Los gráficos son visualmente atractivos y
facilitan a los usuarios la visión de comparaciones,
modelos y
tendencias en los datos. En
Microsoft
Access, puede crear gráficos en un formulario, en un
informe y en una
página de acceso a datos. También se puede mostrar
una hoja de datos o un formulario en la vista Gráfico
dinámico (vista Gráfico dinámico: vista
que muestra un
análisis gráfico de los datos de una
hoja de datos o formulario. Puede ver diferentes niveles de
detalle o especificar el diseño
arrastrando campos y elementos o mostrando y ocultando elementos
de las listas desplegables de los campos.).
Gráficos en un formulario o
informe
En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft
Graph para crear un gráfico vinculado a datos de tablas,
consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en
las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción
en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para
servir como origen de datos de un formulario, informe o
página de acceso a datos.) u otros orígenes de
registro (origen de registros: origen
de datos subyacente de un formulario, informe o página de
acceso a datos. En una base de datos
de Access, puede
ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un
proyecto de
Access, puede ser
una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento
almacenado.) disponibles. Los gráficos pueden ser globales
(incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a registros
(sólo reflejan los datos del registro actual y, por tanto,
se actualizan a medida que se pasa de un registro a
otro).
Dispone de varios tipos de gráficos que
podrá seleccionar, incluidos los bidimensionales (2D) y
tridimensionales (3D). Las opciones de formato incluyen agregar
texto y
objetos gráficos a los gráficos, cambiar colores y agregar
líneas de tendencia y barras de error.
Gráficos en una página de acceso a
datos
Puede utilizar Microsoft Office Chart, un
componente Web de Microsoft
Office, para crear gráficos dinámicos e
interactivos en una página de acceso a datos que
después se puede publicar en el Web. Por ejemplo, se puede
crear un gráfico con datos de una tabla que almacena
cifras de ventas. Cuando
se actualizan las cifras de ventas, el gráfico se
actualiza, de manera que los usuarios siempre pueden ver la
información más reciente en sus
páginas
Web.
Se puede crear un gráfico en una página
con datos de tablas o consultas, de un componente de hoja de
cálculo (componente Hoja de
cálculo: componente de Microsoft Office Web Components
que proporciona la funcionalidad interactiva de una hoja de
cálculo en una página
Web. Puede especificar datos, agregar fórmulas y
funciones,
aplicar filtros, cambiar el formato y volver a realizar
cálculos.) o de una Lista de tablas
dinámicas (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office
Web Components que se utiliza para analizar datos de manera
interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y
calcular de un modo significativo para su audiencia.). Puede
elegir entre varios tipos de gráficos en los que puede
agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras opciones de
formato como agregar líneas de tendencia y barras de
error.
También puede modificar un gráfico en una
página que se ha publicado como un gráfico
interactivo de Microsoft
Excel. Cuando se publica un gráfico interactivo en
Excel, los
datos del gráfico se publican con dicha aplicación
en forma de componente de hoja de cálculo o lista de
tablas dinámicas. Para obtener más
información sobre cómo publicar gráficos de
Excel, consulte la Ayuda de Microsoft Excel.
Es necesario Microsoft Internet Explorer 5.01 con
Service Pack 2 (SP2) o posterior para crear un gráfico en
una página.
Vista Gráfico dinámico de una hoja
de datos o de un formulario
En una base de datos de Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como
tablas, consultas o formularios), que
está relacionada con un tema o propósito concreto. El
motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.) o en un proyecto de
Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access
que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y
se utiliza para crear aplicaciones cliente–servidor. Un
archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en
definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.), una
hoja de datos o un formulario que contenga cifras de ventas se
puede mostrar como un gráfico interactivo dinámico
en la vista Gráfico dinámico. La vista
Gráfico dinámico utiliza Microsoft Office Chart, un
componente Web de Microsoft Office, para mostrar el
gráfico. En la vista Gráfico dinámico,
existen varios tipos de gráficos donde elegir en los que
se puede agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras
opciones de formato, como agregar líneas de tendencia y
barras de error.
Microsoft Access ofrece varias técnicas
que ayudan a analizar los datos.
Crear una consulta de referencias
cruzadas
Puede utilizar una consulta (consulta: pregunta
sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar
a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir
datos de varias tablas para servir como origen de datos de un
formulario, informe o página de acceso a datos.) de tabla
de referencias cruzadas para calcular y reestructurar los datos
con el fin de facilitar el análisis. Las consultas de
referencias cruzadas calculan una suma, un promedio, un recuento
u otro tipo de totales de datos agrupados en dos tipos de
información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la
hoja de cálculos (hoja de datos: datos de una tabla,
formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que
aparecen en formato de filas y columnas.), y otro a lo largo de
la parte superior.
- Consulta de selección
- Consulta de tabla de referencias cruzadas basada en
la consulta de selección - Agregar una lista de tablas dinámicas a una
página de acceso a datos
Una lista de tablas dinámicas es una tabla
interactiva que puede utilizar para analizar dinámicamente
los datos en un explorador Web. En tiempo de
ejecución, los usuarios pueden cambiar el diseño de
la lista de tablas dinámicas. Pueden mover los campos
mostrados en el área de filas, columnas y datos de la
lista de tablas dinámicas, o agregar o quitar campos de la
lista. Los usuarios también pueden filtrar, ordenar y
agrupar los datos.
Las siguientes ilustraciones muestran una lista de
tablas dinámicas en la página de acceso a datos
Pedidos.
Ver una hoja de datos o un formulario
en la vista Tabla dinámica
Access 2002 o posterior incluye una vista Tabla
dinámica para las hojas de datos (hoja de datos:
datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento
almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.) y los
formularios. En esta vista, puede generar un informe interactivo
utilizando los campos base de la hoja de datos o del formulario.
La vista utiliza un componente de tablas dinámicas de
Microsoft Office de modo que podrá hacer lo mismo que en
una lista de tablas dinámicas. Puede agregar campos a la
vista, mover o quitar campos, así como filtrar, ordenar y
agrupar los datos.
La siguiente ilustración muestra la tabla Empleados en
la vista Tabla dinámica.
Es posible que parte del contenido de este tema no pueda
aplicarse a algunos idiomas.
El Lenguaje de
marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible
(XML): forma
condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar
(SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas
personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y
presentar información.) (XML, Extensible Markup
Language) es el lenguaje
estándar para describir y enviar datos a través del
Web (World Wide Web
(WWW): rama multimedia de
Internet que presenta no sólo texto, sino también
gráficos, sonido y
vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar
fácilmente de un elemento a otro, de una página a
otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del
mismo modo que el Lenguaje de marcado de
hipertexto (HTML: lenguaje
de marcado estándar utilizado para los documentos del
World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo
deben mostrar los exploradores Web los elementos de
página, como texto y gráficos, y cómo deben
responder a las acciones del
usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje
estándar para crear y mostrar páginas Web.
Microsoft Access proporciona medios para
importar y exportar datos XML, así como para
transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos
relacionados con XML.
Formato XML
Siempre ha sido complicado mover información en
Internet y entre aplicaciones de software debido a los
diferentes formatos y estructuras
con derecho de
propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para
proporcionar información de texto e imagen para
exploradores Web, su capacidad está limitada por la
definición de datos y estructuras de datos. El HTML
describe el aspecto que debería tener una página
Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo
deberían estar estructurados. El XML es un formato de
intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre
sistemas o
aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la
presentación para que los éstos mismos puedan ser
presentados de varias formas al usar archivos de
presentación distintos.
El XML es un protocolo basado
en estándares regulado por el World Wide Web
Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de
instituciones
educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona
estándares en todas las áreas relacionadas con
World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de
reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos
y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan
ser generados y leídos con facilidad por diferentes
equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas
por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y
tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML
utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica
qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto
cómo se mostrarán los datos entre ellos en un
explorador), el XML utiliza las etiquetas únicamente para
delimitar datos y deja la interpretación total de los mismos a la
aplicación que los lee. Para obtener más
información acerca del XML, visite el sitio MSDN de
Microsoft (sólo disponible en inglés)
en el Web.
Importar datos XML
Access permite utilizar datos de varias fuentes
externas. El uso de XML permite transformar los datos desde
casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de
manera más sencilla. Permite:
- Importar datos XML a Jet (motor de base de datos
Microsoft Jet: parte del sistema de base
de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases
de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un
administrador de datos sobre el que se
construyen sistemas de bases de datos,
como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de
Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server
consta de tablas, vistas, índices, procedimientos
almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de
datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada
anteriormente MSDE). - Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o
a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop
Engine. - Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet
Language Transformation) para transformar los datos en un
formato XML compatible con Access.
Nota Para poder importar
archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL
Server 2000 Desktop Engine, a través de un proyecto de
Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop
Engine esté instalado en el equipo local.
Es posible utilizar el comando Importar (señale
Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar
archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de
diálogo
Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un
esquema XML que describa la estructura de
los datos. Sólo se puede importar a Access un documento
cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por
Access, ya sea en un formato nativo o mediante la
utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar
datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML.
Es necesario importar el archivo completo.
Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en
un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de
transformación en el cuadro de diálogo Importar
XML. También es posible especificar si se desea
sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos
existentes.
Qué son esquemas XML
Los esquemas XML se utilizan para describir la
estructura de los datos en un formato común que tanto
clientes, como
otros exploradores Web o cualquier programa de
software habilitado para XML puedan reconocer. De forma
específica, los esquemas definen las reglas de un
documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de
elementos y tipos de datos,
qué elementos pueden aparecer en combinación y
qué atributos están disponibles para cada elemento.
Los esquemas proporcionan un modelo para un
documento de datos XML que define la
organización de etiquetas y texto en los documentos a
los que se refiere el esquema. Access es compatible con el
estándar de esquema XML (XSD). El XSD es un
estándar aprobado por el consorcio W3C (World Wide
Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y
comerciales que supervisa la investigación y promociona
estándares en todas las áreas relacionadas con
World Wide Web.) diseñado como una infraestructura
básica para describir el tipo y estructura de los
documentos XML.
La utilización de un esquema permite asegurar que
cualquier documento XML utilizado para importar datos a Access o
para exportar desde Access a otro formato contiene datos
específicos y se ajusta a una estructura definida. Puede
facilitar el esquema a otros negocios y
aplicaciones para que sepan cómo estructurar la
información que les van a proporcionar, y a cambio,
proporcionarle su esquema.
Mostrar datos XML
La sintaxis XML (las etiquetas y su organización en un documento) define y
describe los datos de un documento XML pero no indica cómo
se han de mostrar éstos. En aplicaciones anteriores se
utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas
de estilos en cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar
al explorador cómo mostrar los datos XML. Sin
embargo, las CSS no siempre son una buena elección, ya que
están escritas en un lenguaje especializado, lo que
significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje
para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de
estilos. Los archivos CSS sólo permiten especificar el
formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el
resultado.
Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible
Stylesheet Language) es mucho más flexible que un archivo
CSS. Permite seleccionar con precisión los datos que se
mostrarán, especificar el orden o la colocación de
éstos y modificar o añadir información.
Además, está escrita en un estilo similar a un
documento XML, ya que utiliza una combinación de etiquetas
parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de
resultado concreto. Para obtener más información
acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio MSDN de
Microsoft (sólo disponible en inglés) en el
Web.
Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o
una hoja de estilos XSL a un documento XML para que Microsoft
Internet
Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o posterior, muestre
el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos
predeterminada integrada que muestra el código
fuente XML como un árbol
contraíble/expansible.
Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que
todas las páginas Web basadas en XML de la intranet o
sitio Web son coherentes y presentan una apariencia uniforme sin
tener que agregar HTML a cada página.
Extensible Stylesheet Language Transformation
(XSLT)
XSLT es una especificación recomendada por el
World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C):
consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa
la investigación y promociona estándares en todas
las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C),
compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que
permite que un documento XML sea asignado a, o transformado en,
otro documento XML. Esto proporciona un medio de transformar la
información de la presentación de un documento XML
de un formato fuente a un formato destino y así
sucesivamente. Normalmente el programador crea un archivo de
transformación XSL que al aplicarse a un documento XML
durante la exportación interpreta o transforma los
datos XML en un formato de presentación que puede ser
reconocido por otra aplicación, como el Protocolo de
anuncio de servicios
(SAP) o por un
formato de pedido personalizado.
El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras
y comandos) que se
encuentran en otros lenguajes de
programación, lo que permite al programador utilizar
variables,
bucles, iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma
el programador puede tener un control considerable sobre el
resultado de los datos XML. Para obtener más
información acerca de los archivos XSLT, visite el sitio
MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el
Web.
Exportar a archivos XML
Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo
XML es un modo práctico de mover y almacenar
información en un formato que puede ser utilizado sin
problemas en
todo el Web. En Access es posible exportar los datos, los
esquemas (estructuras de datos), o ambos, a archivos XML.
Permite:
- Exportar datos de un archivo XML y, de forma
opcional, utilizar XSLT para transformar los datos a otro
formato. - Exportar los esquemas de datos mediante un esquema
estándar XML (XSD). - Exportar los datos subyacentes de los formularios y
los informes a
un archivo XML.
También es posible transformar los datos a otro
formato de presentación mediante un archivo XSL durante el
proceso de
exportación. Puede exportar tablas, consultas y los datos
subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos
de Microsoft Access (base de datos: colección de
datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base
de datos, la información sobre una entidad en particular,
como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros
y campos.) (.mdb), así como tablas, consulta,
procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de
los formularios e informes de un proyecto de Microsoft
Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que
se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se
utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de
proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de
datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).
Exportar tablas, consultas, vistas, hojas de datos,
formularios o informes
Se puede exportar un objeto de una base de datos como
documento XML de varias formas:
- Exportando únicamente los datos de una tabla,
consulta, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML.
Estos datos se guardan en un archivo denominado
<nombredearchivo>.xml.
Nota Al exportar una tabla a un documento
XML, se pueden exportar también tablas relacionadas. Por
ejemplo si se exporta una tabla de Pedidos de cliente, se puede
también exportar una tabla de Detalles de pedidos y una
tabla de Clientes al mismo archivo.
- Exportando únicamente el esquema (estructura
de los datos) de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario
o informe a un archivo de esquema XML. Un archivo de esquema
XML es una especificación formal de las reglas de un
documento XML que proporciona una serie de nombres de elementos
así como qué elementos están permitidos en
el documento y en qué combinaciones. Si se prefiere
guardar el esquema como XSD, el archivo se guardará como
<nombredearchivo>.xsd. - Además, al guardar los datos como XML, puede
especificar que los datos se transformen en un formato de
visualización personalizado mediante un archivo .xsl
existente. Si no se especifica un archivo .xsl, los datos se
guardarán en un formato XML estándar. Observe que
si no se seleccionan datos para exportar, el formato de
presentación tampoco estará disponible. El
archivo se guarda como <nombredearchivo>.xsl. - Mediante el modelo de objetos de Access,
también puede guardar los atributos de
presentación de una tabla, consulta, hoja de datos,
formulario o informe en un archivo que describa la
información de presentación y conexión.
Para formularios e informes, este archivo se guarda en un
lenguaje basado en XML denominado ReportML que proporciona
datos de presentación así como modelos de datos
para crear una página de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web,
publicada desde Access, que tiene una conexión a una
base de datos. En una página de acceso a datos, puede
ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos. Una página puede incluir también
datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Para
tablas, consultas o vistas, y hojas de datos, el archivo de
presentación es una plantilla parecida a una hoja de
cálculo. El archivo se guarda como
<nombredearchivo>_informe.xml.
Qué es ReportML
ReportML es un "lenguaje" específico para Access
desarrollado por Microsoft que se puede utilizar para describir
objetos de bases de datos de Access en XML. El lenguaje ReportML
está compuesto por un conjunto de etiquetas que describen
un formulario, un informe o propiedades de acceso a los datos de
la página, eventos y
atributos. Al exportar datos desde Access a un archivo XML,
decide guardar la estructura de un formulario o informe en un
formato ReportML. El archivo ReportML se puede utilizar para
convertir los datos guardados en un página de acceso a
datos.
Documentos correctos
Cualquier documento creado por Access es correcto, lo
que significa que se ajusta a las reglas básicas de XML.
Esto significa que:
- Cada documento XML debe tener un único
elemento raíz (un elemento que abarque el documento
completo). - Todas las etiquetas de inicio y cierre deben
coincidir. Las etiquetas XML distinguen mayúsculas de
minúsculas. - Para cada etiqueta de inicio hay una etiqueta
correspondiente de cierre. Una etiqueta con un tipo de letra
especial indica los elementos vacíos. Una vez
más, las etiquetas XML distinguen mayúsculas de
minúsculas.
Nota Access ReportMl no escribirá
ninguna etiqueta vacía.
- Los elementos no se superponen. En otras palabras,
las etiquetas de inicio y cierre deben estar perfectamente
anidadas en otros elementos. - Algunos caracteres de reserva son parte de la
sintaxis XML y no se interpretarán por si mismos si se
utilizan en porciones de datos de un elemento. Es necesario
sustituir una secuencia de caracteres especial (denominada una
"entidad" por XML) como se indica a
continuación:
Carácter | Entidad |
< | < |
& | & |
> | > |
" | " |
' | ' |
Lo siguiente es un ejemplo de un documento XML
correcto:
<?xml version="1.0"?>
<ORDER>
<CUSTOMER>Nancy
Davolio</CUSTOMER>
<PRODUCT>
<ITEM>Mom's Boston Crab
Meat</ITEM>
<PRICE>$10.00</PRICE>
<QUANTITY>1 Bottle</QUANTITY>
</PRODUCT>
</ORDER>
donde:
<?xml version="1.0"?> es una declaración
que afirma que es un documento XML e indica la versión. La
declaración es opcional, pero está recomendada en
cualquier documento XML.
<ORDER> es el elemento raíz que engloba
todo el documento.
<CUSTOMER> es una etiqueta de inicio y
</CUSTOMER> es una etiqueta de cierre. De forma conjunta
describen un elemento de datos, en este caso el nombre del
cliente.
Observe que cada conjunto de etiquetas, como
<CUSTOMER></CUSTOMER>, posee etiquetas de inicio y de
cierre y distingue mayúsculas de minúsculas, y que
los conjuntos de
etiquetas están perfectamente anidados entre si. Tenga en
cuenta también la entidad &apos, que se
transformará en un apóstrofo (') cuando la
aplicación receptora importe los datos. El
apóstrofo tiene un propósito especial en un
documento XML y puede malinterpretarse si se utiliza directamente
en el texto. Los datos convertidos se mostrarán como
Mom's Boston Crab Meat.
Se pueden utilizar espacios en blanco a lo largo del
documento para que éste sea más legible.
Si se especifica un esquema al exportar desde Access,
los documentos XML creados se consideran documentos XML
válidos. Es decir, que además de estar bien
formados, los documentos se ajustan a un esquema
definido.
Exportar datos y objetos de la base de
datos
La exportación es una forma de enviar datos y
objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de
cálculo o formato de archivo para que otra base de datos,
aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y
objetos. La exportación es un proceso similar al de copiar
y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden
exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de
datos a otra base de datos, otra hoja de cálculo u otro
formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro
programa puede utilizarlos. Puede exportar datos a una gran
variedad de bases de datos, programas o
formatos de archivo compatibles.) datos a una diversidad de bases
de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La
mayoría de los objetos de base de datos (objetos de
base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como
tablas, consultas, formularios, informes, páginas,
macros y
módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como
formularios, informes, páginas, macros y módulos.)
de una base de datos de Microsoft Access (base de datos:
colección de datos relacionados con un fin o tema
concreto. Dentro de una base de datos, la información
sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se
categoriza en tablas, registros y campos.) o de un proyecto de
Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de
Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL
Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un
archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en
definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) se
pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de
Access.
Exportar objetos de base de datos.
No se puede exportar diagramas de
bases de datos (diagrama de
base de datos: representación gráfica de una parte
del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o
parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las
columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.) a un
proyecto de Access o a una base de datos de Access. No se pueden
exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una
acción en los datos. Una consulta puede unir datos de
varias tablas para servir como origen de datos de un formulario,
informe o página de acceso a datos.) o relaciones de una
base de datos de Access a un proyecto de Access.
Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse
la tabla principal y las tablas relacionadas. Al exportar a otra
base de datos, sólo se permite exportar un objeto a la
vez. Si desea exportar múltiples objetos a una base de
datos, abra la base de datos a la que desea realizar la
exportación e importe (importar: copiar datos de un
archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos
en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados para
crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una
tabla existente que tiene una estructura de
datos coincidente.) los objetos.
Al exportar un objeto a otra base de datos,
también conviene exportar los objetos relacionados para
que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta
como origen de registros (origen de registros: origen de
datos subyacente de un formulario, informe o página de
acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una
tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto
de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción
SQL o un procedimiento almacenado.), y dicha consulta puede
basarse en una relación entre dos tablas.
Al exportar una página de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web,
publicada desde Access, que tiene una conexión a una base
de datos. En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de
otros orígenes de datos, como Excel.), se está
exportando únicamente el vínculo al archivo
HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado
para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas
para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los
elementos de página, como texto y gráficos, y
cómo deben responder a las acciones del usuario.)
correspondiente.
El archivo HTML permanece en la misma ubicación,
lo que significa que se dispone de dos páginas de acceso a
datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Para que
no se produzca esta situación, guarde una de las
páginas de acceso a datos con otro nombre y escriba otra
ubicación para el nuevo archivo HTML
correspondiente.
Puede utilizar el Asistente para la transferencia de
bases de datos con el fin de crear una nueva base de datos de SQL
Server y exportar los objetos de una base de datos de Access
existente. Consulte la Ayuda para obtener más
información acerca del Asistente para la transferencia de
bases de datos.
Enviar por correo de objetos de base de
datos.
Se pueden enviar por correo
electrónico los resultados de un objeto de base de
datos adjuntándolos a un mensaje de correo
electrónico en diferentes formatos de archivo, entre los
que se incluyen Microsoft Excel (.xls), formato de texto
enriquecido (.rtf), texto MS-DOS (.txt),
HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado
para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas
para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los
elementos de página, como texto y gráficos, y
cómo deben responder a las acciones del usuario.) (.html),
IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information
Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar
datos de un origen de datos ODBC y darles el formato de un
documento HTML.), ASP (página Active Server (ASP):
archivo que contiene secuencias de comandos de servidor
incrustadas que se ejecutan en un servidor y se envían y
muestran en un explorador de Web cliente como un archivo HTML
estándar.) y página de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web,
publicada desde Access, que tiene una conexión a una base
de datos.
En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de
otros orígenes de datos, como Excel.). También se
puede enviar una página como el cuerpo de un mensaje de
correo electrónico
Para enviar un objeto de base de datos en un correo
electrónico, se ha de disponer de Microsoft Outlook,
Microsoft Exchange, Microsoft Mail u otra aplicación de
correo electrónico compatible con MAPI (Interfaz de
programación de aplicaciones de
mensajería).
Consideracionesal enviar una
página de acceso a datos por correo
electrónico.
Cuando se envía una página de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web,
publicada desde Access, que tiene una conexión a una base
de datos. En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de
otros orígenes de datos, como Excel.) en un mensaje de
correo electrónico, deben tenerse en cuenta determinados
aspectos de conexión y seguridad para
obtener la máxima fiabilidad.
Compartir la base de datos.
Una página de acceso a datos está
conectada a uno de los dos tipos de orígenes de datos, ya
sea una base de datos de Microsoft Access (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y objetos (como
tablas, consultas o formularios), que está relacionada con
un tema o propósito concreto. El motor de base de datos
Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de
Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server:
una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas,
vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y
desencadenadores.). Para que la página funcione
correctamente cuando se envía por correo
electrónico, la base de datos de origen debe residir en un
servidor o equipo compartido para que los usuarios puedan verla e
interactuar con la misma.
Utilizar rutas de acceso UNC.
Antes de crear la página, abra la base de datos
de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o
propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft
Jet administra los datos.) con una ruta de acceso UNC
(Convención de nomenclatura
universal) (convención de nomenclatura universal
(UNC): convención de nomenclatura para archivos que
proporciona un sentido de ubicación de un archivo
independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de
acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis
servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.) en el
cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir
(menú Archivo, comando Abrir).
De esta forma, el origen de datos de la página se
define con una ruta de acceso UNC en lugar de con una letra de
unidad de red asignada
en el Explorador de Microsoft Windows. Una
letra de unidad puede variar en un equipo o puede no estar
definida en todo momento, mientras que una ruta de acceso UNC es
un método
coherente y de confianza para localizar la
página.
Al crear la página, guárdela mediante una
ruta de acceso UNC en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de
diálogo Guardar como página de acceso a datos. Si
guarda la página con una ruta de acceso UNC,
favorecerá la seguridad en el envío de punteros a
la página por correo electrónico.
Almacenar la base de datos y la página en el
mismo servidor.
Para proporcionar una mayor seguridad a las
páginas de acceso a datos, debe colocar la base de datos
de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o
propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft
Jet administra los datos.) o la base de datos de Microsoft SQL
Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de
datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas,
índices, procedimientos almacenados, funciones y
desencadenadores.) en el mismo servidor Web (servidor Web:
equipo que alberga páginas Web y responde a las
solicitudes de exploradores. También se le conoce como
servidor HTTP, un servidor
Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con
http://.) que la página de acceso a datos.
Nota No es posible copiar ni crear una base
de datos de Access en una carpeta de Sitios de red.
Publicar desde una zona de seguridad de intranet de
confianza.
En función
del nivel de seguridad de Microsoft Internet Explorer configurado
en el equipo del destinatario, cuando éste abra un mensaje
de correo electrónico que contenga una página de
acceso a datos, pueden ocurrir tres cosas: la página se
inhabilitará automáticamente, se preguntará
al destinatario si permite el acceso a datos o bien la
página se habilitará
automáticamente.
Nota Se recomienda establecer la
configuración de seguridad de Internet Explorer Tener
acceso a origen de datos entre dominios en Pedir
datos.
Si utiliza una intranet corporativa, podrá
publicar las páginas desde un sitio Web en una área
de seguridad de confianza. Así se minimizan los problemas
derivados de las configuraciones de seguridad de Internet
Explorer del destinatario y las páginas funcionan mejor.
Para obtener más información acerca de los niveles
y zonas de seguridad, vea la Ayuda de Internet Explorer. Para
averiguar los requisitos específicos de seguridad de las
páginas en el sitio Web, póngase en contacto con el
administrador del sistema.
Enviar un puntero en lugar de una copia del
código de origen HTML.
Microsoft Access puede enviar una página de
acceso a datos en un mensaje de correo electrónico de tres
formas distintas.
- En el cuerpo del mensaje, como una copia del
código de origen HTML de la página - En el cuerpo del mensaje, como puntero al archivo
HTML asociado a la página - Como datos adjuntos al mensaje, incluida una copia
del archivo HTML asociado a la página
En el mensaje de correo electrónico, una copia
del código de origen HTML de una página tiene un
aspecto muy diferente al de un puntero a la página. Esta
copia contendrá todas las etiquetas y objetos HTML
necesarios para reproducir la página. El puntero
contendrá algunas etiquetas HTML y la ruta de acceso
absoluta - un URL (Uniform Resource Locator, Localizador de
recursos
uniforme) (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como
HTTP o FTP) y la
ubicación de un objeto, documento, página World
Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:
http://www.microsoft.com/.) o una ruta de acceso UNC
(Convención de nomenclatura
universal) (convención de nomenclatura universal
(UNC): convención de nomenclatura para archivos que
proporciona un sentido de ubicación de un archivo
independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de
acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis
servidor ecurso_compartido uta_acceso ombre_archivo.) – a la
página.
Es preferible no enviar ninguna copia del código
de origen HTML de una página, puesto que Microsoft Outlook
no permitirá que un usuario se conecte a los datos de
distintos dominios a menos que el destinatario o administrador
del sistema modifique la configuración predeterminada de
la zona de seguridad de Internet Explorer. Si se envía un
puntero a la página se asume que la página y el
origen de datos al que se conecta la página se hallan en
un servidor o un recurso de red pública. De este modo, se
minimiza la posibilidad de que existan temas de dominios cruzados
en Microsoft Outlook.
El envío de un puntero en lugar de una copia de
la página también constituye una precaución
de seguridad frente a los usuarios que intenten interceptar una
copia del código de origen HTML de una página que
se ha enviado a un usuario y revisarla para obtener acceso
clandestino a una base de datos corporativa.
La mejor forma de enviar una página de acceso a
datos consiste en enviar un puntero a la página en
cuestión en el cuerpo del mensaje de correo
electrónico. Existen diferentes maneras de enviar un
puntero:
- Guardar la página en una carpeta de Sitios de
red o en un servidor Web, de modo que la ubicación de la
página sea una dirección URL. - Guardar la página en un equipo compartido con
una ruta UNC.
En ambos casos, Access utiliza la etiqueta HTML
<IFRAME> para enviar un puntero a la página. El
puntero es la dirección URL o la ruta UNC de la
página.
Cuando crea el mensaje de correo electrónico,
Access muestra cuadros de diálogo de confirmación
para ayudarle a tomar la decisión correcta.
Para garantizar la seguridad al enviar una
página, envíese primero un puntero a la
página a usted mismo y abra el mensaje de correo
electrónico. En la ventana de mensaje, haga clic con el
botón secundario y, a continuación, haga clic en
Ver código de origen. Si el texto HTML muestra un
código parecido al que se proporciona a
continuación, significa que ha enviado un puntero a la
página (y no una copia del código de origen
HTML):
<HTML><BODY STYLE="OVERFLOW:HIDDEN"
BOTTOMMARGIN=0
LEFTMARGIN=0 TOPMARGIN=0 RIGHTMARGIN=0>
<IFRAME FRAMEBORDER=0 HEIGHT=100%
WIDTH=100%
src="//NWWeb/Northwind pages/View
Products.htm"></IFRAME>
</BODY><HTML>
Exportar a una página Web.
Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de
datos de Microsoft Access para crear una página
Web:
- En un explorador Web compatible con la versión
4.0 o posterior de HTML dinámico (DHTML:
extensión del lenguaje de marcado de hipertexto (HTML)
que agrega elementos multimedia, acceso a bases de datos y un
modelo de objetos que pueden utilizar los programas para
cambiar estilos y atributos de elementos de página
(objetos) y para reemplazar elementos existentes (objetos) con
otros nuevos.), puede utilizar páginas de acceso a
datos (página de acceso a datos: página Web,
publicada desde Access, que tiene una conexión a una
base de datos. En una página de acceso a datos, puede
ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la
base de datos.
Una página puede incluir también datos
de otros orígenes de datos, como Excel.). No es
necesario enviar páginas de acceso a datos; sólo
hay que crear una página de acceso a datos como un
objeto de base de datos que en realidad sea un vínculo
con el correspondiente archivo HTML de la página de
acceso a datos. Puede utilizar páginas de acceso a datos
para ver, modificar, actualizar, eliminar, filtrar, agrupar y
ordenar datos activos de
una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de
Microsoft SQL Server.
- Puede enviar archivos HTML generados por
servidor (HTML generado por el servidor: archivo ASP
(páginas de servidor activas) o IDC/HTX que se obtiene
de una tabla, consulta o formulario, conectado a un origen de
datos ODBC y procesado por Internet Information Server para
crear dinámicamente archivos HTML de sólo
lectura.),
ya sean ASP (página Active Server (ASP): archivo
que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que
se ejecutan en un servidor y se envían y muestran en un
explorador de Web cliente como un archivo HTML
estándar.) o IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft
Internet Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo
HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y darles el
formato de un documento HTML.), procedentes de tablas,
consultas y formularios.
Los archivos HTML generados por servidor se muestran
con un formato de tabla en un explorador Web. Puede utilizar
archivos HTML generados por servidor si desea utilizar un
explorador Web, si los datos en uso cambian frecuentemente o si
necesita ver datos activos en una tabla conectada a un origen
de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e
información necesaria para tener acceso a esos datos
desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC
(conectividad abierta de bases de datos).), pero no necesita
actualizar datos ni interactuar con ellos.
- Puede crear archivos HTML estáticos a
partir de tablas, consultas, formularios e informes. En un
explorador Web, los informes se muestran con un formato de
informe, y las tablas, consultas y formularios se muestran con
un formato de hoja de datos. Puede utilizar archivos HTML
estáticos si desea utilizar un explorador Web que admita
HTML, versión 3.2 o posterior, y los datos en uso no
cambian frecuentemente. - Puede guardar un formulario o informe como una
página de acceso a datos utilizando la opción
Guardar como del menú Archivo. De este modo,
podrá utilizar el formulario o informe como una
página Web.
Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word
u otro programa de procesamiento de texto.
Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft
Access en programas de procesamiento de texto:
- En una base de datos de Access, puede utilizar el
Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word para
crear un documento de combinación de correspondencia en
Word vinculado con datos de Access. Una vez establecido el
vínculo, puede abrir el documento activo en Word cuando
lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo
utilizando los datos actuales de Access. - Para cualquier versión de Microsoft Word,
puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen
de datos de combinación de correspondencia que se pueda
utilizar con la función de combinación de
correspondencia de Word.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos,
formulario o informe como un archivo con formato de texto
enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con
formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como
por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con
Microsoft Word y otros programas de autoedición o
procesamiento de texto de Microsoft Windows.
Exportar a Microsoft Excel u otro
programa de hojas de
cálculo.
Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft
Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de
cálculo:
- Puede exportar una hoja de datos como datos sin
formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de
cálculo. - Puede guardar los resultados de una hoja de datos,
formulario o informe directamente como una hoja de
cálculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo,
podrá conservar la mayor parte del formato, como fuentes
y colores. Los qniveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que
se anida un grupo de un informe o una página de acceso a
datos dentro de otros grupos. Los
grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por
más de un campo, expresión u origen de registros
del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema
de Excel y los formularios se guardan como tablas de
datos. - También se pueden exportar los datos de una
tabla, consulta/vista, hoja de datos, formulario o informe a un
archivo XML que puede importarse a Excel.
Exportar o copiar una vista de Tabla
dinámica o de Gráfico
dinámico.
Si conoce los informes de Tabla dinámica de
Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen
dos maneras de hacerlo.
Exportación de datos a un informe interactivo
de Tabla dinámica de Excel.
Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla
dinámica (vista Tabla dinámica: vista que
resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario.
Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los
datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando
elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando
Excel, puede exportar la vista Tabla dinámica a
Excel.
Preparar exportación a
Excel Los informes de Tabla
dinámica de Excel no pueden mostrar campos de
detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o
registros, del origen de registros subyacente.). Cuando exporta a
Excel, los campos de detalle estarán disponibles en la
barra de herramientas
de Tabla dinámica de Excel, pero los campos no se
mostrarán en el informe. Si desea que el informe de la
tabla dinámica de Excel refleje el aspecto de la vista
Tabla dinámica, desplace todos los campos fuera del
área de detalle antes de exportar a un informe de tabla
dinámica de Excel o bien oculte los datos de detalle para
elementos y celdas de manera que no aparezca el área de
detalle.
Después de exportar
Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla
dinámica después de exportarla a Excel. Estas
diferencias se dan porque las vistas de tabla dinámica
utilizan el componente de Tabla dinámica de Microsoft
Office y los informes de tabla dinámica de Excel no son
compatibles con determinadas características de la lista
de tabla dinámica o bien porque algunas
características se implementan de otra manera. Para
obtener información sobre las diferencias entre las listas
de tabla dinámica e informes de tabla dinámica de
Excel, consulte la ayuda de Excel.
Copiar datos a otro programa para un
uso no interactivo.
Copiar a Microsoft Word o
Excel Si desea trabajar con una
instantánea de los datos que se están mostrando en
la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica:
vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o
formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u
organizar los datos arrastrando los campos y elementos o
mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los
campos.), puede copiar y pegar los datos a Excel o Word. Si copia
toda la vista Tabla dinámica a otro programa o copia
determinadas secciones de datos, el texto y los valores de
la vista Tabla dinámica pasan a formar parte del documento
de Word o un libro de
Excel. No se establece ninguna conexión entre los datos
originales y la copia al documento o libro. De esta manera no se
pueden actualizar los datos copiados.
Copiar a otros programas
También puede copiar datos mostrados en la vista Tabla
dinámica a otros programas como, por ejemplo, Microsoft
FrontPage.
Cuando copia datos en un programa que no es ni Excel ni Word y
que no es compatible con el formato HTML (HTML: lenguaje de
marcado estándar utilizado para los documentos del World
Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben
mostrar los exploradores Web los elementos de página, como
texto y gráficos, y cómo deben responder a las
acciones del usuario.) utilizado en las vistas Tabla
dinámica, los datos se copian como texto sin
formato.
Exportar a SharePoint Services de Microsoft
Windows.
Puede exportar el contenido de una tabla a o una
consulta a una lista de Windows SharePoint Services.
Después de realizar dicha exportación, puede
modificar la lista de Windows SharePoint Services sin que esto
afecte a la tabla o a la consulta de Access.
Exportar a XML.
Cuando se exportan datos a XML, puede exportar
sólo los datos, el esquema o ambas cosas.También
puede seleccionar exportar un archivo de presentación XSL.
Dicho archivo se genera a partir de la información de
presentación del formulario, informe u hoja de datos de
Access.
Puede exportar a XML datos estáticos de tablas y
consultas, y formularios e informes que tengan tablas o consultas
como orígenes de datos. Puede especificar un archivo de
transformación y aplicar la transformación a
continuación de la exportación. Puede exportar
tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o
criterio de ordenación, especificados en el objeto
exportado, al resultado.
También puede exportar datos activos en tablas,
consultas, procedimientos almacenados, funciones, formularios e
informes de Microsoft Access Projects (ADP) a XML. El origen de
datos activos de estos objetos de bases de datos es SQL server.
Puede especificar los nombres de SQL server y la base de datos
como el directorio virtual y exportar los objetos de base de
datos a un archivo XML.
Automatizar operaciones de
exportación.
Para que las operaciones frecuentes de
exportación sean más cómodas de realizar,
puede automatizarlas creando una macro o un procedimiento de
Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) (Visual Basic:
versión visual del lenguaje de
programación Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en
Windows.). Esto es muy útil cuando se han de exportar
datos con regularidad o cuando se está creando un sitio
Web utilizando numerosos objetos de base de datos.
Especificaciones de importación o exportación y archivos
SCHEMA.INI.
Una especificación de importación o
exportación contiene información, como el formato
de archivo, el orden de las fechas o los formatos de
número, que Microsoft Access utiliza para importar o
exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Un
especificación de importación o exportación
se almacena con el nombre predeterminado:
Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec
en la base de datos a la que se importa o desde la que se
exporta.
Puede crear una especificación de
importación o exportación mediante el Asistente
para importación de texto o el Asistente para
exportación de texto. Utilice una especificación de
importación o exportación cuando desee importar a
la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el
proceso de importación o exportación,
repetidamente.
También puede utilizar un archivo SCHEMA.INI en
un programa de Microsoft Visual Basic para proporcionar un mayor
control sobre los datos del archivo de texto, por ejemplo,
especificar formatos de moneda especiales o manipular tipos de
datos de coma flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de
texto que contiene entradas que anulan los valores de
controladores de texto predeterminados en el Registro de
Microsoft Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la
misma carpeta que el archivo de texto importado o exportado, y su
denominación debe ser siempre SCHEMA.INI.
A un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC:
datos e información necesaria para tener acceso a esos
datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo
ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), por ejemplo, una
base de datos y el servidor donde reside, se tiene acceso a
través de un controlador de Conectividad abierta de base
de datos (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):
método estándar para compartir datos entre bases de
datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje
de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.)
(ODBC).
¿Qué es un origen de
datos?
Un origen de datos está formado por la
procedencia de los datos y la información de
conexión necesaria para tener acceso a los mismos.
Ejemplos de orígenes de datos son Microsoft Access,
Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS,
una hoja de cálculo y un archivo de texto. Ejemplos de
información de conexión son la ubicación del
servidor, el nombre de la base de datos, el Id. de inicio de
sesión, la contraseña y diversas opciones de
controlador ODBC que describen cómo conectarse al origen
de datos.
En la arquitectura
ODBC, una aplicación (como Access o un programa de
Microsoft Visual Basic) se conecta al Administrador de
controladores ODBC que, a su vez, utiliza un controlador ODBC
específico (por ejemplo, el controlador ODBC de Microsoft
SQL) para conectarse a un origen de datos (en este caso, una base
de datos de Microsoft SQL Server (base de datos SQL: base de
datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta
estructurado.)). En Access, los orígenes de datos ODBC se
utilizan para conectarse a orígenes de datos externos a
Access que no tienen controladores integrados.
Para conectarse a estos orígenes de datos, siga
el procedimiento que se indica a continuación:
- Instale el controlador ODBC apropiado en el equipo
que contenga el origen de datos. - Defina un nombre de origen de datos (DSN) utilizando
el Administrador de orígenes de datos ODBC para
almacenar la información de conexión en el
Registro de Microsoft Windows o en un archivo DSN, o bien una
cadena de conexión en código de Visual Basic para
pasar la información de conexión directamente al
Administrador de controladores ODBC.
Orígenes de datos de
equipos
Los orígenes de datos de equipos almacenan
información de conexión en el registro de Windows
de un determinado equipo con un nombre definido por el usuario.
Los orígenes de datos de equipos sólo se pueden
utilizar en el equipo en que estén definidos. Hay dos
tipos de orígenes de datos de equipos , a saber, del
usuario y del sistema. Los orígenes de datos del usuario
sólo pueden ser utilizados por el usuario actual y
únicamente los puede ver dicho usuario. Los
orígenes de datos del sistema pueden ser utilizados por
todos los usuarios de un equipo y los pueden ver todos los
usuarios del equipo y de los servicios del sistema como, por
ejemplo, servicios de Microsoft Windows. Un origen de datos de
equipo es especialmente útil cuando se desea proporcionar
seguridad adicional, dado que ayuda a garantizar que sólo
los usuarios que han iniciado una sesión pueden ver un
origen de datos de equipo y un usuario remoto no puede copiar
dicho origen de datos a otro equipo.
Orígenes de datos de
archivos
Los orígenes de datos de archivos (también
denominados archivos DSN) almacenan información de
conexión en un archivo de texto, no en el Registro de
Windows, y, generalmente, se pueden utilizar con mayor
flexibilidad que los orígenes de datos de equipos. Por
ejemplo, se puede copiar un origen de datos de archivo a
cualquier equipo con el controlador ODBC correcto para que su
aplicación pueda basarse en información de
conexión coherente y precisa para todos los equipos
utilizados. También se puede colocar el origen de datos de
archivo en un único servidor, compartirlo entre varios
equipos en la red, y mantener fácilmente la
información de conexión en una
ubicación.
También es posible que un origen de datos no se
pueda compartir. Un origen de datos de archivo que no se puede
compartir reside en un único equipo y apunta a un origen
de datos de equipo. Es posible utilizar orígenes de datos
de archivos que no se pueden compartir para obtener acceso a
orígenes de datos de equipos existentes desde
orígenes de datos de archivos.
Cadenas de
conexión
Si es programador, puede definir una cadena de
conexión con formato en su código de Microsoft
Visual Basic que especifique la información de
conexión. La utilización de una cadena de
conexión evita la definición de un equipo o un
archivo DSN y pasa la información de conexión
directamente al Administrador de controladores ODBC. Esto es
útil, por ejemplo, cuando se desea evitar que los
administradores de sistemas o los usuarios tengan que crear
primero un DSN, o para simplificar la instalación de su
aplicación. Para mantener la seguridad de la
información de cadena de conexión de su
código, ayude a proteger el código creando un
archivo MDE o mediante una contraseña.
Nota de seguridad Utilice
contraseñas fuertes que combinen letras en
mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas
débiles son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un
ejemplo de contraseña fuerte sería Y6dh!et5, y de
débil, Casa27. Utilice una contraseña fuerte que
pueda recordar para no tener que anotarla en ningún
sitio.
Las expresiones (expresión: cualquier
combinación de operadores matemáticos o
lógicos, constantes, funciones y nombres de campos,
controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las
expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres
o probar datos.) son un componente fundamental de numerosas
operaciones en Microsoft Access. Una expresión es una
combinación de símbolos
(identificadores (identificador (expresiones): elemento de
una expresión que hace referencia al valor de un campo,
control o propiedad. Por
ejemplo, Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un
identificador que hace referencia al valor del control Id. de
pedido del formulario Pedidos.), operadores (operador: signo
o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se
debe llevar a cabo en una expresión.
Hay operadores matemáticos, comparativos,
lógicos y referenciales.) y valores) que genera un
resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresión
siguiente en un control (control: objeto de interfaz
gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una
casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un
botón de comando, que permite a los usuarios controlar el
programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones,
realizar una opción o facilitar la lectura de
la interfaz.) de un formulario o de un informe para mostrar la
suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:
= [Subtotal] + [Transporte]
Cuándo se utilizan expresiones
- Para establecer una propiedad que defina un control
calculado (control calculado: control que se utiliza en un
formulario, informe o página de acceso a datos para
mostrar el resultado de una expresión. El resultado se
vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los
valores en los que se basa la expresión.), que
establezca una regla de validación (regla de
validación: propiedad que define valores de entrada
válidos para un campo o registro de una tabla, o un
control de un formulario. Access muestra el mensaje
especificado en la propiedad TextoDeValidación cuando se
infringe la regla.) o que establezca un valor predeterminado de
campo. - Para insertar una expresión de
criterios (criterios: condiciones que se especifican para
limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro.), crear un campo
calculado (campo calculado: campo definido en una consulta
que muestra el resultado de una expresión en lugar de
mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada
vez que cambia un valor de la expresión.) o actualizar
registros en una consulta o un filtro. - Para establecer una condición cuyo objeto sea
ejecutar una acción (acción: componente
básico de una macro; instrucción independiente
que se puede combinar con otras acciones para automatizar
tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de
macros.) o una serie de acciones en una macro, o para
especificar argumentos (argumento: valor que proporciona
información a una acción, un evento, un
método, una propiedad, una función o un
procedimiento.) para varias acciones. - Para especificar argumentos para varias funciones,
instrucciones (instrucción: unidad
sintácticamente completa que expresa un tipo de
operación, declaración o definición
específico. Normalmente, una instrucción es una
línea en un procedimiento o sección Declarations,
pero dos o más pueden estar en una línea
separadas por un signo de dos puntos (:).) y métodos (método:
procedimiento similar a una instrucción o función
que funciona en objetos específicos. Por ejemplo, puede
aplicar el método Print en el objeto Debug para
transferir el resultado impreso a la ventana Ejecución.)
en procedimientos de Microsoft Visual Basic para
aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA):
versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic
que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se
incluye en varias aplicaciones Microsoft.). - Para editar una consulta SQL (lenguaje de
consulta estructurado (SQL): lenguaje de programación y
consulta de bases de datos ampliamente utilizado para tener
acceso, consultar, actualizar y administrar datos en un sistema
de bases de datos relacionales.) en la vista SQL (vista
SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la
consulta activa o que se utiliza para crear una consulta
específica de SQL (unión, paso a través o
definición de datos). Cuando se crea una consulta en la
vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la
vista SQL.) de la ventana Consulta (ventana Consulta:
ventana en la que se puede trabajar con consultas en las vistas
Diseño, Hoja de datos, SQL o Vista preliminar.) o para
utilizar una instrucción SQL (cadena o
instrucción de SQL: expresión que define un
comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye
cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o
cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de
agregado.) en el valor o argumento de una
propiedad.
Puede especificar un valor en una expresión
utilizando un valor literal, una constante, una función o
un identificador.
Valores literales
Un valor literal representa un valor, por ejemplo, un
número, una cadena o una fecha, que Microsoft Access
evalúa exactamente como se ha escrito. "New York," 100 y
#1-Jan-01# ('1-Jan-01' en ANSI-92) son ejemplos de valores
literales.
Valores de fecha y hora
Si se rodea un elemento de una expresión con el
símbolo # (o con comillas simples (') en ANSI-92),
significa que el elemento es un valor de fecha u hora. Microsoft
Access evalúa automáticamente los valores indicados
entre símbolos # (o comillas simples) como valores de
fecha/hora y permite escribir el valor en cualquier formato
común de fecha y hora.
No es necesario que escriba signos de
número (o signos de comilla tipográfica) que
incluyen los valores de fecha/hora en las expresiones de
validación o de criterio basadas en campos cuyo tipo de
datos (tipo de datos de campo: característica de un
campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por
ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar
datos que consten de letras o números, pero un campo de
tipo Numérico sólo puede almacenar datos
numéricos.) sea Fecha/Hora. Puede escribir el valor en
cualquier formato común de fecha u hora y Microsoft Access
insertará automáticamente estos símbolos
correctamente. Recuerde que Access 2002 y las versiones
posteriores son compatibles con ANSI-92.
Microsoft Access muestra el valor de acuerdo con la
configuración regional especificada en el Panel de control
de Microsoft Windows. Puede cambiar el formato de resultados de
una fecha mediante la propiedad Formato (Format).
Cadenas de texto
Si un elemento de una expresión va incluido entre
comillas dobles ("), significa que el elemento es
texto.
Al escribir texto en una expresión de
validación (validación: proceso mediante el
que se comprueba que los datos especificados cumplen ciertas
condiciones o limitaciones.) o de criterios (criterios:
condiciones que se especifican para limitar los registros que se
incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro.), puede omitir las comillas dobles, ya que Microsoft
Access las insertará automáticamente.
Por ejemplo, si escribe la expresión
París, Microsoft Access la mostrará como
sigue:
"París"
Si desea que una expresión genere una cadena
entre comillas dobles, puede incluir la cadena anidada entre
comillas simples (') o tres pares de comillas dobles ("). Por
ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes:
Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = '
"París" '
Forms![Contactos]![Ciudad].DefaultValue = " "
"París" " "
Constantes
Una constante representa un valor que no cambia.
Verdadero, Falso y Nulo (Null: valor que puede especificarse
en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar
datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave
Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave
principal, no pueden contener Null.) son ejemplos de constantes
que Microsoft Access define automáticamente.
También puede definir sus propias constantes en Microsoft
Visual Basic para aplicaciones (Microsoft Visual Basic:
versión visual del lenguaje de programación Basic
de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear
aplicaciones basadas en Windows.) y utilizarlas en los
procedimientos de Visual Basic.
Nota No puede utilizar constantes de Visual
Basic en las funciones que utiliza en sus expresiones. Por
ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la
semana que se pueden utilizar en una función como vbSunday
para representar el domingo, vbMonday para representar el lunes,
y así sucesivamente. Cada constante tiene asignado un
valor numérico; por ejemplo, el valor numérico de
vbSunday es 1 y el valor numérico de vbMonday es 2. Si
utiliza una función en una expresión, debe incluir
los valores numéricos que representan los días de
la semana.
Funciones
Una función devuelve un valor basado en el
resultado de un cálculo u otra operación. Microsoft
Access cuenta con numerosas funciones incorporadas, como por
ejemplo las siguientes:
- La función Fecha (Date) devuelve la fecha
actual. - La función Suma (Sum) devuelve la suma de un
conjunto de valores de campos. - La función DBúsq (DLookup) devuelve el
valor de un campo específico.
Identificadores de campo, control y
propiedad
Un identificador hace referencia al valor de un campo,
de un control o de una propiedad. Por ejemplo, el identificador
siguiente hace referencia a la propiedad ValorPredeterminado
(DefaultValue) del control FechaPedido del formulario
Pedidos:
Formularios![Pedidos]![FechaPedido].ValorPredeterminado
Generar expresiones
Escribir nombres de objetos
Los corchetes ([ ]) en torno a un campo,
control o propiedad en un identificador indican que el elemento
es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o
control.
Al escribir el nombre de un objeto en un identificador,
debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un
carácter especial, como el subrayado (_).
Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, puede
escribirlo sin corchetes. Microsoft Access inserta los corchetes
automáticamente (con las dos excepciones indicadas
más abajo).
Por ejemplo, puede escribir la expresión
siguiente como valor de la propiedad OrigenDelControl
(ControlSource) para calcular la suma de los valores de los
campos Transporte e ImportePedido:
= Transporte + ImportePedido
Microsoft Access mostrará la expresión de
la siguiente manera:
= [Transporte] + [ImportePedido]
Nota En el valor de una propiedad
ReglaDeValidación (ValidationRule) o en la celda Criterios
de la cuadrícula de diseño (cuadrícula
de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar
una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o
en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta
cuadrícula se conocía antes como la
cuadrícula QBE.) de la consulta, Microsoft Access no
siempre inserta automáticamente corchetes alrededor de los
nombres. Si especifica el nombre de un objeto, asegúrese
de incluir los corchetes. En caso contrario, Microsoft Access
puede suponer que se trata de texto e insertar comillas
dobles.
Utilizar los operadores ! y . (punto) en las
expresiones
Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un
identificador para indicar el tipo de elemento que va
inmediatamente a continuación.
El operador !
El operador! indica que el elemento siguiente ha sido
definido por el usuario (un elemento de una
colección (colección: objeto que contiene un
conjunto de objetos relacionados. La posición de los
objetos en la colección es variable: cada vez que se
produce algún cambio en la colección, puede variar
la posición que ocupa alguno de sus objetos en ella.)).
Por ejemplo, puede usar el operador! para hacer referencia a un
formulario abierto, a un informe abierto, o a un control de un
formulario o informe abierto.
Identificador | Hace referencia a |
Formularios![Pedidos] | El formulario abierto Pedidos. |
Informes![Factura] | El informe abierto Factura. |
Formularios![Pedidos]![IdPedido] | El control IdPedido del formulario abierto |
El operador . (punto)
El operador . (punto) indica normalmente que el elemento
siguiente ha sido definido por Microsoft Access. Por ejemplo,
puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia a una
propiedad de un formulario, informe o control. También
puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia al
valor de un campo de una instrucción SQL (cadena o
instrucción de SQL: expresión que define un comando
de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas
como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se
utilizan en consultas y en funciones de agregado.), un
(Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje
de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en
Windows.)método (método: procedimiento similar
a una instrucción o función que funciona en objetos
específicos. Por ejemplo, puede aplicar el método
Print en el objeto Debug para transferir el resultado impreso a
la ventana Ejecución.) de Microsoft Visual Basic para
aplicaciones o un conjunto.
Identificador | Hace referencia a |
Informes![Factura]![NombreEnvío].Visible | La propiedad Visible del control Destinatario en |
SELECT Employees.EmployeeID, Orders.OrderID | El campo IdEmpleado de la tabla Empleados y la |
DoCmd.Close | El método Close de Microsoft Visual |
Forms![Pedidos].Properties.Refresh | El método Refresh del conjunto Properties |
Combinar valores de campos, controles o
propiedades
Puede combinar el valor de un campo, control o propiedad
con una cadena literal utilizando el operador de
concatenación &. Por ejemplo, la siguiente
expresión combina la cadena literal "[IdCategoría]
= " con el valor del control CategoryID del formulario Productos:
"[IdCategoría] = " &
Forms![Productos]![IdCategoría]
En algunas circunstancias, por ejemplo, en una
función de agregado de dominio (función de agregado de
dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza
para calcular estadísticas sobre un conjunto de registros
(un dominio).) como DLookup, el valor del campo, control o
propiedad debe incluirse entre comillas simples (') o dobles (").
La forma más sencilla de hacerlo es agregar una comilla
simple a la cadena literal y luego combinar la expresión
con otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras el
valor del campo, control o propiedad, de la siguiente
manera:
"[IdCategoría] = ' " &
Forms![Productos]![IdCategoría] & " ' "
Puede que las aplicaciones Microsoft Access existentes
utilicen operadores de barra vertical (| |) en lugar de la
combinación de comillas de apertura y cierre y operadores
de concatenación &:
"[IdCategoría] =
'|Forms![Productos]![IdCategoría]|' "
Sin embargo, no es recomendable utilizar barras
verticales, pues pueden producir resultados inesperados en
algunas circunstancias.
Puede crear la expresión por sí mismo o
puede utilizar el Generador de expresiones.
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