Diseño de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados

en la empresa
National Oilwell de Venezuela C.A.
Anaco edo. Anzoategui

1. Resumen
3. El problema
4. Bases
   teóricas
5. Marco
   metodológico
6. Resultados de la
   investigación
7. Conclusiones
8. Recomendaciones
9. Referencias
   Bibliográficas

RESUMEN

EL Diseño
de un Manual de
Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de
materiales importados en la empresa National
Oilwell de Venezuela C.A. Para llevar de manera secuencial y
lógica
los pasos de cada procedimiento
mediante un documento formal.. Este trabajo
requirió de una investigación de tipo descriptiva mientras
que el diseño fue de campo; ya que se estuvo en el lugar
de los hechos. Para el mismo se utilizaron las técnicas e
instrumentos apropiados para esta investigación; Las
técnicas aplicadas fueron la observación directa y la entrevista
no estructurada. Los instrumentos usados fueron las fichas,
lápices, hoja y grabadora. Los aportes principales que
genera el siguiente trabajo es que permitirá evitar
perdidas y fugas de materiales a la hora de realizar las entradas
y salidas de los mismos Se concluye que para la empresa la
perdida y fuga de materiales importados ha generado
pérdida de dinero y
retraso, etc. por la carencia de un manual de procedimientos
administrativos de entradas y salidas de materiales importados.
Se recomienda al departamento de almacén la
implementación del mencionado manual de procedimientos
administrativos.

INTRODUCCIÒN

Entre los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la
administración, se destaca lo relativo a los manuales
administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al
personal,
proporcionan la orientación precisa que requiere la
acción
humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el
ámbito operativo o de ejecución, pues son una
fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos
de un empleado, para lograr la realización de las tareas
que se le han encomendado. Los manuales son probados en la
practica como puntos de referencia para la instrucción del
nuevo personal.

Los manuales representan una herramienta indispensable
para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir
con sus funciones y
procesos de
una manera clara y sencilla.

Por lo tanto en el siguiente trabajo especial de grado
se pretende Diseñar un manual de procedimientos
administrativos de entradas y salidas de materiales importados en
la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. Anaco Estado
Anzoategui.

El desarrollo del
mismo se estructuró de la siguiente manera:

El Primer Capitulo; Se describe en forma global
el problema la carencia de un manual de procedimientos
administrativos objeto a estudio, el objetivo
general y los objetivos
específicos que se establecen para llevar a cabo de manera
idónea de este trabajo. Por otra parte se destaca la
delimitación y justificación de la
investigación.

El Segundo Capitulo; Busca familiarizar al lector
con la estructura y
composición referente a los antecedentes de
investigación que aportan la información precisa, con respecto al
marco
teórico, donde se hace una breve descripción de los conceptos bases
correspondientes a los manuales, procedimientos, manuales de
procedimientos y procedimientos administrativos son conocimientos
mencionados a enfocar primordialmente con el problema a resolver.
Por ultimo un listado de términos básicos que
complementan la información.

El Tercer Capitulo; Es definido por medio de una
metodología en el cual se evalúan y
explican los métodos
que se utilizaron a través de un lenguaje
sencillo; El tipo de investigación utilizado fue
"Descriptivo", y el diseño de investigación fue de
"Campo"; Las técnicas que se aplicaron fueron la
observación directa y la entrevista no
estructurada. Por otro lado los instrumentos que se utilizaron
fueron las fichas, lápices, hoja y grabadora entre
otros.

El cuarto Capitulo; Corresponde al capitulo
más importante porque en el se obtiene los resultados de
la investigación a través de los distintos recursos
utilizados para recopilar la información necesaria, y por
lo tanto se obtiene de manera clara y sencilla el diseño
del manual de procedimientos administrativos. Para finalizar se
reseña las conclusiones, recomendaciones, referencia
bibliografica y anexos relativos que contemplan el desarrollo de
este Trabajo Especial de Grado.

CAPITULO I

EL
PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A escala mundial
los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a
transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van
modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas,
el creciente grado de especialización, como consecuencia
de la división del trabajo, hace necesario el uso de una
herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de
cada actividad dentro de una estructura
organizacional. Así pues los manuales administrativos
representan una alternativa para este problema, ya que son de
gran utilidad en la
reducción de errores, en la observancia de las políticas
del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados,
proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos
puesto.

En este sentido las organizaciones
con visión futurista, están en la búsqueda
constante de mejorar cada día los procedimientos que
ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad
y dentro de estas herramientas
se cuenta con uno de los mas utilizados como son los
manuales.

Según Catacora F. (1996); Afirma que:

Los manuales son por excelencia los documentos
organizativos y herramienta gerenciales utilizados para comunicar
y documentar los procedimientos contables y no contables.
Consiste en la
organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de
libro
actualizable ( p.74).

La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la
información clara, sencilla y concreta. A través de
esta herramienta se orienta y facilita el acceso de
información a los miembros de la organización,
mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los
pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos
resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una
necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las
organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con
esta herramienta de control la manera
de realizar sus labores.

La empresa National Oilwell de Venezuela C.A. se
encuentra ubicada en la carretera negra Km 68 vía anaquito
Anaco Edo- Anzoategui. Dedica a la distribución, servicios y
venta de
materiales, equipos, productos y
repuestos nacionales e importados para la industria
petrolera y petroquímica. Y la cual lleva
aproximadamente 10 años sirviéndole a la comunidad
anaquense.

Esta empresa actualmente presenta una
problemática relacionada en el área de
almacén debido a la fuga de materiales al momento de la
recepción y despacho de materiales importados, lo que
genera el retraso en los mismos. Ya que no se cuenta con un
documento formal que le indique las actividades de los
procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales
importados.

La problemática anteriormente descrita genera lo
siguiente:

.- Desconocimiento de las funciones o
actividades, ya que, el departamento de almacén no cuenta
con un documento formal que le permita llevar la secuencia
lógica de las actividades en cada uno de los pasos que
conforman el procedimiento de entrada y salida de materiales
importados.

.- Perdida en existencias en su inventario por la
falta de información acerca de cómo proceden las
entradas y salidas de materiales importados.

.- Perdida de dinero para la empresa por la fuga
y falta de materiales con respecto a las entradas y salidas de
materiales importados.

.- Perdida de tiempo al realizar la
recepción y despacho de materiales importados.

De esta manera se evidenció a través de
una entrevista con el almacenista, quien es la persona encargada
de llevar anteriormente el manejo de las entradas y salidas de
materiales, lo cual se realizaba de forma empírica tanto
así que se presentó fugas de materiales al momento
de la recepción y despacho de los mismos, no registrando
en sus reportes la información necesaria para sustentar la
operación. Generando en su inventario perdidas de
faltantes y sobrantes de materiales.

A raíz de la problemática se enfocan las
siguientes interrogantes:

¿ Que diagnostico se detecta en el departamento
de almacén con la implantación del manual de
procedimiento administrativo de entradas y salidas de
materiales importados?

¿ Conoce el departamento de almacén los
pasos que deben ser realizados en la recepción y
despacho de materiales importados?

1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El presente trabajo Especial de Grado se refiere al
Diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos de
entradas y salidas de materiales importados;
específicamente en el departamento de almacén en la
empresa National Oilwell de Venezuela C.A con la finalidad de
llevar la secuencia lógica de las actividades de los
procedimientos.

La empresa National Oilwell se encuentra ubicada en la
Carretera negra Km 68 Campo National Oilwell Vía Anaquito.
Anaco Edo. – Anzoategui. Él # teléfono: 4255329 / 4255015; El telefax:
(0282) 422 /18/54.

El periodo para la realización de este Trabajo
fue desde 05/11/03 hasta 06/02/04.

1.3 OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN

1.3.1 Objetivo General

.- Diseñar un Manual de Procedimientos
Administrativos de entradas y salidas de materiales importados en
la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. para llevar la
secuencia lógica de las actividades de los
procedimientos..

1.3.2 Objetivos Específicos

.- Diagnosticar la situación actual del
departamento de almacén en la empresa National Oilwell de
Venezuela C.A.

.- Identificar los pasos a seguir para las
entradas y salidas de materiales importados en la empresa
National Oilwell de Venezuela C.A.

.- Preparar el Diseño del manual de
procedimientos administrativos de entradas y salidas de
materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela
C.A.

1.4 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

La importancia de los manuales de procedimientos
administrativos a través de una mirada retrospectiva a la
administración permite llevar a las
empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del
proceso
administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar
de una manera más eficaz las actividades que se designa a
cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto
de actividades responde a la esencia del procedimiento
administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las
labores o actividades para estandarizar la operatividad de la
misma.

Lo interesante del siguiente manual de procedimientos
administrativos de entradas y salidas de materiales importados,
Es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y
eficiencia en
la recepción y despacho de los mismos para salvaguardar la
operatividad de la empresa

Así mismo, para el departamento de almacén
es indispensable, ya que le permitirá contar con una
herramienta para obtener información rápida y
oportuna ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de
los procedimientos de las entradas y salidas de materiales
importados.

Igualmente; para el almacenista resulta beneficioso
porque le permite mejorar sus funciones para tratar de
realizarlas eficazmente las entradas y salidas de los materiales
importados. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al
momento de recibir y despachar mercancía.

De este modo, se espera que para los nuevos empleados
con la implantación de este manual de procedimiento no
surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento
de almacén. El cual también facilitará la
información clara y sencilla de las actividades a la hora
de realizar la entrada y salida de materiales
importado.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1. ANTECEDENTES DE LA
INVESTIGACIÓN

Para el desarrollo de la investigación se
consultaron los siguientes Trabajos Especiales de Grado, en el
Instituto Universitario de Tecnología de
Administración Industrial
(I.U.T.A):

.- Br. Arévalo Trinidad, Marvelis. (Abril
2002), lleva por titulo "Diseño de un procedimiento
administrativo de egreso de materiales por ventas en la
empresa AB Industries de Venezuela, C.A".

El cual tiene como objetivo "Diseñar un
procedimiento administrativo de egreso de materiales en la
empresa AB Industries de Venezuela, C.A para evitar las fallas en
el departamento de ventas".

Concluyendo de esta manera que en el departamento de
ventas de la empresa AB Industries de Venezuela, C.A. No existe
un procedimiento adecuado para el egreso de materiales; Por lo
cual ocurren errores, fallas u omisiones al momento de realizar
una venta y esto a afectado negativamente a la empresa. Es por
ello que los pasos del procedimiento administrativo propuesto
ordena en forma lógica y secuencial las acciones a
realizar por el personal en el departamento de ventas.

.- Br. Yánez G. Anali. (Agosto 2001), se
titula "Diseño de un manual de normas y
procedimientos para el control de materiales y equipos
dañados o extraviados propiedad del
cliente de la
empresa PDVSA BARIVE S.A".

Este trabajo de investigación tiene como objetivo
"Diseñar un manual de normas y procedimientos para el
control de materiales y equipos dañados o extraviados
propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVEN S.A. Anaco
– Estado Anzoategui con la finalidad de mejorar el proceso de
almacenamiento y
control de materiales".

Esta manera concluye que su aplicación los
empleados pueden orientarse para llevar de manera secuencial y
ordenada los procesos de control de materiales y equipos
dañados o extraviados de igual modo con ello se designa la
responsabilidad que tiene cada empleado en cuanto
a las actividades que debe llevar a cabo.

.- Br. Ríos Yolimar. (Marzo 2002) El cual se
titula "Rediseño del formulario y procedimiento de
compras primas
requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica Alfredo Salazar
CADAFE" Anaco. Estado- Anzoategui.

Este trabajo se realiza con el siguiente objetivo
"Rediseñar el formulario y procedimientos de compras
primas requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica Alfredo
Salazar CADAFE para registrar adecuadamente la información
requerida en esa actividad".

Concluye de esta manera que para el rediseño del
formulario (CPR-2) se contó con todo el apoyo de todo el
personal que labora en el departamento de administración
de la empresa

2. BASES TEORICAS

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL.

Documento elaborado sistemáticamente en el cual
se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de
un organismo y la forma en que las mismas deberán ser
realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el
propósito de ampliar y dar claridad a la
definición, citamos algunos conceptos de diferentes
autores.

Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com
Lo define como: " Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre historia,
organización, política y
procedimientos de una empresa,
que se consideran necesarios para la menor ejecución del
trabajo".

Continolo G en www.gooegle.com
. Lo conceptualiza como: " Una expresión formal de
todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar
en un determinado sector; es una guía que permite
encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
personal operativo".

2.2.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

Considerando que los manuales administrativos son un
medio de comunicación de las políticas,
decisiones y estrategias de
los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo
del grado de especialización del manual.

Para González M. a través de la
www.gooegle.com.
Define los siguientes objetivos:

.- Presentar una visión de conjunto de la
organización (manual de
organización).

.- Precisar las funciones de cada unidad
administrativa (manual de organización)

.-Presentar una visión integral de
cómo opera la organización (manual de
procedimientos).

.-Precisar la secuencia lógica de las
actividades de cada procedimiento (manual de
procedimientos).

.-Precisar la responsabilidad operativa del
personal en cada unidad administrativa (Manual de
procedimientos)

.-Precisar funciones, actividades y
responsabilidades para un área específica (manual
por función
específica).

.-Servir como medio de integración y orientación al
personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al
organismo (manuales administrativos).

.-Proporcionar el mejor aprovechamiento de los
recursos
humanos y materiales ( manuales administrativos).

3. TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE LOS
   MANUALES.

Existen tres técnicas para la elaboración
de los manuales, los cuales son descritos a

continuación:

.- Verificar los puntos o asuntos que
serán abordados:

En este punto se especifica en si los asuntos o puntos
de mayor relevancia que debe contar el manual.

.- Detallar cada uno de los
asuntos:

En esta parte permite recopilar los datos sobre los
asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se
realiza el trabajo
aclarando la forma en que el servicio es
realizado.

.- Elaborar una norma de servicio que
deberá ser incluida en el manual:

Esta ultima técnica deberá explicar
él porque, el cómo, quien lo hace, para qué
deberá ser redactado en forma clara y sencilla.

2.2.4. TIPOS DE MANUALES.

.- Manual de Organización.- El manual de
organización describe la organización formal,
mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad
y responsabilidad. 

.- Manual de Políticas.- El manual de
políticas contiene los principios
básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones

.- Manual de procedimientos y normas.- El manual de
procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros
de la organización compatibles con dichos procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su
ejecución

.- Manual del especialista.- El manual para
especialistas contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinado tipo de actividades u
oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales
funciones.

.- Manual del empleado.- El manual del empleado
contiene aquella información que resulta de interés
para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega
en el momento de la incorporación. Dichos temas se
refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla,
planes de incentivación y programación de carrera de empleados,
derechos y
obligaciones,
etc.

.- Manual de Propósito múltiple.- El
manual de propósitos múltiples reemplaza total o
parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos
en los que la dimensión de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confección y mantenimiento.

2.2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS
MANUALES

Según González H. En www.google.com
clasifica a los manuales administrativos en dos grupos; por su
contenido y por su función específica, en el
siguiente cuadro se describen cada una de estas
agrupaciones:

7. VENTAJAS DE LOS MANUALES

Entre las principales ventajas de los manuales se
encuentran las siguientes:

.- Son un compendio de la totalidad de funciones
y procedimientos que se desarrolla en una organización,
elementos éstos que  por otro lado sería
difícil reunir.

 .- La gestión
administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones  o criterios personales del funcionario
actuante en cada momento.

.- Clarifican la acción a seguir o la
responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que
pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel  alcanza la decisión o
ejecución. 

.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
ejecución de la gestión administrativa y evitan La
formulación de la excusa del desconocimiento de las normas
vigentes. 

.- Sirven para ayudar a que la
organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema. 

.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 

.- Facilitan el control por parte de los
supervisores   de las tareas delegadas al
existir

2.2.7. LIMITACIONES AL NO UTILIZAR
MANUALES.

.- Existe un costo en su
redacción y confección que,
indudablemente, debe afrontarse. 

.- Exigen una permanente actualización,
dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su
total inutilidad.

.- No incorporan los elementos propios de la
organización informal, la que evidentemente existe pero no
es reconocida en los manuales.   

2.2.8. ESTRUCTURA DE UN MANUAL.

Su estructura comprende tres partes primordiales que
son:

1. Encabezamiento.
2. Cuerpo.
3. Glosario.

2.2.8.1. Encabezamiento.- Este debe tener la
siguiente información:

.- Nombre de la empresa u
organización.

.- Departamento, sección o dependencia en
las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo
bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su
contenido.

.- Índice o tabla de contenido de un
criterio de relación de los elementos que contiene el
manual.

2.2.8.2. El Cuerpo del Manual.- Este debe
contener la siguiente información:

.- Descripción de cada uno de los
términos o actividades que conforman el procedimiento, con
indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades.

3. Glosario de Términos.- Al final del
   manual se debe incluir los siguientes datos:

.- Anexos o apéndices como complementos
explicativos de aquellos aspectos del manual que lo
ameriten.

.- Fecha de emisión del procedimiento para
determinar su vigencia.

.- Nombre de la entidad responsable de la
elaboración del manual y su contenido.

2.2.9. BENEFICIOS DE LOS MANUALES.

.- Flujo de información
administrativa.

.- Guía de trabajo a ejecutar.

.- Coordinación de actividades.

.- Uniformidad en la interpretación y aplicación de
normas.

.- Revisión constante y mejoramiento de
las normas, procedimientos y controles.

.- Simplifica el trabajo como análisis de tiempo.

2.2.10. PROCEDIMIENTOS

Se definen que son planes en cuanto establecen un
método
habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos
guías de acción mas bien que de pensamiento,
que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben cumplirse.

Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos
consiste en describir detalladamente cada una de las actividades
a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p.
28)

2.2.11. OBJETIVOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Gómez F. (1993) señala que: " El principal
objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de
llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).

12. IMPORTANCIA DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

El hecho importante es que los procedimientos existen a
todo lo largo de una organización, aunque, como seria de
esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles
bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para
detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a
tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo
modo.

Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos
representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar
los trabajos administrativos para su mejor función en
cuanto a las actividades dentro de la
organización".(p.54)

2.2.13 CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes
características de procedimientos:

.- No son de aplicación general, sino que
su aplicación va a depender de cada situación en
particular.

.-Son de gran aplicación en los trabajos
que se repiten, de manera que facilita la aplicación
continua y sistemática.

.-Son flexibles y elásticos, pueden
adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en
las siguientes s características de
procedimientos

.-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de
procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un
sistema.

.- Por no ser un método individual de
trabajo. El método se refiere específicamente a
como un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo.

.- Por no ser una actividad especifica. Una
actividad especifica es la que realiza un empleado como parte de
su trabajo en su puesto. (p.53)

2.2.14. BENEFICIOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El
aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores
soluciones
para los problemas y
contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de
la organización".(p.30)

2.2 15. ESTRUCTURA DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se estructuran de la siguiente
manera:

.- Identificación.

Este titulo contiene la siguiente
información:

.- Logotipo de la organización

.- Denominación y extensión
(general o especifico) de corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.

.- Lugar y fecha de
elaboración.

.- Numero de revisión.

.- Unidades responsables de su revisión
y/o autorización

.- Índice o contenido

Relación de los capítulos que forman
parte del documento.

.- Introducción

Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, área de aplicación e importancia de su
revisión y actualización.

.- Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.

.- Áreas de aplicación o alcance de
los procedimientos.

.- Responsables

Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en
los procedimientos en cualquiera de sus fases.

.- Políticas o normas de
operación

En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan para
facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los
procedimientos.

2.2.16. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Munich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los
procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia
para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p.
99)

Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993)
definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de
tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en
ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)

Ante lo relacionado en las citas del párrafo
anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como
un instrumento administrativo que apoya la realización del
que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma
metódica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos
estriba en que los mismos:

.- Establecer el orden lógico que deben
seguir las actividades.

.- Promueven la eficiencia y la
optimización.

.- Fijar la manera como deben ejecutarse las
actividades, quién debe ejecutarlas y
cuándo.

2.2.17. BENEFICIOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado
describe los siguientes beneficios que consisten en:

.- Aumento del rendimiento laboral.

.- Permite adaptar las mejores soluciones a los
problemas.

.- Contribuye a llevar una buena
coordinación y orden en las actividades de la
organización.

2.2.18 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Para Gómez.(Op.cit) define que: "Son
documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la
información básica referente al funcionamiento de
las unidades administrativas; Además facilitan la
actuación de los elementos humanos que colaboran en la
obtención de los objetivos y el desarrollo de las
funciones".(p.125)

2.2 19. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS

Según Gómez.(op.cit) los manuales
de procedimientos en su calidad de
instrumento administrativo tienen como objetivo:

.- Uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.

.- Determinar en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.

.- Facilitar las labores de auditoria, la
evaluación del control
interno y su vigilancia.

.- Aumentar la eficiencia de los empleados,
indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.

.- Ayudar en la coordinación del trabajo y
evitar duplicaciones.

2.3.DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
BÁSICOS

Administrativo (va): Relativo a la
administración resolución administrativa persona
que tiene por oficio administrar.

Despacho: Acción de despachar, lugar donde
se despachan mercancías.

Entrada: Acción de entrar, sitio por donde
se entra: la entrada a un almacenamiento.

Importación: Introducción de
bienes y
servicios extranjero, o conjunto de cosas importadas.

Materiales: Son bienes o activos que se
adquieren para remplazar la escasez de las
mercancías.

Recepción: Recibir o entregar el material
o cosa que sea de útil acceso para la empresa en este caso
el departamento de almacén

Registro: Formato donde se describen los pasos
para llevar a cabo una actividad administrativa y facilitar la
operatividad de la misma.

Reporte: son documentos que sirven de soporte
para sustentar la actividad que ha sido realizada.

Salida: posibilidad de venta de
mercancías. Despacho por medio de transporte las
mercancías fuera de lugar donde se encontraban.

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

El marco metodológico esta referido al momento
que alude al conjunto de procedimientos lógicos y
operacionales implícitos en todo proceso de
investigación. En otras palabras, el fin esencial del
marco metodológico es el que se sitúa a
través de un lenguaje claro y sencillo los métodos
e instrumentos que se emplearon así como el tipo y
diseño de la investigación.

De acuerdo a lo que afirma Hurtado J.(2000): "La
metodología es el área del conocimiento
que estudia los métodos generales de las disciplinas
científicas. La metodología incluye los
métodos, las técnicas, las estrategias y los
procedimientos que utilizara el investigador para lograr los
objetivos".( p. 75)

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación que se aplico fue
"Descriptivo", ya que se describe la problemática
presentada en el departamento de almacén por la carencia
de un manual de procedimientos administrativos de entradas y
salidas de materiales importados para llegar a la
comprensión y entendimiento del mismo.

Según Tamayo y Tamayo (1997) Dice que: " La
investigación descriptiva trabaja sobre realidades de
hechos y su característica fundamental es la de
presentarnos una interpretación correcta"(p.
54)

3.2 DISEÑO DE
INVESTIGACIÓN

El diseño de esta investigación fue de
campo; en vista de que se pudo recopilar directamente la
información detallada y exacta específicamente en
el departamento de almacén en la empresa National Oilwell
de Venezuela por la falta de un manual de procedimientos
administrativos.

Según Arias F.(1999) Expresa que: "El
diseño de campo consiste en la recolección
de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular o controlar alguna variable". ( p.
48)

3.3 TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
DE DATOS

3.3.1. Técnicas

Para todo proceso de investigación se requiere
del uso de diversas técnicas que le permitan al
investigador obtener toda la información o datos que
requiere para el desarrollo del mismo.

De acuerdo a lo antes señalado las
técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente
Trabajo Especial de Grado fueron las siguientes:

.- La observación directa:

Para este trabajo de investigación se aplico la
técnica de la observación directa ya que el
investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la
problemática que acarrea al departamento de
almacén, debido al hecho de la carencia de un manual de
procedimientos administrativos.

Según Sabino, C.(1997), Señala que: "La
observación directa es aquella a través de la cual
se puedan conocer los hechos y situaciones de la realidad
social". (p. 134).

.- La entrevista no estructurada:

Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista
no estructurada en la empresa National Oilwell; en donde se
llevaron a cabo conversaciones abiertas con todo el personal
interno que labora en el departamento de almacén como el
almacenista, el gerente de
almacén y la supervisora administrativa. Esto con el fin
de conocer y estudiar la información obtenida y poder
canalizar y detectar todo lo referente a las entradas y salidas
de materiales importados

Según Ander E. (1982) Dice que: " La entrevista
no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden
dentro de una conversación, la persona interrogada da una
respuesta, con sus propios términos, de una cuadro de
referencia a la cuestión que se le ha
formulado".(p.227)

3.3.2. Instrumentos de la recolección de
datos

Según Acuña R. (1982) Señala que:
"Consiste en un medio utilizado para registrar la
información que se obtiene durante el proceso de
recolección. (p.307).

Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando
diferentes instrumentos, Entre los cuales citaremos:

.- Fichas: Este instrumento fue utilizado
por el investigador para clasificar y anotar, las distintas
informaciones que eran necesarias para apoyar la
realización del Trabajo especial de Grado.

.- Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados
por el investigador para anotar las respuestas dadas por los
empleados del departamento de almacén.

.- Lápiz.- Instrumento que se uso para
redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas
entrevistas.

.-Grabadora.- Este instrumento fue de gran ayuda
para guardar la información suministrada por los
trabajadores, en las entrevistas realizadas a cada uno de
ellos.

CAPITULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

4.1 DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL EN EL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN EN LA EMPRESA NATIONAL
OILWELL.

En la empresa National Oilwell de Venezuela C.A.
específicamente en el departamento de almacén, la
carencia por un manual de procedimientos administrativos dentro
de su estructura organizativa ha impedido realizar a cabalidad
las actividades de las entradas y salidas de materiales
importados; Ya que ahí se van ingresando en orden
secuencial todos los materiales ya sean nacionales e
importados.

No obstante las debilidades representadas en dicho
departamento han tenido inconvenientes entre los que se pueden
mencionar:

.- Las personas no autorizadas retiran
materiales, sin que el almacenista registre en sus reportes de
entradas y salidas de materiales.

.- Su inventario en stock se ve afectada por no
registrar en su sistema Macola; las entradas y salidas de
materiales importados.

.-Se ha generado perdida de materiales por no
llevar un control en las entradas y salidas de materiales
importados

.-Se desconocen en parte los pasos llevados a
cabo al momento de realizar la recepción y despacho de los
materiales importados.

Así mismo, se espera que la empresa pueda mejorar
la perdida de tiempo y de dinero; Con la disposición de
este manual de procedimientos administrativos.

4.2. IDENTIFICAR LOS PASOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
MATERIALES IMPORTADOS.

A continuación se presentan los pasos llevados a
cabo en el departamento de almacén para la entrada y
salida de materiales importados. Es importante señalar que
dichos pasos son efectuados de forma empírica y en algunos
casos se omiten algunos de ellos:

Primero: El gerente de almacén y/o
materiales Prepara el listado de material en stock (packin list),
Verifica por vía telefónica o e-mail si hay
material en la NOI.

Evalúa y elabora la orden de compra.

Segundo: El Gerente de nuevos negocios,
Revisar y firmar la orden de compra.

Tercero: El Transportista contratado, Entrega la
nota de entrega al almacenista previo a la recepción del
material. Después este revisa la entrega de material al
almacenista.

Cuarto: Almacenista, Es responsable de recibir el
material con la nota de entrega o factura del
proveedor. Formula el reporte de entrada de almacén.
Fotocopia de la documentación (1original y 2
copias).

Quinto: Supervisora Administrativa, Procede a
elaborar la entrada a almacén por el sistema Macola para
asignarle un costo de los gastos aduaneros,
FOB, fletes.

Así mismo se presentan los pasos realizados al
momento de llevar a cabo la salida de materiales
importados:

Primero: El vendedor, verifica el material en
stock espera la aceptación del cliente y elabora la nota
de entrega.

Segundo: Almacenista, revisa la nota de entrega
firma la nota de entrega y después despacha el material al
cliente.

Tercero: Supervisora administrativa, registra la
salida de materiales con la nota de entrega contra la
factura.

Para
ver los demás gráficos seleccione la opción
"Descargar" del menú superior

CONCLUSIONES

Al finalizar este trabajo especial de grado se mencionan
las siguientes conclusiones:

.- La situación evidenciada en particular
en el departamento de almacén se refiere a que los
empleados realizan los pasos de manera empírica, pues no
existe un manual de procedimientos que oriente al desarrollo de
las actividades de manera efectiva.

.- Se ha generado perdida y fuga de materiales en
vista de que no se llevan controles para la entrada y salida en
los mismos.

.- Se desconocen pasos en la realización
de las actividades de entradas y salidas de materiales
importados.

.- No hay ningún mecanismo o herramienta
que sirva de instrucción u orientación al
personal.

RECOMENDACIONES

Tomando en cuenta lo anteriormente descrito en las
conclusiones se desea precisar las siguientes
recomendaciones:

• Es por consiguiente, que se elaboró el manual
  de procedimientos administrativos de entradas y salidas de
  materiales importados, ya que se pueden estandarizar sus
  operatividades correspondientes.
• Con la aplicación del mencionado manual los
  empleados pueden orientarse y ejecutar de manera secuencial y
  ordenada tales procedimientos con el fin de garantizar su fiel
  aplicación. Así mismo evitar perdidas o fuga de
  materiales.
• El siguiente manual permitió fijar pautas a
  seguir para los procedimientos de entradas y salidas de
  materiales importados, cuya aplicación también
  constituye un material informativo que instruya a los empleados
  y al nuevo personal en cuanto al desarrollo del
  mismo.
• Actualizar periódicamente el contenido del
  manual para mayor efectividad, con el propósito de
  establecer los correctivos pertinentes para su mejor
  aplicación.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Acuña Rolando (1982) Técnicas de
Documentación e Investigación 2, 4ta Edición. Caracas Venezuela Universidad
Nacional Abierta.

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Social, Buenos Aires:
Editorial Humanista.

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Investigación, Caracas: Editorial
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materiales por ventas en la empresa AB Industries de Venezuela
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Administración Industrial, Trabajo publicado). IUTA Sede
Nacional, Anaco.

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HILL Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra.
Edición.

Gonzáles Humberto (1999) http//www.manual de
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Gómez Francisco (1993). Sistema y
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Hurtado de Barrera, Jacqueline (1999),
Metodología de la investigación, Caracas:
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Edición)

Pino, Ángela (1998), El Control
Administrativo (Instituto Universitario de Tecnología
de Administración Industrial, Trabajo publicado). IUTA
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Ríos Yolimar (Marzo 2002) "Rediseño y
procedimiento de compras primas requeridas (CPR-2) en la Planta
Eléctrica Alfredo Salazar CADAFE". (Instituto
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Sabino Carlos (1997), Metodología de la
investigación, Caracas: Editorial Panapo.

Tamayo y Tamayo, Mario (1997), El proceso de la
investigación científica. Limusa Noriega
Edito

Trabajo Especial de Grado presentado como requisitito
parcial para optar al Titulo de Técnico Superior
Universitario en la especialidad de Administración de Empresas.

DEDICATORIA

Este trabajo es la recompensa de todo mi empeño,
dedicación y esfuerzo; Va dedicado a quienes me brindaron
todo su apoyo.

A mi Madre, por enseñarme todo lo bueno y malo de
la vida con su amor y
confianza.

A mi Hermano, por cuidarme y brindarme su apoyo en todos
los momentos que lo necesite.

A mi Abuelo, que me ayudo con su cariño y apoyo,
siendo para mí la persona más importante en mi
vida.

A mis Dios Budista que me dio sabiduría e
inteligencia
para captar todos los conocimientos necesarios en mis estudios
realizados.

Por otra parte a todos mis familiares tíos (as),
primos (as), que por circunstancias de la vida se encuentran
lejos de mí, en mi país natal; Que siempre me
brindaron su cariño y apoyo para surgir en la vida y poder
cumplir con mis metas.

A mis amigas Rossy y Naibel que en todo momento me
apoyaron y me dieron fuerza para
salir adelante.

Todo esto no hubiera sido posible sin la ayuda y la
comprensión de ustedes de entender que cumplir con todas
mis metas hasta alcanzarlos es gratificante ya que es realizado
con todo con mi empeño, esfuerzo y esmero.

Gracias

Los quiero

AGRADECIMIENTO

A mi Dios Budista por darme las fuerzas necesarias para
llevar este trabajo adelante.

A todos los profesores, que desde el principio me
brindaron apoyo a través de sus enseñanzas,
conocimientos y experiencias que permitieron poder adquirir
nociones que ayudaron así el logro de mi meta.

A la comunidad Iutense, que gracias a esta
institución he aprendido cosas nuevas en el área de
administración.

A mi tutor Académico, Licenciada Nilda Arcia que
me apoyo y ayudo en todo momento Gracias.

A la empresa National Oilwell por darme la oportunidad
de realizar este trabajo; Y en especial a mi tutor industrial
Dinorath Duerto por su apoyo y enseñarme parte de sus
conocimientos para hacer posible el logro de este
trabajo.

Gracias

Karina Hamm

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

IUTA SEDE NACIONAL – ANACO