Planificación y organización de actividades de intercambio profesional en las entidades

2. Resumen
4. Actividades y modalidades
   autorizadas
5. Procesos asociados a la
   planificación y realización de actividades de
   intercambio
6. Consideraciones
   finales
7. Conclusiones
8. Bibliografía

Resumen

El desarrollo de
los recursos
humanos constituye el pilar estratégico de la empresa
moderna, como parte de lo cual se encuentra la capacitación, que en su sentido actual
incluye el
conocimiento de la entidad y sus formas de operar, lo cual
requiere del intercambio periódico
entre sus miembros.

Tomando en cuenta lo antes señalado, en el
presente trabajo se
describen los principales elementos que deben considerarse al
planificar, aprobar y llevar a cabo actividades de intercambio
con este propósito.

I.
Introducción

Históricamente, los modelos de
organización empresarial han ido sufriendo
transformaciones, que van desde el enfoque de la empresa orientada
hacia la creación de un producto o la
prestación de un servicio que
satisfaga plenamente las necesidades del cliente y
proporcione la mayor cantidad de beneficios financieros, hasta el
más moderno, en el cual la empresa y el entorno se funden
con el objetivo de
satisfacer a tres tipos de clientes: los
internos, compuestos por los miembros de la entidad; los
externos, que representan al cliente en su concepto
tradicional de persona que
demanda un
producto o servicio y los dueños (públicos o
privados) que por su papel e intereses se agrupan en una
categoría particular.

Este cambio de
enfoque, motivó el desarrollo e introducción en la práctica diaria
de la
administración de un nuevo concepto: «capital
humano» como expresión y reconocimiento de que
en cualquier empresa el factor decisivo en su desempeño es la acción
del hombre.

Los aspectos antes mencionados evidencian la necesidad
de una alta flexibilidad organizacional y elevada
preparación del personal, tanto
en el plano profesional como en el dominio de
aspectos organizativos y metodológicos que rigen en la
empresa, con lo cual se consolida su presencia en el mercado a partir
de la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que
brindan a los clientes, en particular, ante preguntas sobre
productos,
servicios o
formas de pago poco usuales.

Lo antes expuesto pone de manifiesto la conveniencia de
llevar a cabo reuniones de intercambio (actividad en lo sucesivo)
de experiencias entre los miembros de la empresa, las cuales
tienen como valor agregado
que contribuyen a desarrollar las relaciones
humanas entre éstos.

Tomando en cuenta todo lo señalado con
anterioridad, en el presente trabajo se recogen los aspectos
asociados a la planificación, aprobación y
desarrollo de actividades con vistas a elevar el desempeño
y el sentido de pertenencia, elementos indispensables en el
camino hacia la excelencia empresarial.

II. Actividades y
modalidades autorizadas

El primer aspecto que debe normalizarse en la entidad al
acometer la incorporación de las actividades en la
estrategia
empresarial, lo constituyen las modalidades que pueden adoptar
éstas, entre las que pueden señalarse las
siguientes:

• Mesa Redonda. Consiste en la presentación de
  un tema por varios especialistas que tienen diferentes puntos
  de vista acerca de un tema o problema de actualidad, que puede
  ser precedida o no de la realización de un debate entre
  los presentes y los ponentes acerca de los planteamientos
  realizados y que requiere de un moderador.
• Panel. Grupo de
  expertos que expone o dialoga ante un grupo de especialistas en
  torno a un tema
  determinado.
• Seminario. Grupo reducido que estudia un tema
  internamente en varias sesiones en las que todos participan
  aportando sus resultados y experiencias.
• Simposio. Exposiciones orales de un grupo de
  especialistas, usualmente entre cuatro y seis, sobre aspectos
  de un mismo tema o problema, los cuales se complementan entre
  sí.
• Taller. Los autores o ponentes de un trabajo
  explican al auditorio todos los elementos de que disponen sobre
  el tema.
• Reuniones de trabajo. Son actividades en las cuales
  se analizan temas asociados a la gestión de un área funcional o
  ejecutiva, como pueden ser aspectos económicos,
  aseguramiento, etc.

Otro aspecto que, de manera simultánea, al anterior
debe establecerse lo constituye las modalidades de
participación en las actividades, entre las que pueden
señalarse:

• Conferencias Magistrales. Presentación oral
  realizada por un especialista de alto nivel sobre un tema, con
  el objetivo de actualizar a los participantes en el mismo.
• Ponencias. Trabajo elaborado por uno o varios
  autores acerca de un tema determinado, aceptado por el
  Comité Organizador, que se expone en una Actividad de
  Intercambio por uno de sus autores, posterior a lo cual se
  realiza un debate de los aspectos planteados.
• Carteles (Posters). Trabajo elaborado por uno o
  varios autores acerca de un tema determinado aceptado por el
  Comité Organizador, que se expone en un cartel. Todos
  los trabajos presentados en esta modalidad se discuten
  simultáneamente en bloques, de una o varias sesiones,
  entre los autores y los interesados.
• Tormenta de ideas (Brain Storm). Un grupo reducido
  presenta sin restricción alguna sus ideas acerca de un
  tema.
• Competencias de Habilidades. Los participantes
  demuestran ante una Comisión Evaluadora, generalmente
  con carácter competitivo, sus habilidades
  para desarrollar una determinada actividad

Una vez definidos los tipos y modalidades de
participación en las actividades, en dependencia de las
características de la entidad, se requiere establecer el
procedimiento
para la realización de éstas, a partir del análisis de los procesos que
tiene asociados, los cuales se analizan a
continuación.

III. Procesos
asociados a la planificación y realización de
actividades de intercambio

III.1 Proceso
general.

El proceso general para llevar a cabo cualesquiera de las
actividades de intercambio de experiencias consta de los procesos
que se indican en la figura 1 y que se detallan a
continuación.

III.2 Proceso de Elaboración de
Propuestas.

El proceso de elaboración de la propuesta al
Órgano facultado para la aprobación de una
actividad requiere de la definición previa de los
funcionarios autorizados a realizar la propuesta (funcionario
gestor), los cuales tienen la responsabilidad de analizar en la fecha
establecida, por la entidad para la presentación de
proposiciones la conveniencia de llevarla a cabo con personal de
subordinación propia así como de conjunto con otras
áreas. En este último caso colegiará con los
funcionarios facultados de las otras áreas involucradas el
desarrollo de los procesos incluidos en este
documento.

En esta etapa, el funcionario gestor definirá los
objetivos a
lograr, los contenidos a tratar; tiempo
asignado a cada uno de ellos a partir de los objetivos deseados;
tipo de actividad a llevara cabo y modalidad en que se
desarrollará el intercambio (Carteles, Ponencias, Mesas
Redondas, Talleres, etc.); personas que tendrán a su cargo
la conducción de los intercambios en la modalidad
prevista; propuesta de actividades complementarias que faciliten
a los participantes intercambiar libremente sobre temas de
interés
mutuo, así como su duración; composición de
los participantes (relación nominal inicial) en cada una
las tres categorías posibles: Comité Organizador,
Participantes e Invitados.

Una vez concluida la fase de concepción de la
Actividad se procede a la elaboración del presupuesto
estimado del desarrollo de la actividad el cual debe incluir,
como mínimo, las siguientes partidas: Souvenirs para los
participantes, insumos requeridos para el desarrollo del evento;
almuerzo, merienda y cena de los participantes según
corresponda; alojamiento del personal, si es necesario; alquiler
de locales para el desarrollo de la Actividad y actividades
complementarias propuestas, como se indica a
continuación:

• Determinación del estimado de participantes
  y su estructura, como se muestra en el
  ejemplo de la Tabla 1, donde se considera un 10% del subtotal
  estimado como reserva para imprevistos, que es una cifra
  usual.

Tabla 1. Estructura de los
participantes

• Consideraciones generales, donde
  se recogen los supuestos que se utilizan en la
  elaboración del presupuesto, tales como quién
  asume los gastos de
  transportación, etc.
• Estimación del costo del
  evento, como se indica en la Tabla 2 donde se muestra la
  estructura del costo de realización del evento agrupado
  por aspectos fundamentales, en tanto en un Anexo a este
  documento se relaciona el detalle de cada partida del costo
  estimado.

Tabla 2. Estructura del presupuesto
estimado.

• Elaboradores, que incluye el
  visto bueno.

El proceso de concepción de la Actividad culmina
con la elaboración de una fundamentación de la
misma, la cual, en no más de una cuartilla, describe en
que consiste la propuesta de Actividad sometida a
valoración, a partir de los aspectos siguientes:
denominación de la actividad, para su
identificación uniforme en el futuro; fundamentos, que
recoge los objetivos y resultados proyectados que sustentan la
realización de Actividad así como el Presupuesto
Estimado finalizando con una tabla que recoge el nombre, cargo y
firma de los participantes directos en la elaboración del
documento

III.3 Proceso de aprobación

Una vez elaborado el Borrador de la Propuesta de
Actividad el Funcionario Gestor entregará al encargado de
recoger e integrar todas las propuestas para someterlas al
análisis del órgano correspondiente, cuyo dictamen
conduce a una de las alternativas siguientes:

1. Se aprueba la realización de la actividad
   sin modificaciones. En este caso el Funcionario Gestor
   continua trabajando en los aspectos organizativos relacionados
   con el desarrollo de la Actividad planificada.
2. Se aprueba la realización de la actividad
   con modificaciones. . En este caso el Funcionario
   Gestor realiza las modificaciones al proyecto
   aprobadas, continuando el trabajo
   en los aspectos organizativos relacionados con el desarrollo de
   la Actividad planificada.
3. Se recomienda realizar evaluaciones
   complementarias. El Funcionario Gestor incluye en el
   proyecto las evaluaciones solicitadas, posterior a lo cual
   repetirá el proceso de aprobación desde el
   principio.
4. No se aprueba la realización de la
   actividad. En este caso se finaliza el trabajo.

III.4 Proceso de preparación

III.4.1 Constitución del Comité
Organizador

Una vez establecida la necesidad y conveniencias de
llevar a cabo alguna de las Actividades de Intercambio se procede
por parte del Funcionario Gestor a la constitución por
designación del Comité Organizador, cuya cantidad
final de integrantes estará en dependencia de la magnitud
y duración de la actividad planificada, pero su
número no debe ser en ningún caso inferior a
tres.

Las funciones de los
miembros de Comité Organizador son las
siguientes:

• Presidente: Convocar las reuniones del
  Comité Organizador; aprobar el listado de delegados,
  invitados, miembros del Comité Organizador e invitados a
  la actividad de Inauguración y Clausura; aprobar los
  materiales
  de trabajo y promocionales a entregar a los participantes;
  aprobar el contenido del programa de la
  reunión; aprobar las estrategias de
  alternativas de locales a utilizar para el desarrollo de la
  reunión; aprobar todos los documentos que
  forman parte de la reunión; firmar los Diplomas de
  Participación y aprobar el sitio de alojamiento, si se
  requiere de este servicio.
• Vice-Presidente: Elaborar la propuesta de
  participantes en cada una de las categorías; revisar y
  proponer modificaciones de todos los documentos que forman
  parte del evento; elaborar la propuesta de Programa de la
  Reunión de conjunto con el Organizador; elaborar la
  propuesta de locales a utilizar para el desarrollo de la
  reunión; supervisar y controlar el trabajo del resto de
  los miembros del Comité Organizador.
• Organizador: Elaborar el programa en su
  versión inicial y la oficial aprobada por el Presidente,
  elaborar los Diplomas de Participación y las
  Credenciales en las tres modalidades; confeccionar la propuesta
  detallada de participantes por categorías; organizar el
  proceso de acreditación; elaborar las modificaciones al
  programa y entregarlas a la Secretaria para su distribución en las Sesiones; elaborar
  los comprobantes de entrega de refrigerios, almuerzo y cena
  según corresponda.
• Aseguramiento: Garantizar la disponibilidad de
  los locales aprobados para el desarrollo de la reunión;
  garantizar los materiales a entregar a los participantes;
  coordinar las actividades de Inauguración y Clausura;
  garantizar la entrega de los materiales en la
  acreditación; garantizar el control y
  distribución de los refrigerios en el horario
  establecido; entrega a los participantes de los comprobantes de
  entrada a la actividad de clausura; coordinar el alojamiento y
  recibimiento de los participantes que corresponda.
• Secretaria: obtener las copias impresas de las
  credenciales, entregar los materiales a los participantes
  durante la acreditación; verificar la correspondencia de
  los nombres de los participantes recogidos en los listados,
  para recoger las modificaciones requeridas; entregar los
  Diplomas de Participación.
• Miembros: apoyar la difusión de los
  documentos de la actividad; participar como ponentes,
  moderadores o panelistas en los temas que considere el
  Comité Organizador.
• Comisión de Actas y Relatoría:
  recoger todas las intervenciones que se produzcan; elaborar el
  Reporte de la Relatoría del Evento y presentarlo para su
  aprobación al término de la
  Actividad.

Es conveniente señalar que la descripción detallada de las funciones de
cada uno de los miembros del comité Organizador, al ser
una exposición
metodológica, se refiere a seis personas como
mínimo, lo cual contradice el mínimo de tres
miembros señalado con anterioridad. Esto se debe a que
metodológicamente las funciones deben segregarse como se
indica, pero en el caso de una actividad pequeña, el
Comité requiere de un número de integrantes menor,
y deben distribuirse entre sus integrantes las restantes
funciones que no son de la competencia
directa de los cargos según la explicación
anterior.

III.4.2 Definiciones del Comité
Organizador

En dependencia de las modalidades que se decida utilizar
en la Actividad, el Comité Organizador procederá a
establecer los requisitos que deben cumplir los participantes en
cada una de éstas:

• Carteles: dimensiones máximas, método
  de fijación en el sitio de exposición y forma de
  discusión.
• Ponencias: extensión del trabajo y del
  resumen; tipo de letra a utilizar; espaciado y cantidad
  máxima de autores que pueden figurar en el trabajo (no
  debe exceder a cuatro); forma de presentación y
  duración de la presentación y debate.
• Mesas Redondas: cantidad de expositores;
  tiempo de presentación disponible para cada uno de los
  ponentes y tiempo de debate con los participantes.
• Conferencias Magistrales: forma de
  presentación y duración de la misma.

III.4.3 Comunicación a los
interesados

El Presidente del Comité Organizador
emitirá durante el período previo a la
realización a la Actividad, tantas Cartas de
Comunicación a los interesados como considere necesarias,
en las cuales los actualizará de los objetivos, temas,
fecha de realización y otros aspectos organizativos, en un
formato como en el ejemplo mostrado a
continuación.

Primera
Comunicación

Compañero(a):

Tengo el placer convocarlos a participar en la I
Reunión Nacional de áreas de Economía de la
Sociedad
Havanatur S.A., la cual se desarrollará en la primera
quincena del mes de julio en la Ciudad de La Habana, con el
objetivo de iniciar el intercambio sistemático de
experiencias de trabajo así como identificar las
dificultades que aún subsisten en el trabajo para elaborar
estrategias y acciones que
permitan su solución.

Tomando en consideración que la presente
reunión es la primera de este carácter, hemos
decidido conformar la agenda a tratar a partir de las sugerencias
que ustedes nos envíen antes del 15 de junio del
2002 a través de la dirección de correo
electrónico. Igualmente necesitamos nos comuniquen por
idéntica vía en la propia fecha los nombres de las
personas a participar con vistas a garantizar las condiciones
requeridas para su participación.

En próximas comunicaciones, les haremos llegar las precisiones
organizativas del evento.

Agradeciendo su atención y contando con su segura
cooperación y participación, queda de
usted,

Cordialmente,

Presidente Comité Organizador

presidente[arroba]server.com.cu

Dado en Ciudad de la Habana, a los 12 días del
mes de abril del 2002

III.4.4 Elaboración de
documentos

III.4.4.1 Credenciales

Todos los participantes deben poseer una
identificación durante el transcurso de la Actividad para
facilitar el desenvolvimiento y acceso a los locales de trabajo,
por lo cual se deben elaborar tres tipos de credenciales, una por
cada categoría: Comité Organizador; Participante e
Invitado, y cada tipo debe disponer, como mínimo, de los
de los datos siguientes:
logotipo identificador de la entidad que convoca a la actividad;
actividad a que corresponde; tipo de credencial a que corresponde
y nombre de la persona acreditada. Una variante muy atractiva,
por la independencia
que proporciona al Comité Organizador y la
reducción en los gastos, al no necesitar de una
publicitaria, es utilizar el Microsoft
Publisher, un
ejemplo de lo cual se muestra a continuación elaborado en
la versión 2000 de esta aplicación.

Para ver los gráficos seleccione la opción
"Descargar" del menú superior

III.4.4.2 Programa de la Actividad

Otro documento a elaborar durante el periodo de
preparación de la actividad es el Programa Detallado, en
el cual se brinda a los participantes los horarios y actividades
planificadas que debe constar, como mínimo, de la
siguiente información: página de
encabezamiento, que recoge el logotipo de la entidad,
denominación de la actividad y fecha de
realización; programa detallado donde se relaciona la
fecha, hora de comienzo y terminación, responsable de cada
actividad; relación nominal de los miembros del
Comité Organizador, el cual también puede
elaborarse utilizando el Microsoft Publisher 2000.

III.4.4.3 Comprobantes de consumo

Otro aspecto a tener en cuenta, es que durante el
desarrollo de actividades es usual ofrecer meriendas y otros
refrigerios a los participantes, los cuales deben ser
controlados. Para ello puede utilizarse un comprobante emitido al
efecto con el cuño de la entidad, el cual debe contener la
siguiente información: actividad a que corresponde; tipo
de consumo que
respalda; fecha de validez; sesión a que corresponde
(mañana, tarde o noche), si procede, para lo cual puede
utilizarse el mostrado a continuación, elaborado con el
mismo procesador
gráfico que los anteriores ejemplos.

III.4.4.4 Certificados de participación y
ponente

Por último, debe señalarse que constituye
una práctica usual entregar una constancia a los
participantes, por lo cual es necesario elaborar el Certificado
de Participación en cual debe contener como elementos
mínimos los siguientes: logotipo de la entidad;
denominación de la actividad; nombre del destinatario;
firma del Presidente y del Secretario del Comité
Organizador, como se ilustra en el ejemplo siguiente.

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

En el caso de que además de la
participación se realicen Talleres, presentaciones de
Carteles o ponencias, debe elaborarse el correspondiente diploma
acreditativo, el cual además de incluir la
información antes señalada, debe contener la
relación de autores o participantes, así como el
tema o título del trabajo en dependencia de la modalidad a
que corresponda.

III.4.4.5 Libro de
Resúmenes

Este documento contiene el título,
relación de autores y el resumen de todos los trabajos
presentados para facilitar a los participantes la selección
de cuales presenciar y su elaboración se justifica cuando
la cantidad de trabajos es elevada.

III.4.4.6 Libro de Trabajos

Este documento contiene en su totalidad todos los
trabajos presentados y se elabora cuando el impacto de los
trabajos amerita que se conviertan en materiales de consulta de
los participantes la posterior a la conclusión de la
actividad.

III.4.4.7 Registros para el
Control Interno

Con vistas a mantener un adecuado control de la
actividad, así como prevenir omisiones y recoger de manera
centralizada los errores para su rectificación, es
conveniente elaborar en la etapa de preparación de la
actividad los documentos siguientes:

• Listado de Entrega de Materiales. Es una
  relación nominal de todos los participantes en cada una
  de las categorías con espacios habilitados para
  adiciones de última hora, que tiene como objetivo
  controlar la entrega de los materiales a cada uno de los
  participantes; conocer exactamente la cifra de éstos y
  registrar de manera manuscrita los errores en los nombres con
  vistas a poder
  arreglar e imprimir con anticipación suficiente al
  momento de la entrega los Certificados de Participación
  y de Ponente.
• Listado de Entrega de Certificados de
  Participación. Tiene como objetivo servir de
  constancia al Comité Organizador de haber realizado la
  entrega de este documento a los interesados.
• Listado de Entrega de Certificados de
  Ponentes. Ídem al anterior, para este
  documento.

III.5 Proceso de
realización

Considerando el amplio espectro posible de combinaciones que
pueden materializarse en la práctica, atendiendo a los
objetivos de la actividad y la entidad que las convoca,
sólo es posible señalar que durante su
realización deben respetarse los principios
siguientes: mantener informado a todos los participantes
oportunamente de los ajustes a la programación original, así como
establecer un mecanismo ágil para hacer llegar al
Comité Organizador las quejas y/o inquietudes de los
participantes para brindar solución a las mismas en el
periodo de tiempo más breve posible.

IV. Consideraciones
finales

Una vez culminada la actividad se elaborarán las
Memorias que
serán enviadas a todos los participantes y que deben
contener, como mínimo, la siguiente
información:

• Informe de la Comisión de Relatoría.
• Listado de Participantes por Categorías, incluyendo
  la forma de contactar con los mismos.

V. Conclusiones

Como conclusión de este trabajo puede señalarse
que en el mismo se detallan los diferentes procesos asociados a
la concepción, aprobación y desarrollo de
actividades de intercambio destinadas a ampliar el conocimiento
que tienen los empleados acerca de la entidad y la forma de
operar de la misma, con lo cual se fortalece el sentido de
pertenencia y se fomentan las relaciones personales entre sus
miembros.

Por otra parte, se demuestra, para este tipo de actividad de
relativa poca participación, la factibilidad de
emplear el Microsoft Publisher 2000 como herramienta de trabajo
para estos fines en el caso de actividades de
participación reducida, lo que aumenta la autonomía
del Comité Organizador y contribuye a reducir los gastos
por este concepto al no necesitar de una publicitaria para
elaborar los materiales requeridos, sin sacrificar la calidad de
éstos.

V.
Bibliografía

HV-NGE0102: «Estructura, formato y clasificación
de los documentos que componen el Manual de
Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad
Havanatur S.A.» Manual de
Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad
Havanatur S.A.; Departamento de Organización y Sistemas,
Sociedad Havanatur S.A.; Cuba;
2002.

HV-NGE0202: «Símbolos, abreviaturas, términos y
siglas utilizadas en el Manual de Organización y
Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.»;
Manual de Organización y Regulaciones Internas de la
Sociedad Havanatur S.A.; Departamento de Organización y
Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.; Cuba; 2002.

Castro, M.; Ruges, M.: «Sobre la metodología de la investigación económica»;
Editorial Ciencias
Sociales; Cuba; 1982.

Autor:

Lic. Jesús de la Caridad Mesa Oramas

Sistematizador, Sociedad Havanatur S.A., Corporación
CIMEX S.A.

Lic. Félix López Cardoso; Jefe del Dpto. de
Organización y Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.,
Corporación CIMEX S.A.

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