La planeación administrativa (página 5)

Partes: 1,
2, , 4, 5

7.4 Competidores y proveedores

Las conocidas pequeñas y medianas empresas
(PYMES) se han
convertido en importantes partes de la economía tanto de
nuestro país y del mundo. 

Actualmente la tecnología ha resultado ser vital para
las PYMES, debe ser una herramienta integrada en los procesos de
estas organizaciones.
Es un catalizador de innovación y transformación en las
empresas.  

El aumento de la competitividad y los constantes cambios en el
entorno dificultan la planeación estratégica de las
compañías. Para que esto mejore se deben crear
estructuras
de capacidad de respuesta, resistencia
ante los cambios, en sí una integración de la
tecnología. 

El desarrollo
empresarial de las PYMES se da en instituciones como el gobierno,
universidades, firmas consultoras, agencias de
cooperación, entre otras. 

Las conocidas pequeñas y medianas empresas
(PYMES) se han convertido en importantes partes de la
economía tanto de nuestro país y del
mundo. 

Actualmente la tecnología ha resultado ser
vital para las PYMES, debe ser una herramienta integrada en los
procesos de estas organizaciones. Es un catalizador de
innovación y transformación en las
empresas. 

El aumento de la competitividad y los constantes
cambios en el entorno dificultan la planeación
estratégica de las compañías. Para que
esto mejore se deben crear estructuras de capacidad de
respuesta, resistencia ante los cambios, en sí una
integración de la tecnología. 

Algunas de las causas porque las pequeñas y
medianas empresas necesitan de nuevas
tecnologías y sistemas de
información son debidas a los constantes
desafíos en el mercado y la
competencia.

Algunos factores como la habilidad de nuevas
compañías para entrar al mercado, habilidad de
los proveedores
para ejercer presión
sobre los costos de los
competidores, habilidad de alternativas para presionar al
mercado y la actividad competitiva de las demás
compañías en combinación con
tecnología y globalización producen importantes
cambios en los negocios.  

La globalización está arrasando y por
eso se necesita competir de la manera más inteligente
posible, creando no solamente nuevos productos,
sino creándolos con la mejor calidad y
diversificarlos para desplazar a los inferiores. Por eso muchas
PYMES han optado por utilizar diferentes sistemas de
información.  

Algo muy importante que está sucediendo en
nuestro país es que se le está dando atención y ayuda económica a las
pequeñas y medianas empresas por parte del Banco
Mundial y otras organizaciones, para apoyar el crecimiento
y la competitividad de éstas, además de
asistencia, pues las micro empresas emplean hasta tres
mexicanos en el sector privado. 

El comercio
electrónico es el proceso
progresivo de inversión en tecnologías de
información y comunicación, aplicándolas para
transformar actividades comerciales tales como investigación de mercado, producción, finanzas y
gestión. 

Los fondos apoyaran el programa del
Sistema
Nacional E-México, el instrumento mediante el cual
el gobierno mexicano pretende conducir al país hacia una
sociedad
mayormente integrada a la informática.  

El programa es parte de un proceso digital compartido
entre E-México, la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público (SHCP), Nacional
Financiera (NAFIN) y la Secretaría de
Economía.  

Se tiene como objetivo
aprovechar el poder del
proceso de desarrollo del comercio electrónico para las
pequeñas y medianas empresas. Este proyecto del
préstamo del Banco mundial
incluye el desarrollo de servicios
electrónicos, que van desde el ámbito de gobierno
hasta el de pequeñas empresas y que cubren hasta diez de
los estados de México.  

"Si las pequeñas empresas de los vecindarios
urbanos pobres obtienen acceso a las herramientas
que ofrecen las tecnologías de la información y
comunicación, éstas se tornarán más
productivas, podrán aumentar la competitividad de este
sector", esto lo comentó el coordinador general del
Sistema Nacional E_México.

Esta información es sumamente importante, pues
las PYMES tienen la
motivación, las ganas de buscar nuevas
tecnologías de información y sistemas
computacionales, sólo se necesita la ayuda
económica y esto es muy buena noticia, ya que al
apoyarlos el Banco Mundial, las PYMES podrán crecer y
competir con otras PYMES alrededor del mundo. 

Como se puede ver, la revolución de las tecnologías de
información (TI) es un acontecimiento histórico,
las nuevas tecnologías se diferencian de las anteriores
por el ritmo acelerado con que se expandieron y se insertaron
en la actividad productiva. Se distingue por la
expansión de oportunidades económicas estimuladas
por las nuevas tecnologías y resumidas en la
integración de los mercados a
nivel mundial. 

Las inversiones
que las empresas han realizado en TI se orientan a disminuir
costos, entrelazar operaciones y
ofrecer nuevos y mejores servicios. 

Algo muy importante son también los servicios,
estos los proveen empresas como Compaq, Microsoft e
IBM. Estos han crecido considerablemente en los últimos
años firmando nuevos contratos de
servicio, lo
que hacen es ampliar poco a poco las actividades las PYMES y
abastecerlos de infraestructura tecnológica. La PC y la
Palm son aparatos que enlazan a las redes, estructuras de
comunicaciones, pero la tecnología es un
arma de doble filo pues cada día es más poderosa,
pero también más compleja. 

La tecnología en las PYMES se debe de dar a
través de la integración de recursos
materiales y
humanos, para que al lograr esta eficiencia se
de también un aumento en rentabilidad
para la empresa. 

El éxito
de SAP se ha
desarrollado por el suministro de soluciones
de negocio para las pequeñas y medianas empresas.
La empresa ha
tenido un crecimiento de 25% por año desde 1994. SAP es
una aplicación que se ayuda de la integración
para resolver todo ahorro en el
mantenimiento de otras aplicaciones y en
colaboración hay disminución de costos, porque se
pueden controlar las compras
mediante relaciones directas con proveedores y también
mediante mercados digitales.

7.5 ¿Cuáles son los tipos de
operaciones de las empresas?

7.5.1 ¿Qué es el informe
diario de operaciones?

El informe diario de operaciones es aquel que recopila
en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada
día en una empresa
como son: ingresos,
cheques
girados, compras al crédito y otros. Bayton,

El informe diario de operaciones podrá estar
dividido en las siguientes secciones principales:
sección de ingresos y sus respectivos cargos y la
sección de cheques girados y compras al crédito.
Además secciones de control como
son: sección de control de inventario,
sección de control de saldos de las cuentas,
sección de observaciones y sección de fecha y de
número.

Para facilitar la labor diaria de los informes,
éstos podrán ser agrupados en forma de libretas
individuales para cada mes; los que contienen un original y una
copia desprendible para cada día. El original permanece
archivado en la libreta y la copia se archivará en orden
cronológico; conjuntamente con los documentos que
sustentan la información registrada en cada
sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la
información del día y otro adicional para llevar
el acumulado de cada renglón a la fecha. También
existe espacio para demostrar la exactitud de los
débitos y créditos de cada una de las
secciones.

Este informe será confeccionado de acuerdo a la
naturaleza
de las actividades y necesidades de las empresas y el mismo
podrá modificarse a medida que surjan cambios o nuevas
operaciones.

Para registrar la información se requiere de la
utilización de un catálogo
de cuentas que permitirá codificar las cuentas y
subcuentas que así lo requieran. En el informe diario se
usa en la subcuentas de los gastos de
operaciones y en las cuentas que se agrupan en la columna
"varias"

7.5.2 ¿Cuáles son los
objetivos y propósitos de la
implementación de un informe diario de operaciones
dentro de la empresa?

El objetivo primordial de un informe diario de
operaciones es proporcionar al empresario y
demás usuarios, un método
rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar
las transacciones diarias de su empresa, que permita observar
diariamente el comportamiento de los recursos económicos
disponibles y a la vez controlar sus finanzas.

El informe diario de operaciones es una herramienta de
control que durante la toma de
decisiones de la
administración permite que se descubra
síntomas sobre las áreas problemas o
áreas débiles, para determinar las acciones que
se deberán realizar a fin de corregir una
situación. Otro control es proporcionar un medio de
comunicación entre las personas que integran la
organización, esto se logra informando los
resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo
dentro de la empresa.

El registro
completo de todas las actividades comerciales de las empresas
implica comúnmente un gran volumen de
datos.

Los sistemas tradicionales requieren del manejo de
varios libros e
informes para recopilar la información financiera de un
negocio como son diarios especiales de ingresos, de
desembolsos, de compra, de venta y
otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se
recomienda como una alternativa a las pequeñas y
medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de
contratar más de una o dos unidades para atender el
departamento de contabilidad.

Quienes toman decisiones administrativas en las
empresas necesitan información financiera, oportuna para
ayudar en la planeación y el control de las actividades
que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos
proyectos y
expansiones.

Con un buen sistema de recopilación de
información podemos evaluar las diferentes áreas
de la empresa de manera que el propietario o los accionistas
estén informados sobre los resultados de la
gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que
consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de
apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor
eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la
empresa.

Los propósitos fundamentales de la contabilidad
en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar
información financiera detallada sobre la rentabilidad o
ganancia de las operaciones y la solvencia económica con
que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un
informe que nos brinde datos útiles para toma de
decisión.

7.5.3 ¿Cuáles son los beneficios del
informe diario?

Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar
información cuantitativa, de carácter financiero primordialmente, como
uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de
los diferentes usuarios como lo son: los propietarios,
administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los
acreedores, clientes,
entidades gubernamentales y otros.

Con el informe diario de operaciones se podrá
medir la capacidad que tiene la información contable
para representar con palabras y cantidades, su estado en
diferentes puntos en el tiempo y los
resultados de su operación.

Esta información debe permitir al usuario
obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines
particulares.

Los datos contables deben incluir eventos
realmente sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los
principios
de contabilidad generalmente aceptados y ésta debe
llegar a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar
decisiones a tiempo y así lograr sus metas.

Propietarios

Los propietarios de un negocio necesitan
información contable para determinar el éxito de
sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones
le facilitará datos reales y oportunos sobre sus
ingresos, costos, gastos, inventarios,
saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las
cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá
evaluar la efectividad de la administración y
salvaguardar los recursos puesto bajo su control. Con esta
información, los propietarios pueden tomar decisiones
con respecto a incrementar, disminuir o conservar su
inversión actual en la empresa.

Administradores

La administración utilizará los datos
registrados en este informe para estimar el resultado de las
operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para
evaluar la recuperación de las cuentas por cobrar y el
inventario disponible que tiene para la venta.

Se puede comparar con meses anteriores los ingresos,
costos y gastos para tomar las medidas y controles adecuados
para mejorar cada día la actividad a su cargo. Este
informe ayuda enormemente a los administradores en las funciones de
planeación y control de las actividades.

Contador

El informe diario es el medio más eficaz para
brindar información financiera al contador ya que el
mismo es preparado por las personas que conocen realmente como
se dieron las transacciones del negocio y podrán
codificar correctamente cada una de ellas. De esta manera el
contador cuenta con más tiempo para emplearlo en otras
áreas de interés para el propietario como
la supervisión
del control
interno, análisis de estados financieros, asesoría
financiera y administrativa y otros.

7.5.4
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los
informes diarios?

El informe diario de operaciones presenta una serie de
ventajas.
Si se compara con lo diarios especiales. A continuación
de describen las mencionadas ventajas.

Ventajas
Diariamente se acumulan cuentas
importantes como son ingresos, costos y gastos de una
compañía.

• Se pueden obtener los saldos
  conciliados de cuentas importantes bancos,
  inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por
  pagar.
• La documentación que sustenta la
  información registrada puede verificarse en forma
  sencilla
• Los asientos que se van a
  contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de
  débitos y créditos
  diariamente.

Desventajas de los diarios
especiales

• La información de contabilidad se encuentra
  separadamente en los diferentes diarios.
• No es posible conocer el acumulado de renglones
  importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final
  del mes.
• En los diarios especiales no
  tenemos control de cuentas importantes como son banco,
  cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.
• Los documentos archivados no se
  pueden localizar rápidamente.
• Que el manejo y registro de las
  operaciones es mucho.
• El registro es más costoso
  porque necesita más informes y más personal.

Esquema Del Informe Diario De Operaciones

El esquema del informe diario de
operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir,
registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales
de una entidad, expresadas en términos monetarios.
Además permite a la administración interpretar la
información contenida y lograr oportunamente los avances
requeridos en la búsqueda de sus objetivos
empresariales. Los datos contables constituyen el material
clave para la toma de decisiones económicas
fundamentales sobre la asignación del recursos
productivos de la empresa.

Con este informe diario tendremos la
oportunidad de registrar las transacciones diarias de la
empresa y contar con el acumulado de los datos más
importantes, los que se constituyen en una fuente de
información oportuna. Uno de los problemas que
confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro
medio es la falta de un sistema de contabilidad sencillo que
ofrezca información constante y sin incurrir en costos
elevados de personal y de operación.

El informe recomendado contiene
diferentes secciones que permiten mayor facilidad de registro y
control de las operaciones comerciales de los
negocios.

Las secciones básicas referidas se detallan a
continuación

.Sección de ingresos y sus respectivos cargos
.Sección de cheques girados y compras al
crédito

Además existen secciones de control
como:

.Sección de control de inventario de
mercancía
.Sección de controles de saldos de cuentas
.Sección de observaciones
.Sección de firma, de fecha y
número

Para una mejor comprensión del
procedimiento
que debe seguirse en el registro de cada una de las secciones
enunciadas en el párrafo anterior, describimos a
continuación, las secciones básicas:

Sección de ingresos y sus respectivos
cargos

Esta sección se divide en tres
partes:

– Registro de los créditos
– Registro de los débitos
– Registro de totales de débito y
crédito

Registro de los créditos

El registro de los créditos
incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al
crédito que obtenga la empresa. También se
anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de
club de mercancía pagadas por los socios o dueños
de los clubes de mercancía, depósitos recibidos
de clientes en concepto de
apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al
crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra
entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la
empresa. A cada crédito se le asignará una
línea y una columna para anotar la suma que corresponda
del día que ocurre la transacción y una columna
para el correspondiente acumulado.

Registro de los
débitos

El registro de los débitos
incluye todos los cargos que corresponden contabilizar por el
efecto de los créditos registrados. Es decir, si se
obtiene ingresos en efectivo el cargo corresponde a una cuenta
bancaria o de caja; si se obtiene registro al crédito el
cargo será cuentas por cobrar o cualquiera otra que sea
aplicable o que este de acuerdo con el catálogo de cuentas.

Los documentos que originan los
registros de
la sección de ingresos son: facturas por ventas y
recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que
permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control
interno. Los controles mínimos recomendados son:
nombre de la empresa, registro único del contribuyente,
numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea
requerido.

Estos documentos deben revisarse
diariamente y resumirse en un informe previo que se denomina
"arqueo de caja".

El informe de arqueo de caja se
explica por sí sólo y únicamente cabe
señalar que es de gran importancia para evaluar el
control interno de las operaciones de
ingreso.

Registro de totales de
débito y crédito

El registro de totales se refiere al balance diario
que debe existir entre las partidas que componen la sumatoria
de los créditos y débitos que componen la
sección de ingresos.

Las cuentas más importantes que se utilizan
normalmente en la recopilación de la sección de
ingresos para las pequeñas y medianas empresas
son:

Línea de ventas

Se anotará la suma de todas las
ventas al contado,
crédito, apartadas y de club, realizadas en el
día sin incluir el 1. T. B. M.

Línea de cuentas por
cobrar (abonos)

Se registran la suma de los recibos por abonos de
clientes que se facturaron en el día.

Línea de club de mercancía

Incluye todos los recibos emitidos a clientes
en concepto las
cuotas de club de mercancías recibidas en el
día.

Línea de depósitos de
clientes

Deben anotarse la suma de los recibos emitidos a
clientes, por mercancías apartadas.

Línea de Tesoro Nacional I.T.B.M.

En este renglón se anota la suma del I.T.B.M.
contenido en todas las facturas de ventas
realizadas.

Línea otros ingresos

En este renglón se anotarán los recibos
emitidos en concepto de ingresos que no forman parte de la
actividad principal de la empresa (fotocopias, intereses y
cualquier otro).

Línea de banco

Se anotará la suma de todos los
depósitos realizados y se utilizará un
renglón para cada cuenta de banco que existe.

Línea de cuentas por cobrar (Ventas)

En este renglón se anotará la suma de
todas las facturas por venta de mercancía al
crédito a clientes, incluyendo el I.T.B.M.

Línea de club de mercancía

Se anotará la suma de las facturas emitidas en
concepto de retiros de mercancías por los socios
tenedores de club de mercancía. Incluye el
I.T.B.M.

Línea de depósito de clientes

Se anotan la suma de las facturas emitidas a clientes
en concepto de ventas de mercancía apartadas.

En cada informe diario de operaciones existe una
columna para registrar los ingresos del día y una
columna de acumulado que contendrá la suma de los
ingresos recibidos durante los días operaciones que han
transcurrido en el mes.

Es importante la verificación de la exactitud
en el balance de los totales de débito y crédito,
tanto de las partidas diarias como las del
acumulado.

A continuación se presenta un ejemplo de dos
días de operaciones registradas en la sección de
ingresos y sus cargos respectivos del informe
sugerido:

Cuadro
Sección de ingresos y sus respectivos cargos
Modelo para el día
1

Sección de los cheques girados y las compras
al crédito

Esta sección esta compuesta en dos
partes:

Cheques girados

Se refiere a la información que
corresponde acumular para todos los cheques girados cada
día. En él se realiza la anotación de los
débitos a afectar por cheque
girado y el valor total
de los mismos, que se tomará como crédito
del banco.

Compras al
crédito

Se refiere a la información
correspondiente a las compras realizadas al crédito. Se
anota el débito de la cuenta que corresponde afectar y
el dato del total que corresponde la monto a pagar a los
proveedores.

Ambas secciones contienen
columnas para diversas anotaciones, que se explican
continuación:

Columna de
número

En esta columna debe anotarse el
número del cheque emitido o factura al
crédito según el caso.

Columna de descripción

Se incluirá el nombre a quien
se giró el cheque o del proveedor, si se refiere a
una factura al
crédito.

Columna de cuentas por
pagar

Deberá anotarse el
valor abonado a los proveedores, a
través de cheques girados.

Columna de compras

En esta columna anotaremos todas las compras de
mercancía que se efectuaron ya sea al contado, mediante
cheque o al crédito mediante factura. Esta cifra no
incluye el I. T. B. M.

Columna de I. T. B. M

El valor del Impuesto de Transferencia de Bienes
Muebles (I.T.B.M.) que incluye cada compra o gasto gravado con
este impuesto.

Columna de gastos de
operaciones

Corresponde anotar el valor por
gastos realizados ya sea a través de cheques girados o
compras al crédito.

Columna de
Código

Al lado de cada gasto registrado debe
anotarse el código
que corresponde afectar según el catálogo de
cuentas.

Ejemplo
1. Se gira un
cheque por B/. 100.00 para pago de salarios.

2. Se registrará en el informe diario
así:

En la columna gastos de operaciones se anota el valor
de B/. 100.00 y seguidamente en la columna de código se anotará "01" que
corresponde al número asignado a este gasto, en el
código de cuentas.

Columna de Varias

En esta columna se anotará el valor que
corresponde a cualquiera otra cuenta que no se ha asignado
columna especial y que deba afectarse por un cheque girado o
compras al crédito.

Columna de código

Se refiere al código asignado, según la
codificación de cuentas, a la cuenta
anotada en las columnas varias:

Ejemplo
1. Se gira un cheque por B/. 10,000.00 para la compra de equipo
de oficina.
2. En la columna varias el valor de B/.10,000.00 y seguidamente
se anotará en la columna de código el
número 123.

Línea de totales de hoy

El dato contenido en los renglones de "totales de
hoy", no es más que la suma de todas las columnas
"débito", afectadas en cada día, cuya sumatoria
debe coincidir con el valor resultante en la suma "totales de
hoy" de la "totales". Este balance debe verificarse en cada
informe emitido.

Línea de totales acumulado

Se refiere a la suma de los "totales de hoy"
más el acumulado del día anterior de cada uno de
las columnas que contiene el informe. Igualmente que lo
expresado en el punto anterior debe existir balance entre la
sumatoria del acumulado de todas las columnas "débitos"
y la suma de la columna "totales".

Además la sección de cheques girados y
compras al crédito debe contar con un anexo donde
acumule los créditos del banco y cuentas por pagar que
se explican a continuación.

Créditos "hoy" y "acumulado"

Como el informe de cheques girados y compras al
crédito se prepara en una sola sección se hace
necesario desglosar diariamente los créditos a afectar.
Por lo tanto debe acumularse individualmente el valor de los
cheques girados y de las compras al
crédito realizadas durante el día para anotar
dichos valores en los
renglones asignados a bancos y cuentas por
pagar.

Columna de hoy

En esta columna se anotará la suma de los
cheques girados y la suma de las compras al crédito del
día.

Columna de acumulado

En esta columna se sumará
el acumulado del día anterior más el día
de hoy de la cuenta de banco y cuentas por
pagar.

Este informe diario contiene
además secciones de control, que servirá de gran
ayuda para verificar que la información anotada en esta
estructura
es correcta y la misma se ha registrado igualmente en el
libro de
banco, en los auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y en el de los préstamos por pagar
bancos.

Existe también una
sección para el control de inventario en la
cual

Se obtiene diariamente el costo de la
mercancía vendida y el acumulado a la fecha y el saldo
de un inventario estimado que podrá verificarse en
cualquier momento con el inventario físico con que
cuenta la empresa.

Tal como se ha mostrado en las
secciones anteriores, se muestra a
continuación la forma práctica, que se sugiere
para la sección de cheques girados y compras al
crédito.

Sección de control de inventario de
mercancías

Esta sección resume el movimiento
de entradas y salidas que conforman el inventario de
mercancía de la empresa. Para registrar la
sección de control de inventario de mercancías,
todas las facturas de ventas deben contener la
información del costo de cada artículo vendido.
Este dato se anotará mediante códigos para
proteger la información confidencial.

Línea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el
inventario inicial, que se tomará del renglón que
contiene el inventario final del día inmediatamente
anterior.

El inventario inicial que se anotará en la
columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este
dato permanece igual durante todo el mes de
operaciones.

El objetivo de mantener en el
inventario de la columna hoy, el inventario inicial del
día anterior y en el acumulado el inventario inicial del
inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos
diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en
ambas columnas.

Línea de
compras

En la columna "hoy" del
renglón de compras, se registran del valor anotado en
totales de "hoy" de la sección de cheques girados,
compras al crédito. La columna de "acumulado" es el
resultado de sumar el acumulado del día anterior,
más la columna de "hoy".

Línea de costo de la
mercancía vendida

El renglón del costo de la
mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente
el código de costo que fue anotado a cada
artículo en la factura de venta a valores en
dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las
facturas emitidas en el día y el resultado se anota en
costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La
columna de acumulado se obtiene sumando el
resultado de "hoy" más la columna del acumulado del
día anterior.

Línea de inventario final

El renglón de inventario final se
realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y
"acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-)
costo de la mercancía vendida igual (=) inventario
final.

7.6 Conflictos
internos

7.6.1 ¿Por qué Fracasan las
Empresas?

Benjamín Franklin dijo alguna vez que, "un
hombre
inteligente aprende más del fracaso que del
éxito". Y esta frase podría servir de aliciente
para aquellas empresas latinoamericanas, pequeñas o
medianas, que deben cesar sus operaciones al poco tiempo de
haberse iniciado en el mundo de los negocios. De acuerdo con
cálculos de la Red Cetro-Crece, una
organización de asesoría para la
pequeña y mediana empresa en México, el 75 por
ciento de las nuevas compañías mexicanas debe
cerrar sus operaciones apenas después de dos años
en el mercado.

Y es que el espíritu emprendedor, si bien es
requisito indispensable para propiciar los negocios e inyectar
vitalidad a las empresas, no es el único elemento
necesario para lograr que un negocio funcione debidamente y sea
un éxito. Una firma sana es aquella que genera riqueza
para su propietario y para el entorno. No es un secreto que la
mayoría de las pequeñas y medianas empresas son
el principal soporte de las actividades económicas que
sustentan una nación. Y, de alguna manera, cuando su
desarrollo no es el adecuado, pueden darse situaciones de
riesgo para
los negocios en general.

A nadie le gusta hablar de fracasos y errores,
especialmente si son los propios, pero es cierto que son
experiencias de las que más pueden aprender los
emprendedores. Al revisar esos casos es cuando debe aplicarse
el dicho que reza: "cuando veas las barbas de tu vecino cortar,
pon las tuyas a remojar". Abrir un negocio propio implica un
gran esfuerzo económico y laboral,
además de los riesgos que
conlleva, pero estos últimos se pueden amortiguar con
una serie de mecanismos de prevención, que
ayudarán también a que ese potencial invertido en
la compañía sea el éxito.

Dentro de la operación de una empresa, son
varios los agentes que provocan su mal funcionamiento. Miguel
Ángel Serrano Perea, director general de Fundes
México, un organismo de investigación y apoyo empresarial, divide
la problemática de la empresa en factores internos y
externos.

Un estudio realizado por Fundes indica las causas por
las cuales las empresas que, habiendo superado la barrera de
los dos primeros años de vida (periodo considerado como
de establecimiento y madurez) llegan a desaparecer. Entre estos
destacan los problemas de tipo administrativo, especialmente un
crecimiento no planeado, así como la contratación
de personal inadecuado. Si bien el estudio se basa en un
análisis de la empresa mexicana, bien
puede aplicarse a la problemática que enfrentan las
compañías pequeñas y medianas de toda la
región latinoamericana.

"En principio, todas declaran que su problema fue de
dinero, pero
al profundizar (en su análisis) se dan cuenta de que eso
era más bien un efecto y no la causa", menciona Serrano
Perea.

De esto se desprende que la principal causa de
quiebra
entre las pequeñas y medianas empresas, sea la mala
administración, es decir, la deficiencia al implantar
funciones y gestión de operaciones.

Sobre este punto, Enrique Zamorano, catedrático
de la Escuela
Superior de Comercio y Administración del Instituto
Politécnico Nacional (IPN), indica que las fallas en la
administración se manifiestan como defectos en el
establecimiento de un negocio sólido. Una
administración bien llevada se ocupa de, por ejemplo,
conceder créditos inteligentemente, controlar costos y
gastos, comprender las relaciones básicas de los
inventarios con la producción y las ventas, y en el
acertado manejo de las finanzas.

Según Joaquín Rodríguez Valencia,
autor del libro Cómo Administrar Pequeñas y
Medianas Empresas, la cuestión verdaderamente
importante de los fracasos empresariales estriba en saber
qué es lo que los causa, y a este respecto, establece
claramente algunas cuestiones de naturaleza
administrativa:

1. Negligencia. Renuencia a aceptar las
rápidas transformaciones del entorno.

2. Falta de previsión. En daños
ocasionados por desastres tales como incendios,
temblores y otros, la falta de tener planes de
contingencia.

3. Falta de experiencia en el área
administrativa. No tener la habilidad de manejar
efectivamente a sus empleados.

4. Atención desequilibrada. Si quien
administra dedica mayor esfuerzo a un área determinada,
de acuerdo con su interés
y especialidad, y descuida otras, es posible que esto redundara
negativamente en el desarrollo.

5. Fraude.
Ausencia de controles administrativos y financieros adecuados a
las necesidades de la empresa.

Pilar Baptista, autora de un estudio sobre las
características del propietario de la pequeña y
mediana empresa, señala en su reciente libro Cambio
Organizacional que las políticas de manejo de personal son la
gran debilidad de esas empresas. La mayoría, indica,
sostiene una actitud
pasiva para encontrar personal calificado, además de que
pocos dueños consideran la capacitación a su personal como un medio
efectivo para incrementar la productividad.

Baptista agrega que, además, algunas de las
empresas no se preocupan por obtener información y no
consideran que éste sea un vehículo para tomar
mejores decisiones.

Las características del propietario definen el
futuro de la compañía, precisa Baptista, ya que
se da una relación de correspondencia en la que sus
cualidades y defectos individuales se reflejan en el negocio
que dirige.

"La falta de conocimientos técnicos sobre
administración da lugar a consecuencias
considerablemente más graves en este tipo de empresas
que en las grandes. Ello supone que la empresa pequeña y
mediana depende, esencialmente, de la calidad de su dirigente",
explica.

De esta manera, si un emprendedor desea que el negocio
que hoy funda tenga éxito, debe empezar
capacitándose primero, para que luego pueda elegir y
orientar adecuadamente a su personal. Estos conocimientos deben
ir más allá de tener talento para hacer negocios:
estarán sustentados también por técnicas
de administración.

No es necesario tener un grado académico para
lograrlo, en el mercado hay diversos libros, revistas
especializadas, cursos, seminarios y conferencias que
podrán auxiliarle en esta tarea.

Los Factores Externos

Una vez que se han revisado los problemas internos
más comunes que aparecen en las pequeñas y
medianas empresas, el siguiente paso es observar las cuestiones
externas que podrían afectar negativamente el desarrollo
de las mismas.

Esto se hace con la finalidad de que el
entrepreneur pueda contemplarlas y preparar estrategias que
lo ayuden a esquivar esos factores.

Si bien estos problemas no limitan la capacidad
emprendedora, es cierto que quien abre un negocio tarde o
temprano deberá enfrentarlos.

Los factores externos son:

Se ha visto que los negocios que han logrado
sostenerse, a pesar de los vaivenes económicos, pocos
años después registraron un desempeño superior y vieron mejorar su
situación financiera en términos
globales.

De acuerdo con las fuentes
consultadas, las empresas que a pesar de las eventualidades a
las que se han enfrentado, continúan sus operaciones,
deben considerar una serie de elementos para mantener su
desarrollo, entre ellos, la importancia que tiene el
profesionalismo de quines van a dirigir la empresa. Para esto
es primordial la capacitación del empresario en aspectos
administrativos, y, sobre todo, con respecto a los recursos
financieros, pues como ya se sabe, sólo el trabajo
inteligente conlleva resultados positivos.

CONCLUSIÓN

La empresa familiar juega un papel muy importante para
el desarrollo
económico tanto nacional como mundialmente. En
México la mayoría de las empresas que operan en
la actualidad son pequeñas empresas conocidas
también como empresas familiares.

En estas empresas a pesar de su tamaño
estructural pequeño, de su pequeño capital con
el que trabajan, de la poca producción que hace, de los
pocos recursos
humanos que maneja, etc., es importante que se fije las
bases y previsiones de lo que desea hacer, y que mas que con
una planeación de todos los pocos recursos con que
cuenta.

Se puede concluir que la planeación consiste en
fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo
de antemano los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlos y las determinaciones
de tiempos y de números, necesarias para su
realización.

Podemos decir que para las pequeñas empresa es
suma importancia planear el curso que va seguir la empresa y
todo lo que en ella se va ser, esto con el fin de mejorar la
eficiencia ya que el éxito de las actividades que
realicen en las empresa no pueden ni deben ser fruto de
improvisación, sino que todo debe estar pensado y
visualizado con anterioridad para poder llegar a el objetivo
que empresa tiene establecido.

Así mismo podemos mencionar que si las
pequeñas empresas en nuestro país logran una
buena planeación de sus recursos llegaran a ser grandes
mounstros económicos que contribuirán al
desarrollo de nuestro país, esto tanto
económicamente como socialmente, ya que con la apertura
y crecimiento de ellas se abren las puestas para que las
personas busquen un desarrollo académico mejor y deseen
la superación en su persona.

Al utilizar la planeación y todas sus
herramientas en la empresa, y al establecer los lineamientos
sobre los cuales se va a desarrollar y los cuales
seguirá, se podrá tener un control de lo antes
establecido para alcanzar el objetivo de la empresa.

Por lo antes señalado acerca de la
planeación se puede decir que debemos considerar a
nuestras pequeñas empresas como una esperanza de
desarrollo, crecimiento y superación, en lugar de estar
preocupándonos por lo que les espera en un futuro. Es
necesario que ayudemos a administrarlas de la mejor manera
posible, y que mas que iniciando con una buena
planeación de los que va a hacerse con los muchos o
pocos recursos con los que cuente. Es tiempo de poner algo de
nuestra parte para ayudarlas a tener un mayor y mejor
crecimiento en lugar de estarnos preocupando y criticando por
su futuro.

BIBLIOGRAFÍA

• Elementos básicos de la
  administración. [Documento en
  Línea].
• Disponible:http://www.geoogle.com/organizacion/elementosbasicosdelaadministraciom/segunalgunosautores.htm
  (Consulta: 2004, septiembre)
• Administración. [Documento en línea].
  Disponible: http://www.monografias.com-administracion.htm
  (Consulta: 2004, septiembre)
• Planeación y Organización de Empresas. Guillermo
  Ceja. McGrawHill Octava edición.
• Administración de Pequeñas Empresas.
  Salvador Mercado. Editorial Pac
• Administración Estratégica. Hitt,
  Ireland Host. Editorial Thomson.
• Planeación Táctica. George C.
  Morrisey. Editorial Prentice Hall.

ANEXOS

CASO PRÁCTICO

PLANEACIÓN EN LECHE
UNIDOS, S.A. DE C.V.

Esta empresa inició sus actividades en 1985,
sólo comercializando leche homogeneizada. En los 10
años siguientes se diversificó para incluir
productos como: margarina, mantequilla, crema, helados de crema
y leche en polvo. Las utilidades han aumentado y el
número de empleados se elevo de 20 a 100 en los
últimos 16 años de operar.

El señor Lucio López, gerente
general de Leche Unidos, es también el responsable
ejecutivo de la planeación. El recopila y analiza toda
la información necesaria para tomar decisiones de la
planeación, decide que planes deberán implantarse
y su correspondiente supervisión. El señor López
está convencido de que un factor principal para el
éxito de la empresa es el control tradicional que
él ha mantenido. Apoya la idea de que un representante
del consejo de administración debe ser el principal
funcionario de la planeación.

Sin embargo, el señor López
recibió hace unos días un memorando de un jefe de
departamento contratado hace 2 años, el cual ha evaluado
el proceso de planeación de Leche Unidos. Este jefe
departamental tiene la reputación de ser muy competente
y los demás jefes de departamento lo escuchan con
atención. Una parte del documento dice: "Me
gustaría que la dirección superior tome las medidas
necesarias para implementar un nuevo proceso de
planeación, este consistirá en los pasos
siguientes:"

• El gerente general determinará y
  dará a conocer para toda la empresa, los objetivos
  para el año siguiente.
• Con base en estos objetivos, cada jefe de
  departamento elaborará un plan que
  indique cómo puede su departamento contribuir al
  éxito de la empresa, las propuestas de los
  colaboradores del jefe de departamento serán
  consideradas.
• Deberá nombrarse un jefe del departamento
  de planeación para que desarrolle un plan general en
  el que se integre todos los planes departamentales. Este
  jefe de planeación asesorará al gerente
  general acerca de los planes organizacionales que
  deberá adaptar la empresa.

PREGUNTAS.

1. ¿Cómo respondería al
   memorando en el caso de que usted fuera gerente
   general?
2. Analice ¿Cuáles son las ventajas y
   desventajas del proceso de planeación actual y del
   propuesto?
3. ¿Qué factores dentro de la empresa
   tienden a dar apoyo a la implantación del proceso de
   planeación propuesto?
4. ¿Cuáles factores dentro de la
   empresa tienden a dar apoyo al actual proceso de
   planeación?

RESPUESTAS.

1. Como gerente general analizaría la propuesta
que el jefe de departamento a propuesto en el memorando ya que
si este jefe de departamento a mostrado reputación y ser
muy competente dentro de la empresa, no dudaría en
estudiar la propuesta ya que podría ser una mejor manera
de hacer los planes dentro de la organización para
crecer más y en menos tiempo.

Como gerente respondería de manera
satisfactoria al empleado agradeciéndole el haberse
tomado la molestia de estudiar cómo puede ser mejor la
empresa, incitándolo también a que siga aportando
ideas de beneficio a la organización, mostrando
interés de mi parte hacia sus observaciones y
dándole a entender que se estudiarán a fondo esas
ideas para tomar las mejores, invitaría a una junta con
todos los jefes de departamento y el administrador
para estudiar y analizar la propuesta con la finalidad de ver
si beneficiaría a la empresa y se obtendrían
mejores resultados que el control tradicional.

2. Propuesta del jefe de
departamento.

Planeación tradicional.

2. Factores que apoyan el nuevo
   proceso.

Estos factores se consideran positivos y tienden a dar
apoyo al nuevo proceso de planeación dentro de la
empresa ya que se requiere de una delegación de autoridad,
el motivo es que es ilógico pensar que una sola persona
haga todas las funciones de planeación y al mismo tiempo
dirija éstas. Pienso que es mejor que cada área
haga su propia planeación ya que ellos son los que
conocen directamente los problemas y las necesidades de la
misma. Es indispensable también que exista una mejor
relación entre el patrón y el trabajador para que
las responsabilidades que se deleguen sean cumplidas tal y como
se acordaron y planearon. Esto mejorará el ambiente de
trabajo y
ayudará a que el nuevo proceso de planeación
tenga éxito.

4. Factores que apoyan el proceso
actual.

Los factores que apoyan al proceso actual son un poco
ortodoxos aunque han tenido éxito y gracias a ello se
debe el crecimiento de la empresa por lo que se requiere de una
buena elección al evaluar las dos alternativas. Tuvo
tanto crecimiento
económico como posicionamiento
en el mercado, crecimiento de sus productos, se ubicó en
las preferencias del consumidor,
tiene baja rotación de personal lo que ha consolidado la
empresa. Sin embargo la responsabilidad recae sobre una sola
persona, que no es lo más correcto.

AUTOEVALUACIÓN

NOMBRE: _____________________________________________
FECHA:__________

1.- ¿Qué es la
planeación?

1. Establecer el orden de los recursos y las funciones
   que deben realizar los miembros de la empresa para lograr los
   propósitos.
2. Consiste en fijar el curso concreto de
   acción que ha de seguirse, estableciendo los
   principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
   operaciones para realizarlo y la determinación de
   tiempo y números necesarios para su
   realización.
3. Consiste en hacer que el personal trabaje para que
   se logren los propósitos de la empresa.

2.- ¿Cuales son los elementos de la
planeación?

1. Objetivos, Cursos alternos de acción,
   Elección, Futuro…
2. Objetivos, Estrategias, Tiempo,
   Elección…
3. Elección, Objetivos, Futuro,
   Tiempo…

3.- ¿Cuáles son los principios de la
planeación?

1. Necesidad, Inspección, Compromiso,
   etc
2. Compromiso, Unidad, Estrategias, etc.
3. Precisión, Flexibilidad, Factibilidad,
   Unidad, etc.

4.- La planeación debe comprender suficiente
cantidad de factores como tiempo, personal, materia,
presupuesto
etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
¿Qué principio es?

a) Flexibilidad b) Universalidad c)
Racionalidad

5.- ¿Es la selección de un curso de acciones entre
alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de
recursos de dirección o reputación?

1. Decisión.
2. Planeación
3. Toma de decisión

6.- Estas decisiones cuentan con unas guías o
procedimientos,
pasos secuénciales para resolver un problema.

1. Decisiones programadas
2. Decisiones no programadas
3. Decisiones cualitativas

7.- ¿Consiste en que el administrador que las
utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a
la situación más específica del medio y de
la organización en donde se actúe?

1. Técnicas y herramientas de la
   planeación
2. Planeación.
3. Tipos de planes.

8.- Es conocido con el nombre de técnica de
trayectoria crítica, por que busca planear y
programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de
secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que
tiene el mismo fin y el mismo origen.

a) Diagrama de
flujo

b) Análisis Pert

c) Grafica de Gantt

9.- ¿Cuáles son los Tipos de
estrategias?

1. Las operativas y las de negocios.
2. Productivas, control y operacional.
3. Empresarial, productivas y operativas.

10.- ¿Qué es planeación
estratégica?

1. Es una herramienta por excelencia de la Gerencia
   Estratégica, consiste en la búsqueda de una
   o más ventajas competitivas de la organización
   y la formulación y puesta en marcha de estrategias
   permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en
   función de la Misión
   y de sus objetivos, del medio
   ambiente y sus presiones y de los recursos
   disponibles.
2. El patrón de respuesta de la
   organización a su medio ambiente.
3. Es un proceso que se inicia con el establecimiento
   de metas organizacionales, define estrategias y
   políticas para lograr esas metas, y desarrolla planes
   detallados para asegurar la implantación de las
   estrategias y así obtener lo fines
   buscados.

ATT. AUTOR

VICTOR LEONARDO GARCIA GIL

10MO, SEMESTRE DE LA LIC EN ADMINISTRACION

UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO

 VILLAHERMOSA, TABASCO