- Información y Sistema de
Información - Identificación de
problemas, oportunidades y objetivos - Determinación de los
requerimientos de información - Análisis de las
necesidades del sistema - Diseño del sistema
recomendado - Desarrollo y
documentación del software - Pruebas y mantenimiento del
sistema - Implantación y
evaluación del sistema - Conclusiones
- Bibliografía
Toda organización requiere para su
funcionamiento ciertas condiciones básicas que permitan
facilidad para la realización de las tareas de una forma
más efectiva y eficientes.
En las organizaciones se
produce gran cantidad de información, que cualquier
gerente que no
cuente con sistemas bien
diseñados de información, seria muy difícil
tomar las decisiones más adecuadas y oportunas para
resolver los problemas que
se le puedan presentar.
Los sistemas de
información constituyen una herramienta de suma
importancia para realizar las funciones de
cualquier organización por muy pequeña que esta
sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar
interpretar y resumir cantidades de datos que
permitirán la toma eficiente de decisiones.
Es por ello que a lo largo del presente trabajo se
podrá determinar no solamente la importancia que los
sistemas de información representan para las
organizaciones, sino las condiciones y características que
debe tener un sistema de
información para que contribuya a resolver los que
puedan presentarse en un momento determinado.
Información y
Sistema de
Información
Un sistema de información, es todo proceso por
medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y
se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones con
el deliberado propósito de orientar la toma de
decisiones.
La información puede ser definida como
transmisión de conocimientos entre individuos; como
transmisión de mensajes a través de diferentes
estadios o elementos sociales; como comunicación de noticias,
conocimientos, hechos y eventos; como
datos que son transcritos a una máquina y como el
conocimiento que es obtenido a través de un proceso de
investigación.
La información dentro del ámbito
organizacional y dentro del proceso de toma de decisiones en
organizaciones implica el flujo de materia y
energía que tiene la capacidad de llevar patrones de
señales
(Farace, Monge y Russell, 1977), desde el exterior hacia la
organización, dentro de la organización y de
esta hacia fuera, que alcanza a uno o más individuos,
quienes pueden descifrar dichos patrones de señales y
hacer interpretaciones precisas de los mismos.
En el contexto organizacional, es necesario reconocer
que las personas con diferentes experiencias, educación y
pertenencia social percibirán los patrones de
señales diferente. Es por ello que resulta fundamental
alinear a todos los miembros de una organización en la
interpretación de los patrones de
señales que comúnmente circulan en la
organización y en la predicción de nuevos patrones
que pueden entrar en la organización, para inducir a los
miembros en su reconocimiento y uso.
De acuerdo a lo señalado anteriormente se hace
evidente que al diseñar un sistema de información,
éste debe adaptarse a las características
particulares de la organización para la cual se
está diseñando, las diferentes estructuras de
la organización, el estilo de liderazgo, las
consideraciones tecnológicas, la cultura de la
organización y las interacciones humanas son factores que
se interrelacionan en el sistema de la organización y
tienen implicaciones en el análisis y el diseño
de los sistemas de información.
La información puede llegar a ser el elemento
decisivo, que en un momento dado, determine el éxito o
el fracaso de un negocio, con el fin de lograr la máxima
utilidad de la
información ésta debe administrarse de manera
correcta, como ocurriría con cualquier otro recurso de
la
empresa.
En las organizaciones la información puede ser
caracterizada de varias formas: absoluta o distributiva
(Brillouin, 1962 en Farace, Morge y Russell, 1977); directa o
relevada; y necesaria, suficiente, redundante, de control (Flamet,
1977 en Farace, Morge y Russell 1977) entre otras.
La información es algo que procesamos, usamos y
sin la cual no podemos operar adecuadamente en nuestros
contextos, en ocasiones se habla de sobrecarga informativa, para
referirnos a situaciones en las cuales la cantidad de
información es tan grande que no es manejable, en otros
casos se habla de poca carga informativa, o de falta de
información, para referirse a situaciones donde la
cantidad de información es tan baja que no se puede
realizar la tarea requerida.
La sobrecarga de información o la baja carga de
información han dado vida a sistemas de procesamientos de
información que usan hardware y software que la codifican,
clasifican y almacenan, para que los usuarios potenciales la
accedan fácilmente y sin esfuerzo; sistemas que se
encargan de localizar la información que necesitan las
organizaciones para sus actividades estratégicas y
operativas o para realizar proyectos
especiales en un momento determinado.
Las disponibilidad actual de las computadoras
ha generado todo un incremento y una diversificación de la
información, a través del computador se
puede generar mayor cantidad de información que aquella
que podría almacenarse de forma manual, ya que
ésta puede llegar a multiplicarse a velocidades
impresionantes.
Los sistemas de información se desarrollan con
diferentes propósitos, los cuales dependen de las
necesidades de cada organización. Los sistemas de procesamiento de
datos (procesan grandes volúmenes de
información de las funciones
administrativas de rutina), los sistemas de
información para la
administración (proporcionan informes
periódicos para la planeación, el control y la toma de
decisiones), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones
(ayuda a quien toma las decisiones cuando le proporciona la
información que necesita), son diferentes tipos de
sistemas de información computarizados que se analizan y
diseñan mediante la aplicación de los conceptos y
las técnicas
del diseño y del análisis de
sistemas.
Existen unos pasos que se deben aplicar para el
análisis y diseño de los sistemas de
información, se denomina ciclo de desarrollo de
los sistemas, y se desarrolla en siete etapas las cuales son:
identificación de problemas, oportunidades y objetivos;
determinación de los requerimientos de información,
análisis de las necesidades del sistema, diseño del
sistema recomendado, desarrollo del software, prueba y mantenimiento
del sistema, implantación y evaluación
del sistema.
Identificación de problemas, oportunidades y
objetivos.
Esta fase es crucial para el éxito del
resto del proyecto,
requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una
organización, luego en conjunto con otros miembros de la
organización hacer notar los problemas.
Las oportunidades son aquellas situaciones que se
considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de
los sistemas de información.
La identificación de objetivos también es
un componente importante de la primera fase, en esta etapa se
deberá descubrir lo que la organización intenta
realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de
información apoyaría a la organización para
alcanzar sus metas.
Determinación de los requerimientos de
información.
Esto se hace a partir de los usuarios
particularmente involucrados, para determinar los requerimientos
de información dentro de una organización pueden
utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el
estudio de los datos y formas usadas par la organización,
la entrevista,
los cuestionarios; la observación de la conducta de quien
tomo la decisiones, así como de su ambiente..
En esta etapa se hace todo lo posible por identificar
qué información requiere el usuario para
desempeñar sus tareas.
Análisis
de las necesidades del sistema.
Durante esta etapa se analizan las necesidades propias
del sistema, para ello existen herramientas y
técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen
entre otras el uso de los diagramas de
flujo de datos que cuentan con una técnica
estructurada para representar en forma gráfica la entrada
de datos a la organización, los procesos y la
salida de información.
Durante esta etapa, también se analizan las
decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde
las condiciones, condiciones alternativas, acciones y
reglas de acción
podrán determinarse.
A estas alturas del ciclo de desarrollo del sistema, se
prepara una propuesta del análisis, que resume todo lo que
se ha encontrado, se presenta un análisis costo/beneficio
de las alternativas y se plantean las recomendaciones de lo que
deberá realizarse .
Diseño del sistema
recomendado.
En esta etapa se usa la información
recolectada con anterioridad y se elabora el diseño
lógico de sistemas de información, se diseña
también procedimiento
precisos de captura de datos, con la finalidad de que los datos
que se introducen en el sistema de información, sean los
correctos.
Una parte del diseño lógico del sistema de
información es el diseño de la interfaz con el
usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y
evidentemente, es de suma importancia.
Esta etapa también incluye el diseño de
los archivos o la
base de datos
que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma
las decisiones en la organización. Una base de datos bien
organizada es fundamental para cualquier sistema de
información.
Desarrollo y
documentación del software.
Dentro de las técnicas estructuradas para
el diseño y documentación del software se tienen:
el método
HIPO, los diagramas de
flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los diagramas
Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se
transmite al programador los requerimientos de programación.
Pruebas y
mantenimiento del sistema.
Todo sistema de información debe probarse antes
de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los
problemas antes de que entre en funcionamiento. En un principio,
se hace una serie de pruebas, con
datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema,
más adelante, se utilizarán los datos del sistema
real.
Implantación y evaluación del
sistema.
Esta es la última etapa del desarrollo del
sistema, esto incluye el adiestramiento
que el usuario requerirá.
Aunque la evaluación del sistema se plantea como
parte integrante de la última etapa del ciclo de
desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma
parte de cada una de las etapas.
Uno de los criterios fundamentales que debe
satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema
desarrollado.
Pare que se puedan analizar y diseñar sistemas
adecuados de información se necesita entender la
organización para la cual se va a diseñar, pues la
forma que tomen los sistemas dependerá, en gran medida de
la influencia de tres de sus principios
organizacionales, estos son: niveles de administración, el diseño de las
organizaciones y un grupo de
factores influyentes.
Los ambientes y contextos actuales requieren de
complejas interpretaciones de las informaciones generadas desde
diversos puntos, especialmente desde los sistemas de computación. Esta variedad de
información es necesaria para explicar, descifrar y
predecir la falta de certeza y la poca predictibilidad de eventos
futuros. No obstante, la información generada desde
diversos puntos no tiene valor si no
cuenta con el soporte y la capacidad de un individuo
claramente insertado en la organización en la cual se
desenvuelve.
El conocimiento
dentro de la organización es la información
procesada que sirve para tomar decisiones organizacionales
efectivas. De tal manera que la adquisición de
información debe estar al servicio de
las necesidades de conocimiento (Nasseri, 1998). El conocimiento
organizacional, incluye las habilidades, educación,
experiencia, valores,
destrezas sociales que hacen más efectiva la
organización.
La organización con su visión y misión,
objetivos y características, estructura y
contextos, y personas y grupo le da forma a la información
y la transforma en conocimiento. En este sentido el conocimiento
es la información que los usuarios de la
organización usan en un contexto determinado con el
propósito de mover a la organización en la dirección deseada.
El conocimiento y la información dentro del
contexto de Gerencia del
Conocimiento están íntimamente relacionados, no
obstante, son diferentes. La información considera que el
elemento fundamental es el sistema tecnológico que
guía su uso dentro de la organización, considerando
a los individuos como procesadores
pasivos que implementan las mejores estrategias
derivadas de la
base de datos y experiencias almacenadas en las
mismas.
El conocimiento, en contraste, considera que el ser
humano es el elemento clave al estar constantemente imbuido en el
proceso activo de evaluar la información derivada y
obtenida de los sistemas de información (Malhotra,
1998).
La Gerencia del Conocimiento tiene que ver de acuerdo a
Fernández (1998) con la determinación de lo que la
organización sabe, como aplica lo que sabe para ser
más eficiente, y cuan rápido puede aprehender cosas
nuevas que le permitan permanecer competitiva en contextos
cambiantes. Una simplificación de esta definición
incluiría dentro de la gerencia del Conocimiento los
procesos, técnicas y estrategias para hacer uso adecuado
del conocimiento con el fin de desarrollar la misión, y
los objetivos organizacionales.
La toma de decisiones efectiva está
íntimamente relacionada con el conocimiento que se tenga
de la situación o problema sobre el cual se va a decidir.
Una decisión es una alternativa que puede resolver un
problema, es un curso de acción factible que puede cerrar
una discrepancia entre lo que es y lo que debe ser.
En este sentido la decisión adecuada es aquella
que reduce al mínimo la brecha entre las percepciones de
los individuos involucrados en la situación. Vista de esta
manera la información y el conocimiento son fundamentales
para la toma de decisiones y de allí la importancia de que
el diseño del sistema de información se adapte a
las características propias de cada
organización.
La información puede procesarse utilizando
desde el más sencillo procedimiento manual, hasta el
más sofisticado equipo de computación, capaz de
tomar decisiones rutinaria automáticamente, todo depende
del tamaño de la organización, y del volumen de
información que se tenga que procesar.
En todo caso, el sistema de información tiene
igual importancia para la pequeña empresa, que
procesa su información, mediante métodos
sencillos, como para el gran consorcio, dotado de los más
modernos equipos de procesamiento de datos.
No hay que perder de vista que el cúmulo de
información que se genera dentro de una
organización cualquiera, sumadas a las que se originan en
su entorno ambiental, ahogarían al ejecutivo, si no las
recibiera debidamente clasificadas, resumidas, procesadas y
seleccionadas.
De allí la trascendental importancia de los
buenos sistemas de información, estructurados en forma tal
que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de
clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar
significación.
Ninguna gestión
seria posible, sin la información, como herramienta
indispensable, para decidir y controlar las funciones y las
responsabilidades.
Farace, R., Morge, P. Y Russell, H. (1977).
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