Un ERP es
obligación hoy en día para poder tomar
mejor una decisión. La integración de la información de los procesos de
negocio de una empresa es
fundamental ya no para tener ventaja competitiva sino para
simplemente competir.
El realizar una buena planeación
para adoptar un ERP es de
vital importancia para medir el éxito o
el fracaso de la tecnología a
adquirir. Es decisión de la empresa de que
el ERP se haga en casa o lo adquiera con un proveedor
tecnológico.
El ERP es una herramienta de apoyo finalmente el que
toma las decisiones es el usuario.
En la actualidad el
conocimiento sobre sistemas de
información es esencial porque la mayoría de
las organizaciones
necesita información para sobrevivir y
prosperar.
Un sistema de
información se puede definir como un conjunto de
componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan
y distribuyen información para apoyar la toma de
decisiones y el control en una
organización. Además de que pueden
ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas,
visualizar asuntos complejos y crear productos
nuevos.
Existen cuatro principales tipos de sistemas de
información que dan servicio a los
diferentes niveles de la
organización: sistemas a nivel
operativo, sistemas a nivel del conocimiento,
sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel
estratégico.
Cualquier organización puede contar con uno o mas de
los siguientes sistemas de
información: sistemas de apoyo a ejecutivos en el
nivel estratégico, sistemas de
información gerencial y sistemas de apoyo a la
toma de
decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo
del conocimiento y
sistemas de oficina en el
nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de
transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de
cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las
principales áreas funcionales: ventas y
marketing,
manufactura,
finanzas,
contabilidad y
recursos
humanos.
Sabemos que es necesario diseñar diversos
sistemas que den servicio a
diferentes niveles y funciones en la
empresa, sin
embargo, más y más empresas
están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a
través de Sistemas Empresariales.
Los sistemas empresariales (ERP) proporcionan una
plataforma de tecnología en la que
las organizaciones
pueden integrar y coordinar sus principales procesos
internos de negocios.
Abordan el problema de las ineficiencias
organizacionales creado por las islas aisladas de
información, procesos de negocios y
tecnología. Por lo general, una organización grande
tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que
apoyan diferentes funciones,
niveles de organización y procesos de negocios. La
mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar
servicio a funciones diversas; unidades y procesos de negocios
que no se "comunican" entre sí. Los gerentes
podrían pasar momentos difíciles tratando de reunir
los datos que
necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de
la
organización. Esta fragmentación de datos en cientos
de sistemas separados podría tener un impacto negativo en
la eficiencia y
desempeño de los negocios de la
organización.
Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo
sistema de
información para la coordinación de los procesos de negocios
clave de toda la organización. El software empresarial modela
y automatiza muchos procesos de negocios con el objetivo de
integrar la información a través de la
compañía y eliminar vínculos complejos y
costosos entre los sistemas de cómputo en áreas
diferentes de la empresa. La
información que antes se encontraba fragmentada en
diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a
través de la empresa de modo
que la puedan compartir los procesos de negocios que se realizan
en las áreas de manufactura,
contabilidad,
recursos humanos
y otras más. Los procesos de negocios separados relativos
a ventas,
producción, finanzas y
logística se pueden integrar en procesos de
negocios para toda la compañía que fluyan a
través de todos los niveles y funciones organizacionales.
Una plataforma técnica para toda la empresa sirve a todos
los procesos y a todos los niveles.
Estos sistemas pueden integrar los procesos de negocios
clave de toda una empresa en un
solo sistema de
software que
permita un flujo transparente de la información a
través de la organización.
Un ERP reúne datos provenientes de diversos
procesos de negocios clave y los almacena en un solo y amplio
depósito donde los pueden utilizar otras partes de la
empresa. Los gerentes pueden obtener información
más precisa y oportuna para coordinar las operaciones
diarias de la empresa, así como una perspectiva de los
procesos de negocios (manufactura, contabilidad y finanzas,
marketing y
ventas y recursos
humanos) y los flujos de información de la totalidad
de la empresa.
Recordemos entonces que las actividades rutinarias de
los procesos pueden ser automatizadas mediante tecnología
ERP cuando estas se vuelven numerosas y complejas. Por eso, es
indispensable comparar y analizar cuales son las soluciones en
el mercado que
satisfacen las necesidades de la empresa y asegurar la rentabilidad
de la inversión.
La implementación de un ERP es un trabajo que
requiere dedicación total por parte de un equipo de
trabajo que deberá estar integrado por los líderes
empresariales y por expertos consultores ERP.
Para que una empresa sea competitiva hoy en día
debe de considerarse un ERP como una obligación y no como
otra opción más.
Lo básico es entender que cada
organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP
y su parametrización dependerá de estas
necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución tipo
las soluciones
válidas para unas organizaciones pueden no ser
válidas para otras organizaciones.
Un problema actual se puede observar en la mala administración de los sistemas de
información existentes y los que hacen falta. Hoy en
día, existen empresas o
asociaciones civiles que tienen la infraestructura, el presupuesto y el
personal para
adoptar un ERP y no lo hacen.
El error frecuente en este tipo de empresas o
asociaciones civiles es que cada departamento tiene sus propias
necesidades de proceso de
negocio y lo que hacen es solicitar a la Dirección de Informática que elabore un sistema que
requieren o que les hace falta. La Dirección de Informática tiene un programador asignado a
uno o varios departamentos del negocio y desarrolla ese nuevo
sistema.
El problema surge cuando, por ejemplo, un ejecutivo
necesita integrar el sistema de almacén y
compras (que se
hizo en casa) al sistema de contabilidad (adquirido con un
proveedor) y a su vez con el sistema de cuentas por pagar
(que no existe).
Seguramente lo que haría la empresa según
sus tendencias es desarrollar un nuevo sistema (hecho en casa) de
cuentas por
pagar.
Como en todo proyecto se
requiere una buena planeación
la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes
consideraciones:
- El giro de la empresa.
- El tamaño de la empresa: infraestructura y
personal. - El volumen de
información. - La resistencia al
cambio. - La complejidad de las operaciones.
- Monto de la inversión.
En la mayoría de los casos es viable implementar
un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes
beneficios:
- Eliminación de las capturas
repetitivas. - Mayor oportunidad en la
información. - Consistencia, congruencia e integridad de la
información. - Eliminación de tiempos de espera para consulta
de la información. - Operaciones multi-usuario confiables y
seguras. - Reducción de los costos de
operación. - La posibilidad de compartir información entre
todos los componentes de la organización.
Las compañías discernirán que es
más conveniente si adquirirlo y que se adapte lo
mayormente posible a las necesidades de la empresa o hacerlo en
casa a la medida. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y
desventajas.
La tendencia de los ERP se apoyarán en Internet para facilitar la
integración de negocio, hacer análisis con ingeniería de datos y predecir el comportamiento del
consumidor final. Las empresas harán negocios
electrónicos desarrollando competitividad
sostenible.
En general, los sistemas ERP proporcionan a los
directivos información en tiempo real con
la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no
sólo proporciona un panorama actual de la
organización, sino que también permite dar
respuestas más eficientes al creciente entorno
competitivo.
Un ERP es una herramienta de apoyo, finalmente el que
toma las decisiones es el usuario. Es decir, se puede tener toda
la tecnología disponible en el mercado pero si
no se sabe utilizar de nada sirve.
Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management
Information Systems. Ed. Pearson Prentice Hall. New Jersey
U.S.A., 2004.
www.claveempresarial.com/
C. P. José Alfonso Onofre
Sánchez
Estudiante de la Maestría en Ingeniería
de Sistemas Empresariales de la UIA