Los sistemas GMAC (CMMS) y la toma de decisiones en el mantenimiento

Muchos líderes, gerentes o directores, se
preguntan, ¿para qué implantar un sistema de
Gestión de Mantenimiento asistida por computadora
(GMAC)? En la mayoría de las ocasiones,
esta interrogante, surge cómo resultado del
desconocimiento, y del temor a realizar una inversión (segura a mediano-largo plazo)
que no es posible recuperar en un tiempo
objetivo
corto y mucho menos, son capaces de visualizar sus bondades a
simple vista.

Pues bien, ¿se han detenido a preguntarle a un
gerente de
Mantenimiento qué piensa respecto a esto? Seguro que no.
Ahora bien, si tenemos en cuenta, que la mayoría de las
decisiones son tomadas por los altos ejecutivos, en los cuales
incluyo, al gerente de Mantenimiento, entonces podemos sacar en
claro, que el nivel de información, que deben manejar estos
directivos, es indudablemente alto.

Si esto, lo unimos al hecho de que la
información cambia con una rapidez increíble,
entonces podemos concluir que es necesario un apoyo de
"algo", llámese,
software, llámese grupo de control, que
sea capaz de mantener al directivo informado y
actualizado.

Entonces, ¿por qué no se explotan
más los sistemas GMAC? Hagamos una pausa,
y veamos algunos elementos del flujo de
información.

Cuando pensamos en la necesidad de obtener alguna
información, la cual es útil (aparentemente) para
gestionar mi actividad de forma objetiva, tenemos muchas
variantes, debido fundamentalmente, a la gran cantidad de
datos que
existen en las organizaciones.
No se equivoque, la información y la recogida de datos,
cuesta, y cuesta mucho, y digo esto, porque la palabra
"aparentemente",
demuestra, que no siempre se recoge la información que
se necesita y se pierde tiempo y esfuerzo, en procesar
información que, o bien nadie lee, o bien, no son
necesarias, o ambas, en el peor de los casos. Y si a esto le
sumamos, que en ocasiones tenemos los medios para
obtener/brindar información, tenemos las plataformas
creadas para la recogida de datos, entonces, la pregunta de los
directivos debería ser ¿por qué no obtengo
más información?, ¿por qué no se
explotan más, los sistemas
GMAC?

Si hacemos un análisis de los niveles de la
gestión de la información, podemos ver que,
según como se recojan los datos (calidad,
frecuencia, responsabilidad), así será de
buena y objetiva la Toma de Decisiones (T.D). (Fig.
1)

Para ver el gráfico seleccione
la opción "Descargar" del menú
superior

Ahora bien, ¿cómo tomamos las
decisiones?. En muchas ocasiones, se toman las decisiones
teniendo en cuenta la experiencias que se tiene en el tema a
tratar, o pedimos consejo a las personas que nos rodean y que
forman parte del staff de dirección, y en otras (las menos
probables) nos auxiliamos de datos, reales, históricos y
que reflejan el comportamiento de la empresa a lo
largo de la vida, o por lo menos, desde que se comenzó
con el proceso de
recogida de datos. Bajo cualquiera de estas opciones, siempre
tengo que pensar en el estado
"pasado", para de alguna
forma, "predecir" el
comportamiento futuro. Pero, ¿y la cantidad de datos a
tomar en cuenta?, y ¿de donde se toman los datos? Pues
bien, en el caso de la gestión del Mantenimiento, en las
instalaciones de servicio,
estos datos se obtienen a partir de un correcto llenado y
eficiente utilización de lo que se llena en la Orden de
Trabajo
(OT). Si quiere obtener datos más veraces, debe
llenar mejor la OT. Pero, si realmente desea obtener un nivel
de información eficiente, en tiempo y recursos, y que
esta sea lo más acertada posible, entonces, estas OT
deben ser almacenadas en un sistema GMAC, pero
que sea capaz de brindar esta información, analizar
tendencias, y sobre todas las cosas, permita tomar decisiones
correctas en el mínimo tiempo posible.

Para enfocar, de forma clara y precisa, el proceso de
toma de decisiones, a partir de la informatización de la
gestión del Mantenimiento, pretendemos mostrar un caso
de estudio, el cual se desarrolló a partir de la
implantación y explotación de la Herramienta
informática GMAC,
denominada MACWin©. La ventaja fundamental
radica en la visión económica del sistema,
demostrado por las relaciones constante que se realizan entre
la ejecución de las acciones, ya
sean diarias o planificas, y los costos
(gastos) que
se generan en los mismo. Todos estos elementos, y algunos otros
análisis de evaluación, son los elementos que veremos
a continuación.

Control económico de la Gestión de
los Servicios
Técnicos. Este eslogan, marca el punto
de partida de todo este análisis, pero debería
ser el día a día de los especialistas, jefe de
Mantenimiento, gerentes y personal de
todo tipo, dentro de la instalación.

Con la utilización de este sistema
GMAC, se puede lograr controlar el Centros
de Costos que más costos de Mantenimiento
están generando. (Costos y no gastos. Existe una
diferencia.) A partir de aquí, se pueden diferenciar los
objetos, los equipos, grupos de
equipos (sistemas) que tienden a ser más
problemáticos, en cuanto a generación de costos y
son analizados, buscando el 20% de estos elementos, que son
capaces de generar el 80% de los costos. (Ley de
pareto). Veamos la siguiente Tabla.
(01/10/2004-30/10/2004)*

 este resultado, el cual se obtiene
utilizando las opciones del sistema MACWin©,
nos permite corroborar algo que ya sabemos. El Centro de Costo
"Planta de Servicio 1", es el cliente
interno de Mantenimiento que más costos genera. Ahora
bien, ¿por qué?, ¿en dónde?,
¿Qué trabajos se realizan con más
frecuencia? Todas y cada una de estas interrogantes, la podemos
disolver, utilizando las opciones que tenemos en el ya mencionado
sistema. Ha, pero ¿si no lo tenemos, como hacemos para
respondernos? Amigo lector, respóndase esta pregunta
honestamente.

 Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior

Pues bien, después de analizar el Centro de
Costo que más problemas
genera, pasamos a ver, dentro de ellos, qué Objeto es el
más
"problemático",
utilizando el mismo sistema de evaluación antes
mencionado. Veamos el siguiente grafico (Fig.
2)

 Como se puede apreciar, el
comportamiento de los costos de Mantenimiento, no es similar
para todos los Objetos, pero se puede inferir cual de ellos es
el que más recursos consume. En este caso hablamos del
que está codificado como H-25. Muchas son las
conclusiones que podemos sacar de estos datos. En primer lugar,
que la Planta de Servicio 1 es la encargada de generar la mayor
cantidad de costos de Mantenimiento, y muy
específicamente, el Objeto H-25 es el que más
aporta. Ahora, solo nos queda responder la pregunta ¿por
qué? Analizaremos en este caso, el comportamiento
Histórico de las Órdenes de Trabajo de este
Objeto y sabremos cual ha sido la razón para estos
costos. No olvide, que en la actualidad, se debe gestionar lo
que se hace, y no lo que se gasta, por lo que es
imprescindible, saber que se ha hecho, para saber la causa de
su repetición. Veamos la siguiente tabla, que nos
muestra los
principales trabajos ejecutados.
(H-25)

Es evidente, que las fallas eléctricas en las
Moto-Bombas, son los
trabajos que más repetición presentan, pero no es
el determinante en la generación de costos de
Mantenimiento en el H-25, puesto que la mayor incidencia lo
tiene el trabajo
denominado "Cambio
Rodamiento", con un total de
23 repeticiones. Ahora bien, si analizamos qué trabajos
generan la mayor cantidad de costos, podremos ver el cielo
más despejado. Veamos:

¿Qué podemos inferir?, pues que el
trabajo denominado "Moto-Bomba Falla eléctrica." no es
precisamente el que más costos de Mantenimiento genera,
puesto que según esta tabla, el "Mantenimiento
Constructivo" es capaz de generar el doble que el trabajo que
le sigue en orden. Pero ¿no se fijaron en que los
trabajo denominados
"Cableado" y
"Cambio de Rodamiento"
están en las dos tablas?

Pues bien, ya tenemos la primera gran
conclusión. Pero, ¿esto es todo?, por supuesto
que no. Un aspecto muy importante en estos tipos de
análisis, es que no se pueden realizar a la ligera,
siempre hay que tener en cuenta el conjunto, o sea, al equipo,
al sistema y a las personas que lo ejecutan. En algún
lugar de estos estará la verdadera causa del problema.
Es necesario que se verifiquen todas las posibles variantes a
analizar, ya sea el sistema, el equipamiento, la forma de dar
el Mantenimiento
Preventivo, o hasta cual es la metodología de aplicación del
Mantenimiento Predictivo que se está utilizando. Veamos
qué pasa en el caso de los equipos:

Analizando esta tabla, la pregunta será,
¿existe algún equipo del Objeto H-25?, y
además, ¿existen equipos de la Planta de servicio
1? Pues en sentido general la respuesta es NO. Solo en
el caso del Calentador Solar H-38, pero nada más.
¿Les sorprende? Pues así es, la realidad del
análisis nos demuestra algo diferente a lo que realmente
está sucediendo, el equipo que más costos de
Mantenimiento genera es un motor
eléctrico (ME-1), pero que no estaba presente en el
análisis inicial, puesto que solo se buscó en la
Planta de Servicio 1, y no se tuvo en cuenta que los costos se
pueden dividir en muchas partes y sobre todo, organizar de la
forma más caprichosa posible, solo es cuestión de
organizarlos bien. Nada, que los datos siempre están
ahí, lo más difícil es conformarlo como
información, comunicarla y tomar decisiones
coherentes.

Sin ánimo de intervenir en las conclusiones que
cada uno de ustedes ha tomado o está tomando,
aquí les expongo las que se obtuvieron, cuando se
realizó este análisis en una
instalación.

1. La Planta de Servicio 1, generaba la mayor cantidad
   de costos de Mantenimiento.
2. El Objeto H-25 es el que mayor cantidad de costos
   generaba entre todos.
3. Los problemas de Cableado y de Cambio de
   Rodamientos, son los que mayor incidencia han tenido en esa
   elevación de los costos.
4. A pesar de que el "Mantenimiento
   Constructivo" genera la mayor cantidad de costos, no es
   así en el transcurso del año, puesto que esto es
   solo en un periodo de tiempo, limitado, que coincidió
   con el tiempo de análisis.
5. La mayor cantidad de costos globales, son generados
   por equipos que no se encuentran en la Planta de Servicio
   1.
6. Dentro de la Planta de Servicio 1, los equipos con
   más problemas están en el Calentador
   Solar.
7. No se puede valorar la generación de costos,
   con solo mirar los Costos Totales de Mantenimiento.
8. Los Trabajos de Cambio de Rodamiento, se
   encarecían, puesto que el costo unitario del rodamiento
   era bastante elevado.
9. Se debió ajustar el plan de
   Mantenimiento preventivo de los equipos (objetos en general),
   puesto que no cumplía con las expectativas previstas. O
   sea, se continuaba generando altas probabilidades de
   fallas.

Es importante aclarar, que este análisis se
explicó con algunas limitaciones, elementales de espacio
en el texto, pero
las tablas aquí mostradas y los gráficos, son elementos de salida del
sistema GMAC denominado
MACWin©, el cual se tomó como base de
recogida de información y debido a sus
características, es capaz de devolver estos resultados.
Claro está, el tamaño de las tablas es muy grande
y no es posible colocarlos todos. Es aconsejable que se
realicen análisis de Pareto,
Gráficos de Tendencias (TAM) y hasta
análisis de Causa-Raíz, puesto que
mirando los costos de operación, y enfocándolo
desde un punto de vista sistémico, nos daremos cuanta en
dónde hay que atacar primero, con qué fuerza y
qué resultados esperar. No piense que tomar decisiones
es algo sencillo. Psicológicamente, el asunto se
complica en proporciones increíblemente grandes, pero
¿por esta razón vamos a dejar de tomar
decisiones? Por supuesto que no, hay que sopesar las
consecuencias de haber tomado una mala decisión, con las
consecuencias de no haber hecho nada, además de vigilar
también, qué pasaría si se hubiera
acertado en la decisión tomada.

Para finalizar, aquí les muestro un
análisis de tendencia en cuanto a los costos
Totales de Mantenimiento (Fig. 3),
incurridos en los meses del año 2004. Esta tendencia a
disminuir (ver línea negra), es el
resultado de la aplicación de varias de estas técnicas, conociendo mejor donde
están los problemas y utilizando los recursos donde sean
necesarios.

El resultado fundamenta está más
allá del puro ahorro
económico. Estos análisis provocaron que se
comprendiera más los elementos que se dictaban desde
Mantenimiento, y mucho más, el poder
ajustar ciertos puntos dentro de la funcionabilidad
sistémica del Mantenimiento, que hasta ese momento no se
tenían en cuanta.

Sin tener la intención de parafrasear a nadie,
solo les pido que piensen e interpreten estos resultados y
saquen sus propias conclusiones.

Palabras Claves:

Gestión de la Información. GMAC
(CMMS), Pareto, Análisis sistémico, Toma de
Decisiones.

 NOTA: Este
trabajo se efectuó, sin utilizar los nombre reales de
los Objetos, pero los valores
y los análisis se limitan al estudio
ejecutado.

Ing. Erol Isaac Zabiski Duardo