- Conceptos de
edición - La computadora como instrumento
de trabajo - El corrector ortográfico
y presentación preliminar - Guardar el
documento - Documentos tipo
memoria - Encabezados y pies de
página. - Justificación del texto y
división de palabras - La barra de
dibujo - Estilos
- Tablas
- El editor
gráfico - Imágenes en un
documento - Filigranas
- Textos
llamativos - Macros
- Hojas de
cálculo - Bases de datos
- Bibliografia
Hasta hace relativamente poco tiempo, para
escribir una carta se
utilizaba un lápiz y una cuartilla de papel. Sin embargo,
este método de
comunicación escrita plantea bastantes
problemas en
cuanto a la interpretación de los caracteres. Cada
persona tiene
un tipo de letra particular y esto hace que la lectura de
un texto no sea
todo lo rápido que se quisiera, a veces se llega hasta el
punto de no entender el significado de ciertas palabras. Para
evitar este problema surgieron las máquinas
de escribir, que utilizan un conjunto de caracteres
estándar. De esta forma se consiguió uniformidad en
el texto escrito. Esta máquina ha supuesto un gran avance
en la
comunicación escrita, pero en la actualidad la
tendencia es la de sustituirla por un programa de
computadora
que facilite este trabajo.
Entre las ventajas de utilizar las computadoras
hay que destacar una fundamental, que es la de permitir guardar
el texto escrito en un fichero que se puede recuperar
posteriormente para realizar las modificaciones oportunas. Una
vez escrito el texto se pueden hacer tantas modificaciones como
se quiera e imprimir el número de copias que se necesiten.
Lo importante ahora es: ¿cómo utilizar las
computadoras para escribir texto? Para responder a esta pregunta
se analizará el proceso que
hay que seguir para escribir una carta sencilla.
Cuando las personas escriben un texto a mano aplican
muchos conceptos de composición de textos de forma
mecánica, sin tener conciencia de lo
que hacen. Los mecanismos intelectuales
automáticos de las personas se encargan de hacer el trabajo,
sin que ellas se den cuenta.
Al utilizar un «artefacto mecánico»
para escribir un texto, por ejemplo una computadora, sucede lo
contrario: hay que darse cuenta de lo que se quiere hacer para
lograr que la máquina lo haga. Dado que la máquina
desconoce los propósitos y mecanismos automáticos
del usuario, es incapaz, por sí sola, de lograr el
resultado deseado. Hay que decirle qué tiene que hacer. De
ahí la importancia de consolidar los conceptos de
composición para luego ser capaz de aplicarlos con
la
computadora.
Los conceptos de edición
que subyacen en este documento son: bloque de texto, márgenes, alineación, tipos de
letra y espacio interlineal.
Bloque de texto. Es un conjunto o una agrupación
de caracteres, palabras, frases o párrafos, que se
delimita para realizar algunas operaciones, como
cortar, copiar, mover, etc.
Márgenes. Son los espacios vacíos que
quedan entre los extremos del papel y la zona reservada para la
escritura. Los
tipos de márgenes que hay son: superior, inferior, derecho
e izquierdo. Cumplen una función
estética y práctica.
Estética, porque así está establecido por
los cánones de escritura de documentos, y
práctica, para que pueda leerse el texto cuando esos
documentos se encuadernen, archiven, etc.
Alineación. Cuando todos los renglones de un
párrafo
terminan en una misma línea vertical se dice que hay
alineación a la derecha y cuando todos los renglones de un
párrafo empiezan en una misma línea vertical se
dice que hay alineación a la izquierda, siendo ésta la
alineación que tiene definida la computadora por
omisión. Sirve para presentar el texto de una manera
más agradable a la vista. También existe otro tipo
de alineación, que consiste en la alineación a la
izquierda y a la derecha a la vez, a la que se denomina
justificación.
Tipos de letra. Son las distintas formas que pueden
adoptar las letras. Se enumerarán algunos tipos de letras,
entre ellos se presentanName=g348; HotwordStyle=BookDefault; :
Arial, Times y Courier, que son las más
habituales.
Espacio interlineal. Es el espacio en blanco que hay
entre dos líneas escritas de un texto. Sirve para hacer
legible el texto, ya que si no fuese así las letras se
juntarían y no se podrían leer.
La Computadora como
Instrumento de Trabajo
Una vez vistos algunos de los conceptos de
edición, se analizarán las características
de la computadora como nuevo instrumento de trabajo. El
software que permite a la
computadora la composición y el tratamiento de
textos es lo que se conoce
como procesador de
textos. En el mercado existen
numerosos procesadores de textos, como Wordstar, Wordperfect,
Amipro, Word, etc.
Todos ellos tienen la misma finalidad y, aunque entre ellos
existen diferencias, hacen básicamente lo mismo. Las
diferencias radican en la forma en que realizan las distintas
tareas.
Se ha elegido el procesador de
textos Word 6.0 para analizar
el proceso que hay que seguir para escribir una carta, por ser el
más usado.
Si se hace una analogía con la máquina de
escribir se ve que, a grandes rasgos, existen tres partes: un
lugar para el papel donde se escribirá, un teclado para
escribir el texto, y botones y palancas para poder aplicar
algunos conceptos de la edición de textos: los
márgenes, el espacio interlineal, los tabuladores y otros.
Como la computadora tiene muchas más posibilidades de
hacer cosas, tiene también muchos más
«botones y palancas» que la simple máquina de
escribir. Las posibilidades han aumentado tanto que al manejar un
procesador de
textos se puede dejar atrás el trabajo de
mecanógrafa o mecanógrafo para convertirse en
editoras o editores potenciales de libros,
revistas, periódicos o cualquier otro tipo de material
impreso.
Aprender este nuevo trabajo requiere estudiar, primero,
qué se hace en la edición de textos y,
después, aprender a dialogar con el procesador para lograr
lo que se quiere hacer. Dialogar significa efectuar acciones sobre
los botones, palancas, menús del procesador, interpretar
sus respuestas, ejecutar otras acciones, volver a interpretar las
respuestas, y así sucesivamente.
Las pantallas de
edición de los procesadores de
texto constan de una zona de escritura llamada pantalla o
ventana de edición, que correspondería a la hoja de
papel en el método manual; el cursor
o punto de inserción de caracteres que se mueve a medida
que se insertan caracteres, y rodeando a la ventana, una zona de
diálogo
donde la persona se comunica con la computadora.
La zona de diálogo la componen la regla,
semejante a la de la máquina de escribir, que permite
apreciar la distancia que existe en los márgenes; la barra
de herramientas
general, llamada barra de herramientas Estándar, porque
dispone de botones con los que acceder rápidamente a
distintas funciones y
utilidades que dispone el procesador; la barra de herramientas
para formatos, llamada barra de herramientas Formato, ya que
dispone de botones para aplicar distintos tipos de formato al
documento, y las barras de desplazamiento, utilizadas para mover
verticalmente el documento, así como lo hace la rueda de
carro de la máquina de escribir. El movimiento
vertical permite cambiar de hoja automáticamente al llegar
al límite de la página.
La alineación a la izquierda no es necesario
ponerla porque es la que define el procesador por
omisión.
La alineación a la derecha se consigue al pulsar
con el ratón el botón de la barra de herramientas
Formato que muestra un
conjunto de líneas alineadas por la derecha.
La alineación al centro, de igual forma que el
anterior.
Se observa, además, que el nombre de la empresa
aparece subrayado y con
un tipo de letra mayor que el resto de la carta.
Además, la separación de esta línea con
respecto a la siguiente es mayor que la que existe en el resto
del documento.
El subrayado se consigue pulsando el botón
correspondiente que aparece en la barra herramientas
Formato.
El tipo de letra y el tamaño se pueden modificar
si se hace clic con el ratón en el botón que indica
«Fuente» al posicionarse sobre él. En este
momento aparece un menú desplegable con todos los tipos de
letra que se pueden elegir. Para seleccionar un tipo de letra
determinado hay que situarse sobre él utilizando las
fechas de cursor o el ratón. Una vez elegido se pulsa la
tecla de aceptación «INTRO» o se hace doble
clic con el ratón sobre el tipo de letra
seleccionado.
El doble clic consiste en pulsar dos veces seguidas el
botón izquierdo del ratón en un breve espacio de
tiempo. Este puede ser modificado por el usuario y, por
omisión, suele ser medio segundo. Para seleccionar el
tamaño de la letra se procede de una forma similar. En
este caso se pulsa el botón que indica
«Tamaño fuente».
Este procesador permite subrayar, de forma simple, doble, punteada
e incluso subrayar únicamente las palabras
saltándose los espacios en blanco. Hay diferencias entre
subrayar antes de escribir el texto y hacerlo después de
escrito. Para hacerlo antes de escribir el texto, hay que dar la
orden, después escribir lo que se quiera subrayar, y por
último, quitar la orden; si no se quita, todo lo que se
escribe queda subrayado. Para hacerlo después de estar
escrito el texto, hay que seleccionar lo que se quiere subrayar y
dar la orden.
Como siempre hay una forma de realizar la tarea, en este
caso subrayar, usando la vía del menú: usando
«Fuentes»
del menú «Formato» y eligiendo el tipo que se
desee en la opción «Subrayado». Pero como
subrayar es una tarea frecuente, también debe encontrarse
una vía alternativa en la barra de herramientas
(menú de acceso rápido) pulsando el botón de
la barra de herramientas Formato correspondiente.
El encabezado
presenta un interlineado distinto al resto del documento.
Para modificarlo hay que seleccionarlo y luego escoger en el
menú «Formato» la opción
«Párrafo», dentro del cuadro de diálogo
que aparece hay que pulsar la pestaña de
«Sangría y espacio» y aparecerá un
cuadro de diálogo que permite elegir uno de los siguientes
interlineados: sencillo, 1,5 líneas, doble, mínimo,
exacto y múltiple. Una vez elegido el nuevo interlineado
hay que pulsar el botón de aceptación que aparece
en dicho cuadro y las modificaciones se harán de forma
inmediata.
Cuando se selecciona la opción «Preparar
página» del menú «Archivo»
aparece la ventana donde se pueden modificar los Márgenes,
Tamaño de papel, Fuente del papel y Diseño
de página. Al marcar la pestaña
«Márgenes», se visualizan los márgenes
que existen en el documento y, actuando sobre cada uno de ellos,
se puede modificar su valor.
Las medidas
pueden venir definidas en centímetros, puntos, picas
y pulgadas. Si se quiere cambiar las unidades de medida hay que
seleccionar «Opciones» del menú
«Herramientas» en la pestaña de nombre
«General».
Si solamente se quieren definir los márgenes derecho e izquierdo,
entonces se puede hacer de una forma más directa: moviendo
los límites de
escritura sobre la regla, de manera semejante a la máquina
de escribir. Se coloca el puntero del ratón en el
límite y con el botón izquierdo pulsado, se
arrastra hasta conseguir el margen deseado. Para ajustar los
márgenes de esta manera se requiere habilidad en el manejo
del ratón; sólo hay que entrenar.
Para poner el sangrado de la primera línea hay
que seleccionar la opción «Párrafo» del
menú «Formato» y luego pulsar la
pestaña correspondiente a «Sangría y
espacio». La ventana aparece, y en ella se puede modificar
su valor y después se elige «Primera
línea» en el menú desplegable
«Especial».
Para poner el sangrado de la primera línea hay
que tener en cuenta si se hace antes de escribir el texto o si se
hace una vez que éste esté escrito. Si se define
antes de escribir el texto el cursor se coloca
automáticamente en el lugar definido, y así para
todos los párrafos. Si se define después de estar
escrito el texto, automáticamente se desplaza la primera
línea tantos lugares como se hayan definido,
independientemente de donde esté situado el cursor en el
párrafo. En ambos casos no es necesario pulsar la tecla de
tabulación para colocar el cursor en el lugar definido. El
sangrado se hace a nivel de párrafo, por lo que no es
necesario seleccionar todo el párrafo.
Esta operación requiere un poco más de
habilidad con el ratón que la de los márgenes
porque hay que mover un elemento más pequeño. El
mismo efecto se puede conseguir utilizando tabuladores.
¿Qué son y para qué sirven los tabuladores?
Son distintas posiciones que permiten presentar el texto en
columnas. De la misma forma que un párrafo normal, puede
presentar distintos tipos de alineación. Normalmente se
utilizan para escribir listas con números, fechas,
lugares, etc.
Ahora se pasará a analizar los problemas que
presenta el documento en cuanto a párrafos repetidos y en
desorden. Se podría pensar que la forma de solucionarlo es
borrar el párrafo y copiar de nuevo, en el lugar correcto,
los bloques descolocados. Pero éste no es el
método, ya que se pierde mucho tiempo. Para evitarlo, el
procesador dispone de opciones para poder mover, copiar y borrar bloques de texto
fácilmente.
Cuando se utilizan las funciones de copiar y cortar, el texto que se ha cortado o
copiado queda almacenado en el portapapeles. Desde el
portapapeles puede incluirse en el lugar que se quiera en el
documento mediante la función pegar.
Para mover un bloque que se encuentra mal situado en el
documento, el bloque «En virtud…», primero se
selecciona el párrafo a mover, después con el
botón derecho del ratón, si se mantiene el puntero
sobre el texto seleccionado, saldrá un menú con las
tareas más habituales que se realizan con los bloques
seleccionados, entre las que está «Cortar». O
si se prefiere se puede seleccionar el botón
correspondiente de la barra de herramientas
Estándar.
Para copiar
o duplicar
un bloque se
selecciona lo que se quiere copiar y se elige «Copiar en el
menú» que aparece pulsando el botón derecho
del ratón. O, como en el caso anterior, con la barra de
herramientas Estándar. Para insertar el texto que se ha
copiado en el lugar que se quiera, se situará primeramente
el cursor y después se elegirá la opción
«Pegar en el menú» que aparece al pulsar el
botón derecho del ratón.
Para borrar un
bloque se selecciona y luego se pulsa la tecla
«Supr». En este caso, el bloque que se quiere borrar
es el que comienza «Por lo cual…», en el
párrafo tercero.
Una de las diferencias entre una máquina de
escribir y un procesador de textos es la forma en la que se
almacena el documento. En la máquina de escribir el texto
escrito aparece en el papel a medida que se insertan los
caracteres. En los procesadores está dentro de la
computadora; por tanto, para sacarlo en papel se necesita una
impresora. El
procesador permite obtener una copia utilizando la opción
«Imprimir». Pero, antes de imprimirlo, se
debería comprobar que no existen faltas de
ortografía ni palabras mal escritas. Para
ello se pasará un corrector
ortográfico.
El Corrector
Ortográfico y Presentación
Preliminar
Corrector Ortográfico
A esta opción se puede acceder pulsando
directamente el botón de la barra de herramientas
Estándar o seleccionando la opción
«Ortografía» del menú
«Herramientas» y aparece el cuadro de
diálogo.
Los botones cambian de función a medida que va
avanzando el corrector
ortográfico. Por ejemplo, el botón
Empezar se sustituye por Ignorar una vez que se pulsa para
indicar que se comience la revisión. La herramienta
ortográfica dispone de las principales
utilidades.
El procesador puede corregir las palabras mal escritas porque
dispone de unas fuentes iniciales que permiten hacer las
comprobaciones ortográficas. Estas fuentes son los
llamados diccionarios
principal y el personal, en caso
de que se haya creado.
Cambiar: El procesador ha encontrado una palabra
incorrecta o que no conoce y muestra una serie de opciones de
palabras que pueden ser las adecuadas. Con esta opción la
palabra seleccionada por el corrector se sustituye por la que
aparece en «Cambiar por» y pasa a la siguiente
palabra mal escrita. Si se pulsara «Cambiar todo», la
palabra sería sustituida tantas veces como aparezca en el
documento. Si en «Cambiar por» no se pone ninguna
palabra aparecerá la opción «Eliminar»
y «Eliminar todo», que tiene la misma función
pero con la variante de que suprime la palabra
encontrada.
Ignorar: La palabra no se encuentra en el diccionario y
esta opción no corrige dicha palabra ni la agrega al
diccionario. En «Ignorar todo» se especifica que si
aparece en la sesión actual no se volverá a
cuestionar.
Cambiar: La palabra se sustituirá por la que se
inserte en «Cambiar por», pero si se elige
«Cambiar todo» no sólo se cambiará esa
palabra encontrada, sino todas la veces que aparezca en el
documento.
Agregar: Agrega la palabra encontrada al diccionario
seleccionado en «Agregar palabras a».
Deshacer: Deshace la última modificación
ortográfica efectuada.
La ventana que aparece cuando se selecciona la
opción «Imprimir» del menú
«Archivo». Las opciones que presenta son:
Impresora: Ofrece las posibilidades de elegir, entre los
tipos de impresoras que
están instaladas, la que se va a utilizar.
Opciones: Se puede elegir el número de copias que
se quieren sacar, invertir el orden por el que empieza a
imprimir, elegir el modo borrador para economizar la tinta de la
impresora, etc.
Intervalo de páginas: Permite imprimir todo el documento o bien
seleccionar parte de él. Se puede dar un rango de
páginas consecutivas o bien el número de las
páginas.
Por tanto, para imprimir la carta hay que seleccionar
«Imprimir» del menú de «Archivo»,
elegir las opciones deseadas y pulsar «Aceptar». Si
se quiere imprimir con las opciones que aparecen por
omisión, se puede seleccionar el botón
correspondiente a «Imprimir».
Presentación Preliminar
El procesador permite que se pueda comprobar el aspecto
del documento antes de sacarlo por la impresora. Esto asegura que
las opciones que se han elegido son las correctas. Para obtener
la «Presentación preliminar» se elige justo
esta opción en el menú «Archivo» o bien
seleccionando el botón de la barra de herramientas
Estándar.
Con el botón que tiene dibujada una lupa se puede
aumentar la visión de la página. Para volver al
modo normal se selecciona «Cerrar» en la nueva barra
de herramientas que aparece en «Presentación
preliminar».
Ahora sólo queda guardar el documento. Dentro de
la computadora, cada documento tiene un nombre que lo identifica.
Este está formado por ocho caracteres alfanuméricos
para el nombre en sí, luego se pone un punto (.) y otros
tres caracteres que forman la extensión del nombre. El
nombre puede tener un número de caracteres entre uno y
ocho. La extensión se utiliza para identificar el tipo de
documento. Así, a los documentos de texto se les suele
poner la extensión «DOC». Si se utiliza
Windows 95 las
cosas cambian, ya que permite dar nombres a los documentos
utilizando más de ocho caracteres.
Para acceder al documento en ocasiones posteriores, una
de las posibilidades es acordarse del nombre que se había
dado, escribirlo en la ventana que aparece al seleccionar
«Abrir» en el menú «Archivo» y
pulsar «Aceptar». Suele suceder que no se sabe
exactamente cuál es, pero sí se sabe parte del
nombre. Entonces existe otro método que permite visualizar
todos los nombres del documento que cumplan una determinada
máscara. Si se sabe que el primer carácter del nombre empieza por
«t» y tiene una extensión «doc»,
se introduciría la máscara «t*.doc». El
carácter «*» sustituye a cualquier cadena de
caracteres, y de esta forma se pueden visualizar todos los
nombres de documentos que empiecen por «t» y tengan
una extensión «doc». Entre ellos se
encontraría «tuberías.doc».
No todos los documentos tienen las
características de una carta como la que se ha analizado.
Se tienen documentos sencillos, como cartas,
instancias, certificados, memorias,
informes,
etc., y cada uno tiene su estilo para uniformar su
aspecto.
En el documento se ha utilizado un amplio conjunto de
conceptos de edición de textos que lo convierten en un
documento complejo. Concretamente se han aplicado distintos tipos
de letra (Arial, Times New Roman y Courier New); aspecto cursiva;
distintos tipos de sangrado: sangrado de la primera línea,
sangrado a la izquierda (sangría francesa), sangrado a la
derecha y sangrado completo o total; encabezados, pies y
numeración de página; definición y
alineación de tabuladores; parte del texto está
presentado en columnas por medio de los tabuladores;
división de palabras; corrección de errores
sencillos utilizando el corrector ortográfico, y un
pequeño gráfico o dibujo,
utilizando las herramientas de dibujo. El documento se
analizará de forma gradual, de forma que al final de la
exposición se tengan los conocimientos
suficientes para poder realizar dicho documento.
Presenta tres tipos de letra diferentes: todo el
documento está escrito en el tipo Courier New, excepto los
datos de la
última página que están en Arial y el texto
de los recuadros en Times New Roman. En el ejemplo de la carta ya
se han visto algunos tipos de letra. Las diferencias
básicas de los tres tipos de letra más habituales,
Times New Roman, Arial y Courier, son:
— Tamaño. No tienen la misma altura aun
teniendo la misma medida (puntos) y lo mismo pasa con la
anchura.
— El espacio
que ocupan. Los tipos de letra se pueden clasificar en
tipos no proporcionales o monoespaciadas y tipos proporcionales.
En los primeros, todas las letras ocupan el mismo espacio,
independientemente que sean más o menos grandes. Un
ejemplo es el tipo de letra Courier. En los proporcionales cada
letra ocupa un espacio proporcional al tamaño de la letra,
así por ejemplo la «m» y la «i» no
ocupan el mismo espacio. La «i» ocupará,
más o menos, la tercera parte del espacio ocupado por la
«m». Un ejemplo es la letra Arial.
— La forma del
carácter. Hay letras que tienen distinta
forma, pueden ser tipos con serifa y tipo sin serifa. La serifa
lo constituyen rasgos (breves líneas horizontales) que se
agregan en los extremos superiores e inferiores de las letras,
que tienen componentes verticales, tales como Courier, Times New
Roman, etc. Hay tipos de letra que no utilizan la serifa, como
por ejemplo la Arial.
En un documento no se deben incluir más de tres
tipos de letra distintos por razones de estética. Uno de
ellos puede utilizarse en los títulos, otro en el texto
normal y, el tercero, para los textos incluidos en gráficas, tablas, etc. En el documento no
se ha seguido esto porque se pretende enfatizar claramente los
distintos tipos de letra.
Hay documentos que usan tipos de letra determinados.
Así los periódicos usan, por ejemplo, Times y
Palatino. Los titulares usan Helvética. Las
máquinas de escribir utilizan Courier y en las postales otros
tipos más complejos, como la Swiss, Frankenstein, Stamp,
etc.
¿Dónde se puede elegir el tipo de letra?
Es una característica del texto, entonces debería
estar en el menú «Formato». Al seleccionar
«Fuente» aparece un cuadro de diálogo donde se
puede seleccionar, aparte del tipo de letra, el estilo,
tamaño de las letras, etc. Incluso se puede cambiar el
color del texto
en la opción de «Color». Sin embargo, como es
una función que se va a usar muy a menudo, existe un
botón en la barra de herramientas Formato. Ya se ha visto
en el ejemplo de la carta cómo se puede seleccionar el
tipo de letra utilizando dicho botón.
Para obtener distintos tipos de letra hay que tener en
cuenta:
— Si el texto
está escrito, primero se selecciona el texto
que se quiere cambiar, después se indica el tipo deseado
y, por último, se anula la selección
del texto.
— Si el texto no
está escrito, primero se indica el tipo de
letra que se quiere utilizar, se escribe el texto y cuando se
quiera cambiar a otro tipo de letra se repite el
proceso.
Al final del documento aparece una tabla con datos
dispuestos en columnas. Dichas columnas se han conseguido
utilizando tabuladores.
De la misma forma que un párrafo normal, puede presentar
distintos tipos de alineación. Los tipos de
alineación son: a la izquierda, a la derecha, al centro y
decimalName=g360; HotwordStyle=BookDefault; . Normalmente se
utiliza para escribir listas con números, fechas, lugares,
etc. Si se elige el tipo de alineación «Barra»
para el tabulador, situará una línea vertical en la
posición del tabulador. Esta línea irá
creciendo verticalmente a medida que crezca el párrafo en
que está definido ese tipo de tabulador.
La distancia que se toma por omisión entre
tabuladores a partir del margen izquierdo es de 1,25 cm. Pero se
puede dar el caso de que se quieran definir tabulaciones con un
espaciado distinto entre ellos. Para ello se selecciona la
opción «Tabulaciones…» del menú
«Formato» y se indican las posiciones donde se
quieren situar los distintos tabuladores. Se rellena el campo
«Posición» y se elige el tipo de
alineación y relleno. El relleno se refiere a los
caracteres que se introducirán en el documento hasta
alcanzar la posición del tabulador.
Otra posibilidad es realizar un clic, con el
botón izquierdo del ratón, en la regla que aparece
al principio del documento. Para seleccionar el tipo de
alineación se hace clic en el botón que aparece en
la intersección de la regla vertical y horizontal. Por
cada clic se cambia el tipo de tabulador, que se
introducirá posteriormente al pulsar con el ratón
dentro de la regla horizontal.
Con la opción «Eliminar» y
«Eliminar todas» se pueden borrar las marcas de
tabulación que se deseen. Para eliminar los tabuladores
directamente en la regla, se desplazarán fuera de la
regla.
Tanto los encabezados como los pies de página sirven para
añadir información al documento. Se puede poner:
el título del documento, el título del
capítulo, los códigos, las referencias, etc. Estos
pueden ocupar una o varias líneas e incluso se pueden
poner varios encabezados o pies de página distintos en
varias líneas, con distintos tipos de letra, con distintas
alineaciones, etc.
El encabezado
o pie de página
se sitúa fuera de los márgenes que se
establecen para el texto del documento, es decir, entre el
extremo del papel y el límite del margen de escritura.
Para poner el encabezado o pie de página basta con
seleccionar «Encabezamiento» y «Pie de
página» del menú «Ver»,
aparecerá en ese momento una barra de botones
específica y una zona delimitada por líneas de
puntos donde se puede escribir. Existen botones para insertar el
número de página, fecha, hora, intercambiar entre
encabezado y pie de página, etc.
Se puede pensar que tanto la hora como la fecha se puede
escribir directamente sin utilizar los botones. Lo que sucede en
este caso es que cada vez que se abre el documento, ni la fecha
ni la hora se actualizan. En cambio al
utilizar las opciones de la barra de botones, cada vez que se
abra el documento se actualizarán automáticamente.
Lo mismo sucede con el número de página. Si se pone
de forma manual y, posteriormente, se inserta más texto en
medio del documento de forma que aumenten el número de
páginas, habría que volver a enumerar cada
página. Esto no ocurre con la opción del
encabezado, ya que la actualización se realiza por
sí sola.
Para escribir el texto correspondiente al pie de
página se pueden utilizar los cursores o a través
del ratón usando la barra de desplazamiento vertical. Pero
para hacer un desplazamiento más rápido existe un
botón que permite intercambiar entre el encabezado y el
pie de página. Otro de los botones permite acceder al
cuadro de diálogo «Preparar página»,
que en la pestaña «Diseño de
página» se pueden seleccionar las siguientes
opciones.
— Encabezados o pies de página
en todas las páginas,
excepto en la primera o diferentes para pares e
impares.
— En la sección que se quiera comenzar a
poner el encabezado o pie. Para ello se elige entre las opciones
«Empezar sección». Las secciones se
verán más adelante.
— La alineación vertical que puede
adoptar el pie o encabezado respecto al espacio que se les ha
reservado.
- Insertar números
de línea en el borde izquierdo de un documento.
Esta opción aparece al seleccionar «Números
de línea…».
Justificación
del Texto y División de Palabras
Al escribir el texto de la carta, cuando no había
espacio suficiente para insertar una palabra, el procesador
cambiaba dicha palabra a la siguiente línea y reajustaba
el espaciado entre las palabras para ajustar el texto por la derecha. Sin
embargo, los espacios entre palabras pueden ser más
grandes de los deseados. Para evitar esto, el procesador ofrece
la posibilidad de dividir
la palabra que no quepa en una línea.
¿Cómo realizarlo? Debe existir una
opción que permita dividir una palabra con un guión
al igual que se hace cuando se escribe sobre una hoja de papel.
Los guiones son los mismos que los utilizados para separar fechas
(1990-1992) o los introducidos entre palabras
(psico-pedagógico), pero, aunque tengan la misma
apariencia, el procesador los interpreta como diferentes. El
procesador es capaz de hacer la división de palabras
mediante un complejo diccionario de partición
silábica y un conjunto de reglas ortográficas que
lleva incorporado en el diccionario principal y/o el
secundario.
Para la división de
palabras se deberá elegir
«Guiones…» del menú
«Herramientas». Aparecerá el cuadro de
diálogo, en el que se puede elegir:
— División automática del documento: si se
elige esta opción, será el procesador el que
realice la división de palabras.
— Dividir palabras en
mayúsculas: si no se
señala, no pondrá guiones a aquellas palabras que
se encuentren en mayúsculas.
— Zona de
división: cuanto mayor sea la zona de
división que se elija, menor será el número
de divisiones de palabras.
— Limitar guiones
consecutivos a: se elegirá el número
de líneas consecutivas que pueden tener división de
palabras.
Tras la elección se pulsará el
botón «Aceptar». Si se pulsa el botón
de «Manual…» el procesador, al igual que hace con
la ortografía, preguntará, para cada palabra que no
tenga espacio suficiente en la línea actual, si se desea
dividir con un guión o se pasa a la siguiente
línea. Para activar la división de palabras es
necesario desactivar la opción «No dividir con
guiones», que se encuentra en la pestaña
«Presentación» al elegir
«Párrafo» en el menú
«Formato». Hay que tener en cuenta, si está
desactivada, que mientras se escribe la división de
palabras será automática.
Falta saber cómo realizar pequeños
dibujos o gráficos.
Estos dibujos o
gráficos son utilizados para presentar la
información de forma clara y ordenada. Las herramientas de
dibujo hacen las funciones de un sencillo editor de dibujos, y
con ellas se pueden hacer líneas, rectángulos,
rectángulos sin esquinas, círculos, polígonos, textos enmarcados y algunas
posibilidades más que se verán a
continuación.
Estos dibujos
pueden tener aspectos distintos, tales como el color de
contorno, que puede variar y va desde el blanco al negro pasando
por todos los colores
principales; el color de relleno, al igual que el anterior, tiene
todos los colores básicos; la trama muestra las distintas
formas que puede tener el relleno: puntos, rayas y cuadrados,
también se puede utilizar el blanco y el negro, y, por
último, las formas en que se pueden poner las
líneas: van desde la línea sencilla a la nula
pasando por líneas gruesas, líneas de guiones,
punteadas, con forma de flecha, sombreadas y múltiples
combinaciones.
Para utilizar la herramienta de dibujo es necesario pulsar
el botón correspondiente a «Barra dibujo» de
la barra de herramientas Estándar. También se puede
activar dicha barra por los menús. Al pulsar el
botón aparecerá la barra de herramientas, en la
parte inferior de la pantalla. En esta barra se integran las
herramientas y el aspecto: el color de contorno, el color de
relleno, la trama y el tipo de línea. Esta barra de
herramientas es móvil,
como cualquier barra de herramientas de la pantalla. Es a lo que
se denomina barra de herramientas flotante. Se puede mover hasta
cualquier lugar de la pantalla y permanecer allí hasta que
se quiera cambiar de lugar o cerrar. Esto se realiza pulsando dos
veces con el puntero del ratón en un área en
«blanco» de la barra de herramientas. Para volver a
situar la barra fija se vuelve a pulsar dos veces.
Como cualquier regla, al mantener el puntero del
ratón sobre cada botón durante un intervalo de
tiempo aparece sobre pantalla la función que
desempeña.
Para crear el dibujo
del documento se puede seguir el siguiente
proceso:
1. Pulsar el botón de «Cuadro de
texto», y con el ratón dibujar el cuadro de texto en
el lugar que se desee. Pulsar en el interior del recuadro y
escribir el texto con el tipo de alineación
centrada.
2. Seleccionar el cuadro de texto y asegurarse que el
estilo de línea es el adecuado. Este se elige al pulsar el
botón «Estilo de línea».
3. Los textos enmarcados se unen con líneas
utilizando el botón «Línea».
4. Y por último, para poner la trama punteada que
tiene el primer recuadro, en el botón de «Color de
relleno» se elige el primero de la segunda fila.
Los ocho cuadrados negros que aparecen en las esquinas y
laterales son los indicadores de
tamaño, que aparecen cuando se hace clic con el
ratón sobre el dibujo. Se puede disminuir o aumentar la
imagen
situándose con el cursor en uno de dichos cuadrados.
Entonces el cursor se convierte en una línea con doble
flecha. Pulsando el botón izquierdo del ratón y
arrastrándolo hacia fuera se agranda, y hacia dentro del
rectángulo disminuye. De esta forma, si se quiere
modificar una línea, por ejemplo que resulte demasiado
grande o pequeña, no hay que volver a dibujarla,
simplemente se selecciona con el ratón y cuando aparezcan
los indicadores de tamaño se arrastrará con el
ratón hasta conseguir el tamaño deseado.
Para mover
toda la imagen de un sitio a otro se sitúa el
puntero del ratón dentro de la figura, y al hacer clic con
el ratón el puntero adopta la forma de cuatro flechas. Sin
dejar de pulsar, se arrastra hasta la nueva
posición.
Nótese que, para cambiar el aspecto de cualquier
dibujo, éste debe estar seleccionado, es decir, deben
aparecer los indicadores de tamaño (los ocho
cuadraditos).
Si se realiza un breve análisis a los dos documentos que se han
creado, se observa que cada documento tiene sus propias
características, es decir, su propio estilo. Estos son muy
semejantes a los estilos en el vestir. ¿Qué es un
estilo en el vestir? Por ejemplo el estilo «sport»,
que generalmente se compone de un pantalón holgado, una
camiseta, una chaqueta y unas zapatillas. Estilo clásico
en el hombre son
trajes de colores oscuros, con camisas claras, corbatas no
llamativas y zapatos planos. Pero porque dos personas utilicen el
mismo estilo de vestir no han de ir necesariamente
iguales.
Eso es lo que ocurre con los estilos del procesador. Se aplican unas
características a un texto (un estilo), pero el contenido
del texto no tiene que ser el mismo que otro al que se le
apliquen las mismas características (el mismo
estilo).
Los estilos
que se creen tienen que estar almacenados en algún
sitio, ya que se van a aplicar en distintos momentos de la
creación del documento. Pues bien, los estilos quedan
almacenados en unos documentos especiales denominados plantillas.
Todos los documentos sobre los que se trabaja están
basados en alguna plantilla. La plantilla sobre la que se trabaja
por omisión es la denominada normal. Es importante tener
varias plantillas, porque unos estilos se usarán para unos
documentos y otros se usarán para otros. Así, se
tendrán distintas clases de plantillas para distintas
clases de documentos, en el que se tendrán definidos unos
estilos diferentes.
Por omisión, al igual que se tiene una
plantilla, también se tiene un estilo, el estilo normal. Para crear un
estilo se pueden seguir dos caminos. El primero consiste en
escribir el texto con las características que se quieran
definir en un estilo e indicarle al procesador que
«capte» esas características para aplicarlas
después a otros textos.
Los pasos que se tienen que seguir para
crear un estilo de esta forma
son:
1. Escribir un texto con los atributos de edición
que se deseen (tipo de letra, tamaño, aspecto,
etcétera) y seleccionarlo (para indicar que ése es
el texto del que debe de «captar» las
características).
2. Elegir «Estilos…» en el menú
«Formato». En «Descripción» aparecerá el
estilo que se tenía antes. En caso de no haber
anteriormente definido ningún estilo, aparecerá el
que se tiene por omisión (estilo Normal).
3. Elegir la opción
«Nuevo».
4. Nombrar el estilo creado en el recuadro de
«Nombre:» En «Descripción»
aparecerá Normal + Times New Roman, 10 puntos, centrado,
cursiva.
5. En «Tipo de estilo» se elige
«Párrafo», si se quiere que posteriormente el
estilo se aplique a todo un párrafo, aunque se tenga
seleccionado sólo parte del párrafo, o
«Carácter», para poder tener la opción
de aplicar el estilo únicamente a lo
seleccionado.
6. Para finalizar, se pulsa el botón
«Aceptar».
Una vez creado
un estilo, también se tiene la posibilidad de
eliminarlo. Esto se consigue
seleccionando el estilo a eliminar en «Estilos» y
luego pulsando «Eliminar». Si se quiere
modificar un estilo porque se
haya cometido un error o por cualquier otro motivo, el procesador
permite modificarlo.
Para ello se tiene que hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el nombre del estilo a modificar en
«Estilos» y elegir la opción
«Modificar».
2. Al pulsar el botón «Formato» se
despliega una lista de características que se pueden
modificar.
3. Se modificará lo necesario (en la ventana de
«Descripción» aparecerá el nuevo
estilo) y, una vez cambiado, se pulsa el botón de
«Aceptar».
4. Elegir «Cancelar» si por ahora no se
quiere aplicar el estilo o «Aplicar» en caso de que
así sea.
Una vez creado
el estilo, ¿cómo aplicarlo? Como se ha
definido el estilo de tipo párrafo, únicamente se
situará el cursor en el texto al que se quiera aplicar.
Luego se elegirá el que se quiera en el menú
desplegable que aparece al pulsar el botón
«Estilos».
La segunda forma consiste en definirlo antes de escribir el texto. Se
trata de elegir entre unos atributos o características de
edición dispuestos en una lista que ofrece el cuadro de
diálogo de estilo.
En el segundo ejercicio ya se ha visto la posibilidad de
incluir tablas en el documento. En realidad no era exactamente
una tabla, sino que, utilizando los tabuladores, se
conseguía que el texto y los datos se mostraran en
columnas, dando así el aspecto de una tabla. Pero, debido
a la gran utilidad de las
tablas, el programa permite definirlas y realizar determinadas
operaciones relacionadas con tablas.
Una tabla es
una zona enmarcada que organiza la información en
filas y columnas. Cada posición de la tabla
se denomina celda. Su
tamaño, número de filas o columnas, el aspecto del
texto contenido en cada posición, el aspecto de las
líneas que separan las filas y columnas, el marco
exterior, etc., se puede modificar según el gusto del
usuario.
Para crear una
tabla, primero se sitúa el cursor en la posición
del documento donde deba aparecer. Luego se elige la
opción «Insertar tabla» del menú
«Tabla» y se elige el número de filas y
columnas que se quieran para la tabla. La tabla que aparece
está definida por líneas punteadas. Esto significa
que son líneas imaginarias. Si se pulsa el botón de
presentación preliminar se puede comprobar que dichas
líneas no salen en pantalla. Por tanto, habrá que
crear las líneas de la tabla.
A continuación se elige «Autoformato de
tablas» en el menú «Tabla» y aparece una
lista de posibilidades. En «Muestra» se ve un ejemplo
del aspecto que tomaría la tabla con el formato
seleccionado. Los formatos son los que aparecen en el primer
recuadro («Aplicar formatos») debajo del recuadro
«Muestra», y se puede elegir entre poner borde o no
ponerlo («Bordes»), ponerle o no sombreado
(«Sombreado»), ajustar o no las dimensiones de la
tabla a su contenido («Autoajuste»), etc.
Los formatos especiales se encuentran en el recuadro
inferior («Aplicar formatos especiales a»). En
algunas de las tablas entre las que se puede elegir se encuentra
la primera fila (la correspondiente a los títulos) en
diferente formato que el resto de la tabla (en negrita, con
sombra, distinto borde, etc.). Al desactivar «Filas de
títulos» se indica al procesador que la fila de
títulos la deje en el mismo formato en que se encuentra el
resto de la tabla. Lo mismo ocurre con el resto de las
opciones.
Una de las funciones que tienen las tablas es presentar
la información de forma organizada. Para escribir el texto
de la tabla hay que situar el puntero sobre la celda. Si el texto
no cabe en la celda, ésta se expandirá
verticalmente. Se contraerá verticalmente si se suprime
texto de tal manera que ocupe menos líneas. Se puede
definir el tipo, el aspecto y el tamaño de las letras para
cada celda o para todas las celdas de la tabla si se selecciona
toda la tabla.
La forma de moverse
de una celda a otra es utilizando las teclas de
direcciones, para mover el cursor a las celdas derecha,
izquierda, arriba y abajo, una vez que el cursor está
dentro de una celda. La tecla
de tabulación permite el movimiento de
una celda a otra en sentido horizontal. Una vez que se llegue a
la última celda de la fila, y se pulsa de nuevo la tecla
de tabulación, aparecerá el cursor en la primera
celda de la siguiente fila.
Para modificar
el texto escrito en la tabla se puede aplicar todo lo que
se ha visto y hecho con bloques de texto: seleccionar y aplicar
las modificaciones. Pero en este caso se tiene que seleccionar la
o las celdas. Se puede seleccionar tanto por filas como por
columnas. Para seleccionar filas, basta con situar el
ratón en la primera fila a seleccionar y desplazar el
puntero horizontalmente. Por columnas, igual que por filas, nada
más que desplazando el puntero verticalmente. Las celdas
seleccionadas aparecerán sombreadas. A continuación
se harán las modificaciones que se deseen (centrar,
tamaño de letra, etc.).
Una vez creada la tabla es necesario realizar
algunas modificaciones
para conseguir el aspecto deseado. Para aumentar o disminuir el
tamaño de las columnas
hay que situar el cursor encima de la línea que separa la
columna que se quiera aumentar o disminuirName=g372;
HotwordStyle=BookDefault; . Cuando el cursor se convierte en la
forma que se muestra, se presiona el botón izquierdo del
ratón y se arrastra hasta el lugar deseado.
De todas formas, lo primero es crear la tabla tal como
se ha visto. Luego se aplicarán las modificaciones
necesarias para cambiar su aspecto. Posteriormente, en cada celda
hay que indicar las características del texto a escribir,
por lo que resulta más cómodo seleccionar aquellas
celdas que tengan las mismas características en el texto y
aplicarlas a todas las celdas a la vez.
¿Qué falta por hacer una vez rellenada la
tabla de contenido? Poner el borde apropiado. Para poner el borde
se puede utilizar la opción de «Autoformatos de
tablas…» que se ha visto anteriormente. Pero puede que,
entre los distintos formatos que aparecen, ninguno se amolde a
las características de la tabla que se quiere crear. Por
ejemplo, puede que interese una tabla con distinto borde (tipo de
línea) o distinto sombreado. Estas posibilidades las
ofrece la barra de bordes, por tanto habrá que
visualizarla. Para visualizar dicha barra se hace clic en el
botón «Barra bordes» que aparece en la barra
de herramientas Formato. Otra posibilidad es utilizar las
opciones del menú. Se elige la opción «Barra
de herramientas…» del menú «Ver» y se
marca la barra
de «Bordes».
Dependiendo de lo que se quiera modificar habrá que:
— Activar el botón con el tipo de borde que
interese mantener en la tabla. El dibujo de cada botón, de
izquierda a derecha, indica si se trata del borde superior,
inferior, izquierdo, derecho, el interno o el externo. Si se
quieren quitar todos los bordes se presiona el último
botón.
— Elegir el estilo de línea para los bordes
exteriores e interiores.
— Seleccionar el tipo de sombreado para las celdas
(relleno interior de cada celda).
Antes de escoger cualquiera de las posibilidades hay que
seleccionar la tabla, columna o fila. De lo contrario,
sólo actuará sobre la celda en la que se encuentre
el cursor. Para obtener todas las líneas de la tabla hay
que:
1. Seleccionar toda la tabla. Elegir el tipo de
línea de 4 puntos y medio de grosor y aplicar el borde
exterior.
2. Poner borde interior a todas las celdas de la primera
columna, excepto la primera que tiene un borde
distinto.
3. Seleccionar la primera fila y aplicar tipo de
línea doble, de tres cuartos de punto de grosor, al borde
inferior.
4. Seleccionar la primera columna y aplicar tipo de
línea doble, de tres cuartos de punto de grosor, al borde
derecho.
5. Seleccionar la zona de datos y aplicar bordes
interiores con un tipo de línea de tres cuartos de punto
de grosor.
De esta forma se ha creado un nuevo tipo de tabla sin
necesidad de elegir entre las tablas que ya vienen predefinidas
en «Autoformato de tablas…». Se podría dar
el caso de que en la lista de tablas ya creadas se encuentre
alguna que se parezca bastante a la que se quiere diseñar.
¿Qué se podría hacer? Si se tiene una que se
parece mucho, se podría ahorrar trabajo si se elige ese
tipo de tabla y posteriormente se hacen las modificaciones
oportunas.
Ya se ha visto cómo construir la tabla y
cómo rellenar el contenido de cada una de sus celdas. Pero
en algunas ocasiones se necesita agrupar celdas para indicar, por ejemplo,
el título de la tabla. Esto se consigue seleccionando las
celdas a unir y eligiendo «Unir celdas» del
menú «Tabla». Solamente se pueden unir celdas
que se encuentren en la misma fila. Si las celdas que se quieren
unir están en columna, no existe ninguna opción
para unirlas. Por tanto, la solución será no poner
bordes internos en las celdas que se quieran unir.
Para subdividir
una celda en columnas se selecciona la celda y se elige la
opción «Dividir celdas…» del menú
«Tabla». La subdivisión sólo puede
hacerse a nivel de una sola celda. Si se pretende hacer a nivel
de varias celdas sólo se subdividirá la primera
celda seleccionada. No se puede realizar una subdivisión
en filas.
En otras ocasiones sucede que, una vez creada la tabla,
se quiere añadir
o quitar una fila
o una columna. Para no tener que volver a realizar la tabla desde
el principio, el procesador ofrece la posibilidad de borrar toda
una fila o columna.
— Borrar una fila de la tabla («Eliminar
toda la fila»).
— Borrar una columna («Eliminar toda la
columna»).
— Borrar una serie de celdas. Pero en este caso
habrá que especificar hacia dónde se van a
desplazar las demás celdas cuando se eliminen las celdas
(«Desplazar celdas hacia arriba» o «Desplazar
celdas hacia la izquierda»).
Las operaciones
que se pueden realizar en una tabla son, entre otras:
PROMEDIO (calcula la media de una lista de datos), ABS (valor
absoluto del número), etc.,
Pero, ¿cómo se pueden utilizar estas
fórmulas? Para realizar la media de la primera celda de
«Media» es necesario indicar algo de este tipo:
PROMEDIO(FILA1). Sin embargo, para calcular la media de
«Media D/F» (media de Dataflex y Foxpro) hay que
indicar que se trata de la media de dos celdas. En este caso
será algo del estilo: PROMEDIO(celda1;celda2). Para
utilizar una función matemática
se selecciona «Fórmula» del menú
«Tabla» y aparece el cuadro de diálogo. La
función a aplicar se debe poner en
«Fórmula» después del signo
(=).
Se observa que se necesita algún método
para referenciar las celdas, filas o columnas. Las columnas se
denotan por orden alfabético mientras que las filas se
enumeran. Para referirse a toda una fila se utiliza la notación
nº de
fila:nº de
fila y para referirse a una columna
letra de columna:letra de
columna.
Por ejemplo, para calcular «Media D/F» de la
tercera casilla, hay que indicar Promedio(B3;C3), es decir,
indicar las dos casillas en las que tiene que aplicar la media. Y
para calcular la media en «Media» de toda la fila
tercera se tendrá que indicar como
Promedio(3:3).
Si se calcula primero «Media D/F» y
posteriormente «Media», ¿qué
ocurriría? La respuesta sería que calcularía
la media de toda la fila incluyendo «Media D/F». Esto
también ocurriría si se pretende modificar
algún dato en la tabla y se vuelve a calcular la media sin
eliminar el contenido de las casillas de la columna «Media
D/F». ¿Cómo podría solucionarse este
problema? Una solución sería, primero, calcular las
medias de toda la fila y posteriormente «Media D/F»,
y en caso de que se modificara algún dato habría
que borrar primero las celdas de «Media D/F». Otra
solución que se puede pensar es utilizar fórmulas
que afecten sólo a celdas y no a toda la fila. Pero existe
otra posibilidad, y consiste en utilizar otras opciones para
nombrar a los elementos que se quiere aplicar una
función. Estas opciones
son:
— Izquierda: Aplicará la función
matemática a todas las celdas que se encuentren a la
izquierda de donde esté situado el cursor.
— Derecha: Lo mismo que el anterior, pero hacia la
derecha.
— Debajo: Aplicará la función a
todas las celdas que se encuentren por debajo de donde
esté situado el cursor.
— Encima: Similar al anterior, pero aplica la
función matemática a las celdas que se encuentren
por encima.
Así, por ejemplo, se podría calcular la
media («Media») de la primera fila como:
PROMEDIO(IZQUIERDA)
Anteriormente se ha comentado que al modificar
algún dato de la tabla se podía actualizar
automáticamente el resultado. Para la actualización
hay que seleccionar la celda que se quiere actualizar. Se pulsa
el botón derecho del ratón y en el cuadro de
diálogo que aparece se selecciona la opción
«Actualizar campo», y el dato se modificará
automáticamente al valor que le corresponde.
La representación
gráfica de los datos de una tabla se
realizará con «Microsoft
Graph», que es una aplicación que se puede usar
dentro del procesador. Los diagramas
presentan la información de forma gráfica. Estos
diagramas representan un conjunto de datos que se encuentran en
una tabla. Es decir, que a partir de unos datos que se introducen
en una tabla, y decidiendo qué tipo de gráfico se
quiere, automáticamente se creará el gráfico
que representa a dichos datos.
Para realizar estos diagramas hay que arrancar el editor
gráfico. Para ello, se pulsa el botón
«Insertar gráfico» de la barra de herramientas
y aparece la pantalla. En la parte superior se muestra una tabla
en la que se encuentran unos datos y en la que cada fila
está representada por unas barras de color (en la fila1,
por ejemplo, las barras son de color azul). Un poco más
abajo se muestra un diagrama en el
que se encuentran dibujadas barras de distintos colores. Cada
fila de la tabla se corresponde con un conjunto de barras del
diagrama. Esto significa que se pueden representar varios
conjuntos de
datos en el mismo diagrama (por ejemplo, ventas y
pérdidas en función de los meses).
Una vez que se ha obtenido
el gráfico, se puede cambiar su aspecto. En la barra de
herramientas que aparece al entrar en la pantalla gráfica,
al seleccionar el menú «Formato» se muestran
algunas opciones para cambiar la apariencia del diagrama (tipo de
dibujo, efecto 3D o 2D, color, rotación del dibujo en el
espacio, etc.).
EDICIÓN DE TEXTOS EN
COLUMNAS
La apariencia
o presentación
de un documento es fundamental. En un documento sin formato
no se pueden resaltar las partes más importantes, ni el
mensaje que quiere transmitirse, con lo cual el lector pierde
interés
y termina leyendo sólo el titular, despreciando el
contenido del texto. Por tanto, una buena presentación es
fundamental para cautivar al lector. Una de las posibilidades que
se analizarán en este apartado es poner el texto en
columnas periodísticas. Para definir columnas se pulsa el
botón «Columnas» de la barra de herramientas
Estándar. Arrastrando el ratón en sentido
horizontal se puede elegir el número de columnas que se
quieren insertar.
Una vez elegida la opción de insertar columnas en
el documento, la regla se divide en tantas partes como columnas
se hayan establecido. Esto permite que se puedan utilizar todas
las posibilidades de la regla (márgenes, sangrías,
tabuladores, etc.) a nivel de columnas. Obsérvese que los
marcadores de sangría únicamente aparecen donde se
encuentra el cursor. Esto es así porque cada columna es
tratada como una hoja diferente, es decir, que una vez que se
llegue al final de la columna el cursor aparecerá
automáticamente en la siguiente columna, si ésta no
es la última. En caso de que lo fuera, aparecerá en
la siguiente página.
Una vez definidas las columnas, se comprueba que no se
puede pasar de una columna a la siguiente utilizando las teclas
de los cursores, de la misma manera que no se puede pasar de una
página a la siguiente, o escribir en medio de una
página, si no se ha escrito texto o pulsado la tecla
«INTRO» repetidas veces. Es necesario rellenar toda
una columna para poder pasar a la siguiente. Pero en algunas
ocasiones interesa no completar toda una columna y continuar en
la siguiente. Para ello hay que pulsar la combinación de
teclas «CTRL + SHIFT + INTRO».
Para establecer la distancia entre columnas y su anchura
se elige la opción «Columnas…» del
menú «Formato». Aparece el cuadro de
diálogo con las siguientes opciones:
— Preestablecidas: Permite elegir el tipo de
columnas según muestra el dibujo: Una, Dos o Tres
columnas, Izquierda (la izquierda menor que la derecha) o Derecha
(la columna derecha menor que la izquierda).
— Número de columnas: Otra forma para poner
el número de columnas que se quiere añadir al
documento. En este caso se tienen más posibilidades (una,
dos, tres, cuatro, etc., columnas), todas las que permitan los
márgenes establecidos.
— Ancho y espacio: Para definir el ancho de cada
columna y la distancia entre ellas.
— Columnas de igual ancho: Si señala la
casilla, el ancho será igual para todas las
columnas.
— Aplicar a: Se señalará a partir de
dónde se quieren insertar columnas, si en todo el
documento, a partir del cursor, etc.
— Empezar columna: Para indicar que inserte una
columna donde se encuentra el cursor.
— Línea entre columnas: Inserta una
línea divisoria entre columnas.
Otra de las posibilidades que ofrecen los procesadores
de texto es la de incluir imágenes en el documento.
Estas imágenes
también podían haber sido realizadas con
editores de dibujos, tales como «Paintbrush» o
«Power
Point».
Las formas de insertar una imagen son: importarla
directamente del fichero en el que se encuentra, insertarla desde
«ClipArt» que dispone el Word o también se
puede hacer utilizando la función de pegar una imagen
desde el portapapeles, si previamente se ha copiado o cortado. Se
puede insertar en cualquier parte del documento. Para insertar el
mapa del mundo hay que hacer lo siguiente:
1. Situar el cursor en el punto del documento en que
debe aparecer la imagen.
2. Seleccionar «Objeto…» desde el
menú «Insertar».
3. En «Tipo de objeto» de la pestaña
«Nuevo», se elige «Microsoft ClipArt
Gallery» y se pulsa «Aceptar».
4. En la ventana que aparece se selecciona la
categoría «Mapas_Internacionales». Debajo
aparecerán los tipos de mapa y, entre ellos, se elige
«Mapa del mundo».
5. Pulsar el botón de
«Aceptar».
La imagen
resulta ser demasiado grande. Habrá que disminuirla.
¿Cómo hacerlo? La imagen está rodeada por un
marco con unos puntos cuadrados en las esquinas y en la mitad del
lado. Al pinchar con el ratón en uno de ellos, y sin dejar
de pulsar el botón izquierdo del ratón, se puede
desplazar para adecuar el tamaño de la imagen al deseado.
Para moverla dentro del documento, se hace clic con el
ratón encima de la imagen y cuando el ratón adopta
la forma de cuatro flechas formando una cruz, se puede mover al
arrastrarla con el ratón a una nueva posición
dentro del texto.
VIÑETAS Y NUMERACIÓN DE
PÁRRAFOS
Se podría pensar que la numeración hay que
ponerla directamente a mano. Pero, ¿qué
ocurriría si el número de párrafos a numerar
fuese extenso y hubiera que incluir un párrafo nuevo en
medio de otros dos? Pues habría que volver a numerar todos
los párrafos desde el se acaba de insertar. Pero existe
una función en el procesador que, como siempre, simplifica
las cosas. En la barra de
herramientas existe un botón que tiene unos
números dibujados y permite establecer la
numeración de los párrafos de forma ordenada.
Así, si se quiere insertar un nuevo párrafo en
medio, automáticamente se actualizaría la
numeración y cada párrafo tendría la que le
corresponde. Cada vez que se pulse un salto de línea,
tecla «RETURN», aparecerá
automáticamente un nuevo número de párrafo.
Esto es lo que se conoce como listas numeradas.
A este conjunto de puntos que sirven para
señalar párrafos se les denomina
viñetas. En la barra de
menús existe un botón con el mismo texto
«Viñetas», y al pulsarlo aparece una
viñeta que no es igual a la que se muestra en la figura
anterior. ¿Dónde se puede cambiar el formato de la
viñeta?.
Toda posibilidad que ofrece el procesador hay que
buscarla por medio de los menús. Así que,
¿en qué menú habrá que buscar? Como
es un cambio de formato, habrá que buscar en el
menú «Formato», donde aparece la opción
«Numeración y viñetas…». Al acceder a
dicha opción saldrá el cuadro de diálogo que
se muestra, y en la pestaña «Viñetas»
se pueden ver las diferentes formas de viñetas de que
dispone el procesador. En las pestañas de
«Números» y «Multinivel» aparecen
otras opciones que puede que en algún momento se
necesiten. En la pestaña de «Números»
se puede modificar el estilo de las listas numeradas, de igual
forma que en las viñetas. Y la pestaña de
«Multinivel» lo que ofrece es una serie de
combinaciones establecidas para el caso de que se necesiten
viñetas dentro de otras.
La pantalla aparece al pulsar el botón
«Modificar…». En ella se puede
modificar:
— El símbolo de la viñeta: Cambiando
el «Tamaño», «Color» y la forma
que puede adoptar la viñeta. En la parte superior se
pueden encontrar diferentes estilos de viñetas
predeterminadas.
— La posición de la viñeta:
Referente al estilo que debe tener el texto que acompaña a
la viñeta. Se cambiarán las opciones según
el tipo de alineación que se desee para el texto y la
distancia entre la viñeta y el texto, así como la
distancia entre el texto y la sangría.
Los símbolos utilizados en las
viñetas también
se pueden introducir en cualquier parte del documento como un
carácter especial. Se elige la opción
«Símbolo…» del menú
«Insertar» y automáticamente aparece el cuadro
de diálogo con todos los caracteres especiales. En este
caso el símbolo de la mano se encuentra en la
«Fuente: Monotype Sorts».
De la misma forma que se hacía con las
viñetas, se selecciona con el puntero del ratón y
se pulsa el botón «Insertar». Dicho
símbolo aparecerá en el documento en el lugar donde
se encuentre el cursor. ¿Qué se puede hacer con el
símbolo? Si no se trata de una imagen, ¿qué
es? Si en «Fuente» se selecciona texto normal,
aparecerán caracteres normales de escritura. Esto
significa que cualquiera de los elementos que aparecen son
caracteres. Por tanto, se podrá aplicar cualquier
función que se puede utilizar sobre un carácter
(negrita, cursiva, etc.). En el ejemplo se ha puesto el
símbolo en un tamaño de 24 puntos.
En el documento aparece un texto con un dibujo de fondo.
Dicho dibujo es un archivo que se encuentra en el directorio
«ClipArt» de «Msoffice» y se
utilizará para introducir el editor de imágenes.
Lo primero es aprender cómo insertar un dibujo, o incluso
un texto, detrás del texto del documento. Al
texto o dibujo que aparece en
un plano inferior es a lo que se llama
filigrana o marca de agua.
Se imagina que al añadir un texto o dibujo debajo
de un texto escrito es como si hubiera dos niveles en el mismo
documento, es decir, como si hubiera dos hojas superpuestas. El
encabezado y pie de página se tratan de esta forma. Pero
lo que se ha visto es que al introducir texto en el encabezado,
el resto del texto del documento se desplazaba hacia abajo y no
permite la superposición con el texto del documento. Tiene
que existir una función para que no desplace el
texto.
Como se trata de dibujos, es necesario activar la barra
de herramientas de dibujo. Se activaba presionando el
botón «Barra de dibujo» que aparece en la
barra de botones. Los distintos grupos de botones
que la componen: Estilos de línea, Inserción de
texto, Estilos, color y seleccionar, Posiciones, Movimientos y
Otras funciones. Para que no se desplace el texto lo que se hace
es insertar en el encabezado un cuadro de texto. En este cuadro
de texto se inserta la imagen que aparecerá de fondo en el
documento. ¿Qué hay que hacer? Primero situar el
cursor en el interior del cuadro de texto y, como se quiere
introducir una imagen, habrá que buscar alguna
opción en el menú
«Insertar».
Cuando se han visto las viñetas, se hablaba de
insertar objetos. Se podría pensar que ahora hay que
insertar una imagen como objeto. Pero no. La diferencia entre una imagen y un objeto es que la imagen se puede modificar
en algunos aspectos. Con los objetos lo único que se puede
hacer es aumentar o disminuir su tamaño.
Ya se tiene la imagen dentro de un recuadro. En la
pantalla se va a mezclar el dibujo de fondo con el texto. Para
ver de una manera más clara la imagen, de forma que
aparezca en pantalla sólo el encabezado, en la barra de
encabezado y pie se pulsa el botón «Ver/ocultar
texto del documento». Si se pulsa con el puntero del
ratón el recuadro que rodea a la imagen, aparecerán
los marcadores de tamaño con los que se puede aumentar o
disminuir la imagen según el tamaño que se
quiera.
Existe otro tipo de opciones que no se han visto cuando
se presentó la barra de herramientas de dibujo. Estas
opciones son las que se presentan al final de la barra. Lo que se
puede hacer con los cuatro botones es:
— Poner una cuadrícula: Establece una
cuadrícula para facilitar la colocación de la
imagen en filas o columnas.
— Alineación: Alinea el dibujo a la
posición que se le indique.
— Crear una imagen: Para crear una imagen
utilizando la barra de herramientas, sin necesidad de tener que
importar una imagen.
— Insertar marco a la imagen: Otra forma de
insertar un marco al dibujo.
COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
En muchas ocasiones se necesita mandar el mismo
documento a distintas personas. Por tanto, interesa escribirlo
una sola vez y conectarlo de forma automática con los
datos de las distintas personas. El procesador de textos permite
realizar estas tareas. Si se quiere enviar una carta
personalizada a un grupo de
personas seleccionadas, se escribe la carta modelo y luego
el procesador se encarga de combinar ambos archivos
utilizando la función de combinación de
correspondencia o también denominada fusión de
correo. Aplicando esta función se consigue realizar
documentos de forma rápida y sencilla. La
combinación de
correspondencia ofrece gran cantidad de
posibilidades.
La combinación de
correspondencia es una aplicación del
procesador para crear documentos personalizados, es decir, un
mismo documento para distintas personas. Para ello se necesitan
dos archivos, uno que contenga el texto del documento y otro que
contenga los datos de las personas. Este último se puede
crear o bien utilizar los datos de un programa de base de datos
compatible con Word. Para este ejemplo se creará el
fichero de datos en el propio procesador. La utilidad de esta
función es que con escribir una sola vez un documento
primario, la carta modelo, se pueden obtener tantos documentos
personalizados como nombres y direcciones de personas (registros) haya
en la base de datos. Si no se aplicara esta función,
habría que escribir la carta tantas veces como personas
vayan a recibir la carta. Esto resulta muy útil en el caso
de las empresas para
enviar cartas a sus clientes.
Una base de datos se compone de registros y
éstos, a su vez, de campos. En esta carta el nombre, los
apellidos, la dirección y la provincia son campos y todos
ellos constituyen un registro. La
diferencia está en que en vez de los datos de la persona
aparece un identificador entre comillas por cada dato, indicando
que en ese lugar tiene que aparecer el nombre, la
dirección o cualquier otro dato de la persona. Son los
campos.
Los registros del
fichero «datos.doc» pueden variar a lo
largo del tiempo. Es necesario añadir más
registros, borrar alguno de los existentes o cambiar el valor de
alguno de los campos. Por tanto, es necesario aprender a
modificar el fichero de datos que se había creado
anteriormente. Por ejemplo, supóngase que se quieren
enviar más cartas a otras personas. ¿Qué
habría que hacer? Recuperar el archivo de la carta
principal, el que contiene los datos, y luego añadir
más registros al fichero de datos. La forma de acceder al
fichero de datos es seleccionar la opción «Combinar
correspondencia» del menú «Herramientas»
y pulsar el botón correspondiente a «Editar»
los datos. Se accede a los últimos registros utilizando
las flechas que aparecen en la parte inferior de la ficha de
datos y se pulsa el botón «Agregar nuevo…».
En este momento ya se pueden introducir los datos
correspondientes al nuevo registro.
Otras posibilidades son: establecer un orden alfabético
entre los datos, eliminar o agregar campos y registros,
etc. Las principales tareas que permite usar la barra de
herramientas son:
— Ficha de datos: Para acceder
automáticamente a la ficha de datos.
— Administrar campos: Pulsando este botón
aparece directamente la pantalla que permite añadir o
eliminar campos (dirección, nombre, etc.).
— Agregar registro nuevo: Aparece una nueva fila
para añadir los datos personales de otra
persona.
— Eliminar registro: Borra el registro (toda una
fila) en el que está situado el cursor.
— Ordenar ascendente y descendentemente: Ordena
ascendente o descendentemente, según el botón que
se presione, toda la columna de campos en que se encuentre el
cursor. La ordenación
es tanto alfabética como numérica. Si se
ordena una columna, las demás columnas adoptarán el
mismo cambio para que los datos de la misma fila se sigan
correspondiendo.
— Insertar Base de datos: Inserta
información de una base de datos.
— Actualizar campos: Para el caso de que el campo
esté formado por operaciones matemáticas y se haga una
modificación en los datos que afecte a las celdas
referenciadas por la fórmula.
— Buscar registro: Busca un dato en concreto,
administrándole el campo al que pertenece. Cuando se haya
escrito el dato en «Buscar:» se podrá pulsar
el botón «Buscar primero». Si lo encuentra el
botón aparecerá como «Buscar siguiente»
y, al pulsarlo, buscará el siguiente campo que se
encuentre con el mismo nombre.
— Documento principal: Pulsando este botón
se pasa directamente a la carta modelo.
Hemos visto cómo realizar pequeños dibujos
y conseguir imágenes que ya están dibujadas. Pero
los periódicos, carteles publicitarios, revistas, etc.,
están llenos de textos llamativos. Se utilizan para
conseguir una buena presentación de una memoria, para
realizar carteles vistosos, presentaciones, etc. Pero hasta ahora
lo único que se ha visto es cómo conseguir grandes
tamaños, distintos aspectos y distintos tipos de
letra.
Para realizar textos
llamativos se dispone de una herramienta llamada
«WordArt», y se encuentra en el mismo lugar que el
«ClipArt Gallery» que se utilizaba para insertar
imágenes en el documento. Se despliega el menú
«Insertar», se selecciona la opción
«Objeto» y en la pestaña «Nuevo»
se elige «Microsoft WordArt 2.0». Al iniciar
«WordArt» aparece una pantalla diferente con el mismo
documento en el que se está trabajando. Esto significa
que, una vez que se salga de dicha pantalla, se situará el
texto que se acaba de crear en la posición donde se
encontraba el cursor. Por tanto, lo primero es situar el cursor
donde se vaya a insertar el texto.
Al iniciar «WordArt» aparece una pantalla.
Lo más llamativo es el cuadro de diálogo
(«Escriba el texto aquí»). El texto que se
encuentra en dicho cuadro es el que aparece también en la
pantalla. Es en este cuadro de diálogo donde hay que
insertar el texto que se quiere que luego aparezca en el
documento. Se observa que han desaparecido la mayoría de
las barras de herramientas y la única de la que se dispone
es la de «WordArt». Aquí se encuentran la
mayoría de las utilidades que se van a utilizar para dar
forma al texto.
Las diferentes formas que puede adoptar el texto que se
encuentra en el cuadro de diálogo «Escribe el texto
aquí», son:
— Perfil: Los distintos aspectos de los que se
dispone son los que aparecen al pulsar la flecha del primer
recuadro de la barra de herramientas. El aspecto se irá
modificando inmediatamente a medida que se elija entre uno u
otro, de tal manera que al verlo se pueda elegir el más
llamativo. En el ejemplo se ha utilizado el quinto de la primera
columna.
— Fuente: Permite elegir el tipo de letra. En el
ejemplo, Arial.
— Tamaño: Ajusta el tamaño del
texto. En el ejemplo se ha puesto a 40 puntos. Si se quiere
ajustar al recuadro que rodea al texto habrá que
seleccionar «Ajuste perfecto».
Y los botones de los que se dispone son:
— Negrita y cursiva: La misma funcionalidad que
tenía hasta ahora.
— Altura de las letras: Permite que adopten el
mismo tamaño todas las letras del texto, incluidas
mayúsculas y minúsculas, con o sin
acento.
— Giro: Gira 90 grados hacia la derecha todo el
texto.
— Ajuste: Ajusta el texto al borde exterior que le
rodea.
— Alineación: Dispone la alineación
del texto en relación al borde que lo rodea. En el ejemplo
se tiene alineación al centro.
— Espacio entre caracteres: Permite elegir el
espacio que se desee situar entre dos caracteres. Se puede elegir
entre los que ya vienen determinados: Muy estrecho, Estrecho,
Normal, Separado o Muy separado. También se puede utilizar
un ajuste «Personalizado» introduciendo el tanto por
ciento de espacio que se desea ente caracteres. Si no se elige
ninguna opción, por omisión se encuentra el
espaciado «Normal».
— Rotación: Permite rotar el texto en la
pantalla. Al presionar este botón aparecerá un
cuadro de diálogo en el que se puede elegir: la
rotación del texto que se quiere en relación a la
página, aumentando o disminuyendo el número de
grados en «Rotación», y elegir más o
menos forma redondeada para el texto aumentando o disminuyendo el
porcentaje de «Ajustar».
— Diseño del fondo: Para elegir un fondo en
el grosor de las letras.
— Sombreado: Se puede añadir una sombra al
texto. Existen varios aspectos que se verán más
adelante.
— Bordes: Existe la posibilidad de añadir
un borde a las letras. Para ello se pulsa el botón de
bordes de manera que aparezca un cuadro de diálogo en que
se puede seleccionar el grosor y el color de la línea que
va a bordear a cada carácter en «Grosor» y
«Color». El grosor que lleva el título del
ejemplo es «Muy fino» y el color,
«Automático».
En la explicación de los estilos, se
definían un conjunto de características del texto
como negrita, tipo de letra, tamaño, etc. Y,
posteriormente, se aplicaban todas esas características a
un texto. El estilo se refería a aplicar
características, pero no a acciones como borrar, escribir
un texto, realizar tablas con solo pulsar unas teclas,
etc.
En la realización de documentos existen
algunas operaciones
rutinarias que se repiten con frecuencia. Estas
operaciones reúnen acciones que siempre se repiten en el
mismo orden. Imagínese que se puede utilizar una
herramienta en la que quedarán «grabadas» una
serie de acciones y que, mediante una combinación de
teclas, como sucedía en los estilos, estas acciones se
ejecutan de manera inmediata. Estas operaciones pueden consistir
en la repetición de varias
teclas, por ejemplo activar una determinada
operación para la escritura de un determinado
párrafo.
Las macros
permiten realizar estas operaciones de una forma rápida y
sencilla. Por tanto, una macro es una aplicación que resume
todo un conjunto de acciones que el usuario realiza siempre en el
mismo orden. El hecho de realizar una macro es muy parecido a la
acción
de grabar en un casete. Por ejemplo, un encargado de la limpieza
se marcha de vacaciones y debe dejar detalladas las tareas al
nuevo encargado para que continúe con su trabajo durante
su ausencia. Para ello, graba las tareas que debe realizar a lo
largo del día en un casete. Habrá que especificar,
paso a paso, lo que debe hacer desde el momento en que entra en
el edificio: «Al entrar por la puerta dirígete a la
izquierda, entra en la primera puerta a la derecha y limpia
sólo las computadoras; luego, sal y dirígete a la
derecha y sube las escaleras, etc.». Y esto lo
tendrá que realizar todos los días y no será
necesario grabar una cinta para cada día. De la misma
forma hay que tratar al procesador como si no supiera nada, hay
que indicarle lo que tiene que hacer en todo momento.
TENDENCIAS FUTURAS
Como conclusión, se puede decir que
los procesadores de texto
son programas que
permiten escribir y componer textos. En principio surgieron para
crear documentos sencillos, como cartas, memorándums,
notas internas, trabajos escolares, libros, etc. En todos estos
documentos tienen una característica común: el
texto se suele disponer en una sola columna y no incluye dibujos
ni recursos
sofisticados, aunque sí características como
subrayado, negrita, cursiva, distintos tipos y tamaños de
letra, centrado, justificación, tabulación,
etc.
Actualmente los
procesadores son verdaderos programas de autoedición, ya
que con ellos se pueden realizar prácticamente cualquier
tipo de documento, desde un documento periodístico con
fotografías digitalizadas, gráficos, columnas,
tablas, etc., hasta documentos extensos y subdocumentos.
Introducir bases de datos,
hojas de
cálculo e incluso permiten crear pequeñas bases
de datos, hacer operaciones matemáticas, textos
llamativos, referencias cruzadas, epígrafes, etc. En
definitiva, permiten la escritura y composición de textos
a un nivel profesional.
Continuamente se están presentando en el mercado
nuevas versiones que ofrecen nuevas características, tales
como autocorrección lingüística, opciones para crear
directamente páginas
Web de Internet, búsqueda y
sustitución gramatical, desplazamiento rápido de
los bloques de texto en la pantalla, etc.
Las nuevas
tendencias de Internet están revolucionando
todo el mundo informático y, sobre todo, el de los
procesadores. Las nuevas tendencias son intentar utilizar la
red Internet como
si fuera un gran disco duro y
un sistema
operativo. Se pretenden incluir lenguajes de aplicaciones
Web que
permitan no sólo intercambiar información, sino que
una conexión internet funcione como si fuera un sistema
operativo. Esto supone que se produzcan PC’s y programas de
bajo coste con prestaciones
mínimas y que herramientas tales como ortografía,
sinónimos, programas de gráficos, de textos
llamativos, de imágenes, etc., puedan funcionar a
través de la red.
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superior
INTRODUCCIÓN
Trabajar con grandes cantidades de información
plantea problemas serios cuando se trata de seleccionar,
consultar, modificar y discriminar parte de ella. Por tanto, es
necesario dotar al conjunto de dicha información de una organización y estructura
adecuada. Para conseguirlo, se han utilizando las
tablas como soporte
básico de almacenamiento de
la información. Las columnas corresponden a los
distintos campos y las
filas corresponden a los registros. Los campos están
formados por las características de que se compone la
información con la cual se va a tratar. Por ejemplo, si se
trata de almacenar información relativa a libros, algunas
de las características que interesan son: el ISBN,
número estándar internacional del libro (en
inglés
International Standard Book Number), TÍTULO y AUTOR que
compondrán las columnas, en tanto que, en las filas, se
almacenarán los distintos libros de que se
disponga.
Sin embargo, la información organizada y
estructurada en forma de tabla no es suficiente,
pues los datos contenidos en cada tabla rara vez son fijos a lo
largo del tiempo y tampoco surgen de forma ordenada. Esto implica
disponer de un método de trabajo que permita actualizar y
ordenar los datos contenidos en dichas tablas.
Es decir, la información global, que es la que
se encuentra directamente en el mundo real, es inmanejable en su
totalidad. Por tanto, se hace necesario, en primer lugar,
establecer un proceso de
selección de la información global
para obtener la información de interés. El paso
siguiente, es la
organización de la información de
interés. Este paso es
necesario para acceder a la información de una
forma rápida
y fácil.
Por tanto, interesa disponer los datos en forma de tablas, y se necesita un
campo o una serie de campos que identifiquen
inequívocamente cada fila almacenada en la tabla, esto
evitará tener dos filas con la información
duplicada. Para ello, este campo debe rellenarse
obligatoriamente, y a esta información identificadora se
le denomina clave principal. Para aclarar la idea de clave
principal considérese el ejemplo del DNI. Este
número es único para cada persona, no hay o no debe
haber dos DNI iguales. Otro ejemplo de clave principal
sería el nombre, los apellidos y la dirección de
una persona, todos formando la clave principal. Es casi imposible
que estén viviendo en una misma dirección dos
personas con el mismo nombre y apellidos. En el caso de una
biblioteca la
clave principal debería ser el ISBN, ya que este
número, similar al DNI de las personas, es único
para cada libro.
A medida que la información aumenta, las tablas
manuales se
hacen cada vez más difíciles de manejar. Los
problemas de espacio y
dificultad de acceso
son muy importantes. Para dar una idea de esto, en un
disquete de computadora se pueden almacenar entre 20 y 40
páginas de una guía telefónica, normal, y un
disco duro tiene una capacidad para almacenar más de una
docena de novelas de gran
volumen. Hay
que buscar una solución que permita un tratamiento y una
manipulación sencilla de los datos.
Las computadoras son, por tanto, un medio adecuado para
resolver estos problemas. Permiten ordenar, insertar, borrar y
modificar los distintos registros de una forma sencilla, y,
además de ahorrar mucho
espacio en su almacenamiento, permiten un
acceso muy rápido
a la información. Para ello se han desarrollado
paquetes de software
especializados en el tratamiento de este tipo de
información. Se conocen como Gestores de
Bases de Datos.
El hecho de pasar las tablas manuales a la computadora
no produce ningún cambio en la organización de la
información. Una tabla manual, pasa con su misma
estructura a la computadora. Lo único que cambia es el
soporte de la información: pasa de estar en papel a estar
en un archivo cuyo soporte es magnético. Una vez en la
computadora, se pueden realizar las mismas operaciones que se
hacían manualmente, sólo que ahora mucho más
rápidamente y ocupando menos espacio. Por ejemplo, el
insertar un registro en una tabla manual de gran tamaño
supone rehacer la tabla. Sin embargo, esta operación es
mucho más fácil para el usuario cuando maneja una
tabla en la computadora.
Una base de datos es, pues, un conjunto de
información estructurado. Generalmente, la estructura es
la de tabla.
Se llaman Gestores de Bases
de Datos a los programas que se encargan de definir
la estructura de los datos, así como recuperar y manejar
los datos almacenados en la computadora.
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Francisco Javier Ayala
Martinez
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