El proceso organizativo y la organización (página 3)

Partes: 1, , 3, 4

TIPOS DE
ORGANIGRAMAS

A.- Por su Forma:

1. Organigrama
Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa
por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas
que representan la comunicación de
responsabilidad y
autoridad; son las
gráficas más
usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en
forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que
representa es que ese muy difícil indicar los puestos
inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan
líneas que indican la comunicación de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de
él y así sucesivamente.

Ventajas:

2. Son las más usadas y, por lo mismo,
   fácilmente comprendidas.
3. Indicar en forma objetiva las jerarquías del
   personal.

Desventajas:

Se produce el llamado "efecto de
triangulación", ya que, después de dos niveles,
es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo
que se requeriría hacerse organigramas muy
alargados. Esto suele solucionarse:

2. Haciendo una carta maestra que
   comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y
   posteriormente hacer para cada división, departamento
   o sección, una carta suplementaria.
3. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando
   son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de
   autoridad y responsabilidad que corre a unos de los
   lados.

2.- Organigrama Horizontal. El nivel máximo
jerárquico se representa a la izquierda, los demás
niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la
forma normal en que acostumbramos leer.

Ventajas:

2. Siguen la forma normal en que acostumbramos
   leer.
3. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
   triangulación.

   Desventajas:

   Son pocos usados en prácticas, y muchas
   veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda
   la organización,
   resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados
   y, por lo tanto, poco claros.

   3. Organigrama Mixto. Esta gráfica es
   la combinación entre el organigrama vertical y el
   organigrama horizontal, su utilización es por
   razones de espacio.

   

   • Organigrama Circular.
     Está formado por un cuadro central que
     corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo
     derredor se trazan círculos, cada uno constituye
     un nivel jerárquico. Usadas por empresas dedicadas
     a brindar servicios de
     cultura, arte, etc o fines
     sociales.

   

   Ventajas:

4. Indican mejor la longitud de los niveles por
   donde pasa la autoridad formal.
5. Siguen la forma normal en que acostumbramos
   leer.
6. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
   triangulación.
7. Indican mejor la longitud de los niveles por
   donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas
veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la
organización,
resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados
y, por lo tanto, poco claros.

5.- Organigrama Radial. Usada por las mismas
organizaciones
circulares

6. Organigrama Escalar. Consiste
en señalar con diferentes sangrías en el margen
izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos
tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y
aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de
aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro,
para destacarlo adecuadamente.

B.- Por su contenido:

1.- Estructural.- Describe la estructura orgánica de
la empresa.

2.- Funcional.- Es el cual describe el
departamento y sus funciones
principales

3.- De personal.- Es el cual
detalla en cada rectángulo del organigrama lo
siguiente.

a.- Nombre del puesto o
cargo

b.- Nombre de la persona que lo
desempeña

c.- Código del
rango

d.- Número de subordinados
directos

c.- Número de trabajadores a su
cargo

C.- Por su finalidad
comunicativa

1.- Sintetico.- Se le conoce también
como global o general, en el cual se gráfica los
órganos más importantes.

2.- Analítico.- Se le conoce
también como detallado, específico, en el cual se
gráfica todos los órganos de la
empresa.

MANUALES
ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO

Duhat Kizatus Miguel A.

Lo define " Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre historia, organización,
política y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo".

Para Terry G.R.:

"Es un registro inscrito de
información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa".

Continolo G.

Lo conceptualizará como: " Una expresión
formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias
para operar en un determinado sector; es una guía que
permite encaminar en la dirección adecuada
los esfuerzos del personal operativo".

Los manuales administrativos son
documentos que sirven como
medios de
comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información y/o instrucciones sobre
políticas,
organización, funciones, procedimientos, etc. Que se
consideran necesarios para la ejecución de las
actividades y tareas.

ANTECEDENTES.

El uso de los manuales, de que se tenga registro,
data de los años de la segunda guerra mundial,
en virtud de que en el frente se contaba con personal no
capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los
manuales como se instruía a los soldados en las
actividades que deberían desarrollar en
campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos
fueron en forma de circulares, memorándums,
instrucciones internas, etc., mediante los cuales se
establecían las formas de operar de un organismo;
ciertamente estos intentos carecían de un perfil
técnico, pero establecieron la base para los manuales
administrativos.

Los manuales responden a lo siguiente:

• ¿Que hacer? Las acciones
• ¿Cómo hacer? Los
  procedimientos
• ¿Quien lo hace? Responsabilidad
• Deberes y derechos De los
  Trabajadores

¿Que deben contener los
manuales?

1. A quien va dirigido
2. Porque va dirigido en ese sentido
3. La política general de la
   empresa
4. Historia y antecendentes
5. Estructura Orgánica
6. Normas para el personal
7. Procedimientos generales de trabajo
8. Procedimientos de documentación
9. Procedimientos de orientación y capacitación del
   personal
10. Normalización y control de
    trámites
11. Solución a conflictos
    jerárquicos

FINALIDAD DE LOS MANUALES

Depende de lo que se pretenda llevar a cabo

• Delimitar en forma escrita: funciones,
  responsabilidad y autoridad de cada cargo.
• Normalizar y controlar los trámites de los
  procedimientos
• Adoctrinamiento al personal nuevo
• Adiestramiento y orientación al personal de
  servicio
• Identificar los canales de comunicación y de
  coordinación.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

• Presentar una visión de conjunto de la
  organización
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad
  administrativa
• Establecer claramente el grado de autoridad y
  responsabilidad de los distintos niveles
  jerárquicos
• Coadyuvar a la correcta atención de las
  labores asignadas al personal
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
  realización del trabajo
• Funcionar como medio de relación y
  coordinación.

• Servir como vehículo de información a
  los proveedores de bienes, prestadores de
  servicios, usuarios y/o clientes

REQUISITOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Se debe tener en cuenta:

• Si obedece su formulación a necesidades
  reales
• Que se redacte en forma sencilla y
  clara
• Que contenga lo indispensable
• Que no sea muy voluminoso
• Que se de a conocer al personal
• Que se actualice periodicamente
• Que se instruya al personal en su adecuada
  utilización

VENTAJAS DEL USO DE MANUALES

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y
   procedimientos que se desarrolla en una organización,
   elementos éstos que por otro lado sería
   difícil reunir.
2. La gestión
   administrativa y la toma de decisiones no
   quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales
   del funcionario actuante en cada momento, sino que son
   regidas por normas que mantienen
   continuidad en el trámite a través del
   tiempo.
3. clarifican la acción a seguir o
   la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
   que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
   actuar o a que nivel alcanza la decisión o
   ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
   ejecución de la gestión administrativa y evitan
   La formulación de la excusa del desconocimiento de las
   normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se
   aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran
   un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido
   enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los
   supervisores de las tareas delegadas al existir
8. Un instrumento que define con precisión
   cuáles son los actos delegados.
9. Son elementos informativos para entrenar o
   capacitar al personal que se inicia en funciones a las que
   hasta ese momento no había accedido 9.- Economizan
   tiempo, al brindar soluciones a situaciones
   que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas
   y resueltas.
10. Ubican la participación de cada componente
    de la organización en el lugar que le corresponde, a
    los efectos del cumplimiento de los objetivos
    empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la
    evaluación objetiva
    de la actuación de cada empleado a través del
    cotejo entre su asignación de responsabilidades
    según el manual, y la forma en
    que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los
    estándares más efectivos, ya que estos se basan
    en procedimientos homogéneos y
    metódicos.

LIMITACIONES DE LOS MANUALES

1. Existe un costo en su redacción y
   confección que, indudablemente, debe
   afrontarse.
2. Exigen una permanente actualización, dado
   que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su
   total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la
   organización informal, la que evidentemente existe
   pero no es reconocida en los manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo
   de síntesis o de
   detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente
   flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada
   o es nula cuando la organización se compone de un
   número reducido de personas y, por lo tanto, la
   comunicación es muy fluida y el volumen de tareas
   reducido.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Podemos clasificar a los manuales administrativos en
dos grupos; por su contenido y
por su función específica,
en el siguiente cuadro se describen cada una de estas
agrupaciones:

PROCESO DE ELABORACIÓN.

La primera etapa en la elaboración de manuales
de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que
será importante en ésta etapa considerar factores
como:

• Definición precisa de los objetivos de cada
  una de las áreas del organismo.
• Diagnóstico situacional de la empresa, en
  sus principales componentes; personal, finanzas,
  organización y tecnología usada
  etc.

El conocimiento de estos
puntos permitirá desarrollar un plan de elaboración
adecuado y acorde a la situación que guarda el
organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación
será, el programa de trabajo, en el
que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del
plan.

Existen dos técnicas de programación que pueden
ser usadas en la elaboración de manuales
administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede
ser por separado aunque con la combinación de ambas se
obtienen menores resultados.

Las siglas PERT significan "técnica de
evaluación y revisión de programas", las siglas CPM
significan "método del camino
crítico" otra técnica de programación
útil para la elaboración de manuales es la
gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la
gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el
proceso de
elaboración de los manuales, lo que permite supervisar
los avances y la aplicación de recursos; así pues,
el primer paso en la elaboración de un manual
administrativo, será la programación básica
para este fin, es recomendable seguir los siguientes
pasos:

• Dividir la elaboración del manual en etapas
  bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
• Determinar la secuencia de dichas
  etapas.
• Estructurar en forma de flujo la
  secuencia.
• Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la
  secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a
  usar (día, mes, bimestre, etc.).
• Estimar el tiempo total para la elaboración
  del manual.

La elaboración de cada manual administrativo
(organización, procedimientos, políticas y por
función específica) es diferente, sin embargo
intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos
los manuales y les proporcione una base para elaborar
manuales, ya que los mismos manuales son de
características diferentes para cada
organismo.

1. Recopilación de la
información

Con el propósito de obtener mayor
colaboración de todas las áreas del organismo, es
necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y
cooperación para elaboración de los
manuales.

La recopilación de información podremos
efectuarla mediante la investigación
documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Mediante la investigación
documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos
reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la
unidad administrativa que elaboraremos sus
manuales.

La observación es otro
medio de obtener información para elaborar un manual,
es importante que el analista, tenga el tacto necesario
para observar y recolectar la información de cómo
se realizan las actividades especificas de cada persona,
debiéndose complementar con la información que
obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y
entrevistas, previamente diseñadas; las cuales
permitirán conocer información específica de
un gran número de personas; la entrevista permite,
además de conocer información de la estructura,
la opinión de las personas que realizan las
actividades.

2. Procesamiento de la
información.

La información recabada debe seguir un
procesamiento, para que pueda ser aprovechada al
máximo, los pasos de este proceso de organización
de la información, son los siguientes:

• Depuración
• Clasificación, y
• Análisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy
aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes
intereses dentro de las estructuras impiden dar
información completa, veraz y oportuna con relación
a las funciones, actividades y responsabilidades de cada
persona de la unidad administrativa.

Para la integración de cada
manual es importante informar los criterios tanto en la
terminología como en la presentación de la
información, con el propósito de que se establezca
y mantenga un sentido de continuidad y de
uniformidad.

3. Redacción.

Debe analizarse muy afondo la redacción que
ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que
personas va dirigido, el grado de especialización del
manual, el posible uso ó frecuencia de consulta,
etc.

Es recomendable establecer un periodo de tiempo
suficiente para le redacción del manual, permitiendo
con ello a los redactores trabajar sin presión; en la
medida de lo posible, si el presupuesto lo permite,
se debe contratar a un especialista en corrección de
estilo, quien se encargue de la revisión final de la
redacción de los manuales, permitiendo con ello un
lenguaje sencillo claro,
preciso y comprensible.

4 Elaboración de
gráficas.

Un apoyo importante a la redacción ó
contenido de los manuales, son sin duda las gráficas,
pues facilitan la comprensión de los manuales; las
representaciones gráfica mas comunes son:

• Organigramas.
• Diagramas de flujo, y
• Cuadros de distribución.

5. Formato y comprensión.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el
de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al
usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres
características importantes que debe tener un manual
son:

• Facilidad de lectura y/o
  consulta.
• Que permita hacer referencias rápidas y
  precisas.
• Respirar confianza por su apariencia y
  orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin
de facilitar su revisión y actualización,
además de usar numeración consecutiva con el
total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante
texto, es decir, su
distribución en las páginas, usando correctamente
los espacios en blanco, los márgenes amplios y la
utilización uniforme del sangrado; al diseñar el
formato de los manuales administrativos es usual el
encabezamiento de páginas, donde se asienta la
información básica de cada manual como:
título del manual, título del procedimiento, fecha de
publicación, número de página,
etcétera, ésta información permite al
usuario consultas rápidas.

6. Revisión y
aprobación.

En la práctica, la revisión se
efectúa en dos fases; durante la primera
revisión, es conveniente efectuar reuniones con los
participantes en la elaboración de los manuales,
analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una
revisión al contenido de los manuales bajo los
siguientes aspectos:

• Revisión justa y objetiva del material
  .
• Proporcionar críticas específicas y
  constructivas.
• Revisar a detalle y devolver los materiales
  rápidamente dentro de un plazo previamente
  acordado.
• Evitar cambios sólo por gusto
  personales.

Posterior a esta revisión, la segunda fase
consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del
analista y directivos de la empresa, culminando con la
aprobación de los niveles directivos de quien tenga a
su cargo dichas responsabilidades.

Las formas más comunes para la
aprobación es en cada una de las hojas ó bien
utilizando una hoja para su aprobación; la
aprobación como punto final en la elaboración de
los manuales administrativos, viene a dar paso a la
impresión, distribución y control de los
manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un
programa de difusión en forma simultánea a la
distribución, llevando a cabo un control estricto, a
quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a
los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general ó
dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los
manuales.

Es importante establecer procedimientos que
permitan la conservación y retención de los
manuales administrativos, debido a las siguientes
razones:

A) Por seguridad, ya que
estos contienen información confidencial y en su
caso datos que
servirían a la competencia.

B) Por costo, pues la reposición de los
manuales genera un gasto.

Por lo anterior se recomienda llevar un control de
distribución de manuales, que consiste en una
relación ordenada de los tenedores de manuales, este
control deberá ser de uso del área de personal,
para que en su momento, requiera los ejemplares durante las
entrevistas de despedida del personal.

7. Actualización.

El valor de los manuales
administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la
información contenida en ellos, por lo tanto el
mantenerlos actualizados permite que cumplan con su
objetivo, que es proporcionar la información necesaria
para el desarrollo de actividades y funciones; se considera
prudente la revisión y actualización de los
manuales administrativos, por lo menos en forma anual,
siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

La mayoría de los organismos no planean sus
revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan
sobre la base de sus necesidades de actualización, por
cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos
puestos, etcétera,.

Planear las actualizaciones permite a los
organismos un mejor mantenimiento de sus
manuales administrativos, ya que a través de un
programa escalonado por secciones ó áreas se
ejerce menor presión sobre los encargados de las
revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó
supresiones en alguna sección se analizan y se
efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del
período programado para esta sección, es
necesario llevar un registro de cada cambio ó
modificación a los manuales administrativos,
notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo
de la información.

La unidad administrativa encargada de las
revisiones y actualizaciones (métodos y
procedimientos, organización y métodos,
modernización administrativa, etc.) debe elaborar su
programa de revisiones y actualizaciones de cómo un
acuerdo con todas las áreas del organismo, y debe ser
acorde con el plan general de la empresa.

EL
REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF)

CONCEPTO

El Reglamento de Organización y Funciones es un
documento normativo que contiene disposiciones técnico
administrativas que regulan y fijan la estructura
orgánica de la entidad hasta el tercer nivel
organizacional, con sujeción a su naturaleza, fines y
funciones.

El Reglamento de Organización y Funciones es el
instrumento normativo de gestión institucional en el que
se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones
generales de las unidades orgánicas con el objetivo de
desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y
supervisar las políticas institucionales.

BASE LEGAL

Decreto supremo Nº 002-83-PCM, que aprueba la
Directiva Nº004-82-INAP/DNR "Normas para la
Formulación del Reglamento de Organización y
funciones".

El Reglamento de Organización y Funciones se
formula a partir de la ley Orgánica o de
creación y del Estatuto.

OBJETIVOS DEL ROF

• Presentar una visión de conjunto de la
  organización.
• Facilitar el reclutamiento de
  personal.

• Determinar la estructura orgánica.
• Describir las funciones generales de cada unidad
  orgánica.

FORMULACIÓN DEL ROF

El Reglamento de Organización y Funciones se
formula a partir de la ley Orgánica o de creación
y del Estatuto.

ALCANCE

Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son
de aplicación por todos los organismos de la administración
pública, salvo los que están exceptuados por
norma expresa.

PRINCIPIOS

• Principio de
  Participación

La gestión administrativa desarrolla y hace uso
de instancias y estrategias concretas de participación
ciudadana en las fases de formulación, seguimiento,
fiscalización y evaluación de la gestión de
gobierno y de la
ejecución de los planes, presupuestos y proyectos locales o
nacionales.

• Principio de Transparencia

Los planes, presupuestos, objetivos, metas y
resultados del gobierno serán difundidos a los vecinos
para su conocimiento y análisis. La
implementación de portales electrónicos en Internet y cualquier otro
medio de acceso a la información pública se rigen
por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Nº 27806 y sus modificatorias y
reglamentarias.

• Principio de Inclusión

La administración
pública desarrolla políticas y acciones integrales de gobierno
dirigidas a promover la inclusión económica,
social, política y cultural de jóvenes o grupos sociales
tradicionalmente excluidos y marginados del Estado, principalmente
ubicada en el ámbito rural y organizado en comunidades
campesinas y nativas, nutriéndose de sus perspectivas y
aportes. Estas acciones también buscan promover los
derechos de grupos vulnerables, impidiendo la discriminación por
razones de etnia, religión o género.

• Principio de Eficacia

La administración
pública organiza su gestión en torno a los planes y
proyectos de desarrollo local y nacional concertados, al
cumplimiento de objetivos y metas explícitos y de
público conocimiento.

• Principio de Eficiencia

La política y la acción local se
regirán por criterios de eficiencia, desarrollando las
estrategias necesarias para la consecución del objetivo
trazado con la utilización óptima de los
recursos.

• Principio de Equidad

Las consideraciones de equidad también son
componentes constitutivo y orientador de la acción
administrativa, estas acciones promocionan sin discriminación la
igualdad de oportunidades
y la identificación de grupos y sectores sociales que
requieran ser atendidos de manera especial por la
gestión administrativa.

• Principio de Sostenibilidad

La gestión se caracteriza por la
búsqueda del equilibrio ínter
gerencial en el uso racional de los recursos naturales para
lograr los objetivos de desarrollo, la defensa del ambiente y la
protección de la biodiversidad.

CONTENIDO DEL ROF

1. Objetivos
2. Alcance
3. Base legal
4. Organización

4.1 Estructura Orgánica General

4.2 Organigrama estructural general

V. FUNCIONES

5.1 Funciones generales de cada unidad
orgánica

5.2 Funciones Específicas de cada unidad
orgánica

5.3 Relaciones de cada unidad
orgánica

5.3.1 Autoridad

5.3.2 Responsabilidad

1. Coordinación

VI. APROBACION

1. MODIFICACION
2. REGIMEN ECONOMICO FINANCERO
3. REGIMEN LABORAL

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

APROBACION

La aprobación del ROF se puede dar de 2
formas:

• Cuando se trata de una institución publica
  hoy en día lo aprueba el gobierno anteriormente lo
  hacia el Instituto Nacional de Administración
  Publica.
• Cuando se trata de entidades privadas se regula
  por la autonomía que tiene la empresa, siempre y
  cuando haciéndole saber al ministerio de trabajo la
  modificación que requieran hacer dentro de la
  empresa.

ACTUALIZACION

Generalmente se actualiza cuando se cambia la
estructura de la empresa haciéndose conocer al
ministerio de trabajo. También cuando se modifica el
cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre
cuando cambian las funciones del personal en la
empresa.

ESQUEMA DEL ROF (Superintendencias
de Bienes Nacionales)

MANUAL DE CARGOS

CONCEPTO

Es el documento que contiene información sobre
las obligaciones y
atribuciones específicas de cada uno de los
trabajadores, los requisitos para desempeñar el cargo,
cuadro resumen de los cargos de acuerdo a la estructura
orgánica.

CONTENIDO

Se indica lo siguiente:

• Título del cargo
• Requisitos mínimos
• Condición laboral
• Categoría Salarial
• Atribuciones
• Responsabilidades
• Supervisado por
• Supervisa a

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
(CAP)

(Decreto Supremo Nº.
043-2004-PCM)

BASE LEGAL

Mediante el Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM
que aprobó los lineamientos generales para la
elaboración y aprobación del Cuadro para
Asignación de Personal – CAP de las Entidades bajo el
régimen de la Administración
Pública.

DEFINICION

El CAP es un documento de gestión que contiene
los cargos clasificados en base a la estructura orgánica
de las empresas del sector público
prevista en su Reglamento de Organización y Funciones
(ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan
Estratégico.

Características:

• Los cargos que forman parte de la estructura
  organizativa de la Empresa son diseñados y definidos
  por ésta en base a la clasificación aprobada por
  la ley orgánica de creación.
• Los cargos contenidos en el CAP que no hayan sido
  ocupados por más de 12 meses, deberán ser
  eliminados mediante una modificación del
  CAP.
• Debemos tener en cuenta que el CAP en un
  documento dinámico, que puede ser modificado por
  necesidad de servicio o por nuevas
  normas gubernamentales de acuerdo a la Ley Marco de
  Empleo Público Ley
  28175.

FINALIDAD

• Mantener el equilibrio fiscal sin generar mayor
  gasto, estableciendo medidas de racionalidad.
• El cuadro de asignación de personal permite
  formalizar las previsiones de cargos que requiere una
  entidad pública determinando la cantidad y las
  características de los puestos de trabajo.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
CAP

Para la elaboración del CAP las Empresas
deberán seguir los criterios y disposiciones que se
detallan a continuación:

1. Se formula a partir de la estructura orgánica
   debidamente aprobada en el ROF de la Empresa.
2. Se podrá incluir cargos sin presupuesto hasta
   un límite del 10% del total de cargos
   ocupados.
3. Deberá consignar los cargos de confianza, de
   acuerdo a lo dispuesto en el régimen laboral de la
   actividad privada.
4. La clasificación y número de los cargos
   asignados al Órgano de Control Institucional son
   determinados por el Gerente General, con
   opinión de la Contraloría General de la
   República en caso de variación.
5. Deben incluirse todos los cargos de las sedes y
   sucursales de la Empresa.
6. El CAP debe ser presentado en el formato aprobado y
   comunicado por Decreto Supremo Nº.
   043-2004-PCM.
7. Orientarse en función a las necesidades
   contempladas en su Plan Estratégico y Plan
   Operativo.
8. Realizar una adecuada clasificación y
   calificación de sus órganos y sus funciones,
   así como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de
   forma permanente su actualización.
9. Encuadrarse dentro de criterios de gestión que
   agilicen la toma de decisiones supervisando el uso racional
   de sus recursos.
10. Mejorar la eficiencia de las Empresas, en
    términos de costos y calidad de servicios y de
    productos.

APROBACION:

El proyecto de CAP aprobado por
el Directorio de la Empresa, será remitido a su entidad
superior adjuntándose los informes técnico y
legal respectivos, el organigrama de la empresa, el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el medio
que sustenta su aprobación.

La aprobación del CAP de las Empresas se
efectuará por Acuerdo de Directorio de la
empresa.

MODIFICACIÓN DEL CAP

• Las Empresas deberán modificar el Cuadro para
  Asignación de Personal en los siguientes
  casos:
• Cuando la empresa haya sufrido modificaciones en su
  ROF que conlleven cambios en sus funciones o en su estructura organizacional por
  motivo de una acción de racionalización o
  mejoramiento de procesos.
• Por motivo de reestructuración o
  reorganización.
• Cuando se verifique la existencia de cualquiera de
  los supuestos señalados en el artículo precedente,
  la Empresa se encontrará obligada a aprobar un nuevo CAP
  en los términos establecidos.
• La modificación del CAP que se genere
  únicamente por la eliminación o el renombramiento
  de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto
  Analítico de Personal – PAP de la empresa, no
  requerirá del proceso de aprobación.
• El reordenamiento de cargos, será aprobado por
  el Directorio de la empresa y deberá contar con un
  informe del responsable y
  deberá ser remitido al organo directivo demayor
  jerarquía en un plazo que no exceda de 5 días
  útiles de haber sido tomado el Acuerdo por el Directorio
  de la empresa.

MODELO DE CUADRO DE ASIGNACION DE
PERSONAL

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
ANALITICO

MANUAL DE
ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF)

CONCEPTO

El Manual de Organización y Funciones, es un
documento normativo que describe las funciones
específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollándolas a partir de la estructura orgánica
y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organización y Funciones, así como en base a los
requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de
Asignación de Personal.

Base Legal

Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR,
que aprueba la Directiva Nº001-95-INAP/DNR "Normas para
la Formulación de los Manuales de Organización y
Funciones en la Administración Pública"

OBJETIVO DEL MOF

Tiene por objetivos:

• Describir las funciones principales de cada
  dependencia u órgano delimitando la amplitud, naturaleza
  y campo de acción de la misma.
• Determinar los cargos dentro de la estructura
  orgánica y las funciones que le competen.
• Precisar las interrelaciones jerárquicas y
  funcionales internas y externas de la
  dependencia.
• Describir los procedimientos administrativos
  racionalizados.

• Proporciona información a los trabajadores
  sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura
  general de la organización.
• Facilitar el proceso de inclusión al personal
  nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual
  ha sido asignado.

LIMITACION DEL MOF

• No es la solución a todos los problemas administrativos,
  si bien constituyen un instrumento que puede
  propiciarla.
• Si no se actualiza permanentemente, pierde
  vigencia.
• Su costo de confección y revisión puede
  ser oneroso.
• Los aspectos informales de la organización no
  se hallan contenidos en él.

FORMULACION DEL MOF

Se formula de acuerdo al Reglamento de
Organización y funciones y al Cuadro de Asignación
de Personal.

Comprende las siguientes etapas:

1. Planeamiento

En esta fase se determina lo siguiente:

• Propósitos del manual
• Usuarios del manual
• Designación del personal responsable de su
  elaboración
• Actividades a desarrollar, cronograma del
  trabajo
• Recursos materiales necesarios
• Establecer el método a utilizarse en la
  recolección de datos y análisis de la
  misma.

1. Se recopila información, de acuerdo al
   método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser
   la investigación documental de archivos, entrevistas a los
   empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y
   operaciones en que intervienen; la observación
   directa, etc.

   Es recomendable emplear el método mixto, se
   usa la encuesta, cuestionarios
   y la entrevista.

2. Recopilación de la
   Información
3. ESTUDIO Y ANALISIS

Se procederá al estudio exhausto de la
información obtenida para establecer si se encuentra
ambigüedades, contradicciones o duplicidad al escribir
tanto las fuciones generales como específicas. Este
estudio puede enfocarse en dos formas:

• De los específico a lo general, es decir
  partiendo del análisis desde el cargo como cédula
  básica del órgano, hasta llegar a establecer las
  funciones generales que posibiliten el logro del
  objetivo
• De lo general a lo específico, es decir
  iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e
  ir desagregando en funciones generales, funciones
  específicas de cada una de las unidades estructurales,
  luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
  conjunto constituye el cargo.

1. REDACCION DEL PROYECTO

Una vez analizada la información y delimitados
los campos de acción de las unidades de orgánicas
que integran la dependencia, se procederá a la
redacción del manual, de acuerdo al esquema
recomendado.

Recomendaciones

• Utilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y
  breve.
• Al describir las funciones se deberán
  emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada
  párrafo:

• Revisar
• Redactar
• Supervisar
• Formular
• Mantener
• Organizar
• Etc.