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El proceso organizativo y la organización (página 3)




Enviado por gustavot84



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Partes: 1, , 3, 4

TIPOS DE
ORGANIGRAMAS

A.- Por su Forma:

1. Organigrama
Vertical.
Cada puesto subordinado a otro se representa
por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas
que representan la comunicación de
responsabilidad y
autoridad; son las
gráficas más
usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en
forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que
representa es que ese muy difícil indicar los puestos
inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan
líneas que indican la comunicación de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de
él y así sucesivamente.

Ventajas:

  1. Son las más usadas y, por lo mismo,
    fácilmente comprendidas.
  2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del
    personal.

Desventajas:

Se produce el llamado "efecto de
triangulación", ya que, después de dos niveles,
es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo
que se requeriría hacerse organigramas muy
alargados. Esto suele solucionarse:

  1. Haciendo una carta maestra que
    comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y
    posteriormente hacer para cada división, departamento
    o sección, una carta suplementaria.
  2. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando
    son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de
    autoridad y responsabilidad que corre a unos de los
    lados.

2.- Organigrama Horizontal. El nivel máximo
jerárquico se representa a la izquierda, los demás
niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la
forma normal en que acostumbramos leer.

Ventajas:

  1. Siguen la forma normal en que acostumbramos
    leer.
  2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
    triangulación.

    Desventajas:

    Son pocos usados en prácticas, y muchas
    veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda
    la organización,
    resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados
    y, por lo tanto, poco claros.

    3. Organigrama Mixto. Esta gráfica es
    la combinación entre el organigrama vertical y el
    organigrama horizontal, su utilización es por
    razones de espacio.

    • Organigrama Circular.
      Está formado por un cuadro central que
      corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo
      derredor se trazan círculos, cada uno constituye
      un nivel jerárquico. Usadas por empresas dedicadas
      a brindar servicios de
      cultura, arte, etc o fines
      sociales.

    Ventajas:

  3. Indican mejor la longitud de los niveles por
    donde pasa la autoridad formal.
  4. Siguen la forma normal en que acostumbramos
    leer.
  5. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
    triangulación.
  6. Indican mejor la longitud de los niveles por
    donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas
veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la
organización,
resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados
y, por lo tanto, poco claros.

5.- Organigrama Radial. Usada por las mismas
organizaciones
circulares

6. Organigrama Escalar. Consiste
en señalar con diferentes sangrías en el margen
izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos
tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y
aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de
aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro,
para destacarlo adecuadamente.

B.- Por su contenido:

1.- Estructural.- Describe la estructura orgánica de
la empresa.

2.- Funcional.- Es el cual describe el
departamento y sus funciones
principales

3.- De personal.- Es el cual
detalla en cada rectángulo del organigrama lo
siguiente.

a.- Nombre del puesto o
cargo

b.- Nombre de la persona que lo
desempeña

c.- Código del
rango

d.- Número de subordinados
directos

c.- Número de trabajadores a su
cargo

C.- Por su finalidad
comunicativa

1.- Sintetico.- Se le conoce también
como global o general, en el cual se gráfica los
órganos más importantes.

2.- Analítico.- Se le conoce
también como detallado, específico, en el cual se
gráfica todos los órganos de la
empresa.

MANUALES
ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO

Duhat Kizatus Miguel A.

Lo define " Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre historia, organización,
política y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo".

Para Terry G.R.:

"Es un registro inscrito de
información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa".

Continolo G.

Lo conceptualizará como: " Una expresión
formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias
para operar en un determinado sector; es una guía que
permite encaminar en la dirección adecuada
los esfuerzos del personal operativo".

Los manuales administrativos son
documentos que sirven como
medios de
comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información y/o instrucciones sobre
políticas,
organización, funciones, procedimientos, etc. Que se
consideran necesarios para la ejecución de las
actividades y tareas.

ANTECEDENTES.

El uso de los manuales, de que se tenga registro,
data de los años de la segunda guerra mundial,
en virtud de que en el frente se contaba con personal no
capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los
manuales como se instruía a los soldados en las
actividades que deberían desarrollar en
campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos
fueron en forma de circulares, memorándums,
instrucciones internas, etc., mediante los cuales se
establecían las formas de operar de un organismo;
ciertamente estos intentos carecían de un perfil
técnico, pero establecieron la base para los manuales
administrativos.

Los manuales responden a lo siguiente:

  • ¿Que hacer? Las acciones
  • ¿Cómo hacer? Los
    procedimientos
  • ¿Quien lo hace? Responsabilidad
  • Deberes y derechos De los
    Trabajadores

¿Que deben contener los
manuales?

  1. A quien va dirigido
  2. Porque va dirigido en ese sentido
  3. La política general de la
    empresa
  4. Historia y antecendentes
  5. Estructura Orgánica
  6. Normas para el personal
  7. Procedimientos generales de trabajo
  8. Procedimientos de documentación
  9. Procedimientos de orientación y capacitación del
    personal
  10. Normalización y control de
    trámites
  11. Solución a conflictos
    jerárquicos

FINALIDAD DE LOS MANUALES

Depende de lo que se pretenda llevar a cabo

  • Delimitar en forma escrita: funciones,
    responsabilidad y autoridad de cada cargo.
  • Normalizar y controlar los trámites de los
    procedimientos
  • Adoctrinamiento al personal nuevo
  • Adiestramiento y orientación al personal de
    servicio
  • Identificar los canales de comunicación y de
    coordinación.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

  • Presentar una visión de conjunto de la
    organización
  • Precisar las funciones asignadas a cada unidad
    administrativa
  • Establecer claramente el grado de autoridad y
    responsabilidad de los distintos niveles
    jerárquicos
  • Coadyuvar a la correcta atención de las
    labores asignadas al personal
  • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
    realización del trabajo
  • Funcionar como medio de relación y
    coordinación.
  • Servir como vehículo de información a
    los proveedores de bienes, prestadores de
    servicios, usuarios y/o clientes

REQUISITOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Se debe tener en cuenta:

  • Si obedece su formulación a necesidades
    reales
  • Que se redacte en forma sencilla y
    clara
  • Que contenga lo indispensable
  • Que no sea muy voluminoso
  • Que se de a conocer al personal
  • Que se actualice periodicamente
  • Que se instruya al personal en su adecuada
    utilización

VENTAJAS DEL USO DE MANUALES

  1. Son un compendio de la totalidad de funciones y
    procedimientos que se desarrolla en una organización,
    elementos éstos que por otro lado sería
    difícil reunir.
  2. La gestión
    administrativa y la toma de decisiones no
    quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales
    del funcionario actuante en cada momento, sino que son
    regidas por normas que mantienen
    continuidad en el trámite a través del
    tiempo.
  3. clarifican la acción a seguir o
    la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
    que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
    actuar o a que nivel alcanza la decisión o
    ejecución.
  4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
    ejecución de la gestión administrativa y evitan
    La formulación de la excusa del desconocimiento de las
    normas vigentes.
  5. Sirven para ayudar a que la organización se
    aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran
    un sistema.
  6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido
    enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
  7. Facilitan el control por parte de los
    supervisores de las tareas delegadas al existir
  8. Un instrumento que define con precisión
    cuáles son los actos delegados.
  9. Son elementos informativos para entrenar o
    capacitar al personal que se inicia en funciones a las que
    hasta ese momento no había accedido 9.- Economizan
    tiempo, al brindar soluciones a situaciones
    que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas
    y resueltas.
  10. Ubican la participación de cada componente
    de la organización en el lugar que le corresponde, a
    los efectos del cumplimiento de los objetivos
    empresariales.
  11. Constituyen un elemento que posibilita la
    evaluación objetiva
    de la actuación de cada empleado a través del
    cotejo entre su asignación de responsabilidades
    según el manual, y la forma en
    que las mismas se desarrollan.
  12. Permiten la determinación de los
    estándares más efectivos, ya que estos se basan
    en procedimientos homogéneos y
    metódicos.

LIMITACIONES DE LOS MANUALES

  1. Existe un costo en su redacción y
    confección que, indudablemente, debe
    afrontarse.
  2. Exigen una permanente actualización, dado
    que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su
    total inutilidad.
  3. No incorporan los elementos propios de la
    organización informal, la que evidentemente existe
    pero no es reconocida en los manuales.
  4. Resulta difícil definir el nivel óptimo
    de síntesis o de
    detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente
    flexibles.
  5. Su utilidad se ve limitada
    o es nula cuando la organización se compone de un
    número reducido de personas y, por lo tanto, la
    comunicación es muy fluida y el volumen de tareas
    reducido.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Podemos clasificar a los manuales administrativos en
dos grupos; por su contenido y
por su función específica,
en el siguiente cuadro se describen cada una de estas
agrupaciones:

Por su
contenido

– Manual de historia del organismo.

– Manual de políticas.

Manual de procedimientos
administrativos.

– Manual de
organización y funciones.

– Manual de adiestramiento o
instructivo.

– Manual técnico.

Por función
específica

– Manual de producción.

– Manual de compras.

– Manual de ventas.

– Manual de finanzas.

– Manual de contabilidad.

– Manual de crédito y
cobranza.

– Manual de personal.

– Manuales generales (Dos o más operaciones.)

PROCESO DE ELABORACIÓN.

La primera etapa en la elaboración de manuales
de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que
será importante en ésta etapa considerar factores
como:

  • Definición precisa de los objetivos de cada
    una de las áreas del organismo.
  • Diagnóstico situacional de la empresa, en
    sus principales componentes; personal, finanzas,
    organización y tecnología usada
    etc.

El conocimiento de estos
puntos permitirá desarrollar un plan de elaboración
adecuado y acorde a la situación que guarda el
organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación
será, el programa de trabajo, en el
que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del
plan.

Existen dos técnicas de programación que pueden
ser usadas en la elaboración de manuales
administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede
ser por separado aunque con la combinación de ambas se
obtienen menores resultados.

Las siglas PERT significan "técnica de
evaluación y revisión de programas", las siglas CPM
significan "método del camino
crítico" otra técnica de programación
útil para la elaboración de manuales es la
gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la
gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el
proceso de
elaboración de los manuales, lo que permite supervisar
los avances y la aplicación de recursos; así pues,
el primer paso en la elaboración de un manual
administrativo, será la programación básica
para este fin, es recomendable seguir los siguientes
pasos:

  • Dividir la elaboración del manual en etapas
    bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
  • Determinar la secuencia de dichas
    etapas.
  • Estructurar en forma de flujo la
    secuencia.
  • Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la
    secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a
    usar (día, mes, bimestre, etc.).
  • Estimar el tiempo total para la elaboración
    del manual.

La elaboración de cada manual administrativo
(organización, procedimientos, políticas y por
función específica) es diferente, sin embargo
intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos
los manuales y les proporcione una base para elaborar
manuales, ya que los mismos manuales son de
características diferentes para cada
organismo.

1. Recopilación de la
información

Con el propósito de obtener mayor
colaboración de todas las áreas del organismo, es
necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y
cooperación para elaboración de los
manuales.

La recopilación de información podremos
efectuarla mediante la investigación
documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Mediante la investigación
documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos
reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la
unidad administrativa que elaboraremos sus
manuales.

La observación es otro
medio de obtener información para elaborar un manual,
es importante que el analista, tenga el tacto necesario
para observar y recolectar la información de cómo
se realizan las actividades especificas de cada persona,
debiéndose complementar con la información que
obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y
entrevistas, previamente diseñadas; las cuales
permitirán conocer información específica de
un gran número de personas; la entrevista permite,
además de conocer información de la estructura,
la opinión de las personas que realizan las
actividades.

2. Procesamiento de la
información.

La información recabada debe seguir un
procesamiento, para que pueda ser aprovechada al
máximo, los pasos de este proceso de organización
de la información, son los siguientes:

  • Depuración
  • Clasificación, y
  • Análisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy
aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes
intereses dentro de las estructuras impiden dar
información completa, veraz y oportuna con relación
a las funciones, actividades y responsabilidades de cada
persona de la unidad administrativa.

Para la integración de cada
manual es importante informar los criterios tanto en la
terminología como en la presentación de la
información, con el propósito de que se establezca
y mantenga un sentido de continuidad y de
uniformidad.

3. Redacción.

Debe analizarse muy afondo la redacción que
ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que
personas va dirigido, el grado de especialización del
manual, el posible uso ó frecuencia de consulta,
etc.

Es recomendable establecer un periodo de tiempo
suficiente para le redacción del manual, permitiendo
con ello a los redactores trabajar sin presión; en la
medida de lo posible, si el presupuesto lo permite,
se debe contratar a un especialista en corrección de
estilo, quien se encargue de la revisión final de la
redacción de los manuales, permitiendo con ello un
lenguaje sencillo claro,
preciso y comprensible.

4 Elaboración de
gráficas.

Un apoyo importante a la redacción ó
contenido de los manuales, son sin duda las gráficas,
pues facilitan la comprensión de los manuales; las
representaciones gráfica mas comunes son:

  • Organigramas.
  • Diagramas de flujo, y
  • Cuadros de distribución.

5. Formato y comprensión.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el
de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al
usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres
características importantes que debe tener un manual
son:

  • Facilidad de lectura y/o
    consulta.
  • Que permita hacer referencias rápidas y
    precisas.
  • Respirar confianza por su apariencia y
    orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin
de facilitar su revisión y actualización,
además de usar numeración consecutiva con el
total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante
texto, es decir, su
distribución en las páginas, usando correctamente
los espacios en blanco, los márgenes amplios y la
utilización uniforme del sangrado; al diseñar el
formato de los manuales administrativos es usual el
encabezamiento de páginas, donde se asienta la
información básica de cada manual como:
título del manual, título del procedimiento, fecha de
publicación, número de página,
etcétera, ésta información permite al
usuario consultas rápidas.

6. Revisión y
aprobación.

En la práctica, la revisión se
efectúa en dos fases; durante la primera
revisión, es conveniente efectuar reuniones con los
participantes en la elaboración de los manuales,
analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una
revisión al contenido de los manuales bajo los
siguientes aspectos:

  • Revisión justa y objetiva del material
    .
  • Proporcionar críticas específicas y
    constructivas.
  • Revisar a detalle y devolver los materiales
    rápidamente dentro de un plazo previamente
    acordado.
  • Evitar cambios sólo por gusto
    personales.

Posterior a esta revisión, la segunda fase
consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del
analista y directivos de la empresa, culminando con la
aprobación de los niveles directivos de quien tenga a
su cargo dichas responsabilidades.

Las formas más comunes para la
aprobación es en cada una de las hojas ó bien
utilizando una hoja para su aprobación; la
aprobación como punto final en la elaboración de
los manuales administrativos, viene a dar paso a la
impresión, distribución y control de los
manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un
programa de difusión en forma simultánea a la
distribución, llevando a cabo un control estricto, a
quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a
los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general ó
dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los
manuales.

Es importante establecer procedimientos que
permitan la conservación y retención de los
manuales administrativos, debido a las siguientes
razones:

A) Por seguridad, ya que
estos contienen información confidencial y en su
caso datos que
servirían a la competencia.

B) Por costo, pues la reposición de los
manuales genera un gasto.

Por lo anterior se recomienda llevar un control de
distribución de manuales, que consiste en una
relación ordenada de los tenedores de manuales, este
control deberá ser de uso del área de personal,
para que en su momento, requiera los ejemplares durante las
entrevistas de despedida del personal.

7. Actualización.

El valor de los manuales
administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la
información contenida en ellos, por lo tanto el
mantenerlos actualizados permite que cumplan con su
objetivo, que es proporcionar la información necesaria
para el desarrollo de actividades y funciones; se considera
prudente la revisión y actualización de los
manuales administrativos, por lo menos en forma anual,
siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

La mayoría de los organismos no planean sus
revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan
sobre la base de sus necesidades de actualización, por
cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos
puestos, etcétera,.

Planear las actualizaciones permite a los
organismos un mejor mantenimiento de sus
manuales administrativos, ya que a través de un
programa escalonado por secciones ó áreas se
ejerce menor presión sobre los encargados de las
revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó
supresiones en alguna sección se analizan y se
efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del
período programado para esta sección, es
necesario llevar un registro de cada cambio ó
modificación a los manuales administrativos,
notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo
de la información.

La unidad administrativa encargada de las
revisiones y actualizaciones (métodos y
procedimientos, organización y métodos,
modernización administrativa, etc.) debe elaborar su
programa de revisiones y actualizaciones de cómo un
acuerdo con todas las áreas del organismo, y debe ser
acorde con el plan general de la empresa.

EL
REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF)

CONCEPTO

El Reglamento de Organización y Funciones es un
documento normativo que contiene disposiciones técnico
administrativas que regulan y fijan la estructura
orgánica de la entidad hasta el tercer nivel
organizacional, con sujeción a su naturaleza, fines y
funciones.

El Reglamento de Organización y Funciones es el
instrumento normativo de gestión institucional en el que
se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones
generales de las unidades orgánicas con el objetivo de
desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y
supervisar las políticas institucionales.

BASE LEGAL

Decreto supremo Nº 002-83-PCM, que aprueba la
Directiva Nº004-82-INAP/DNR "Normas para la
Formulación del Reglamento de Organización y
funciones".

El Reglamento de Organización y Funciones se
formula a partir de la ley Orgánica o de
creación y del Estatuto.

OBJETIVOS DEL ROF

  • Presentar una visión de conjunto de la
    organización.
  • Facilitar el reclutamiento de
    personal.
  • Determinar la estructura orgánica.
  • Describir las funciones generales de cada unidad
    orgánica.

FORMULACIÓN DEL ROF

El Reglamento de Organización y Funciones se
formula a partir de la ley Orgánica o de creación
y del Estatuto.

ALCANCE

Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son
de aplicación por todos los organismos de la administración
pública, salvo los que están exceptuados por
norma expresa.

PRINCIPIOS

  • Principio de
    Participación

La gestión administrativa desarrolla y hace uso
de instancias y estrategias concretas de participación
ciudadana en las fases de formulación, seguimiento,
fiscalización y evaluación de la gestión de
gobierno y de la
ejecución de los planes, presupuestos y proyectos locales o
nacionales.

  • Principio de Transparencia

Los planes, presupuestos, objetivos, metas y
resultados del gobierno serán difundidos a los vecinos
para su conocimiento y análisis. La
implementación de portales electrónicos en Internet y cualquier otro
medio de acceso a la información pública se rigen
por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Nº 27806 y sus modificatorias y
reglamentarias.

  • Principio de Inclusión

La administración
pública desarrolla políticas y acciones integrales de gobierno
dirigidas a promover la inclusión económica,
social, política y cultural de jóvenes o grupos sociales
tradicionalmente excluidos y marginados del Estado, principalmente
ubicada en el ámbito rural y organizado en comunidades
campesinas y nativas, nutriéndose de sus perspectivas y
aportes. Estas acciones también buscan promover los
derechos de grupos vulnerables, impidiendo la discriminación por
razones de etnia, religión o género.

  • Principio de Eficacia

La administración
pública organiza su gestión en torno a los planes y
proyectos de desarrollo local y nacional concertados, al
cumplimiento de objetivos y metas explícitos y de
público conocimiento.

  • Principio de Eficiencia

La política y la acción local se
regirán por criterios de eficiencia, desarrollando las
estrategias necesarias para la consecución del objetivo
trazado con la utilización óptima de los
recursos.

  • Principio de Equidad

Las consideraciones de equidad también son
componentes constitutivo y orientador de la acción
administrativa, estas acciones promocionan sin discriminación la
igualdad de oportunidades
y la identificación de grupos y sectores sociales que
requieran ser atendidos de manera especial por la
gestión administrativa.

  • Principio de Sostenibilidad

La gestión se caracteriza por la
búsqueda del equilibrio ínter
gerencial en el uso racional de los recursos naturales para
lograr los objetivos de desarrollo, la defensa del ambiente y la
protección de la biodiversidad.

CONTENIDO DEL ROF

  1. Objetivos
  2. Alcance
  3. Base legal
  4. Organización

4.1 Estructura Orgánica General

4.2 Organigrama estructural general

V. FUNCIONES

5.1 Funciones generales de cada unidad
orgánica

5.2 Funciones Específicas de cada unidad
orgánica

5.3 Relaciones de cada unidad
orgánica

5.3.1 Autoridad

5.3.2 Responsabilidad

  1. Coordinación

VI. APROBACION

  1. MODIFICACION
  2. REGIMEN ECONOMICO FINANCERO
  3. REGIMEN LABORAL

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

APROBACION

La aprobación del ROF se puede dar de 2
formas:

  • Cuando se trata de una institución publica
    hoy en día lo aprueba el gobierno anteriormente lo
    hacia el Instituto Nacional de Administración
    Publica.
  • Cuando se trata de entidades privadas se regula
    por la autonomía que tiene la empresa, siempre y
    cuando haciéndole saber al ministerio de trabajo la
    modificación que requieran hacer dentro de la
    empresa.

ACTUALIZACION

Generalmente se actualiza cuando se cambia la
estructura de la empresa haciéndose conocer al
ministerio de trabajo. También cuando se modifica el
cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre
cuando cambian las funciones del personal en la
empresa.


PRESENTACION 


RESOLUCION Nº 315-2001/SBN – APROBACION DEL
ROF


TITULO I

CONTENIDO Y AMBITO DE
APLICACIÓN


TITULO II

NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y
FUNCIONES DE LA SBN


TITULO III

ESTRUCTURA ORGANICA


TITULO IV

ALTA DIRECCION 


CAPITULO I

        EL
SUPERINTENDENTE DE BIENES NACIONALES


CAPITULO II

        LA
GERENCIA GENERAL 


TITULO V

ORGANO DE CONTROL 


CAPITULO UNICO

OFICINA DE CONTROL
INSTITUCIONAL 


TITULO VI

ORGANO DE
ASESORAMIENTO 


CAPITULO UNICO

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y
DESARROLLO


SUB CAPITULO I

       JEFATURA
DE PROYECTOS


SUB CAPITULO II

       JEFATURA
DE SISTEMAS


TITULO
VII

ORGANOS DE APOYO 


CAPITULO I

GERENCIA LEGAL 


CAPITULO II

GERENCIA DE ADMINISTRACION 


SUB CAPITULO I

      OFICINA DE
PRESUPUESTO


SUB CAPTULO II

       OFICINA
DE RECURSOS HUMANOS
 


SUB CAPTULO III

       OFICINA
DE LOGÍSTICA 


SUB CAPTULO IV

       OFICINA
DE CONTABILIDAD 


SUB CAPTULO V

       OFICINA
DE ARCHIVO Y TRAMITE
DOCUMENTARIO 


SUB CAPTULO VI

       OFICINA
DE TESORERÍA


TITULO VIII

ORGANO FUNCIONAL 


CAPITULO UNICO

GERENCIA DE OPERACIONES 


SUB CAPTULO I

       JEFATURA
DE ADQUISICIONES Y RECUPERACIONES


SUB CAPTULO II

       JEFATURA
DE ADJUDICACIONES


SUB CAPTULO III

       JEFATURA
DE PATRIMONIO
MOBILIARIO


SUB CAPTULO IV

       SISTEMA
DE INFORMACION NACIONAL DE BIENES –
SINABIP


TITULO IX

ORGANOS DESCONCENTRADOS INTENDENCIAS
PROVINCIALES 


TITULO X

PROYECTOS ESPECIALES 


TITULO XI

REGIMEN ECONOMICO Y
FINANCIERO 


TITULO XII

REGIMEN LABORAL 

 


DISPOSICION COMPLEMENTARIA

ESQUEMA DEL ROF (Superintendencias
de Bienes Nacionales)

MANUAL DE CARGOS

CONCEPTO

Es el documento que contiene información sobre
las obligaciones y
atribuciones específicas de cada uno de los
trabajadores, los requisitos para desempeñar el cargo,
cuadro resumen de los cargos de acuerdo a la estructura
orgánica.

CONTENIDO

Se indica lo siguiente:

  • Título del cargo
  • Requisitos mínimos
  • Condición laboral
  • Categoría Salarial
  • Atribuciones
  • Responsabilidades
  • Supervisado por
  • Supervisa a

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
(CAP)

(Decreto Supremo Nº.
043-2004-PCM)

BASE LEGAL

Mediante el Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM
que aprobó los lineamientos generales para la
elaboración y aprobación del Cuadro para
Asignación de Personal – CAP de las Entidades bajo el
régimen de la Administración
Pública.

DEFINICION

El CAP es un documento de gestión que contiene
los cargos clasificados en base a la estructura orgánica
de las empresas del sector público
prevista en su Reglamento de Organización y Funciones
(ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan
Estratégico.

Características:

  • Los cargos que forman parte de la estructura
    organizativa de la Empresa son diseñados y definidos
    por ésta en base a la clasificación aprobada por
    la ley orgánica de creación.
  • Los cargos contenidos en el CAP que no hayan sido
    ocupados por más de 12 meses, deberán ser
    eliminados mediante una modificación del
    CAP.
  • Debemos tener en cuenta que el CAP en un
    documento dinámico, que puede ser modificado por
    necesidad de servicio o por nuevas
    normas gubernamentales de acuerdo a la Ley Marco de
    Empleo Público Ley
    28175.

FINALIDAD

  • Mantener el equilibrio fiscal sin generar mayor
    gasto, estableciendo medidas de racionalidad.
  • El cuadro de asignación de personal permite
    formalizar las previsiones de cargos que requiere una
    entidad pública determinando la cantidad y las
    características de los puestos de trabajo.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
CAP

Para la elaboración del CAP las Empresas
deberán seguir los criterios y disposiciones que se
detallan a continuación:

  1. Se formula a partir de la estructura orgánica
    debidamente aprobada en el ROF de la Empresa.
  2. Se podrá incluir cargos sin presupuesto hasta
    un límite del 10% del total de cargos
    ocupados.
  3. Deberá consignar los cargos de confianza, de
    acuerdo a lo dispuesto en el régimen laboral de la
    actividad privada.
  4. La clasificación y número de los cargos
    asignados al Órgano de Control Institucional son
    determinados por el Gerente General, con
    opinión de la Contraloría General de la
    República en caso de variación.
  5. Deben incluirse todos los cargos de las sedes y
    sucursales de la Empresa.
  6. El CAP debe ser presentado en el formato aprobado y
    comunicado por Decreto Supremo Nº.
    043-2004-PCM.
  7. Orientarse en función a las necesidades
    contempladas en su Plan Estratégico y Plan
    Operativo.
  8. Realizar una adecuada clasificación y
    calificación de sus órganos y sus funciones,
    así como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de
    forma permanente su actualización.
  9. Encuadrarse dentro de criterios de gestión que
    agilicen la toma de decisiones supervisando el uso racional
    de sus recursos.
  10. Mejorar la eficiencia de las Empresas, en
    términos de costos y calidad de servicios y de
    productos.

APROBACION:

El proyecto de CAP aprobado por
el Directorio de la Empresa, será remitido a su entidad
superior adjuntándose los informes técnico y
legal respectivos, el organigrama de la empresa, el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el medio
que sustenta su aprobación.

La aprobación del CAP de las Empresas se
efectuará por Acuerdo de Directorio de la
empresa.

MODIFICACIÓN DEL CAP

  • Las Empresas deberán modificar el Cuadro para
    Asignación de Personal en los siguientes
    casos:
  • Cuando la empresa haya sufrido modificaciones en su
    ROF que conlleven cambios en sus funciones o en su estructura organizacional por
    motivo de una acción de racionalización o
    mejoramiento de procesos.
  • Por motivo de reestructuración o
    reorganización.
  • Cuando se verifique la existencia de cualquiera de
    los supuestos señalados en el artículo precedente,
    la Empresa se encontrará obligada a aprobar un nuevo CAP
    en los términos establecidos.
  • La modificación del CAP que se genere
    únicamente por la eliminación o el renombramiento
    de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto
    Analítico de Personal – PAP de la empresa, no
    requerirá del proceso de aprobación.
  • El reordenamiento de cargos, será aprobado por
    el Directorio de la empresa y deberá contar con un
    informe del responsable y
    deberá ser remitido al organo directivo demayor
    jerarquía en un plazo que no exceda de 5 días
    útiles de haber sido tomado el Acuerdo por el Directorio
    de la empresa.

 

    MODELO DE CUADRO DE ASIGNACION DE
    PERSONAL

    CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
    ANALITICO

     

    NIVELES

    CANTIDAD

    A

    DIRECTIVOS

    11

    B

    EJECUTIVOS

    10

    C

    OPERATIVOS

    39

    TOTAL

    60

    MANUAL DE
    ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF)

    CONCEPTO

    El Manual de Organización y Funciones, es un
    documento normativo que describe las funciones
    específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo
    desarrollándolas a partir de la estructura orgánica
    y funciones generales establecidas en el Reglamento de
    Organización y Funciones, así como en base a los
    requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de
    Asignación de Personal.

    Base Legal

    Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR,
    que aprueba la Directiva Nº001-95-INAP/DNR "Normas para
    la Formulación de los Manuales de Organización y
    Funciones en la Administración Pública"

    OBJETIVO DEL MOF

    Tiene por objetivos:

    • Describir las funciones principales de cada
      dependencia u órgano delimitando la amplitud, naturaleza
      y campo de acción de la misma.
    • Determinar los cargos dentro de la estructura
      orgánica y las funciones que le competen.
    • Precisar las interrelaciones jerárquicas y
      funcionales internas y externas de la
      dependencia.
    • Describir los procedimientos administrativos
      racionalizados.
    • Proporciona información a los trabajadores
      sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura
      general de la organización.
    • Facilitar el proceso de inclusión al personal
      nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual
      ha sido asignado.

    LIMITACION DEL MOF

    • No es la solución a todos los problemas administrativos,
      si bien constituyen un instrumento que puede
      propiciarla.
    • Si no se actualiza permanentemente, pierde
      vigencia.
    • Su costo de confección y revisión puede
      ser oneroso.
    • Los aspectos informales de la organización no
      se hallan contenidos en él.

    FORMULACION DEL MOF

    Se formula de acuerdo al Reglamento de
    Organización y funciones y al Cuadro de Asignación
    de Personal.

    Comprende las siguientes etapas:

    1. Planeamiento

    En esta fase se determina lo siguiente:

    • Propósitos del manual
    • Usuarios del manual
    • Designación del personal responsable de su
      elaboración
    • Actividades a desarrollar, cronograma del
      trabajo
    • Recursos materiales necesarios
    • Establecer el método a utilizarse en la
      recolección de datos y análisis de la
      misma.
    1. Se recopila información, de acuerdo al
      método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser
      la investigación documental de archivos, entrevistas a los
      empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y
      operaciones en que intervienen; la observación
      directa, etc.

      Es recomendable emplear el método mixto, se
      usa la encuesta, cuestionarios
      y la entrevista.

    2. Recopilación de la
      Información
    3. ESTUDIO Y ANALISIS

    Se procederá al estudio exhausto de la
    información obtenida para establecer si se encuentra
    ambigüedades, contradicciones o duplicidad al escribir
    tanto las fuciones generales como específicas. Este
    estudio puede enfocarse en dos formas:

    • De los específico a lo general, es decir
      partiendo del análisis desde el cargo como cédula
      básica del órgano, hasta llegar a establecer las
      funciones generales que posibiliten el logro del
      objetivo
    • De lo general a lo específico, es decir
      iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e
      ir desagregando en funciones generales, funciones
      específicas de cada una de las unidades estructurales,
      luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
      conjunto constituye el cargo.
    1. REDACCION DEL PROYECTO

    Una vez analizada la información y delimitados
    los campos de acción de las unidades de orgánicas
    que integran la dependencia, se procederá a la
    redacción del manual, de acuerdo al esquema
    recomendado.

    Recomendaciones

    • Utilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y
      breve.
    • Al describir las funciones se deberán
      emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada
      párrafo:
    • Revisar
    • Redactar
    • Supervisar
    • Formular
    • Mantener
    • Organizar
    • Etc.

    Partes: 1, 2, 3, 4
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