- El control
interno - Clasificación de los
controles internos - Controles
específicos - Método de
evaluación - Las pruebas de
cumplimiento - Diseñando un sistema
de control interno
CAPITULO 1
INTRODUCCIÓN
El control
interno es de importancia para la estructura
administrativa contable de una empresa .
Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables ,
frente a los fraudes y eficiencia y
eficacia
operativa.
DEFINICIÓN
El sistema de
control interno comprende el plan de la
organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el
fin de salvaguardar sus activos y
verificara la confiabilidad de los datos
contables.
EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA
Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor será la
importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces
una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control
complejo.
Pero cuando tenemos empresas que
tienen mas de un dueño , muchos empleados, y muchas tareas
delegadas . Por lo tanto los dueños pierden control y es
necesario un mecanismo de control interno. Este sistema
deberá ser sofisticado y complejo según se requiera
en función
de la complejidad de la organización.
Con las organización de tipo multinacional, los
directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos
países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser
controlado con su participación frecuente . Pero si
así fuese su presencia no asegura que se eviten los
fraudes.
Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas
es necesario se hace la existencia de un sistema de control
interno estructurado.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
Ningún sistema de control interno puede garantizar sus
cumplimiento de sus objetivos
ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad
razonable en función de :
- Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo
que se quiere controlar.
- La mayoría de los controles hacia transacciones o
tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en
cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el
sistema no sepa responder
- El factor de error humano
- Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los
controles.
Polución de fraude por
acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no
vulnerable a estas circunstancias.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO
CONTABLE
Dos tipos de controles internos ( administrativos y contable
)
El control interno administrativo no esta limitado a el
plan de la organización y procedimientos
que se relaciona con el proceso de
decisión que lleva a la autorización de
intercambios
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la
eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la
organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad
de los registros contables. Estos tipos de controles brindan
seguridad razonable :
1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con
autorizaciones generales o
especificas de la gerencia
2- Se registran los cambios para : * mantener un control
adecuado y * permitir la preparación de los ee.cc.
3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con
autorización
4- Los activos registrados son comparados con las
existencias.
Ej: Ctrl int. adm : Cotización de compras , el mas
barato
Crrl int. cont : Perfecta registración de ingresos de
MP-.
LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES
Los estados contables son un resumen de los efectos
económicos de :
- intercambios generados por funcionarios
- valuaciones modificatorias de dichos intercambios ( Ej
Resultado x Vta )
Intercambios : Son las transacciones relizadas con el
exterior de la organización estas pueden ser :
adquisición o venta de servicios, bs
de cambio, de
uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones;
cobros; pagos ; etc . ( ver fig. 1.1)
Tales intercambios son tratados por el
sistema contable ( ver fig 1.2 ) que tiene en cuenta la : fecha,
parte, descripción , cantidad, precio .
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS
INTERCAMBIOS
Para producir estados contables correctos , el proceso
contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su
respectiva información; el control interno debe
asegurarse de que tal registración ocurra.
LA CAPTURA DE LOS INTERCAMBIOS
Para producir estados contables correctos , es necesario que
se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en
forma exacta .
Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de
control interno contable como un sujeto mas de la
organización. Los sujetos reales , que representan a la
organización , comprometen a la misma con sus actividades
previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen;
Tales deben estar perfectamente registrados.
Existen dos posibilidades de error en los registros de los
intercambios:
- Que no se deje evidencia del intercambio: Aquí no
hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su detección
será difícil. - Que habiéndose dejado evidencia, la
información no sea procesada: será posible su
detección cuando exista evidencia primaria del
intercambio producido
LOS FACTORES DEL INTERCAMBIO Y LAS ASEVERACIONES DE LOS
EECC
Para cada intercambio estamos interesados como auditores que
ciertas condiciones se cumplan :
- el intercambio se registre
- exista y este autorizado
- que los activos pertenezcan al ente
- tenga obligación por pasivos
- sea correcta la cantidad registrada
- sea correcto el precio registrado
- sea correcta la descripción
- sea correcta la otra parte del intercambio
- se registre en el periodo correcto
las aseveraciones contenidas en los eecc pueden ser :
implícitas : ausencia de algún elemento
informativo Ej. Si no se dispone de ninguna nota de
restricción, suponemos que los activos son
disponibles.
Explicitas: Tienen que ver con lo que se expone en
los estados contables. Cuando se anuncia que la
compañía tiene un determinado valor en productos
terminados, se esta transmitiendo algo respecto de dichos
bienes. Lo
comunicado se clasifica en la siguientes aseveraciones
explicitas.
- Integridad : el sistema contable registra todos los
intercambios? - Existencia : existen todos los intercambios
registrados? - Propiedad : Tiene el ente derechos
sobre los activos? Son registrados los pasivos? - Exactitud : Se registran los atributos debidamente
(cantidad; precio; descripción; fecha)? - Valuación : Se valoriza el saldo originado por el
valor monetario del intercambio a su valor razonable de
acuerdo con las normas
contables aceptadas - Exposición: Las revelaciones en los Estados
contables son correctamente utilizadas.. es decir esta
integrado al rubro que corresponde
El sistema de control interno contable tiene que procurar que
no se cometan errores , por lo tanto poder
así responder fielmente a las aseveraciones. Ver cuadro
1.3 . Tales aseveraciones pueden ser aplicadas a cualquier otro
tipo de información que no sea los estados contables,
emitido por la organización .
CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE
AUDITORIA
El propósito de la auditoria es brindar seguridad
razonable de la información en los estados contables y
estén libres estos de errores sustanciables y
aseveraciones erróneas.
Al expresar una opinión el auditor puede tener los
siguientes riesgos :
- Que exista error sustancia y en el proceso de
preparación de los EECC. - Que los controles internos fallen y no se detecte
error. - Que el proceso de auditoria falle y no se detecte
error
Tal riego de auditoria no debe confundirse
con el riesgo profesional, este ultimo se expresa a
través de : Litigios, Sanciones impuestas por org de ctrl.
; afección de la reputación profesional
EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL.
INTERNO
Según la RT7 la auditoria se realiza para obtener
elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador
emitir su opinión o abstenerse de ella sobre los EECC del
ente en cuestión .
Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y
suficientes , que permitan respaldar su informe. Este
debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de
las pruebas de
auditoria.
El auditor entonces debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los
controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos
para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones
TAREAS DEL AUDITOR INTERNO
- La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y
evaluación del sistema de control interno
a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos
ámbitos.- Confiabilidad integridad y oportunidad de la
información. - Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
. - Protección de activos , revisando los mecanismos
de control. - Uso eficiente y económico de los recursos.
- Logro de objetos y metas operacionales.
- Confiabilidad integridad y oportunidad de la
- El aduditor interno debe enfatizarse en el examen de los
siguientes aspectos :
CAPITULO 2
CLASIFICACION
DE LOS CONTROLES INTERNOS
CONTROLES GENERALES Y ESPECÍFIOS
GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables , dado que no se
relacionan con la info. Contable .
ESPECÍFICOS : Se relacionan con la info. Contable y por
lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados
contables. Este tipo de controles están desde el origen de
la información hasta los saldos finales.
TIPOS DE CONTROLES GENERALES
Conciencia de control
La gerencia es
responsable del establecimiento de una conciencia
favorable de control interno de la organización. Es
importante que la gerencia no viole los controles establecidos
porque el sistema es ineficaz.
La Gerencia se podría motivar a violarlos por las
siguientes causas :
- Cuando el ente esta experimentando numerosos fracasos.
- Cuando le falte capacidad de capital de
trabajo o credito. - Cuando la remuneración de los adm. este ligada al
resultado. - Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc.
- Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados mas
bajos. - Cuando la gerencia se encuentra bajo presión
en cumplir sus objetivos.
Estructura organizacional
Establecida una adecuada estructura en cuanto al
establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y
así como la asignación de responsabilidades y
políticas de delegación de autoridad.
Esto incluye la existencia de un departamento de control
interno que dependa del máximo nivel de la empresa.
Personal
Calidad e integridad del personal que esta
encargado de ejecutar los métodos y procedimientos
prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.
Protección de los activos y registros
Políticas adoptadas para prevenir la destrucción
o acceso no autorizado a los activos, a los medios de
procesamiento de los datos electrónicos y a los datos
generados. Además incluye medidas por el cual el sistema
contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (
incendio , inundación, etc. )
Separación de funciones
La segregación de funciones incompatibles reduce el
riesgo de que una persona este en
condiciones tanto de cometer o ocultar errores o fraudes en el
transcurso normal de su trabajo. Lo
que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes
son: autorización , ejecución , registro,
custodia de los bienes, realización de conciliaciones.
CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO
ELECTRÓNICO DE DATOS
El funcionamiento de los controles generales dependía
la eficacia del funcionamiento de los controles
específicos. El mismo procedimiento
debe ser aplicado a la empresa con procesamiento
computarizado.
Los controles generales en el procesamiento electrónico
de datos ( PED ) tiene que ver con los siguientes aspectos.
ORGANIZACIÓN
El personal de PED (sistemas) no
realice las siguientes tareas :
- iniciar y autorizar intercambios que no sean para
suministros y servicios propios del departamento. - Registro de los intercambios
- Custodia de activos que no sean los del propio
departamento - Corrección de errores que no provengan de los
originados por el propio dpto.
En cuanto a la organización dentro del mismo
departamento , las siguiente funciones deben estar
segregadas:
- programación del sistema
operativo - análisis , programación y mantenimiento
- operación
- ingreso de datos
- control de datos de entrada / salida
- archivos de programas y
datos.
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS
Las técnicas
de mantenimiento y programación operativos del sistema
deben estar normalizados y documentados.
OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y
oportuno de la información contable.
- instrucciones por escrito sobre procedimiento para para
preparar datos para su ingreso y procesamiento - La función de control debe ser efectuada por un
grupo
específico e independiente. - Instrucciones por escrito sobre la operación de los
equipos. - Solamente operadores de computador
deben procesar los SIST OP.
CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA
Debe efectuarse un control de los equipos :
- programación del mantenimiento
preventivo y periódico - registro de fallas de equipos
- Los cambios del sist. Op. Y la programación.
CONTROLES DE ACCESO
El acceso al PED debe estar restringido en todo momento.
También debe controlarse :
- el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos
autorizados - el acceso de la documentación solo aquellos
autorizados - el acceso a los archivos de
datos y programas solo limitado a operadores
EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE
El auditor externo deberá relevar y evaluar el control
interno con el objeto de depositar confianza o no en los
controles de los flujos de información que genera los
saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la
naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento.
Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra
el control circundante ( Ver 2.3 ). Si alguno de los factores
adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que
no se podrá confiar en los controles internos para
modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoria.
(VER CUESTIONARIO)
CAPITULO 3
LOS CICLOS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un ciclo de información contable esta constituido por
el flujo de información que va desde la cuenta del mayor
general por el tratamiento contable del intercambio hasta los
soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho
intercambio.
Las cuentas del mayor
general son solo objeto de validación mediante
procedimiento sustantivo.
Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso
contable debe capturar los datos de cantidad , precio,
descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos
de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos
, dichos datos generen los saldos del mayor.
Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que
estén documentados o también en un medio
magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor.
Ejemplo : Los datos del nombre del cliente ,
dirección , articulo y cantidad se
encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la
lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el
programa de
facturación y rmto.
Cuando el clte. Recibe la mercadería conforme y firma
el rmto , se produce un cambio en la información ya que
esta se encontrara en Ventas del
día ( ds x vta )
( ver fig 3.1 )
Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable ,
consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un
cambio de estado en los mismos a través de los distintos
soportes documentales , de aquí en adelante
seguirán produciéndose cambios hasta llegar a los
saldos del mayor.
LOS PUNTOS DE CONTROL
Los intercambios de información están sujeto a
errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios
y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y
con el objetivo de
lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de
control que detecten tales errores. Que de seguro
serán los procesos en
donde se produce el intercambio de información . Tal se lo
denomina PUNTO DE CONTROL ( ver fig 3.2 )
TIPOS DE ERRORES
Población : Son errores en el número de
elementos que contienen los datos que se capturan o procesan
Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no
refleja los intercambios totales, se producen errores de
subvaluación.
También existen problemas de
exceso de elementos contenedores
donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se
registraron 148
y dos duplicados. Existen dos categorías dentro de
estos :
Autorización :Intercambios no autorizados
ingresados al sistema por
error o intención.
Integridad : son errores de integridad de la
información
Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales
del intercambio y los
atributos que el proceso contable captura o procesa. Si
los datos del intercambio no reflejan correctamente los
términos del mismo , existen errores de exactitud.
La transmisión inexacta de datos de un documento o
medio a otro y los errores matemáticos son la fuente de
los errores de exactitud. Tales errores podrán tener
efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un
auditor externo a al interno .
LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES INTERNOS
ESPECIFICOS
Que existan formularios
prenumerados no es un control interno , pero si existen , dan la
posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza
control , entonces no hay control interno.
CATEGORÍAS DE CONTROLES
ESPECÍFICOS
POBLACIÓN Y AXACTITUD : Son los que previenen o
detectan , en la captura y proceso de información los
errores de población y exactitud. ( fig 3.4 ).
CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO : La información
se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en
medios magnéticos o documentales y constituyen los datos
inherentes al intercambio . Dichos datos son procesados por
elñ sistema contable y los resultados de dichos
procesamientos se transforman en saldos contable. Entonces Tal
control asegura que no se produzcan errores de población o
exactitud en cada una de las etapas.
CONTROLES DE CUSTODIA : Tienen que ver con el mantenimiento de
la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los
intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan
bienes de cambio , dinero ,
valores.
CONTROLES DE DETECIÓN : Son referidos en la oportunidad
donde se aplica el control
CONTROLES PREVENTIVOS : Son referidos a la oportunidad en
donde se aplica mientras ocurre el control .
TIPOS DE CONTROLES DE CAPTURA
Se dividen en :
CONTROLES DE POBLACIÓN EN LA CAPTURA
Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema
de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la
perdida o duplicado de un documento, es decir que controle su
integridad. Ej . El rastreo de tickets de balanza de ingreso de
camiones a la planta con los informes de
recepción es un control adecuado es un sistema adecuado
para detectar si se han omitido capturar por el sistema
adm-contable algunos de los intercambios.
CONTROLES DE EXACTITUD EN LA CAPTURA :
Existen dos tipos de controles :
- Controles de comprobación : Consisten en cotejar los
datos de varios
documentos o distintos datos del PED para
conocer si tienen la misma información.
Ej cantidad de mercadería en e RMTO
Contra la descargada
- Controles de verificación matemática : Se refiere a volver a
efectuar los
datos del intercambio que aparecen
en documentos o
medios PED para
asegurar su exactitud.
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN :
Consisten en la revisión de los intercambios para
asegurar que estos hallan sido autorizados apropiadamente . El
sistema de autorización es un medio de control.
Las autorizaciones pueden ser :
Generales : que se aplica a un grupo de intercambios
repetitivos
Específicos : que solo se aplican a un intercambio
individual.
SEGREGACIÓN DDE FUNCIONES
Tres funciones que deben ser segregadas :
- comprometer a la entidad en el intercambio
- aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto
- ingresar lo datos del intercambio al sistema de
procesamiento
Cuando estas tres funciones están determinadas a un
solo individuo esta
en posición de cometer fraude o ocultar error.
También deberá analizarse la combinación
de funciones de una misma persona en relación con
distintos tipos de intercambios. Ej . Una persona que es
responsable de cobranza y al mismo tiempo el
ingreso de los datos , este podría realizar ventas en
negro.
TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO
CONTROLES DE POBLACIÓN EN EL PROCESAMIENTO
Diseñados para impedir o detectar errores por
discrepancia entre los datos que están procesados y la
transacción económica que representan.
Es decir si la transacción económica es
ingresos, mercaderías , resultado por venta. Entonces
existe un control de población sumando las facturas de un
período y cruzarla con costo de
mercaderías + resultado por ventas.
CONTROLES DE RECONCLIACION
Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el
procesamiento tanto de errores de población como de
exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a
través de dos corrientes de información que en
algún punto estas se separan para ofrecer dos o mas
registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus
totales. Ej Clientes y el
mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede
producir un error tanto de población como de exactitud.
Donde el mayor de cliente no coincidirá con el mayor
analítico. La reconciliación entre estos dos
permite identificar la partida en la cual se ha producido el
error.
(ver fig 3.2)
Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha
producido el error,, sino que nos detecta alguna diferencia en
algún punto.
TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA
Estos tipos de controles están diseñados para
evitar que los bienes móviles sean perdidos ,
dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que
las cantidades y los valores en
existencia sean coincidentes con los registrados.
Estos tipos de controles pueden ser divididos en :
Controles sobre la custodia : Procedimiento para
prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de
un departamento o persona del ente. Las áreas claves son
la entrada ( recepción ) , almacenamiento o
custodia ( depósito ) .
Controles sobre la existencia física :
Consisten en los conteos periódicos, evaluación y
potencial de venta de los activos y comparándolos entonces
con los registros contables para cantidades y valores. Tal
comparación puede revelar discrepancia entre existencia y
los registrados de esta forma impedir inexactitudes.
CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS
Podemos aplicar controles de población y exactitud para
el procesamiento PED
* Controles de usuarios :
Es un control manual , debido a
que su realización no utiliza funciones y programas
computarizados. El control esta diseñado para verificar el
resultado de procesos computarizados, aunque su modo de
realización es manual. Ej . El departamento de
facturación , envía a el PED para que procese la
información.
Controles de Ped : tales controles contienen
cuatro componentes.
- procedimiento de acceso :
- procedimiento de desarrollo
:
Estos dos generan información inherente que se produce
en los intercambios
- procedimiento de seguimiento
Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados,
sean investigados y resueltos apropiadamente.
- funcionamiento de los programas de controles
Los mecanismos de control deben funcionar en función al
objetivo en que estos fueron creados .
DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y
PED
En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los
procedimientos de indagación y cumplimiento de
detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal
responsable del control .
Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar
los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de
sistemas y cambios en el sistema y en los programas.
Ejemplo :
Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es
enviado a contabilidad y
alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de
usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud
del listado provisto por el PED. Entonces la actividad del
empleado .. es solo la actividad manual.
Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es
satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de
contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar
la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos
sustantivos. Ello seria entonces una decisión
errónea .
Al ser un PED se debe focalizar a la atención de
validación de componentes y la determinación de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos
sustantivos.
CAPITULO 4
Una vez entendido el flujo de información contable
se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez
que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor
los ha detectado todos, entonces estará en condiciones de
determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para
prevenirlos y detectarlos.
El METODO
Se compone de los siguientes pasos detallados :
Paso 1 – Comprender el flujo de información
contable.
Consiste en conocer desde la captura hasta la
información , los saldos, del mayor.
No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento
de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende
el estudio de su control interno.
Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por
medio de cuestionarios , métodos descriptivos y flujograma;
siendo los mas útiles los dos últimos. Ver.4.1
cuadro.
Paso 2 – Identificar los departamentos involucrados y
analizar la segregación de funciones
Comprendido el ciclo de información contable y haber
identificado los medios que contienen la información
contable así como también los procesos que lo
generan. Debemos también identificar las personas dentro
de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para
identificar las funciones e identificar aquellas que sean
incompatibles.
Paso 3 – Explicitar los objetivos del control
El departamentos tiene función de comprar y esto
termina en un a orden de compra. En el capitulo 1 se hablo de que
los intercambios debían cumplir con :
– exista y se encuentre autorizado – se registre el
intercambio – los activos obtenidos le pertenezcan al ente
– tenga obligación por los pasivos – sea
correcta la cantidad registrada – sea correcto el precio
– sea correcta la descripción – sea correcto
la otra parte del intercambio (tercero) – se registre en el
periodo contable
correcto.
La orden de compra deberá cumplir con los objetivos de
control
- Se encuentren autorizadas
- Sea correcta la cantidad registrada
- Sea correcto el precio registrado
- Sea correcta la descripción
- Sea correcta la otra parte interesada del intercambio
Paso 4 5 6 – Listar los posibles errores de
autorización, integridad y exactitud
Se identifican cada uno de los comprobantes y medios
magnéticos involucrados y sus objetivos de control
correspondiente y la totalidad de los errores que podrían
ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles
que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos
en la detección de errores , entonces mal podremos evaluar
la eficiencia de los controles.
Existen errores de :
- Exactitud
O/C no autorizada
O/C autorizada por personas no autorizadas
O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta
limites.
- Integridad
O/C no prenumerada
O/C perdida
- Exactitud
Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la
O/C
Desigual calidad con la calidadad solicitada en la O/C
No corresponde con precios
pactadas
No corresponde con condiciones de precio pactadas
No corresponde con fecha de entrega pactada
Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la
empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados
contables
Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner
atención en los errores que pueden tener influencia sobre
el objetivo de su trabajo.
PASO 7 8 9 – Identificar los controles existentes en
el ciclo para prevenir o detectar errores de autorización
integridad y exactitud.
Listado los errores de autorización , integridad y
exactitud corresponde relevar el sistema con el propósito
de identificar aquellos controles existentes que
permitirán prevenir o detectar posibles errores
determinados en el paso 4.5.6
PASO 10 – DE LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7 . 8 . 9
. ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES , IDENTIFICAR LOS
EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIÓN GENERAL .
En esta etapa de evaluación , consiste en identificar
los controles existentes en la empresa , identificarlos entonces
con un sentido específico de control y con un error
posible determinado.
Determinar así si el control tiene capacidad para
cumplir con su objetivo o si este esta bien diseñado .
Pero los errores de autorización , exactitud e integridad
pueden ocurrir de todos modos.
Por lo tanto una vez analizado y estudiado , con el resultado
de tener confianza en el control , se debe realizar la prueba de
control con posterioridad.
También se debe analizar la segregación de
funciones , donde los controles no deben estar efectuados por
personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es
objeto de control .
La evaluación individual de cada control nos
permitirá efectuar una extrapolación para evaluar
la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos
analizando un control en una determinada etapa, lo cual
dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan
sucedido en etapas anteriores.
De tal evaluación decidimos si podemos tener confianza
en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el
flujo de información contable la cual se materializa en la
exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor
general.
Si la evaluación es positiva entonces pasamos al
siguiente paso , si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de
auditoria basado íntegramente en los procedimientos de
revisión de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de
auditoria realizados y determinar si es posible el ente de
auditarse.
La razón de esto es porque si los controles de captura
fallan . es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de
las transacciones realizadas por los funcionarios del ente
están reflejadas en los documentos o medios
magnéticos establecidos. Si de ser así será
imposible detectar lo que no ha sido registrado.
PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGÚN 10.
IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y DISEÑAR LAS PRUEBAS
DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR
La prueba de los controles la realizamos mediante las
pruebas de cumplimiento . Tal propósito es obtener
una razonable seguridad de que los procedimientos de control
interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la
Gerencia y que funcionen eficazmente.
El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el
control) NO ( no se cumple el control) a los efecto de validar la
confianza teórica a los sistemas de
control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y
OPORTUNIDAD de los procedimientos
PASO 12 ANALIZAR , DE SER APLICABLE , LOS CONTROLES DE
CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIÓN.
Todo intercambio tendrá como consecuencia la captura y
procesamiento de la información.
Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con
aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de
bienes. Tales controles evitan que los bienes se dañen, se
venzan, sean robados y proporcionar así razonabilidad en
la existencia y cantidad según los registros. A los
efectos que los estados contables reflejen la realidad.
Cabe aclarar que con un recuento físico , se logran
ajustar las diferencias, pero estos no nos podrán informar
sobre errores en la custodia de los bienes.
Entonces los errores de custodia comprenden los controles de
entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de
existencias son procedimientos de recuento y comparación
de existencia.
PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Se ven en el capitulo 5
CAPITULO 5
Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne
evidencia de auditoria para indicar si un control funciona
efectivamente y logra sus objetivos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de
cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales
depositará confianza para modificar la naturaleza ,
alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los
cuales siempre deben ser probados , dado que aseguran la
integridad de la información.
El DISEÑO DE LAS PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO
Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de
funcionamiento efectivo de los controles interno , debemos
enfocarnos :
- Se ejecutaron los procedimientos previstos?
- Se ejecutaron adecuadamente?
- Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos
de segregación de funciones?
Por lo tanto , debemos elaborar una prueba para determinar si
el control se esta realizando y otra prueba para indicar si la
información sujeta a control se esta comprobando que es
correcta
Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su
efectividad , al conocimiento y pericia del auditor , a las
circunstancias particulares de cada cliente.
TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Existen prueba de :
Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la
verificación de constancia de un control realizado por los
funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha , parte ,
descripción , etc. Contenido en un documento o soporte
magnético.
Mediante :
- Comparación de igual tributos
entre distintos documentos - Comparación entre los números de los
comprobantes - Verificaciones matemáticas
- Cumplimiento con autorización general o
particular - Verificación de secuencia numérica
Indagación :
Observación :
El tipo de prueba que se selecciona depende del control
identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de
integridad de población en la captura de
información , tienen como objetivo asegurarse que los
datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de
procesamiento . Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de
esos intercambios , no sean registrados.
Por lo tanto tomar una muestra para
detectar que se registraron los atributos , no descubrirá
las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de
indagación y observación.
EJEMPLOS DE PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
( verlas de las fotocopias en cuadros anexos adjunto ) PAG
121-125
DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO
Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si
se deposita confianza en los controles internos.
Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se
depositará confianza, debemos definir aquello que se
constituirá una desviación de cumplimiento.
Se entiende por desviación de cumplimiento a todo
procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe
efectuarse y no se efectúa.
Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un
asiento contable o que el mismo este mal hecho , el cual el mismo
debería estar bajo a supervisión del encargado del departamento
contable.
La determinación del desvío nada tiene que ver
con el valor monetario dado que el propósito de la prueba
de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de
un control y no sobre el intercambio en particular.
Tales desvíos se producen por :
- Errores humanos
- Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo
- Fluctuaciones temporales en el volumen de
transacciones.
CAPITULO VI
DISEÑANDO UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DISEÑO DEL SISTEMA
Consiste en :
Armar el flujo de información
Diseñar los sistemas de control de custodia.
Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el
ente.
El armado del sistema de control debe contener :
- los medios de información ( listado de computador ,
etc ) - los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento
y traslado de información - los procesos manuales y
computarizados que se utilizan - los procedimientos establecidos para que la operatoria
funcione organizadamente - los departamentos involucrados
- las personas involucradas
- los asientos para retención de datos
LOS PROCESOS DE CREACIÓN DE LOS
CONTROLES
Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder
diseñar un sistema de control interno que consiste en los
siguientes pasos :
- Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos
con documentos o medios magnéticos - Analizar la segregación de funciones
- Identificar los puntos débiles de control
- Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad
de los errores posibles - Para cada uno de los posibles errores arriba identificados
establecer un método
de control - Para los métodos de control establecidos analizar su
costo beneficio - Para los métodos de control establecidos analizar la
segregación de funciones
ANÁLISIS DE PROCESO
1-Identificar los departamentos involucrados y
relacionarlos con documentos o medios magnéticos
Cuando se diseña el flujo de información , se
establece los medios en los cuales dicha información se
almacena. Estos medios de información pueden ser
magnéticos o medios manuales. Debemos entonces identificar
los departamentos involucrados
2 – Analizar la segregación de
funciones
La identificación expuesta se realiza con el objetivo
de analizar la segregación dce funciones como un
prerrequisito de control . Si no existe una adecuada
segregación de funciones a nivel de la arquitectura del
sistema el mismo se caracteriza por su falibilidad, es decir la
posibilidad de que sea violado.
La segregación de funciones reviste fundamental
importancia , tanto para el auditor , como para aquel que
diseña el sistema, en la medida que el arquitecto quiera
asegurar la relativa seguridad.
3 – Identificar los puntos de control
Debemos separar el procesamiento de la información en
tres categorías :
Procesamiento de la información
En el procesamiento se puede dar los errores establecidos en
el capitulo 3, Tipos de errores y habrá que identificar
donde se pueden producir esos errores de población y
exactitud.
Captura de la información
Ver fig pag 135
Es la información que se captura dentro del proceso de
información .
Custodia de los bienes
Aplican los mismos criterios expuestos para el punto
anterior.
4 – Para cada punto de control detallar la totalidad
de los posibles errores.
5 – Para cada uno de los posibles errores arriba
identificados establecer un
método de control .
Se debe diseñar los controles que prevengan o detecten
los posibles errores identificados el punto anterior.
6 – Para los métodos de control establecidos
analizar su costo beneficio
El costo del control no puede ser mayor al valor que se
controla. Pero es dificultoso determinar dicho valor. Este
aspecto debe ser analizado para cada sistema y control en
particular y depende de las características y valores
organizacionales de cada empresa
7 – Para los métodos de control establecidos
analizar la segregación de
funciones
Una vez establecidos los métodos de control lo que
debemos analizar es si las personas involucradas ene l proceso de
control cumplen con los requisitos de separación de
funciones. Aquí nos interesamos
º Que el control se de por oposición de
intereses entre las partes a cargo de la operación
º Que los que tienen funciones exclusivas de control no
estén involucrados en tareas operativas en
relación con el sistema que se esta diseñando
ANONIMO