las
características específicas del
mismo.
Para auxiliarse el auditor deberá basarse
en los boletines de la serie 6000 de las Normas y
Procedimientos de Auditoría emitidos por la
Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos.
ANÁLISIS FACTORIAL:
Consiste en la distinción e
identificación de los factores que concurren en los
resultados de operación de una entidad para llegar
al conocimiento de cada factor, con el objeto
de determinar su contribución en el resultado de las
operaciones realizadas.
El análisis factorial se concibe la
operación de una entidad como resultado de la
combinación ponderada de sus componentes
genéricos, unos internos y otros externos, a los que
se denomina" factores de operación".
La identificación, análisis y
estudio de dichos factores habrá de hacerse tomando
en cuenta la actividad o giro de la entidad y el
propósito de la misma, ya que es obvio que no
serán los mismos factores que inciden para entidades
industriales o comerciales, de venta de
servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas,
gubernamentales o no gubernamentales.
Para ilustrar lo anterior mencionaremos los
factores internos de una entidad industrial.
– Medio
ambiente.
– Administración.
– Productos.
– Procesos.
– Función Financiera.
– Facilidades de producción
– Mano de obra
– Materias primas.
– Producción.
– Mercadotecnia.
– Contabilidad.
– Estadísticas.
El fin del análisis factorial aplicado a
una entidad, es cuantificar la contribución de cada
factor en el resultado de las operaciones que ésta
realice, es, por tanto, un medio de control.
El Auditor debe apoyarse en el uso de
cuestionarios para este propósito.
Este estado
debe ser complementado con la aplicación de razones
financieras simples, comparando cuantitativamente los
componentes de cada factor para evaluar su
contribución en el resultado de las operaciones de
la entidad.
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES.
Los mecanismos mediante los cuales los auditores
recopilan la evidencia de auditoría. Las técnicas de auditoría
consisten en: comparación, calculo,
confirmación, indagación, inspección,
observación y examen
físico.
Los procedimientos de auditoría son
operaciones específicas que se aplica en el desarrollo de una auditoría e
incluyen técnicas y prácticas consideradas
necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los
procedimientos pueden agruparse en:
. pruebas
de control;
. procedimientos analíticos
. pruebas sustantivas de detalle
Las técnicas de auditoría son
métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor para obtener evidencia que fundamente su
opinión. Las técnicas más utilizadas
al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos
son:
. Técnicas de verificación
ocular
. Técnicas de verificación
oral
. Técnicas de verificación
escrita
. Técnicas de verificación
documental
. Técnicas de verificación
física
1. Comparación, es el acto de
  observar la similitud o diferencia existente entre dos
  o mas elementos. Dentro de la fase de ejecución
  de la auditoría se efectúa la
  comparación de resultados, contra criterios
  aceptables, facilitando de esa forma la
  evaluación por el auditor y la
  elaboración de observaciones, conclusiones y
  recomendaciones.
  Observación, es el examen ocular
  realizado para cerciorarse como se ejecutan las
  operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la
  auditoría, por cuyo intermedio el auditor se
  cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en
  especial, las relacionadas con la forma de
  ejecución de las operaciones, apreciando
  personalmente, de manera abierta o discreta, como el
  personal de la entidad ejecuta las
  operaciones.
  Indagación, es el acto de
  obtener información verbal sobre un
  asunto mediante averiguaciones directas o
  conversaciones con los funcionarios responsables de la
  entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el
  auditor, comprende una porción insignificante de
  elementos de juicio en los que puede confiarse, pero
  las respuestas a muchas preguntas que se relacionan
  entre si, pueden suministrar un elemento de juicio
  satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.
  Es de especial utilidad la indagación en la
  auditoría de gestión, cuando se examinan
  áreas específicas no documentadas; sin
  embargo, sus resultados por si solos no constituyen
  evidencia suficiente y competente.
  Las Entrevistas, pueden ser efectuadas
  al personal de la entidad auditada o personas
  beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para
  obtener mejores resultados debe prepararse
  apropiadamente, especificar quienes serán
  entrevistados, definir las preguntas a formular,
  alertar al entrevistado acerca del propósito y
  puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos
  considerados relevantes deben ser documentados y/o
  confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada
  por la persona entrevistada.
  Las Encuestas pueden ser útiles
  para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas
  por correo u otro método a las personas, firmas
  privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su
  ventaja principal radica en la economía en términos de
  costo y tiempo; sin embargo, su
  desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no
  obtenerse más de lo que se pide, lo cual en
  ciertos casos puede ser muy costoso. La
  información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante
  menos que la información verbal recolectada en
  base a entrevistas efectuadas por los
  auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho
  cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la
  corrobore.
2. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN
  OCULAR
  Evidencia testimonial: Es la
  información obtenida de terceros a través
  de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a
  indagaciones o mediante entrevistas. (Ver
  sección 525, Parte III).
3. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL
  U ORAL
  Se obtiene al analizar o verificar la
  información. Esta evidencia proporciona una base
  de respaldo para una inferencia respecto a la
  razonabilidad de una partida específica de un
  estado financiero.
  Analizar, consiste en la
  separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de
  los elementos o partes que conforman una
  operación, actividad, transacción o
  proceso, con el fin de establecer su
  naturaleza, su relación y
  conformidad con los criterios normativos y
  técnicos existentes. Los procedimientos de
  análisis están referidos a la
  comparación de cantidades, porcentajes y otros.
  De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores
  resultados si son obtenidos por expertos que tengan
  habilidad para hacer inferencias lógicas y
  juicios de valor al evaluar la información
  recolectada. Las técnicas de análisis son
  especialmente útiles para determinar las causas
  y efectos de los hallazgos de
  auditoría.
  Confirmación, es la
  técnica que permite comprobar la autenticidad de
  los registros y documentos analizados, a través
  de información directa y por escrito, otorgada
  por funcionarios que participan o realizan las
  operaciones sujetas a examen(confirmación
  interna), por lo que están en disposición
  de opinar e informar en forma válida y veraz
  sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la
  denominada confirmación externa, la cual se
  presenta cuando se solicita a una persona independiente
  de la
  organización auditada(terceros),
  información de interés que sólo ella
  puede suministrar.
  Tabulación, es la técnica
  de auditoría que consiste en agrupar los
  resultados obtenidos en áreas, segmentos o
  elementos examinados, de manera que se facilite la
  elaboración de conclusiones. Un ejemplo de
  aplicación de esta técnica lo constituye
  la tabulación de los resultados obtenidos en el
  inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una
  fecha determinada.
  Conciliación, implica hacer que
  concuerden dos conjuntos de datos relacionados ,
  separados e independientes. Esta técnica
  consiste en analizar la información producida
  por diferentes unidades operativas o entidades,
  respecto de una misma operación o actividad, con
  el objeto de establecer su concordancia entre si y, a
  la vez, determinar la validez y veracidad de los
  informes, registros y resultados que
  están siendo examinados.
4. VERIFICACIÓN ESCRITA
  Es la información obtenida de la
  entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes
  de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de
  Directorio. La confiabilidad del documento depende de
  la forma como fue creado y su propia naturaleza. La
  forma más común de evidencia consiste en
  clasificar los documentos en:
  . Externos: aquellos que se originan fuera de
  la entidad.
  . Internos: aquellos que se originan dentro de
  la entidad.
  Comprobación, técnica que
  se aplica en el curso de un examen, con el objeto de
  verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de
  las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la
  verificación de los documentos que las
  justifican.Computación, es la
  técnica que se utiliza para verificar la
  exactitud y corrección aritmética de una
  operación o resultado. Se prueba solamente la
  exactitud de un cálculo, por lo tanto, se
  requiere de otras pruebas adicionales para establecer
  la validez de las cifras incluidas en una
  operación.
  Rastreo, es utilizada para dar
  seguimiento y controlar una operación de manera
  progresiva, de un punto a otro de un proceso interno
  determinado o, de un proceso a otro realizado por una
  unidad operativa dada. Al efectuar la
  comprensión de la estructura de control interno,
  se seleccionan determinadas operaciones relativas a
  cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el
  inicio hasta el final dentro de sus procesos normales
  de ejecución, para con esto asegurarse de su
  regularidad y corrección. Esta técnica
  puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo
  progresivo, que parte de la autorización para
  efectuar una operación hasta la
  culminación total o parcial de ésta; y,
  b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es
  decir, se parte de los resultados de las operaciones
  para llegar a la autorización
  inicial.
  Revisión selectiva, consiste en
  el examen ocular rápido de una parte de los
  datos o partidas que conforman un universo
  homogéneo en ciertas áreas, actividades o
  documentos elaborados, con fines de separar mentalmente
  asuntos que no son normales, dado el alto costo que
  representaría llevar a cabo una revisión
  amplia o, que por otras circunstancias, no es posible
  efectuar una análisis profundo.
5. VERIFICACIÓN
  DOCUMENTAL
6. VERIFICACIÓN
  FÍSICA
Está forma de evidencia es utilizada por el
auditor en la verificación de saldos de activos
tangibles y se obtiene a través de un examen
físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no
establece la propiedad o valuación del
activo.
Inspección, es el examen
físico y ocular de activos, obras, documentos y
valores,
con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.
La aplicación de esta técnica es de mucha
utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación
de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
Generalmente, se acostumbra a calificarla como una
técnica combinada, dado que en su aplicación
utiliza la indagación, observación,
comparación, rastreo, tabulación y
comprobación.

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA

La realización de procedimientos de
auditoría es la principal actividad en la
ejecución de un examen. Estos se efectúan con
el objeto de obtener evidencia que permita al auditor
formarse una opinión sobre los estados
financieros. La características de la evidencia
de auditoría son:

suficiencia: es la medida de la cantidad de
evidencias obtenidas y se refiere al alcance
de los procedimientos de auditoría
desarrollados.

competencia: es la medida de la calidad
de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a
una aseveración en particular, y su
confiabilidad.

relevancia(pertinencia): se refiere a la
relación que existe entre la evidencia y su uso. La
información que se utilice para demostrar o refutar
un hecho será relevante si guarda una
relación lógica y patente con ese hecho. Si no
lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no
deberá incluirse como evidencia.

La calidad de la evidencia de
auditoría está referida a la naturaleza y
oportunidad de los procedimientos de auditoría a
ejecutarse. El considerar la naturaleza de los
procedimientos de auditoría, puede ser útil
para el auditor considerar que:

. La evidencia de auditoría obtenida de
fuentes externas es más confiable que la proveniente
de fuentes internas;

. La evidencia de auditoría que se obtenga
de terceros no relacionados o creada por ellos, es
más convincente que aquella que es obtenida de entes
relacionados;

. La evidencia de auditoría que se obtenga
dentro de la entidad es más convincente cuando el
control interno es efectivo;

. La evidencia de auditoría que se obtenga
directamente mediante comparación,
inspección, observación o examen
físico, es más convincente que aquella que es
obtenida indirectamente mediante indagaciones con
otros;

. La evidencia de auditoría que se obtenga
de varias fuentes que sugieran la misma conclusión
es más convincente que aquella conseguida de una
sola fuente.

. La evidencia de auditoría bajo la forma
de documentos y manifestaciones escritas es más
confiable que bajo la forma de declaraciones
orales.

Generalmente, el auditor necesita apoyarse en
evidencias que son más persuasivas que concluyentes
y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes o
distinta naturaleza para sustentar una misma
aseveración. El auditor no examina, por lo general,
toda información disponible, pues es posible
establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un
tipo de transacción, mediante el uso del criterio o
procedimientos de muestreo
estadístico.

Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el
auditor puede considerar los siguientes
factores:

. La evaluación del auditor sobre la
naturaleza y nivel del riesgo
inherente, en relación con los estados financieros y
los saldos de cuenta o tipos de transacciones;

. La naturaleza de los sistemas
de contabilidad y control interno y la evaluación
del riesgo de control y sus aspectos de diseño y funcionamiento;

. La materialidad de la partida que examina;
y,

. La fuente y confiabilidad de la
información disponible.

La evidencia de auditoría es más
persuasiva cuando consiste en elementos de evidencia que
provienen de diferentes fuentes o son de distinta
naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas
circunstancias, el auditor puede obtener un grado mayor de
confiabilidad que considerando individualmente tales
elementos de evidencia. En un sentido contrario,, cuando la
evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la
obtenida de otra, el auditor debe determinar qué
procedimientos adicionales son necesarios para resolver
dicha situación.

El auditor obtiene evidencia de auditoría
por uno o más de los siguientes procedimientos de
auditoría: inspección, observación,
indagación, confirmación, cálculo y
procedimientos analíticos. La oportunidad de estos
procedimientos depende, en parte, de los períodos en
que la evidencia buscada se encuentre
disponible.

RELACIONES DE LA EVIDENCIA CON
LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA

Tipo de Evidencia	Objetivos de Auditoría
Tipo de Evidencia	Exactitud	Existencia	Integridad	Propiedad	Valuación	Presentación y valuación
Evidencia física		X
Evidencia documental	X	X	X	X	X	X
Evidencia testimonial		X	X	X	X	X
Evidencia analítica	X	X		X

ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA
CASO
PRÁCTICO

El presente caso, se trata de la evaluación
permanente como parte de las funciones de la OCI de la UGEL
Huanta, en este caso de la evaluación de la estructura de
control interno, planificado en el Plan Anual de
Control 2006 aprobado mediante R.C. Nº
036-2006-CG.

MEMORANDO DE CONTROL
INTERNO

DEBILIDADES PENDIENTES DE IMPLEMENTACIÓN QUE
SE DESPRENDE DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Nº 38237Mx-P "SAN
RAMÓN" DE
LA PROVINCIA DE HUANTA.

A mérito del OFICIO Nº
047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI. de fecha 13-Mar-2006,
el Órgano de Control Institucional de la Unidad de
Gestión Educativa Local Huanta, ha efectuado una
Acción de Control inopinado a la
Institución Educativa SAN RAMÓN, donde se ha
evaluado la Estructura del Sistema de Control Interno,
implementado por la gestión y administración de la Institución
Educativa, habiéndose evidenciado deficiencias y
debilidades de orden técnico administrativo;
significando, que éstas no constituyen la totalidad de
las debilidades y deficiencias de Control Interno, ya que
fueron determinadas como resultado de la evaluación a
las actividades, procesos y sistemas relacionados con los
objetivos del Plan Anual de Control aprobado por
Resolución Contraloría Nº
036-2006-CG.

INTRODUCCIÓN.

DEFICIENCIAS DE ORDEN TÉCNICO
ADMINISTRATIVO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN
RAMÓN.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DIRECTAMENTE
RECAUDADOS.

Se ha evidenciado debilidades de control por
acciones y
omisiones. Tal es así que inicialmente se ha
solicitado al Director del plantel: El libro de
Caja, Recibo de ingresos y
egresos, al cual manifestó que dichos documentos se
encuentran en custodia para su revisión por el
Área de Administración (Tesorería). En
el proceso de verificación "In -Situ" el Prof. Ramiro
La Rosa Minaya Director de la I.E. SAN RAMON, recién
el día 16-Mar-2006, puso a disposición el Libro
Caja y otros documentos contables a la comisión del
OCI-UGE-HUANTA.

Al evaluar la documentación proporcionada, se precisa
que mediante memorando Nº 032-2005-IE. Nº
38257-Mx-"San Ramón"-D de fecha 23-Mar-2005, se delega
la función de Tesorería a la profesora Sandra
CHACCHI ORREGO, quien en el oficio Nº 009-2006-DIE
"SR"/UGE-HTA/DREA de fecha 02-Feb-2006, hace entrega de un
saldo en efectivo por S/. 908.37 (Novecientos ocho y 37/100
Nuevos soles), al Director del Plantel.

Por otra parte, al evaluar el Libro Caja, los
registros de ingresos y egresos al 31 de Diciembre del
ejercicio presupuestal 2005, se determina que no efectuaron
el balance de fin de año y apertura del ejercicio
año 2006.

Al realizar el arqueo de caja de fecha 16-Mar-2006,
se ha encontrado que los ingresos asciende a la suma de S/. 1
382.40, y los gastos a
la suma de S/. 623.00 Nuevos Soles, teniendo un saldo en
efectivo por la suma de S/.759.40 nuevos soles, dinero en
efectivo que quedó en custodia del señor
Director Prof. Ramiro La Rosa Minaya, resultante de la
captación de los Recursos Directamente Recaudados,
correspondientes a los meses de Enero, Febrero y parte de
Marzo del 2006. Estos fondos a la fecha no han sido
depositados a una cuenta corriente, tal como lo establecen
los dispositivos legales.

De la verificación de los actos resolutivos
de los años 2005-2006, se ha evidenciado la
inexistencia de la Resolución de conformación
del Comité de Gestión Financiera. Del mismo
modo la Institución Educativa no posee de una Cuenta
Corriente recaudadora para la
administración de los Recursos Directamente
Recaudados.

La Institución Educativa San Ramón no
posee a la fecha el registro
único de contribuyentes (RUC), puesto que al recaudar
fondos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente
Recaudados RDR, deberán tener obligatoriamente dicho
registro.

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Al evaluar las tarjetas de
control de asistencia del personal docente y administrativo,
nombrados y contratados, se observa debilidades y
deficiencias de control interno, donde no son consignados el
número de orden de plaza aprobados según CAP,
se carece de un consolidado diario (Record de asistencia y
permanencia), en donde se registre las tardanzas, faltas
injustificadas, Permisos por Salud, comisiones de
servicios, omisión en el registro de tarjetas,
vacaciones, etc.

Nº TARJ.	APELLIDOS Y NOMBRES	CARGO	T	A	DÍAS NO MARCADOS	CONDICIÓN
7	Arias Quiste, Luis	Prof 2do C	1		09 al 14	Nombrado
15	Ayala Sanchez, Consuelo	Prof 4to C	2			Nombrado
25	Cisneros Morales, Yoe	Pers Admtvo				Nombrado
22	Escalante Cáceres, Herbert		1			Nombrado
6	Medina Ore, Bertha	Prof 2do B	1	1		Nombrado
17	Modesto Ore, Vilma	Prof 5to B	1			Nombrado
16	Muchari Hinostroza, Merie	Prof 5to A			10	Contratada
13	Quispe Martínez, Franklin	Prof 4to A	1			Nombrado
11	Rivas Ventura, Nelly	Prof 3ro C	2			Nombrado
23	Soto Espinoza, Sergio	Ed. Física	1			Nombrado
5	Suarez Astopillo, Bethy	Prof 2do A	1			Nombrado
9	Torres Arone, Carlos	Prof 3ro A	1			Nombrado
20	Vega Inga, Joselito	Prof 6to B	1			Nombrado
	T: Tardanzas
	A: Ausencias

Al evaluar los actos administrativos del proceso de
selección y evaluación, para
contratación de personal tanto administrativo y
docente del ejercicio presupuestal 2005, la IE Nº
38237/Mx-P "San Ramón, conformó el Concejo
Educativo Institucional, mediante Resolución
Directoral Nº 006-2005 de fecha 14 de Abril del 2005, y
para el ejercicio presupuestal año 2006, mediante acta
de fecha 01-marzo-2006 Fs.118, sin formalizar con acto
resolutivo, conforme los establece las normas legales
vigentes.

Asimismo, en la propuesta de contrata de la Prof.
Muchari Hinostroza Merie como docente de aula 5º "A", se
observa que el CEI-CONOEI, no convocó a reunión
permanente de sus integrantes a efectos de evaluar el perfil
de los postulantes, como producto
de la convocatoria para cubrir la plaza vacante por ausencia
del titular por Designación como Director del Programa
Sectorial II de la Unidad de Gestión Educativa Local
Víctor Fajardo; resultando, oficialmente ganadora con
295.5 la señora Huamaní Quicaño Lourdes,
quien posteriormente desiste a la adjudicación, por lo
que se optó en otorgar al 2do lugar, la Prof. Muchari
Hinostroza Merie, acto que no fue registrado en el libro de
Actas del CONOEI.

DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE LA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Los documentos de gestión como: Cuadro para
Asignación de Personal (CAP), Cuadro Nominativo para
Personal (CNP), Manual de
Organización y Funciones (MOF), Reglamento
Interno, Plan Anual de Trabajo,
TUPA, Proyecto
Educativo Institucional (PEI) y otros Instrumentos de
Gestión institucionales que regula una transparente
participación en la gestión y recursos del
estado, no se encuentran actualizados de acuerdo con el marco
del proceso de descentralización educativa y la
Ley General
de Educación Nº 28044,
Resolución Suprema Nº 204-2002-ED y el Decreto
Supremo Nº 015-2002-ED.

PROYECTO HUASCARÁN

Al entrevistarse con el responsable del Proyecto
Huascarán Prof. Escalante Cáceres Herbert
Ernesto, se optó en visitar los ambientes de la sala
de cómputo de la Institución Educativa,
lográndose detectar una deficiente sistema de seguridad
en cuanto a la custodia de los equipos de cómputo, los
cuales están expuestos a posibles sustracciones de los
activos
fijos, que posee el plantel.

EVALUACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES

De la evaluación efectuada al Inventario
Físico de los Bienes de los años 2003, 2004,
2005 y parte del 2006 se ha evidenciado que el registro de
los bienes no se han realizado de manera específica en
la cuenta 332-01 Maquinaria, Equipo; 332.02, 332.03, 381.01 y
las Sub Divisionarias, omitiendo consignar la
condición actual del bien, la transferencia
documentada, dimensión (medidas), marcas
modelos,
etc. Del mismo modo en el caso de los bienes almacenados en
uno de los ambientes del plantel se ha observado debilidades
en la custodia, conservación y documentación
sustentatoria de los Inventarios
del Activo Fijo, Inventario Físico General y Ambiental
las mismas que no concuerdan con las Tarjetas de Control
Visible.

En el Inventario efectuado en el año 2004, no
consideraron una (01) impresora
de marca Epson
–LX-300, Serie CDT TO49945, adquirido por la
Direcciòn del Plantel, dicha impresora se encuentra
ubicado en la dirección de la Institución
Educativa. Asimismo al evaluar el inventario del 2004, se
observó que se registran 22 computadoras, y en el inventario físico
del año 2005 registran 24 computadoras. Asimismo se
aprecia que el inventario del Programa Huascarán
registró al 3l de Diciembre-2005, un total de 19
computadoras. Al realizar la verificación
física se comprobó la existencia de 27
computadoras, estas diferencias se debe a la omisión
en el registro de los bienes donados, que a la fecha no han
sido ingresados y registrados en el Inventario de los activos
fijos.

Al verificar los bienes existentes en el
Almacén de la Institución Educativa se
constató físicamente los siguientes bienes de
capital:

-01 Impresora marca Olive ti-JP-192
desuso

-02 Computadora marca IBM desuso

-05 computadoras- marca compatible BTC
desuso

Estos bienes pos su naturaleza de no estar siendo
usado, debía ser comunicado a la UGEL a fin de que sea
reportado a la DREA y/o Superintendencia de Bienes Nacionales
SBN, según el caso.

Con estos hechos se han transgredido la siguiente
normativa:

Lo estatuido en los Incisos a), d) y h) del Art.
21° del Decreto Legislativo N° 276 "Ley de
Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Público", y el Arts. 23ª, 25ª
,26ª ,35ª 69, 127, 128,129,132 y 133. de su
Reglamento aprobado por D.S. N°
005-90-PCM.
LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO :
N°s100-03 "Estructura Orgànica"
100-06 "Monitoreo de Controles Internos",
100-10 "Responsabilidad", 100-11 "Control de
Calidad sobre los Servicios brindados "NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA, 230-11
Depósitos oportunos en cuentas
bancarias, 230-12 Arqueos de fondos y valores,
Área de Contabilidad:; 280-03
Conciliaciòn de Saldos, 280-04 Control de
saldos pendientes de rendiciòn y/o
devoluciòn, 280-06 "Documentación
Sustentatorio"; "NTCI PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y
ACTIVOS FIJOS " 300-02 Unidad de almacén,
300-03 Toma de inventarios físico
300-06 "Acceso, Uso y Custodia de los Bienes";
NTCI PARA EL AREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
400-04 Capacitaciòn y entrenamiento permanente, 400-07
Información actualizada del personal, 400-09
Asistencia y permanencia de personal; NTCI PARA UNA
CULTURA
DE INTEGRIDAD TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION
PUBLICA. 700-02 Responsabilidad en la
función pública , 700-10 Registro de
personal; estas NTCI del Sector Pùblico aprobados
con R.C. N° 072-98-CG de fecha 26-Jun-2000, Se
Aprueban las NTCI Para el Sector Pùblico y su
modificatoria RC Nª 123-2000-CG"de
23-Jun-2000.
R.M. Nº 0218-2004-ED, Aprueban la
DIRECTIVA Nº 002-2004-ME/SPE-UP "Normas para la
recaudación y administración de los recursos
directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y
su modificatoria aprobado mediante R.M. Nº
0188-2005-ED.

Como consecuencia de estos hechos vienen generando
deficiencias de orden técnico administrativo en la
administración de los Recursos Directamente
Recaudados, en la presentación de
documentación sustentatoria y administración
de los bienes del activo fijo, de la I.E. Nª 38257/
Mx- "San Ramón ".

La causa fundamental por lo que ocurrió
estas deficiencias se debe al desconocimiento en el
desempeño de sus funciones por parte
del Director de la I.E. "San Ramòn " por no
haber evaluado en forma permanente las operaciones y
adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier
deficiencia existente.

RECOMENDACIONES.

En Mérito a los Comentarios y Conclusiones
expuestos en el presente Memorando de Control Interno y con
el propósito de contribuir a la adecuada
Gestión Administrativa de la Institución
Educativa SAN RAMON se considera pertinente formular
las recomendaciones relacionadas y otras al Director de la
citada Institución Educativa, el mismo que se
detalla a continuación:

Implementar la actualización y registro
del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales
mediante una comisión de la Institución
Educativa y propiciar la aprobación mediante acto
resolutivo los nuevos registros y las bajas de manera
acumulada y comunicar a la UGEL en cumplimiento a la
normativa existente al respecto.
Formular a inicios de cada año la
actualización de los documentos técnico
administrativos siguientes: Inventario Físico
Patrimonial de Bienes e Inventario de Bienes de
Almacén, las mismas que deberán ser
aprobados mediante Resolución Directoral por el
Titular del plantel.
Según el rubro 5.5 de la sección
V – INGRESOS, de la R.M. N° 218-2004-ED y su
modificatoria R.M. Nº 0188-2005-ED, deberá
conformar el Comité de Gestión Financiera,
el cual estará presidido por el Director de la
I.E., representantes de los docentes, de los administrativos y de los
padres de familia de ser el caso, para cuyo efecto
el Concejo Educativo Institucional (CEI) cautelará
por la vigilancia en la correcta y transparencia
ejecución del presupuesto de la Institución
Educativa.
La Dirección de la Institución
Educativa deberá propiciar a que los archivos como documentos emitidos,
Decretos Directorales, Directivas, Resoluciònes,
Manuales y otros tengan la correlación y archivo correspondiente.
La Dirección de la Institución
Educativa deberá garantizar la custodia de los
documentos fuente de ejecución de los Planes
Anuales de Trabajo, libros
de control de asistencia, inventarios de bienes muebles e
inmuebles, resoluciones y decretos, sustento de gastos e
ingresos y otros de importancia, según el
reglamento Interno de la I.E.
La Dirección de la Institución
Educativa, deberá enfatizar en el control de
Asistencia del personal docente y
administrativo.
La Dirección de la Institución
Educativa debe disponer la actualización de los
Documentos de Gestión, priorizando en el Plan
Anual de Trabajo, donde deberá considerar aspectos
que beneficien a la
educación y concordando en la ejecución
de acciones y actividades de la APAFA, en beneficio del
plantel, la misma que deberá incluir el
presupuesto por actividad y cronograma.
Toda Adquisición realizado por la
institución será de acuerdo a una
necesidad, es decir deberá tener su requerimiento
correspondiente, excepcionalmente no estarán
afectos las compras de fondos de pagos en efectivo
(CAJA CHICA), por ser de naturaleza de atención inmediata, y se evite en
lo posible, la emisión de Declaraciones Juradas,
para sustentar gastos, en lugares donde se puede obtener
las boletas y/o facturas respectivas, salvo en extremos
casos, por cantidades muy ínfimas. Por lo que
deberá separar un fondo dinerario denominado Fondo
para Pagos en Efectivo (CAJA CHICA), dependiendo de la
disponibilidad presupuestal y capacidad de
gasto.
Formular en el inicio del año el Cuadro
Anual de Necesidades donde deben prever la compra de
bienes, servicios y otros que se requerirán
durante el ejercicio presupuestal del año. El
Cuadro Anual de Necesidades será aprobado por el
titular de la institución educativa mediante Acto
Resolutivo.
Que se realice supervisiones permanentes al
Responsable de Tesorería a fin de verificar la
correcta administración de los ingresos por
concepto de los Recursos Directamente
Recaudados, la misma que deberá limitarse a tener
un solo tipo de recibo de ingresos.
Todo desembolso de dinero deberá
efectuarse previa aprobación del Comité de
Gestión Financiera de la I.E, el cual
deberá constar en Libro de Actas de la
Comisión. Asimismo los egresos deberán
poseer los sustentos correspondientes.
Que se de cumplimiento al numeral 8.1.3) de las
Normas Específicas 8.1 DE LA ADMINISTRACIÓN
DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS, aprobado
mediante RESOLUCION MINISTERIAL Nº 0218-2004-ED
Aprueban Directiva "Normas para la recaudación y
administración de los recursos directamente
recaudados en las Instituciones Educativas
Públicas" y su modificatoria la Resolución
Ministerial N° 0188-2005-ED, donde establece que se
efectuará los depósitos correspondientes de
los fondos dinerarios a una cuenta corriente.
Además deberá tramitar el Registro
Único de Contribuyentes RUC.

Huanta, 27 de Marzo del
2006

CONCLUSIONES

El control interno se define como: "Está
representado por el conjunto de políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder
lograr los objetivos específicos de la
entidad".

El Contador Público y/o cualquier
profesional deben efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente en la
empresa que examina, con el fin básico de
determinar la confianza que puede asignar a cada fase y
actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance
y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
auditoría.

Técnicas a aplicarse en la planeación de la
auditoría.

1. Estudio y Evaluación de la
Organización.

2. Estudio y evaluación de sistemas y
procedimientos.

3. Estudio y evaluación de
flujogramas.

4. Estudio y evaluación del sistema de
control interno.

5. Análisis Factorial:

El control interno comprende el plan de
organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una
entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su información
financiera y la complementaria administrativa y
operacional, promover eficiencia en la operación y provocar
adherencia a las políticas prescritas por la
administración.

Estudio del control interno tiene por objeto
conocer como es dicho control interno, no solamente en los
planes de la dirección sino en la ejecución
real de las operaciones cotidianas.

Evaluación del control interno es la
estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya
conoce a través del estudio, y con base en sus
conocimientos profesionales, del grado de efectividad que
ese control interno suministre.

Formas de hacer el estudio y evaluación del
control interno.

Método descriptivo:

Consiste en la descripción de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal en las diversas
unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo
referencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y
procedimientos.

Método Gráfico.

Señala por medio de cuadros y
gráficas el flujo de las operaciones a través
de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas
las medidas de control para el ejercicio de las
operaciones.

Método de Cuestionarios.

Consiste en el empleo
de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los
cuales incluyen preguntas respecto a cómo se
efectúa el manejo de las operaciones y quién
tiene a su cargo las funciones.

MÉTODOS DE
EVALUACIÓN

1. Muestreo estadístico

En el proceso de evaluación del control
interno un auditor debe revisar altos volúmenes de
documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a
programar pruebas de carácter selectivo para hacer
inferencias sobre la confiabilidad de sus
operaciones.

Para dar certeza sobre la objetividad de una
prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor
tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo
cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos
primordiales:

La muestra
debe ser representativa.

El tamaño de la muestra varía de
manera inversa respecto a la calidad del control
interno.

El examen de los documentos incluidos debe ser
exhaustivo para poder hacer una inferencia
adecuada.

Siempre habrá un riesgo de que la muestra
no sea representativa y por lo tanto que la
conclusión no sea adecuada.

2. Método de cuestionario

Consiste en la evaluación con base en
preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de
los responsables de las distintas áreas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor
obtendrá evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos los cuales ayudarán a
determinar si los controles operan tal como fueron
diseñados.

La aplicación de cuestionarios
ayudará a determinar las áreas
críticas de una manera uniforme y
confiable.

3. Método narrativo

Consiste en la descripción detallada de los
procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para
las distintas áreas, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el
sistema.

4. Método gráfico

También llamado de flujogramas, consiste en
revelar o describir la estructura orgánica las
áreas en examen y de los procedimientos utilizando
símbolos convencionales y explicaciones que dan una
idea completa de los procedimientos de la
entidad.

Tiene como ventajas que:

Identifica la ausencia de controles financieros y
operativos.

Permite una visión panorámica de las
operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de
procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que
faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones
del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o
financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y
exactitud de las operaciones realizadas por el ente
económico

TÉCNICAS DE
EVALUACIÓN

1. Técnicas de verificación
ocular

Entre estas se encuentran:

Comparación.

Observación.

Revisión selectiva.

Rastreo.

2. Técnicas de verificación
verbal

Indagación.

3. Técnicas de verificación
escrita

Análisis.

Conciliación.

Confirmación.

4. Técnicas de verificación
documental

Comprobación.

Computación.

5. Técnicas de verificación
física

Inspección.

Comentario

Todas estas técnicas de evaluación
las puede encontrar aplicadas en los diferentes tipos de
artículos que tienen que ver con este tema en el
canal financiero

FICHA DE EVALUACIÓN

La ficha de evaluación grafica y cuantifica
el nivel de desempeño de la empresa,
esta fundamentada en:

Los criterios o áreas a ser
evaluados.

La ordenación de compromisos.

Las sub-áreas o unidades a evaluar dentro
de la respectiva área.

Calificación del control.

Marcas de desviaciones.

Cumplimiento de recomendaciones

CASO PRÁCTICO

Se ha tenido como caso práctico una
evaluación de la Estructura de Control Interno
realizado a un plantes de la ciudad de Huanta, el mismo que
ha sido efectuado mediante el OFICIO Nº
047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI. de fecha 13-Mar-2006,
donde el Órgano de Control Institucional de la
Unidad de Gestión Educativa Local Huanta,
realizó la evaluación de la Estructura del
Sistema de Control Interno, implementado por la
gestión y administración de la
Institución Educativa, habiéndose evidenciado
deficiencias y debilidades de orden técnico
administrativo; significando, que éstas no
constituyen la totalidad de las debilidades y deficiencias
de Control Interno, ya que fueron determinadas como
resultado de la evaluación a las actividades,
procesos y sistemas relacionados con los objetivos del Plan
Anual de Control aprobado por Resolución
Contraloría Nº 036-2006-CG,
encontrándose deficiencias en los diferentes
sistemas
administrativos.

BIBLIOGRAFÍA

Auditoría Gubernamental, CPC Juan
Francisco, ALVAREZ ILLANES, Instituto de
Investigación EL PACÍFICO E.I.R.L. Edición 2002.
Ley N° 27785 Ley del Sistema Nacional de
Control y de la Contraloría General de la
República y su Reglamento R.C.
114-2003-CG.
Normas Técnicas de Control Interno R.C.
Nº 072-98-CG
Normas de Auditoría Gubernamental R.C.
Nº162-95-CG.
Normas Internacionales de Auditoría
NIAs.
Manual, Guías de Planeamiento y Elaboración del
Informe
de Auditoría Gubernamental y las Guías de
Papeles de Trabajo y del Auditado aprobado mediante
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 152-98-CG.