- Concepto
- Funciones de los objetivos
organizacionales - Características de los
objetivos - Establecimiento de
objetivos - Tipos de
objetivos - Importancia de los objetivos
organizacionales - Áreas para los objetivos
organizacionales - Parámetros para establecer
objetivos cualitativos y operacionales - Administración por
objetivos (APO)
Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un
objetivo
organizacional es una situación deseada que la empresa
intenta lograr, es una imagen que
la
organización pretende para el futuro. Al alcanzar el
objetivo, la
imagen deja de
ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el
objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser
alcanzado.
A continuación mencionaremos algunas
definiciones de la palabra objetivos.
1º.
La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde
se dirigen nuestras acciones."
2º.
Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser
alcanzados en un periodo determinado.
3º.
Los objetivos son los fines hacia los cuales está
encaminada la actividad de una empresa, los
puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden
aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una
considerable planeación.
4º.
Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un
programa
administrativo, bien sea que se establezca en términos
generales o específicos.
5º.
Los objetivos tienen jerarquías, y también forman
una red de
resultados y eventos deseados.
Una compañía u otra empresa es un
sistema. Si las
metas no están interconectadas y se sustentan mutuamente,
la gente seguirá caminos que pueden parecer buenos para su
propia función
pero que pueden ser dañinos para la compañía
como un todo.
6º.
Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar
en función
de la estrategia que se
elija.
7º.
Los objetivos son una obligación que se impone una empresa por
que es necesaria, esencial para su existencia.
FUNCIONES DE LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
a. Presentación de una
situación futura: se establecen objetivos que sirven
como una guía para la etapa de ejecución de las
acciones.
b. Fuente de legitimidad: los objetivos
justifica las actividades de una empresa.
c. Sirven como estándares:
sirven para evaluar las acciones y la eficacia de
la
organización.
d. Unidad de medida: para verificar la
eficiencia y
comparar la productividad
de la organización.
La estructura de
los objetivos establece la base de relación entre la
organización y su Medio
ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para
satisfacer la totalidad de necesidades de la
empresa.
Los objetivos no son estáticos, pues
están n continua evolución, modificando la relación
de la empresa con su medio ambiente. Por
ello, es necesario revisar continuamente la estructura de
los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente
y de la organización.
CARACTERÍSTICAS
DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben servir a la
empresa; por lo tanto deben reunir ciertas características que reflejan su utilidad.
Los objetivos incluyen fechas
especificas del objetivo o su terminación implícita
en el año fiscal;
resultados financieros proyectados (pero lo están
limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales
disparará la empresa o institución conforme
progrese el plan; logrando
llevar a cabo su misión y
cumplir con los compromisos de la empresas.
Los objetivos deben reunir alguna de
estas características:
a. Claridad: un objetivo debe estar
claramente definido, de tal forma que no revista
ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren
su logro.
b. Flexibilidad: los objetivos deben
ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando
las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser
flexibles par aprovechar las condiciones del
entorno.
c. Medible o mesurable: los objetivos
deben ser medibles en un horizonte de tiempo para
poder
determinar con precisión y objetividad su
cumplimiento.
d. Realista: los objetivos deben ser
factibles de lograrse.
e. Coherente: un objetivo debe
definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la
empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser
coherentes entre sí, es decir no deben
contradecirse.
f. Motivador: los objetivos deben
definirse de tal forma que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas responsables de su
cumplimiento.
Deben ser deseables y confiables por
los miembros de la organización.
Deben elaborarse con la
participación del personal de la
empresa (administración por
objetivos).
Implica seguir una metodología lógica
que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos
reúnan algunas de las características
señaladas.
Para establecer objetivos tenemos que tener en
cuenta:
Escala de prioridades para definir objetivos: es
necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los
objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su importancia
o urgencia.
Identificación de estándares: es
necesario establecer estándares de medida que permitan
definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en
qué tiempo y si es
posible, a que costo. Los
estándares constituirán medidas de control para
determinar si los objetivos se han cumplido o vienen
cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o
no.
De acuerdo con la naturaleza de la
organización podemos identificar objetivos con o sin
ánimo de lucro.
Según el alcance en el tiempo podemos definir
los objetivos en generales o largo plazo, el táctico o
mediano plazo, y el operacional o corto plazo
Largo Plazo: están basados en las especificaciones de los
objetivos, son notablemente más especulativos para los
años distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos
de largo plazo son llamados también los objetivos
estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en
un periodo de 5 años y mínimo tres años. Los
objetivos estratégicos sirven para definir el futuro del
negocio.
Sobre los objetivos generales
de una empresa:
Consolidación del patrimonio.
Mejoramiento de la tecnología de
punta.
Crecimiento sostenido.
Reducción de la cartera en mora.
Integración con los socios y la sociedad
Capacitación y mejoramiento del personal
Claridad en los conceptos de cuales son las áreas que
componen la empresa.
Una solución integral que habrá así el
camino hacia la excelencia.
La
fácil accesibilidad en la compra del producto para
la ampliación de
Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y
se basan en función al objetivo general de la
organización. También son llamados los objetivos
tácticos ya que son los objetivos formales de la empresa y
se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su
propósito.
Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un
periodo menor a un año, también son llamados los
objetivos individuales o los objetivos operacionales de la
empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera
alcanzar con su actividad dentro de la empresa. Así, para
que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los
objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer
un plan para cumplir
con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro
que deberá ser revisado en términos de lógica,
consistencia y practicabilidad.
IMPORTANCIA DE LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a
los demás miembros de la organización importantes
parámetros para la acción en áreas
como:
1º.
Guía para la toma de
decisiones: una parte importante en la responsabilidad de los gerentes es tomar
decisiones que influyen en la operación diaria y en la
existencia de la organización y del personal de la misma.
Una vez que los gerentes formulan los objetivos organizacionales,
saben en qué dirección deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las
decisiones que lleven a la empresa hacia el logro de sus
objetivos.
2º.
Guía para la eficiencia de la
organización: dado que la ineficiencia se convierte en un
costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los
gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la
organización cuando sea posible. La eficiencia se define
en términos de la calidad total del
esfuerzo humano y de recursos que una
empresa invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes
de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes
deben lograr una clara comprensión de los objetivos
organizacionales. Sólo entonces los gerentes podrán
utilizar los recursos limitados a su disposición tan
eficientemente como les es posible.
3º.
Guía para la coherencia de una organización: el
personal de una organización necesita una
orientación relacionada con su trabajo. Si los objetivos
de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de
decisiones de calidad y la
planeación efectiva.
4º.
Guía para la evaluación
de desempeño: el desempeño de todo el personal de una
empresa debe ser evaluado par medir la productividad
individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los
objetivos organizacionales son los parámetros o criterios
que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los
individuos que aportan más al cumplimiento de los
objetivos organizacionales deben ser considerados como los
miembros más productivos de ella. Las recomendaciones
específicas para aumentar la productividad deben incluir
sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para
contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus
objetivos.
ÁREAS PARA LOS
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre
administración más influyentes de
esta época, afirma que los gerentes deben luchar por
desarrollar y alcanzar una gama de objetivos en todas las
áreas en donde la actividad es crítica para la
operación y el éxito
del sistema
administrativo. A continuación se presentaran las 8
áreas clave identificadas por Drucker para formular los
objetivos de un sistema administrativo:
a. Posición en el mercado: la
gerencia debe
fijar objetivos indicando donde quisiera estar en relación
con sus competidores.
b. Innovación: la gerencia debe
fijar objetivos esbozando su compromiso con el desarrollo de
nuevos métodos de
operación.
c. Productividad: la gerencia debe fijar
objetivos esbozando los niveles de producción que deben
alcanzarse.
d. Recursos físicos y financieros:
la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la
adquisición y el mantenimiento
del capital y de
los recursos monetarios.
e. Ganancias: la gerencia debe fijar
objetivos que especifiquen la ganancia que la empresa quisiera
generar.
f. Desempeño global y desarrollo: la
gerencia debe fijar objetivos para especificar las tasas y los
niveles de productividad y de crecimiento global.
g. Responsabilidad pública: la
gerencia debe fijar objetivos para indicar las responsabilidades
de la empresa con sus clientes y con la
sociedad, y la
medida en la cual la empresa intenta comprometerse con esas
responsabilidades.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES
A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar
objetivos para sí mismos, para sus departamentos y para
sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe
seguir para desarrollar una serie de objetivos de la
organización se presentan a continuación:
1º.
Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que
pueda significativamente influir en la operación de la
organización.
2º.
Realizar una serie de objetivos para la empresa como un
todo.
3º.
Realizar una jerarquía de objetivos de la
organización.
Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo
general requieren información de diferentes personas, de
diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la
empresa.
PARÁMETROS PARA
ESTABLECER OBJETIVOS CUALITATIVOS
La
declaración de objetivos de calidad, como
todos los bienes
desarrollados para los humanos, varía
drásticamente. Aquí hay unos parámetros
generales que los gerentes pueden utilizar para aumentar la
calidad de sus objetivos.
Permita
que los responsables de alcanzar los objetivos tengan voz en
fijarlos.
Especifique los objetivos lo mejor posible.
Relacione los objetivos a acciones específicas cuando
quiera que fuere necesario.
Señale los resultados esperados.
Fije
metas suficientemente altas para que los empleados tengan que
luchar por cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den
por vencidos.
Especifique cuándo se espera que se alcancen los
objetivos.
Fije
objetivos sólo en relación con otros objetivos de
la organización.
Escriba
los objetivos clara y simplemente.
PARÁMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
OPERACIONALES
Los objetivos deben ser hechos en términos
operacionales. Es decir, si una organización tiene
objetivos operacionales, los gerentes deben ser capaces de decir
si estos objetivos están siendo alcanzados al comparar los
resultados con los objetivos elaborados.
ADMINISTRACIÓN POR
OBJETIVOS (APO)
Es un enfoque de administración que, tomando como base el
modelo de
sistemas, se
orienta al logro de resultados.
En donde cada puesto define sus objetivos en
términos de resultados a lograr (y no de actividades), que
sean coherentes, específicos, prioritarios, desafiantes y
tendientes al mejoramiento permanente;
A través de un estilo de liderazgo que
privilegia la participación y la delegación; de
manera que dichos objetivos provoquen la
motivación del personal, apuntalen la planificación y el control de
gestión y sirvan como marco de referencia para
la
administración de los recursos
humanos.
CARACTERÍSTICAS DE LA APO
a. Establecimiento conjunto de objetivos entre
el ejecutivo y su superior;
b. Establecimiento de objetivos para cada
departamento o posición;
c. Interrelación de los objetivos
departamentales;
d. Elaboración de planes tácticos
y de planes operacionales con énfasis en la medición y el control;
e. Continua evaluación, revisión y reciclaje de los
planes;
f. Participación activa de la
dirección;
g. Apoyo intensivo del staff durante las
primeras etapas
PARTES BÁSICAS DE LA APO
1) Todos los miembros de una organización son
asignados al cumplimiento de una serie de objetivos que debe
alcanzar durante su periodo operativo normal. Estos objetivos se
fijan en conjunto y se acuerdan con los individuos y sus
jefes.
2) Periódicamente se hacen verificaciones del
desempeño para determinar cuán cercano han llegado
los empleados al objetivo.
3) Se dan recompensas a los empleados con base en
cuán cerca llegaron al alcance de los objetivos.
PROCESO DE APO
1º.
Revisión de los objetivos del empleado: el gerente
obtiene una comprensión clara de los objetivos generales
de la organización.
2º.
Establecimiento de los objetivos del empleado: el gerente y el
empleado se reúnen para acordar los objetivos que debe
alcanzar el empleado al final de un periodo normal de
operación.
3º.
Supervisión del progreso: durante el
periodo de operación normal y a diferentes intervalos, el
gerente y el empleado verifican si los objetivos están
siendo alcanzados.
4º.
Evaluación
del desempeño: al final de un período normal de
operación, se juzga el desempeño del trabajador en
la medida en que haya alcanzado los objetivos.
5º.
Recompensas: se dan recompensan a los empleados con base en la
medida en que se han alcanzado los objetivos.
VENTAJAS LA APO
Según el libro de
Samuel C. Certo nos dice que hay 2 ventajas en la APO.
1º.
Los programas APO
enfatizan siempre lo que debe hacerse en la organización
para alcanzar los objetivos organizacionales.
2º.
El proceso APO
asegura un compromiso del empleado para alcanzar los objetivos
organizacionales. Dado que los gerentes y los subordinados han
desarrollado los objetivos juntos, ambas partes están
genuinamente interesadas en alcanzar esos objetivos.
Según el libro de
Harold Koontz señala las siguientes ventajas:
a. Mejoría de la
administración: todas las ventajas de la administración por objetivos se pueden
resumir diciendo que da por resultado una administración
muy mejorada. No se pueden establecer objetivos sin
planeación y la planeación orientada hacia
resultados es la única clase que tiene sentido. La
administración por objetivos obliga a los gerentes a
pensar en la planeación para obtener ciertos resultados,
más que simplemente planear actividades o trabajos. Para
asegurar que los objetivos sean realistas, la APO exige
también que los gerentes piensen en la forma en que
lograrán los resultados, la organización y el
personal que necesitarán para hacerlo y los recursos y
ayuda que requerirán. De igual forma, no hay un mejor
incentivo para el control que u grupo de
metas claras.
b. Clarificación de la
organización: otro beneficio importante de la APO es que
obliga al gerente a clarificar los papeles y las estructuras
organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los
resultados fundamentales que se espera tengan las personas que
los desempeñan.
c. Estímulo al compromiso personal:
una de las grandes ventajas de la APO es que estimula a las
personas a comprometerse con sus metas. La gente deja de hacer
simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por
normas y
decisiones; ahora son personas con propósitos claramente
definidos.
d. Desarrollo de controles efectivos: en la
misma forma en que la APO produce una planeación
más efectiva, también ayuda a desarrollar
controles efectivos. Recuérdese que el control incluye
medir resultados y llevar a cabo acciones para corregir las
desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se
alcancen las metas.
DESVENTAJAS DE LA APO
Según el libro de Samuel C. Certo
señala lo siguiente:
1º.
La elaboración de los objetivos puede consumir mucho
tiempo, dejando a los gerentes y a los empleados menos tiempo
para hacer el trabajo
en sí.
2º.
La elaboración de objetivos por escrito, la
comunicación cuidadosa de los objetivos y las
evaluaciones de desempeño detallada que requiere un
programa
APO, aumenta el volumen de
papeleo en una empresa.
Según el libro de Harold Koontz
señala las siguientes desventajas:
a. Deficiencias al enseñar la
filosofía de la APO: a pesar de lo sencilla que pueda
parecer la administración por objetivos, los gerentes
que la llevarán a la práctica tienen que
comprenderla y apreciarla. A su vez, tienen que explicar a los
subordinados qué es, cómo trabaja, por qué
se hace, qué papel
tendrá en la evaluación del desempeño y, sobre
todo, cómo se pueden beneficiar los participantes. La
filosofía está elaborada sobre conceptos de
autocontrol y auto dirección encaminados a hacer
profesionales a los gerentes.
b. Deficiencias al dar normas a los
encargados de establecer las metas: al igual que cualquier otro
tipo de planeación, no puede operar si no se dan las
normas necesarias a quienes se espera que fijen las metas. Los
gerentes tienen que conocer cuáles son las metas de la
empresa y cómo encaja su propia actividad en ellas. Si
las metas son imprecisas, irreales o inconsistentes, es
prácticamente imposible que los gerentes estén en
armonía con ellas.
c. Dificultad al establecer metas: las metas
realmente verificables son difíciles de establecer, en
particular si necesita tener el grado exacto de rigidez y
flexibilidad, trimestre tras trimestre, año tras
año. El establecimiento de metas de metas no tiene que
ser difícil que cualquier otra clase de
planeación efectiva, aunque probablemente se necesitara
de más estudio y trabajo para establecer objetivos
verificables que sean ambiciosos pero alcanzables, que para
desarrollar muchos planes que sólo tienden a exponer
el trabajo a
realizar.
d. Insistencia en las metas a corto plazo:
los gerentes fijan metas a corto plazo, rara vez a más
de un año y con frecuencia por un trimestre o menos. Es
evidente que existe el peligro de poner mayor énfasis en
el corto plazo, quizá a expensas del largo plazo. Por
supuesto, esto significa que los superiores tienen siempre que
asegurarse que los objetivos actuales, al igual que cualquier
otro plan corto plazo, sean diseñados para ser
útiles a las metas a más largo plazo.
e. Peligro de inflexibilidad: con frecuencia,
los gerentes vacilan para cambiar los objetivos. Aunque
quizá las metas dejen de tener significado si se cambian
con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien
pensado y bien planeado, de todos formas es tonto esperar de un
gerente que luche por alcanzar una meta que ya ha quedado
obsoleta por los nuevos objetivos revisados de la empresa; por
premisas cambiadas o políticas modificadas.
Evelin López