Importancia de la toma de decisiones
asistidas por computadora en
el sector empresarial
Decision support systems couple the
intellectual
Resources of individuals with the
capabilities of
the computer to improve the quality of
decisions.
Turban & Aroson.
En el presente documento se aborda el problema de la
toma de decisiones que en la actualidad se ha vuelto cada vez
más compleja, debido a las características del
entorno económico al que se enfrentan las empresas y a la
cantidad de información que debe manejarse. Por tal
razón, en apoyo a quienes toman decisiones se han
construido diversas herramientas
informáticas: como por ejemplo, los sistemas de apoyo
a la toma de decisiones (DSS) que permiten a las empresas ser
más flexibles en el entorno global de la nueva economía y asimismo
tomar decisiones en forma más acertada.
La aldea global, como se ha denominado al mundo
postmoderno, se caracteriza por la interrelación e
interdependencia económica de todos los países del
orbe, así como el empleo de los
avances
tecnológicos en los procesos de
producción y comercialización; lo cual exige de las
empresas un nivel de competitividad
fundamentado en sus recursos internos
y en las relaciones que pueden establecer con su entorno social,
político, económico y cultural.
Por lo anterior, la nueva tecnología ha
transformado la forma de hacer negocios.
Consideramos que este elemento es importante, ya que actualmente
la tecnología juega un papel esencial en las empresas,
principalmente como una herramienta de apoyo para lograr una
ventaja competitiva.
Con esta idea, la
administración de las empresas se ha visto inmersa en
una transformación radical, ya no podemos pensar en una
organización vertical donde una sola
persona decide
el cómo, el cuándo, el con qué, etc. del
proceso
administrativo.
La toma de decisiones se ha convertido, por lo tanto en
un factor fundamental del proceso
administrativo a lo largo y ancho de la
organización, además de la importancia que
conlleva el compartir datos y tener la
información en el lugar y en el momento oportunos. Para
ello se han instrumentado los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS) que permiten de forma más eficiente
lograr lo anterior.
Al interior de una organización, se deben tomar
decisiones en diferentes niveles. En este sentido,
Martínez Sarmiento (2002) nos señala los
siguientes:
La toma estratégica de decisiones que consiste en
determinar los objetivos,
políticas y recursos de una
organización, la cual está a cargo de los
directivos de las empresas.
El control
administrativo se refiere a la eficiencia y
eficacia con
la que se emplean los recursos. Este control
está a cargo de las unidades operativas.
La toma de decisiones a nivel conocimientos se encarga
de la innovación de nuevos productos,
servicios y
distribuir la información al interior de la
organización.
La toma de decisiones para el control operativo
determina la forma de realizar las tareas específicas
establecidas a niveles de mediana y alta gerencia.
De igual manera, según los criterios y la forma
como se toman las decisiones, éstas se pueden organizar
en: estructuradas, no estructuradas y
semiestructuradas.
Las decisiones estructuradas son aquellas que cuentan
con un proceso perfectamente definido para llevarse a cabo, es
decir, que se realizan rutinariamente, no cambian; por ejemplo,
la selección de
personal en una empresa para
un puesto determinado se da siempre de la misma
manera.
Las decisiones no estructuradas no cuentan con un
procedimiento
predeterminado, quien debe tomar una decisión se basa en
criterios, valoración y puntos de vista sobre el problema
que se presenta, así como en el entorno en el cual se
sitúa la problemática a resolver: por ejemplo, las
decisiones sobre las inversiones de
una empresa cuando
genera ganancias extras.
Las decisiones semiestructuradas consisten en que parte
del problema sea estructurado y algunos otros elementos no lo
sean. Un ejemplo de lo anterior lo encontramos en los casos de
ascensos de personal, ya que
algunos factores están predeterminados y otros
no.
Lo anteriormente señalado se esquematiza en el
gráfico que a continuación se presenta. En
él se observan las relaciones que se establecen entre los
distintos niveles de toma de decisiones y los criterios y la
forma en que esas se toman.
De acuerdo a la clasificación anterior, se
puede contemplar cómo los DSS únicamente se manejan
a nivel de decisiones semiestructuradas y no estructuradas ya
que, como sabemos, en estos niveles es donde se requiere el apoyo
tecnológico de esa herramienta informática.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son
"interactive computer-based systems, which help decision maker
utilize data and models to solve unstructured problems" (Gorry
and Scott Morton,1971, en Turban & Aronson, 2001:13); es
decir, son sistemas interactivos basados en computadora, los
cuales ayudan a tomar decisiones utilizando datos y modelos para
resolver problemas no
estructurados.
Estos sistemas son utilizados en los niveles gerenciales
de la organización en aspectos tácticos o
estratégicos como por ejemplo un Sistema de Análisis de Mercado que tome como datos
las condiciones ambientales en las que se desenvuelve la
organización y ofrezca como salidas información
estructurada del ambiente para
que los tomadores de decisiones puedan elegir el mejor camino a
seguir.
Los DSS se encuentran compuestos por:
- Una base de
datos, dónde se almacenan los datos que puedan ser
útiles para la toma de decisiones. - Una base de modelos, los cuales permiten seguir una
metodología en la toma de
decisiones. - Un administrador
de la base de datos, conformado por programas que
administran la base de datos (software). - Un administrador de la base de modelos que consiste
en programas informáticos que administran los
modelos. - Una interfaz de usuario, elemento mediante el cual el
usuario interactúa con el sistema.
Como se muestra en la
siguiente figura.
Algunas de sus características principales
son:
- Rapidez en el análisis de datos.
- Flexibilidad en el manejo de
información. - Sensibilidad para el manejo de
información - Implementa la intuición y el juicio en el
análisis. - Cuentan con modelos de análisis de
información. - Dependen de información suministrada por
fuentes
externas. - Brindan al usuario un acceso rápido y
sencillo a la información.
El manejo de un sistema de apoyo a la toma de decisiones
reporta a las empresas una serie de beneficios que consisten, por
ejemplo en: el incremento en la velocidad del
procesamiento de
datos, aumento en la productividad,
ahorro de
tiempo, mejora
la calidad en la
toma de decisiones lo que reduce los costos a lo largo
de toda la organización, así como brinda una gran
capacidad de almacenamiento de
información y el procesamiento de datos.
Como se puede observar a lo largo de este trabajo,
resulta imprescindible para las empresas en la actualidad contar
con el soporte tecnológico que les permita competir
eficientemente en el mercado
mundial.
Sin embargo como la implementación de estas
herramientas resulta costosa y requiere amplios periodos de
tiempo para observar sus beneficios, las pequeñas y
medianas empresas, sobre todo, pueden optar por implementar
sistemas más pequeños que pueden resolver
satisfactoriamente sus necesidades.
Reconocemos el valor y la
importancia de la tecnología, pero no olvidemos que el
factor humano siempre será insustituible.
Turban, Efraim y Aronson Jay E. (2001), Decision
Support Systems And Intelligent Systems, Sixth edition,
Prentice Hall, New Jersey.
Martínez Sarmiento, Henry. (2002), "Sistemas de
Información Gerencial", [documento WWW]. Consultado el
08 de junio de 2004 en
URL:
Martínez Sarmiento, Henry. (2002), "Toma de
decisiones", [documento WWW]. Consultado el 08 de junio de 2004
en
URL:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/92402/capitulos/capitulo10/cap107.html
DSS de México,
(S/F), Casos de éxito,
[documento WWW]. Consultado el 09 de junio de 2004 en URL:
http://www.dssmexico.com.mx/casos_exito.htm
Leticia Pureco Reyes
Campus Morelia.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE
MONTERREY