Sistema automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia
Trabajo presentado como requisito para
optar al titulo de Técnico Superior Universitario en la
Especialidad de Informática
- Resumen
- El
problema - Marco
teórico - Metodología
- Desarrollo del proyecto de la
investigación - Conclusiones
- Recomendaciones
- Bibliografía
- Anexos
El desarrollo de
una Institución depende en gran medida de su nivel de
gestión
y de la capacidad gerencial que presentan los departamentos que
la conforman, como es el caso de la Entidad Financiera BBVA Banco
Provincial, cuyo proceso de
envío y recepción de remesas que se lleva a cabo a
través del Departamento de Correspondencia, presenta
pérdidas, equivocaciones y retrasos en su ejecución
diaria. Lo que motivó el diseño
de un Sistema
Automatizado de Envío y Recepción de
Correspondencia Interna en el referido Organismo, a fin de
optimizar el proceso manual que
actualmente se lleva a cabo. Donde se tomó como Metodología de Investigación para el desarrollo del mismo
el Ciclo de Vida
tipo Cascada Pura, con un Nivel de Investigación de
Carácter Descriptiva y de Campo, orientada
a la utilización de una muestra de 30
sobres a la cual se le aplicó una lista de cotejo,
así como también se efectuaron dos encuestas a
una población de 30 personas divididas en dos
grupos de 15
individuos, para dar un total de 60 elementos, que permitieron
dar soporte a la investigación. Para el diseño del
sistema se utiliza el software Visual Basic
donde sus datos se
almacenan en una base de datos
en Access.
Descriptores: [Cascada Pura, Investigación
Descriptiva, Access, Visual
Basic].
Las aplicaciones de sistemas de
información tienen su origen en casi todas las
áreas de una empresa y
están relacionadas con todos los problemas de
la
organización.
Un principio fundamental en el desarrollo de los
sistemas de
información por las empresas, es que
las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe
tenerse para utilizar la tecnología de la
información; en consecuencia los sistemas de
información deben desarrollarse sobre la base de su propia
capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo estas razones no
significan únicamente pérdidas y ganancias. La
marcha de una empresa incluye
también beneficios para sus empleados, clientes y otras
personas con la que se tienen tratos.
En el transcurso de los años, se han logrado
avances en la automatización de procesos; los
cuales proporcionan ayudas en el cumplimiento de las funciones dentro
de una organización, sobre todo en esta época en la
cual se necesita ahorrar tiempo,
así como también, se requiere el control de los
procesos.
El desarrollo de las nuevas
tecnologías constituye uno de los factores claves para
comprender y aplicar las transacciones políticas,
económicas, sociales y culturales de la última
década.
Con este propósito se realizó este
Proyecto, de
manera tal que pueda solventar y mejorar los procesos manuales que se
llevan a cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA
Banco Provincial; el cual presenta retrasos, perdidas y
equivocaciones a la hora del envió y recepción de
las remesas.
Detectando como posibles fallas las humanas, ya que el
personal que
se encarga de cumplir con las funciones en el departamento de
correspondencia, llevan los procesos de forma manual, escribiendo
en algunos casos de forma engorrosa las direcciones de los
envíos, o bien sea por falta de control al momento de
ordenar por ubicación los sobres que van hacer entregados
a los restantes departamentos que laboran en la
institución.
Motivado a esta situación, se planteó su
mejora, lo cual se quiere demostrar mediante este Proyecto, el
que un sistema automatizado puede ayudar a obtener un mejor
control de las actividades que se llevan a cabo en una
institución y lograr así, una mejor calidad de los
procesos que se realicen mediante su
utilización.
En el cuerpo de trabajo, se ha
elaborado el planteamiento del problema, de tal manera que
identifica detalladamente la situación a estudiar. En
él se han expuesto los objetivos o
propósito de la investigación, la
justificación del por qué la realización del
proyecto y los alcances y delimitaciones, en la cual se destaca
la relevancia del tema y de la investigación.
En la sección Marco
Teórico, se hace referencia a los elementos
teóricos sobre las cuales se soporta la
investigación; se desarrollaron los antecedentes de la
investigación, haciendo referencia a los estudios previos
y los trabajos de grado relacionados con el problema
planteado.
En el Marco Teórico se ubicarán las bases
que fundamentan la explicación del tema que se desarrolla;
así como también la definición de los
términos básicos; los cuales permitirán la
interpretación de la terminología
utilizada en el mismo.
En el Marco Metodológico se señala la
población y muestra que se va a utilizar, así como
también la recolección, procesamiento y análisis de los datos, los cuales muestran
como fueron sometidos los datos recolectados.
En el desarrollo del Proyecto de
Investigación; se podrá observar, los
análisis efectuados a los gráficos de los datos recolectados,
la carta
estructurada, los diagramas de
flujos y los diagramas de
flujo de datos.
Por último, se tendrán las conclusiones y
las recomendaciones del proyecto
desarrollado.
1.1 Planteamiento del
Problema.
El desarrollo de una Institución depende del alto nivel
de gestión y capacidad que presentan los departamentos que
lo conforman, más aún si hablamos de una
institución financiera como lo es el BBVA Banco
Provincial, cuya misión
está orientada a captar la mayor cantidad de carteras de
clientes en el área financiera donde juega papel
importante la
comunicación que se tenga entre sus dependencias y con
el personal que labora dentro de ella, esta comunicación puede ser verbal o escrita. Es
por ello que el problema a plantear está enfocado hacia la
comunicación, en este caso la escrita, que se establece
entre los diferentes departamentos dentro del Banco, al presentar
la correspondencia pérdidas y equivocaciones a la hora del
envío y recepción de la misma.
Encontrando como posibles fallas: las personas que se encargan
de ese proceso dentro del Departamento de Correspondencia, bien
sea por escribir mal o engorroso las direcciones de los
envíos, o por falta de control al momento de ordenar por
ubicación los sobres que van a hacer entregados a los
demás departamentos que laboran en la
institución.
Todo ese panorama afecta la eficiencia
interna de la Institución, al no poder entregar
en el tiempo oportuno y a la persona
correspondiente las diferentes informaciones que se procesan.
Como consecuencia de lo mencionado el Departamento de
Correspondencia se ve afectado, debido a que todos los
días las personas de las otras oficinas que conforman al
Banco llaman para reclamar por sobres perdidos o no entregados a
tiempo.
Ante tal situación planteada, como posible
solución está la de automatizar mediante un Sistema
de Control de Correspondencia el envío y la
recepción de las remesas. En el cual, se logre solventar
los inconvenientes que se presentan; como lo es el retraso en la
entrega de la correspondencia, el descontrol a la hora de ordenar
por direcciones los sobres y perdida de remesas.
Para mencionar como se está llevando a cabo, el
procedimiento
de envío y recepción de correspondencia actualmente
en el Banco Provincial, es importante mencionar en primer lugar
los actores principales encargados, de que todo este proceso de
correspondencia se lleve a cabo, dentro de los cuales
están: las secretarias de cada departamento, los
mensajeros y el departamento de correspondencia, quienes hacen
posible el mismo.
A la hora de enviar los sobres o remesas cada secretaria de
oficina,
departamento o dirección coloca el documento a enviar en
un sobre de manila marrón; en el cual se indica en la
superficie del mismo el nombre de la persona a quien va dirigido
el sobre, así como también se le puede anotar el
código
del empleado, y si por algún motivo no tiene el nombre de
la persona, se le escribe el nombre de la oficina o unidad que se
quiere enviar. En la parte inferior se coloca el nombre y
dirección de la oficina o unidad a la cual se va a emitir,
el mismo se le puede indicar por código de
departamento.
Después que finaliza este procedimiento, la secretaria
vacía manualmente en un formato, una breve descripción en el cual indica la fecha en
que se envía, el nombre y dirección de la persona u
oficina a la cual se hará llegar el sobre. Luego de
realizar este proceso, la secretaria tiene que esperar a que el
mensajero llegue para entregarle los sobres.
En el momento en que el mensajero sale del departamento de
correspondencia, se le conceden los sobres que van ha ser
entregados ese mismo día, así mismo se le entrega
una hoja con la relación de cada sobre, la cual indica la
ubicación en donde tienen que ser entregados los
sobres.
El mensajero, pasa por cada puesto donde se encuentran las
secretarias de cada departamento, y le entrega la correspondencia
que le indique la relación antes mencionada, ella tiene el
deber de revisar cada una de las remesas que él le
entregue, para verificar si en verdad le corresponde a esa
unidad. Si los sobres pertenecen, ella debe firmar y sellar la
relación que lleva el mensajero como acuse de recibo.
Si se da el caso de que el sobre no coincida con la
dirección escrita en la hoja, se le es devuelto al
mensajero; el cual se encargará de preguntar a cada una de
las secretarias en el trayecto de la entrega de las
correspondencias, si por casualidad conoce a la persona o la
dirección que esta señalada en la remesa, para
entregárselo a su respectivo dueño.
En el caso de que no consiga a la persona a quien va dirigida
la remesa, se llevará el sobre al Departamento de
Correspondencia para devolverlo a la persona que ha emitido la
correspondencia, donde ésta se encargue de revisar el
nombre o dirección del sobre para enviarlo
correctamente.
Después de haber recolectado los sobres de todos los
departamentos, el mensajero se dirige a la oficina de
correspondencia en la cual va a entregar las remesas, dentro de
los cuales se destacan los equivocados y los recolectados en todo
el día. Estos documentos van a
hacer recibidos por un analista de la unidad de correspondencia
encargada de este proceso. Él anota en una hoja de
Excel todo lo
que el mensajero le ha entregado. Este analista lee sobre por
sobre para ubicar en su relación la cantidad de
correspondencia que han enviado todos los departamentos u
oficinas.
Todos los datos que el analista de la unidad ha tabulado, en
el momento que el mensajero le entregó los sobres, pasan a
ser impresos para que cada sobre contenga su relación, con
la dirección donde se van a entregar; luego estos son
consignados al mensajero, para que éste al momento de
otorgar las remesas a las secretarias, firmen como acuse de
recibo; y de esta manera él lleve un mejor control de las
correspondencias entregadas en el día.
Finalizado el proceso anterior, estos sobres pasan ha ser
entregados a otro analista encargado de ordenar uno por uno cada
remesa; los cuales son colocados en unos estantes o "palomeras"
divididos por secciones, los mismos contienen el nombre de cada
unidad y oficina que conforman el Banco Provincial.
El analista, lee sobre por sobre y ubica a cada uno de ellos
en la sección correspondiente, a la hora de que la valija
salga, estos sobres pasan ha ser entregados a cada mensajero al
día siguiente, en el caso de la torre central.
Con respecto a las correspondencias que se entregan a nivel
nacional, son embolsados y sellados con sus respectivas hojas de
control; para ser enviados mediante un transportista esa misma
tarde, y lleguen a su destino final; el tiempo estipulado para
que sean entregados los sobres es de un día, estimando que
el sobre tiene que llegar a su receptor el día siguiente.
Este proceso se repite todos los días laborales, formando
un ciclo, donde sólo actúan los personajes antes
mencionados.
Los inconvenientes se presentan, cuando pasan días y
las secretarias llaman a las personas que se les envían
los sobres y estos no les han llegado, o también puede
suceder, que ellas son llamadas de otras dependencias para
preguntarles si han enviado los documentos que se necesitan, que
en la mayoría de los casos son solicitados con
urgencia.
En este caso las secretarias llaman al Departamento de
Correspondencia, buscando una respuesta para saber que ha
sucedido con estos sobres que fueron remitidos, claro está
ellas afirman que los enviaron, debido a que revisan los formularios que
llenaron al momento de emitir las respectivas remesas.
Muchas veces, el Departamento no les tiene respuestas para
estos casos; comprendiendo su posición debido a que ellos
no poseen un sistema que les permita confirmar si son recibidos,
¿por quiénes? y si son aceptados por las personas
correctas.
Otro inconveniente que se presenta, es el retraso al entregar
los sobres, debido a la gran cantidad de sobres que se recolectan
en el día. El personal del Departamento de Correspondencia
no le alcanza el tiempo para revisar sobre por sobre, y
colocarlos en las bandejas correspondientes para ser entregados
el mismo día, dejando para el día siguiente la
continuación del trabajo pendiente, provocando así
demoras en las entregas.
Cabe destacar, que igualmente se pretende demostrar que a
través de un sistema se puede generar excelentes
resultados en el control y envío de correspondencia, al
lograr solventar los inconvenientes antes señalados,
mediante la utilización de etiquetas enumeradas, cuya
información deberá vaciar cada secretaria de
departamento antes de ser remitidos los sobres al Departamento de
Correspondencia, en el cual reposara toda la información
de las direcciones de los sobres.
- Objetivos de la Investigación.
1.2.1 Objetivo
General.
Implantar un sistema de Control de Correspondencia que
facilite el proceso de envío y recepción de
remesas, para así solventar y mejorar los procesos
manuales que se llevan a cabo en el Departamento de
Correspondencia del BBVA Banco Provincial.
1.2.2 Objetivos Específicos.
Definir el proyecto que se quiere realizar.
Realizar un análisis del contexto mediante un Informe de la
situación actual.
Definir los requerimientos de las entradas y salidas del
sistema, realizando un informe del sistema nuevo que se va ha
realizar.
Realizar un diseño preliminar donde se especifique los
módulos del sistema en general.
Programar el sistema propuesto.
Realizar las pruebas y
ajustes al sistemas a desarrollar.
Implementar el sistema previamente diseñado.
1.3 Justificación
El plantear como objetivo general el desarrollo de un Sistema
de Control de Correspondencia, para el BBVA Banco Provincial,
obedece a la experiencia vivida en esa Institución, como
Pasante de Aprendiz INCE. En donde se pudo apreciar todas las
dificultades que se presentan en las diversas oficinas, por no
contar con un sistema de correspondencia, que evite las
pérdidas, retrasos y equivocaciones en dichos
procesos.
Además en la actualidad, con los avances
tecnológicos en el área de la
información; no se concibe que pequeñas y sobre
todo grandes empresas no tengan automatizado sino todos, la gran
mayoría de sus procesos.
1.4 Alcance y delimitación
Este proyecto se desarrolló en la Unidad de
Correspondencia; en la Sede Central del Centro Financiero
Provincial, BBVA Banco Provincial; ubicado en Caracas. En el
mismo se realizaron las investigaciones
correspondientes, que permitirán recolectar los datos para
la elaboración de dicho proyecto.
2.1 Antecedentes de la investigación
Autor: Jorge Ruiz Sánchez.
Fecha de Publicación: Febrero 2003.
Instituto: I.U.T.A.
Titulo: Control y Proceso de Correspondencia de SHELL
Productos
C.A.
El objetivo general de este trabajo de grado, fue el de
controlar de forma automatizada la correspondencia que se recibe
y se entrega en el departamento de mensajería de Shell
Venezuela
Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno
ágil y sencillo para catalogar almacenar y acceder a la
información, a fin de mejorar y controlar el registro actual,
para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento
de correspondencia.
Cuyos objetivos específicos fueron, el de implementar
un sistema de
información automatizada que les permita a los
administradores generar los reportes requeridos por los usuarios.
Brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar,
almacenar y acceder a la correspondencia. Controlar de forma
ordenada la recepción de documentos y el envío de
correspondencia interna y externa.
La vinculación del presente trabajo de grado se debe a
que éste exhibe algunos de los puntos que se quiere
desplegar en el mismo; como lo es el de implementar un sistema de
envió y recepción de documentos, para mejorar la
funciones del departamento de correspondencia del BBVA Banco
Provincial, .S.A.C.A, y también el del optimizar el
proceso manual que actualmente se lleva acabo en la
institución.
Autor: Héctor Fabio, Orjuelo Pérez.
Fecha de Publicación: año 2003.
Instituto: Oficina de Sistema de Informática Educativo.
Titulo: Sistema de Correspondencia y Control de
Documentos.
Cuyos objetivos específicos fueron, el de Coordinar con
la participación de las demás dependencias del
Departamento, el diseño, dirección e
implementación del sistema general de información
administrativa del sector
Público Integrado, entre otros, por los subsistemas de
organización Institucional de gestión de recursos materiales y
físicos y el desarrollo administrativo, en coordinación con los demás organigramas
competentes en sistemas de información. Administra el
Centro de Computo del Departamento y el Sistema
Informático del Mismo.
El vínculo de esta referencia con el proyecto a
desplegar, se debe a que en ella, se llevó a cabo la
realización de un sistema de control de correspondencia,
en el cual se automatizó y mejoró el proceso del
envío y recepción de la correspondencia del
departamento de esta institución. La cual se muestra como
reseña para el trabajo a
desarrollar; ya que se pretende llevar a cabo un sistema parecido
al departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial,
.S.A.C.A.
Autor: Salinas Jonathan y Willians Pérez.
Fecha de Publicación: año 2002.
Titulo: Sistema Automatizado para el control de Procesos
Registrados
(SACAPRE).
Cuyos objetivos específicos fueron, el de desarrollar
un sistema automatizado que permita el control eficiente de los
procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito
del Municipio Baruta del estado
Miranda.
Cuyos objetivos específicos fueron, Determinar los
procesos en la oficina subalterna del primer circuito del
Municipio Público. Determinar los seguimientos del
registro Público. Diseñar el sistema.
Diseñar los módulos de programación lógico y físico
en un lenguaje
iconográfico.
La vinculación de esta investigación con el
trabajo a desarrollar, es que en el, se lleva a cabo un proceso
de automatización donde se desarrolla el control de
información de un departamento, tomándose como
referencia para la realización de este proyecto; debido a
que en este trabajo se plantea mejorar el control del
envió y recepción de correspondencia del
departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial,
.S.A.C.A.
2.2 Bases Teóricas.
2.2.1 La Correspondencia
La palabra carta se deriva
del latín charta y significa, papel escrito que se manda a
una persona para darle cuenta de algo. Se llama también
epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta
la forma de su redacción, la carta es realmente una
conversación por escrito.
2.2.2 Diagrama de Flujo
de Datos.
El diagrama de
flujo de datos (DFD), es una herramienta que permite visualizar
un sistema como una red de procesos
funcionales, conectados entre sí por "conductos" y
"tanques de almacenamiento"
de datos. Siendo éste, una de las herramientas
comúnmente usadas, sobre todo por sistemas operacionales
en los cuales las funciones del sistema son de gran importancia y
más complejos que los datos que este maneja.
La técnica de DFD, es una representación
gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y
salidas de la información de la organización en
estudio, permitiendo así comprender los procedimientos
existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándoles
en el sistema propuesto.
Los elementos básicos que aparecen en cualquier
Diagrama de Flujo de Datos, son los siguientes:
- Entidad Externa.
- Proceso.
- Almacén de Datos.
- Flujo de Datos.
Es importante saber que los DFD no sólo se pueden
utilizar para modelar sistemas de información, si no
también como manera de modelar organizaciones
enteras, es decir, como una herramienta para la planeación
estratégica y de negocios.
2.2.2.1 Simbología
– Entidad Externa: Son generalmente clases
lógicas de cosas o de personas, las cuales representa la
fuente o destino de las transacciones, con las que el sistema se
comunica. También pueden ser una fuente o destino
específico. (*)
– Procesos: Indican aquellos lugares
dentro del sistema en donde la información (flujos de
datos) que ingresa se procesa o transforma, es decir, son las
funciones o procesos que transforman entradas de datos en salidas
de información. Su nombre deberá ponerse mediante
una frase imperativa, que consistirá idealmente de un
nombre activo seguido por una cláusula objeto, cuanto mas
simple mejor. (*)
– Flujo de Datos: Representa un
transporte de
paquetes de datos desde su origen hasta su destino, es decir, que
representa una estructura de
datos en movimiento de
una parte del sistema a otro. Un flujo muestra las interfaces
entre los elementos del DFD. Puede imaginarse como una
tubería por donde se envían paquetes de datos, pero
deberá tener una descripción de sus contenido la
cual deberá elegirse de forma que sea lo más
útil posible a los usuarios que revisen el DFD. La flecha
indica la dirección del flujo. Puede estar contenido
físicamente en una nota, una factura, una
llamada telefónica, de programa a
programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los datos
pasan de una entidad o proceso a otra. (*)
– Almacén o Archivo:
Representa un archivo lógico en donde se agregan o de
donde se extraen datos. Es una estructura de
datos, pero estática.
Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una
microficha, un archivo, o un archivo en cinta o disquette.
Deberá elegirse el nombre que sea más descriptivo
para el usuario, que identifique los paquetes de datos que
contiene. (*)
Implica escritura,
actualización, o borrado de datos. (*)
Implica lectura o
recuperación de información almacenada.
(*)
(*)Para ver el gráfico seleccione
la opción "Descargar" del menú superior
2.2.3 Modelo de
Entidad/ Relación.
Este modelo representa a la realidad a través de
un esquema gráfico empleando las terminologías de
Entidades, que son objetos que existen y son los elementos
principales que se identifican en el problema a resolver con el
diagramado y se distinguen de otros por sus
características particulares denominadas Atributos, el
enlace que rige la unión de la entidades esta representada
por la Relación del modelo.
2.2.3.1 Simbología.
– Rectángulos: Que representan conjuntos de
entidades. (*)
– Rombo: Que representan las
relaciones. (*)
– Ligas: Son las que unen atributos
a conjuntos de entidades y conjuntos de entidades a conjuntos de
relaciones. (*)
– Rectángulos Dobles: Son los
que representan conjuntos de entidades débiles.
(*)
- Ligas Dobles: Son las que indican
la participación total de una entidad en un conjunto de
relaciones. (*) - La Cardinalidad: Explica la forma
exacta como se relacionan las entidades, la siguiente tabla
muestra las posibilidades de la cardinalidad y su
representación: (*)
(*)Para ver el gráfico seleccione
la opción "Descargar" del menú superior
Cardinalidad | Se lee | Representación |
1:1 | Uno a uno | (*) |
1:M | Uno a muchos | (*) |
1:0 | Uno a ninguno | (*) |
M:1 | Muchos a uno | (*) |
M:M | Muchos a muchos | (*) |
M:0 | Muchos a ninguno | (*) |
(*)Para ver el gráfico seleccione
la opción "Descargar" del menú superior
2.2.4 Base de Datos
De forma sencilla se puede indicar que una base de datos
no es más que un conjunto de información
relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por sí mismo, no constituye una base
de datos, sino más bien la forma en que está
organizada la información es la que da origen a la base de
datos. Las bases de datos
manuales, pueden ser difíciles de gestionar y
modificar.
Desde el punto de vista informático, una base de
datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados
en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de
programas que
manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista más formal, se puede
definir una base de datos como un conjunto de datos
estructurados, fiables y homogéneos, organizados
independientemente en máquina, accesibles a tiempo real,
compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de
informaciones diferentes y no predecibles en el
tiempo.
2.2.5 Microsoft
Access
El manejador de Base de Datos a utilizar es Access. El
cual sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para
realizar tareas de administración de datos como por ejemplo
almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y
clientes.
Es una base de datos visual. Como todas las modernas
bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede
manejarse ejecutando unos cuantos clips de Mouse sobre la
pantalla.
Access contiene herramientas de diseño y
programación reservadas a los usuarios con mayor
experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que
cualquiera puede realizar en un momento determinado -ordenar
libros,
archivar documentación, entre otras
tareas.
2.2.6 Visual Basic 6.0
El lenguaje a utilizar para realizar el sistema
propuesto, es el de Visual Basic 6.0; el cual es un programa
basado en objetos, aunque no orientado a objetos como C++ o
Java. Las
ventajas que ofrece son una menor velocidad o
eficiencia en las aplicaciones. Es un lenguaje de
programación visual, también llamado lenguaje
de 4ª generación. Esto quiere decir que un gran
número de tareas se realizan sin escribir código,
simplemente con operaciones
gráficas realizadas con el ratón
sobre la pantalla
Visual Basic 6.0 está orientado a la
realización de programas para Windows, pudiendo incorporar
todos los elementos de este entorno informático: ventanas,
botones, cajas de diálogo y
de texto, botones
de opción y de selección,
barras de desplazamiento, gráficos, menús,
etc.
Prácticamente todos los elementos de interacción con el usuario de los que
dispone Windows95/ 98/ NT pueden ser programados en Visual Basic
6.0 de un modo muy sencillo. En ocasiones basta unas pocas
operaciones con el ratón y la introducción a través del teclado de
algunas sentencias para disponer de aplicaciones con todas las
características de Windows 95/98/NT.
2.2.7 El ciclo de vida
Se aplica el término ciclo de vida en las
ciencias
naturales, especialmente en la biología en la que se
refiere a las diferentes etapas que recorre un ser vivo durante
su vida. Aunque también se aplica este término en
la geología
como puede ser el ciclo de vida del agua (desde
que es evaporada en el mar hasta que vuelve a él) o el
ciclo de vida de las rocas
(ígneas, sedimentarias y metamórficas).
Este término también se puede aplicar al
mundo empresarial y más concretamente al marketing, que
distingue el ciclo de vida de los productos (crecimiento, madurez
y senectud).
En la ingeniería informática el
término ciclo de vida viene citado intrínsicamente
en la definición de la ingeniería del software que
tiene como objeto el proceso de desarrollo de aplicaciones
informáticas. Este proceso comprende la definición
de requisitos, la especificación funcional, la
descripción del diseño, la realización de
los programas, los métodos de
prueba, y el mantenimiento.
Es decir, este proceso comprende el ciclo de vida.
– El Ciclo de Vida en el Software
Etapas generales del Ciclo de Vida
Para poder llevar a cabo la construcción de una aplicación
informática, antes de plantearse cómo se van a
hacer las cosas, hay que trazar el problema en sí y que es
lo que se va a hacer. Es decir, como en cualquier otra rama de la
ingeniería se deben aplicar pasos para resolver un
problema:
Formular el problema.
Buscar y desarrollar soluciones.
Evaluar las distintas soluciones en función de
los objetivos.
Refinar y verificar la solución
escogida.
– Aplicación del Ciclo de Vida al
Software
El ciclo de vida de una aplicación
informática se inicia con la definición de los
requisitos hasta la finalización de su uso, y esto se
puede dividir en las siguientes etapas generales:
Primera etapa: Definición de requisitos: en esta
etapa el problema principal se centra en la formulación
correcta del problema en cuestión. Resulta imprescindible
conocer el problema en profundidad para poder construir la
aplicación; igualmente el desarrollo de aplicaciones de
información para la empresa
será imprescindible estudiar las necesidades de
información de la estructura empresarial en su
conjunto.
Segunda etapa: Especificación funcional: En esta
etapa se trata de expresar la estructura de la solución,
centrándonos en las necesidades del usuario, de tal forma
que éste pueda comprender de la forma más correcta
posible sus necesidades. En esta etapa se asegura de haber
entendido las necesidades del usuario.
Tercera etapa: Diseño: en esta etapa el ingeniero
se basa en la técnica existente, redacta los documentos
que tendrán como destinatario al programador. En la misma
se ha de expresar el problema y la solución en
términos informáticos para que el programador pueda
realizar su trabajo.
Cuarta etapa: Realización: en esta etapa se
generan los programas que componen la
aplicación.
Quinta etapa: Prueba: en esta etapa se comprueba que
todos los componentes de la aplicación funcionan
correctamente juntos.
Sexta etapa: Mantenimiento: A medida que se utiliza la
aplicación, se van descubriendo funcionamientos
defectuosos, ya que el código libre de error al 100% es
prácticamente imposible de conseguir, o ausencia de
funcionalidad que no había sido descrita con anterioridad.
En el mantenimiento se suele volver a iniciar las etapas del
ciclo de vida.
El ciclo de vida se apoya en la teoría
de subdividir un problema en problemas más pequeños
como nos dice la teoría del divide y vencerás o la
programación estructurada.
– Planificación del Ciclo de
Vida
El modelo del ciclo de vida escogido es un factor
principal para conseguir los objetivos buscados, una mala
elección del modelo de ciclo de vida puede hacer que se
retrase el trabajo enormemente o que se tenga una
planificación perfecta del trabajo.
Tipos de modelos:
Cascada pura
Codificar y corregir
Espiral
Cascadas modificadas
Prototipo evolutivo
Entrega por etapas
Diseño por planificación
Entrega evolutiva
Diseño por herramientas
Para la realización de este proyecto se elige el
modelo de Cascada Pura, debido a que este permite desarrollar
paso a paso y de manera más organizada el propósito
a realizar.
– Cascada Pura
Es el más antiguo de todos los modelos de ciclo
de vida y sirve de modelo para otros modelos de ciclos de
vida.
En un modelo en cascada un proyecto progresa a
través de una secuencia ordenada de pasos que
son:
Concepto del software.
Análisis de requerimientos.
Diseño global.
Diseño detallado.
Codificación y depuración.
Prueba del sistema.
El modelo contiene una serie de etapas que no se
solapan, y el proyecto se va revisando tras cada una de las
etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber
conseguido todos los objetivos de la etapa anterior, es un
proceso secuencial.
Tiene una buena aplicación cuando el problema es
estable y cuando se trabaja con metodologías técnicas
conocidas. Este modelo será apropiado para la migración
de una aplicación o a una versión de mantenimiento
bien definida.
Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las
fases del proyecto y del cumplimiento de todos los objetivos
marcados en cada etapa tanto de costos, fechas de
entrega y lo más importante que pueden comprobar al final
de cada etapa si el proyecto cumple todas las necesidades del
usuario.
A su vez esto es un problema, ya que si el usuario se da
cuenta de que falta una tarea de la empresa en el proyecto una
vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa
en fechas de entrega y el costo es mayor.
Por lo tanto esto produce un fracaso en la industria ya
que es reacio a las modificaciones de última
hora.
Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada
pudiendo pasar de una etapa a la anterior, pero suele ser
difícil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este
modelo es el ciclo de vida del salmón. Por lo tanto este
es un modelo poco apropiado para proyectos con
fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar
notablemente variando el modelo de la cascada pura.
– Variaciones sobre el Ciclo de Vida en
Cascada
El Ciclo de Vida en Cascada puede sufrir una serie de
modificaciones para aumentar su eficiencia.
Una de estas variaciones puede ser El Sashimi o Cascada
con fases solapadas, en el que para evitar algunos inconvenientes
del modelo en cascada solapando sus etapas, pero este enfoque
genera nuevos problemas ya que debido al solapamiento los hitos
resultan más ambiguos y esto hace más
difícil trazar el proceso correctamente.
Otra variación sobre el Ciclo de Vida en Cascada
sería el Ciclo de vida en cascada con Subproyectos, en el
que se permite la ejecución de algunas de las tareas de la
cascada en paralelo, pero esta modificación tiene el
problema que la planificación tiene que ser mucho
más cuidadosa, aunque se gana velocidad.
2.3 Reseña Histórica de la
Empresa
Una de las instituciones
líder
del Sistema
Financiero Venezolano, Banco Provincial fue fundado el 15 de
Octubre de 1953, con un capital
inicial de Bs.15.000.000. En 1983, la Entidad alcanza el liderazgo en
el país, manteniendo en sus cincuenta años de
historia, una
posición preeminente en la mayoría de los segmentos
en los que se desempeña.
En Noviembre de 1996, Provincial se convierte en el
primer banco universal del país, ampliando su enfoque de
negocios para incluir actividades propias de la banca
especializada.
En 1997, el Grupo Banco
Bilbao Vizcaya, -hoy Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA)-,
adquiere la mayoría accionaria del Banco Provincial, como
parte de su estrategia de
expansión en América
Latina, incrementando progresivamente su participación
hasta 55,14%. BBVA es una de las instituciones financieras
internacionales de mayor prestigio, solidez y rentabilidad
en España,
con presencia en más de 30 países, una red de casi 7 mil oficinas y
alrededor de 85 mil empleados en todo el mundo. En América
Latina, el Grupo opera en 10 países,
convirtiéndose, tras la adquisición del Grupo
Financiero Bancomer en México en
el año 2000, en la primera institución financiera
de la región Euro-Latinoamericana.
"Trabajamos por un futuro mejor para las Personas" es la
nueva visión del Grupo, presentada en 2003 como el punto
de partida de un proceso de transformación de nuestra
cultura
corporativa. La misma se apoya en un conjunto de principios entre
los que destacan el cliente como
centro del negocio, la creación sostenida de valor al
accionista, el equipo como artífice de la
generación de valor y la responsabilidad
social corporativa basada en la transparencia y la equidad.
Mejoras tecnológicas introducidas en años
recientes permiten hoy al Banco Provincial ofrecer a más
de dos millones de clientes el acceso al Banco a cualquier hora,
desde cualquier lugar y de la manera más conveniente, a
través de una de las redes de distribución más extensa del
país (361 agencias u oficinas y casi 1.000 cajeros
automáticos), una novedosa red de atención telefónica y acceso a
servicios de
Home Banking vía Internet que atiende
actualmente a más de 80.000 usuarios activos.
2.4 Definición de términos
básicos
Analista:
Es aquel que debe asegurarse de entender los
requerimientos del usuario.
Automatizado:
Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos
más rápidos y eficientes mediante implementos
eléctricos, como por las computadoras.
Datos:
Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los
datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del
alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas,
señales
con la mano, dibujos, etc.
Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma
utilizable y se les denomina información.
Información
Es más bien una colección de hechos
significativos y pertinentes, para el organismo u
organización que los percibe. La definición de
información es la siguiente: Información es un
conjunto de datos significativos y pertinentes que describan
sucesos o entidades.
Informática:
Conjunto de conocimientos científicos y de
técnicas que hacen posible el tratamiento
automático de la información por medio de
computadoras.
Valija:
Buzón de almacenamiento de los sobres.
CAPÍTULO III – MARCO
METODOLÓGICO
3.1 Diseño de la
investigación
"El diseño de investigación constituye el
plan general
del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o
comprobar la hipótesis de investigación. El
diseño de investigación desglosa las estrategias
básicas que el investigador adopta para generar
información exacta e interpretable". Carlos Méndez
1998
De acuerdo a los objetivos planteados en la
investigación ésta se ubica dentro de un
diseño de campo. Este diseño de
investigación permite la recolección de los datos
claramente de la realidad, donde el investigador podrá
tomar en cuenta, que los datos no han sido manipulados en
ningún momento. Por tanto en este caso será dentro
del Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial;
donde acontecen los hechos en su ambiente
natural, para luego analizar y descifrar los resultados
obtenidos. Sin que se haga manipulación alguna. Para la
recolección de los datos se utilizará dos
cuestionarios y una lista de cotejo. Los resultados obtenidos
serán representados en gráficos.
3.2 Nivel de la investigación
"Se refiere al grado de profundidad con que se
aborda un objeto o fenómeno; donde se propone conocer
grupos homogéneos de fenómenos, utilizando
criterios sistemáticos que permite conocer de manifiesto
su estructura y comportamiento" Carlos Méndez
1998.
Esta investigación es de carácter
descriptiva, según Carlos Méndez 1998 "Este lo
define el estudio descriptivo, cuyo propósito es la
delimitación de los hechos que conforman el problema de
investigación. Por esto es posible establecer las
características demográficas de unidades
investigadas identificar formas de conducta y
actitudes de
las personas que se encuentran en el universo de
investigación; establecer comportamientos concretos; y el
de descubrir y comprobar la posible asociación de las
variables de
investigación." El proceso será presentado de
manera amplia.
3.3 Población y muestra
La población y muestra se refiere al conjunto
para el cual serán validas las conclusiones que se
obtengan: a los elementos o unidades (personas, cosas, entre
otros). Cosas involucradas en la investigación. La muestra
es un subconjunto representativo de un universo o
población." Criterios para la elaboración de un
trabajo de grado IUTA, 2003
En este caso, la población, en estudio que se va
a valorar se encuentra, en el Departamento de Correspondencia del
BBVA Banco Provincial. Tomando en cuenta los propósitos de
la investigación, se tomará de esta
población un total de (30) treinta personas y (30) treinta
sobres de correspondencia, que da un total de 60 elementos como
muestra para el proyecto; dentro de los cuales la
población de entes se desglosa en (15) quince individuos,
que conforman el Departamento de Correspondencia y (15) quince
secretarias de la organización.
Con esta población se realizará la
investigación, para consecutivamente efectuar las
inferencias en el universo a estudiar.
3.4 Técnicas e instrumentos de
recolección de datos
"Es una técnica que utiliza el
investigador para tomar los datos y obtener toda la
información que se requiere dentro de las cuales
están.: la entrevista,
el cuestionario,
la observación directa y la observación
documental" http://www.monografias.com/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc#
METODOL
En este punto se muestran 2 técnicas de recolección
de datos muy utilizadas, las cuales son: la encuesta y la
observación.
3.4.1 La encuesta:
La encuesta permite tener el
conocimiento de las motivaciones, las actividades y las
opiniones de los individuos con relación a ser objetivos
de investigación. Carlos Méndez (1998).
La recolección de la información mediante
la encuesta se hace a través de formularios, los cuales
tienen aplicaciones a aquellos problemas que se pueden investigar
por métodos de observación, análisis de
fuentes
documentales y demás sistemas de conocimientos. Carlos
Méndez (1998).
Para la recolección de datos de este proyecto se
utilizarán dos encuestas; una para las secretarias de
diferentes departamentos, con catorce (14) preguntas y otra para
el personal que conforma el Departamento de Correspondencia con
diez (10) interrogaciones. Mediante estas se podrá obtener
la información requerida, mediante las diferentes
preguntas abiertas y cerradas.
3.4.2 La observación:
"Se puede afirmar que la observación
científica conoce la realidad, y permite definir
previamente que deben recogerse, por tener relación
directa con el problema de investigación. Su ventaja
principal radica en que los hechos son percibidos directamente,
sin ninguna clase de
intermediación" Carlos Méndez (1998).
Para la recolección de datos de este proyecto, se
utiliza una lista de cotejo que se aplicará a 30 sobres,
dentro del Departamento de Correspondencia; mediante esta se
podrá obtener la información requerida, a
través de 14 preguntas cerradas.
3.5 Técnicas o herramientas de procesamiento y
análisis de datos
"Es el proceso de análisis de los datos donde se
sacarán conclusiones generales que apuntan a aclarar el
problema formulado en los inicios de la investigación. En
la cual posteriormente se ejecutan una serie de actividades
tendientes a la organización, a poner en orden todo su
conjunto" http://www.monografias
.com/trabajos14/
investigaeduc/nvestigaeduc#METODOL.
Para la realización del procesamiento y
análisis de los datos recolectados en este proyecto, se
manejará la tabulación e interpretaciones
gráficas para la muestra de los resultados
obtenidos.
3.5.1 La tabulación
"Es un listado de datos que muestra toda la
información recolectada, previamente agrupadas y
contabilizadas. Anticipadamente para llegar a este punto cada
respuesta de los ítems debe de haber sido contada y
organizada numéricamente según su
clase"/trabajos14 /investigaedu
c/investigaeduc#METODOL..
CAPÍTULO IV. – DESARROLLO DEL PROYECTO DE LA
INVESTIGACIÓN
4.1 Análisis de resultados
Para ver los gráficos seleccione
la opción "Descargar" del menú superior
4.2 Aplicación de Metodología
Utilizada.
4.2.1 Descripción de la
información
Objetivos del sistema actual
El objetivo principal del sistema actual, es el del
registro y control de los sobres que se reciben diariamente en el
Departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial.
Actualmente toda la información se organiza en libros de
Excel y en formatos adicionales, los cuales se almacenan en
archivos
móviles diariamente.
4.2.2 Identificación de los
Subsistemas
Actualmente se determinan los siguientes
subsistemas:
-La carga de información en el sobre.
-El envío del sobre por el mensajero.
-La recepción de la correspondencia.
-El registro de los datos de las valijas
equivocadas.
-El registro de los reclamos de los sobres
extraviados.
4.2.3 Identificación de las
funciones
Para el envío de los sobres hay que seguir una
serie de pasos, dentro de los cuales se encuentran, el subsistema
de la carga de información en el sobre, en el cual la
secretaria vaciará en la parte posterior del sobre los
datos necesarios, para que el mensajero pueda indicar que
están correctos y pueda retirar el sobre.
Al momento en que el mensajero se va a llevar los
sobres, se produce el subsistema envío del sobre hacia el
Departamento de Correspondencia. La persona encargada de recibir
los sobres en el departamento genera el subsistema de la
recepción de las correspondencias, donde se
procederá a registrar los datos de los sobres, los cuales
se almacenarán en los libros de Excel. Luego se ordenan
los sobres en las valijas que les correspondan, en ese mismo
instante se empezará a crear los acuses de recibos o
informes por
valijas. Simultáneamente se activa el subsistema de
apartar los sobres con errores de datos, lo que es lo mismo, los
que fueron creados con errores por los usuarios.
Cuando se obtienen todos los sobres ordenados con sus
acuses de recibos se procede a colocar los sobres en sus estantes
respectivos o Palomeras. Al final de la tarde se les
entregará a cada transportista la valija correspondiente a
la zona que le correspondan, esto es en el caso de las oficinas
comerciales del Banco.
Al siguiente día se les entregará a los
mensajeros sus valijas e informes o acuses de recibos
correspondientes, los cuales indican la cantidad de sobres que
hay y donde se debe entregar.
En el transcurso del día, el departamento recibe
quejas de los sobres que no han sido entregados, los cuales se
registran mediante el subsistema de registro de correspondencia
de sobres extraviados.
4.2.4 Identificación de los
usuarios
En el Departamento de Correspondencia laboran 20
personas, los cuales están conformados por 10 mensajeros,
que se encargan de buscar y enviar los sobres; 9 analistas que se
encargan del registro, control y ubicación de todas las
correspondencias que llegan en el día; y un jefe de
departamento el cual vigila que todos los que trabajan
allí cumplan con su labor.
4.2.5 Tecnología utilizada por el sistema
actual
El sistema actual no cuenta con ninguna
tecnología, para el control de las correspondencias,
solamente manejan varios formatos realizados en libros de
Microsoft
Excel, en los cuales se registran todos los datos.
4.26 Problemas detectados
En el sistema actual se han detectado los siguientes
inconvenientes:
Pérdida de tiempo en los procesos de registro por
duplicación de datos, los cuales son vaciados en un
libro de Excel
a otro.
Los sobres no son entregados ni en la hora, ni en los
días que corresponden, debido a la duplicidad de tiempo
por no poseer un sistema automatizado.
Las secretarias y usuarios no pueden hacer consultas y
seguimientos a los sobres, por no poseer un sistema o archivo
electrónico sino físico.
Las respuestas por los sobres extraviados, no son
satisfactorias por parte del Departamento de Correspondencia,
hacia los usuarios.
4.2.7 Requerimiento del sistema actual
Observando el sistema actual se puede apreciar que se
tiene como requerimiento principal un software que permita tener
un control del registro y recepción de correspondencia, el
cual ayude a gestionar y a manejar las funciones del Departamento
de Correspondencia. Para así prestar un mejor servicio hacia
sus usuarios.
Para ello el sistema gestionará el envío y
registro de los datos de los sobres, los cuales contendrán
la información necesaria para hacer llegar los sobres a
los destinatarios.
Se requerirá también un módulo que
registrará las incidencias que se pueden presentar, dado
el caso de que un sobre no sea entregado.
En el mismo se manejará un módulo de
reportes, el cual mostrará al usuario los sobres que han
creado y enviado en el día; para que así el pueda
hacerle seguimiento a los mismos.
4.2.8 Interacción Hombre
Máquina
La interacción del usuario con el sistema se
hará de forma sencilla, debido a que consta de un
menú muy claro y explicito donde podrá ubicar
fácilmente las actividades que el requiera
hacer.
La limitante que tendrá el sistema será en
su acceso, el cual constará con una pantalla principal,
donde se requerirá de un logín y un password, los
cuales serán administrados en el sistema. Esto
permitirá tener un mejor control y seguridad en el
acceso del mismo.
El tiempo de respuesta del sistema será
rápido, pero a medida que se vayan almacenando más
datos; esto restará un poco de rapidez, pero no lo
suficiente para que la respuesta fuese como la de un sistema
manual.
El sistema indicará mensajes, que informe a los
usuarios si hay errores en el mismo o está pasando algo
irregular, por ejemplo al acceder al sistema, donde la
contraseña o logín no sean los correctos,
mostrará un mensaje de error.
Para ver las tablas seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Relación
Modelo Entidad
Relación
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
4.2.10 Diseño de Entrada del
Sistema
Pantallas de entrada de datos del
sistema
Pantalla de acceso al sistema
Esta pantalla valida la entrada al sistema. La cual
contiene un mensaje de error en el caso de que no sea correcta la
clave.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Menú de Acceso al Usuario
El menú del sistema principal del usuario, la
cual muestra las opciones que tiene el usuario, como registrar
los sobres, recibir la correspondencia, entrar al submenú
de valijas y cerrar la sesión.
Pantalla para el Registro de las
Correspondencias
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
En esta pantalla, el usuario podrá registrar los
sobre, cuenta con la opción de buscar en la cual
podrá ubicar automáticamente la dirección de
la unidad donde va dirigido el sobre.
Pantalla para Recibir Correspondencia
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
En la pantalla de recibir correspondencia, se registra
el sobre que es entregado por el mensajero, solo se
indicará el número de control de la correspondencia
y este guardará los datos de entrada del mismo, como la
fecha en que es recibido y el usuario que lo recibe.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Submenú del Módulo de
Valijas
En la pantalla del submenú de valijas, el usuario
tendrá las opciones de consultar las correspondencias, y
de ver los sobres que contiene la valija del
día.
Pantalla de Consultas de Valijas
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
En este módulo, se puede consultar los sobres que
el usuario desee, para así saber el status solo con
colocarle el número de control. El mismo emitirá un
reporte con los datos de las correspondencias.
Menú de acceso al Departamento de
Correspondencia
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
En el menú de acceso al Departamento de
Correspondencia, se tiene las opciones de consultar las valijas y
el de ingresar a los usuarios que utilizaran este
sistema.
Pantalla de ingresar usuario
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
La pantalla de ingresar usuario, permite tener un
registro del usuario que utiliza el sistema, como sus nombres y
apellidos, la unidad a la que pertenece entre otros datos; a su
vez el módulo permite modificar y eliminar los
datos.
4.2.12 Diagrama de flujo
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
CAPÍTULO V
La realización de este Proyecto, permitió
elaborar un Sistema Automatizado para controlar el envío y
recepción interna de las remesas que se procesan en las
instalaciones del Centro Financiero Provincial y su red de
Oficinas, fue desarrollado como una manera de darle
solución a las fallas que se presentan al cumplir con esas
funciones en forma manual, cuyo planteamiento del problema se
originó de la observación directa de las tareas y
actividades que se cumplen en el Departamento de
Correspondencia.
Como una manera de buscarle solución a las fallas
encontradas en forma precisa y metodológica, se
planteó el objetivo general y los objetivos
específicos, los cuales se cumplieron a
cabalidad.
En el desarrollo del mismo, se tomó como
metodología para la investigación, el Ciclo de Vida
Estructural, tipo Cascada Pura, que permitió el desarrollo
de las aplicaciones informáticas en forma estructurada, de
donde se tomaron las Seis (6) etapas para llevar a cabo el
desarrollo del proyecto, enmarcadas en primer lugar en la
definición de requisitos, en donde es imprescindible
conocer el problema en profundidad para poder construir la
aplicación.
En segundo lugar, se planteo la estructura de
solución, concentrando los esfuerzos en las necesidades
del usuario; en la tercera etapa, se logró redactar el
informe en términos informáticos, que permitieron
su programación; en la cuarta etapa, se realizó el
programa a ser aplicado; en la quinta etapa se realizaron las
pruebas, a fin de verificar la aplicación del programa, y
por último, la etapa de mantenimiento, que se
pondrá en práctica en la medida en que se utilice
el sistema.
En las bases teóricas se explicó
detalladamente el software tanto del manejador de la base de
datos, como el que se utilizó para el desarrollo del
sistema. Así como también, se plasmaron conceptos
básicos para el entendimiento del lenguaje que se utiliza
en la realización del proyecto.
Para el diseño y el nivel de
investigación, se consideró las apreciaciones del
autor Carlos Méndez; así mismo, para elaborar otros
conceptos se tomó como referencia bibliográfica la
Guía de Criterios para la Elaboración de Trabajo de
Grado IUTA, año 2003, así como también las
consultas en Internet.
Para la recolección de datos se aplicó una
lista de cotejo y dos encuestas, las cuales arrojaron datos
positivos para esta investigación, al permitir ratificar
el problema en estudio; donde los datos fueron tabulados y se
muestran a través de los gráficos
correspondientes.
Se realizó previo a la elaboración del
sistema propuesto, los diagramas de flujo de datos del sistema
actual y los diagramas de flujo de datos del sistema propuesto.
Así como también, se diseño el diagrama de
flujo de cada módulo del sistema propuesto.
Para el diseño del sistema se realizó la
carta estructurada, la relación de la base de datos, lo
cual fue posteriormente documentado mediante el diccionario de
datos.
Una vez, culminado todos los puntos propuestos para el
desarrollo del proyecto, se llega a la conclusión que fue
factible lograr el mismo, al haberse elaborado el Sistema que
permitirá el Control en el Envió y Recepción
de la Correspondencia del Banco BBVA Banco Provincial, el cual
puede ser susceptible de efectuarle ajustes, de acuerdo a los
nuevos requerimientos que se tengan en el proceso de puesta en
marcha del sistema.
Para mejorar este sistema se puede tomar en cuenta la
siguiente acotación:
Colocar un módulo el cual le permita al usuario del
Departamento de Correspondencia, recibir los sobres mediante la
inserción del número de control manualmente; para
que así se pueda tener un control de los sobres que llegan
y se envían diariamente.
Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema,
para un mejor funcionamiento del mismo.
Mantenimiento constante al sistema, como a la base de
datos.
Balestrini, M (1998), "Como se elabora un proyecto de
Investigación" (Segunda Edición), Caracas- Venezuela, Consultores
Asociados BL, Servicio Editorial.
http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/sistemas/plan97/tecn_informac/-
cansler/cansler/DFD_teoria.htm
/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc
#METODOL
http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_5.html
http://perso.wanadoo.es/aniorte_nic/apunt_metod_investigac4_4.htm
Kendall & Kendall, E (1991) "Análisis y
Diseño de Sistemas", México: Hall
Hispanoamericana S.A.
Sabino, C. (1997). "Proyecto de la
Investigación" (Segunda Edición),
Caracas-Venezuela, Editorial Episteme
SENN A., James (1997). "Análisis de diseño de
sistemas de información" (segunda edición)
Editorial McGraw Hill.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Autor:
Blanco Arteaga, Carolina
Caracas, Enero 2005
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
REGIÓN CAPITAL