- La Administración de
Empresa - El proceso
administrativo - Planificación en la
administración - Organización y
Funcionamiento de las Empresas - La
integración - Conclusiones
- Bibliografía
Este trabajo nos
permite tener conocimientos sobre la
Administración de Empresa desde su
evolución, procesos,
planificación, organización e integración, hasta llegar a la construcción de su estructura
general, la cual obtendremos por medio de la investigación realizada.
La Administración es una técnica que
trata siempre de lograr la máxima eficiencia en
todo organismo. Es una de las tareas más importantes de la
actividad humana. Todas la fases de nuestra vida moderna
están afectadas por la administración.
Un Gerente de un
Banco, el o la
Ministro (a) de Fomento, el obispo de una Iglesia, la
supervisora de una tienda por departamento, el o la directora de
un hospital o nosotros mismos en nuestra vida diaria. Todos de
una u otra manera somos administradores.
Todos los conceptos, objetivos,
métodos,
principios,
teorías, técnicas
desarrolladas gravitan alrededor de seis (6) funciones:
Previsión, Planificación, Organización,
Integración, Dirección y Control; las
cuales son la base para una buena administración.
1ra parte
La practica de la administración ha
existido desde los tiempos más remotos. Los relatos
judeocristianos de Noé, Abraham y sus descendientes
indican el "manejo" de grandes números de personas y
recursos
para alcanzar una variedad de objetivos –desde la
construcción de arcas a gobernar ciudades y ganar
guerras
-.Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia y
Roma
mostraron los resultados maravillosos de una buena practica
administrativa en la conducción de los asuntos
políticos, en la construcción de caminos y
estructuras masivas y el desarrollo de sistemas
elaborados de contabilidad.Con la Revolución Industrial se iniciaron
los primeros experimentos científicos en la
practica administrativa. James Montgomery, un
propietario-gerente textil él escribió los
primeros textos administrativos para su empresa y para
otras. Eran demasiado técnicos y de estilo de miras
estrechas pero, no obstante se dirigía a los
problemas de planeación, organización y
control de las primeras fabricas.La administración es un proceso
muy particular consistente en las actividades de
planeación, organización, ejecución y
control, desempeñadas para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y
otros recursos.La fig. 1.2 presenta en forma gráfica esta
definición de administración. Los seis
elementos de la administración, o recursos
básicos, como suelen llamarse, están sujetos
a las funciones fundamentales de la administración
–planeación, organización,
ejecución y control- para lograr los objetivos
declarados.RECURSOS
BÁSICOSFUNCIONES
FUNDAMENTALESOBJETIVOS
DECLARADOSLos 6
ELEMENTOSEL PROCESO
ADMINISTRATIVORESULTADOS
FINALESADMINISTRACION : ¿ARTE O
CIENCIA?La administración como
ciencia:La ciencia de la administración es un
cuerpo de conocimiento sistemáticos, acumulados
y aceptados con referencia a la comprensión de las
verdades generales relativas a la
administración.La ciencia de la administración no es tan
amplia o tan exacta como la
ciencia física, como la matemática o la química. En consecuencia, la
administración nunca será una ciencia pura
igual que las ciencias
físicas, pero se ha avanzado mucho en la
sistematización de los conocimientos y en la
generalización de ciertas realidades. Ciertamente,
la administración es una ciencia social, termino que
describe con exactitud su verdadera naturaleza.La administración como un
arte:El arte de administrar es una facultad personal
creativa con el agregado de la habilidad en su
desempeño. La contemplación de problemas,
sucesos y posibilidades desarrolla un poder
creativo personal, en tanto que la experiencia, la
observancia y el estudio de los resultados contribuyen a un
desempeño especializado. Dicho de
otra manera, el arte de la administración implica
visualizar un todo ordenado a partir de partes
caóticas, comunicar la visión y alcanzar el
objetivo. Es el "arte de las artes", porque
organiza y utiliza el talento humano.- Evolución:
El administrador de oficina:
Su papel es el de facilitar la actividad, promover
el desarrollo, controlar su personal y coordinar la
acción del grupo
con el de las máquinas o cosas. Debe poseer
aptitudes para resolver los diversos problemas de la
función documentaría y para
simplificar métodos; tácticas para dirigir el
personal y dar flexibilidad al departamento financiero.
Debe establecer los canales para obtener la información requerida acerca de su
actividad global, del personal, etc. Un administrador con
estas cualidades será muy solicitado en toda oficina
de servicio
o simplemente administrativa.El administrador en el comercio:
En las empresas
comerciales de gran envergadura, el gerente comercial es el
elemento que dirige una gran organización de
vendedores, dirige el departamento de publicidad y propaganda y hasta el de relaciones
públicas. Es todo un personaje, que conoce el
mercado
a nivel nacional e internacional, capaz de hacer presupuestos con precisión y rapidez.
Tiene en sus manos autoridad y responsabilidad, atributos de hombres
geniales.El administrador en la industria:
Se requiere conocer a fondo el proceso productivo
de la
empresa, las relaciones entre los diversos niveles
ejecutivos y un completo conocimiento del personal a su
cargo. En la industria moderna, el Administrador tiene la
oportunidad de ocupar los puestos desde el simple
supervisor hasta el de presidente de una gran
organización. Su labor, jamas es de rutina, siempre
hace algo nuevo, solo así puede ascender
rápidamente por la escala
jerárquica.El administrador de estancia y bienes
inmuebles:El administrador se encarga de las operaciones
contables, control de personal del campo y de servicio,
administración de salarios
y solo de Él depende la buena marcha de la empresa.
La administración de bienes inmuebles incluye a casa
y edificios en alquiler, hoteles, salas de cine,
teatro y
la venta de
casas y terrenos. Esta actividad es poco compleja, pero
requiere conocer ciertas normas
tributarias, etc.El administrador de transporte:
Actualmente las empresas de transporte
aéreos, acuáticos y terrestres requieren de
hombres dinámicos, capaces de ampliar los servicios, de formular programas
turísticos, de abrir nuevas rutas, de administrar
personal, en fin de promover el desarrollo de los
transportes brindando un servicio eficiente, en menor
tiempo y
a menor costo.
Recuerde que asumir la responsabilidad de un viaje de
personas, esta en juego la
vida de los pasajeros así como de los bienes
transportados. - Campo de acción
- Características
- La administración tiene un propósito.
La administración trata con el logro de algo especifico,
expresado como objetivo o meta. La administración existe
debido a que es un medio efectivo de hacer que se haga el trabajo
necesario. - La administración hace que sucedan cosas. Los
gerentes centran su atención y sus esfuerzos para producir
una acción exitosa. Saben donde principiar, qué
hacer para mantener las cosas en movimiento y
cómo seguir. Esto significa que en algunos casos la
persona que
practica la administración puede encontrar que no
está ganando un concurso de popularidad, pero los
miembros del grupo siguen respetando al gerente. - La administración es una actividad, no una
persona o grupo de personas. La palabra "manejar" es más
precisa y descriptiva que administración. La
administración no se refiere a personas, es una
actividad como la de caminar, leer, nadar, correr,etc. Las
personas que practican la administración pueden
designarse como gerentes, miembros de la administración
o jefes ejecutivos. - La administración se logra por, con y mediante
los esfuerzos de otros. Para practicar la administración
se necesita renunciar a la tendencia de hacer todo usted mismo
y hacer que las tareas se ejecuten por, con y mediante los
esfuerzos del grupo. - Por lo general la administración esta asociada
con los esfuerzos de un grupo. Es común asociar la
administración con un grupo. Sin embargo, la
administración también es aplicable a los
esfuerzos de un individuo.
Por ejemplo, una persona administra muchos asuntos personales.
El énfasis de grupo se deriva del hecho de que una empresa
cobra vida para alcanzar objetivos y éstos son
alcanzados con mas facilidad por una sola persona.
- Importancia
Ninguna organización puede alcanzar buen éxito
si no tiene una administración competente; ella permite
alcanzar las metas de las organizaciones,
sean estas económicas, políticas
o sociales, encausando para ellos las aptitudes y energías
humanas hacia una acción efectiva. El ejercicio de la
administración influye sobre toda la sociedad
siendo sus roles principales como estabilizadora de las
instalaciones, colabora en los campos sociales, instrumento de
bienestar y servidora de la política.
2da parte
2.1 Elementos de la mecánica administrativa:
- Planificación
- Organización
- Coordinación
- Dirección
- Control
- Planificación: Significa, prever el
porvenir y prepararse para él. Esta función tiene
dos aspectos fundamentales: la previsión y el plan. - Organización: Dotar a una empresa de
todos los elementos necesarios para su funcionamiento: materia
prima, herramientas, útiles, capital,
personal. - Coordinación: Establece la
armonía entre todos los miembros de la empresa, para
facilitar su funcionamiento y asegurar el
éxito. - Dirección: Hace que se cumplan los
objetivos. Por lo común se reparte el trabajo entre los
distintos jefes que tienen diferentes niveles, cada uno con
responsabilidad propia. - Control: Vigilar si todas las actividades se
realizan conforme al programa
adoptado, a las ordenes dadas y a los principios
establecidos.
2.2 Actividades del proceso
administrativos.
Planeación Aclarar, amplificar y determinar los Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las
| Organización Subdividir el trabajo en unidades Proporcionar facilidades personales Y otros recursos. Agrupar las obligaciones operativas en puestos | Ejecución Conducir y retar a otros para que hagan su mejor Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. | Control Comparar los resultados con los planes en Evaluar los resultados con los estándares |
- Clasificación de las
Empresas:
Las empresas se pueden clasificar según
su:
- Constitución patrimonial.
- Función Económica.
- Magnitud.
- Por su constitución Patrimonial:
1. – Privadas. Son aquellas que
están constituidas por capitales particulares,
administradas y dirigidas por su propietario y cuya finalidad
puede ser puramente lucrativa y mercantil o también no
lucrativa.
2. – La Empresa Estatal. Es la que
pertenece al estado, a un
municipio o a cualquier otra corporación de Derecho
Publico. Esta constituida por capitales públicos
pertenecientes a la Nación,
su organización, administración y demás
servicios está a cargo de empleados públicos y su
finalidad no es estrictamente lucrativo sino de bien
público.
- Por su función
Económica:
1. – Primarias. Son las que se dedican a
actividades extractivas o constructivas: empresas mineras,
petrolíferas, agropecuarias, etc.
2. – Secundarias. Son las que se dedican a
la transformación de las materias prima; industrias
propiamente dichas, plantas
eléctricas, etc.
3. – De servicios. Son las empresas
dedicadas a una actividad puramente comercial, de transporte, de
seguro, de
crédito, etc.
- Por su Magnitud:
- Pequeña Empresa.
- Mediana Empresa.
- Gran Empresa.
- Sociedades Mercantiles y sus
características.
El crecimiento natural de las empresas industriales, las
limitaciones de la vida y capacidad económica de personas,
las indujeron a buscar la asociación con sus semejantes
para afrontar mejor todas las responsabilidades que surgen al
establecer una gran empresa. Nace así un nuevo organismo
llamado Sociedad, fruto de reunión de esfuerzo y capital
de dos o más personas. Una sociedad mercantil se forma
cuando dos o más personas convienen en poner en
común algún bien o industria, con el fin de
dividirse entre sí las ganancias.
Clases de Sociedades
Mercantiles.
Es la que resulta de la unión de dos o
más personas que colocan en común su dinero o
bienes, su conocimiento o su trabajo y convienen en
participar, en la proporción que se establezca de los
mismos derechos y
obligaciones bajo la razón social que ellos
conforman.Se caracteriza, además por su pequeño
capital y por su poca duración pues el retiro o
muerte de
uno de los socios en causa de disolución de la
sociedad, y es necesario nuevo contrato para
que continúe sus actividades.- Sociedad Colectiva:
- Sociedades Comanditarias:
Esta formada por dos clases de
socios:
- Los comanditarios: son los socios gestores o
capitalistas que responde solamente con su capital invertido y
no tienen intervención algunas en la
organización, dirección y
administración de la empresa. - Las Colectivas: Son los socios que aportan
bienes y solo responden por ellos. Constituyen los verdaderos
forjadores del desarrollo de la empresa porque de ellos depende
la organización, administración y
dirección de la sociedad.
- Sociedades Anónimas:
Este tipo de sociedad es la más adoptada por las
empresas industriales y comerciales, porque es un medio
más ventajoso de practicar la " libre empresa"; es decir,
por la auténtica asociación de
capitales.
La Sociedad
Anónima tiene mayores obligaciones para con el Estado,
pero otorga la facultad a todo ciudadano de invertir su dinero en
sociedades con
otros, y de poder administrarlas, organizarlas de modo que le
ofrezca mayores ventajas de planificar la economía y, en fin,
de encaminarlas hacia el desarrolla.
Sus Características:
1. – En una simple asociación de capitales;
es sujeto es el capital y los socios son las acciones.
2. – Los socios no son responsables por las
obligaciones que la sociedad contraiga: pues la responsabilidad
queda limitada al capital SOCIAL de tal suerte que los
accionistas solo ponen en juego el capital aportado por los
accionistas, sin alcanzar a su propiedad
particular.
3. – La razón social se forma con un nombre
adecuado a la clase de
industria a que se dedique la empresa más las palabras
SOCIEDAD ANONIMA (S.A.).
3ra parte
Planificación en la
administración
3.1 Concepto:
La planeación es seleccionar
información y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales. Esta compuesta por numerosas decisiones
orientadas al futuro.
3.3 Importancia:
La planeación es esencial para el adecuado
funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través
de ella se prevén las contingencias y caminos que pueden
deparar el futuro, y se establecen medidas necesarias para
afrontarlas. Por otra parte, él reconoce hacia donde se
dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los
esfuerzos. Sus fundamentos básicos son:
- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de utilización racional de los
recursos. - Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden
presentar en el futuro, mas no los elimina. - Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito. - Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas
visión del porvenir, y un afán de lograr y
mejorar las cosas. - Condiciona la empresa al ambiente que
la rodea. - Reduce al mínimo los riegos, y aprovecha al
máximo las oportunidades. - Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación. - Proporciona los elementos para llevar acabo el
control.
3.3 Principios de la
planificación:
Cada etapa del proceso
administrativo se rige por una serie de principios cuya
aplicación es indispensable para lograr una
administración racional. Por lo tanto para planear
eficientemente, es necesario toma en cuenta los siguientes
principios:
- Factibilidad. Lo que se plantee debe ser realizable;
es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas
que sean imposibles de alcanzarse. - Objetividad y cuantificación. Cuando se planea
es necesario basarse en datos reales,
razonamiento preciso y exacto, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones, o cálculos arbitrarios. La
planeación será más confiable en tanto
pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero,
cantidades y especificaciones. - Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente
establecer márgenes de holgura permitan afrontar
situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de
acción que se ajusten fácilmente a la
condición. - Unidad. Todos los planes específicos de la
empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al
logro de los propósitos y objetivos generales, de tal
manera que sean consistentes en cuanto a su
enfoque. - Del cambio de
estrategias.
Cuando un plan se extienda en relación con el tiempo,
será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere
decir que se abandonen los propósitos, sino que la
empresa tendrá que modificar los cursos de
acción.
3.4 Técnicas de
planificación:
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Para planear eficazmente es imprescindible valerse
de herramientas que permitan al administrador, optimizar los
recursos y lograr resultados eficientes. La finalidad de las
técnicas de la planeación es que el administrador
que las utilice tome las decisiones mas adecuadas de acuerdo a la
situación especifica del medio y de la organización
en donde actúe.
4ta parte
Organización y Funcionamiento de las
Empresas
4.1 Concepto:
Organización es la estructuración
técnicas de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los materiales y
humanos de una empresa, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. La
organización es para la empresa como el sistema nervioso
para el cuerpo.
4.2 Principios de la
organización:
"Cuando más se divide el trabajo, dedicando a
cada empleado una actividad limitada y concreta, se obtiene
siempre mayor eficiencia, precisión y
destreza".
Este es un principio fundamental de organización
que surgió como resultado de la limitación del
potencial humano. Esto significa que toda persona, aun aquellas
con mentalidad privilegiada, no pueden abarcar un mundo de
conocimientos; por ello cuanto menor sea el campo al que se
dediquen naturalmente, obtendrán mayor eficacia en su
trabajo.
"Para cada función debe haber un solo
jefe".
Este principio establece que cada subordinado, sobre un
mismo trabajo, debe recibir ordenes de un solo jefe. Existe un
viejo proverbios que expresa: "nadie puede servir bien a dos
señores". Esto es una gran verdad y en la
administración es lo esencial para lograr orden y
eficiencia.
4.3 Unidades de la
organización:
Se forman agrupando las funciones en cada línea
básica, de acuerdo a las siguientes
consideraciones:
- Trabajo que han realizado
- Personas disponibles para ocupar los
puestos - Lugares en que deben realizarse las
funciones
La división en el primer nivel suele ser siempre
de naturaleza funcional, en los demás niveles se hace
ordinario bajo los siguientes criterios:
- Por producto.
Ejemplo: dividir una fabrica en secciones de instrumentos
electrónicos, radios, televisores, etc. - Por proceso. Como la división de una planta en
secciones de almacenes,
pinturas, armado y empaque,
etc. - Por territorio. Como cuando se divide a los
vendedores o cobradores en zona norte, zona central, zona sur,
etc. - Por numero. Cuando en un salón de telares se
colocan 20 tejedoras bajo cada supervisor. - Por comprar. Cuando en una tienda se ponen
departamentos para artículos de señoras,
caballeros, niños.
4.4 Estructura de la empresa
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
5ta parte
5.1 concepto:
Integrar es obtener y articular los elementos materiales
y humanos que la organización y el planteamiento
señalan como necesarios para el funcionamiento eficiente
de una empresa.
Si el planteamiento nos ha dicho "qué" debe
hacerse, y "cuando"; mientras que la organización nos ha
señalado "quiénes, donde y como" deben realizarso,
falta todavía obtener los elementos materiales y humanos
que hagan posible lo previsto en la planificación y
organización. Esto es lo que hace la
integración.
5.2 Principios de la
integración
"Los elementos materiales que posee una empresa
representan una inversión, por lo que en todo momento
se deberá disponer lo que realmente se necesita dentro
de los limites fijados por la organización y el
planteamiento". De este modo no habrá escasez de
materiales, ni tampoco sobras innecesarias.- Principio del abastecimiento
oportuno - Principio de la instalación y
mantenimiento
"La instalación y mantenimiento de los elementos materiales
representa costos
necesarios, pero también hay momentos en que son
directamente improductivos por lo que se debe planear con
máximo cuidado la forma sistemática de estas
actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al
mínimo".
5.3. Técnicas de la
Integración
6ta. Parte
6.1.- Relación entre la administración de
empresa y asistente administrativo y personal.
6.2.- Que opinión le merece el curso hasta la
fecha:
Después de haber tenido cambios de opiniones
dentro del grupo que conformamos para la realización de
este trabajo, englobamos una opinión general la cual nos
permitió entender el porque de realizar este curso de
Asistente Administrativo y de Personal.
Primero el
conocimiento del concepto administrativo, es decir, la
introducción la cual es la base fundamental
para entender este curso y llegar a tener claro que nuestro
principal objetivo es estar capacitados para ingresar a trabajar
en el campo administrativo y de personal con conocimientos
exactos en la materia. Las
materias que hemos visto hasta ahora, como lo han sido: Ince,
Reclutamiento
y Selección de
Personal, Impuesto Sobre la
Renta y el Seguro Social,
nos han enfocado hacia el hecho de que no solo utilizar nuestros
conocimientos dentro de una empresa cono Jefe de dicho
departamento, empleado o trabajador, sino que utilicemos todo
nuestro potencial en nuestra vida personal y ubicarnos en que la
realidad de respetar y que se respeten nuestros derechos a la
hora de ponerlos en funcionamiento, es una necesidad
primordial.
Esperamos seguir adelante con el curso, ya que todo
inicio tiene su fin, todo lo que uno comienza debe terminarlo, ya
que es la única manera de poder obtener los conocimientos
necesarios y prepararnos para este camino emprendido.
Queremos agradecerle a la Academia por seleccionar a
profesores de la talla de la profesora Nery Mujica, ya que la
base fundamental, además de ser que nosotros como alumnos
tengamos la voluntad de querer aprender, parte también de
los conocimientos transmitidos por el educador.
CONCLUSION
Llegamos a la conclusión de la importancia de la
Administración en toda organización, ya que nos
conlleva a obtener resultados óptimos dentro de la
misma.
Toda nuestra vida diaria esta basada en la
administración, ya que nuestras metas, principios,
objetivos, propósitos, etc; deben ser administrados como
nuestra empresa personal.
Cuando hablamos de administración como una ciencia
describimos todas las funciones o elementos que la componen
dentro de una empresa o gerencia. La
administración es un producto social como tal, la
función administrativa en cuanto a su desarrollo y
evolución, depende de la capacidad creadora del hombre.
El presidente del Congreso Venezolano de Ejecutivos Frank
Briceño Fortique dijo: "Un futuro que comienza hoy y que
se nos presenta con la consigna de más
administración y menos política, y una tarea: la de
construir un esquema gerencial complementario al político,
para darle a Venezuela su
verdadera dimensión. No es justo el estado administrativo
en que está el país, no solo para las futuras
generaciones, sino con nosotros mismos"…
.- Terry y Franklin. Principios de Administración.
Pág. 42 – 252
.- Guía de Administración.
Avilez, Danny
Marin, Jackeline
Edmon, Will Love
Herrera, Abiatan
Enviado por:
Jorge
Academia Americana
Curso: Asistente Administrativo y Personal