La Informática Aplicada a la Administración. Sistemas de Información de Recursos Humanos
- El Sistema de
Información en la Empresa - Desarrollo de los sistemas de
información - Las Funciones del Sistema de
Información - La Base de Datos como Estructura
de los Datos de la Empresa - Control e Información.
La Información como base del Sistema de
Control - Factores claves en los sistemas
de información administrativa - Recursos Humanos como sistema en
el contexto empresarial - La Información en el
área de personal - Conclusiones
- Bibliografía
Hoy en día es normal escuchar la
afirmación ¡se esta en la sociedad de la
información! Ello es así, debido a
los avances en el desarrollo de
las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática.
Para las Organizaciones,
estas dinámicas en el Entorno, plantean la necesidad de
ser transformadas de manera inmediata.
En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la
informática, la velocidad, la
flexibilidad y la conectividad están implicadas; como las
Organizaciones "operan" con información, entonces ellas
también son afectadas, ¿cómo hacer que los
efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad
gerencial con que se cuente.
Dados estos cambios, la gerencia de
los sistemas de
información se ha enriquecido logrando desarrollos, como
la Teoría
de Redes, las
Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Información
Inteligentes.
"Administrar bien es administrar su futuro, y
administrar su futuro es administrar
información".
Hace más de medio siglo, dos futuristas muy
diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos
de la Revolución
de la Información, pronosticaron sociedades muy
diferentes.
En 1949 George Orwell concibió, en su novela "1984"
(posteriormente llevada a la pantalla) un mundo opresor y
ominoso, en el que el desarrollo de las comunicaciones
bilaterales y la administración de la información nos
empujarían inexorablemente hacia la esclavitud en
manos de un gobierno
burocrático todopoderoso. El estado
sabría todo lo que se refiere a nuestras personas y al
mismo tiempo
limitaría la información que podríamos
recibir a lo que el gobierno nos dejara ver en pantallas gigantes
de televisión.
Vannevar Bush, un importante asesor científico
del presidente de los Estados Unidos
Roosevelt, pronosticó un futuro muy distinto. Bush, a
diferencia de Orwell, se centró en la importancia de la
tecnología
de la información. Pronosticó una computadora
personal a la
que denominó "Memex", además de prever que la
tecnología
de la información nos liberaría del trabajo
físico. Imaginó, con lo que resultaba para aquel
entonces imposible, que las personas, armadas con sea avasallante
tecnología de la información, podrían
recoger, analizar y transmitir datos desde donde
quisieran y dando rienda suelta a su creatividad.
Cuando finalmente llegó el año 1984, nos
dimos cuenta que la realidad es más parecida a como la vio
Bush que al planteamiento de Orwell.
Ahora bien, ¿Qué implicaciones tiene esto
para aquellos que manejan la información de lo que sucede
en la empresa?.
¿Cómo afecta toda esta tecnología de la
información y sus múltiples tentáculos sus
decisiones sobre que estrategias tomar
y que acciones
seguir?.
Durante muchos años los directivos han reconocido
que la información contable tradicional utilizada para el
cálculo
de utilidades ha tenido un valor limitado
para el control. Sin
embargo existen muchas empresas donde
estos son los únicos datos que se recopilan
periódicamente. No obstante, la gran mayoría de las
empresas están conscientes de que para obtener mejores
resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas
condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable
para convertirse en turbulento.
La innovación, la rapidez, el servicio de
gran calidad y el
ritmo al que se mejora y aplica el
conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el
mundo de hoy, la dedicación y la aportación de
fuerza
laboral son
decisivas y la información es el arma esencial en esta
batalla.
Mientras que los directivos vean la información
como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para
mejorar la empresa,
serán incapaces de apreciar los beneficios que
entraña la elaboración de nuevos sistemas de
información basados en la relevancia de estas
informaciones para la gestión
empresarial.
La empresa en cada una de las áreas de
funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde
la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con
su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos
lo más certera posible sobre la cual descansen esas
decisiones.
Como es de suponer, esta información necesaria
para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es
recopilada mediante un sistema
informativo que abarca su recepción, elaboración,
registro y
transmisión.
Sistemas de
Información/Comunicación
El Sistema de
Información en la Empresa
Antes de comenzar a hablar de los sistemas de
información es necesario reafirmar el concepto de
"Sistema", que es el término más usado en el
léxico técnico. Se habla de Sistemas
Políticos, Económicos, Sociales, de Calidad y de
muchos otros de los cuales la palabra nos dice poco pues es el
adjetivo que la acompaña el que da la idea de lo que
realmente se esta hablando o en que entorno se esta
desarrollando.
Según Carnota el concepto de Sistemas
Informativos "está en constante evolución" [Carnota, 1989], por eso es
preferible analizarlo detalladamente, partiendo en primer lugar
del concepto de Sistema
El diccionario
WEBSTER el cual describe…. el sistema como un conjunto u
observación de cosas relacionadas de tal
manera que forman una unidad o un todo orgánico…..
Conjunto de hechos, principios,
reglas, etc, clasificados y ordenados de tal manera que muestran
un plan
lógico uniendo las diferentes partes….. un método o
plan de clasificación u ordenación …… una forma
establecida de hacer algo …. un método o un procedimiento….. otros diccionarios
también describen ….. Conjunto de principios sobre una
materia
enlazados entre si formando un cuerpo de doctrinas…… conjunto
ordenado de cosas que contribuyen a un fin…. como podemos ver
toda las definiciones apuntan a conjunto y organización siendo su único
antónimo desorganización.
El término de forma general se refiere a un
conjunto de elementos o partes que interactúan entre
sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y
excediendo así la simple suma de sus partes individuales.
Este criterio queda reforzado y ampliado por George Reynolds al
decir que un sistema "es una colección de componentes los
cuales están integrados para satisfacer un
propósito común."
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Los sistemas están básicamente
formados por subsistemas que interactuan entre si y con el
medio
ambiente, dando como resultado una cualidad superior
Bishop(1989) Fig 1.1. [ Bishop provee una sencilla ilustración de este aspecto: un coche es un
sistema y el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un
subsistema. El subsistema de frenos cumple un aspecto de las
tareas realizadas por el coche [Bishop, 1989]. Cada uno de los
elementos de la figura 1.1 pudieran considerarse como
subsistemas.]
La clasificación de los sistemas puede variar en
dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser
sistemas sociales, económicos, biológicos,
automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de
clasificación, ellos tienen características comunes
entre las que sobresalen:
- Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está
rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites
del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con
él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden
ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las
salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para
entrar en el medio ambiente. - Todo sistema puede ser dividido en
subsistemas: lo complejo de un sistema puede
desplegarse en una serie de pequeños sistemas y
subsistemas que identifican al sistema principal. - Los sistemas pueden ser afectados por el
cambio: a través del tiempo los
usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar
el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser
procesadas y nuevas salidas serán deseadas. - La retroalimentación y el control son
esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que
el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los
objetivos
para los cuales fue implementado. La retroalimentación
es el proceso de
comparar la salida actual del sistema con la salida
deseada. - El sistema pudiera fallar para trabajar como se
espera: los sistemas son construidos y operados por
seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y
errores de estos. - La propia definición del alcance de
sistema es importante: definiendo el alcance del
sistema se definen sus límites, se especifican cuales
subsistemas serán incluidos en el sistema. Su
definición es esencial para el buen éxito
de un estudio del sistema.
Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas
informativos, en especial los relacionados con la gestión
de los Recursos
Humanos. Convirtiéndose a partir de este momento en el
centro de análisis de la presente investigación.
Desarrollo de los
sistemas de información
Los sistemas de información surgen aun cuando
el hombre no
tenia conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje.
Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin,
dibujaba en paredes animales,
símbolos o adquiría conocimiento
de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha
acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita
relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y
demás especialistas que lo utilizan como fuentes de
información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para
diferentes análisis y proyectos.
Varios años atrás el hombre tenia estos
datos en tarjetas
estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad
de deterioro, o en diferentes medios de
almacenamiento no
confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que
realizar cualquier condensación de estos datos
requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos
eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la
información ya no existía porque se encontraba
deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre
comienza ha desarrollar una herramienta con fines
matemáticos para realizar sus operaciones a
mayor velocidad la cual va más allá de las
expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora
de información conocida como "Computación", a partir de este momento los
sistemas informativos que se resumían a Dato –
Procesamiento – Información pasan a tomar un
carácter mayor, formándose
así un conjunto más amplio de elementos el cual se
muestra en la
(Fig. 1.2.)
Los sistemas de información cumplen con los
aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se
puede definir como una organización compleja que relaciona
todo el conjunto de métodos,
de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las
necesidades de la dirección de un objeto determinado
[Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy
abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como
"un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del
interior del mismo en información y para comunicar esta en
forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas
las funciones para
facilitar la toma de
decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de
las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey,
1987].
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas
(SSI) para las distintas funciones (contabilidad,
medios básicos, inventarios,
personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor
disponibilidad de la información, por eso se debe crear un
Banco de Datos
Central o Base de Datos Centralizada.
El Banco de Datos Central recoge las informaciones de
las distintas áreas, y del entorno, agrupando la
información para que pueda estar a disposición de
toda la
organización.
El Sistema de Información (SI), se empareja con
las tecnologías de la información (TI) por ser un
sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI
y son la herramienta básica para diseñar los
SI.
El SI es un proceso de planificación diseño
y análisis y control de los datos, que afecta a todo el
núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de
coordinar los flujos y registros de la
información tanto internas, como la proveniente del
entorno, que son necesarias para realizar las operaciones
básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos
de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el
proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a
las decisiones de planificación, diseño,
ejecución, y control que realiza.
Otra definición posible de SI
sería:
"Sistema de Información (SI) es el conjunto
formal de procesos de
análisis, que operando sobre una colección de datos
estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa,
recopila elabora y distribuye, la información necesaria
para realizar las operaciones básicas y la toma de
decisión en la empresa, que nos sirva para
desempeñar las funciones de negocio de la empresa de
acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la
recolección de los datos debemos hacerlo de forma
estructurada, así como normalizar la información
que entra y sale, por ello deben participar todos los
órganos implicados de la empresa, para que pueda ser
entendida la información que llegue al SI o la que parta
de él, por todos los integrantes de la organización
a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las
operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de
control. Además afecta a las funciones y estrategias del
negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir
los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva
frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran
cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de
las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad
es acentuada por elevados volúmenes de información
que deben ser manejados.
Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de
aprovechar los adelantos informáticos y
tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los
Sistemas de Información y de esta manera disminuir su
complejidad para los usuarios de dichos sistemas.
El sistema informativo esta comprendido por una serie de
elementos que se detallarán a continuación (Fig.
1.2):
Documentos: Manuales, los impresos, u otra
información descriptiva que explica el uso y/o la
operación del sistema. Conjunto de datos originales que
conforman el conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que
define el uso especifico de cada elemento del sistema o el
contexto.
Bases de Datos: Es la colección de
datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado
de relacionar la información.
Personas: Individuos que son usuarios u
operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos
electrónicos que proporciona la capacidad de
computación y los dispositivos electromecánicos
encargados de extraer o suministrar la información en/de
los soportes magnéticos.
Software: Es el conjunto de programas de
computación encargados de suministrar la
información deseada al cliente, con la
coordinación y relación
requerida.
Para ver
el gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Figura. 1.2 Elementos de los sistemas de
información modernos asistidos por computadoras.
El Sistema de Comunicación en la
Empresa
La información no sólo debe ser generada,
sino que también debe ser distribuida y diseminada,
así como ser captada por los receptores, es decir la
información debe circular por la empresa, este es el
objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la
información circule dentro de la empresa desde el exterior
hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la
misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La
Comunicación será pues, la transferencia de la
información entre dos o más miembros de la empresa,
o de la empresa con el exterior y viceversa. No sólo el SC
recoge la transmisión de la información, sino
también el canal feedback, a través del cual se
puede establecer la relación entre el emisor y el receptor
del mensaje (diálogo).
La comunicación constituye el vehículo y el SC el
camino por donde actúa la información, para
movilizar a los miembros de la organización,
acercándolas más y transmitirles el sentimiento de
pertenencia y participación, en el desarrollo de la
empresa. La comunicación actúa como factor de
motivación
y movilización de los esfuerzos de los miembros de la
empresa y también sirve para observar el comportamiento
de las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo
la información que ellas generan. La comunicación y
el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la
dirección de la empresa, transmita los mensajes oportunos
de su cultura
empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando
actitudes,
hábitos etc. para realizar el proyecto
empresarial, reafirmando la identidad de
la propia empresa. El SC para transmitir la información y
movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del
lenguaje
utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por
los receptores.
La eficacia de la red del SC, depende de los
medios técnicos y del comportamiento y formación de
los miembros, en la relación como receptores-transmisores
de la información. La eficacia de los receptores para
comprender y tratar la información. El modo de
diseñar la circulación de la información y
los canales feedback. Los obstáculos que surgen para
poseer una buena comunicación son: Técnicos y
físicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala
calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de
comprensión en el lenguaje o
el contenido. Psicológicos, ligados a la retención
de la información por parte del emisor y/o receptor, con
la intención de mantener un poder respecto
del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto
entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La
resistencia de
los directivos, a proporcionar toda la información a sus
subordinados y establecer una comunicación con ellos,
limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se
debe principalmente, a que las fuentes de
información de los directivos suelen ser orales, y se
almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para
reflejar sus datos en un dossier, así pues el directivo
esta condenado por su propio SI a un dilema de delegación,
tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con
información adecuada [Mintzberg].
Las Funciones
del Sistema de Información
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden
agrupar en cuatro grandes grupos:
- Funciones de captación y recolección de datos.
- Almacenamiento de la información
- Tratamiento de la información
- Distribución de la
Información.
Captación y Recolección de
Datos: Recoge la información externa (o del
entorno) e interna, enviando dicha información a
través del SC a los órganos del SI, encargados de
reagruparla, para evitar duplicidades e información
inútil o ruido, la
captación de información depende del tipo de
empresa o del destino que se espera de la información,
pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del
entorno, este proceso de captación y recolección de
datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o
partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin
dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de
forma puntual.
Almacenamiento: Una vez filtrada la
información relevante, ésta se almacenará,
puede ser en un lugar único (archivo central,
sistema informático), accesible a todos los usuarios, o
bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a
cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado
dependerá de las variables,
tamaño, dispersión geográfica o
especificidad de la información, quien determine el
sistema a adoptar.
También se puede realizar un sistema mixto, donde
se centralicen la información que afecte de forma global a
la empresa, y las específicas en cada
departamento.
El acceso a la recuperación de la
información por parte de los usuarios, puede realizarse a
través de códigos o claves que eviten a los
miembros que no necesitan la información puedan acceder a
ella.
Tratamiento de la Información: Es
la función
clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la
información almacenada en información
significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la
medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios
informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en
el tratamiento, así como la reducción de costes que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Distribución y Diseminación:
Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la
información requerida en el momento preciso y de una forma
normalizada para su correcta interpretación, además existe la
necesidad de que alguna información acerca de la empresa y
su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la
organización, para hacer frente con rapidez de forma
conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace
necesaria la resolución de problemas y
adopción
de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias
áreas de la empresa.
La Base de Datos como
Estructura de
los Datos de la Empresa.
Una de las principales aportaciones, que para los SI ha
traído consigo la informática es el concepto de
Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en
la organización y acceso a los datos que posee la empresa,
según las necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos
sirve para:
- Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa
en un único lugar la BD. - Evita duplicaciones, evitando equívocos, al no
repetirse los datos. - Estructura los datos de una única forma desde
la perspectiva del SI a lo largo del tiempo. - Proporciona un acceso fácil a los
datos.
La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone
disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los
usuarios, normalizando la información para toda la
empresa.
- Exige disciplina en el proceso de definición
de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del
SI, depurando o filtrando los datos que se van a
utilizar. - Ha incorporado una visión global única,
del conjunto de datos de la empresa, en cuyo diseño
participan todos los departamentos de forma
consensuada. - Facilita la estructuración del SI, para poder
ser accesible y comprensible por todas las personas de la
organización.
La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier
referencia a datos requeridos por el SI pasa por ella, bien sea
para almacenarlos por primera vez, para consultarlos,
modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza
la BD, los responsables de las áreas funcionales de la
empresa, deben involucrarse en el diseño y creación
de la BD que más se adecue a sus necesidades.
La BD le da un grado de centralización al SI, pues éste gira
alrededor de la BD como núcleo central del cual parten las
funciones del SI. Esta centralización de datos, contribuye
a visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se
debe diseñar la estructura de la BD, su
administración y uso de forma conjunta, acercando los
datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener
que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la
empresa, con una pérdida de tiempo innecesaria. Descentralización de la empresa a
través de la BD.
El avance de las TI, con la aparición de los
ordenadores personales PCs, y programas de tratamiento de datos
incorporados (hojas de
cálculo, BD…), lleva consigo la utilización
por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por
si mismos a través de la informática, pudiendo
construirse ellos mismos sus programas o herramientas
para tomar decisiones. La descentralización del SI a
través de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el
SI diseñado en la empresa, pero la utilización de
herramientas o programas específicos, requiere el acceso
de los usuarios a la BD para los procesos de cálculo y
análisis, y no renunciar a la perspectiva global de la
empresa que proporciona la BD, podrían llevar a
conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide
que cada usuario disponga de datos específicos propios en
sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar
duplicidades, interferencias o inconsistencias.
La información que maneja el SI, aunque generada
o utilizada para/por actividades concretas, no pertenece a
ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada
globalmente (infraestructura).
Control e
Información. La Información como base del Sistema
de Control.
Es de gran importancia para los sistemas de
información el conocimiento de la diferencia entre
información y dato.
Bishop plantea que: "Información es un
término general que abarca hechos y representaciones que
pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
generalmente aceptado. La información puede ser vital o
trivial, verdadera o falsa"
En cuanto a dato, es más precisa la
definición, los datos son información en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por
cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la
información. Pueden usarse como objetos individuales pero
con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos
dotados de una estructura, los datos son significativos en si y
en relación con la estructura a la que
pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solo carecen
de significado, solo adquieren este cuando son interpretados
convirtiéndose así en información
útil
George W. Reynolds define:
Dato: es la colección desorganizada
de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho
puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas.
Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o
eventos.
El dato es la personificación material de la
información, constituye su base, por dato se entiende el
resultado de las observaciones representadas en un lenguaje
determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
producir en él, utilizarlo. (Figura 1.3 )
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Figura 1.3 Resultado de la
Observación
El dato es la imagen sobre
algún soporte material de un fenómeno o proceso en
la actualidad se presentan como indicadores,
tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar
relacionados con la solución de una tarea determinada con
un usuario en particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser
información para otros y viceversa; todo está en
dependencia del usuario y de las características del
trabajo que se quiera realizar, es decir, la información
que necesitan los directivos varía con la naturaleza del
trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y
de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la
delimitación entre dato e información, así
como la definición de las informaciones a utilizar a todos
los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en
el establecimiento de los sistemas de información y son
precisamente estos sistemas los que proporcionan la
información que le permitirá al control fijar
niveles de desempeño con objetivos de
planeación, comparar el desempeño real con esos
niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones,
medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar
que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma
más eficaz y eficiente posible.
Información: Es el conocimiento
adquirido por causa del procesamiento de
datos.
En contradicción a esta diferencia se puede
afirmar que en cadenas de servicios, lo
que es dato para un cliente es información para el
proveedor-procesador.
Según Reynolds los datos tienen las siguientes
características: exactitud, totalidad, pertinencia,
oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la
información del dato estas cinco características
pueden ser aplicables a ellas.
En cambio para que la información sea útil
al investigador, ha de reunir las siguientes
cualidades:
- Exactitud: Debe ser verdadera y
correcta, y describir con fidelidad el objeto o
hecho. - Oportunidad: Debe estar disponible
cuando se necesite sin demasiado retraso - Pertinencia: debe relacionarse con la
situación en cuestión. - Integridad: proporcionar al
investigador todos los detalles que necesite para entender la
situación. - Frecuencia: Se prepara y suministra a
los investigadores con bastante frecuencia para
actualizarlos. - Horizontes de Tiempo: Se orienta a
actividades y hechos pasados, presentes y futuros. - Alcance: Abarca en forma amplia o
reducida un área de interés. - Origen: Puede generarse tanto en
fuentes internas como externas. - Forma de Presentación: Las
tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las
firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir
además una presentación verbal.
La información es el resultado del procesamiento
y análisis de los datos, constituyendo así el
resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como
punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a
su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes
que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros
fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos
que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como
resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o
sistemas.
Por tanto la información es aquel dato procesado
para un nivel técnico o social a partir de datos
contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a
los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al
contexto en que este se desarrolla, siendo así la base
estadística para toda
investigación.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden
recibir información sobre lo que está funcionando
bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran
medida, la eficacia que tendrán los sistemas de
control.
La información es vista, cada vez con mayor
frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar
una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se
desempeñan las empresas de hoy en día.
No es posible que hablemos de control sin hablar de
información. La efectividad del proceso de control depende
fundamentalmente de la calidad de su sistema de
información. El sistema de información que se
diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de
vital importancia en la administración.
Los directivos deben siempre estar conscientes de los
factores críticos de sus planes y de las operaciones que
requieren control, debiendo utilizar técnicas e
información apropiadas para ellos. Los sistemas de control
y la información pretenden ayudar a cada administrador a
llevar a cabo su función de control, es por eso que deben
ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se
hace necesario:
- Evitar la información sobrante. Es
común encontrar en las organizaciones de vez en cuando
a alguien quejándose de la falta de
información, lo que en ocasiones puede ser cierto,
pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo
contrario, es decir, que se dispone de grandes
volúmenes de información, mucha más de
la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que
constituye información relevante y la que no lo es, se
ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes
de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son
útiles, olvidando las que les son
imprescindibles. - Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y
oportunas si no cuentan con suficiente información. No
obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada
información irrelevante e inútil. Si reciben
más información de la que pueden utilizar en
forma productiva, quizás pasen por alto la
información sobre problemas graves. - Conocer que existen asuntos de los que es
obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar
a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden
resultar. - Conseguir que la información sea lo
más completa y exacta posible: la omisión de
algún acontecimiento, puede llevar a una
valoración errónea de la situación y,
por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta.
Mientras más exacta sea una información,
más calidad tendrá y podrá recurrirse a
ella con más confianza a la hora de tomar decisiones.
Sin embargo, en general, el costo de
obtener información aumenta conforme a la calidad
deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad
no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la
decisión, entonces no vale el costo extra. - Lograr que la información sea oportuna de
forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El
momento oportuno dependerá de la situación. El
dirigente no debe tener la información ni antes ni
después de lo que la necesita, ya que una
anticipación podría distraer su atención
hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una
información tardía imposibilita la toma de
decisiones en el momento preciso. - La información ofrecida por un sistema de
información debe estar al alcance de la persona
indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las
medidas adecuadas. - Evitar la redundancia de la información.
Aunque pueda parecer que la repetición de datos por
varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que
generalmente ninguna información obtenida por dos o
más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su
veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor
único este se siente comprometido a que sea la
más veraz posible, pues de lo contrario será
suya la responsabilidad de no tomar correctamente la
decisión correspondiente - La información debe llegar en forma clara y
legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar
los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la
labor del dirigente. - La información que reciben los directivos
debe ser relevante para sus funciones y labores. El director
de recursos humanos seguramente no necesita saber
cuántos son los niveles de inventarios, y el director
a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada
de la condición del personal de otros
departamentos. - Lograr que la información vaya
acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que
recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad,
las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar
decisiones.
Para brindar esta información a los directivos se
utilizan los sistemas de información administrativa que
están diseñados para ofrecer a los administradores
la información relevante y oportuna para tomar decisiones
óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de
mantener una extensa variedad de bases de datos o
cuerpos de información casi en todas las categorías
funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia,
finanzas,
recursos humanos, investigación y desarrollo y
planeación estratégica. Además, en el
entendido de que "la información es poder", los sistemas
de información administrativa pueden representar un activo
muy valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se
han comprometido en serio con la función de los sistemas
de información administrativa han creado el puesto de
director de información, encargado de supervisar sus
operaciones, de igual manera que un director general es
responsable a final de cuentas de la
organización entera.
Factores claves
en los sistemas de información
administrativa
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar
prospectivamente las nuevas
tecnologías para abordar los problemas de la
gestión. Están ejerciendo una considerable
influencia en las compañías que se dedican a la
producción y venta de
tecnologías de la información.
Los Sistemas de Información Administrativa se han
convertido en el reto estratégico más importante de
la industria de
ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de
interés ha venido dada por los siguientes factores
tecnológicos y económicos.
- La presión
para operar a escala mundial
y para competir con corporaciones globales integradas, en el
contexto de una economía recesiva,
obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente,
decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones
rápidas y consistentes con resultados rentables. Por
tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte
presión de tener que contar con una información
fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
adecuadas en el momento adecuado. - Los avances en la tecnología de los sistemas
de inteligencia
artificial están siendo evaluados en la actualidad
como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de
Sistema de Información Administrativa que las grandes
empresas contemplan para el presente y los próximos
años. - Los sistemas de inteligencia
artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar
un gran número de imponderables complejos, que es
perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de
decisión.
A finales de la década de los 80 y durante los
años 90, se produjo un gran avance con la aparición
de software especialmente diseñados para el directivo.
Estos productos
ponían el énfasis en la simplicidad y en una
vía inaccesible para la formación del
ejecutivo.
Algunas prestaciones
dignas de mención son las siguientes:
- Gran variedad de formatos gráficos
- Las teclas de función activadas por Mouse.
- Las técnicas para derivar, progresivamente
información más detallada sobre un asunto
determinado.
Aunque se superó la barrera, a medida que los
sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo
obstáculo aún más complicado. El Directivo
se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal
podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de
carácter ejecutivo que requerían una
agregación de datos procedentes de fuentes existentes.
Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo
preservar la filosofía del (Fácil de usar)
necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas
tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una
infraestructura (invisible) para superar las numerosas
complicaciones de la tecnología asociadas con las
exigentes necesidades de información del
directivo.
En términos sencillos, un Sistema de
Información Administrativa proporciona al directivo
información vital de carácter estratégico,
táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado
para facilitar el proceso diario de toma de
decisiones.
Para convertirse en un elemento estratégico del
repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de
Información Administrativa del presente y de los
próximos años debe incorporar apropiadamente los
conceptos de información y tecnología integrados.
Los elementos ideales incluyen:
- Criterios de acción ejecutiva global en la
empresa. - Tecnologías integradas, indivisible al
directivo. - Principios consistentes de un sistema de
información administrativa y de tecnologías de
información en la empresa. - Interfaz gráfica simple.
- Información Integrada.
- Interfaces que faciliten un acceso fluido a la
información externa.
La ventaja más notable, reconocida por los
directivos que utilizan un sistema de este tipo es la
disponibilidad de información, antes no disponible de
ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de
decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios
adicionales, tales como la disponibilidad de una
información más intuitiva sobre la cual decidir una
compra o información de mercado relativa
a la satisfacción del consumidor y al
servicio pos venta, son también algunas de las ventajas
derivadas de un
Sistema de Información Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de
información administrativa puede ser, en muchos casos, muy
valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a
habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la
eficiencia en
la toma de decisiones.
Recursos Humanos
como sistema en el contexto empresarial.
La Administración de Recursos Humanos como
todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra
la figura del, referido por Chiavenato (1988).
Estos pueden relacionarse como:
- Subsistema de provisión de RH: que
incluye la investigación del mercado moderno, mano de
obra, reclutamiento y selección. - Subsistema de aplicación de los RH: que
incluye la descripción y análisis de
puestos o de cargos y la evaluación del
desempeño. - Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la
compensación o administración de salarios,
los beneficios sociales e higiene y
seguridad del trabajo. - Subsistema de desarrollo de los RH: que
incluye el entrenamiento y
desarrollo de personal así como el desarrollo
organizacional. - Subsistema de control de los RH: que incluye
la recolección de datos y su tratamiento, informes y
auditoria de recursos humanos.
A este último subsistema es al que dedicaremos
toda nuestra atención en el presente trabajo.
Esos subsistemas tienen carácter contingencial o
situacional, es decir, varían de acuerdo con la
organización y dependen de factores ambientales,
organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.
La interrelación entre estos subsistemas no
significa que sigan obligatoriamente la secuencia mostrada, pero
la presencia de un cambio en alguno de ellos sí afecta al
resto de los subsistemas aunque no en igual dirección y
magnitud.
Siempre debe existir un subsistema de control de
recursos humanos para que las diversas partes de una
organización pueda desempeñar su responsabilidad de
línea en relación al personal. Mientras mayor sea
la organización y más descentralizada sea su
estructura, mayor será la necesidad de control respecto de
recursos humanos.
El control es un sistema automático que mantiene
un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema
total. El mecanismo de control detecta cualquier desvío de
los patrones normales y permite la debida regulación del
proceso.
La esencia del control es la acción que ajusta
las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la
información que los gerentes reciben.
Se hace necesario un sistema integrado de
recolección procesamiento, almacenamiento y suministro de
informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que
tanto las recolecciones y servicios de staff, como las decisiones
de línea, sean las más adecuadas a cada
situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos y
Sistemas de Información de Recursos Humanos.
El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de
gran importancia en la actualidad que requiere de su estudio y
análisis. Este desarrollo lleva consigo una
informatización de su sistema en sí, para brindar
un trabajo más cómodo y eficiente. Un ejemplo de
esta informatización la encontramos en el Sistema de
Información.
El Sistema de Información de Recursos Humanos
(Anexo 2) ha de proveer las bases para la toma de decisiones
actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible
para el proceso de acción y de los subsistemas. Ha pasado
ha de ser un proceso de datos a gestionar la
información.
Esta evolución se explica de la siguiente manera:
El Sistema de Información es un conjunto de elementos
interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados,
que ínter unidos generan informaciones necesarias para la
toma de decisiones.
En el proceso de datos – información
– conocimiento, intervienen los elementos, entre los que
están, la información y los datos, y los elementos
de soporte (hardware y software); los
objetivos, que consisten en proporcionar información que
facilite la toma de decisiones; y las funciones.
La estructura y funciones del sistema de
Información de Recursos Humanos coinciden con la de un
sistema de información en general, salvo que aquí
se maneja la información preferentemente sobre la
función o subsistema de los Recursos Humanos.
Un sistema de Información de Recursos Humanos,
utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados
por:
- Bancos de Datos de Recursos Humanos.
- Reclutamiento y selección
de personal. - Entrenamiento y desarrollo de personal.
- Evaluación del desempeño.
- Administrador de salarios.
- Registros y controles de personal, respecto de
fallas, atrasos, disciplina, etc. - Estadísticas de personal.
- Higiene y seguridad.
- Respectivas jefaturas.
Este sistema es la red generalmente basada en el
computador que
contiene uno o más sistemas operacionales, y que permite
el suministro de datos sobresalientes para la toma de una
decisión, y para la implantación de cambios. Los
parámetros deben estar siempre listos a ser modificados y
el sistema debe ser capaz de responder a cambios, para
suministrar informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a
la administración. El sistema de información de
recursos humanos es un sistema parcialmente abierto que engloba
ciertos tipos de flujo de información importantes dentro
de una organización empresarial.
Con el advenimiento de la computadora
personal, el ejecutivo pasó a tener más tiempo para
pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando
las informaciones deseadas.
La
Información en el área de
personal.
La administración
de personal enfrenta desafíos múltiples en su
labor. El principal desafío consiste en ayudar a las
organizaciones a mejorar su efectividad y su eficiencia. Lograr
esos objetivos requiere que los departamentos de personal se
organicen de manera adecuada. Para este fin se necesita una
información adecuada de dicho personal.
Esta información tiene como objetivos
básicos, gestionar los volúmenes de
información, rapidez y exactitud, facilitar las tomas de
decisiones, en este objetivo son
de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la
filosofía abierta, y el conectar capacidades con
conocimientos.
Tiene como ventajas:
- Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad
en tiempo y en personal. - Respecto a la información: minimizar la
información en material impreso.
Existen límites en la información, los que
traen consigo algunos fallos en el Sistema de Información
de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden
mencionar:
- Escasa comunicación entre Recursos Humanos y
Sistema de Información. - Metas y objetivos pocos claros.
- Resuelve problemas equivocados.
- Escasa involucración del usuario.
- Falta de expertos en informática.
- Expectativas poco realistas.
- Falta de flexibilidad y adaptabilidad.
El éxito en los sistemas de información de
Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del
sistema, que requerirá una correcta comunicación
entre usuarios y personal informático.
El éxito del departamento de personal en su labor
de asesoría y ayuda depende de su capacidad de mantener
siempre consciente de sus objetivos específicos y de los
objetivos de la organización.
- En este trabajo se brinda una revisión de los
sistemas informativos viéndose el desarrollo de los
mismos durante la historia de la vida del
hombre, así como las partes que lo componen.
También se puede ver la diferencia entre los conceptos
de información y dato, en conjunto con la importancia
que tiene la información. - Los sistemas informativos proveen a la empresa, en
cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de
decisiones. - Una vía óptima para automatizar los
sistemas de información lo constituyen los Sistemas de
Gestión de Bases de Datos (SGBD), específicamente
aquellos que siguen el modelo
relacional por sus ventajas en cuanto a diseño,
almacenamiento y mantenimiento - Se realizó una revisión de los
diferentes subsistemas que conforman la Administración
de los Recursos Humanos, Centrando la misma en el Subsistema de
Control de los Recursos Humanos, y dentro de él en el
Sistema de Información.
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Datos del Autor
Ing. Yovany Morales Cordero
Ingeniero en Informática
Jefe Departamento Informática y
Comunicaciones