- Resumen
- Condiciones para la
Gestión Integrada de Proyectos - Ciclo de Vida del
Proyecto - Ejecución del Proyecto
Integrado - Necesidad de la Gestión
Integrada de Proyectos para el Comercio
Electrónico - Conclusiones
- Referencia
Bibliográfíca
La Gestión Integrada de Proyectos es un enfoque
que se está haciendo muy popular en la práctica
gerencial cubana actual por lo que los autores, que han tenido
experiencias en su aplicación práctica para el
desarrollo de
proyectos relacionados con el e-commerce, han considerado
útil compartir los fundamentos teóricos principales
utilizados actualmente en Cuba.
Palabras Claves: Proyecto,
dirección integrada de proyectos,
gestión integrada de proyectos, administración integrada de proyectos,
comercio
electrónico, e-commerce.
La Dirección por Proyectos es una modalidad de
Dirección, que utiliza técnicas y
herramientas
estandarizadas, sistemas de
información estructurada, Organización con conocimiento y
experiencia en "Management", para satisfacer las necesidades y
expectativas que se tienen de un proyecto, logrando objetivos
predefinidos tales como: Plazo, Costo y Calidad, entre
otros.
Según Billows (1) la Dirección por
Proyectos (o Project Management) se refiere al "…
proceso de
organización de los recursos puestos
a disposición del proyecto con el fin de obtener los
objetivos deseados".
El Project Management Book of Knowledge (PMI), (3) lo
define como "el arte de dirigir y
coordinar los recursos
humanos y materiales,
mediante el uso y técnicas de dirección para
conseguir los objetivos prefijados de alcance, costos, plazo de
entrega, calidad y satisfacción de los participantes o
partes interesadas en el proyecto".
Para Castro Díaz Balart, (2) esta forma de
dirección "…tiene un carácter necesariamente sistémico y
una estrecha relación con la estrategia
organizacional y con la alta dirección de la
empresa…" que genera sus alternativas a partir de
objetivos claves, de los cuales muchos pueden constituirse en
proyectos.
La adopción
de esta forma de dirección respecto a otros enfoques puede
constituir una vía exitosa hacia la integración de los diferentes elementos del
sistema
empresarial y contribuir al logro de los niveles de competitividad
necesarios, entre otras razones por permitir una mayor
flexibilidad y rápida respuesta ante la situación
actual de incertidumbre y cambio de los
mercados
actuales.
El Project Management, surgido en el mundo
anglosajón y conocido en el mundo latino como
dirección integral de proyectos, es una modalidad de
dirección, que utiliza técnicas y herramientas
estandarizadas, sistemas de
información estructurada,
organización con conocimiento y experiencia en
"management", para satisfacer las necesidades y
expectativas que se tienen de un proyecto; logrando objetivos
predefinidos tales como: plazo, costo y calidad, entre otros.
(3)
Desarrollo
1. Condiciones para
la Gestión Integrada de Proyectos
Hace dos décadas, las direcciones de proyectos
estaban limitadas a las aplicaciones de la defensa y de la
industria
aeroespacial, actualmente con la reducción de recursos, la
necesidad de aumentar la productividad,
unos ciclos de vida más cortos de los productos, el
aumento considerable de la innovación
tecnológica, las exigencias de una recuperación
más rápida de la inversión y las limitaciones
jurídicas, sociales y ambientales, es necesario
desarrollar nuevos enfoques de dirección.
La dirección de proyectos ha sido adoptada como
medio para hacer frente a estos factores. Las técnicas,
sistemas y procedimientos
han resultado útiles, tanto en el sector
público como en el privado, en los manufactureros y en
la de los servicios,
incluidas empresas
constructoras, instituciones
financieras, organismos gubernamentales, hospitales, firmas de
consultorías y otros.
La gerencia de
I+D es la encargada de dirigir integralmente los proyectos,
además de tener la disposición y la capacidad, es
importante también poseer las experiencias necesarias para
el alcance y contenido de todas las metas. Para el éxito y
trabajo de
estos equipos se necesita:
- Liderazgo: El líder
debe estar claro hacia donde debe estar dirigido, o sea poseer
una gran visión futurista. Debe poseer dominio
genérico de las funciones y
capacidades de cada una de las especialidades
involucradas. - Motivación: La
motivación debe estar basada en la obtención
de metas a corto plazo con la claridad de los beneficios de los
proyectos terminados. Estos logros y sus beneficios
estarán dispuestos a la celebración del equipo en
general donde cada uno de especialistas tuvo la misma
importancia. - Comunicación: Es fundamental para el
funcionamiento en equipo la existencia de una fuerte comunicación, no solo en todos los
aspectos inherentes al proyecto, sino también en buenas
relaciones
humanas, sobre la base del respeto de
criterios y debate
abierto de ideas en sentido general.
Según Maynard (4) "(un proyecto es) … un
proceso de trabajo grupal que se extiende por una determinada
cantidad de tiempo y que
debe llevar como resultado una facilidad tecnológica que
puede ir desde una construcción civil o industrial, hasta un
complejo productivo o de servicios pasando por una
solución tecnológica de cualquier
índole".
El proyecto pasa por diferentes etapas, reconocidas
generalmente como: Conceptualización, Desarrollo,
Implementación o puesta en marcha y Declinación.
(ver Figura No. 1) (6)
La etapa de Conceptualización comprende el
desarrollo de la idea preliminar hasta la demostración de
su viabilidad incluyendo el análisis de las posibles alternativas de
solución del problema que se pretenda resolver.
Generalmente culmina con la aprobación de los resultados
de estudios de viabilidad que comprenden análisis
preliminares de comportamiento
de mercado y
demanda,
suministros, condiciones del entorno, así como estimados
de posibles resultados económicos y socio
ambientales.
La etapa de Desarrollo de un proyecto es la más
larga e intensa en trabajo intelectual de equipo. En ella se
analizan a detalle todas las posibles soluciones, se
efectúan los diseños de procesos y
productos, se planifica la ejecución de las diferentes
fases de la etapa de Desarrollo. A todo esto se le suele llamar
Ingeniería de Detalle.
La Implementación o Puesta en Marcha del proyecto
es la etapa más intensa en trabajo colectivo de todo tipo.
En ella se efectúa el montaje de las instalaciones, la
preparación de la fuerza de
trabajo que va a operarlas, las pruebas de
funcionamiento, los controles de terminación de objetos de
obra y culmina con la puesta en marcha de la facilidad o
solución de que se trate.
En la vida cotidiana, incluso en la empresarial, suele
obviarse la etapa de Declinación pues se ve como parte de
la explotación. Sin embargo, ningún autor de una
solución se separa nunca de su obra y tiende a mantenerse
en contacto con su desempeño, cuidando de su estado
técnico, mantenimiento
y reparaciones.
Figura No.1. Ciclo de Vida
de un Proyecto
La etapa de declinación incluye todas las
mejoras, ampliaciones o modificaciones de todo tipo que se
ejecutan en el objeto de obra para aumentar su valor
agregado.
3. Ejecución del Proyecto
Integrado
Para ejecutar un proyecto aplicando la Gestión
Integrada de Proyectos (GIP) es preciso definir la estructura en
que se desglosan cada una de las actividades o tareas que
convienen en realizarse en el trabajo que
se quiere desarrollar, para finalmente asignar a cada miembro del
equipo su correspondiente cuota de gestión. No solamente
se requiere la lista sino una descripción de las actividades. Para ello
se asume una estructura arborescente con los detalles de la
gestión en específico.
Un proyecto define una combinación de actividades
interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes
que finalice el trabajo completo. Las actividades están
interrelacionadas en una secuencia lógica
en el sentido en que algunas de ellas no pueden comenzar hasta
que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto, es un
trabajo que requiere tiempo y recursos para su
terminación.
La programación de proyectos actualmente se
lleva a cabo con dos técnicas principales:
- Programa de Evaluación y Revisión
Técnica o Project Evaluation and Review Tecnnique
(PERT), - Método del camino o ruta crítica o Critical Path Method
(CPM).
La técnica PERT fue desarrollada durante
los años 1958-1959 como un método
para planificar y controlar el desarrollo del complejo programa Polaris
Flete Ballistic Missile para el Special Projects Office U.S. Navy
(abreviadamente, Proyecto de Misiles Polaris). (3)
El PERT fue
proyectado para la planificación y programación de
actividades en la fase de desarrollo de un nuevo producto y
programar recursos para cumplir una tarea determinada con
limitaciones de tiempo. Esta técnica da medios para
minimizar esperas, interrupciones y conflictos y
acelerar la terminación por medio de la coordinación y sincronización de las
diversas partes de la tarea general. Según Maynard
(4) "el PERT fue el primer
sistema que intento tratar con la programación de
incertidumbres de una manera relativamente
sofisticada".
La herramienta analítica básica y
fundamental del PERT es la red. La red PERT
es un diagrama de flujo
que representa gráficamente las secuencias y las
interrelaciones de unas actividades y sucesos
seleccionados que deben ser completados para alcanzar los
objetivos establecidos. Un suceso se define como un punto
concreto y
distinguible en el tiempo, que coincide con el comienzo o final
de una tarea o actividad específica. El suceso se
representa como un círculo, aunque algunos utilicen otras
figuras geométricas, su es representar el momento en que
una actividad es comenzada o terminada. Una actividad
siempre tiene un suceso predecesor y uno sucesor y representan un
tiempo de trabajo y espera.
Esta técnica puede ser aplicada a casi cualquier
proyecto en el que se requiera una planificación
lógica. El ciclo de planificación de una red PERT se resume en la
figura No. 2 que se muestra a
continuación.
La técnica de redes más ampliamente
aplicada, después del PERT, es el método del camino
crítico (Critical Path Meted – CPM). Maynard
(4) afirma que el CPM es utilizado cuando las estimaciones de
tiempos y costos pueden ser obtenidas con relativamente alto
grado de certidumbre.
La red CPM es reflejada
comúnmente como un diagrama de
flechas, los sucesos como vértices, y las actividades como
tareas (flechas). Tanto las estimaciones de tiempo, como las de
costos, normales y mínimos, son obtenidas para cada
actividad en una red o grafo CPM.
La diferencia esencial entre estás dos
técnicas consiste, que en el PERT los tiempos de las
actividades se calculan sobre una base probabilística,
mientras que en el CPM se utilizan tiempos basados en la
experiencia. Aunque en la actualidad se han ido introduciendo
modificaciones e innovaciones que han dado origen a variantes de
ellos que en su esencia no difieren. Ambas técnicas
están orientadas en la determinación de un programa
de tiempo, consisten en 3 fases: Planeación,
Programación y Control.
Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades
distintas, después se determinan las estimaciones de
tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red
para estas actividades (flechas) donde cada una de las
flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas
completo da una representación gráfica de las
relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de
esta etapa es que permite conocer con detalle las diversas
actividades o fases del proyecto, y de esta manera se pueden
sugerir mejoras antes de que el proyecto se
ejecute.
- Planeación:
Se construye un diagrama de tiempo donde se muestran
los tiempos de iniciación y terminación para
cada actividad y la relación con el resto de las
actividades del proyecto, el programa señala las
actividades críticas, es decir aquellas que
requerirán de una atención especial; para las actividades
no críticas, el programa debe de mostrar los tiempos
de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se
demoran, ya que esto permitirá el uso eficiente de
recursos limitados. - Programación:
- Control:
Es la fase final de la
administración del proyecto, esta incluye el uso del
diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer
reportes periódicos del progreso. La red debe analizarse y
si es necesario determinar un nuevo programa para la parte
restante del proyecto.
En la realización de un proyecto de
inversión es necesario contar con un programa que
indique las fechas de inicio y de terminación de cada
actividad, esto se representa mediante un diagrama de
flechas.
Se deben representar las interdependencias y relaciones
de precedencia entre las actividades del proyecto; se utilizan
flechas para representar cada actividad, la punta indica el
sentido de avance del proyecto, los eventos
representan la terminación de unas actividades y el
comienzo de otras y están representados por
puntos.
La gestión integrada de proyectos es una forma de
organizar eficazmente la ejecución de proyectos de
comercio electrónico pues da la posibilidad de concatenar
multilateralmente todas las actividades y funciones de todos y
cada uno de los participantes en el proyecto.
Si bien se identifica la gestión de proyectos con
la elaboración de gráficos PERT/CPM y la determinación
de las rutas críticas, las técnicas que permiten
gestionar integralmente un proyecto son muchas más y, de
su aplicación consciente, puede depender en gran medida el
éxito de un proyecto máxime si es uno tan complejo
como son los de creación de negocios
electrónicos.
4. Necesidad de la Gestión Integrada de
Proyectos para el Comercio
Electrónico
El proceso de creación de un negocio virtual es
similar a la creación de una nueva empresa por lo
que, de hecho, constituye un proyecto de desarrollo de relativa
complejidad. El comercio electrónico es una actividad
relativamente nueva, compleja, donde tanto los individuos como
las organizaciones
están en un proceso de constante aprendizaje.
(8)
Esto lleva a la necesidad de rectorar todo este proceso
de desarrollo con una herramienta suficientemente abarcadora,
integradora y flexible como para adaptarse a todos los posibles
cambios que puedan ocurrir durante las etapas de desarrollo
puesta en marcha. La gestión integrada de proyectos, dadas
sus características cumple plenamente estos requisitos.
(10)
Los equipos multidisciplinarios que participan en la
creación de un negocio virtual son de nuevo tipo. El nivel
de preparación profesional es generalmente muy alto, pero
la variedad de intereses, conocimientos y hábitos de
trabajo hacen muy compleja la labor de dirección de sus
actividades. Cada una de las etapas implica a personas muy
diferentes desde empleados de la
organización que ejecuta el proyecto – unos a
tiempo total y otros a tiempo parcial – hasta clientes
potenciales, suministradores futuros del servicio
comercial, representantes de organismos de arbitraje y
control,
consultores legales, académicos, diseñadores
gráficos y de páginas
web, etc.
Una característica propia de los negocios
virtuales es que se diseña un producto en sí que es
el sistema que sustenta la actividad comercial pero que incluye
un proceso de prestación de ese servicio. Por lo que el
proceso de diseño
aplica los criterios de la Ingeniería Concurrente donde el
producto se diseña en función de
sus prestaciones
futuras para que estas sean desde un inicio libres de fallas.
(7)
Con relación al diseño del proceso, este
es un típico proceso de prestación de servicios
aún más intangible que los tradicionales (en ellos
puede al menos verse en un momento dado el curso de las operaciones
tecnológicas). En los negocios virtuales estos procesos
ocurren a una velocidad tan
grande que es casi imposible detallarlos, amén de que
pueden realizarse múltiples prestaciones a la misma
vez.
Schroeder (9) plantea sobre el diseño de procesos
de prestación de servicios que "… a diferencia de
los procesos de manufactura,
aquí se analiza la secuencia no de cambios visibles en los
objetos de trabajo debido a las operaciones tecnológicas,
sino de operaciones secuenciales ejecutadas para satisfacer las
expectativas de un cliente que
constituye el sujeto de trabajo".
Además Schroeder (9) afirma que un
proyecto"… es una producción unitaria por excelencia, cuyo
flujo de producto no es identificable, hay una gran variedad de
soluciones a una misma alternativa, su prestación va
dirigida a un único tipo de mercado, que exige mano de
obra altamente calificada que ejecute tareas no rutinarias y que
cumple objetivos altamente flexibles difíciles de
controlar en muchos sentidos especialmente en cuanto a calidad y
marcha de ejecución".
En el caso de los negocios virtuales estos atributos
definidos por Schroeder se cumplen ampliamente con la
especificidad de que una tienda virtual no satisface las
expectativas de un solo cliente, pues los que van a suministrar
el servicio comercial en el futuro son los clientes durante la
etapa de desarrollo del proyecto, los suministradores del
servicio durante la etapa de puesta en marcha y de nuevo los
clientes durante la etapa de declive.
Por otra parte los procesos de control de inventario son
despreciables, pues se trata aquí de soluciones virtuales.
El control de la ejecución es determinante pues hay una
gran interdependencia entre los participantes, con clara
tendencia – al menos en las primeras experiencias de
programación – a los cursos lineales de
ejecución y el control de la calidad de la
programación vincula estrechamente a los suministradores
del servicio, los asesores legales – que participan en
todas las etapas del proyecto y no se incorporan a la
contratación inicial y a la revisión y entrega
final como en los tradicionales – y los comercializadores y
programadores.
- La Dirección Integrada de Proyectos ha sido
adoptada por los empresarios como un nuevo para hacer frentes a
varios factores que los limitan al desarrollo de proyectos de
alta complejidad, en los cuales se involucran grandes valores de
inversión. - Un proyecto para por diferentes etapas, en las cuales
se definen una combinación de actividades
interrelacionadas que deben ejecutarse con un cierto orden y
secuencia lógica. Determinar dicha secuencia, es un
trabajo que requiere de tiempo, herramientas y recursos para un
resultado satisfactorio. - El diseño de un negocio virtual es un proceso
complejo que exige de un equipo multidisciplinario no
convencional. En este proceso participan diversos especialistas
a tiempo completo o a tiempo parcial, consultores externos,
representantes de los suministradores y de los clientes
potenciales, así como de todas las organizaciones
reguladoras en estrecho vínculo con las entidades que
posteriormente concederán los certificados comerciales o
la financiación de las diferentes fases del
proyecto. - La Dirección Integral por Proyecto permite
eliminar las variaciones sobre la marcha necesarias, pues el
hecho de que el comercio electrónico sea una forma nueva
de negociar, motiva que todos los elementos participantes se
encuentren en un continuo proceso de aprendizaje. Además
de ser una herramienta que ha demostrado su eficacia en la
organización y ejecución de proyectos altamente
complejos.
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[consulta: 13 Septiembre 2002].
Autor:
Dra. Ana Lilia Castillo Coto
Profesora Auxiliar, Departamento de Ingeniería
Industrial,
Universidad de Cienfuegos.
M.Sc. Alexander Brito Brito
Profesor Asistente, Departamento de Ingeniería
Industrial,
Universidad de Cienfuegos
Ing. Raúl Sasson Rodes
Ingeniero Industrial, Almacenes
Universales, S.A.
M.Sc. Roberto Santana Vizcaino
Profesor Asistente, Departamento de Ingeniería
Industrial,
Universidad de Cienfuegos