Administración de la función
informática
Dr. Macedonio Alanis
- Historia del surgimiento de
los sistemas ERP - Definición de los
sistemas ERP - Características del
ERP - Beneficios, Ventajas y
Desventajas - Planeación de un
ERP - La elección de un
ERP - Implementación de un
ERP - Operación y
control - Aspectos a considerar para
implantar un ERP - Un ejemplo de
aplicación: Empresa de Autobuses de transportes
foráneos - Encuesta y
Resultados - Conclusiones
- Anexos
- Referencias
bibliográficas
Es verdad que la tecnología vigente en
la época, basada en los gigantescos mainframes (grandes
ordenadores), ni de lejos se compara a la facilidad de uso de las
computadoras
actuales. No obstante, eran esas máquinas
las que rodaban los primeros sistemas de
control de estoques – actividad pionera de la
inserción entre gestión
y tecnología. La automatización era cara, lenta pero ya
demandaba menos tiempo que los
procesos
manuales y
eran pocos.
José Luis Figueroa (1998) menciona que "la
intensidad en la competencia
global ha creado un ambiente
volátil en los negocios, lo
cual implica que las empresas se
preocupen por:
- Tiempos de respuesta más rápidos en el
desarrollo
de nuevos productos y
órdenes de entrega al cliente - Satisfacción del cliente
- Diseño de productos y servicios
personalizados - Reducción en los costos
- Productos consistentes y órdenes y procesos de
pago simplificados a clientes
multinacionales".
Para cumplir con estas demandas los sistemas de
planeación han tenido que ir evolucionando
a través del tiempo.
2. Historia del surgimiento de
los sistemas ERP
Los sistemas de Control y
Planeación de Manufactura
(MPC, Manufacturing Planning and Control) existieron desde
los primeros días de la revolución
industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la
exactitud, confiabilidad y predicibilidad de la manufactura.
Después se le dio importancia al punto de reorden (ROP),
estos sistemas se automatizaron con la introducción de los mainframes a
finales de 1950 e inicios de 1960 (Orlicky, 1975).
A mediados de los 60, los sistemas computarizados de
Planeación de Requerimiento de Materiales
(MRP,
Material Requirement Planning), empezaron lentamente a
reemplazar los sistemas ROP como sistema de
control de manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara
ventaja ya que ofrecían una búsqueda hacia delante,
un enfoque basado en la demanda para
la planeación y orden de la manufactura de productos y del
inventario.
Los sistemas MRP introdujeron herramientas
de reportes de producción básicos computarizados,
que se podían usar para evaluar la viabilidad de la agenda
maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A
mediados de los 70, los sistemas de Manufacturing Resource
Planning (MRP II), gradualmente empezaron a reemplazar los
sistemas MRP como principal sistema de control de manufactura.
Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administración basados en la demanda de los
MRP, agregando la capacidad de la planeación de los
requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integración. Por primera vez los sistemas
MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de
materiales y capacidad de producción y las limitantes en
el cálculo
de todas las capacidades de producción.
La Tecnología
de Información que caracterizaba los ambientes de
manufactura en los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en
automatizar el poder de la
tecnología que pudiera ser usada para hacer las grandes
operaciones de
manufactura más eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II
que eventualmente evolucionaron se caracterizaban por usar
computadoras mainframe, bases de datos
jerárquicas y sistemas de procesamiento de transacciones
complejas, ajustándose principalmente hacia la
administración de un ambiente de producción de
pocos productos, con altos volúmenes, bajo condiciones de
demanda constante. Aunque la eficiencia era
alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles cuando
venía la producción de cantidades variables de
más productos del cliente en
órdenes cortas.
A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad
de la manufactura que enfrentaba Estados Unidos,
las empresas podían directamente ligarse al natural
cambio de
tecnología de información y el advenimiento de la
competencia basada en el tiempo. La Tecnología crea y
transforma ambas opciones, la cual en turno transforma el
mercado a
través de cambios revolucionarios hacia las capacidades de
los clientes y proveedores.
Los avances rápidos de las tecnologías de
información dejaron las viejas reglas de competencia y el
duradero entendimiento de la relación cliente-proveedor
obsoleto. Esta "nueva realidad" se traduce a la necesidad de un
entorno de producción dinámico en el cual los
productos y procesos pueden cambiar semanalmente y las agendas de
la producción pueden cambiar diariamente. Los sistemas
MRP-II requieren un alto grado de intervención del humano,
en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la
determinación de la secuencia óptima de las
órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno
dinámico y a menudo volátil. La solución a
este problema vino durante los principios de los
90, en la forma de ejecutar los sistemas de
manufactura.
La salida de los MES (Manufacturing Execution
Systems), representan el desarrollo de una interfase crítica
entre los sistemas MRP-II de las empresas y los sistemas de
control. La contribución más importante de los
sistemas MES es que unifica los procesos de manufactura centrales
con un sistema de valor de
entrega enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes.
Provee para la flexibilidad, la ejecución de tiempo real,
la retroalimentación y control de un extenso
rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor
encuentro con los requerimientos futuros del mercado (Rondeau,
Litteral; 2001).
A finales de los 90 el incremento de los niveles de
competitividad
global combinados con los cambios del mercado y de la
tecnología, causaron que muchas empresas repensaran y
reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura
organizacional y controles operacionales. Las empresas que
operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre más
flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque
para la extracción del valor de su información
enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las
empresas con las necesidades de los clientes. (Reary,
2000).
Aunque la introducción de los sistemas MES
mejoraron grandemente el grado de integración vertical con
las funciones de
producción de los 90, los sistemas ERP (Enterprise
Resource Planning) generan un mejor grado de
integración horizontal de las empresas ahora. Los sistemas
ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas
MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de
la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a
través de una administración flexible con el
cliente.
El éxito
de la implementación de un sistema ERP permite la
identificación e implementación de un conjunto de
las mejores prácticas, procedimientos y
herramientas diseñadas para lograr la excelencia
organizacional a través de la integración
funcional. (Mabert, Ashok, Venkataramanan; 2000).
Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las
ventas sobre
sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos
integrados corriendo bajo una arquitectura
común de Tecnologías de Información que
pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra
aplicación de los sistemas heredados (legacy).
(Tetu, 1998).
3.
Definición de los sistemas ERP
Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define
un ERP como una "solución de software que trata las
necesidades de la empresa tomando
el punto de vista de proceso de
la
organización para alcanzar sus objetivos
integrando todas las funciones de la misma". Recio menciona
además que un sistema ERP facilita la integración
de los sistemas de información de la empresa, ya
que cubre todas las áreas funcionales. Los sistemas que
integra son bases de datos,
aplicaciones, interfaces, herramientas y el Business Process
Redesign (BPR). Los objetivos principales de los sistemas ERP
son:
1. Optimización de los procesos
empresariales.
2. Acceso a información confiable, precisa
y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información
entre todos los componentes de la organización.
4. Eliminación de datos y operaciones
innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de
los procesos.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar
apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
respuesta a sus problemas
así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de
los costos totales de
operación.
Hay tres características que
distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales,
modulares y adaptables:
- Integrales, porque permiten
controlar los diferentes procesos de la compañía
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un pedido
representa que se cree una orden de venta que
desencadena el proceso de producción, de control de
inventarios, de planeación de distribución del producto,
cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios
programas
que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja
de que al no estar integrados, la información se
duplica, crece el margen de contaminación en la información
(sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo
lo demás, por lo que la información no se
manipula y se encuentra protegida. - Modulares. Los ERP entienden
que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja
de los ERP, tanto económica como técnicamente es
que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos,
los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas,
Control de Almacén,
etc. - Adaptables. Los ERP
están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la configuración o
parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para
controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la partición de
lotes pero otra empresa no.
Entre las características principales de los
sistemas ERP destacamos:
- Base de datos centralizada.
- Los componentes del ERP interactúan entre
sí consolidando todas las operaciones. - En un sistema ERP los datos se ingresan sólo
una vez y deben ser consistentes, completos y
comunes. - Las empresas que lo implanten deben modificar alguno
de sus procesos para alinearlos con los del sistema
ERP. - Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones
ERP o módulos. - Suele haber un software para cada unidad
funcional. - La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones
especializadas para determinadas industrias.
5. Beneficios,
Ventajas y Desventajas
Davenport (1998), menciona que dentro de los beneficios
que los sistemas ERP ofrecen a las compañías
son:
1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos
financieros.
2. Modernizar las estructuras
administrativas.
3. Centralizar el control sobre la
información.
4. Estandarizar los procesos.
Otros beneficios para el negocio de acuerdo a Davenport
(2000) son:
1. Reducción en los costos y tiempos en los
procesos claves del negocio.
2. Transacciones de la información más
rápidas.
3. Mejor administración financiera.
4. Establecer las bases para el comercio
electrónico.
5. Hacer el
conocimiento délos procesos
explícito.
Piturro (1999) explica que cuando los ERP trabajan
excelente:
1. Se pueden acelerar los procesos del
negocio.
2. Reducir los costos.
3. Incrementar las oportunidades de ventas.
4. Mejorar la calidad y la
satisfacción a los clientes.
5. Medir los resultados continuamente.
Además de lo mencionado, la implantación
de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la
organización ya que permite la posibilidad de automatizar
aquellos procesos que se manejen bajo reglas o políticas
preestablecidas, evitando así la intervención
humana siempre propensa a errores.
Otra ventaja es que a través de la
implantación de un ERP, las compañías
mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar
recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que
son críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer
decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan
son los mismos que usan los empleados de línea en ese
preciso momento (información real en tiempo real) y a su
vez los empleados evitan retrabajos por compartir la misma
base de datos,
por su parte los departamentos de TI pueden dar mantenimiento
mas fácilmente al sistema ERP que a los sistemas
tradicionales que requerían conocimiento
de distintos lenguajes de
programación y bases de datos, mientras que el ERP
está basado en tecnología
estándar.
Hablando de las desventajas o problemas al utilizar un
ERP, un problema típico cuando se adoptan paquetes de
software ha sido la cuestión de las inadaptaciones, esto
es, el gap que existe entre la funcionalidad ofrecida por
el paquete y lo que se requiere para que lo adopte la
organización. Como resultado, las organizaciones
han tenido que escoger entre adaptarse a la nueva funcionalidad,
viviendo con déficit, estableciendo trabajo
demás, ó haciendo modificaciones al paquete. El
software de ERP, como una clase de
paquetes de software, también presenta esta opción
problemática a las organizaciones.
El problema es más crítico, pues la
implementación de un ERP es más compleja durante la
integración de los diferentes módulos,
estandarización de los datos, adoptar lo más
relevante del modelo de
negocios ^best practices"), agenda de
implementación limitada, y el involucramiento de un gran
número de personas. El gap de conocimiento entre el
personal de la
implementación es usualmente significante. Pocos usuarios
de la organización entienden lo suficiente la
funcionalidad de ERP para apreciar las implicaciones de adopción.
Similarmente, pocos consultores de ERP entienden los
procesos de negocio de sus clientes lo suficiente para detectar
las áreas críticas que no cuadran con el paquete.
(Soh, Siew, Tay, Yap; 2000). En referencia a Scheer y Habermann
(2000), los sistemas ERP estandarizados tienen ciertas
desventajas.
Necesidades altas de almacenamiento,
requerimientos de redes y entrenamientos de
más son frecuentemente mencionados como problemas de los
ERP. Sin embargo, la escala de
Reingeniería de los procesos de negocio y
las actividades de adecuaciones (customizing) involucradas
en el proceso de implementación del software son las
mayores razones de insatisfacción.
Empresas como Baan, Peoplesoft, así como SAP calculan que
los clientes gastan entre 3 y 7 veces más dinero en la
implementación del ERP y los servicios asociados,
comparados con la compra de la licencia del software. Bajo sus
propias experiencias, validan que la razón entre los
esfuerzos de implementación del ERP y la compra del
software es aproximadamente de 5 a 1. Con los costos del hardware y software que
decrecen rápidamente, la razón será
peor.
Esta alta razón es debido al hecho de que los
sistemas ERP son más ó menos fáciles de
instalar, sin embargo los usuarios deben determinar que objetivos
(estrategias)
desean alcanzar con el sistema, del como la funcionalidad del
sistema puede lograr esto y como adecuar, configurar e
implementar técnicamente el paquete.
Particularmente las empresas pequeñas y medianas
no tienen la capacidad para pagar a los consultores millones de
dólares para la implementación de ERP. Por lo
tanto, métodos
modelo, arquitecturas y herramientas han llegado a ser cada vez
más populares ya que ellas pueden ayudar a reducir los
costos y a la vez incrementar la aceptación del ERP por
parte de los usuarios.
Cuanto mayor es la integración de los
módulos del ERP, más eficientes serán los
procesos de una empresa. Esa ecuación puede hacer la
diferencia a la hora de atender e inclusive de retener un
cliente. Sin embargo, ¿cómo saber si una
corporación está preparada para utilizar un sistema
integrado de gestión? La respuesta puede evolucionar de lo
extremadamente complejo hasta abordajes más
sencillas.
Es importante entender que el ERP no es simplemente un
software que se compra, instala y usa como Windows o un
juego de
computadora.
Más que eso, consiste en una revolución
que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de
una extensa y, muchas veces, demorada reevaluación de
todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de
decisión y formas de actuación. Sin embargo, no
vale la pena esperar que el sistema por sí solo cambie la
gestión
empresarial. Es necesario tener en mente que es una
herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda,
la forma en que los datos son inseridos y cómo las
informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma
importancia.
Para saber si una empresa está apta para trabajar
con un ERP es interesante contar con la ayuda externa de
especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a
evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa
hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura
organizacional interna, produciendo estudios que indican
acciones y
adecuaciones posibles. Es imprescindible, por ejemplo, que un
equipo de profesionales internos y de distintos departamentos
participe en el proyecto para su
definición. Al final, no es suficiente comprar un Boeing;
es necesario, también, obtener la licencia de piloto y
colocar las personas y las piezas en los lugares correctos para
que se mantenga en el aire.
Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser
redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP
entre efectivamente en operación. Además,
así como la empresa necesita una preparación para
recibir el sistema, el software también debe pasar por
adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de
la corporación, sus objetivos y perfil. La unión
debe ser lo más perfecta posible, pero así como en
las relaciones
humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son
inevitables y deben ser puestas en práctica en la forma
más transparente posible.
Es interesante notar que muchas veces el departamento
más sensible y de mayor comprometimiento frente a la
compra de un sistema de ERP es el de recursos
humanos. Las personas, sus funciones y características
son una parte primordial en todo el proceso, hasta por las
mudanzas en el día a día de la empresa, y precisan
estar preparadas para la nueva forma de
operación.
Como sucede con cualquier producto, la elección
del ERP pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por
cómo fue la atención del vendedor, de referencias del
mercado o inclusive de una mejor actuación de marketing del
proveedor. Sin embargo, lo ideal es hacer una investigación detallada que puede
involucrar desde fuentes
externas – Internet, sites y
publicaciones de información especializada,
compañías del mismo segmento o de perfil similar y
consultoras – hasta investigaciones
hechas por los profesionales de tecnología de la
información (TI), pasando por las principales áreas
de la empresa, con sus motivaciones, reivindicaciones e
ideas.
Nuevamente, la presencia de un consultor o especialista
puede disminuir la distancia entre la idea de la
adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto,
pero no es esencial desde que se tenga un área de TI
dinámica y que se pueda dedicar
exclusivamente a esta tarea. Simultáneamente a la evaluación
y comprensión de los procesos para identificar si la
empresa está preparada o no para el ERP, se pueden
investigar los productos disponibles en el mercado y los
abordajes.
Nunca deje en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema
que será instalado, ya que la empresa es quien conoce su
día a día y necesidades. En la década del 90
no era raro encontrar compañías que comenzaron a
utilizar ERP por puro modismo y, en lugar de un proceso cuidadoso
y cercado de vías de información confiables, la
rapidez era la tónica, lo que costaba caro.
El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe
ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el
beneficio como también de inversiones ya
realizadas. Una empresa que tiene un sistema de contabilidad
eficiente o recursos humanos y que todavía no fue
amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo
equivalente del sistema de ERP, es importante explotar al
máximo la característica de la modularidad del
software, evaluando la adquisición del paquete entero o en
partes y también si el sistema que la corporación
posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software
de gestión empresarial, y a qué precio se
hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los
costos deben caminar juntos.
Muchas veces, una composición de productos
también puede mostrarse interesante. Vea el ejemplo de la
empresa brasileña de transportes aéreos Gol. Sin
tiempo para análisis prolongados debido a la
competencia, la compañía entró en actividad
soportada por un sistema de gestión empresarial de su
grupo
controlador, el holding Áurea, pero no demoró mucho
en identificar el perfil y demanda muy particulares. Por medio de
un informe hecho en
60 días por una consultora, la empresa Gol
seleccionó el dúo Oracle/RM
Sistemas como plataforma corporativa. La base tecnológica
– aplicaciones en tres capas con la base de datos Oracle – ya
había sido prescripta por el equipo de TI, que fue al
mercado para identificar los ERPs que cumplían con los
prerrequisitos propuestos. En ese lugar, restaron dos opciones
que fueron presentadas y aprobadas por los usuarios. Ambas fueron
instaladas. El departamento de recursos humanos (RH)
prefirió el paquete de la RM sistemas y el financiero
optó por el Oracle Financial.
Sin embargo, no siempre esta combinación es
posible, ya sea por el perfil corporativo como por la
incompatibilidad y costo del producto. En tiempos de falta de
presupuesto,
claro, el costo acaba siendo preponderante. Cabe entonces abordar
todos los detalles involucrados en la adquisición de un
sistema ERP: el precio del sistema, si es el paquete completo o
dividido en módulos; los valores de
consultoría o sociedad del
proceso de implementación; el mantenimiento e inclusive
cuál es el descuento para futura adquisición de una
nueva versión.
No es por casualidad que existen evaluaciones y
métricas que contabilizan cuántos meses
serán necesarios para que la cuantía gastada
retorne en forma de mejoría en los negocios y economía de recursos.
Pero, como toda previsión, es interesante leer de forma
cuidadosa y detenida lo que esta evaluación propone. Los
números en el papel pueden reflejar una realidad bien
distante de aquella que se conoce.
Además de los valores, una
empresa puede tener su estrategia como
principal motivadora de elección. En ella, son explorados
cuáles son los niveles de gerenciamiento deseados y
cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el
proceso. La contrapartida es estudiar cómo los paquetes de
ERP pueden proporcionarlo. El informe detallado de las acciones y
las evaluaciones internas pueden ser lentas, pero compensan y
pueden reflejar el resultado de una elección mas
acertada.
Son comunes los ajustes en infraestructura de
tecnología de la información (TI) para recibir los
paquetes de gestión empresarial (ERP). Sin embargo, antes
de cualquier decisión rumbo a la substitución total
de computadoras, servidores y
equipamientos de red, es necesario observar
lo que puede ser reaprovechado. Los especialistas recomiendan que
se aproveche al máximo lo que ya se ha implementado en
casa y la propia experiencia previa con sistemas integrados del
tipo ERP.
Pero, ¿cómo se puede hacer eso? La primera
acción
es sacar una radiografía de la infraestructura, no
solamente de lo que se tiene hoy sino también de lo que
sería deseable con la entrada del paquete de
gestión, como una manera de planear las inversiones
necesarias. Procesos de tecnología bien definidos para la
adopción del paquete de gestión son sumamente
importantes, pues facilitan los ajustes de infraestructura; como
procesos entiéndase abordajes y directrices
tecnológicas, entre ellas la estandarización de
sistemas
operativos y la uniformidad de compra de
equipamientos.
Un posible impacto negativo de los sistemas y
máquinas legadas – que ya existen en la empresa – puede
ser minimizado con la compra de software llamados de
integración y responsables por el puente entre el ERP y lo
que la corporación ya posee. Otro aspecto importante para
la introducción de un sistema de gestión es la
seguridad. No es
necesario crear una política
específica para esta área – si la
corporación no la tiene, claro -, pero es esencial crear
directrices de concesión de accesos. En definitiva, no
todos los empleados necesitan o deben acceder al ERP. Otra
indicación universal es que, independientemente de la
infraestructura, la corporación mantenga un ambiente de
desarrollo/pruebas de
implementación del ERP y otro de producción de los
sistemas actuales hasta tener la seguridad de que el proyecto
está listo para realizar el cambio.
Cuando hablamos del mejor sistema operativo
– que puede ser aplicado a la infraestructura como un todo – para
trabajar con una solución de ERP, surgen tres palabras
como las más importantes: costo, cultura y
disponibilidad. El costo debe ser encarado como la necesidad de
preservar la inversión realizada o dimensionar aquello
que será necesario hacer; la cultura se refiere a la
historia y a las experiencias de la corporación con
éste o aquel sistema; mientras que la disponibilidad se
refiere a aquello que el sistema operativo puede ofrecer frente
al ERP.
En general, la indicación de un sistema operativo
para funcionar con el ERP es una cuestión
estratégica de la corporación y sigue la
orientación de los equipamientos elegidos y de aquellos ya
instalados. Sin embargo, si el aspecto de la experiencia de la
corporación puede y debe ser enfatizado, y la
cuestión de la generación de costos no puede ser
despreciada, el sistema operativo debe ser encarado como un
soporte al ERP y no lo contrario.
Para algunos consultores, el paquete de gestión
no debe influir en la adopción de un sistema operativo
pero sí debe adecuarse al que la corporación ya
usa. No obstante, un análisis del requerimiento del
sistema de ERP depende del propio tamaño de la
compañía y de la amplitud del proyecto – con una
estrecha relación con el número de módulos
(partes del sistema de gestión) y con el número de
personas que van a acceder al sistema. Si este estudio, por
ejemplo, apunta hacia varias plataformas, ésta será
la mejor orientación.
Tradicionalmente, el sistema operativo preferido en la
instalación de paquetes de gestión era Unix,
especialmente cuando Windows NT
todavía no era lo suficientemente robusto como para
encarar un procesamiento que involucrase máquinas de mayor
porte, de la misma forma que Linux, un primo
más accesible de Unix. Con diversos sabores o versiones de
acuerdo a los proveedores, el mundo Unix proporciona más
seguridad y procesamiento en larga escala con menos fallas, ideal
para quien usa sistemas con múltiples operaciones o
accesos, como ocurre con el ERP.
Muchos proveedores de sistemas de gestión,
inclusive por la proximidad y relación de negocios con
Microsoft, han
apostado con fuerza en NT.
Es un hecho que después de la versión 2000 el
sistema evolucionó y está más adecuado a las
exigencias de procesamiento y de reducción de problemas de
continuidad en el procesamiento, pero debe realizarse una
evaluación minuciosa del sistema operativo teniendo en
cuenta la plataforma de hardware más indicada para la
corporación. El conservadorismo, la cultura y los
servicios prestados a lo largo de la última década
por la familia
Unix – todavía predominante de acuerdo con los estudios de
mercado – pueden hablar más alto de acuerdo con el socio
elegido para la implementación.
Primo o medio hermano de Unix, el sistema de desarrollo
abierto Linux – lo que significa que las personas de todo el
mundo participan de su elaboración y no existe un
dueño del sistema – evolucionó mucho en desempeño llegando a ser hoy evaluado como
opción para el procesamiento de aplicativos inclusive en
grandes empresas. El ambiente no solo creció en volumen de
operaciones que pueden ser realizadas sino también en la
disminución de la frecuencia de fallas y problemas. El
aspecto positivo más evidente es la reducción de
costos de las licencias. Por su característica, no
obstante, el soporte – hecho por pocas empresas especializadas en
el sistema – no tiene la amplitud y la experiencia de las
compañías que trabajan con Unix o con Windows
NT.
Una recomendación es prioritaria: la
implementación del ERP no debe ser encarada como un
banco de
pruebas para probar el sistema operativo, ya que la experiencia
en sí habla más alto. Un ambiente seguro y que haya
sido probado y aprobado por la corporación es mucho
más importante que sentir el gusto de un proyecto cargado
de características propias de la modernidad
Como sucede con los sistemas
operativos, la base de datos más indicada para operar
con ERP depende mucho más del gusto del cliente que de una
compatibilidad o adherencia entre los sistemas. Se terminó
la época en la que una solución dependía al
máximo de otra y los proveedores elegían una base
de datos para desarrollar el ambiente de gestión
empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones
todavía puede tener resquicios de esa relación,
pero el tema es que el paquete funcione, y bien, con cualquier
marca de base
de datos.
Los fabricantes más importantes en el mercado de
base de datos – Oracle, Microsoft e IBM – tienen compatibilidad
garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura ambientes
con buena capacidad de adherencia. Como regla de sobrevivencia,
es más interesante aprovechar y adecuar las bases de datos
al paquete de gestión que a la inversa.
Lo que determina el desempeño de la base de datos
es la manera como ERP accede a las informaciones allí
guardadas. En definitiva, como concepto, los
sistemas de gestión pueden ser traducidos como la
estandarización y universalización de las
informaciones, y para que esto ocurra es importante que la base
de datos actúe en conjunto con el sistema, permitiendo que
las informaciones le sean introducidas una única vez y, en
tiempo real, puedan ser distribuidas para todas las partes del
sistema con las cuales está relacionado. Con esta base
común se eliminan tanto la redundancia como la reescritura
(entendiéndose esto como redigitalización,
"tipearlo" nuevamente) .
Normalmente, un sistema ERP se construye, se utiliza y
está integrado a una base de datos relacional, que puede
ser entendida como el establecimiento de vínculos de
información entre diferentes datos. Un ejemplo de la
integración entre los sistemas es cuando una orden de
compra – que es incluida una sola vez – dispara
información para otros módulos y bases de datos
tales como stock de piezas, manufactura, logística, etc., y aquella orden es seguida
y acompañada en toda su extensión, hasta que
finaliza, normalmente, con el pago de la factura. Todo
sin redundancia o superposición de
información.
En algunos casos, es necesario montar una capa de
aplicación, una máscara entre el paquete de
gestión y el sistema de base de datos, para que conversen
entre sí de modo más dinámico y seguro. De
acuerdo al tamaño de la empresa, el número de
accesos y de personas que lo utilizan, el uso de una base de
datos centralizada puede traer consecuencias de desempeño.
Una de las formas de solucionar el problema es crear niveles de
jerarquía de acceso, o sea, el departamento de finanzas
puede ver todos los módulos del paquete y sus respectivas
bases de datos, pero un área industrial debe restringirse
a aquello que realmente le interesa.
Otra salida para sectores o datos que no necesitan
actualización online, como informaciones del departamento
de personal, es la creación de un sistema de
reposición off-line – sin necesidad de estar, en aquel
momento, conectado al conjunto de operaciones de ERP; de esta
forma, en horarios de menor volumen de accesos se efectúa
la integración o reaplicación de las informaciones
para la base de datos principal.
La plataforma – configuración y
homologación (formatación) de las máquinas –
más recomendada por especialistas en ERP para procesar
aplicativos de gestión integrada – es la plataforma
cliente/servidor. Como
cliente entiéndase una computadora utilizada por el
usuario para acceder a las informaciones en otra máquina
del mismo perfil pero con configuraciones más altas que
hospeda los módulos de gestión y/o bases de datos.
Al contrario de los mainframes, que centralizan los datos y
limitan el número de usuarios simultáneos y la
interacción de quien los utiliza, esta
configuración permite el uso de diversos equipamientos que
conversan entre sí con informaciones
distribuidas.
Como sucede con los otros aspectos de infraestructura,
la idea del reaprovechamiento también es predominante en
el ítem hardware para el ERP. Las opciones para operar el
sistema son múltiples, desde equipamientos con procesadores Risc
e Intel hasta máquinas que se aproximan al poder de
procesamiento de los mainframes como los IBM AS-400.
Un ambiente heterogéneo – con diferentes
máquinas y sistemas – no es un bicho de siete cabezas. La
mayoría de las corporaciones usa esta ensalada que puede
ser preservada en el momento de utilización del ERP. Sin
embargo, es recomendable contratar una consultora externa para
estudiar la opción de ambiente y hacer pruebas con
resultados concretos para no ser sorprendido en el momento en que
el sistema de gestión entre efectivamente en
operación.
Un punto es cierto, quien todavía trabaja con
mainframes debe saber que es necesario invertir en servidores. Y,
aún aquellos que ya trabajan en la arquitectura
cliente/servidor, precisan evaluar y redimensionar su parque de
máquinas periódicamente para saber si dicha
arquitectura responde a los requisitos de desempeño que
ERP y el usuario demandan.
Para soportar el número de personas que accedan a
los datos del paquete de gestión y la cantidad de
información que transita por la red, la
recomendación es de servidores con, por lo menos, dos
procesadores. Las máquinas deben tener 1 GB o más
de RAM – la memoria que
trabaja con el procesamiento -, además, claro está,
de discos con alta capacidad de almacenamiento y mecanismos de
backup, sea por medio de otras unidades de disco dentro o fuera
de la máquina o por el envío de datos para un socio
que trabaje con almacenamiento externo como un
datacenter.
Entre las opciones de arquitectura existentes,
encontramos los mundos Risc e Intel. La primera máquina
Risc surgió en 1975, en IBM, pero fue lanzada
comercialmente recién en 1981. En la década del 80
y primera mitad de los años 90 fue dominante en el
ambiente de ERP, invariablemente vendida con el sistema operativo
Unix. Valorizaba su desempeño de procesamiento en
máquinas como Alpha – de Digital, comprada por Compaq que
por su parte fue adquirida por Hewlett-Packard – con
instrucciones simplificadas, disminución del número
de transistores y
por lo tanto del calor
producido. Hoy en día, no poseen tanto espacio en el
mercado, su precio es superior y su desempeño y velocidad de
procesamiento equivalen a las plataformas de Intel.
Con Itanium, Intel consolidó su ascensión
entre las corporaciones, ya verificada en la época de
Pentium. Una
señal latente es la sociedad en desarrollo de Itanium con
HP, antes, defensora exclusiva de la plataforma Risc para
servidores corporativos. El mayor espacio en el mundo de los
paquetes de gestión se debe fundamentalmente al incremento
permanente de la velocidad y calidad de sus chips y a su
constante disminución de precios.
Cuando la corporación piensa en TCO (Total Cust of
Ownership) o costo total de propiedad, que
suma los gastos al
equipamiento y los valores de su mantenimiento, el precio hace la
diferencia. Además de ejecutar programas antiguos y
sistemas operativos que van del Linux al Windows NT, la
plataforma – que comienza a ganar escalas en sus ventas – agrega
programas escritos para el ambiente de 64 bits.
Una red de
computadoras está lista para operar con un ERP
después de un extenso relevo de los usuarios, de los
números y localización de los puntos que van a
involucrarse con el sistema de gestión. Probablemente, el
tráfico que será generado es mayor que la velocidad
de banda contratada, pero sólo un capacity planning – como
son llamados esos informes –
podrá decirlo con seguridad.
Aún frente a una radiografía que indica
cambios en la redes locales y en la infraestructura de comunicación de larga distancia – utilizada
cuando la empresa posee instalaciones distribuidas en edificios,
ciudades, provincias o países diferentes -, la
inversión adicional debe ser efectuada de acuerdo a la
implementación del paquete de gestión. Como el
proceso es llevado a cabo en la secuencia de los módulos,
(pedazos del sistema global de ERP), es posible economizar
recursos de acuerdo a la demanda de entrada de los usuarios y
localidades.
Algunos consultores revelan que existe una cierta
exageración cuando se habla del aumento de tráfico
generado por ERP, y que antes de contratar estos sistemas, las
corporaciones ya trabajaban de algún modo con el
intercambio de datos en red. Dejando de lado la polémica,
lo es cierto que, para la transferencia de datos en una red
corporativa no importa tanto la tecnología de
comunicación como la velocidad y la redundancia de las
conexiones de las redes.
Todavía la preferencia recae en la
contratación de proveedores con tecnologías
diferentes para el link principal y el de contingencia o backup.
De la misma manera que la relación usuarios/banda para
delimitar la velocidad de las conexiones debe seguir
parámetros y estudios que consideren situaciones de pico
en las operaciones y no trabajar en el promedio de la banda
disponible.
Corporaciones con diferentes puntos de actuación
geográfica deben poseer conexiones veloces y redundantes,
pero la mejor pregunta que una empresa debe hacer es:
¿Qué representa aquella localidad y cómo
garantizar un buen flujo de datos – envío y acceso a la
información? Para la división Farma de Novartis en
Brasil, por
ejemplo, la respuesta fue todo. Los profesionales del área
de tecnología de la información (TI) de esta
división tienen hasta el 2005 para sustituir el sistema
ERP (Enterprise Resource Planning) BPCS, de SSA, por el paquete
de gestión SAP R/3 y, paralelamente, implementar la
infraestructura de comunicación que soportará las
transacciones generadas por esos programas, el intercambio de
mensajes en Lotus Notes, el acceso WEB y la
intermediación de toda la
comunicación efectuada a partir de 11 países de
América
Latina con la matriz en
Europa.
Sin un cuidado redoblado, Novartis correría el
riesgo de
aumentar sus gastos en comunicación, considerando el
aumento del volumen de los datos que transitan por la red y la
necesidad de redundancia para garantizar la integridad de las
informaciones enviadas a la matriz. Pero, diferente de lo que
parece, la compañía consiguió reducir sus
costos en más del 40% después de la revisión
y renegociación del contrato con el
proveedor de servicios de comunicación, y consiguió
iniciar la migración
de todo el ambiente para una red MPLS (Multiprotocol Label
Switching) con links de hasta 2 Mbps para cada país de
América
Latina donde posee instalaciones. La implementación de ERP
fue iniciada por Brasil y continúa por el resto de
América Latina, precedida de la nueva red de
comunicación
Pasado el momento de la elección del mejor
sistema de gestión empresarial e inclusive de las
definiciones respecto a la implementación del paquete de
software, el próximo paso es de operación y
mantenimiento de la solución. No es suficiente solamente
elegir la planta de la "casa" y hacer su construcción, es preciso saber cómo
debe ser administrada y cuidada. Siguiendo con la
analogía, es interesante saber si es mejor tener esa casa
en un condominio cerrado, en el cual un tercero se responsabiliza
por una serie de acciones administrativas, seguridad y de
conservación, o si será todo hecho por sus
empleados.
La tercerización, también llamada de
outsourcing,
del sistema de ERP no es más algo extraño o sin
propósito. Antes tabú en TI como un todo, la
contratación de un socio para administrar un ambiente de
tecnología es ahora una tendencia. Una opción que
ha seducido muchas corporaciones, como los números de
evolución del mercado de
tercerización en Brasil pueden ilustrar.
De acuerdo con el instituto estudios IDC, sólo en
2003 la modalidad aumentó sus negocios en 6,8 % en Brasil,
con un total de R$ 10,4 miles de millones de facturación,
un crecimiento muy por encima de cualquier segmento de TI. En los
informes de AMR Research, el número de
compañías que utilizan la tercerización en
el mundo va a subir entre 20 % y 50 % hasta el año 2005.
La principal justificativa es la reducción de costos que
la modalidad garantiza.
Esa disminución de los gastos aparece en muchos
tópicos cuando el tema son proyectos de ERP.
Primero, no es preciso comprar máquinas específicas
o hacer un upgrade de las mismas. En otros casos, inclusive la
contratación del software puede ser simplificada, pero el
impacto más contundente es en la política de
contratación de personas habilitadas para administrar el
conjunto de sistemas. Con el outsourcing no es necesario formar
un equipo, invertir en entrenamiento y
todavía sufrir con el proceso constante de
substitución de las personas, entre otros
detalles.
Algunos CIOs (Chiefs Information Office), sin
embargo, le temen a la utilización a larga escala del
outsourcing, en especial en áreas que están
relacionadas al business, o sea, que pasan por los sistemas de
ERP. La Parmalat brasileña, por ejemplo, tercerizó
su área de comunicación de datos e infraestructura
de las fábricas, pero prefiere tener en manos el
gerenciamiento del sistema de gestión como así
también las actividades de comercio electrónico. La
justificativa es que son sectores extremadamente sensibles al
negocio de la compañía
10. Aspectos a considerar para implantar un
ERP
Para valorar la complejidad de una implantación
de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantación
interactúan los siguientes seis elementos:
1.- El ERP (sistema de
información para la gestión).
2.- Las personas y la cultura de la
organización.
3.- La estrategia.
4.- El hardware.
5.- Los procesos.
6.- El resto de aplicaciones de gestión
existentes en la organización
En toda implantación de ERP hay dos fases
totalmente distintas:
- La "pre-implantación", es decir, el
análisis previo para definir los objetivos del proyecto,
alcance funcional, coste total, recursos necesarios,
necesidades concretas de la organización, calendarios,
etc. para conseguir evaluar la rentabilidad
que supondrá la implantación del ERP. - El proyecto propio de implantación incluyendo
desarrollos, parametrizaciones, formación,
etc.
El análisis previo a la implantación debe
contener al menos los siguientes apartados:
- Análisis inicial de la estrategia,
tecnología, procesos, personas y
organización - Definición del alcance funcional de la
implantación del ERP, es decir qué áreas y
funciones comprenderá la implantación así
como un primer planteamiento de calendario - Definición de objetivos de la
implantación del ERP - Definición de las mejoras en los procesos y
organización que aportará la implantación
del ERP. - Definición del plan de
gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no
traumática - Elección de la solución
tecnológica y del implantador más adecuado en
función del análisis realizado en la primera fase
así como los módulos y parametrizaciones
necesarias - Definición de un calendario aproximado y
presupuesto asociado - Definir el retorno de la inversión (ROI) del
proyecto y los parámetros clave KPI para definir el
seguimiento de la implantación así como un
análisis de sensibilidad ante la variación de
determinados parámetros - Implantación del ERP
- Seguimiento y control estricto de los objetivos
previamente definidos así como de los elementos
críticos para la rentabilidad del proyecto
11. Un ejemplo de aplicación: Empresa de
Autobuses de transportes foráneos
Los sistemas que utilizaba la empresa antes de
Intélesis eran Contabilidad con Exactus y Nomina con
Meta4, enseguida se muestran las características
más relevantes de ambos Sistemas de
información:
11.1. Contabilidad
General de Exactus:
Este módulo de Exactus permite manejar una
contabilidad al día, precisa y confiable. Como centro de
las actividades financieras del sistema, Contabilidad General
ayuda a capturar e integrar las transacciones realizadas desde
los otros módulos, permitiendo ver su influencia en
términos financieros sobre la empresa como un
todo.
11.2. Beneficios:
- Brinda un gran apoyo en la toma de
decisiones ya que le asegura confiabilidad y seguridad
total sobre la información contable. - Brinda un panorama real y actualizado de la empresa
con información totalmente actualizada. - Brinda a su empresa una gran flexibilidad
operacional. - Es una herramienta de gran utilidad para
compañías multinacionales y entes corporativos,
debido a que permite efectuar cierre fiscal y
corporativo. - Facilita las labores de auditoria interna y externa.
- Brinda flexibilidad para realizar consultas de
información histórica.
11.3. Características:
- El sistema permite el manejo de unidades de medida en
los movimientos contables.
Los registros de
asientos contables del Diario se despliegan de una forma
amigable y completa. - Permite el registro de
asientos contables en períodos anuales
cerrados.
Bloqueo de asientos contables en paquetes. Esta funcionalidad
permite que dos usuarios trabajen en asientos contables
diferentes dentro de un mismo paquete contable.
- Exportación de asientos mayorizados a archivos
ASCII. - Seguridad de acceso en el uso de macros de
MS-Excel. - Conexión de macros en dos
vías: - Por medio de un libro
MS–Excel (conexión a diferentes
compañías) - Por medio de una sola hoja electrónica (conexión a
diferentes bases de datos).
- Por medio de un libro
- Mantenimiento de las plantillas de asientos desde los
módulos de Exactus. - Datos de auditoria completos en asientos mayorizados.
Se incorporan datos tales como: quién y en qué
fecha/hora mayorizó un asiento contable, quien lo
creó y modificó por última
vez) - Filtro por rango de fechas de los asientos contables
en consultas. - Privilegios para controlar la mayorización de
asientos con unidades en cero en el caso de que se manejen
unidades. - Programación del bloqueo en la
modificación de datos de cuentas
contables desde Contabilidad General, ya que son definidas como
de uso restringido para los auxiliares, por lo que
únicamente puede modificarse desde el
auxiliar. - Flexibilidad en la consolidación contable en
cuanto a configuración de manera que se permita
consolidar información contable de forma cruzada. Por
ejemplo en caso que la compañía consolidadora use
moneda dólar solamente y la compañía
consolidada use moneda local y dólar. - Bloqueo de movimientos a cuentas
contables utilizadas por módulos auxiliares. - Visualización de asientos previo a su
anulación. - Emisión de balances de comprobación en
dos monedas: local y de reporte o dólar.
Trabaja con base en el listado de las cuentas contables que
serán involucradas en la generación de asientos
debido a las transacciones que se realizan en la
compañía. - Se integra con los otros módulos del sistema
para la recepción automática de asientos
contables. - Permite la consolidación contable de un
número ilimitado de empresas, en un número
ilimitado de niveles, los cuales conforman una estructura
jerárquica que puede representarse como un
"árbol". - Manejo de las cuentas contables de cada
compañía por centro de costo que puede integrar
las secciones de una empresa en un todo. - Estructura de centros de costo definida por el
usuario que permite la asociación de uno o
múltiples centros de costo por cuenta
contable. - Estructura de cuenta contable definida por el usuario
de hasta 25 caracteres alfanuméricos. - El sistema permite que el usuario defina tipos de
asiento según los tipos de actividades financieras que
realiza la empresa, así como anulaciones y reversiones
de asientos en el mayor y el registro de asientos
recurrentes. - Permite generar múltiples consultas de
transacciones en el diario y en el mayor de la
contabilidad. - El sistema puede elaborar gráficos de las consultas sobre las
cuentas contables relacionados con las transacciones en el
Diario y en el Mayor. - El sistema realiza ajustes en la contabilidad por
diferencias en el tipo de cambio utilizado en las cuentas que
participan en los movimientos contables. - Los períodos contables son flexibles,
totalmente definidos de acuerdo a requerimientos
particulares. - Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte
corporativo, con conversiones automáticas y flexibles,
las cuales son implementadas con base al FASB52. - No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de
fin de período, característica que permite la
introducción de asientos retroactivos. - El sistema ofrece la posibilidad de generar dos tipos
de reporte: Balance de Comprobación y un Reporte de
Asientos aplicados al mayor. - Compatibilidad con Microsoft
Excel para generación de estados
financieros y consolidación de
contabilidades. - Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y
corporativo). - Permite el registro de movimientos en nuevos
períodos fiscales aún sin haber realizado el
cierre del período anterior. - Mantiene información contable de
múltiples años en línea sin afectar el
rendimiento. - Extensivos controles de validación y
verificación de datos que aseguran transacciones
válidas para las cuentas que aceptan
movimientos. - Cuenta con funciones para dejar pistas de auditoria
que permiten determinar el origen de las
transacciones.
11.4. Nomina de Meta4
La Nómina
la manejaba con Meta4 Nómina, que es un programa con el
que gestiona las nóminas y
todos los aspectos económicos del personal, desde el
cálculo de la nómina hasta retroactividades,
pasando por presupuestos.
Esta aplicación ha sido desarrollada bajo la arquitectura
cliente/servidor y puede ser adaptada a la legislación de
cualquier país y traducido a cualquier idioma.
Meta4 es uno de los principales proveedores a nivel
mundial de soluciones para la gestión y el desarrollo del
capital humano
e intelectual (HICM). Basadas en la tecnología más
avanzada, estas aplicaciones consiguen maximizar el potencial del
conocimiento para dar soporte real al negocio y aumentar la
productividad,
proporcionando a las organizaciones mayor eficiencia y
competitividad.
11.5. Intélisis S.A. de C.V.
Es una empresa mexicana a cargo del desarrollo, venta e
implementación del ERP Intélisis. Actualmente esta
empresa se encuentra realizando un esfuerzo mayor por satisfacer
y exceder as expectativas de sus clientes y socios del negocio,
debido a esto se encuentra en el desarrollo e
implementación interna de dos modelos
vanguardistas en materia de
calidad, bajo los cuales se obtendrán en un mediano plazo
las certificaciones ISO 9001:2000 y
CMM nivel 3.
11.6. Que es el ERP Intélisis
El software ERP Intélisis es un sistema
administrativo inteligente, integra los datos y las operaciones
de todas las áreas y departamentos funcionales en un mismo
flujo de información y permite un control oportuno de la
organización.
Esta herramienta esta diseñada especialmente para
el mercado mexicano, utilizando tecnología SQL
Cliente-Servidor con el objeto de satisfacer la forma de trabajar
de las empresas nacionales y evitar adaptaciones o traducciones
de otros sistemas ajenos a nuestro país difíciles
de comprender y utilizar.
11.7. Estructura del ERP
La conformación básica del ERP
Intélisis se encuentra fundamentada en seis
procesos:
- Ventas
- Servicios
- Devoluciones
- Embarques
- Precios y Costos
- Vales
- Atención a clientes
- Comercial
- Tesorería
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- Comisiones y destajos
- Gastos
- Finanzas
- Inventarios
- Activos fijos
- Compras
- Importaciones
- Control de calidad
- Atención a proveedores
- Inventarios
- Planeación de órdenes
- Producción
- Proyectos
- Manufactura
- Nomina
- Control de accesos
- Asistencias
- Recursos humanos
- Atención personal
- Servicios internos
- Recursos Humanos
- Contabilidad
- Contabilidad
A continuación se añade la encuesta que se
le realizo al Ingeniero que trabaja en la implementación
del sistema ERP de la empresa de Autobuses Foraneos.
Preguntas Generales
Nombre del encuestado: Se omite el nombre a petición del |
Nombre de la empresa: Se omite el nombre a petición del |
Años en la empresa: 1 año 6 meses |
Puesto actual: Soporte Aplicaciones |
Años en el puesto: 1 año 6 meses |
Preguntas Especializadas |
¿Que sistema utilizaban El ERP anterior que utilizábamos era una Módulos de Contabilidad, nomina, y recursos |
Generalmente cuando se hace una No fue necesaria una reingeniería total, En caso de que la respuesta anterior fuera ¿Se han comunicado los cambios? Solo se ha hablado con el personal, pero no se ¿Existe Resistencia Anteriormente se utilizaba un ERP (meta 4) a |
¿Que ERP utiliza la empresa? El ERP nuevo que se esta implementando se llama |
¿Porque decidieron utilizar dicho Este ERP ha sido utilizado por el corporativo del |
¿En que se basaron para su selección? Este ERP ya esta implementado en otras empresas, |
¿Cuales han sido las
¿Cuales son las ventajas?
|
¿Ante que problemas se enfrentaron al
|
¿Cuanto tiempo tienen utilizando el De enero a la fecha se ha estado |
¿De que parte del negocio se encarga el Hasta ahora solo se han implementado los |
¿Cuál fue el orden de Los dos módulos se han implementado |
¿Por qué decidieron ese Una de las cosas que necesitábamos era no |
¿Requirieron de personal externo para el Actualmente contamos con un consultor que esta |
En caso de que la respuesta anterior fuera La persona contratada tiene las capacidades para |
¿Están satisfechos con la En lo que lleva hasta ahora un 70 % satisfechos, |
El ERP es un sistema de información que aglutina,
a través de diversos módulos (por ejemplo,
producción, recursos humanos, finanzas), las diferentes
áreas funcionales de la empresa, tratando de dar una
solución integral y única a la operativa de una
organización. Su principal característica es la
mecanización de la mayor parte de las funciones dentro de
la cobertura proporcionada, reduciendo notablemente la carga de
trabajo y las actividades sin valor añadido. Por otro
lado, al reducir la necesidad de introducir datos manualmente,
elimina posibles fuentes de error. Los ERPs conllevan
además la automatización de la mayor parte de los
flujos de información dentro de una empresa y los
integran, permitiendo un análisis más exhaustivo de
la información. Y analizar la información
llevará a la empresa a tomar decisiones según su
estrategia.
La comunicación, el acuerdo y el compromiso entre
los diferentes departamentos relacionados, son de suma
importancia para lograr que cada una de las partes que integra el
ERP tenga bien establecido su proceso, sus entradas y salidas.
Por lo que las relaciones entre los individuos toman importancia,
el manejo de conflictos es
esencial para lograr la colaboración en la
integración de las partes del ERP.
Como se observo en la entrevista
existen diferentes ventajas que les proporciono el uso del ERP
con las encontradas en la bibliografía como
son:
- Reducción de Costos.
- Información en tiempo real y
flexible. - Información centralizada.
- Transacciones más rápidas.
- Mejor Administración financiera.
En cuando a las desventajas que ellos encontraron fueron
principalmente la de falta de seguridad lo cual depende mucho del
tipo de base de datos que utilicen, así como el uso de
tablas dinámicas los cuales permiten a los usuarios ver
mas información de la que ellos requieren y finalmente la
falta de experiencia en el uso del sistema por lo que tienen que
depender de un especialista, en este caso el proveedor
generándoles mas gastos.
Existen muchas consideraciones que deben ser analizadas
antes y después de la implementación del ERP.
Aunque a la hora de implantar el ERP es importante que la empresa
analice la relación coste-beneficio de su
implantación ya que no todas las empresas pueden asumir
los costes derivados de dicho sistema de gestión integral.
También, debe considerar los costos generados para su
mantenimiento y su buen funcionamiento.
Podemos llegar a la conclusión de que los
sistemas ERP definitivamente proporcionan más ventajas que
desventajas a las empresas que optan por su uso y que a pesar que
son costosos a largo plazo proporcionan ventajas significativas
al usuario tanto en tiempo y dinero.
14.1. Carta a la
empresa encuestada.
Monterrey, N.L. a 15 de Marzo de
2005
A quien corresponda:
Este cuestionario
es de carácter académico para la materia
de Administración de la función informática que se cursa para poder obtener
el titulo de Maestría de administración de
tecnologías de información en el ITESM.
La investigación que se realiza es sobre los
sistemas ERP’s, su funcionamiento e implementación
por lo que las preguntas que a continuación se mencionan
son exclusivamente para determinar el grado de uso y
aprovechamiento de los ERP’s para poder generar una
conclusión guardando plenamente la confidencialidad de la
empresa.
De antemano gracias por su atención y
cooperación, no sin antes enviarle un cordial
saludo.
Atte.
Ing. Erika Montalvo
Ing. David Tapia
Ing. Federico Plancarte Sánchez
Preguntas Generales
Nombre del encuestado: |
Nombre de la empresa: |
Años en la empresa: |
Puesto actual: |
Años en el puesto: |
Preguntas Especializadas |
¿Que sistema utilizaban |
Generalmente cuando se hace una |
En caso de que la respuesta anterior fuera |
¿Que ERP utiliza la empresa? |
¿Porque decidieron utilizar dicho |
¿En que se basaron para su |
¿Cuales son las desventajas? |
¿Ante que problemas se enfrentaron al |
¿Cuanto tiempo tienen utilizando el |
¿De que parte del negocio se encarga el |
¿Cuál fue el orden de |
¿Por qué decidieron ese |
¿En que fase ha trabajado |
¿Requirieron de personal externo para el |
En caso de que la respuesta anterior fuera |
¿Están satisfechos con la |
¿Hubo problemas sin tomar en |
15. Referencias
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Lic. Erika del C. Montalvo Azamar
Ing. Federico Plancarte Sánchez
Ing. Rey David Tapia Rodríguez
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE
MONTERREY
CAMPUS MONTERREY
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Monterrey, N.L. a 3 de Abril de 2005