El Datawarehouse y
el Business
Intelligence en Gobierno
- Introducción
- La
interoperabilidad - La calidad de los
datos - La Inteligencia de
Negocios - El riesgo de no hacer
nada - La Inteligencia
Institucional - Homologar la
diversidad - Conclusiones
- Bibliografía
El Datawarehouse es un deposito donde se almacenan los
datos que
la
organización utiliza para saber como esta funcionando.
El almacenamiento de
datos concentra mucha información proveniente de los procesos, de
los sistemas
operativos y financieros de los GRP’s y CRM’s
entre otros.
El Datawarehouse es un componente del modelo de
Bussines Intelligence, en cuya base se encuentra el almacén,
la infraestructura conformada por la base de datos
donde se integra toda la información; sobre él
están las herramientas
para presentar informes y
hacer consultas; mas arriba esta la estrategia de
inteligencia
de negocios
formada metodologías que se ciñen a las mejores
practicas, la cultura
organizacional y las habilidades de desarrollo con
las que se cuenta para sacar mayor provecho de la infraestructura
y de las aplicaciones.
La Inteligencia de Negocios consiste en convertir
datos en información útil, en utilizar datos para
conocer el desempeño de una organización. Él vinculo entre la
inteligencia de Negocios y la tecnología es
fundamental, porque es la zona donde se traducen los datos en
información útil para la organización. Es un
puente que transforma, depura e integra datos.
Los Fracasos
La mayoría de los fracasos se debieron a que las
organizaciones
adoptaron una perspectiva equivocada: lo vieron como un asunto
tecnológico y no como un asunto institucional. Las
personas que estaban a cargo de las tecnologías de la
información propusieron hacer un Datawarehouse "Lo
Construimos y se lo entregamos a la
Empresa"
En segundo lugar, muchos buscan solucionar demasiados
problemas de
un solo golpe, en lugar de alcanzar la madurez con las
aplicaciones, las herramientas y la metodología.
Un tercer problema esta relacionado con la persona que
autoriza el financiamiento, Puede irse de la
organización y entonces alguien puede decir: "¿Por
qué estamos gastando esta cantidad de dinero?" No
entiendo, el presupuesto se
está acabando y tengo otras prioridades.
El cuarto problema surge con el cambio de
requisitos
Finalmente esta el tema de la falta de capacitación de los usuarios. Aunque en
teoría
haya un buen DataWarehouse y se hayan implementado exitosas
herramientas en sus aplicaciones, si no se capacita a los
usuarios para que utilicen los datos para tomar decisiones,
jamás lo usaran y todo mundo acabara diciendo que no sirve
porque no añade valor le
dará la espalda y dirá que fue un
fracaso.
El Datawarehouse puede ser utilizado para incorporar y
reunir la información de todas las dependencias y
conformar así una visión integral de la
operación de la institución.
Los datos se encuentran en múltiples sistemas; hay que
traducirlos a un idioma común, es decir; hay datos que
generan el procesador
central, el GRP, el CRM y todos están en un lenguaje
distinto.
El mejor indicador de que los datos cuentan con
suficiente calidad es que sean susceptibles de ser utilizados por
la organización, pero las tecnologías de la
información no pueden decidir cual es el nivel de calidad
necesario que deben tener los datos.
Es la parte directiva de la institución la que
debe indicar cuáles son las metas de calidad que deben
tener los datos, y por lo tanto deben especificarlos y luego dar
la instrucción para que se desarrollen en esa dirección, si estos desarrollos se dan
desde la perspectiva de toda la organización, si hay
alguien que realmente dirija el proyecto desde un
punto de vista integral, la eficacia del
Datawarehouse se multiplicara y encontrara éxito.
Los gobiernos deben aprender a administrar
información y crear conocimiento
El volumen de
información que se produce ha crecido tanto, que la
eficiencia en
el manejo de los factores de la producción depende cada vez más de
la manera en que se administra y planifica el ciclo de
creación y utilización de la información. La
información es una activo, pero su utilización no
esta ligada a los procesos que la generan: se produce en un
tiempo y lugar
distinto al de su utilización y aplicación, por lo
que su valor esta determinado por quien la usa, y no por quien la
produce. Los gobiernos no están exentos de esta
situación.
En el Reporte Mundial del Sector Publico de 2003, la
Organización de las Naciones Unidas
(ONU) indica que
uno de los factores clave para el éxito de los e-gobiernos
es que los gobiernos aprendan a administrar información
para crear conocimiento.
Dicho de otro modo: para que los gobiernos generen valor
público deben utilizar eficientemente la
información, esto es, información que genere
conocimiento.
Los gobiernos son el mayor, retenedor y proveedor de
información, y agrega que en un mundo globalizado donde
los mercados
enfrentan una creciente competencia, la
innovación es más importante que
la
Productividad o la eficiencia en costos, y que
tanto los individuos como los gobiernos no solo tienen que
resolver nuevas ecuaciones
para alcanzar sus objetivos,
sino que estas ecuaciones contienen un porcentaje cada vez mayor
de variables
desconocidas. Este entorno exige que los gobiernos eleven su
capacidad para administrar información y crear
conocimiento; de lo contrario enfrentaran una situación de
abundancia información y déficit de
conocimiento.
Para enfrentar este reto los gobiernos, implantan
complejos sistemas de
información gracias a las tecnologías de la
información y la
comunicación (TIC).
Él desafió es que las instituciones
implementen estrategias de
administración de información y
creación de conocimiento que combinen herramientas
tecnológicas, procesos aplicaciones y mejores practicas.
Una estrategia de esta índole pondrá a prueba,
típicamente, a la organización en su conjunto: su
gente, su cultura organizacional, sus procesos y aplicaciones que
generen información, y su infraestructura
tecnológica.
Las estrategias encaminadas a resolver los problemas de
administración de información y creación de
conocimiento se encuadran bajo el concepto de
inteligencia de negocios o BI por sus siglas en ingles (Bussiness
Intelligence).
En México los
gobiernos hacen esfuerzos para que cualquier persona y en
cualquier momento disponga de información publica, pero se
hace cada vez más evidente que nuestra sociedad
requiere, mas bien, no solo el acceso a la abundante
información publica, sino que sea confiable y precisa, lo
que significa confiar en la fuente que provee esa
información.
El gobierno esta
obligado a realizar una serie e esfuerzos que tendrán una
alta probabilidad de
fracaso si no se reconoce que la incumbencia en el tema no es
solo de las áreas informáticas y/o
tecnológicas, sino de toda la
organización.
El reto no es resolver el problema tecnológico de
múltiples bases de datos,
sino de resolver el problema estructural que consiste en la
abundancia de información y de la falta de conocimiento al
interior de las instituciones.
La compleja política y la
escasez
presupuestaria que enfrentan los gobiernos en México
exigen que los proyectos de BI.
Sean evaluados tanto por los beneficios que representan como por
el riesgo de no llevarlos a cabo. Por esto, lo más
recomendable es que las estrategias BI se aborden bajo el enfoque
mixto de maximización de beneficios y minimización
de riesgos. Las
estrategias deben maximizar la eficiencia en el manejo de la
información y la eficacia de los procesos y aplicaciones;
pero al mismo tiempo deben minimizar el riesgo de la rigidez
institucional motivada por la inexistencia de información
accesible para generar los conocimientos necesarios, así
como el riesgo de tener procesos y sistemas
redundantes.
No es lo mismo Inteligencia de Negocios que la
Inteligencia Institucional porque los indicadores
para medir el desempeño de las organizaciones en cada caso
no son iguales
"La información es el capital
más valioso de toda organización"
La Información sobre el desempeño de una
organización es la única fuente para evaluar su
funcionamiento, y la herramienta primaria para planificar su
futuro. Sirve para medir la eficiencia de las inversiones y
su retorno en beneficios para corregir oportunamente los posibles
errores y desviaciones, y permite generar un ciclo virtuoso de
ejecución y evaluación
permanente, siempre ligado a la operación diaria de los
programas de
trabajo.
Esta actividad no quedó restringida al mundo
empresarial. Para la administración
pública se creo el concepto Inteligencia
Institucional, que gana en precisión y pertinencia al
advertí en su desarrollo las complejidades y rasgos
característicos de la tarea gubernamental.
La diferencia más importante entre la
Inteligencia de Negocios y la Inteligencia Institucional es la
medición del Retorno de Inversión (ROI por sus siglas en ingles).
Para las instituciones gubernamentales, el ROI no es
únicamente un balance de resultados financieros. Su
medición tiene indicadores tales como: más y mejor
educación,
más y mejores empleos, o reducción de la pobreza, por
citar algunos ejemplos. De ahí que los datos que sirven
para medir el desempeño de los gobiernos no se encuentran
en las oficinas públicas, sino en la calle, en las
ciudades y pueblos, o de dicho de otro modo, en la
satisfacción ciudadana y en una mejor calidad de
vida para todos.
Una segunda gran diferencia entre la
implementación de una estrategia de Inteligencia de
Negocios y una Inteligencia Institucional, es la heterogeneidad
de las fuentes de
información. Para una empresa,
cruzar diferentes datos sobre su operación puede resultar
complejo, pero cuando se trata de organismos gubernamentales las
fuentes son
mucho más diversas. El gobierno es la suma de una gran
variedad de dependencias, organismos, empresas
paraestatales, organizaciones sociales y ciudadanas, entre otras,
que trabajan en distinto ámbitos territoriales.
¿Es posible entonces, homologar peras con
manzanas? ¿Existe la herramienta tecnológica que
haga posible cruzar datos tan diversos de Instituciones tan
disímiles?
El interés
del gobierno en aplicaciones de Inteligencia Institucional se
debe a que estas herramientas son capaces de integrar
información proveniente de distintos sistemas. Las
dependencias pueden tener datos dispersos tanto en sistemas
tecnológicos avanzados como en programas elementales tipo
Excel. Pero
gracias a esta herramienta podrán extraer
automáticamente la información relevante que
requieren aquellos que tomen decisiones.
Construir herramientas de
análisis
La información seleccionada y extraída de
las bases de datos se presenta al usuario en su escritorio a
través de pantallas dinámicas, con amplias
capacidades para analizar y proyectarla de manera
multidimensional, o bien, combinarla con distintos
parámetros que arrojen mejores
interpretaciones.
Medir el desempeño y los
resultados.
Al provenir la información de las bases de datos
operativas de la dependencia, el funcionario se asegura que esta
conociendo información de la fuente original, sin
"maquillajes" ni sorpresas en cuanto a sí veracidad, por
su parte, el responsable de los datos sabe que únicamente
podrá mejorar los resultados de su información si
el conjunto de la institución mejora su
desempeño.
- Jim Keogh, J2EE Manual de
Referencia, Mc Graw Hill, Interamericana de México, SAU
2003 - Mike Clark, Mark Waterhouse, Piter Fletcher, Web Services
Business Strategies and Arquitectures, Ed. Wiley,
2004 - Revista Politicadigital una publicación de
NEXOS, Editorial NEXOS. Ejemplar 4, Pag. 79
GRP. Generation Research Program
CRM. Customer Relationship Management
(Administración de las relaciones con los clientes)
BI. Business Intelligence (Negocios
inteligentes)
TIC. Tecnologías de la información y la
comunicación
ROI. Return On Investment
Autor:
Sofía Mónica Rivera
Victoria
Administración de Tecnologías de
Información
Asesor:
Noel Jardiel Hernández Ayala
Actualmente cursando la
Maestría en Administración de Redes y
Telecomunicaciones