- Introducción
- Sistema Matricial de Control
Interno - Matriz de Control
Interno - ¿Qué es la Matriz de
Control Interno? - ¿Cómo es y funciona dicha
Matriz? - Implantación del
SMCI - Conclusiones
- Anexo 1 – Modelo de
Cuestionario - Anexo 2 – Informe por
Excepción - Anexo 3 – Esquema de
trabajo
Considerado en la actualidad como un concepto
fundamental para la
organización administrativa de las empresas, el
control
interno –según el Comité de Procedimientos de
Auditoría del Instituto Americano de
Contadores-, se define como: el plan de organización y todos los métodos y
medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes,
verificar la exactitud y seguridad de los
datos de
contabilidad,
desarrollar la eficiencia de las
operaciones y
fomentar el apego a la política
administrativa prescrita.
Dentro de este contexto y a los efectos de facilitar y
hacer posible una mejor protección de la empresa tanto
en cuanto a su efectividad, como a su eficiencia es menester el
tratamiento sistémico de la organización y de sus
controles internos.
Cuando hablamos de efectividad estamos haciendo
referencia al logro de los objetivos
previstos en los planes y métodos de control interno, y al
hacer referencia a la eficiencia la cuestión gira en
torno a hacer
factibles los objetivos antes mencionados utilizando para ello la
menor cantidad de recursos.
Así pues el sistema de
control a implementar debe garantizar el logro de los objetivos
utilizando para ello el menor uso de recursos.
En cuanto al tratamiento sistémico se refiere,
ello es debido a la necesidad imperiosa de considerar a la
organización y sus procesos como
un conjunto interrelacionado de elementos que interactuando entre
sí conforman un todo unificado.
Perder de vista la interrelación de cada
componente, elemento, proceso o
actividad en relación con los demás constituyentes
de la organización, no sólo impedirá un
control más efectivo, sino que nos llevará a dejar
muchos flancos débiles.
2. Sistema Matricial de Control
Interno
Como síntesis
superadora de los sistemas
actualmente imperantes o tradicionales, y haciendo
hincapié en las modernas y actuales técnicas
de gestión, surge el Sistema Matricial de
Control Interno, el cual puede definirse como "la actividad
grupal de miembros de la organización que por medio de
cuestionarios y ponderaciones volcados en un sistema
informático logra tanto el control preventivo como
reactivo, suministrando la información respectiva a bajo costo y en
tiempo real,
mediante la delegación de controles (o
autocontrol)".
El Sistema Matricial de Control Interno permite un
examen riguroso acerca del cumplimiento tanto de normas externas,
como de normativas y políticas
internas. Además verifica la correcta utilización
de los demás instrumentos de control,
constituyéndose en una herramienta integradora de la
gestión empresaria.
Este sistema surge de la necesidades de:
Ahorrar costos en
materia de
auditorías, controles e inspecciones, las
cuales son consideradas como actividades sin valor agregado
para el cliente final, y
sólo con valor agregado para la empresa,
razón por la cual debe ser efectuada con la máxima
eficiencia.
Que los auditores se concentren en dos tareas
fundamentales: la prevención y las inspecciones especiales
y de verificación.
Reducir las labores burocráticas, al elaborarse
en forma automática los informes por
excepción.
Contar con la información pertinente a cada nivel
organizacional, evitando los informes prolongados y carentes de
enfoque.
Evitar el olvido y la comisión de errores,
provocadas por la ejecución de actividades de control
carentes de sistematicidad.
Evitar la fuga de recursos, producto de
errores, incumplimientos, ausencia de control interno, entre
otros.
Concentrarse en las labores de planificación y prevención, evitando
de tal forma dejar flancos débiles.
Desarrollar un control continuo, de manera tal que los
diversos responsables de la organización cuenten con
información actualizada a la manera de un Tablero de
Control, sobre el cumplimiento de normas externas e internas de
la empresa.
Permitir la aplicación del autocontrol, moderno
concepto del TQM, de forma de que los supervisores y hasta los
propios empleados puedan controlar sus propias tareas y el
cumplimiento que se hace de las disposiciones
vigentes.
Permitir una utilización óptima del
personal, al
reducir la cantidad de personal destinado a tareas de
inspecciones y verificaciones.
Gestionar una forma de control, que más
importante aún que la planificación en sí
misma, desarrolla una labor en equipo, donde se adopta una clara
actitud y
enfoque preventivo.
Desarrollando además una labor de análisis preventivo, al meditar sobre los
diversos tipos de riesgos y
ponderar los mismos en función a
su significatividad.
Mejorar los sistemas de relevamiento y evaluación
de Control Interno, haciéndolos más rigurosos,
objetivos y sistemáticos.
El Sistema Matricial de Control Interno (SMCI) surge
como desarrollo
posterior a la Matriz de
Control Interno. La Matriz de Control Interno está
prevista para su aplicación tanto manual, como por
medio de la utilización de software. La
utilización mediante sistema de cómputos potencia sus
capacidades y rapidez. A continuación se describirá
dicha Matriz de Control Interno.
La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida
de la imperiosa necesidad de accionar preventivamente a los
efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la
multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos
tipos de organizaciones,
sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro.
Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean
éstas de carácter impositivas, laborales,
ecológicas, de consumidores, contables, bancarias,
societarias, bursátiles entre otras, provenientes de
organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y
municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones
a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la falta de
cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A
ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento
tanto de las normativas internas, como de diversas normas en
materia de seguridad y control interno, como así
también verificar la sujeción de las diversas
áreas o sectores a las políticas de la
empresa.
Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de
no haberse hecho mención detallada de todas las
normativas, los riesgos a los cuales están expuestas las
empresas son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse
bajo control.
El constante avance que en los diversos países
hace la burocracia
estatal y para-estatal sobre los entes privados, a llevado a
éstos a la búsqueda de herramientas o
instrumentos que permitan, como se expreso al inicio, "suprimir y
/ o disminuir significativamente los riesgos a los cuales se
encuentran expuestos".
Una empresa esta expuesta por un lado a errores internos
de buena fe, pero también a acciones que
de manera accidental o no exponen a la misma a pérdidas.
Si tomamos como ejemplo una entidad bancaria, ésta se
encuentra expuesta al accionar de mala fe de su personal, como
así también del de sus clientes y
proveedores,
la posibilidad de cometer incumplimientos de normativas legales,
el accionar de estafadores o ladrones, la falta de previsiones en
materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o
las pérdidas de archivos en el
sistema informático). Cualquiera de estos sucesos originan
para la entidad pérdidas económicas.
Pérdidas que en muchos casos pueden poner en riesgo la
continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la
sustracción de fórmulas o planos concernientes a
procesos fabriles o productos, o
bien la venta ilegal de
base de datos
de clientes a la competencia.
No menos importante son las pérdidas que por
defectos en los procesos productivos afectan la calidad de los
productos y servicios, y
con ello los costos (reprocesamiento, garantías,
desperdicios) como así también la
degradación en la reputación de la
empresa.
Muy pocas empresas tienen políticas, planes y
metodologías sistemáticamente conformadas para
evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por
experiencia, intuición o planifican de manera
parcializada.
Hoy en día ninguna empresa seria, que aspire o no
a la excelencia, puede continuar operando de tal forma. Una de
las gravísimas falencias de las auditorías externas
está justamente en no controlar y evaluar apropiadamente
los controles internos en su totalidad, como así tampoco
evaluar desde un punto de vista sistémico a las empresas
auditadas. Pensemos al respectos en los efectos que en el valor
económico de una empresa tiene
pérdida de información ultraconfidencial como
podría ser el desarrollo de un producto
farmacéutico aún no patentado. Por tales razones
ésta herramienta de control es también de gran
utilidad para
las auditorías externas.
4. ¿Qué es la Matriz de Control
Interno?
La misma es una forma de pensar, de planificar, de
delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y
de ver la organización en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la
interrelación de los diversos productos, servicios y
áreas de la empresa con las disposiciones normativas
externas e internas, como así también con los
principios de
control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como
a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las
diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es
que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y
actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de
normas que se relacionen con las mismas.
Cabría preguntarse cuantas veces las
organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por
incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no
haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados
los controles y las respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios
de la organización establecen cantidad de controles a
ejecutar por período de tiempo, con que elementos o
recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y
quienes los elaborarán. Por medio de la delegación
se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar
los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de
eficacia, los
aspectos o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de
los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han
de priorizar los ajustes y correcciones, además a
través del análisis de las razones de los bajos
puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal
forma adoptar las mejores acciones tendientes a su
resolución.
5. ¿Cómo es y funciona dicha
Matriz?
En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran
las Normativas Externas e Internas, como así
también los Principios y Políticas cuya
aplicación debe verificarse.
Por el lado de las filas tenemos los Productos,
Servicios, Áreas / Sectores – Actividades / Procesos
que tienen lugar en la compañía.
Así pues, una vez colocados los títulos de
las columnas y filas, corresponde interrelacionar los mismos
(Ejemplo: Ventas /
Impuestos
Nacionales "Punto 1.1") en función de las normativas y
principios a los cuales deberán dar cumplimiento las
áreas, actividades y productos. En caso de no existir
interrelación entre el ítem de la fila con el de la
columna, dicho espacio se anula (sombreado) (Ejemplo: Investigación y Desarrollo no tiene norma
de aplicación del Banco
Central).
Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los
cuestionarios de control aplicables y al Manual de
Auditoría, así también servirán para
asignar recursos en el presupuesto de
control, como también para establecer cantidad de
controles por períodos y delegar responsabilidad del control respectivo.
|
| NORMAS Y |
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
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| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| AREAS – PRODUCTOS – | IMP.NACIONALES | IMP. | IMP.LOCALES | LABORALES | LEYES DE | CONTABLES | ISO 9000 | PRINCIPIOS | PRINCIPIOS | BANCO | NORMAS | POLITICA | SOCIETARIAS | REGISTRO |
1 | VENTAS | 1,1 | 1,2 | 1,3 | 1,4 | 1,5 | 1,6 | 1,7 | 1,8 | 1,9 |
| 1,11 | 1,12 |
|
|
2 | COMPRAS | 2,1 | 2,2 | 2,3 | 2,4 | 2,5 | 2,6 | 2,7 | 2,8 | 2,9 |
| 2,11 | 2,12 |
|
|
3 | RR.HH. | 3,1 | 3,2 | 3,3 | 3,4 | 3,5 | 3,6 | 3,7 | 3,8 | 3,9 |
| 3,11 | 3,12 |
|
|
4 | COMPUTOS | 4,1 | 4,2 | 4,3 | 4,4 | 4,5 | 4,6 | 4,7 | 4,8 | 4,9 |
| 4,11 | 4,12 | 4,13 | 4,14 |
5 | CONTABLE | 5,1 | 5,2 | 5,3 | 5,4 | 5,5 | 5,6 | 5,7 | 5,8 | 5,9 | 5,10 | 5,11 | 5,12 | 5,13 | 5,14 |
6 | PRODUCCION | 6,1 | 6,2 | 6,3 | 6,4 | 6,5 | 6,6 | 6,7 | 6,8 | 6,9 |
| 6,11 | 6,12 |
| 6,14 |
7 | I & D |
|
|
|
|
| 7,6 | 7,7 | 7,8 | 7,9 |
| 7,11 | 7,12 |
| 7,14 |
8 | CRED. Y COBR. | 8,1 | 8,2 | 8,3 |
| 8,5 | 8,6 | 8,7 | 8,8 | 8,9 |
| 8,11 | 8,12 |
|
|
9 | FINANZAS | 9,1 | 9,2 | 9,3 | 9,4 | 9,5 | 9,6 | 9,7 | 9,8 | 9,9 | 9,10 | 9,11 | 9,12 | 9,13 | 9,14 |
10 | DISTRIBUCION | 10,1 | 10,2 | 10,3 | 10,4 | 10,5 | 10,6 | 10,7 | 10,8 | 10,9 |
| 10,11 | 10,12 |
|
|
11 | MARKETING |
|
|
|
|
| 11,6 | 11,7 | 11,8 | 11,9 |
| 11,11 | 11,12 |
| 11,14 |
12 | SERVICIOS | 12,1 | 12,2 | 12,3 | 12,4 | 12,5 | 12,6 | 12,7 | 12,8 | 12,9 |
| 12,11 | 12,12 |
|
|
Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos
puntos. En el caso de las Ventas, éstas están
sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un
lado las vinculadas a las normativas sobre facturación y
por otro lado las relativas a percepciones, impuesto al valor
agregado y las atinentes a documentación correspondientes a los
clientes. Luego en función de ello se conformarán
los cuestionarios para verificar que los diversos puntos de la
matriz están siendo debidamente cumplimentados.
Los cuestionarios tienen una primer columna
correspondiente al número de la pregunta en
cuestión, una segunda con la respectiva pregunta, y las
tercera y cuarta corresponden a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad
de SI de cada cuestionario
se divide por el total de preguntas del cuestionario y se
multiplica por 100, lográndose un porcentaje de
cumplimiento o efectividad, el cual se aplicará sobre una
base de 10 para así obtener el puntaje por
cuestionario.
Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las
cuales tienen 5 SI, el porcentaje es de 62,50%, en tanto que el
puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro cuestionario
tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran sí, el
porcentaje sería de 50% y el puntaje de 5. De ésta
forma se logra un análisis bastante objetivo. Pero
no todas las preguntas tienen igual importancia, razón por
la que puede mejorarse el sistema otorgándole una
ponderación. De tal forma a aspectos menores se le
daría un puntaje de 1 punto, a aspecto de nivel medio 2
puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos. Ejemplo: Para un
cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2
y 3 de valor tres, el puntaje máximo sería de 20
puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de un punto, 2 de
dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos,
con lo que se tiene un porcentaje de efectividad del 45% y un
puntaje de 4,5.
Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podrían
ser de uno, tres y cinco, para hacer más sensible el
puntaje final a los aspectos más importantes.
Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje
correspondiente a cada punto de la matriz, así si de
contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios
cuyo puntaje máximo de responderse a todas las preguntas
positivamente sería de 40 puntos y se obtuvo un total de
35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el
puntaje de 8,71 puntos.
Por último y dado que no todas las áreas
– actividades o productos están sujetos a las mismas
cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los
puntos de control obteniéndose el puntaje máximo
posible, se suman los puntos obtenidos de acuerdo al párrafo
anterior y se divide por dicho máximo obteniéndose
el puntaje de efectividad por área. Veamos: el área
o actividad "Ventas" de un total de 14 casilleros, tiene 11
puntos de control. Sí multiplicamos 11 por diez tenemos un
puntaje máximo de 110 puntos. Supongamos que de los
controles realizados surge un puntaje máximo de 80 puntos,
el porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un puntaje de
7,27.
Igual criterio es aplicable a las columnas, así
tenemos que "Registro de la
Propiedad"
tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el
puntaje máximo es de 60 puntos. Si el puntaje obtenido es
de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un puntaje de
10.
En función de los totales por fila (áreas,
actividades / procesos, productos / servicios), de los totales
por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de
prioridades para el análisis y resolución de los
problemas.
Así un bajo puntaje en los casilleros de
productos y servicios en relación a las normas ISO
9000 e ISO 14000 nos
estaría indicando problemas en materia de controles de
calidad, a los cuales debería prestarse atención inmediata.
Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la
Matriz es a título de ejemplo, dependiendo la cantidad y
contenido de las mismas a las normativas propias de cada lugar o
país, como de la actividades que la empresa objeto de
control desarrolle. Así por ejemplo podría
agregarse según el caso las normas referentes al
suministro de información a las entidades oficiales de
Estadística Industrial.
Para ver esta tabla
seleccionar la opción "Bajar trabajo" del
menú superior
Así de los puntajes totales observados en
ésta Matriz se observan problemas en el área de
Compras (producto
de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones impositivas,
de calidad y de control interno), por el lado normativo se
observa un bajo desempeño en materia de cumplimiento a las
disposiciones a las Normativa ISO 9000 / ISO
14000 y en las correspondientes a las disposiciones del Banco
Central (conformación de carpetas crediticias e
informaciones especiales exigidas por el organismo de contralor
para acceder a la financiación bancaria; lo cual
podría traer como consecuencia un corte en la
líneas crediticias, o bien un incremento en la tasa de
interés).
Para la implantación del sistema se deben llevar
a cabo un total de 10 pasos básicos y fundamentales, los
cuales pasamos a describir a continuación.
- Capacitación. Los propietarios y / o miembros
de la alta dirección deben concientizarse totalmente
de los riesgos existentes, y por lo tanto de las ventajas,
beneficios, funcionamiento y objetivos del Sistema Matricial de
Control Interno. - Planificación. Deben determinarse claramente
las tareas a efectuar, designando responsables, y fijando
plazos para su cumplimiento. Además deberán
calcularse y especificarse la cantidad y calidad de recursos
humanos y materiales
necesarios para la puesta en funcionamiento del
Sistema. - Capacitación. Constituye una de las
principales tareas del plan. Deberá capacitarse y
entrenarse tanto al Equipo Constructor del Sistema, como a los
usuarios, sean éstos los encargados y responsables de
los controles (controladores), como los receptores de
información. - Conformación de Equipos. Son los Equipos
Constructores del Sistema para cada segmento (sector y norma
a verificar). Para ello trabajarán en los respectivos
equipos: miembros del área afectada, auditor (externo
o interno, especialista en dicho tema) y especialistas de la
empresa o externo. Por ejemplo para el diseño del cuestionario correspondiente
al sector contable en materia impositiva trabajarán:
el encargado de impuesto del
sector contable, el auditor interno (o externo) dedicado a la
auditoría respectiva, y el asesor impositivo de la
empresa.En lo relativo a la forma de llegar a los niveles de
ponderación será menester una vez seleccionadas
todas las preguntas correspondientes a un determinado
cuestionario utilizar la siguiente matriz:Sí a cada pregunta le adjudicamos una letra y
colocamos en la parte superior de las columna la letra
correspondiente a cada pregunta, haciendo lo mismo a la
izquierda de cada fila, tendremos una conformada una matriz.
A partir de allí relacionamos cada letra
correspondiente a las diferentes filas en relación a
cada columna. Así le daremos un puntaje de 1 si tiene
prioridad o mayor importancia en relación a la otra
pregunta, si tiene menor importancia le daremos un valor de
cero, y de poseer igual importancia el valor será de
0,50. En el caso abajo consignado al ser "A" más
importante que "B" de acuerdo a los criterios del grupo de
trabajo se le da un valor de 1; al tener "A" un menor valor
que "C" se le da un valor de "cero"; al tener igual valor que
"D" es valor de la casilla es de 0,50; y al superar en
importancia tanto a "E" como a "F" en ambos casilleros se
coloca el valor 1. Llegamos de tal forma a un total de 3,50
para la pregunta "A"; de 2,50 para la pregunta
correspondiente a la letra "B". Al totalizar todas las letras
tenemos un total general de 16,50. Luego calculamos la
relación porcentual del total de cada letra en
relación al total general. O sea cuanto representa
3,50 de 16,50 (es el 21,21%, que representado en valores
decimales es el 0,21). La suma de todos estos cálculos
da el 100%, o lo que es lo mismo 1.FACTORES
A
B
C
D
E
F
PONDERACION
A
1
0
0,5
1
1
3,50
21,21%
0,21
B
0
1
0,5
0
1
2,50
15,15%
0,15
C
1
1
1
1
1
5,00
30,30%
0,31
D
0,5
1
0
1
1
3,50
21,21%
0,21
E
0
1
0
0
0,5
1,50
9,09%
0,09
F
0
0
0
0
0,5
0,50
3,03%
0,03
16,50
100,00%
1,00
De tal forma es que se determinan los
valores ponderados de cada pregunta; teniendo un 0,21
para las preguntas "A" y "D"; un 0,09 para la "E"; un 0,15
para la "B"; un 0,31 le corresponde a la "C" y un 0,03 para
la "F". - Construcción de la Matriz. Se procederá
a la identificación de todas las Normas Internas y
Externas que pueden afectar o no a la empresa. En
función de ello se procede a conformar los respectivos
cuestionarios, adjudicando a las preguntas un determinado nivel
de ponderación de tal forma que la suma de todas ellas
lleguen a un total de 1 –uno- (así si tenemos tres
preguntas: a?, b? y z?. A la a? se le otorga una
ponderación de 0,50; a la b? 0,25 y a la z? 0,25; de tal
manera la suma de todas las ponderaciones da un total de 1,00).
Se determinará para cada pregunta (punto de control) del
cuestionario la frecuencia de su control y el responsable de su
ejecución. (Ejemplo: el Contador de cada sucursal
bancaria tendría que efectuar diariamente el arqueo de
efectivo –pregunta: coincide el total arqueado con el
total contable?- de no coincidir dicho total, se
cargaría dicha respuesta como "NO" en el sistema
informático, aclarando la magnitud de la diferencia en
cuestión, de tal forma en Casa Central
automáticamente tanto el Gerente
General, el Gerente de Sucursales, el Gerente de la Sucursal y
el Gerente de Auditoría
Interna tomarían conocimiento
de dicha diferencia y de su magnitud). - Ejecución de los Controles. Desarrollados por
parte de los Auditores Internos o Responsables de Áreas,
según corresponda en función a lo especificado en
el punto "5" anterior. - Recepción de Informes y Monitoreo Permanente.
El sistema informará de manera inmediata las falencias,
errores o diferencias detectadas. En el caso puesto como
ejemplo en el punto "5" las autoridades designadas para dicho
punto serían informadas de inmediato de la diferencia
detectada, ahorrándose informes de auditoría y
tiempo de preparación del informe, y
de su respectiva lectura
(incluso para un determinado tipo de control puede informarse
de dicha falencias a diferentes funcionarios en virtud de la
magnitud o tamaño de la diferencia o desvío
detectado). Se permitirá también un monitoreo
permanente para saber así el estado de
situación que en materia de control interno tiene la
empresa. - Verificación por parte de Auditoría
Interna (u otro encargado de controles en caso de no existir
tal Gerencia o
Departamento). Desarrollarán controles sorpresivos y
verificaciones especiales persiguiendo el buen uso del SMCI,
como del fiel cumplimiento de las normativas en materia de
controles. - Evaluación del Sistema. Se medirán la
cantidad de errores y fallas detectadas por el SMCI, la
frecuencia de las mismas. También se calcularán
y analizarán los costos imputables: costos de
auditoría, inspección y verificación
más los costos por fallas o falencias. El objetivo es
llevar a un mínimo dichos costos, logrando así
aumentar la eficiencia y eficacia
organizacional.De ésta forma tenemos que la Alta Gerencia
puede verificar por medio de la SMCI, que se esté
dando cumplimiento a todos los controles, quienes
están a cargo de dichas verificaciones, cuando fue la
última vez que realizaron los controles para cada
punto y con que frecuencia. En función de la
importancia relativa de los distintos puntos y de los
problemas que los mismos tienen se le dará la
prioridad de control y corrección.Los encargados de Áreas, y los responsables
del control, sean auditores internos o externos pueden
verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento
matricial) el cumplimiento de las distintas
disposiciones.La matriz contempla el 100% de los factores de
riesgo siendo de tal forma un vehículo formidable para
evitar o corregir defectos que perjudiquen patrimonial y
económicamente a la entidad.El Sistema Matricial de Control Interno le da tanta
importancia al cumplimiento de las disposiciones fiscales,
como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad
de los productos y servicios, como así también
proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo una
rápida visión de dicha matriz, impresa o por
monitor,
por parte de los Directivos le permiten saber las
áreas que comprometen a la empresa, y proceder a
analizar las causas o motivos, para luego aplicar las
correspondientes medidas de ajuste.El SMCI es en último término un
generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo
eliminar o disminuir las pérdidas ocasionadas por los
fraudes, la falta de seguros
contra riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de
cumplimiento de disposiciones legales, la carencia de
información óptima entre otras.Como dicen los norteamericanos: "los partidos de
basketball
comienzan ganándose con una buena defensa". De nada
sirve encestar muchos puntos si los contrarios nos convierten
más. De igual forma de poco servirá trabajar
con ahínco y generar ventas, si buena parte de
está son absorbidas por pérdidas ocasionadas en
descuidos, despilfarros y carencias de controles.Cada sector o punto de control de la Matriz
representa el eslabón de una cadena, y una cadena es
tan fuerte como su eslabón más débil, de
ahí la importancia de verificar preventivamente el
cumplimiento de diversos aspectos concernientes a la empresa,
corrigiendo luego de los controles los aspectos,
áreas, procesos, actividades, normas y principios con
menores o insatisfactorios niveles de eficacia de manera tal
de fortalecer cada eslabón.8. Anexo 1 – Modelo de
CuestionarioPara ver esta tabla seleccionar la
opción "Bajar trabajo" del menú
superiorEl puntaje implica un problema en el
área, producto o actividad, pero no implica que
las personas de dicho sector o proceso seansiempre responsables de los problemas que
puedan observarse. Debe tenerse en cuenta la regla del
85/15 (J. Juran) según la cualel 85% de los problemas no son atinentes a los
empleados u obreros, sino al sistema, y por lo tanto es
responsabilidad de la Direcciónsu corrección.
9. Anexo 2 – Informe por
ExcepciónPara ver esta tabla seleccionar la
opción "Bajar trabajo" del menú
superiorEl sistema matricial de control interno permite no
sólo el cálculo automático de los
puntajes tanto por cuestionario, como por casillero de la
matriz y por área o normativa / principio, sino
además la generación automática del
informe por excepción. Sí para cada respuesta
negativa se indica en el programa la
correspondiente observación y sus implicancias y
riesgos, una vez efectuado el control y colocada la marca ("X")
en la columna "NO" del cuestionario, el informe se
efectúa de manera automática. Con ello se logra
estandarizar los informes, reducir el papeleo y tareas
burocráticas, permitir un rápido informe para
los funcionarios respectivos y mayor uniformidad en los
criterios de información. - Ajustes al Sistema. Producto de las verificaciones
realizadas por parte de Auditoría Interna y de la
evaluación que se haga del Sistema, se procederá
a realizar ajustes tendientes a la mejora tanto del Sistema
Matricial de Control Interno, como de los procesos y
actividades organizacionales, logrando de tal forma un
principio básico u fundamental de la TQM, que es la
Mejora Continua en los Procesos organizacionales. - Anexo 3 – Esquema de trabajo
Autor:
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de
Negocios
Especialista en Mejora Continua, Calidad, Productividad,
Control y Reducción de Costos, y Relevamiento y
Evaluación del Control Interno.
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