tecnología al alcance de las
Pymes
Las Pymes nacionales
representan un aporte muy importante al desarrollo
económico del país, por lo que debemos estar al
pendiente de la manera en la que estas empresas buscan
competitividad
en un mercado cada vez
más abierto y global. La supervivencia en un mercado que
cada vez es más exigente está haciendo que las
empresas busquen maneras de mantenerse a flote y un DSS
representa precisamente un salvavidas para estas empresas. Los
beneficios esperados a la implementación de un DSS van
desde ahorros en costos hasta la
satisfacción de nuestros clientes, pero el
principal problema es que los empresarios Pyme no saben
esto. Los requisitos para la implementación de un DSS en
una Pyme no son más complejos que la iniciativa del
empresario y
muchas decisiones que tomar, con esto nos damos cuenta de que los
DSS son una tecnología que
están al alcance de las Pymes.
PALABRAS CLAVE
PYMES, DSS, Sistema de
soporte a la decisión, Decisiones,
Globalización
Hoy en día podemos encontrar una gran cantidad de
definiciones acerca de lo que son las Pymes (pequeñas y
medianas empresas), pero para efectos de simplificación en
este trabajo
consideraremos como una Pyme a la que dependiendo de su giro y a
su número de empleados se clasifique como pequeña o
mediana de acuerdo a la siguiente tabla:
Tamaño de la | Industria | Comercio | Servicios |
Pequeña | 1-30 | 1-5 | 1-20 |
Mediana | 31-100 | 6-20 | 21-50 |
Grande | 101 + | 21+ | 51+ |
Las Pymes en México,
que emplean al 78% de la población económicamente activa y
aportan el 68% al PIB,
representan un aporte muy importante al desarrollo
económico del país, es por eso que debe de
preocuparnos la manera de desarrollar una estrategia que
les permita sortear la gran cantidad de riesgos y
obstáculos a los que se enfrentan en una economía globalizada.
El presente trabajo busca presentar de manera clara como es que
tecnologías de información que consideramos tan avanzadas
y/o caras, específicamente los sistemas de
soporte a la toma de
decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), están al alcance de las
pequeñas y medianas empresas y forman parte esencial de
esta estrategia de supervivencia. (Vázquez,
2003)
Regularmente, la manera ideal en que se
debería de llevar a cabo el proceso de
toma de decisiones en las Pymes sería de la siguiente
manera (Emily, 2002):
- Determinar la necesidad de la decisión,
definir los motivos que nos llevaron a la situación
actual y porque es necesario tomar una decisión para
arreglarla. - Identificar los criterios de decisión, es
decir tener un conocimiento
de que variables
entrarán en juego al
momento de tomar nuestra decisión. - Asignar peso a los criterios, una vez definidas
las variables pasamos a determinar cuales de ellas son
más importantes para nosotros y nos cuestionamos
porqué. - Desarrollar todas las alternativas, se deben de
generar escenarios todos los escenarios posibles que presenten
una posible solución al problema que se nos
presenta. - Evaluar las alternativas, se debe de evaluar de
manera crítica cada una de las alternativas o
escenarios que se desarrollaron en el paso
anterior. - Seleccionar la mejor alternativa (tomar la
decisión), siendo totalmente objetivo y
lógico se selecciona la mejor alternativa para la
situación específica que se nos
presenta.
Un sistema de soporte a la toma de decisiones tiene
como objetivo primordial apoyar este proceso en al menos los
últimos 5 pasos, es decir que los sistemas de este tipo
permiten y promueven la manipulación de datos a fin de
poder
relacionarlos con distintos criterios y presentar esta
información de forma tal que permita rápidamente
visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a
una planeación
original, con el fin de tener los elementos para tomar una
decisión (Bañuelos, 2001). En una empresa
existen básicamente tres niveles de administración (operativo, táctico y
estratégico), cada nivel presenta necesidades de
información particulares por lo que el sistema de soporte
para la toma de decisiones debe de estar diseñado de
manera tal que cubra las necesidades de los tres niveles. A
continuación se muestra una
gráfica que explica este comportamiento. (Anónimo,
2001)
Fig. 1
La necesidad de implementar un DSS, por complejo o
simple que este sea, en una Pyme crece día a día.
Con la inevitable apertura económica de nuestro
país el mercado ha sufrido una gran transformación,
las empresas exigen más calidad a los
proveedores,
mayor calidad y rapidez en los servicios y
con el menor costo, por lo
tanto se requiere que las decisiones sean tomadas de manera
más rápida y más certera (Vázquez,
2003). El destino de una empresa
está conformado en base a las decisiones que toma el
administrador
y que mejor manera de asegurar un futuro prometedor que con una
herramienta de apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo
es un DSS.
Los beneficios que se esperan obtener por parte de
una Pyme al implementar un DSS no están en relación
directa con su tamaño, es decir los beneficios para una
Pyme son los mismos que para una empresa de gran tamaño. A
continuación se listan algunos de los beneficios surgidos
de una encuesta
realizada en más de 200 organizaciones
norteamericanas (Rivera, 2001):
- Una alta calidad en la toma de
decisiones - Mayor comunicación
- Reducción de costos
- Mayor productividad
- Ahorro de tiempo
- Satisfacción de clientes y
empleados
Todo lo anterior suena muy lógico y hasta se
podría decir que cualquier administrador lo pudiera llevar
a cabo utilizado su sentido común, pero nuestras Pymes se
enfrentan a grandes barreras que les impiden poder implementar
DSS a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida.
La principal de estas barreras es indudablemente la falta de
información que tienen los administradores de las Pymes
que en su mayoría cuentan con más buenas
intenciones que preparación para la dirección de un negocio. La resistencia al
cambio es otra de estas barreras que se requiere sean
vencidas por las Pymes, ya que la implementación de un DSS
requiere cambios radicales en los procesos que
se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar
la decisión, hasta los operativos que serán los
encargados de acumular la información con la cual se
alimentará el DSS.
Después de haber hablado de lo que es un DSS,
sus beneficios, la necesidad de su uso y las posibles barreras
para su implementación dentro de una Pyme, me resta hablar
de los requisitos para el desarrollo e implantación de un
DSS dentro de una empresa de este tipo, a fin de que los
administradores puedan darse cuenta de que un sistema de soporte
a las decisiones está a su alcance y no es una
utopía salida de un libro de
negocios. A
continuación se listan estos requisitos:
- Disponibilidad del administrador
- Tener información histórica y
presente de las operaciones - Un asesor informático profesional y
sensibilizado con el negocio. - Un sistema administrador de bases de
datos. - Un sistema de
información que procese los datos de los bases de
datos y que muestre la información requerida para la
toma de decisiones - Una inversión en el desarrollo o compra del
sistema. - y decisiones importantes que
tomar
Como podemos darnos cuenta estos requisitos no son
tan descabellados y podría decir que todas las Pymes los
tienen. El punto que podría preocupar más es la
inversión que se tenga que hacer, pero se debe de tener en
cuenta que el tamaño esta inversión estará
en medida de los requerimientos de ayuda en la toma de decisiones
y en lo complejo que se quiera el sistema.
Hoy en día los administradores se enfrentan a
una cantidad inimaginable de retos, pero uno de los más
demandantes para las organizaciones es el de la toma de
decisiones. El administrador moderno debe de estar conciente de
la importancia que tienen las decisiones que toma hoy para el
futuro de la empresa recordemos que "los problemas de
hoy son consecuencias de las malas decisiones del pasado" (Chong
et al., 2003). El apoyo que los sistemas de
información ofrecen a esta proceso de toma de
decisiones es muy importante, por no decir que esencial, de
aquí la importancia de los DSS en las
Pymes.
Actualmente las Pymes encuentran un gran apoyo por
parte del gobierno a
través de la Secretaría de Economía, apoyo
que se traduce en capacitación y asesorías a los
administradores de este tipo de negocios. El principal problema
aquí es la falta de difusión de estos apoyos
combinado con la nula actualización y falta de
información que tienen la mayoría de los
empresarios Pyme. El gobierno ya se ha dado cuenta y busca
reducir de cierta manera la brecha digital que se está
haciendo cada vez más amplia entre las Pymes y los grandes
corporativos para que las Pymes tengan un uso correcto de las
tecnologías de información tal y como sucede con
sus similares en los países desarrollados.
Existen en el mercado una gran cantidad de productos que
se pueden utilizar como DSS y que están alcance de las
Pymes. Una sencilla hoja de Microsoft
Excel™ con los datos y las fórmulas adecuadas,
bien se podría usar como un DSS, pero si lo que se quiere
es algo un poco mas formal se puede pensar en una solución
como lo es el paquete Exión™ de la empresa Computación en Acción
que además de controlar inventario,
gastos y cobranza
entre otras cosas, ofrece reportes de todos los rubros de la
empresa lo que asiste en gran medida a la toma de decisiones y a
un precio
bastante accesible. Otro paquete que está accesible para
las empresas es la solución integral vendida por la
empresa Aspel, la cual se puede ir comprando por módulos
dependiendo de las necesidades de la empresa.
Las Pymes deben aprovechar su principal ventaja ante
los grandes corporativos que es la flexibilidad, en gran medida
debido a su tamaño, y darse cuenta que la
implementación de un DSS o cualquier otro sistema de
información es más viable en este tipo empresa que
en las grandes. La competitividad dada por el hecho de estar
actualizados en el uso de sistemas de información y en la
toma de decisiones de calidad en tiempo, les
permitirá a las Pymes sobrevivir a un mercado cada vez mas
abierto y duro a la vez. A las Pymes no les debe de preocupar
tanto la llegada de los grandes multinacionales, sino la llegada
de productos y servicios de Pymes extranjeras que si se supieron
adaptar a las condiciones que les ofrecía el mercado
gracias al uso extendido de los sistemas de información.
Esperemos pues que nuestras Pymes nacionales no sólo sean
competitivas en el mercado local, sino que sean capaces de salir
a luchar como iguales a los mercados
extranjeros.
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AUTOR
Este artículo fue redactado por el
Ing.
Jorge W. Palazuelos
Ingeniero en sistemas de información por el
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de
Monterrey en el 2001, y actualmente es estudiante de la
Maestría en Administración de Tecnologías de
Información en la misma institución.