- ¿Por qué las
empresas contratan a un capacitador? - Objetivos de la
capacitación - Proceso de
capacitación - Implantación de
sistemas
De acuerdo a la vida actual del mundo empresarial el
termino capacitación y sistemas de
información están cambiando la forma de
trabajo de las
empresas, los
sistemas de información ayudan a acelerar procesos por
lo tanto; las organizaciones
que los implantan logran ventajas competitivas al adoptarlos en
sus funciones.
La capacitación se refiere a los métodos
que se usan para proporcionar a las personas dentro de la empresa las
habilidades que necesitan para realizar su trabajo, esta abarca
desde pequeños cursos sobre terminologia hasta cursos que
le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo, ya
sea teorico o a base de practicas o mejor aun, combinando los
dos.
Este es un proceso que lleva a la mejora continua y con
esto a implantar nuevas formas de trabajo, como en este caso un
sistema que será automatizado viene a agilizar los
procesos y llevar a la empresa que lo
adopte a generar un valor agregado
y contribuir a la mejora continua por medio de la
implantación de sistemas y capacitación a los
usuarios.
¿POR QUE LAS
EMPRESAS CONTRATAN A UN CAPACITADOR?
Porque existen varios problemas o
necesidades especificas que la
organización quiera resolver apoyándose en la
capacitación, pero la idea principal de cualquier empresa
independientemente de todos los problemas que existan, la
razón principal para capacitar es generar el cambio y este
cambio por lo tanto lleva a una modificación
tecnológica por que estamos hablando de capacitar cuando
se implanten los sistemas de información.
Todo proceso, actividad, empresa etc. Tienen un
estándar de calidad es decir
si yo cuento con una
maquina de hacer tortillas y se me indica que esta es capaz de
producir 5 kilos por minuto, es un estándar de calidad. Si
logro alcanzar las ventas para un
periodo determinado eso también es un estándar.
Entonces nos encontramos en una situación
ideal.
Para el caso de la capacitación será
necesario establecer los estándares de análisis en este sentido se
dividirán en Recursos Materiales,
actividades, Índices de eficiencia,
requerimientos, ambiente de
trabajo físico, y medidas de seguridad.
Explicare brevemente cada uno de estos:
Recursos materiales: Son los útiles que el
trabajador necesita para realizar su trabajo.
Actividades: Son los quehaceres que se llevan a
cabo para lograr un trabajo productivo, creativo y
útil.
Índices de eficiencia: Algunos quehaceres
que se pueden contar sobre todo en personal
operativo.
Requerimientos: son los requisitos tales como
nivel de escolaridad, experiencia, edad, sexo, etc que
solicitan para que desempeñes un puesto.
Ambiente de trabajo físico: Es todo
aquello que involucra al trabajador y a su puesto de trabajo por
ejemplo : Luz, color, ambiente
de trabajo ruido.
Medidas de seguridad: Son aquellos factores que
hay que cuidar para que no se provoquen accidentes de
trabajo.
Es importante señalar que no todas las
necesidades que se detecten serán resueltas a
través de la capacitación.
- Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente
calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes
para un mejor desempeño de su trabajo. - Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través
de una mayor competitividad y conocimientos
apropiados. - Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados
en el desempeño de sus puestos tanto actuales como
futuros. - Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente
actualizados frente a los cambios científicos y
tecnológicos que se generen proporcionándoles
información sobre la aplicación de nueva tecnología. - Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las
relaciones
interpersonales entre todos los miembros de la
empresa.
Un factor de gran importancia es que la empresa no debe
de considerar al proceso de capacitación, como un hecho
que se da una sola vez para cumplir con un requisito. La mejor
forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso
continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar
al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo
de constante competencia en
los negocios.
La capacitación continua significa que los
trabajadores se deben encontrar preparados para avanzar, hacia
mejores oportunidades ya sea dentro o fuera de la
empresa
Este proceso se compone de 5 pasos que
continuación mencionare:
- Analizar las necesidades. Identifica
habilidades y necesidades de los conocimientos y
desempeño - Diseñar la forma de enseñanza: Aquí se elabora el
contenido del programa
folletos, libros,
actividades. Etc. - Validación: Aquí se eliminan los
defectos del programa y solo se presenta a unos cuantos pero
que sean representativos. - Aplicación: Aquí se aplica el
programa de capacitación - Evaluación: Se determina el éxito
o fracaso del programa
Las personas que se motivan y desean ser mejores a
través del proceso de capacitación requieren de una
herramienta que los apoye a lograr su nueva actitud en la
organización con procedimientos
rápidos y fáciles.
Para todos los que se involucran en la
elaboración de un articulo, desde los directivos, hasta el
ultimo subordinado haciendo que el proceso de elaboración
de un articulo desde su diseño,
materias primas, hasta la distribución entrega y satisfacción
del cliente sean
procedimientos rápidos y fáciles esto lo lograran
con la implantación de sistemas de información, que
le digan a cada integrante de la organización lo que tiene
que hacer y como hacerlo.
O sea entiendo por esto un sistema que se encargue de
unir esfuerzo y misión de
cada departamento y que logre los objetivos de
productividad
y calidad total.
Usando herramientas
que cada día irán mejorando y exigiendo cada
día mas a quienes dependan de los sistemas.
Para poder
implantar un sistema se tiene que acudir a un método que
lleva por nombre METODO TRADICIONAL que consta de seis fases que
son:
Factibilidad: Consiste en hacer un estudio para
determinar que tan factible es el desarrollo de
un proyecto.
Análisis: Consiste en determinar las
especificaciones del usuario del sistema pronosticar los recursos
que serán necesarios y determinar el tiempo que se
tardaran en desarrollarlo.
Diseño: En esta fase se traduce el
análisis en forma de pasos; con los cuales se inicia la
programación. Aquí en esta etapa se
diseñan los procedimientos que servirán para
cumplir con el objetivo del
sistema y la forma de cómo se introducirán los
datos al
sistema.
Además también se especifica el proceso de
cómo se enviaran los resultados deseados y la forma en que
se van a transmitir esos resultados al usuario final.
Programación: Consiste en elaborar los
programas
considerados en el diseño para cumplir con lo especificado
por el usuario.
Pruebas: Prueba que haga lo que el usuario desea
y lo haga bien.
Implantación: Consiste en instalar el sistema
en el ambiente en que operara y en realizar los procesos
necesarios para que opere correctamente al terminar esta fase el
usuario puede iniciar con la operación real del sistema,
para lo cual requerirá capacitación sobre el uso
adecuado de cada una de las funciones que se realizan. En esta
fase es muy importante que el usuario participe activamente para
que la capacitación sea exitosa y después pueda
operar el sistema en forma correcta.
Operación: Consiste en que el usuario
utilice el sistema desarrollado en el ambiente real de trabajo es
decir que trabaje con el sistema para cumplir con los objetivos
deseados al momento de definirlo.
Cada día, a donde nosotros nos dirijamos a
realizar cualquier tramite etc los procesos están
automatizados y sistematizados y día a día
dependemos mas de los sistemas, por que estos son los encargados
de mover el mundo que esta a nuestro alrededor;
Es importante reconocer que en el futuro no muy lejano
muchas empresas tendrán que basar su estructura
competitiva a través de procesos que involucren inversiones
importantes en tecnología informática. Para esto será
necesario que se adopte una cultura
computacional y de información de los diferentes niveles
de la empresa con el fin de encaminar los objetivos
estratégicos hacia procesos de generación de
información.
En las empresas los sistemas de información con
frecuencia se implantan en forma inicial los sistemas
transaccionales y posteriormente se introducen los sistemas de
apoyo a las decisiones por ultimo se desarrollan los sistemas
estratégicos que dan forma a la estructura
competitiva.
Richard Nolan un autor y profesor de la
escuela de
negocios de Harvard desarrollo una teoría
que impacto en el proceso de planeación
de los recursos y las actividades de la informática.esta
teoría se llama ETAPAS DE NOLAN y esta compuesta por 6
etapas que son:
Etapa de inicio, contagio, control, integración, administración de datos y
madurez.
Cuando las empresas llegan al a etapa de madurez la
informática se encuentra definida como una función
básica se pulen muchos de los controles implementados en
las etapas anteriores.
El diseñar e implantar sistemas de
información, genera o contribuye a la creación de
nuevas formas de hacer negocio. El mundo se esta sistematizando
es por ello que se debe estar a la vanguardia y
seguir en el proceso de cambio constante.
Los sistemas de información han evolucionado en
su uso, iniciando con la automatización de los procesos de las
organizaciones, como apoyo al nivel operativo proporcionando
información que sirva de base para el proceso de tomar
decisiones, también como apoyo a los altos niveles,
finalmente para lograr ventajas competitivas a través de
su implantación y uso.
Cada día se utiliza en mayor proporción la
tecnología
de información, para apoyar y automatizar las
actividades de una empresa
partiendo de que cada día se utiliza mas la
tecnología de información, puedo afirmar que la
importancia del proceso de capacitación al momento de
implantar sistemas de información se centra en que la
capacitación es un medio fundamental de educación que
contribuye para que las personas profesionalicen su trabajo para
que se adapten a la era de cambios que vivimos y desarrollen
confianza en si mismos para enfrentar estos cambios con
éxito.
Los sistemas son una herramienta muy poderosa ya que
estos son requeridos en todos los niveles de una
organización para que esta funcione y a su vez se puedan
adoptar nuevas formas de hacer las cosas mediante la
implantación de sistemas y la capacitación. Ya que
al implantar sistemas, la capacitación se hace de manera
especifica impartiendo cursos sobre terminología o cursos
que le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema
nuevo ya sea teórico o a base de practica o mejor aun
combinando los dos y esto es muy importante debido a que
así se familiarizan con el sistema y se esfuma un poco la
resistencia al
cambio y algunos factores que puedan presentarse.
Garry Mitchell Manual del capacitador grupo
editorial Ibero América
SA de CV 1995
Daniel Cohen Karen Sistema de información para
la toma de decisiones segunda edición
Mc Graw- Grill
http://www.depi.itchihuahua.edu.mx/mirror/itch/academic/maestriaadmon/cursoarh/tomo1/cap06.html
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf#
Livier Villarreal Rosas
Evaluación de Sistemas de
Información
Jesús Félix
Instituto Tecnológico de Sonora