- El grupo
negociador - Desempeño de
roles - Pautas
metodológicas - Información para
negociar - Importancia de la
comunicación - Marco de
referencia - Barreras en la
comunicación - Bibliografía
El artículo expone cómo la
preparación de la negociación es una actividad interna del
grupo
negociador desarrollada mediante sesiones de trabajo dirigidas a
esclarecer la tarea; dominar el tema de negociación; buscar la información necesaria y definir los
roles.
Explica que la negociación es una forma de
comunicación entre dos o más partes,
que utiliza formas escritas, verbales y no verbales y constituye
por ello, una forma de comunicación semiótica.
La preparación de la negociación, es parte
importante del proceso
negociador. Su planeación
cuidadosa garantiza el desarrollo de
la negociación y su culminación exitosa.
Negociar requiere de conocimientos, habilidades y
aptitudes. Pero antes es necesario emprender un arduo trabajo en
su preparación. Esta es una actividad interna del grupo
negociador, que se desarrolla mediante sesiones de trabajo
dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de
negociación, buscar la información necesaria y definir los roles,
de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los
aspectos generales de la negociación y las
particularidades de su participación, logrando con ello
una mayor coherencia e integración del equipo.
No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas
como la gama de productos,
servicios,
actividades y acciones que
brindan y desarrollan las diferentes entidades involucradas en la
misma.
Para una preparación exitosa de la
negociación se debe tener en cuenta, al menos, lo
siguiente:
- Ubicación del grupo en la tarea de
negociación: - Qué se pretende conseguir.
- Por qué se pretende conseguir.
- Intereses comunes y opuestos.
- Objetivos de la negociación:
- Lo que se tiene que conseguir.
- Lo que se quisiera conseguir.
- Información sobre la contraparte:
- Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y
antecedentes. - Poder de los negociadores.
- Puntos fuertes y débiles.
- Actitudes hacia nuestros puntos de vista.
Pronóstico de sus objetivos de
negociación y de los resultados que se proponen alcanzar.
Acciones que
confirmen o no estos pronósticos.
Definir la información que se le brindará.
Estimar cuándo se trabajará la
desinformación.
Información sobre las sesiones de
trabajo:
Lugar de la reunión, condiciones,
contexto.
Agenda de Trabajo: asuntos a tratar y orden
cronológico.
Escenario: lugar, preparación, ambiente,
servicios,
orden del día.
Plan de acción:
Elaborar el plan de
acción (estrategia) para
alcanzar los objetivos.
Así como las medidas concretas
(tácticas).
Decidir del enfoque general de la negociación:
atacar, esperar, apoyarse en el poder,
etc.
Decidir la posición a mantener y la oferta
inicial. Nivel de flexibilidad.
Roles:
Definición de los roles de los miembros del
equipo para el inicio de las negociaciones. Revisarlos al final
de cada sesión de trabajo.
La formación de un grupo negociador es
imprescindible y de su preparación dependerá, en
gran medida, el éxito
de la negociación en cuestión. El enfoque que
aquí se expone acerca del grupo negociador, aplica y
reconoce la utilidad de las
dinámicas del trabajo grupal, que definen al grupo como
"conjunto restringido de personas por constantes de tiempo y espacio,
en mutuo contacto, articuladas por su representación
interna y que se propone –de forma explícita o
implícita– una tarea…". Así, el grupo
negociador puede ser visto como un grupo centrado en la tarea,
que se caracteriza por la ejecución de una tarea
específica de negociación.
Durante las negociaciones es necesario asumir diferentes
roles por parte de sus integrantes. Entendiéndose por rol
un modelo
organizado de conducta que
define la posición que deberá asumir un
individuo.
En el grupo negociador los roles se determinan de
antemano, de acuerdo a la estrategia a
seguir en la negociación y los objetivos de la misma.
Entre los roles más importantes el autor
considera:
Conductor (Líder). Es el encargado de la
formación y preparación del grupo negociador. Asume
la responsabilidad del equipo durante la
negociación. Es el que abre la sesión de
negociación, habla y da la palabra a los integrantes de su
grupo; detecta y señala los obstáculos que presente
la tarea; analiza la funcionalidad de los roles; cierra la
sesión de negociación e informa a los jefes
superiores.
Sintetizador. Se encarga de formular preguntas,
hacer aclaraciones, resumir las generalidades, ganar tiempo en la
negociación a favor de su grupo o de su conductor. Aclara
las propuestas. Es un auxiliar del conductor.
Observador. Su labor fundamental durante la
negociación consiste en escuchar, registrar
señales, captar sutilezas y matices, "leer" el ambiente
general y analizar las reacciones, la preparación y las
relaciones entre los miembros de la contraparte.
Emergente. Puede preverse o surgir en la
negociación. Da respuesta a la interpretación de
una situación específica. Ayuda al clima y a la
dinámica del proceso
negociador. Enuncia o transmite algo como propio pero que en todo
momento se corresponde con los intereses del grupo negociador y
con los objetivos de la negociación. En diferentes
situaciones pueden aparecer distintos emergentes.
Chivo expiatorio. Es un tipo especial de
emergente al que se le asignan determinados aspectos negativos en
la negociación. Esto le crea una imagen
desfavorable con la contraparte y con frecuencia es eliminado del
grupo negociador una vez cumplido su rol.
Para la
organización del grupo negociador se deben seguir
determinadas pautas metodológicas:
Tarea: Objetivo del
grupo. ¿Para qué?
El objetivo del
grupo es preparar y llevar a cabo una negociación,
actividad en la que se centrará la tarea. La diversidad y
complejidad de las negociaciones requiere, con frecuencia, que el
grupo esté integrado por personas de diferentes
especialidades (comerciales, abogados, economistas,
psicólogos, etc.). El dominio de la
tarea permite un mayor esclarecimiento, comprensión,
aceptación y movilidad de roles que deben
desempeñar cada uno de los integrantes del
grupo.
Temática: Contenido de las sesiones.
¿Qué?
En la etapa de preparación de la
negociación el contenido de las sesiones estará
dirigido a esclarecer la tarea y buscar toda la
información necesaria que permita su dominio por parte
de cada uno de los integrantes del grupo. Durante el desarrollo de
la negociación el contenido de las sesiones del grupo
dependerá del avance que se tenga en las negociaciones y
la habilidad con que se manejen y apliquen las diferentes
técnicas.
Técnicas: Procedimientos
para desarrollar la actividad. ¿Cómo?
Con frecuencia se tiende a confundir las técnicas
con la dinámica. Ambas son elementos de gran
importancia. Las técnicas de negociación son
diversas y deben ser de dominio del grupo en correspondencia con
la tarea asignada y la estrategia a seguir. Tanto las
técnicas como la estrategia deben ser discutidas con el
grupo, nunca impuestas. De esta manera el grupo estará
más comprometido con esa tarea que debe ver como suya. Las
técnicas (¿cómo?) deben responder a la
temática (¿qué?) y validar la tarea
(¿para qué?).
Coordinación: Guía el proceso
grupal.
El coordinador debe mantener y sustentar el encuadre y
comunicación del grupo, satisfacer las necesidades de
información, detectar oportunidades y amenazas, analizar
la funcionalidad de los roles y participar activamente con el
grupo.
Dinámica: Formas de llevar a cabo la
tarea.
Las dinámicas están relacionadas con las
formas de llevar a cabo esta tarea (¿cómo?), el
movimiento de
roles y el clima o ambiente
que rodea el espacio generado por la interacción
individuo-grupo en el proceso de su desarrollo (espacio
grupal).
La preparación de la negociación depende,
en buena medida, de la organización del sistema de
información de la entidad. Éste debe basarse en
la estructura,
misión
y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales
actividades de información se destacan: la
captación de información interna y externa sobre el
objeto de la negociación, la contraparte y sus
negociadores; la evaluación
y análisis de esta información y su
diseminación a los miembros del Grupo Negociador y otros
implicados.
El conocimiento
de esta información permitirá:
Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e
identificar las propias.
Conocer opiniones de la otra parte. Conocer opiniones
sobre ella.
Disminuir la incertidumbre y evitar
sorpresas.
Elaborar propuestas y sus variantes.
Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la
negociación.
Importancia de la comunicación
La comunicación en la negociación es
importante, porque a través de sus formas se expresa la
gestión
de la entidad y se proyecta la imagen de su
cultura
organizacional y profesionalidad, de ahí su
importancia en la preparación del Grupo
Negociador.
Negociar es también una forma de
comunicación entre dos o más partes con intereses
comunes y con intereses opuestos. Durante la negociación
se brindan puntos de vista; se reciben otros, que se mezclan,
para arribar a soluciones
convenientes y alcanzar un compromiso aceptable para
todos.
Es frecuente que el personal de
dirección, especialistas, vendedores,
promotores y otros de la entidad, participen en negociaciones con
clientes,
proveedores,
distribuidores u otras personas vinculadas con la actividad.
La
comunicación que se establece en la preparación
de la negociación y durante ella, crea, mantiene y
desarrolla las relaciones
humanas, que, en ocasiones, son más importantes que el
logro de un acuerdo aislado.
En la negociación, las formas de
comunicación pueden ser diversas: escritas, verbales y no
verbales.
Mediante la forma escrita se intercambian
mensajes que podrían contribuir a la preparación
del Grupo Negociador y su información respecto del tema de
negociación o su contraparte, también a establecer
o mantener, las relaciones y a crear un clima de confianza
mutua.
La forma verbal es la primordial en el desarrollo
de la negociación y define su curso y culminación
exitosa.
La forma no verbal se utiliza durante el
desarrollo de la negociación. Está constituida por
gestos y acciones que actúan como señales o
significantes y pueden ser empleados de forma independiente o en
combinación con la forma verbal.
En todas estas formas de comunicación se debe
prestar atención a que el mensaje que se quiere
transmitir llegue y sea entendido por su receptor.
Pero negociar es también una forma particular de
comunicación semiótica que por su confluencia de
códigos (lenguaje
administrativo, legal, técnico, artístico, etc.)
adquiere características específicas pues, en
este proceso comunicativo, cada parte emite mensajes destinados a
su comprensión por la otra. Recuérdese que en el
acto de comunicación intervienen: emisor, receptor,
mensaje, código,
referente.
El emisor es quien elabora y emite el
mensaje.
El receptor es quien recibe este mensaje.
El
conocimiento del receptor y sus códigos contribuye a
que se entienda mejor el mensaje.
El código es el sistema de signos
convencionales necesarios para la
comunicación, cuyo conocimiento
es imprescindible para elaborar y comprender el mensaje,
podría ser el
conocimiento del lenguaje
técnico o artístico necesario para una
negociación específica o el conocimiento del idioma
en que se desarrolla la negociación.
El referente, por su parte, es el sujeto u objeto
al que se hace referencia en el mensaje.
El mensaje puede tener dos tipos de significados
fundamentales: directo e indirecto. El significado directo
expresa el sentido recto de lo que se expresa. Su
manifestación más frecuente es en forma verbal. El
significado indirecto expresa un sentido entre líneas, a
veces, metafórico.
Toda la variedad de significados que pueden recibirse en
un mensaje apuntan a la complejidad del proceso de
comunicación y a la necesidad de analizar cada uno de
estos factores en aras de una mejor comprensión de los
significados de los mensajes recibidos y emitidos durante la
negociación.
La interpretación de un mensaje depende de los
códigos que se reconozcan. Esto es lo que se denomina
marco de referencia. En la medida que el marco de referencia
entre emisor y receptor sea diferente o semejante, así
estará favorecida o no, la comunicación.
Como la cultura del
individuo juega un importante papel, pues
caracteriza y define su comportamiento, en el marco de referencia esta
condición se debe tener muy en cuenta para la
elaboración del mensaje y en su comprensión. Cuando
se trata de emisores y receptores de culturas diferentes el
proceso puede ser más complejo.
Los individuos que reciben un mensaje suelen
relacionarlo con los grupos
sociales a que pertenecen. Juzgarán el mensaje, lo
considerarán negativo o positivo; aceptable o condenable,
según ayude o de valor o no, a
su grupo social. Este marco de referencia constituye una especie
de "filtro" de la información: diferentes grupos pueden
asimilar el contenido manifiesto como contenido implícito
o viceversa, o pueden llegar hasta la transformación de
los contenidos manifiestos en su opuesto.
Muy variadas pueden ser las barreras que se encuentren
en la comunicación durante la negociación. Una de
ellas es la percepción
diferente que puedan tener las partes o sus miembros con
relación a un problema o aspecto de la negociación.
Esta percepción
depende de la formación profesional, cultura,
vivencias, códigos y lenguaje del individuo.
Otra barrera puede ser la falta de control de las
emociones,
como la ira, las actitudes
defensivas, el miedo o la vergüenza, que pueden suscitar
conflictos
innecesarios.
Si bien el lenguaje es
el medio de comunicación por excelencia, con él, la
influencia de los movimientos corporales, del modo de vestir, los
gestos y la expresión del rostro, también
comunican, significativamente, durante determinadas situaciones
de negociación si el observador está atento. Cuando
no hay correspondencia entre la comunicación verbal y no
verbal, puede surgir otra barrera para la
comunicación.
La desconfianza es una barrera que existe por el
desconocimiento mutuo de las partes, no obstante, puede ser
superada en el desarrollo de la negociación, o mejor
aún, en la etapa de su preparación.
Como ha sido expuesto, todo el trabajo de
preparación de la negociación se pondrá de
manifiesto durante el desarrollo de sus sesiones de trabajo, en
las que no siempre hay tiempo para consultas y que en ocasiones,
sus resultados van a depender de la preparación,
experiencia y habilidad de los integrantes del grupo negociador y
de su agilidad de acción y respuesta.
Administración Quinta Edición.
Capítulo dieciocho. Comunicación y
negociación. pp 563 – 594.
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Datos del autor
Edgar Timor Sánchez
(1947) es Asesor de la Vicepresidencia Comercial del
Instituto Cubano del Arte y la
Industria
Cinematográficos (ICAIC). Licenciado y Master en Ciencias
Filológicas del Instituto Poligráfico de
Moscú. Master en Desarrollo Cultural y Profesor Auxiliar
Adjunto del Instituto Superior de Arte (Universidad de
las Artes de Cuba),
Profesor Adjunto del Centro Nacional de Superación para la
Cultura. Investigador Agregado.