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El control interno (página 3)



Partes: 1, 2, 3

Partes: 1, , 3

 

  1. GRÁFICO O DIAGRAMA
    DE FLUJO

También llamado de flujogramas,
consiste en revelar o describir la estructura
orgánica las áreas en examen y de los procedimientos
utilizando símbolos convencionales y explicaciones
que dan una idea completa de los procedimientos de la
entidad.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares donde se encuentran
establecidas las medidas de control para
el ejercicio de las operaciones.

Este método
permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos
donde se encuentran debilidades de control, aún cuando
hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por
parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y
habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o
gráfica de organización que según el autor
George R. Terry, dichas cartas son
cuadros sintéticos que indican los aspectos más
importantes de una estructura de organización,
incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de
organización:

– Cartas Maestras.

– Cartas suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones
existentes entre los principales departamentos.

Las cartas suplementarias muestran cada una, la
estructura de departamento en forma más
detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas
cartas con los manuales de
operación ya que se complementan.

Ventajas.

Proporciona una rápida visualización de
la estructura del negocio.

Identifica la ausencia de controles financieros y
operativos.

Permite una visión panorámica de las
operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que
faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del
auditor a la gerencia
sobre asuntos contables o financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y
exactitud de las operaciones realizadas por el ente
económico

Desventajas.

Pérdida de tiempo cuando no se está
familiarizado a este sistema o no
cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o
modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.

  1. Consiste en identificar, por parte del auditor,
    ciclos de transacciones cuyo control interno estará
    sujeto a revisión y evaluación. Esta
    identificación incluye el determinar las funciones
    aplicables a cada ciclo con base en las
    características específicas del
    mismo.

    Para auxiliarse el auditor deberá basarse
    en los boletines de la serie 6000 de las Normas y
    Procedimientos de Auditoría emitidos por la
    Comisión de Normas y Procedimientos de
    Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores
    Públicos.

    ANÁLISIS FACTORIAL:

    Consiste en la distinción e
    identificación de los factores que concurren en los
    resultados de operación de una entidad para llegar
    al conocimiento de cada factor, con el objeto
    de determinar su contribución en el resultado de las
    operaciones realizadas.

    El análisis factorial se concibe la
    operación de una entidad como resultado de la
    combinación ponderada de sus componentes
    genéricos, unos internos y otros externos, a los que
    se denomina" factores de operación".

    La identificación, análisis y
    estudio de dichos factores habrá de hacerse tomando
    en cuenta la actividad o giro de la entidad y el
    propósito de la misma, ya que es obvio que no
    serán los mismos factores que inciden para entidades
    industriales o comerciales, de venta de
    servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas,
    gubernamentales o no gubernamentales.

    Para ilustrar lo anterior mencionaremos los
    factores internos de una entidad industrial.

    – Medio
    ambiente.

    Administración.

    – Productos.

    Procesos.

    – Función Financiera.

    – Facilidades de producción

    – Mano de obra

    – Materias primas.

    Producción.

    Mercadotecnia.

    Contabilidad.

    Estadísticas.

    El fin del análisis factorial aplicado a
    una entidad, es cuantificar la contribución de cada
    factor en el resultado de las operaciones que ésta
    realice, es, por tanto, un medio de control.

    El Auditor debe apoyarse en el uso de
    cuestionarios para este propósito.

    Este estado
    debe ser complementado con la aplicación de razones
    financieras simples, comparando cuantitativamente los
    componentes de cada factor para evaluar su
    contribución en el resultado de las operaciones de
    la entidad.

  2. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
    INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES.

    Los mecanismos mediante los cuales los auditores
    recopilan la evidencia de auditoría. Las técnicas de auditoría
    consisten en: comparación, calculo,
    confirmación, indagación, inspección,
    observación y examen
    físico.

    Los procedimientos de auditoría son
    operaciones específicas que se aplica en el desarrollo de una auditoría e
    incluyen técnicas y prácticas consideradas
    necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los
    procedimientos pueden agruparse en:

    . pruebas
    de control;

    . procedimientos analíticos

    . pruebas sustantivas de detalle

    Las técnicas de auditoría son
    métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
    auditor para obtener evidencia que fundamente su
    opinión. Las técnicas más utilizadas
    al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos
    son:

    . Técnicas de verificación
    ocular

    . Técnicas de verificación
    oral

    . Técnicas de verificación
    escrita

    . Técnicas de verificación
    documental

    . Técnicas de verificación
    física

    1. Comparación, es el acto de
      observar la similitud o diferencia existente entre dos
      o mas elementos. Dentro de la fase de ejecución
      de la auditoría se efectúa la
      comparación de resultados, contra criterios
      aceptables, facilitando de esa forma la
      evaluación por el auditor y la
      elaboración de observaciones, conclusiones y
      recomendaciones.

      Observación, es el examen ocular
      realizado para cerciorarse como se ejecutan las
      operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la
      auditoría, por cuyo intermedio el auditor se
      cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en
      especial, las relacionadas con la forma de
      ejecución de las operaciones, apreciando
      personalmente, de manera abierta o discreta, como el
      personal de la entidad ejecuta las
      operaciones.

      Indagación, es el acto de
      obtener información verbal sobre un
      asunto mediante averiguaciones directas o
      conversaciones con los funcionarios responsables de la
      entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el
      auditor, comprende una porción insignificante de
      elementos de juicio en los que puede confiarse, pero
      las respuestas a muchas preguntas que se relacionan
      entre si, pueden suministrar un elemento de juicio
      satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.
      Es de especial utilidad la indagación en la
      auditoría de gestión, cuando se examinan
      áreas específicas no documentadas; sin
      embargo, sus resultados por si solos no constituyen
      evidencia suficiente y competente.

      Las Entrevistas, pueden ser efectuadas
      al personal de la entidad auditada o personas
      beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para
      obtener mejores resultados debe prepararse
      apropiadamente, especificar quienes serán
      entrevistados, definir las preguntas a formular,
      alertar al entrevistado acerca del propósito y
      puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos
      considerados relevantes deben ser documentados y/o
      confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada
      por la persona entrevistada.

      Las Encuestas pueden ser útiles
      para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas
      por correo u otro método a las personas, firmas
      privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su
      ventaja principal radica en la economía en términos de
      costo y tiempo; sin embargo, su
      desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no
      obtenerse más de lo que se pide, lo cual en
      ciertos casos puede ser muy costoso. La
      información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante
      menos que la información verbal recolectada en
      base a entrevistas efectuadas por los
      auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho
      cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la
      corrobore.

    2. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN
      OCULAR

      Evidencia testimonial: Es la
      información obtenida de terceros a través
      de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a
      indagaciones o mediante entrevistas. (Ver
      sección 525, Parte III).

    3. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL
      U ORAL

      Se obtiene al analizar o verificar la
      información. Esta evidencia proporciona una base
      de respaldo para una inferencia respecto a la
      razonabilidad de una partida específica de un
      estado financiero.

      Analizar, consiste en la
      separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de
      los elementos o partes que conforman una
      operación, actividad, transacción o
      proceso, con el fin de establecer su
      naturaleza, su relación y
      conformidad con los criterios normativos y
      técnicos existentes. Los procedimientos de
      análisis están referidos a la
      comparación de cantidades, porcentajes y otros.
      De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores
      resultados si son obtenidos por expertos que tengan
      habilidad para hacer inferencias lógicas y
      juicios de valor al evaluar la información
      recolectada. Las técnicas de análisis son
      especialmente útiles para determinar las causas
      y efectos de los hallazgos de
      auditoría.

      Confirmación, es la
      técnica que permite comprobar la autenticidad de
      los registros y documentos analizados, a través
      de información directa y por escrito, otorgada
      por funcionarios que participan o realizan las
      operaciones sujetas a examen(confirmación
      interna), por lo que están en disposición
      de opinar e informar en forma válida y veraz
      sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la
      denominada confirmación externa, la cual se
      presenta cuando se solicita a una persona independiente
      de la
      organización auditada(terceros),
      información de interés que sólo ella
      puede suministrar.

      Tabulación, es la técnica
      de auditoría que consiste en agrupar los
      resultados obtenidos en áreas, segmentos o
      elementos examinados, de manera que se facilite la
      elaboración de conclusiones. Un ejemplo de
      aplicación de esta técnica lo constituye
      la tabulación de los resultados obtenidos en el
      inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una
      fecha determinada.

      Conciliación, implica hacer que
      concuerden dos conjuntos de datos relacionados ,
      separados e independientes. Esta técnica
      consiste en analizar la información producida
      por diferentes unidades operativas o entidades,
      respecto de una misma operación o actividad, con
      el objeto de establecer su concordancia entre si y, a
      la vez, determinar la validez y veracidad de los
      informes, registros y resultados que
      están siendo examinados.

    4. VERIFICACIÓN ESCRITA

      Es la información obtenida de la
      entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes
      de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de
      Directorio. La confiabilidad del documento depende de
      la forma como fue creado y su propia naturaleza. La
      forma más común de evidencia consiste en
      clasificar los documentos en:

      . Externos: aquellos que se originan fuera de
      la entidad.

      . Internos: aquellos que se originan dentro de
      la entidad.

      Comprobación, técnica que
      se aplica en el curso de un examen, con el objeto de
      verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de
      las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la
      verificación de los documentos que las
      justifican.Computación, es la
      técnica que se utiliza para verificar la
      exactitud y corrección aritmética de una
      operación o resultado. Se prueba solamente la
      exactitud de un cálculo, por lo tanto, se
      requiere de otras pruebas adicionales para establecer
      la validez de las cifras incluidas en una
      operación.

      Rastreo, es utilizada para dar
      seguimiento y controlar una operación de manera
      progresiva, de un punto a otro de un proceso interno
      determinado o, de un proceso a otro realizado por una
      unidad operativa dada. Al efectuar la
      comprensión de la estructura de control interno,
      se seleccionan determinadas operaciones relativas a
      cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el
      inicio hasta el final dentro de sus procesos normales
      de ejecución, para con esto asegurarse de su
      regularidad y corrección. Esta técnica
      puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo
      progresivo, que parte de la autorización para
      efectuar una operación hasta la
      culminación total o parcial de ésta; y,
      b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es
      decir, se parte de los resultados de las operaciones
      para llegar a la autorización
      inicial.

      Revisión selectiva, consiste en
      el examen ocular rápido de una parte de los
      datos o partidas que conforman un universo
      homogéneo en ciertas áreas, actividades o
      documentos elaborados, con fines de separar mentalmente
      asuntos que no son normales, dado el alto costo que
      representaría llevar a cabo una revisión
      amplia o, que por otras circunstancias, no es posible
      efectuar una análisis profundo.

    5. VERIFICACIÓN
      DOCUMENTAL
    6. VERIFICACIÓN
      FÍSICA

    Está forma de evidencia es utilizada por el
    auditor en la verificación de saldos de activos
    tangibles y se obtiene a través de un examen
    físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no
    establece la propiedad o valuación del
    activo.

    Inspección, es el examen
    físico y ocular de activos, obras, documentos y
    valores,
    con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.
    La aplicación de esta técnica es de mucha
    utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación
    de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
    Generalmente, se acostumbra a calificarla como una
    técnica combinada, dado que en su aplicación
    utiliza la indagación, observación,
    comparación, rastreo, tabulación y
    comprobación.

  3. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
    AUDITORIA

    La realización de procedimientos de
    auditoría es la principal actividad en la
    ejecución de un examen. Estos se efectúan con
    el objeto de obtener evidencia que permita al auditor
    formarse una opinión sobre los estados
    financieros. La características de la evidencia
    de auditoría son:

    suficiencia: es la medida de la cantidad de
    evidencias obtenidas y se refiere al alcance
    de los procedimientos de auditoría
    desarrollados.

    competencia: es la medida de la calidad
    de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a
    una aseveración en particular, y su
    confiabilidad.

    relevancia(pertinencia): se refiere a la
    relación que existe entre la evidencia y su uso. La
    información que se utilice para demostrar o refutar
    un hecho será relevante si guarda una
    relación lógica y patente con ese hecho. Si no
    lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no
    deberá incluirse como evidencia.

    La calidad de la evidencia de
    auditoría
    está referida a la naturaleza y
    oportunidad de los procedimientos de auditoría a
    ejecutarse. El considerar la naturaleza de los
    procedimientos de auditoría, puede ser útil
    para el auditor considerar que:

    . La evidencia de auditoría obtenida de
    fuentes externas es más confiable que la proveniente
    de fuentes internas;

    . La evidencia de auditoría que se obtenga
    de terceros no relacionados o creada por ellos, es
    más convincente que aquella que es obtenida de entes
    relacionados;

    . La evidencia de auditoría que se obtenga
    dentro de la entidad es más convincente cuando el
    control interno es efectivo;

    . La evidencia de auditoría que se obtenga
    directamente mediante comparación,
    inspección, observación o examen
    físico, es más convincente que aquella que es
    obtenida indirectamente mediante indagaciones con
    otros;

    . La evidencia de auditoría que se obtenga
    de varias fuentes que sugieran la misma conclusión
    es más convincente que aquella conseguida de una
    sola fuente.

    . La evidencia de auditoría bajo la forma
    de documentos y manifestaciones escritas es más
    confiable que bajo la forma de declaraciones
    orales.

    Generalmente, el auditor necesita apoyarse en
    evidencias que son más persuasivas que concluyentes
    y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes o
    distinta naturaleza para sustentar una misma
    aseveración. El auditor no examina, por lo general,
    toda información disponible, pues es posible
    establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un
    tipo de transacción, mediante el uso del criterio o
    procedimientos de muestreo
    estadístico.

    Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el
    auditor puede considerar los siguientes
    factores:

    . La evaluación del auditor sobre la
    naturaleza y nivel del riesgo
    inherente, en relación con los estados financieros y
    los saldos de cuenta o tipos de transacciones;

    . La naturaleza de los sistemas
    de contabilidad y control interno y la evaluación
    del riesgo de control y sus aspectos de diseño y funcionamiento;

    . La materialidad de la partida que examina;
    y,

    . La fuente y confiabilidad de la
    información disponible.

    La evidencia de auditoría es más
    persuasiva cuando consiste en elementos de evidencia que
    provienen de diferentes fuentes o son de distinta
    naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas
    circunstancias, el auditor puede obtener un grado mayor de
    confiabilidad que considerando individualmente tales
    elementos de evidencia. En un sentido contrario,, cuando la
    evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la
    obtenida de otra, el auditor debe determinar qué
    procedimientos adicionales son necesarios para resolver
    dicha situación.

    El auditor obtiene evidencia de auditoría
    por uno o más de los siguientes procedimientos de
    auditoría: inspección, observación,
    indagación, confirmación, cálculo y
    procedimientos analíticos. La oportunidad de estos
    procedimientos depende, en parte, de los períodos en
    que la evidencia buscada se encuentre
    disponible.

    RELACIONES DE LA EVIDENCIA CON
    LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA

    Tipo de
    Evidencia

    Objetivos de
    Auditoría

    Exactitud

    Existencia

    Integridad

    Propiedad

    Valuación

    Presentación y
    valuación

    Evidencia física

    X

    Evidencia documental

    X

    X

    X

    X

    X

    X

    Evidencia testimonial

    X

    X

    X

    X

    X

    Evidencia analítica

    X

    X

    X

  4. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA
  5. CASO
    PRÁCTICO

El presente caso, se trata de la evaluación
permanente como parte de las funciones de la OCI de la UGEL
Huanta, en este caso de la evaluación de la estructura de
control interno, planificado en el Plan Anual de
Control 2006 aprobado mediante R.C. Nº
036-2006-CG.

MEMORANDO DE CONTROL
INTERNO

DEBILIDADES PENDIENTES DE IMPLEMENTACIÓN QUE
SE DESPRENDE DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Nº 38237Mx-P "SAN
RAMÓN" DE
LA PROVINCIA DE HUANTA.

  1. A mérito del OFICIO Nº
    047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI.
    de fecha 13-Mar-2006,
    el Órgano de Control Institucional de la Unidad de
    Gestión Educativa Local Huanta, ha efectuado una
    Acción de Control inopinado a la
    Institución Educativa SAN RAMÓN, donde se ha
    evaluado la Estructura del Sistema de Control Interno,
    implementado por la gestión y administración de la Institución
    Educativa, habiéndose evidenciado deficiencias y
    debilidades de orden técnico administrativo;
    significando, que éstas no constituyen la totalidad de
    las debilidades y deficiencias de Control Interno, ya que
    fueron determinadas como resultado de la evaluación a
    las actividades, procesos y sistemas relacionados con los
    objetivos del Plan Anual de Control aprobado por
    Resolución Contraloría Nº
    036-2006-CG.

  2. INTRODUCCIÓN.

    DEFICIENCIAS DE ORDEN TÉCNICO
    ADMINISTRATIVO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN
    RAMÓN.

    ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DIRECTAMENTE
    RECAUDADOS.

    Se ha evidenciado debilidades de control por
    acciones y
    omisiones. Tal es así que inicialmente se ha
    solicitado al Director del plantel: El libro de
    Caja, Recibo de ingresos y
    egresos, al cual manifestó que dichos documentos se
    encuentran en custodia para su revisión por el
    Área de Administración (Tesorería). En
    el proceso de verificación "In -Situ" el Prof. Ramiro
    La Rosa Minaya Director de la I.E. SAN RAMON, recién
    el día 16-Mar-2006, puso a disposición el Libro
    Caja y otros documentos contables a la comisión del
    OCI-UGE-HUANTA.

    Al evaluar la documentación proporcionada, se precisa
    que mediante memorando Nº 032-2005-IE. Nº
    38257-Mx-"San Ramón"-D de fecha 23-Mar-2005, se delega
    la función de Tesorería a la profesora Sandra
    CHACCHI ORREGO, quien en el oficio Nº 009-2006-DIE
    "SR"/UGE-HTA/DREA de fecha 02-Feb-2006, hace entrega de un
    saldo en efectivo por S/. 908.37 (Novecientos ocho y 37/100
    Nuevos soles), al Director del Plantel.

    Por otra parte, al evaluar el Libro Caja, los
    registros de ingresos y egresos al 31 de Diciembre del
    ejercicio presupuestal 2005, se determina que no efectuaron
    el balance de fin de año y apertura del ejercicio
    año 2006.

    Al realizar el arqueo de caja de fecha 16-Mar-2006,
    se ha encontrado que los ingresos asciende a la suma de S/. 1
    382.40, y los gastos a
    la suma de S/. 623.00 Nuevos Soles, teniendo un saldo en
    efectivo por la suma de S/.759.40 nuevos soles, dinero en
    efectivo que quedó en custodia del señor
    Director Prof. Ramiro La Rosa Minaya, resultante de la
    captación de los Recursos Directamente Recaudados,
    correspondientes a los meses de Enero, Febrero y parte de
    Marzo del 2006. Estos fondos a la fecha no han sido
    depositados a una cuenta corriente, tal como lo establecen
    los dispositivos legales.

    De la verificación de los actos resolutivos
    de los años 2005-2006, se ha evidenciado la
    inexistencia de la Resolución de conformación
    del Comité de Gestión Financiera. Del mismo
    modo la Institución Educativa no posee de una Cuenta
    Corriente recaudadora para la
    administración de los Recursos Directamente
    Recaudados.

    La Institución Educativa San Ramón no
    posee a la fecha el registro
    único de contribuyentes (RUC), puesto que al recaudar
    fondos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente
    Recaudados RDR, deberán tener obligatoriamente dicho
    registro.

    ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

    Al evaluar las tarjetas de
    control de asistencia del personal docente y administrativo,
    nombrados y contratados, se observa debilidades y
    deficiencias de control interno, donde no son consignados el
    número de orden de plaza aprobados según CAP,
    se carece de un consolidado diario (Record de asistencia y
    permanencia), en donde se registre las tardanzas, faltas
    injustificadas, Permisos por Salud, comisiones de
    servicios, omisión en el registro de tarjetas,
    vacaciones, etc.


    TARJ.

    APELLIDOS Y
    NOMBRES

    CARGO

    T

    A

    DÍAS NO
    MARCADOS

    CONDICIÓN

    7

    Arias Quiste, Luis

    Prof 2do C

    1

    09 al 14

    Nombrado

    15

    Ayala Sanchez, Consuelo

    Prof 4to C

    2

    Nombrado

    25

    Cisneros Morales, Yoe

    Pers Admtvo

    Nombrado

    22

    Escalante Cáceres, Herbert

    1

    Nombrado

    6

    Medina Ore, Bertha

    Prof 2do B

    1

    1

    Nombrado

    17

    Modesto Ore, Vilma

    Prof 5to B

    1

    Nombrado

    16

    Muchari Hinostroza, Merie

    Prof 5to A

    10

    Contratada

    13

    Quispe Martínez, Franklin

    Prof 4to A

    1

    Nombrado

    11

    Rivas Ventura, Nelly

    Prof 3ro C

    2

    Nombrado

    23

    Soto Espinoza, Sergio

    Ed. Física

    1

    Nombrado

    5

    Suarez Astopillo, Bethy

    Prof 2do A

    1

    Nombrado

    9

    Torres Arone, Carlos

    Prof 3ro A

    1

    Nombrado

    20

    Vega Inga, Joselito

    Prof 6to B

    1

    Nombrado

    T: Tardanzas

    A: Ausencias

    Al evaluar los actos administrativos del proceso de
    selección y evaluación, para
    contratación de personal tanto administrativo y
    docente del ejercicio presupuestal 2005, la IE Nº
    38237/Mx-P "San Ramón, conformó el Concejo
    Educativo Institucional, mediante Resolución
    Directoral Nº 006-2005 de fecha 14 de Abril del 2005, y
    para el ejercicio presupuestal año 2006, mediante acta
    de fecha 01-marzo-2006 Fs.118, sin formalizar con acto
    resolutivo, conforme los establece las normas legales
    vigentes.

    Asimismo, en la propuesta de contrata de la Prof.
    Muchari Hinostroza Merie como docente de aula 5º "A", se
    observa que el CEI-CONOEI, no convocó a reunión
    permanente de sus integrantes a efectos de evaluar el perfil
    de los postulantes, como producto
    de la convocatoria para cubrir la plaza vacante por ausencia
    del titular por Designación como Director del Programa
    Sectorial II de la Unidad de Gestión Educativa Local
    Víctor Fajardo; resultando, oficialmente ganadora con
    295.5 la señora Huamaní Quicaño Lourdes,
    quien posteriormente desiste a la adjudicación, por lo
    que se optó en otorgar al 2do lugar, la Prof. Muchari
    Hinostroza Merie, acto que no fue registrado en el libro de
    Actas del CONOEI.

    DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE LA
    INSTITUCIÓN EDUCATIVA

    Los documentos de gestión como: Cuadro para
    Asignación de Personal (CAP), Cuadro Nominativo para
    Personal (CNP), Manual de
    Organización y Funciones (MOF), Reglamento
    Interno, Plan Anual de Trabajo,
    TUPA, Proyecto
    Educativo Institucional (PEI) y otros Instrumentos de
    Gestión institucionales que regula una transparente
    participación en la gestión y recursos del
    estado, no se encuentran actualizados de acuerdo con el marco
    del proceso de descentralización educativa y la
    Ley General
    de Educación Nº 28044,
    Resolución Suprema Nº 204-2002-ED y el Decreto
    Supremo Nº 015-2002-ED.

    PROYECTO HUASCARÁN

    Al entrevistarse con el responsable del Proyecto
    Huascarán Prof. Escalante Cáceres Herbert
    Ernesto, se optó en visitar los ambientes de la sala
    de cómputo de la Institución Educativa,
    lográndose detectar una deficiente sistema de seguridad
    en cuanto a la custodia de los equipos de cómputo, los
    cuales están expuestos a posibles sustracciones de los
    activos
    fijos, que posee el plantel.

    EVALUACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO DE
    BIENES

    De la evaluación efectuada al Inventario
    Físico de los Bienes de los años 2003, 2004,
    2005 y parte del 2006 se ha evidenciado que el registro de
    los bienes no se han realizado de manera específica en
    la cuenta 332-01 Maquinaria, Equipo; 332.02, 332.03, 381.01 y
    las Sub Divisionarias, omitiendo consignar la
    condición actual del bien, la transferencia
    documentada, dimensión (medidas), marcas
    modelos,
    etc. Del mismo modo en el caso de los bienes almacenados en
    uno de los ambientes del plantel se ha observado debilidades
    en la custodia, conservación y documentación
    sustentatoria de los Inventarios
    del Activo Fijo, Inventario Físico General y Ambiental
    las mismas que no concuerdan con las Tarjetas de Control
    Visible.

    En el Inventario efectuado en el año 2004, no
    consideraron una (01) impresora
    de marca Epson
    –LX-300, Serie CDT TO49945, adquirido por la
    Direcciòn del Plantel, dicha impresora se encuentra
    ubicado en la dirección de la Institución
    Educativa. Asimismo al evaluar el inventario del 2004, se
    observó que se registran 22 computadoras, y en el inventario físico
    del año 2005 registran 24 computadoras. Asimismo se
    aprecia que el inventario del Programa Huascarán
    registró al 3l de Diciembre-2005, un total de 19
    computadoras. Al realizar la verificación
    física se comprobó la existencia de 27
    computadoras, estas diferencias se debe a la omisión
    en el registro de los bienes donados, que a la fecha no han
    sido ingresados y registrados en el Inventario de los activos
    fijos.

    Al verificar los bienes existentes en el
    Almacén de la Institución Educativa se
    constató físicamente los siguientes bienes de
    capital:

    -01 Impresora marca Olive ti-JP-192
    desuso

    -02 Computadora marca IBM desuso

    -05 computadoras- marca compatible BTC
    desuso

    Estos bienes pos su naturaleza de no estar siendo
    usado, debía ser comunicado a la UGEL a fin de que sea
    reportado a la DREA y/o Superintendencia de Bienes Nacionales
    SBN, según el caso.

    Con estos hechos se han transgredido la siguiente
    normativa:

    • Lo estatuido en los Incisos a), d) y h) del Art.
      21° del Decreto Legislativo N° 276 "Ley de
      Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
      Público", y el Arts. 23ª, 25ª
      ,26ª ,35ª 69, 127, 128,129,132 y 133. de su
      Reglamento aprobado por D.S. N°
      005-90-PCM.
    • LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO :
      N°s100-03 "Estructura Orgànica"
      100-06 "Monitoreo de Controles Internos",
      100-10 "Responsabilidad", 100-11 "Control de
      Calidad sobre los Servicios brindados "NORMAS DE CONTROL
      INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA
      , 230-11
      Depósitos oportunos en cuentas
      bancarias, 230-12 Arqueos de fondos y valores,
      Área de Contabilidad:; 280-03
      Conciliaciòn de Saldos, 280-04 Control de
      saldos pendientes de rendiciòn y/o
      devoluciòn, 280-06 "Documentación
      Sustentatorio"; "NTCI PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y
      ACTIVOS FIJOS "
      300-02 Unidad de almacén,
      300-03 Toma de inventarios físico
      300-06 "Acceso, Uso y Custodia de los Bienes";
      NTCI PARA EL AREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
      400-04
      Capacitaciòn y entrenamiento permanente, 400-07
      Información actualizada del personal, 400-09
      Asistencia y permanencia de personal; NTCI PARA UNA
      CULTURA
      DE INTEGRIDAD TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION
      PUBLICA
      . 700-02 Responsabilidad en la
      función pública , 700-10 Registro de
      personal; estas NTCI del Sector Pùblico aprobados
      con R.C. N° 072-98-CG de fecha 26-Jun-2000, Se
      Aprueban las NTCI Para el Sector Pùblico y su
      modificatoria RC Nª 123-2000-CG"de
      23-Jun-2000.
    • R.M. Nº 0218-2004-ED, Aprueban la
      DIRECTIVA Nº 002-2004-ME/SPE-UP "Normas para la
      recaudación y administración de los recursos
      directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y
      su modificatoria aprobado mediante R.M. Nº
      0188-2005-ED.

    Como consecuencia de estos hechos vienen generando
    deficiencias de orden técnico administrativo en la
    administración de los Recursos Directamente
    Recaudados, en la presentación de
    documentación sustentatoria y administración
    de los bienes del activo fijo, de la I.E. Nª 38257/
    Mx- "San Ramón
    ".

    La causa fundamental por lo que ocurrió
    estas deficiencias se debe al desconocimiento en el
    desempeño de sus funciones por parte
    del Director de la I.E. "San Ramòn " por no
    haber evaluado en forma permanente las operaciones y
    adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier
    deficiencia existente.

    1. RECOMENDACIONES.

    En Mérito a los Comentarios y Conclusiones
    expuestos en el presente Memorando de Control Interno y con
    el propósito de contribuir a la adecuada
    Gestión Administrativa de la Institución
    Educativa SAN RAMON se considera pertinente formular
    las recomendaciones relacionadas y otras al Director de la
    citada Institución Educativa, el mismo que se
    detalla a continuación:

    1. Implementar la actualización y registro
      del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales
      mediante una comisión de la Institución
      Educativa y propiciar la aprobación mediante acto
      resolutivo los nuevos registros y las bajas de manera
      acumulada y comunicar a la UGEL en cumplimiento a la
      normativa existente al respecto.
    2. Formular a inicios de cada año la
      actualización de los documentos técnico
      administrativos siguientes: Inventario Físico
      Patrimonial de Bienes e Inventario de Bienes de
      Almacén, las mismas que deberán ser
      aprobados mediante Resolución Directoral por el
      Titular del plantel.
    3. Según el rubro 5.5 de la sección
      V – INGRESOS, de la R.M. N° 218-2004-ED y su
      modificatoria R.M. Nº 0188-2005-ED, deberá
      conformar el Comité de Gestión Financiera,
      el cual estará presidido por el Director de la
      I.E., representantes de los docentes, de los administrativos y de los
      padres de familia de ser el caso, para cuyo efecto
      el Concejo Educativo Institucional (CEI) cautelará
      por la vigilancia en la correcta y transparencia
      ejecución del presupuesto de la Institución
      Educativa.
    4. La Dirección de la Institución
      Educativa deberá propiciar a que los archivos como documentos emitidos,
      Decretos Directorales, Directivas, Resoluciònes,
      Manuales y otros tengan la correlación y archivo correspondiente.
    5. La Dirección de la Institución
      Educativa deberá garantizar la custodia de los
      documentos fuente de ejecución de los Planes
      Anuales de Trabajo, libros
      de control de asistencia, inventarios de bienes muebles e
      inmuebles, resoluciones y decretos, sustento de gastos e
      ingresos y otros de importancia, según el
      reglamento Interno de la I.E.
    6. La Dirección de la Institución
      Educativa, deberá enfatizar en el control de
      Asistencia del personal docente y
      administrativo.
    7. La Dirección de la Institución
      Educativa debe disponer la actualización de los
      Documentos de Gestión, priorizando en el Plan
      Anual de Trabajo, donde deberá considerar aspectos
      que beneficien a la
      educación y concordando en la ejecución
      de acciones y actividades de la APAFA, en beneficio del
      plantel, la misma que deberá incluir el
      presupuesto por actividad y cronograma.
    8. Toda Adquisición realizado por la
      institución será de acuerdo a una
      necesidad, es decir deberá tener su requerimiento
      correspondiente, excepcionalmente no estarán
      afectos las compras de fondos de pagos en efectivo
      (CAJA CHICA), por ser de naturaleza de atención inmediata, y se evite en
      lo posible, la emisión de Declaraciones Juradas,
      para sustentar gastos, en lugares donde se puede obtener
      las boletas y/o facturas respectivas, salvo en extremos
      casos, por cantidades muy ínfimas. Por lo que
      deberá separar un fondo dinerario denominado Fondo
      para Pagos en Efectivo (CAJA CHICA), dependiendo de la
      disponibilidad presupuestal y capacidad de
      gasto.
    9. Formular en el inicio del año el Cuadro
      Anual de Necesidades donde deben prever la compra de
      bienes, servicios y otros que se requerirán
      durante el ejercicio presupuestal del año. El
      Cuadro Anual de Necesidades será aprobado por el
      titular de la institución educativa mediante Acto
      Resolutivo.
    10. Que se realice supervisiones permanentes al
      Responsable de Tesorería a fin de verificar la
      correcta administración de los ingresos por
      concepto de los Recursos Directamente
      Recaudados, la misma que deberá limitarse a tener
      un solo tipo de recibo de ingresos.
    11. Todo desembolso de dinero deberá
      efectuarse previa aprobación del Comité de
      Gestión Financiera de la I.E, el cual
      deberá constar en Libro de Actas de la
      Comisión. Asimismo los egresos deberán
      poseer los sustentos correspondientes.
    12. Que se de cumplimiento al numeral 8.1.3) de las
      Normas Específicas 8.1 DE LA ADMINISTRACIÓN
      DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS, aprobado
      mediante RESOLUCION MINISTERIAL Nº 0218-2004-ED
      Aprueban Directiva "Normas para la recaudación y
      administración de los recursos directamente
      recaudados en las Instituciones Educativas
      Públicas" y su modificatoria la Resolución
      Ministerial N° 0188-2005-ED, donde establece que se
      efectuará los depósitos correspondientes de
      los fondos dinerarios a una cuenta corriente.
      Además deberá tramitar el Registro
      Único de Contribuyentes RUC.

    Huanta, 27 de Marzo del
    2006

    CONCLUSIONES

    El control interno se define como: "Está
    representado por el conjunto de políticas y procedimientos
    establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
    poder
    lograr los objetivos específicos de la
    entidad".

    El Contador Público y/o cualquier
    profesional deben efectuar un estudio y evaluación
    adecuados del control interno existente en la
    empresa que examina, con el fin básico de
    determinar la confianza que puede asignar a cada fase y
    actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance
    y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
    auditoría.

    Técnicas a aplicarse en la planeación de la
    auditoría.

    1. Estudio y Evaluación de la
    Organización.

    2. Estudio y evaluación de sistemas y
    procedimientos.

    3. Estudio y evaluación de
    flujogramas.

    4. Estudio y evaluación del sistema de
    control interno.

    5. Análisis Factorial:

    El control interno comprende el plan de
    organización y todos los métodos y
    procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una
    entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
    razonabilidad y confiabilidad de su información
    financiera y la complementaria administrativa y
    operacional, promover eficiencia en la operación y provocar
    adherencia a las políticas prescritas por la
    administración.

    Estudio del control interno tiene por objeto
    conocer como es dicho control interno, no solamente en los
    planes de la dirección sino en la ejecución
    real de las operaciones cotidianas.

    Evaluación del control interno es la
    estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya
    conoce a través del estudio, y con base en sus
    conocimientos profesionales, del grado de efectividad que
    ese control interno suministre.

    Formas de hacer el estudio y evaluación del
    control interno.

    Método descriptivo:

    Consiste en la descripción de las actividades y
    procedimientos utilizados por el personal en las diversas
    unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo
    referencia a los sistemas o registros contables
    relacionados con esas actividades y
    procedimientos.

    Método Gráfico.

    Señala por medio de cuadros y
    gráficas el flujo de las operaciones a través
    de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas
    las medidas de control para el ejercicio de las
    operaciones.

    Método de Cuestionarios.

    Consiste en el empleo
    de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los
    cuales incluyen preguntas respecto a cómo se
    efectúa el manejo de las operaciones y quién
    tiene a su cargo las funciones.

    MÉTODOS DE
    EVALUACIÓN

    1. Muestreo estadístico

    En el proceso de evaluación del control
    interno un auditor debe revisar altos volúmenes de
    documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a
    programar pruebas de carácter selectivo para hacer
    inferencias sobre la confiabilidad de sus
    operaciones.

    Para dar certeza sobre la objetividad de una
    prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor
    tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo
    cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos
    primordiales:

    La muestra
    debe ser representativa.

    El tamaño de la muestra varía de
    manera inversa respecto a la calidad del control
    interno.

    El examen de los documentos incluidos debe ser
    exhaustivo para poder hacer una inferencia
    adecuada.

    Siempre habrá un riesgo de que la muestra
    no sea representativa y por lo tanto que la
    conclusión no sea adecuada.

    2. Método de cuestionario

    Consiste en la evaluación con base en
    preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de
    los responsables de las distintas áreas bajo examen.
    Por medio de las respuestas dadas, el auditor
    obtendrá evidencia que deberá constatar con
    procedimientos alternativos los cuales ayudarán a
    determinar si los controles operan tal como fueron
    diseñados.

    La aplicación de cuestionarios
    ayudará a determinar las áreas
    críticas de una manera uniforme y
    confiable.

    3. Método narrativo

    Consiste en la descripción detallada de los
    procedimientos más importantes y las
    características del sistema de control interno para
    las distintas áreas, mencionando los registros y
    formularios que intervienen en el
    sistema.

    4. Método gráfico

    También llamado de flujogramas, consiste en
    revelar o describir la estructura orgánica las
    áreas en examen y de los procedimientos utilizando
    símbolos convencionales y explicaciones que dan una
    idea completa de los procedimientos de la
    entidad.

    Tiene como ventajas que:

    Identifica la ausencia de controles financieros y
    operativos.

    Permite una visión panorámica de las
    operaciones o de la entidad.

    Identifica desviaciones de
    procedimientos.

    Identifica procedimientos que sobran o que
    faltan.

    Facilita el entendimiento de las recomendaciones
    del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o
    financieros.

    La evaluación debe asegurar la integridad y
    exactitud de las operaciones realizadas por el ente
    económico

    TÉCNICAS DE
    EVALUACIÓN

    1. Técnicas de verificación
    ocular

    Entre estas se encuentran:

    Comparación.

    Observación.

    Revisión selectiva.

    Rastreo.

    2. Técnicas de verificación
    verbal

    Indagación.

    3. Técnicas de verificación
    escrita

    Análisis.

    Conciliación.

    Confirmación.

    4. Técnicas de verificación
    documental

    Comprobación.

    Computación.

    5. Técnicas de verificación
    física

    Inspección.

    Comentario

    Todas estas técnicas de evaluación
    las puede encontrar aplicadas en los diferentes tipos de
    artículos que tienen que ver con este tema en el
    canal financiero

    FICHA DE EVALUACIÓN

    La ficha de evaluación grafica y cuantifica
    el nivel de desempeño de la empresa,
    esta fundamentada en:

    Los criterios o áreas a ser
    evaluados.

    La ordenación de compromisos.

    Las sub-áreas o unidades a evaluar dentro
    de la respectiva área.

    Calificación del control.

    Marcas de desviaciones.

    Cumplimiento de recomendaciones

    CASO PRÁCTICO

    Se ha tenido como caso práctico una
    evaluación de la Estructura de Control Interno
    realizado a un plantes de la ciudad de Huanta, el mismo que
    ha sido efectuado mediante el OFICIO Nº
    047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI.
    de fecha 13-Mar-2006,
    donde el Órgano de Control Institucional de la
    Unidad de Gestión Educativa Local Huanta,
    realizó la evaluación de la Estructura del
    Sistema de Control Interno, implementado por la
    gestión y administración de la
    Institución Educativa, habiéndose evidenciado
    deficiencias y debilidades de orden técnico
    administrativo; significando, que éstas no
    constituyen la totalidad de las debilidades y deficiencias
    de Control Interno, ya que fueron determinadas como
    resultado de la evaluación a las actividades,
    procesos y sistemas relacionados con los objetivos del Plan
    Anual de Control aprobado por Resolución
    Contraloría Nº 036-2006-CG,
    encontrándose deficiencias en los diferentes
    sistemas
    administrativos.

    BIBLIOGRAFÍA

    • Auditoría Gubernamental, CPC Juan
      Francisco, ALVAREZ ILLANES, Instituto de
      Investigación EL PACÍFICO E.I.R.L. Edición 2002.
    • Ley N° 27785 Ley del Sistema Nacional de
      Control y de la Contraloría General de la
      República y su Reglamento R.C.
      114-2003-CG.
    • Normas Técnicas de Control Interno R.C.
      Nº 072-98-CG
    • Normas de Auditoría Gubernamental R.C.
      Nº162-95-CG.
    • Normas Internacionales de Auditoría
      NIAs.
    • Manual, Guías de Planeamiento y Elaboración del
      Informe
      de Auditoría Gubernamental y las Guías de
      Papeles de Trabajo y del Auditado aprobado mediante
      RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 152-98-CG.

     

    Por:

    Emilio, Galindo Huamani.

    Ayacucho – Perú

    2006.

  3. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES.

Partes: 1, 2, 3

Partes: 1, 2, 3
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