ENFOQUES RECIENTES SOBRE
ADMINISTRACIÓN
TEORIA DE SISTEMAS
La Teoría de
Sistemas (TS), rama específica de la Teoría General
de Sistemas (TGS), representa la plenitud del enfoque
sistemático en la TGA a partir de 1960.
ORIGENES DE LA TEORIA DE SISTEMAS
La teoría
de general de sistemas
surgió con los trabajos del biólogo alemán
Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no
busca solucionar problemas ni
proponer soluciones
practicas, pero si producir teorías
y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de
aplicación en la realidad empírica. Los supuestos
básicos de la teoría general
de sistemas son:
- Existe una nítida tendencia hacia la integración en las diversas ciencias
naturales y sociales. - Esta integración parece orientarse hacia una
teoría de los sistemas. - Dicha teoría de los sistemas puede ser una
manera más amplia de estudiar los campos no
físicos del conocimiento
científico, en especial las ciencias
sociales. - Esa teoría de
sistemas, al desarrollar principios
unificadores que atraviesan verticalmente los universos
particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproximan al objeto de la unidad de la
ciencia. - Esto pude llevarnos a una integración en la
administración
científica.
La teoría general de los sistemas afirma que las
propiedades de los sistemas no pueden describirse
significativamente en términos de sus elementos separados.
La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se
estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de
sus partes.
El concepto sistema paso a
dominar las ciencias y, en
especial, la
administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar. La
sociología habla de sistema social, y
así sucesivamente. En la actualidad el enfoque
sistemático es tan común en administración que no se nos ocurre pensar
que estamos utilizándolo en todo momento.
La teoría de sistemas penetro rápidamente
en la teoría administrativa por dos razones
básicas:
- Por una parte, debido a la necesidad de sintetizar e
integrar mas las teorías que la precedieron, lo cual
se llevo a cabo con bastante éxito cuando los behavioristas
aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la
organización.CONCEPTO DE SISTEMAS
La palabra tiene muchas connotaciones: "conjunto
de elementos interdependientes e interactuantes; grupo de
unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser
humano, por ejemplo, es un sistema que consta de varios
órganos y miembros; solo cuando éstos
funcionan de manera coordinada, el
hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar que
la organización es un sistema que consta
de varias partes interactuantes".1. Características de los
Sistemas.Sistema es un todo organizado y complejo; un
conjunto o combinación de cosas o partes que forman
un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos
unidos por alguna forma de interacción o
interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema
y su ambiente
admiten cierta arbitrariedad.2. Tipos de Sistemas.
- Por otra parte, la cibernética y la tecnología informática trajeron inmensas
posibilidades de desarrollo
y operación de las ideas que convergían hacia
una teoría de sistemas aplicada a la
administración. - En cuanto a su constitución, pueden ser físicos
o abstractos:
- Sistemas físicos o concretos: compuestos por
equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. - Sistemas abstractos: compuestos por conceptos,
planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo
existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
- En cuanto a su naturaleza,
pueden cerrados o abiertos:
- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el
medio
ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier
influencia ambiental. Como las máquinas. - La empresa como
sistema abierto: Una empresa
se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el
cual intercambia elementos e información y del cual recibe la
influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.
Parámetros de los sistemas.
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros.
Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan,
por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema
específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
- Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de
arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del
sistema. - Salida o producto o
resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. - Procesamiento o procesador o
transformador (throughput): es el fenómeno que produce
cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas
en salidas o resultados. - Retroacción o retroalimentación o
retroinformación (feedback): es la función
de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro
de aquel estándar o criterio. - Ambiente: es el medio que envuelve externamente el
sistema. Está en constante interacción con el
sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y
efectúa salidas.
Sistema abierto.
El sistema abierto mantiene un intercambio de
transacciones con el ambiente y
conserva constantemente el mismo estado, a
pesar de que la materia y la
energía que lo integran se renuevan de modo continuo. El
organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple
aglomeración de elementos separados, sino un sistema
definido que posee integridad y organización. El sistema abierto, como el
organismo, es influenciado por el medio ambiente
e influye sobre este, alcanzando un estado de
equilibrio
dinámico en ese medio.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas
abiertos y los sistemas cerrados.
- El sistema abierto esta en constante
interacción dual con el ambiente. Dual, en el sentido de
que influye en él y es influenciado por el ambiente;
actúa con simultaneidad como variable dependiente y como
variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no
interactúa con el ambiente. - El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento,
cambio,
adaptación al ambiente y hasta autorreproducción
en ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene
esa capacidad. Por tanto, el estado
actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria
ni rígidamente condicionado por su estado original o
inicial, puesto que el sistema abierto tiene
reversibilidad. - Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto, la
cual no se presenta en el sistema cerrado.
Del mismo modo que los organismos vivos, las empresas tienen
seis funciones
primarias o principales que mantienen estrecha relación
entre sí, pero que pueden estudiarse
individualmente.
- Ingestión. Las empresas
compran materiales
para procesarlos de alguna manera y buscan dinero,
maquinas y personas del ambiente, con el fin de ayudar a
otras funciones,
del mismo modo como los organismos vivos ingieren alimentos,
para suplir otras funciones y mantener su fuente de
energía. - Procesamiento. En la empresa,
la producción es equivalente a ese ciclo
animal. Al procesar los materiales, existe cierta relación
entre las entradas y las salidas; el exceso equivale a la
energía necesaria para la supervivencia de la
empresa. - Reacción ante el ambiente. La empresa
reacciona al ambiente cambiando sus materiales, consumidores,
empleados y recursos
financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto,
el proceso o
la estructura. - Alimentación de las partes. A los
participantes de la empresa se les suministra no solo el
significado de sus funciones, sino también los
datos de
compras,
producción, ventas o
contabilidad, y se les recompensa
principalmente mediante salarios y
beneficios. Muchas veces se considera que el dinero
es la sangre de la
empresa. - Regeneración de las partes. Los miembros de
la empresa también pueden enfermar, jubilarse, dejar
de pertenecer a ella o morir. Las maquinas pueden volverse
obsoletas. Dado que hombres y maquinas deben mantenerse o
reubicarse, son necesarias las funciones de personal y de
mantenimiento. - Organización. La
organización necesita un sistema nervioso
central que coordine las diversas funciones de
producción, compras,
comercialización, recompensas y
mantenimiento. Esto se logra a través
de la administración, la cual implica
control,
toma de
decisiones y planeación para adaptar la empresa al
ambiente.
La organización como sistema
abierto.
Herbert Spencer afirmaba a principios del
siglo XX:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual
en los siguientes rasgos esenciales:
- En el crecimiento.
- En el hecho de volverse más complejo a medida
que crece. - En el hecho de que haciéndose más
complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia. - Porque su vida tiene inmensa extensión
comparada con la vida de sus unidades componentes. - Porque en ambos casos existe creciente
integración acompañada por creciente
heterogeneidad.
Características de las organizaciones
como sistemas abiertos.
Las organizaciones
poseen todas las características de los sistemas abiertos.
Algunas características básicas de las
organizaciones son:
- Comportamiento probabilístico y no
determinístico de las organizaciones. - Las organizaciones como partes de una sociedad
mayor y constituidas de partes menores. - Interdependencia de las partes.
- Homeostasis o estado firme.
- Fronteras o límites.
- Morfogénesis.
MODELOS DE ORGANIZACION
Schein propone una relación de aspectos que una
teoría de sistemas debería considerar en la
definición de organización:
- La organización debe ser considerada como un
sistema abierto. - La organización debe ser concebida como un
sistema con objetivos o
funciones múltiples. - La organización debe ser visualizada como
constituida de muchos subsistemas que están en
interacción dinámica unos con otros. - Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un
cambio en
uno de ellos, afectará a los demás. - La organización existe en un ambiente
dinámico que comprende otros sistemas. - Los múltiples eslabones entre la
organización y su medio ambiente hacen difícil
definir las fronteras de cualquier
organización.
Modelo de Katz y Kahn.
Desarrollaron un modelo de
organización más amplio y complejo a través
de la aplicación de la TS y la teoría de las
organizaciones. Según su modelo, la
organización presenta las siguientes
características:
La organización como un sistema
abierto.
Para Katz y Kahn, la organización como sistema
abierto presenta las siguientes
características:
- Importación (entrada): la organización
recibe insumos del ambiente y necesita provisiones
energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura
social es autosuficiente. - Transformación (procesamiento): los sistemas
abiertos transforman la energía disponible. La
organización procesa y transforma insumos en productos
acabados, mano de obra, servicios,
etc. - Exportación (salidas): los sistemas abiertos
exportan ciertos productos
hacia el medio ambiente. - Los sistemas como ciclos que se repiten: el
funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos
repetitivos de importación-transformación-exportación. - Entropía negativa: los sistemas abiertos
necesitan moverse para detener el proceso
entrópico y reabastecerse de energía manteniendo
indefinidamente su estructura
organizacional. - Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de
codificación: los sistemas vivos reciben como insumos,
materiales conteniendo energía que se transforman por
el trabajo
hecho. - Estado firme y homeostasis
dinámica: los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo
continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del
sistema. - Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan
por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede
alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final,
partiendo de diferentes condiciones iniciales. - Límites o fronteras: como sistema abierto, la
organización presenta límites o fronteras, esto
es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo
de acción del sistema, así como su grado de
apertura.
Las organizaciones como clase de sistemas
sociales.
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales,
los cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones
comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la
entropía negativa, retroinformación,
homeostasis,
diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos
tienden a la elaboración y a la diferenciación,
debido a su propia dinámica.
Características de primer
orden.
Para Katz y Kahn, las características de las
organizaciones como sistemas sociales son las
siguientes:
- Los sistemas sociales, al contrario de las
demás estructuras básicas, no tienen
límites en su amplitud. - Los sistemas sociales necesitan entradas de
producción y de mantenimiento. - Los sistemas sociales tienen su naturaleza
planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados,
creados por el hombre e
imperfectos. - Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad
que los sistemas biológicos. - Las funciones, normas y
valores
como los principales componentes del sistema
social. - Las organizaciones sociales constituyen un sistema
formalizado de funciones. - El concepto de
inclusión parcial. - La organización en relación con su
medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser
estudiado en relación con las transacciones continuas
con el medio ambiente que lo envuelve.
Cultura y clima
organizacional.
Toda organización crea su propia cultura o
clima, con
sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o
cultura del
sistema refleja tanto las normas y
valores del
sistema formal como su reinterpretación en el sistema
informal, así como las disputas internas y externas de
los tipos de personas que la organización atrae, de sus
procesos de
trabajo y distribución física, de las
modalidades de comunicación y del ejercicio de la
autoridad
dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivas,
se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Dinámica de sistema.
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la
multiplicación de mecanismos, ya que les falta la
estabilidad de los sistemas biológicos. Así,
crean estructuras
de recompensas para vincular a sus miembros al sistema,
establecen normas y valores y dispositivos de control.
Mientras que en la TS se habla de homeostasis dinámica
(o mantenimiento del equilibrio
por ajuste constante y anticipación), se usa el
término dinámica de sistema en las organizaciones
sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo
componen hacen que se vuelva cada vez más aquello que
básicamente es para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social
debe asegurarse de una provisión continua de materiales
y hombres (entropía negativa).
Concepto de eficacia
organizacional.
La eficiencia se
refiere a cuanto de entrada de una organización surge
como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se
relaciona con la necesidad de supervivencia de la
organización. La eficacia
organizacional se relaciona con la extensión en que
todas las formas de rendimiento para la organización se
hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a
través de soluciones
técnicas y económicas, mientras
que la eficacia busca la maximización del rendimiento
para la organización, por medios
técnicos y económicos (eficiencia) y por medios
políticos (no económicos).
Organización como un sistema de
roles.
Roles es el conjunto de actividades exigidas a un
individuo que ocupa determinada posición en la
organización.
Modelo sociotécnico de
Tavistock.
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos
del Instituto de Relaciones
Humanas de Tavistock, con base en investigaciones
realizadas en minas de carbón inglesas y empresas
textiles hindúes.
Concibe la organización como un sistema
sociotécnico estructurado sobre dos
subsistemas:
- El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el
responsable de la eficiencia potencial de la
organización. - El subsistema social: comprende los individuos, las
relaciones sociales y las exigencias de la
organización tanto formal como informal. Transforma la
eficiencia potencial en eficiencia real.
Estos dos subsistemas presentan una íntima
interrelación, son interdependientes y se influyen
mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la
organización como una combinación de
tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de
sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico,
importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos
procesos de
conversión, convierte en productos, servicios,
etc., para exportar. La tarea primaria de la organización
es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso
de:
- Importación: adquisición de materias
primas. - Conversión: transformación de las
importaciones
en exportaciones. - Exportación: colocación de los
resultados de la importación y de la
conversión.
EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA
DE SISTEMAS
De todas las teorías, la TS es la menos
criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente
tiempo para su
análisis más profundo. Sin embargo,
una apreciación crítica de la TS, lleva a los
siguientes aspectos:
- Confrontación entre teorías de
sistema abierto y de sistema cerrado
Hay varias implicaciones críticas entre
distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de
vista administrativo, están las siguientes del sistema
abierto:
- La naturaleza dinámica del ambiente
está en conflicto
con la tendencia estática de la
organización. - Un sistema organizacional rígido no
podrá sobrevivir si no responde adaptándose al
entorno. - Un sistema abierto necesita garantizar la
absorción de sus productos por el
ambiente. - El sistema necesita, de constante y depurada
información del ambiente. Para el
sistema es indispensable una retroalimentación
constante, depurada y rápida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de
sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:
- Conduce el estudio y la práctica
administrativa a una concentración en reglas de
funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario
de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en
procedimientos y no en programas. - La perspectiva de organización como sistema
cerrado, se da por insensibilidad de la administración
tradicional a las diferencias entre ambientes
organizacionales y por la desatención a la dependencia
entre la organización y su ambiente. - La perspectiva de la organización como
sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad
de cambios y adaptación continua y urgente de las
respuestas de la organización al ambiente. - Características
básicas del análisis
sistemático
Las principales características de la moderna
teoría de la administración basada en el
análisis sistemático son las siguientes:
- Punto de vista sistemático: la moderna
teoría visualiza a la organización como un
sistema constituido por cinco partes básicas: entrada,
salida, proceso, retroalimentación y
ambiente. - Enfoque dinámico: el énfasis de la
teoría moderna es sobre el proceso dinámico de
interacción que ocurre dentro de la estructura de una
organización. - Multidimensional y múltiples niveles: se
considera a la organización desde un punto de vista
micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada
dentro de su ambiente (sociedad,
comunidad,
país); es macro cuando se analizan sus unidades
internas. - Multimotivacional: un acto puede ser motivado por
muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus
participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a
través de ellas. - Probabilística: la teoría moderna
tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en
general", "puede ser", sus variables
pueden ser explicadas en términos predictivos y no con
certeza. - Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas
de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta
una síntesis
integradora de partes relevantes de todos los
campos. - Descriptiva: buscar describir las
características de las organizaciones y de la
administración. Se conforma con buscar y comprender los
fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de
objetivos y métodos
al individuo. - Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser
causado por numerosos factores interrelacionados e
interdependientes. Los factores causales podrían ser
generados por la retroalimentación. - Adaptación: un sistema es adaptativo. La
organización debe adaptarse a los cambios del ambiente
para sobrevivir. Se genera como consecuencia una
focalización en los resultados en lugar del
énfasis sobre el proceso o las actividades de la
organización.
La TS se considera demasiado abstracta y
conceptual, por lo tanto, de difícil
aplicación a situaciones gerenciales
prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su
enfoque sistemático es básicamente una
teoría general comprensible, que cubre todos los
fenómenos organizacionales. Es una teoría
general de las organizaciones y de la
administración, una síntesis integradora.- Carácter integrador y abstracto de la
teoría de sistemas.Una fuerte causa para la existencia de
organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en
el resultado de una organización pueden diferir en
cantidad o en calidad
la suma de los insumos. La palabra sinergia
viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa
trabajo en conjunto. Cada participante de la
organización espera que los beneficios personales de
su participación, sean mayores que sus costos
personales de participación. Existe sinergia
cuando dos o más causas producen, actuando
conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que
producirían actuando individualmente. - El efecto sinérgico de las organizaciones
como sistemas abiertos.La TS se basa en la teoría del hombre
funcional. El individuo desempeña un papel
dentro de la organización,
interrelacionándose con los demás individuos,
como un sistema abierto. En sus acciones
basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de
los demás y envía a los demás sus
expectativas. Esa interacción altera o refuerza el
papel.
Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los
individuos actúan como transmisores de roles y
organizadores. - El "hombre
funcional". - Un nuevo enfoque organizacional.
La perspectiva sistemática introdujo una nueva
manera de apreciar los fenómenos. No solo en
término de amplitud, sino en cuanto al enfoque. El
enfoque del todo y de las partes, dentro y fuera, de lo general
y de la especialización, de la integración
interna y de la adaptación externa, de la eficiencia y
de la eficacia.
Opinión personal.
La TS surge gracias al biólogo Ludwing von
Bertalanffy y nos enseña que ningún ente es capaz
de articular o trabajar por si solo, ya que requerimos de un
sistema, de un conjunto de algo mas y a su vez, somos parte de
un sistema.
El enfoque de sistemas busca generalizaciones que se
refieran a la forma en que están organizados los
sistemas, por los cuales reciben, almacenan, procesan y
recuperan información.
Llegando a la culminación de esta investigación, se puede decir que es de
mucha importancia, pues el término organización
amerita un análisis muy cuidadoso ya que identifica a
una institución social que como tal tienen
características muy sui generis.
La organización nació de la necesidad
humana de cooperar entre sí para lograr sus fines
personales que por sus limitaciones físicas,
biológicas, psicológicas y sociales
individualmente no podían alcanzar. Y para que exista
una organización es necesario que cumpla con un grado de
coordinación, y por ende la conciencia
del objetivo que
se desea alcanzar. Una Empresa es
una Organización creada por el hombre
para introducir bienes y
servicios, destinados a satisfacer a la colectividad. La
empresa como Organización toma del medio ambiente los
recursos que
requiere, financieros, técnicos, materiales y humanos;
los combina mediante procesos específicos de cada
Organización y los regresa al medio mediante bienes y
servicios producidos, que deberán ser aceptados por el
medio ambiente, si este los rechazara: La Organización
de inmediato deberá cambiar sus procesos y producir
otros bienes y servicios que sean aceptados por el medio
ambiente, si no lo hace la organización se convierte en
un sistema cerrado. Para evitar su entropía o desgaste
tiene que estar informada de los cambios que ocurren en el
medio ambiente y realizar los ajustes que sean necesarios para
adecuarse a él.
La teoría de la contingencia señala,
como premisa fundamental, que las acciones
administrativas apropiadas en una situación determinada,
dependen de los parámetros particulares de la
situación. Esta teoría nace dado el
descubrimiento de que los principios de la
administración clásica no son inamovibles e
inseguros.
La teoría de la contingencia busca identificar
principios que originen acciones a seguir de acuerdo con la
situación, en lugar de buscar principios universales que
apliquen a dicha situación, como lo hace el enfoque
clásico. Respecto a este punto, el mismo Fayol
reconoció que la aplicación de sus principios
requería del juicio del administrador,
es decir, no deben aplicarse de manera mecánica.
Joan Woodward se convierte en uno de los pioneros de
esta teoría al publicar su obra en 1965 llamada
"organización Industrial: Teoría y
práctica"
En los años cincuenta, Joan Woodward,
sociólogo industrial llevo a cabo una investigación en compañía
de otros colegas del South Essex College of Technology de
Inglaterra.
Esta investigación abarcó 100 fabricas de
diferentes tamaños y productos, esta se enfocó al
análisis de cómo eran aplicados los principios
clásicos (Taylorianos, Fayolianos y teóricos) y
las dividieron en tres tipos de desempeño, alto, promedio y
bajo.
Los resultados fueron contundentes, no hubo diferencia
entre estas empresas, por lo cual buscaron otra manera de medir
dicho desempeño y lo hicieron mediante la
tecnología empleada por estas.
En este caso se necesitó clasificarlas en tres
categorías:
- Producción unitaria, lotes pequeños y
bajo pedido - Producción en grandes lotes y en masa
y - proceso continuo
Mediante esta clasificación sí se
encontraron diferencias de las mas empresas grandes con las
pequeñas y estas dependían del tipo de
tecnología empleado.
Investigaciones posteriores concluyeron que la mejor
estructura para una empresa dada depende de factores
contingentes, siendo los principales:
- Tecnología
- Tamaño
- Ambiente
Tecnología.
Este factor contingente incluye: conocimientos, herramientas,
maquinaria y equipo, así como las técnicas y
métodos de
trabajo que la organización utiliza en sus procesos de
producción e intercambio. Los aspectos más
relevantes de la tecnología son la complejidad, la
interdependencia y el grado de creatividad
relacionada con el ciclo de vida
del producto.
Complejidad.
Relacionada con el tipo de proceso productivo, ya que el
tipo de estructura no será igual de una empresa a otra,
por ejemplo una constructora y una fabrica de bicicletas, la
primera le será conveniente organizarse matricialmente
mientras que la segunda de manera lineo-funcional, "A medida que
una compañía lleva a cabo diversas combinaciones de
procesos y productos cambian los problemas
administrativos", señalan Robert H. Hayes y Steven C.
Wheelwright.
Interdependencia.
Si las unidades productivas generan productos completos
o colaboran en el proceso, el tipo de estructura cambia ya que el
grado de autonomía o dependencia influirá en el
tipo de estructura y proceso de toma de
decisiones.
Creatividad y ciclo de vida
del producto.
Existen productos en el mercado que
requieren de innovaciones para mantenerse en él, esto
exige departamentos especializados en investigación y
desarrollo de
ideas rentables.
Tamaño de la
organización.
Con el incremento del tamaño de la
organización la estructura se hace más formal y
compleja, la
comunicación y la coordinación se vuelven procesos más
difíciles y suele suceder que se crean nuevos departamento
como el de apoyo, asesoría y control; a su vez, las
estructuras crecen verticalmente haciendo que la dirección pierda la visión de lo que
pasa en los niveles operativos pues es posible que reciba la
información ya procesada y resumida.
A mayor crecimiento mayor burocratización, es
decir, papeleo y áreas a reportar con la consecuencia de
limitar la creatividad y
desempeño de sus miembros. En este caso, estas empresas de
gran tamaño requieren reorganizarse para mejorar su
desempeño, ya que no es lo mismo una empresa de esta
magnitud a las pequeñas en las que hasta el mismo
dueño atienda personalmente a sus clientes y
respondas inmediatamente a la demanda de su
mercado.
Ambiente.
La estabilidad del medio ambiente influye en el tipo de
estructura de la organización. Cuando el ambiente que
rodea a la organización en altamente predecible, es decir,
que existen pocos cambios, la empresa se ajusta
rápidamente. En contraste con las que no son predecibles,
esta requiere de mayor flexibilidad interna que permita responder
adecuada y prontamente a los cambios externos, en estas
condiciones, habrá mayor delegación de autoridad para
la toma de decisiones.
Los países atrasados en su desarrollo son
más propensos e inestables en su normatividad y políticas
fiscales ya que la inflación monetaria rebasa la
posibilidad de las empresas para planificar su crecimiento y lo
cual hace su futuro es las mismas más incierto.
Teoría Alfa-Omega.
Otra clasificación de las variables
contingentes es la de Raymond A. Katzell, fundamentada en seis
variables. El autor de esta teoría sostiene que la
clasificación de March y Simon de 206 variables que
influyen en la organización es buena, pero demasiado
amplia, lo que la hace inoperante.
Las variables que señala la teoría
Alfa-Omega, son:
- Tamaño de la organización: Katzell
menciona que cuando una empresa crece, también lo hace
la estructura y por lo cual se hace necesario definir
funciones, métodos, procedimientos que limitan la libertad
de decisión. - Grado de interacción: Cuando existe
compenetración entre los miembros del grupo se
facilita el proceso democrático de toma de
decisiones. - Personalidad de los miembros: La
personalidad y las expectativas de los miembros no es
homogénea. Los miembros que no esperan participar y
que son dependientes, reaccionan mejor ante decisiones
centralizadas; mientras que aquellos que esperan
participación y son automotivados reaccionan mejor
ante la autogestión. El jefe juega un papel
fundamental, si este es capaz aceptarán las decisiones
centralizadas y viceversa: si el jefe no tiene una imagen de
capacidad técnica, el subordinado deseará
más participación, obligando al jefe a cerrar
el proceso y escudarse en la autoridad. De esta variable
concluimos que las idiosincrasias deben ser
consideradas. - Congruencia de metas: Cuando las metas individuales
y organizacionales son congruentes, los modelos
son mas apropiados, ya que de lo contrario, se requiere de
mas controles, como por ejemplo, existen controles diferentes
en un club social que en una prisión. - Técnica usada en las decisiones: Si las
decisiones necesitan basarse en determinadas técnicas,
ya que dependen de la decisión de quien lleva a cabo
la encomienda y no debe de recibir la orden del jefe, como
por ejemplo, el doctor a la mitad de la operación debe
saber tomar sus propias decisiones mas no esperarse a que el
director del hospital se las indique. - Eficiencia actual del sistema: Esto está
determinado por el lugar donde se da el logro de objetivos,
si se dan dentro de una autocracia, deberá abrir el
modelo a una democracia, si estos se dan en una
anarquía, se deberá abrir hacia un centralismo;
sin embargo, Katzell dice que como regla general, en la
medida en que el sistema cumpla metas, se debe abrir a
procesos mas participativos y
democráticos.
Alcances y limitaciones de la teoría de la
contingencia.
La teoría de la contingencia pone de manifiesto
lo relativo a la universalidad de la teoría de la
administración, establecida sobre los principios de
Taylor y
Fayol. En lo
que concierne a las investigaciones
que fundamentaron a la teoría de la contingencia, su
aplicación requiere de adaptación particular en el
ramo específico, tamaño de la organización y
condiciones del medio ambiente. Esto hace que el administrador se
especialice en su actividad profesional, pero solo lo
podrá hacer si domina la teoría general de la
administración; es decir, si se conocen las bases se
pueden adaptar adecuadamente los principios fundamentales de la
administración, ya que si bien la teoría
administrativa no es absoluta, sí sienta las bases junto
con las experiencias particulares de cada ramo son un punto de
partida y esto no desacredita el valor de la
teoría.
OPINIÓN PERSONAL.
La palabra contingencia significa algo incierto o
eventual que puede suceder o no, suele representar una
proposición cuya verdad o falsedad puede conocerse por la
experiencia o la razón.
La teoría de la contingencia se refiere a que la
administración de una empresa depende de las
circunstancias, es decir, de una situación o contingencia;
las situaciones que se presenten, las necesidades especificas y
la estrategia a
desarrollar, son diferentes a cada organización
determinada; y no, como algunos clásicos pensaban que la
forma determina las situaciones que vive la empresa.
Katzell y Joan Woodward nos dicen que en la
teoría de la contingencia, las decisiones deben de ser
adaptables a la situación de cada empresa, aunque el
administrador es quien las ejecuta y sobre el pesa la buena o
mala decisión que se haya tomado.
Un ejemplo de la necesidad de aplicar la teoría
de la contingencia, está en la NASA, en donde a pesar de
existir miles de manuales de
procedimientos, siempre se tiene que actuar de manera coherente y
responsable a la hora de tomar decisiones, ya que están de
por medio vidas humanas.
Todas las teorías
administrativas surgen posterior de la Administración
Científica de Taylor, y no son
mas que teorías adaptadas a hechos en cuestión ya
que dadas las etapas del tiempo, marca la pauta
para mejorar o crear –a veces descomponer- alguna
teoría administrativa.
Estas teorías son aplicadas en su conjunto
–o en partes- en casi todas las empresas, ya que estas
aplican exámenes psicológicos y
psicométricos a los aspirantes a alguna plaza o vacante,
una vez ocupado el puesto, comienzan las verdaderas relaciones,
no las laborales, si no las interpersonales, he inclusive, muchas
veces se han dado los casos en que en los nuevos trabajo que uno
consigue, termina conociendo a la persona con quien
se casa (he aquí la teoría de las relaciones
humanas). Así mismo, el nuevo empleado acepta las
políticas de dicha empresa al igual que
trabajar por metas establecidas dentro de ella, ya sea de modo
departamental o personal (Teoría burocrática y
neoclásica). Desde su entrada a la nueva empresa, ya es
parte del sistema y pieza necesaria para el logro de resultados y
sin duda alguna, aún con su experiencia –o sin ella-
llegará a demostrar su capacidad ante alguna
contingencia.
Existen mas teorías por conocer y por descubrir,
ya que este mundo se globaliza cada vez más, así
mismo, cada país, cada ciudad, cada empresa adopta su
sistema de trabajo, aún descentralizándose y
siguiendo las políticas de la matriz, ya que
así como cada cabeza es un mundo, cada sucursal es
diferente a otra y tiene retos diferentes, mas sin embrago, un
mismo fin, la buena administración.
Introducción a la Teoría General de la
Administración
Quinta edición
Chiavenato Idalberto
Editorial McGraw Hill
Colombia, Junio del 2003.
www.rincondelvago.com
www.lafacu.com
www.monografias.com
Rafael Netzahualcóyotl Gallaga
García
Estudiante de la Licenciatura en
Administración del Instituto Tecnolóogico de
Morelia
Sistema Abierto
Morelia, Michoacán; México
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