LOS
CUATRO PRINCIPIOS
BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
EFECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya
aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de
efectivo en una empresa
determinada, Estos principios están orientados a lograr un
equilibrio
entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los
flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda,
conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo
provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas
de dinero y los otros dos a las erogaciones de
dinero.
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se
deben incrementar las entradas de efectivo"
Ejemplo:
-Incrementar el volumen de
ventas.
-Incrementar el precio de
ventas.
– Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de
contribución).
-Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben
acelerar las entradas de efectivo"
Ejemplo:
– Incrementar las ventas al contado
– Pedir anticipos a clientes
– Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben
disminuir las salidas de dinero"
Ejemplo:
– Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con
los proveedores)
– Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la
empresa.
– Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los
costos de no
Tener Calidad)
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben
demorar las salidas de dinero"
Ejemplo:
– Negociar con los proveedores los mayores plazos
posibles.
– Adquirir los inventarios y
otros activos en el
momento más próximo a cuando se van a
necesitar
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio
puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al
contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar
las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que
disminuya el volumen de venta. Como se
puede ver, existe un conflicto
entre la aplicación del segundo principio con el
primero.
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo
el efecto directo de la aplicación de un principio, sino
también las consecuencias adicionales que pueden incidir
sobre el flujo del efectivo.
Importancia de la
administración del efectivo
La administración del efectivo y
los valores
negociables es una de las áreas más importantes de
la
administración del capital de
trabajo. Como ambos son los activos más
líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la
capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos
líquidos pueden funcionar también como una reserva
de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo
así el riesgo de una "crisis de
solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por
cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en
activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero
efectivo es el común denominador al que pueden reducirse
todos los activos líquidos.
Los "valores
negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa
utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente
ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación
excesiva de efectivo, utilizará una parte de él
como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los
bancos
comerciales pueden pagar intereses sobre los depósitos a
la vista, los clientes perciben generalmente tal
compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de
honorarios reducidos por servicio o
tasas menores de interés
sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de
obtención de intereses altamente líquidos permiten
a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin
que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.
Las estrategias
básicas que deberán seguir las empresas en lo
referente a la administración del efectivo son las
siguientes:
1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin
ganar la posición crediticia de la empresa, pero
aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten
favorables.
2.- Utilizar el inventario lo
más rápido posible, a fin de evitar existencias que
podrían resultar en el cierre de la línea de
producción o en una pérdida de ventas.
3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido
posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de
cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos
por pronto pago, de ser económicamente justificables, para
alcanzar este objetivo.
La dificultad principal de la administración del
efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por
concepto de
ingresos y
salidas por concepto de costos.
El administrador
financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de
efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que
tiene muchas ventas en una época del año, debe
tener en cuanta que tendrá gastos durante
todo el año, en consecuencia el gerente
financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la
época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes
en época de muchas ventas.
Lo que busca el administrador financiero y el objetivo
del presupuesto de
flujo de caja
se exponen a continuación:
MÉTODOS DE RAZONES Y PROPORCIONES
FINANCIERAS
El análisis de razones es el punto de partida
para desarrollar la información, las cuales pueden clasificarse
en los 4 Grupos
siguientes:
- Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a
corto plazo de la Empresa para saldar las obligaciones que vencen. - Razones de Actividad: miden la efectividad con que
la empresa esta utilizando los Activos empleados. - Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa
para generar utilidades. - Razones de Cobertura: miden el grado de
protección a los acreedores e inversionista a largo
plazo. Dentro de este grupo en
nuestro país la más utilizada es la
razón entre pasivos y activo total o de patrimonio
a activo total.
Administración de la
cobranza
Los diversos métodos de
cobros y pagos mediante los cuales una organización mejora la eficiencia de la
administración de su efectivo constituyen dos caras de la
misma moneda. Producen repercusión conjunta sobre la
eficiencia global de la administración del efectivo. La
idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar
tan pronto sea posible y diferir lo mas que se pueda el pago de
las cuentas por pagar, pero manteniendo el mismo tiempo la
imagen de
crédito de la
organización con los proveedores. En la actualidad la
mayor parte de las organizaciones de
cierto tamaño utilizan técnicas
sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma
estrecha los pagos.
Primero se considera la aceleración de los
cobros, lo cual no significa otra cosa que reducir la demora
entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el
momento en que los cheque se
cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Se han
diseñado varios métodos tendientes a acelerar este
proceso de
cobro y maximizar el efectivo disponible a fin de que haga una de
las siguientes cosas o todas: (1) acelerar el tiempo de
envío por correo de los pagos de los clientes a la
organización, (2) reducir el tiempo durante el cual los
pagos recibidos por la organización permanecen como fondos
no cobrables y (3) acelerar el movimiento de
los fondos a los bancos de pago.
El segundo punto, que representa el tiempo en que los
cheques
están en transito, tiene dos aspectos. El primero es el
tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma
interna, este periodo se extiende desde el momento en que se
recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado a la
cuenta de la organización. El segundo aspecto de los
cheques en tránsito comprende el tiempo que se tarda para
procesarlos en el sistema bancario,
el cheque se convierte en fondos disponibles cuando se presenta
al banco girado y
este lo paga en realidad.
Este tiempo de transito es importante para el gerente o
director financiero, pues casi nunca la empresa puede hacer
retiros sobre un deposito hasta que los cheques que componen
dicho deposito sean cobrados, como lo importante son los fondos
disponibles, el gerente financiero quiere reducir en lo posible
el tiempo de transito.
A continuación se presentan varias maneras de
acelerar el proceso de cobro con el fin de tener mas fondos
disponibles:
Transferencia de fondos
El movimiento de fondos entre los bancos es un factor
importante para el control de
desembolsos y para control de efectivo, dicho movimiento se hace
con tres métodos principales (1) transferencias por
sistema, (2) transferencia de cheques entre depositantes y (3)
transferencia electrónica de cheques mediante
cámara de compensación
Concentración bancaria
La concentración bancaria es una forma de
acelerar el flujo de los fondos de una organización
estableciendo centros estratégicos de cobranza, en lugar
de tener un solo centro de cobros localizado en las oficinas
centrales, se establecen diversos centros de cobranza. El
propósito es acortar el periodo entre el momento en que
los clientes ponen en el correo los pagos y aquel en que la
organización puede utilizar esos fondos. A los clientes en
un área geográfica determinada se les indica
remitir sus pagos a un centro de concentración de cobros
en esa área.
Con frecuencia las organizaciones prestan atención especial al manejo de grandes
cobros a fin de que sean depositados en un banco tan
rápido como sea posible. Este manejo especial puede
comprender que recoja personalmente los cheques o bien utilice
servicios de
mensajería. Cuando un pequeño numero de cobros
representa un gran porcentaje del total de los depósitos,
quizá valga la pena iniciar controles para acelerar el
deposito y cobro de los cheques grandes. En lugar de procesar
todos los cheques para su cobro a través del sistema de
reservas de los bancos centrales o reservas federales, algunos
bancos comerciales ofrecen servicios especiales que presentan los
cheques de grandes importes directamente al banco
girado.
El beneficio es el aceleramiento en el cobro de este
cheque, y el banco lo pasa a su cliente al
disponer este de los fondos con mas rapidez.
Algunas organizaciones mantienen demasiadas cuentas
bancarias por lo que en forma innecesarias crean áreas de
fondos inmovilizados. Una organización que tiene una
cuanta en cada ciudad donde opera una oficina de ventas
o instalación productiva quizás podría
reducir mucho los saldos de efectivo si eliminara una de esas
cuentas. Con frecuencia las actividades bancarias de una oficina
de ventas pueden manejarse de una cuenta mayor, sin que ello
represente gran perdida en servicios o disponibilidad de fondos.
A pesar de que las pequeñas cuentas puedan crear buenas
relaciones con los banqueros, tienen poco sentido en la
administración global de la organización. Al cerrar
las cuentas innecesarias, la organización puede liberar
fondos y ponerlos a generar utilidades.
Políticas de crédito y
cobranza
Las condiciones económicas y las políticas
de crédito de la organización constituyen las
influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la
organización. Desde luego, las condiciones
económicas están fuera de control del administrador
financiero. Pero al igual que sucede con otros activos
circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de
acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo.
Disminuir las estándares de calidad puede estimular la
demanda, lo
que a sus vez conducirá a mayores utilidades; pero existe
un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así
como un mayor riesgo de perdidas por cuentas malas. Es necesario
insistir en que las políticas de crédito y cobranza
de una organización no son independientes de las otras
organizaciones. Si el producto y los
mercados de
capital son
razonablemente competitivos, en la practica de créditos cobranza de una
organización influirán lo que hagan otras. Si
cargamos L 200 por nuestro producto y si exigimos el pago dentro
de los 15 días de embarque, mientras la competencia vende
un producto parecido en L 200 pero da condiciones de 60
días, tendremos dificultad para vender.
Las políticas de crédito y cobranza
están interrelacionadas con la fijación de precios
de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del
proceso global de competencia.
Entre las variables de
políticas a considerar figuran la calidad de las cuentas
comerciales aceptadas, la duración del periodo de
crédito, el descuento por pronto pago, cualquier
condición especial, en conjunto estos elementos determinan
en gran parte el periodo promedio de cobro y la proporción
de las perdidas por cuentas malas.
La política de
crédito puede tener una influencia significativa sobre las
ventas. En teoría,
la empresa debe disminuir su estándar de calidad para las
cuentas que acepta siempre y cuando la rentabilidad de las ventas
producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por
cobrar. ¿Cuáles son los costos de disminuir los
estándares de crédito? Algunos son consecuencia de
un departamento mayor de crédito, del trabajo de
oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor
volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a
la mayor probabilidad de
perdidas en cuentas malas. Por ultimo, existe el costo de
oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar, producido por,
(1) el aumento de ventas y (2) periodo promedio de cobros mas
lento. Cuando se reciben nuevos clientes por los
estándares de crédito menos estrictos, es probable
que el cobro sea mas lento que el de los clientes ya
existentes.
Rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido
– cambios en las normas de
crédito
Rentabilidad de la ventas adicionales = L 2 x 60,000
unds. = L 120,000
Cuentas por cobrar adicionales = (ventas adicionales /
rotación de cuentas por cobrar)
L 600,000 / 6 = L 100,000
Inversión en cuentas por cobrar adicionales =
(costos variables / precio de venta) (cuentas por cobrar
adicionales)
(0.80)(L 100,000) = L 80,000
Rendimiento requerido sobre la inversión
adicional = 0.20 x L 80,000 = L 16,000
Una política de crédito óptima
incluiría ampliar el crédito comercial en forma mas
liberal hasta que la rentabilidad marginal sobre las ventas
adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la
inversión adicional en cuantas por cobrar.
Condiciones del Crédito
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a
obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que
se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían
resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier
aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden
tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y
negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos
cuantitativos para evaluarlos se presentan a
continuación.
Descuentos por pronto pago.- Cuando una empresa
establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse
cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de
ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta
a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben
aumentar como resultado de la disminución de este
precio.
También el periodo de cobro promedio debe
disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas
por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho
de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por
pago ahora lo hagan. La estimación de las cuentas
incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes
pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una
cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras
más se demore un cliente en pagar, es menos probable que
lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más
oportunidades de que un cliente se declare técnicamente
insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de
cobro como la disminución en la estimación de
cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por
pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por
unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y
pagan un precio menor. La disminución o
eliminación de un descuento por pronto pago tendría
efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en
descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por
un método similar al de la evaluación
de cambios de las condiciones de crédito.
Administración internacional del
efectivo
Los conceptos se pueden aplicar igualmente en el
escenario internacional. Una diferencia básica es el hecho
de que una compañía transnacional maneja diferentes
divisas en sus
operaciones
internacionales. Por tanto, el riesgo del tipo de cambio
en el extranjero representa un reto para tal
compañía.
Como respuesta a las fluctuaciones en el tipo de cambio, los
flujos internacionales de efectivo pueden recibir alguna
protección mediante ajustes adecuados en los activos y
pasivos. Una transnacional dispone de dos caminos.
El primero se encuentra en las relaciones operacionales
que una subsidiaria mantiene con otras empresas, es decir
terceras partes. El segundo camino a la relación
operacional que una subsidiaria sostiene con una oficina matriz (y/o
subsidiarias). Al tratar los riesgos de
cambio, una subsidiaria puede confiar en las cuentas.
Específicamente, las exposiciones indeseables a los
cambios pueden sercorregidas hasta el grado en que la subsidiaria
pueda seguir los pasos siguientes:
1.- En países propensos a la sobre
valuación, las cuentas por cobrar son hechas efectivas lo
más pronto posible, en tanto que
el pago de cuentas por pagar es retrasado lo más
posible.
2.- En países propensos a la devaluación, las cuentas por cobrar son
hechas efectivas lo más tarde posible mientras que las
cuentas por pagar se pagan inmediatamente.
Desde un punto de vista global y en lo que se refiere a las
cuentas consolidadas, el manejo de tales cuentas por parte de una
subsidiaria pueden significar resultados opuestos para otra (o
para la matriz).
Flotante
Cando extendemos un cheque, pasa cierto tiempo antes de
que los fondos se saquen de la cuenta de cheques. Este retardo se
debe al tiempo que el cheque pasa en el correo, el tiempo que se
necesita para procesar el cheque y el tiempo que el banco tarda
en restar su monto del saldo de la cuenta. Durante ese retardo la
compañía se beneficia por un flotante.
El flotante es la diferencia entre el saldo disponible
en el banco y el saldo en libros de la
compañía.
Hay dos clases de flotante:
Flotante de desembolso. Cuando extendemos un
cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque,
pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce
sino hasta que el cheque por fin se aplica.
Flotante de cobro. El flotante puede ser positivo
o negativo. Si se recibe un cheque y se deposita en el banco. En
tanto los fondos no se acrediten a la cuenta, el saldo en libros
será más alto que el saldo real.
Técnicas de manejo del flotante
Las empresas utilizan varias técnicas para
manejar el flotante:
a) Transferencias electrónicas. Los pagos
grandes se pueden efectuar con transferencias electrónicas
en lugar de cheques de papel. Aunque es más costosa la
transferencia.
Desembolso controlado. Esta
técnica podría utilizar cuentas de desembolso en
varios bancos además de la cuenta maestra en el banco
principal de la compañía. Los bancos notifican a la
compañía cuanto dinero se necesita, y la
compañía envía entonces los fondos
necesarios a los bancos electrónicamente. Por otro lado,
el banco avisa a la compañía cuando hay fondos en
exceso y se los envía electrónicamente.
c) Procesamiento centralizado de cuentas por
pagar. Al centralizar las cuentas por pagar, un gerente de
efectivo sabe cuando se deben pagar todas las facturas y puede
asegurarse de que haya fondos disponibles y las facturas se
paguen a tiempo. Un pago oportuno de las facturas crea buenas
relaciones con los proveedores. Además, la
compañía evita castigos por pago tardío y al
mismo tiempo reduce sus saldos de efectivo.
d) Cajas de seguridad.
Las cajas de seguridad son apartados postales a los
que la compañía dirige los cheques que le llegan.
Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias
veces al día, procese los cheques y los cobre. Loa
gerentes de efectivo enfrentan dos problemas:
seleccionar la ubicación de las cajas de efectivo y
asignar los clientes a cajas de efectivo específicas. Si
sitúa estratégicamente cajas efectivo en todo el
país y usa bancos eficientes, la compañía
puede reducir su flotante.
DEMORA EN LOS DESEMBOLSOS
En relación con las cuentas por Pagar, la empresa
no sólo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea
posible, sino que también demorar la disponibilidad de
fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido
el pago, en otras palabras, Maximizar la flotación de
desembolso.
TÉCNICAS DE
DESEMBOLSO
El uso estratégico de oficinas de correo y
cuentas bancarias para aumentar la flotación postal y
la flotación de compensación
respectivamente.- DESEMBOLSO CONTROLADO
Es un método que consiste en pronosticar en
forma consciente, la flotación resultante(o demora),
relacionada con el proceso de pago, y usarla para mantener
sus fondos en una forma que gane intereses tanto tiempo como
sea posible. Con frecuencia las empresas manejan la
flotación al extender cheques con fondos que
aún no se encuentran en sus cuentas de
cheques. - MANEJO DE LA FLOTACIÓN
Una forma de manejar la flotación consiste en
depositar cierta proporción de una nómina, o pago, en la cuenta de cheques
de la empresa durante varios días sucesivos
después de la emisión real de un conjunto de
cheques. - FINANCIAMIENTO ESCALONADO
Las empresas que utilizan el desembolso de efectivo
en forma agresiva, emplean algún tipo de sistema de
sobregiro o una cuenta de saldo cero. - SISTEMAS DE SOBRECARGO, CUENTAS DE SALDO CERO Y
CRÉDITO CCA.Cobertura automática por el banco de todos
los cheques presentados contra la cuenta de la empresa, sin
importar el saldo de la cuenta. Es decir, si no es suficiente
el saldo de la cuenta de cheques, el banco prestará
automáticamente el dinero necesario para pagar la
cantidad de sobregiro y el banco cobrará intereses a
la empresa por la cantidad prestada y limitará la
cantidad de sobregiro. - SISTEMA DE SOBREGIRO
Son cuentas de cheques que mantienen saldos de cero.
Con éste acuerdo el banco presenta a la empresa la
cantidad de cheques que han sido presentadas contra su
cuenta, entonces la empresa transfiere solamente esa cantidad
a la cuenta de cheques, ya sea a través de una cuenta
maestra o a través de la liquidación de una
parte de sus valores negociables. Una vez pagados los cheques
de las cuentas correspondientes, la cuenta vuelve a cero. El
banco desde luego recibe una compensación por este
servicio. - CUENTA DE SALDO CERO
- CRÉDITOS CCA (CÁMARAS DE
COMPENSACIÓN AUTORIZADAS)
Depósitos de las nóminas
directamente en las cuentas de los beneficiarios (empleados).
Pierden la flotación de desembolso debido a que los cobros
se pueden realizar el día de pago, en tanto que las
nóminas de pagadas con cheques no necesariamente son
retirados los fondos el día de pago.
Maria José Sosa Solorzano
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