Utilizando las tablas en Word como hojas de cálculo

2. Desarrollo
3. ¿Qué es una
   celda?
4. ¿Qué es un
   marcador?
5. Herramientas/Opciones…
6. ¿Cuál es la
   función del parámetro [# ]?
7. Conclusiones

Introducción.

Las tablas se componen de columnas y filas que definen
las celdas que se pueden rellenar con textos, números,
gráficos, etc. Las tablas suelen utilizarse
con frecuencia para organizar y presentar información, pero también tienen
muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear números
en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar
operaciones con ellos. También pueden utilizarse
para crear diseños de páginas interesantes y
organizar texto y
gráficos.

Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar
algunas de las tareas para las que sería necesario una
hoja de cálculo. Puede ordenar los
elementos de una tabla en orden alfabético,
numérico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una
fila o columna de números, y realizar
cálculos como la obtención de
promedios, determinación de máximos y
mínimos, obtener resultados que dependen de
condiciones, etc.

El objetivo de
este trabajo es dar
a conocer algunas de las posibilidades que ofrece el procesador de
textos Word para dar solución a problemas
sencillos que requieren de la utilización de las tablas a
partir del manejo de las funciones
predeterminadas por el sistemas
así como de otras definidas por el usuario.

Desarrollo.

Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma
de cuadrículas, en las que están bien definidas las
filas y columnas. Si necesitamos realizar cálculos con los
datos
contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben
utilizar en las fórmulas los números con los que
queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la
tabla que los contienen. Para referirnos a las columnas en una
tabla utilizamos las letras del alfabeto y para las filas
números enteros como se muestra en el siguiente un
ejemplo.

¿Qué es una celda?

Una celda es un espacio rectangular de una tabla
capaz de contener un texto, un gráfico o un valor al que
nos podemos referir por la intercepción de la columna y la
fila que lo contiene.

La tabla anterior está compuesta por 12 celdas,
que no es más que el producto de
las 4 filas y 3 columnas.

¿Qué referencias de celdas podemos
realizar en la tabla anterior?

En la tabla anterior quedan definidas las referencias de
celdas siguientes: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3,
C4. Las referencias de celdas en las tablas de Word siempre son
absolutas.

La tabla que se muestra a continuación presenta
una estructura
más compleja que la anterior, por lo que la referencia de
celdas son las siguientes:

Los valores
numéricos que aparecen en una tabla pueden ser datos que
el usuario haya entrado directamente desde el teclado o el
resultado obtenido al utilizar una función.

Las funciones son fórmulas predefinidas
que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos.

Para hacer referencia a las celdas en las
fórmulas, se usa una coma para separar las
referencias a celdas individuales y dos puntos para
separar la primera y la última celda de un rango,
tal como se muestra a continuación.

¿Qué se entiende por rango?

U n rango son dos o más celdas de una tabla.
Estas celdas pueden ser consecutivas o no.

Ejemplo de fórmulas que hacen referencia a
celdas de una misma tabla.  

 En los ejemplos anteriores podemos observar que
delante de cada una de las funciones aparece el signo = el
cual significa que se va a introducir un campo
fórmula.

Para realizar cálculos en una tabla utilizando
las funciones suministradas por el sistema debemos
tener presente el siguiente procedimiento:

Procedimiento #1.

1. Haga clic en la celda donde desea el resultado de la
   fórmula.
2. Haga clic en el menú Tabla y luego en
   Fórmula…
3. Si la fórmula que ofrece el sistema no es la
   deseada bórrela. Muy importante no puedes borrar el
   signo =
4. Seleccione la función deseada en el cuadro
   Pegar Función y haga clic sobre ella. Introduzca
   el rango deseado como argumento de la función, tal como
   se indicó en los ejemplos anteriores.
5. Establezca un formato para el valor resultante a
   través del cuadro Formato de Número si
   así lo desea.
6. Haga clic en el botón Aceptar.

Usted también podrá insertar un campo
fórmula a través del comando Campo… del
menú insertar, con la diferencia que por esta vía
no tenemos a nuestro alcance las funciones definidas por el
sistema, por lo que debemos escribirlas directamente si somos
capaces de recordar su nombre o construirla nosotros
mismos.

Algo que no podemos perder de vista en la
aplicación del procedimiento #1 es que 
Word inserta el resultado del cálculo en forma de
campo en la celda que haya seleccionado. Si cambia el
valor de las celdas a las que se hace referencia en la
fórmula aplicada, puede actualizarlo seleccionando la
celda y presionando la tecla F9 o haciendo clic derecho y
ejecutando la orden Actualizar campos del menú
contextual.

Veamos un ejemplo.

En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno
de los estudiantes en las asignaturas de Contabilidad e
Informática.

Los datos de las tres primeras columnas han sido
entrados directamente desde el teclado, mientras que los valores de
la columna promedio son el resultado de aplicar la función
promedio.

Por ejemplo, para el primer estudiante el código
del campo es {=Promedio(b2:c2)}. Para que usted pueda ver
los códigos de los campos de la función aplicada
pulse simultáneamente las teclas Alt + F9 y
podrá observar que en lugar del valor obtenido por la
función aparecerá el código del campo,. Para
volver al valor de la función pulse nuevamente la
combinación de teclas Alt + F9.

Si la función que usted desea aplicar no se
encuentra en el listado, usted podrá escribirla
directamente borrando la función suministrada por el
sistema pero siempre dejando el signo =, escriba la
fórmula deseada por usted haciendo uso de las referencias
de celdas necesarias y los operadores aritméticos o de
relación necesarios.

En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier
combinación de valores con los siguientes operadores
matemáticos y relacionales.

Referencia a celdas de otra tabla.

Para hacer referencia a celdas de otra tabla identifique
la tabla o la parte de donde desea tomar los valores con un
marcador.

¿Qué es un marcador?

Marcador: Un marcador es un elemento o una
ubicación de un documento que se identifica y se le
asigna un nombre para futuras referencias.

Los marcadores se utilizan para saltar
rápidamente a una ubicación específica,
crear referencias cruzadas, marcar intervalos de páginas
para entradas de índice, etcétera.

Los nombres de los marcadores deben comenzar por
una letra y pueden incluir números, pero no espacios. No
obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar
palabras, por ejemplo, "Primera_tabla".

Para crear un marcador aplique el siguiente
procedimiento:

Procedimiento #2

1. Seleccione la tabla o una parte de ella para
   asignarle un marcador.
2. Haga clic en el menú Insertar /
   Marcador…
3. Escriba el nombre del marcador en la línea de
   entrada.
4. Haga clic en el botón agregar para agregarlo a
   la lista de marcadores existente en el documento.
5. Finalice haciendo clic en el botón cerrar o
   cancelar.

Veamos el siguiente ejemplo.

La siguiente tabla contiene los nombres y las notas de
un grupo de
estudiantes

Se desea completar la siguiente tabla con el
cálculo del promedio obtenido por estos estudiantes en las
dos asignaturas.

La solución de esta problemática implica
tener que hacer referencia a los datos de la primera tabla por lo
que se hace necesario identificarla con un marcador. En
este caso podemos seleccionar solamente los datos de la primera
tabla que están en el rango b2:c6 e identificar
estos por un marcador aplicando el procedimiento #2
descrito anteriormente el cual nombraremos por Tabla1.
Para realizar los cálculos solo basta aplicar el
procedimiento #1, pero teniendo en cuenta que una vez
escogida la función mediante el cuadro pegar
función lo primero que debe aparecer en el argumento de la
función es el nombre del marcador y separado por un
espacio el rango de los datos de la tabla #1 sobre los que
se quiere aplicar la función. Por ejemplo, el promedio del
estudiante Rodolfo Velázquez se obtiene al aplicar
la fórmula siguiente: =Promedio(Tabla1 b2:c2) o
también puede escribir la fórmula de la siguiente
forma: =Promedio(Tabla1 b2,c2). De manera análoga
se aplica esta fórmula para el resto de los estudiantes
variando el rango. Si usted realiza cambios en los datos de la
primera tabla puede ajustar los resultados de la segunda tabla
seleccionando sus campos fórmulas y actualizando los
mismos pulsando la tecla F9, Actualizar campos del
menú contextual o activando la casilla de
verificación para la opción de impresión
Actualizar campos de la ficha imprimir del
menú

Herramientas/Opciones…

Usted también podrá impedir
que el promedio obtenido en la tabla #2 a partir de los
datos de la tabla #1 pueda ser actualizado. Para lograr
este fin proponemos dos alternativas:

1. Para desbloquear un campo y permitir su
   actualización, seleccione el campo y, a
   continuación, pulse la combinación de teclas
   CTRL + MAYÚS + F11.

2. Bloqueando el campo: Para bloquear un campo e
   impedir que se realicen cambios en los resultados del
   campo, seleccione el campo y, a continuación, pulse
   las teclas CTRL + F11
3. Desvinculando el campo: Seleccione el campo y,
   a continuación, pulse la combinación de teclas
   CTRl + MAYÚS + F9. Una vez desvinculado un campo,
   el formato del resultado del campo actual es texto
   normal. Si más adelante desea actualizar la
   información, debe insertar el campo de
   nuevo.

Utilización de marcadores previamente
definidos en el documento como parte del argumento de una
función.

El comando Asignar(Set) permite asignar al
nombre de un marcador un texto, un número o el resultado
de una expresión. El código de este campos
es:

{ Asignar Marcador "Texto"
}

Marcador: Nombre del marcador que
representará a la información.

Texto: Información que representa el
marcador. El texto debe ir entre comillas, aunque los
números no las necesitan. La información
también puede ser el resultado de un campo
anidado.

Los códigos de campo aparecen entre llaves ( {
} ). Para mostrar los resultados de los códigos de
campo, como los resultados de cálculos, oculte estos
códigos. Haga clic en Opciones… del menú
Herramientas, a continuación en la ficha Ver
y, por último, desactive la casilla de verificación
Códigos de campo.

En cierto modo, los campos son como las
fórmulas de Microsoft
Excel, el código de campo corresponde a la
fórmula y el resultado al valor que
genera.

No puede insertar llaves de campo escribiendo los
caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar
comandos
concretos, como el comando fecha y hora del menú Insertar,
o bien cuando pulsa la combinación de teclas
CTRL+F9 y escribe entre las llaves la
información.

Ejemplos:

1. {Asignar Resp "Respuesta Correcta"},
   aquí se asigna al marcador Resp el texto
   Respuesta Correcta.
2. {Asignar PI 3.141592654 } o {SET PI "3.141592654"
   }, aquí se asigna al marcador PI el
   número 3.141592654, el cual puede escribirse
   entre comillas o no.

Procedimiento para asignar un texto o un
número a un marcador.

Procedimiento #3

1. Ubique el cursor en el lugar del documento donde
   desea definir el código del campo
   Asignar.
2. Aplique la combinación de teclas Control +
   F9 para insertar un campo. Haga clic dentro de las llaves y
   escriba el código deseado como se indica en los ejemplos
   1 y 2.
3. Aplique nuevamente la combinación de teclas
   Control + F9 para esconder el código. Al
   desaparecer el código escrito se mostrará el
   símbolo Ι,
   indicando que aquí hay un código de campo.
   También puede lograrlo aplicando la sugerencia dada en
   el párrafo señalado anteriormente con
   un rectángulo.

Otra variante del procedimiento 3 es la
siguiente.

1. Active el menú Insertar y haga clic en
   Campo…
2. Seleccione en la ventana de nombres de campos el
   nombre deseado.
3. Haga clic al lado del nombre de campo ingresado en la
   línea de entrada y escriba el nombre del marcador
   y el valor que desea asignar a este.
4. Haga clic en el botón
   Aceptar

Veamos un ejemplo:

Asignemos al marcador PI el valor
3.141592654 a través del nombre de campo
Asignar. El código a obtener para este campo es:
{SET Pi 3.141592654}. Apliquemos entonces el procedimiento
#3 en cualquiera de sus variantes.

Completemos ahora la siguiente tabla con el
cálculo del volumen de un
cilindro conocidos el radio y la
altura. Recordemos que:

Como hemos asignado al marcador PI el
número 3.141592654 ya podemos completar la columna
para el cálculo del Volumen como se indica a
continuación:

Para la celda C2 el Código de campo es:
{=PI*A2*A2*B2}

Para la celda C3 el Código de campo es:
{=PI*A3*A3*B3}

No queremos finalizar sin dedicar un espacio para hablar
del formato que se puede aplicar a los valores obtenidos de una
función.

Como ya expresamos anteriormente estos valores se
insertan como campos en las tablas por lo debemos conocer cual es
la estructura de un campo fórmula.

La estructura de un campo fórmula es la
siguiente:

{ = Fórmula [Marcador ] [#
Imagen-Numérica] }

En este caso el marcador se encuentra entre corchetes
que significa que es opcional.

¿Cuál es
la función del parámetro [# ]?

Este parámetro (#) permite especificar la
forma en que se va a mostrar el resultado del cálculo
(número de posiciones decimales, cómo mostrar
números negativos, etc.)

Veamos algunos ejemplos a partir de la siguiente
tabla.

La celda A3 muestra espacios delante del
número 14 en el resultado ya que el resultado en la parte
entera espera 5 dígitos. Esto se debe a que se ha empleado
un formato para el valor resultante al aplicar la función
suma. A continuación mostramos la función aplicada
acompañada del formato que se aplica al valor que se
obtiene: {Suma(encima) # #####.###}

En la celda B3 el resultado posee un cero al
final ya que se esperan 4 dígitos para la parte decimal y
como solo tiene 3 dígitos de completa con un 0. A
continuación mostramos la función aplicada
acompañada del formato que se aplica al valor que se
obtiene: {Suma(encima) # "##.##00 pesos"}

La celda C3 muestra 2 ceros delante del
número14 en la parte entera debido a que se esperan 4
dígitos según el formato establecido y al final se
completa con 2 ceros por la misma razón anterior. A
continuación mostramos la función aplicada
acompañada del formato que se aplica al valor que se
obtiene: {Suma(encima) # 0000.0000000)

Tabla resumen de los elementos de Imagen
numérica.

Para ver la tabla seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

Nota:  Utilice el
símbolo decimal especificado en el cuadro de diálogo Propiedades de
Configuración regional del Panel de
control de Windows.

Conclusiones.

A manera de conclusiones deseamos plantear que hemos
expuesto algunas facilidades que ofrece el procesador de
textos Microsoft Word
para realizar cálculos en las tablas a través del
empleo de las
funciones suministradas por el sistemas para este fin, así
como la posibilidad de introducir otras que el sistema no
prevé así como de expresar los resultados con un
formato adecuado, lo cual permitirá que los usuarios de
este poderoso procesador de textos no tengan necesidad de
recurrir al tabulador Excel para
resolver problemas sencillos que sí pudieran tener
solución con las tablas en Word, contribuyendo de esta
forma a dar cumplimiento a una de las líneas de la
enseñanza de la informática en
cuanto a la selección
correcta de una aplicación para dar solución a un
problema.

Rodolfo Vidal Velázquez
Ballester

Profesor de Informática del Instituto Superior
Pedagógico "Blas Roca Calderío" de Manzanillo,
provincia Granma. Cuba. Cuenta
con 25 años de experiencia en la enseñanza superior
y 20 dedicados a la informática.

Fecha de realización: septiembre de
2004