- Definición de
Administración - Importancia de la
Administración - Características de la
Administración - Definición de
Organización - Importancia de la
Organización - Características de
la Organización
Definición de
Administración.
Es el proceso de
lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones,
integración de personal,
dirección y control de otras
personas, creando y manteniendo un ambiente en el
cual la persona se pueda
desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando
a relucir su potencial, eficacia y
eficiencia y
lograr así fines determinados.
Importancia de
la
Administración.
No sería suficiente con decir que sin una
buena administración ninguna organización
tendrá éxito;
por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su
importancia:
1- La administración no solamente nació
con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los
ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos
presente en todas partes. Y es que en el ámbito del
esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo
esfuerzo planeado.
2- Donde exista un organismo social allí
estará presente la administración.
3- No sirve de mucho que en una empresa
existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor
ubicación, si lo todo lo anterior no va
acompañado del elemento humano necesario para dirigir
las actividades, o sea que la administración es
importante para alcanzar objetivos de
la
organización.
4- En las grandes empresas la
administración científica o
técnica es esencial ya que no podrían existir sin
una buena administración.
5- La administración es un proceso universal ya
que no solo se da en los países capitalistas, sino que
también en los países socialistas o de cualquier
tipo que sean, la administración es importante tanto en
las pequeñas como el las grandes empresas.
6- Otro hecho importante es que por medio de la
administración se puede elevar la productividad y
los niveles de vida en los países en vías de
desarrollo.
7- La administración imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo,
materiales,
dinero y
relaciones
humanas.
8- Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes
y proporciona previsión y creatividad.
Para concluir podemos decir que la administración
es importante por que se aplica en cualquier tipo de
organización con deseos de aumentar su productividad y el
éxito, dependiendo para esto del elemento humano y
material.
Características de la
Administración.
Dentro de las características de la
administración tenemos las siguientes:
1- Universalidad: La administración se
da donde quiera que existe un organismo social (estado,
ejército, empresas, iglesias, familia, etc.),
porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de
medios.
2- Especificidad: La administración
tiene sus propias características las cuales son
inconfundibles con otras ciencias,
aunque va acompañada siempre de ellas (funciones
económicas, contables, productivas, mecánicas,
jurídicas, etc.), son completamente
distintas.
3- Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas,
fases y elementos del proceso
administrativo, éste es único y, por lo
mismo, en todo momento de la vida de una empresa se
están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos.
4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos
tienen carácter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un
solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el último mayordomo". Respetándose
siempre los niveles de autoridad
que están establecidos dentro de la
organización.
5- Valor
Instrumental: La administración es un instrumento
para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente
práctica y mediante ésta se busca obtener
resultados determinados previamente establecidos.
6- Flexibilidad: La administración se
adapta a las necesidades particulares de cada
organización.
7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en
todos los niveles jerárquicos de una
organización.
También podríamos mencionar otras
características como:
a) Es un medio para ejercer impacto en la vida
humana. Es decir, la administración influye en su
medio
ambiente.b) Se logra mediante los esfuerzos. Para
participar en la administración se requiere dejar la
tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las
tareas se cumplan mediante los esfuerzos de
otros.c) Es una actividad, no una persona o grupo de
ellas. La administración no es gente, es una
actividad; las personas que administran pueden ser
designadas como Directores, gerentes de áreas,
etc.d) La efectividad administrativa requiere el uso
de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La
habilidad técnica es importante para cumplir con un
trabajo
asignado.e) La administración es intangible. Su
presencia queda evidenciada por el resultado de los
esfuerzos.
Los que la practican no son necesariamente los
propietarios; es decir que el administrador y
el propietario no son necesariamente la misma persona.
Se trata de determinar que recurso y que
actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la
organización. Luego se debe de diseñar la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura
departamental de la
empresa.
De la estructura establecida, se hace necesaria la
asignación de responsabilidades y la autoridad formal
asignada a cada puesto.
Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta
función
es el establecimiento de una estructura organizativa.
Para que exista un papel organizacional y sea
significativo para los individuos, deberá de
incorporar:
1- Objetivos verificables que constituyen parte central
de la planeación.
2- Una idea clara de los principales deberes o
actividades.
3- Una área de discreción o autoridad de
modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer
para alcanzar los objetivos.
Además, para que un papel dé buenos
resultados, habrá que tomar las medidas a fin de
suministrar la información necesaria y otras herramientas
que se requieren para la realización de esa
función.
Importancia de la
Organización.
Esencialmente, la organización nació de la
necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de
sus limitaciones físicas, biológicas,
psicológicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta cooperación
puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de
una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier
organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar
sus tareas.
Con todo, es obvio que aún personas capaces que
deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas
efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la
forma en que sus funciones se relacionan unas con
otras.
Este es un principio general, válido tanto en
la
administración de
empresas como en cualquier
institución.
Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para
todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en
la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicación y de toma de
decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
En síntesis,
el propósito de la Organización es contribuir a que
los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia
organizacional.
Características de la
Organización.
1- Complejidad: Existen organizaciones
altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran
número de niveles intermedios que coordinan e integran las
labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas
pequeñas las actividades las realizan interactuando
directamente con las personas.
2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u
operación que se realice, sin tomar en cuenta quién
lo ejecuta.
3- Rutina Estandarizada: Son procesos y
canales de comunicación que existe en un ambiente
despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden
a formar sub-colectividades o grupos
informales, manteniendo una acción
personalizada dentro de ellas.
4- Estructura especializada no oficiales:
Configuran una organización informal cuyo poder, en
algunos casos, son más eficaz que las estructuras
formales.
5- Tendencia a la especialización y a la
proliferación de funciones:
Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad
profesional o técnicas,
las cuales necesitan un modelo
extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener
el orden.
6- Tamaño: Va depender del número
de participantes y dependencias.
Wendy Naranjo Rendón
Cátedra: Organización y Administración de Empresas del Comercio
Exterior.
VI Semestre Comercio
Exterior.
Instituto Universitario de Tecnología "Juan
Pablo Pérez Alfonzo".
Extensión Puerto La Cruz,
Estado Anzoátegui.
Venezuela.