Indice
1.
Introducción.
2. Conocimiento
Empresarial
3. Compartir
Información
4. Internet
5. Intranet
6. Extranet
7. Diferencia entre el Internet, Intranet
y Extranet
8. Balance entre la Tecnología y
Empleados Capacitados
9. Conclusiones
10. Referencia
Bibliográfica
En el presente artículo se da a conocer la
importancia que tiene la
comunicación de nuestros conocimientos para mejorar el
funcionamiento de la empresa. Se
expone la que en algunos casos existen empresas con una
cantidad muy grande de información almacenada, sin embargo no les
sirve de nada si al momento de tomar decisiones no utilizamos
el
conocimiento que han adquirido de dicha información.
Para poder exponer
este punto, se comienza el articulo con una definición del
"conocimiento", en dicha definición se explica que la
relación entre datos e
información son parte fundamental del conocimiento, si una
de estas partes hiciera falta pues no seria posible tener una
definición correcta. Luego se expresa la importancia de la
comunicación del conocimiento, se observa como los
medios para la
transmisión de datos ha evolucionado, y como el uso de
Internet ha
venido a revolucionar nuestra forma de hacer negocios, ya que
cada día se va viendo como muchas de las empresas
(existentes en el mercado y nuevas)
se integran al E-Business. Se
mencionan tres términos muy importantes dentro del mundo
del comercio
electrónico, estos tres términos son: Internet,
Intranet y
Extranet.
Seguidamente se expone cada uno de los términos,
mencionando sus definiciones y respectivos beneficios. Se termina
el artículo recalcando la importancia de la
transmisión del conocimiento dentro de las organizaciones
para mejorar la eficiencia y
productividad
de los negocios, y que por medio de las herramientas:
Internet, Intranet y Extranet esto puede ser logrado. Asimismo se
hace mención la importancia que se le debe de dar a la
capacitación continua de empleados ya que
ellos forman parte fundamental en el funcionamiento de la
empresa.
La mayoría de las empresas desean tener mayores
utilidades y el camino para obtener mayores utilidades esta dado
por medio de una ventaja competitiva. ¿Cual es una forma
de obtener una ventaja competitiva? Mi respuesta en este caso es
"un uso adecuado de nuestros conocimientos de la
información de la empresa". Todos tenemos conocimientos
que hemos adquirido a través de los años, la clave
esta en saber comunicar y compartir este conocimiento para que en
conjunto la empresa pueda trabajar de forma
homogénea.
Empezare por la definición del conocimiento,
dentro de esta definición existen tres palabras claves:
datos, información, y entendimiento. Sin datos no tenemos
conocimientos, entre el conocimiento y los datos esta la
información (datos en un contexto); por lo tanto, entender
dicha información es conocimiento [1]. (Ver Figura
1)
Figura 1:
Proceso en la
obtención del conocimiento. [1]
Para poder dar a conocer mi punto, lo explicare por medio de un
ejemplo: Un cliente llega a
nuestra empresa diciendo que el producto que
le hemos vendido presenta una falla y por esta razón se
encuentra muy enojado, el empleado que atiende la llamada
reacciona a la información que ha recibido y toma
acción al pedir disculpas por la inconveniencia y
reemplaza el producto con falla por uno sin fallas. De esta
experiencia tenemos el conocimiento que un cliente compro un
producto que presentaba una falla, que para resolver dicho
problema se el empleado pidió disculpas y reemplazo el
producto que presentaba falla. Lo importante ahora es ver como el
conocimiento adquirido nos puede servir para mejorar nuestro
servicio [1].
Acabo de mencionar una pequeña transacción que se
dio en esta empresa, existen miles de transacciones similares que
se pueden dar, por lo tanto es importante encontrar un proceso de
comunicación que nos ayude a compartir el nuevo
conocimiento adquirido a todos los miembros de la
empresa.
Asimismo es importante contar con un sistema de
información adecuado que nos ayude a convertir los
datos en información, de este modo, en el momento de
buscarla podremos tener un mejor entendimiento de esta. Si
aplicamos un sistema de
información, como el mencionado anteriormente, al problema
de devolución de productos por
fallas, podríamos entonces tener la información
relevante que nos ayude a tomar decisiones, por ejemplo, si por
medio de los datos hemos obtenido que en el año hubo un
10% de devoluciones por fallas en los productos, seria mucho
más fácil encontrar maneras para solucionar el
problema y mejorar el servicio ofrecido.
Muchas veces dentro de nuestras organizaciones tenemos
almacenadas una cantidad excesiva de datos, sin embargo, no
hacemos uso de dicha información al momento de tomar
decisiones, estas decisiones podrían formar parte de un
camino hacia la ventaja competitiva si son utilizadas
correctamente.
A través de los años nosotros hemos
obtenido conocimiento y hemos transmitido este conocimiento a los
demás ya sea por medio escrito, hablado, etc. [2] A medida
ha evolucionado el mundo hemos ido cambiando nuestros medios de
comunicación y nos hemos visto favorecidos por ellos,
quien iba a decir que en estos tiempos íbamos a contar con
Internet como medio de comunicación, es mas yo creo que
nunca nadie se imagino que a través de una computadora
íbamos a ser capaz de comunicarnos con computadoras
en todas partes del mundo. Es una herramienta que nos ha venido a
facilitar la vida y de la cual muchos dependemos, y hasta hemos
llegado a sentirnos desconectados del mundo cuando no tenemos
acceso a Internet.
El Internet también ha cambiado nuestra forma de
hacer negocios, cada día vemos como más empresas
van integrándose al E-Business. El nombre de "e-Business"
(negocio electrónico) viene de términos como
"e-mail" (correo
electrónico) y "e-commerce"
(comercio
electrónico), esta definido como la conducta de la
empresa en el Internet, no solo comprando y vendiendo productos o
servicios sino
también haciendo nuevos contactos con proveedores y
con clientes
prospectos [2].
Negocios de todo tipo y tamaño y de todos los
sectores están utilizando el Internet de diferentes
maneras, ya sea Intranet, Extranet, o ambas. ¿Por
qué los empresarios utilizan estas herramientas?
Primordialmente porque ofrecen beneficios para las empresas,
algunos de estos beneficios son [3]:
- Obtención rápida de
respuestas. - Disminuye y controla costos de la
empresa. - Comunicación más fluida y rápida
dentro y fuera de la empresa. - Aumento en la productividad.
- Mejora el servicio a los clientes.
- Potencialidad de nuevos clientes [3].
Es importante aclarar que los beneficios mencionados
anteriormente son obtenidos no por la tecnología, la
tecnología sirve como un facilitador para los empresarios.
Los beneficios son obtenidos por la adecuada aplicación
del conocimiento que las personas obtienen de los facilitadores;
en este caso, Internet, Intranet y Extranet [3].
Internet, Intranet y Extranet, tres términos
utilizados en el mundo de "e-business", y aunque muy parecidos en
nombre, tienen diferentes significados dentro de una organización [3]. Para ampliar mas acerca
en este tema explicare los tres términos en
detalle.
Internet, comúnmente conocida como "La Red" o la "Red de Redes"; es un sistema de
redes de
computadoras por medio del cual una persona desde
cualquier computadora puede accesar a información de otra
computadora e inclusive tener una comunicación directa con
otros usuarios en otras computadoras en otras partes del mundo
[4]. Bajo este sistema miles y millones de personas son capaces
de conectarse a sitios gubernamentales, académicos,
comerciales y organizacionales [5]. (Ver Figura 2)
Cada una de las computadoras en todas partes del mundo
conectadas a la red, son conocidas como "servidores". Para
que todas estas computadoras puedan estar conectadas y funcionar
adecuadamente, tienen que comunicarse por medio de un mismo
idioma, a este "idioma" le llamamos protocolo de
comunicación, TCP/IP
(Transmission Control
Protocol/Internet Protocol). Cualquier sistema conectado
directamente a la red tiene un nombre de dominio y un IP,
este último es una dirección numérica. Los nombres de
los dominios típicamente están en forma:
sistema.sitio.dominio; ejemplo: www.yahoo.com. Los tipos de
dominios más comunes están presentado en la Tabla 1
[5]:
Tabla 1: Dominios mas comunes en Internet
Dominio | Organización | Ejemplo |
.com | Organización comercial | |
.edu | Institución | |
.gov | Institución Gubernamental | www.whitehouse.gov |
.mil | Institución Militar | nps.navy.mil |
.org | Organización sin fines de | www.luzyamor.org |
.net | Organización de Redes | www.celtel.net |
au, uk, mx, hn | País | www.tiempo.hn |
Las empresas hoy en día, utilizan el dominio de
".com" para darse a conocer, ofrecer información y atraer
a nuevos clientes o mantener a los que ya tienen. Algunos
ejemplos podrían ser: www.dell.com, www.sony.com,
www.hallmark.com etc. Existe una infinidad empresas que cuentan
con su propio sitio de Internet. Para muchas empresas, el correo
electrónico (e-mail) ha reemplazado prácticamente
al servicio postal para breves mensajes por escrito. El correo
electrónico es la aplicación de mayor uso en la
red. También se pueden realizar conversaciones "en vivo"
con otros usuarios en otras localidades usando el IRC (Internet
Relay Chat).
Más recientemente, el software y hardware para telefonía en Internet permite
conversaciones de voz en línea [5]. Estas herramientas de
colaboración cada vez son utilizadas más, ya que
permiten una mejor comunicación, y principalmente crean
una reducción de costos y por lo tanto incrementan los
ingresos
[6].
El Intranet es una red privada dentro de
una organización que utiliza tecnología muy similar
a la de Internet la cual permite a sus usuarios buscar, utilizar
y compartir documentos. Las
empresas utilizan el Intranet para comunicarse son sus empleados.
Incluso en muchas organizaciones de tamaño grande, el
Intranet es utilizado como la vía primaria para que los
empleados puedan obtener y compartir documentos, comunicar sus
ideas, colaborar con sus compañeros de trabajo
esencialmente: Compartir sus Conocimientos [7]. (Ver Figura 3)
Por esta razón hoy en día el Intranet es
considerado como un recurso indispensable. Debido a la gran
cantidad de datos que genera una empresa, se
necesitan métodos
modernos de introducción y consulta de datos. Una
Intranet puede resolver estos y otros problemas, por
ejemplo [9]:
- Distribución de información para todos
los empleados como ser: publicación de manuales,
planes de acción, procedimientos
a seguir material de formación, folletos de marketing y
productos, listas de precios,
información comercial, anuncios, promociones
etc. - Rápido acceso a cualquier documento de la
empresa, mejorando la productividad de la empresa. - Actualización de datos es inmediata y
automática. - En forma rápida y eficiente comunica a todos
los empleados. - Organiza la distribución de la empresa, ya sea por
departamentos o divisiones.
Al igual que el Internet, Intranet utiliza el protocolo
de Internet TCP/IP para transferir datos [7]. Un empleado de la
empresa, ubicado en cualquier parte del mundo puede estar
conectado al Intranet, asimismo el Intranet hace link con el
Internet, sin embargo, un Intranet no puede ser accesado por el
publico en general [7]. Los Intranets están protegidos y
restringidos para que los únicos que puedan tener acceso a
ellos sean los empleados, estas herramientas de protección
son llamados Firewalls [7].
Es una red que tiene acceso limitado y que esta
disponible únicamente a usuarios específicos, tales
como clientes o proveedores [7]. Su nombre puede sonar raro al
escucharlo pero en realidad muchas empresas lo están
utilizando, es mas muchos de nosotros podremos haberlo utilizado
sin darnos cuenta, un ejemplo muy claro de esto es la empresa
FedEx. Digamos que yo voy a enviar un paquete a otro país,
al momento de dejar el paquete en las oficinas de FedEx, ellos me
proporcionan con un número de confirmación, si yo
deseo conocer el estatus del paquete que he enviado entro a la
pagina de FedEx, e ingresando mi numero de confirmación en
la pagina, automáticamente me presentan un reporte en el
cual puedo verificar el recorrido que ha hecho hasta ese momento
el paquete que envié. Como pueden ver, el Extranet es un
mecanismo que al igual que el Intranet utiliza tecnología
de Internet para comunicarnos de manera privada y selectiva con
nuestros clientes y proveedores.
Usted ahora se preguntara: ¿Cual es el
propósito de utilizar el Extranet? Si los Extranet son
utilizados correctamente, podrán ofrecer una forma segura
para realizar transacciones entre las empresas lo cual puede
ahorrar mucho tiempo y dinero. [10]
Los Extranet tienen un acceso restringido, únicamente los
usuarios que cuentan con la clave de acceso podrán
conectarse a los sistemas internos
de la empresa con la que en negociaciones. Algunos beneficios
adicionales se presentan a continuación [10]:
- Transacciones seguras de actividades entre los
sistemas internos de los negocios. - Permite reducción en costos y ahorro de
tiempo para la empresa. - Facilita rápido acceso a
información - de socios (clientes y proveedores).
- Proporciona servicios de red y
- desarrollo organizacional.
- Integración de los sistemas.
Con el tiempo, las compañías se
verán forzadas a usar Extranet con sus proveedores y
clientes, ya que hoy en día, existen organizaciones que no
hacen negociaciones con empresas que no tienen un servicio
seguro de
Extranet. Sin embargo, es muy importante aclarar que para que una
empresa pueda aprovechar los beneficios que conlleva el uso de
Extranet, es necesario que las empresas ya cuenten con un
Intranet funcionando en su totalidad [10].
7. Diferencia entre el
Internet, Intranet y Extranet
Después de haber dado una explicación
individual de cada uno de los términos, se puede concluir
que un diagrama en el
cual claramente se puede ver la diferencia entre los tres tipo de
comunicación:
- El Internet esta disponible para el uso de todos.
[10] (Ver Figura 3) - Las empresas tomaron la iniciativa de desarrollar sus
propios sistemas de red internos Intranet, con la misma
interfase del Internet, protegiéndose con los firewalls,
únicamente los empleados tienen acceso a ellos. [10]
(Ver Figura 3) - Finalmente, el Extranet fue creado, éste se
encuentra en un punto intermedio; ya que existen firewalls,
pero permiten el acceso únicamente a socios y a clientes
selectos de la empresa. [10] (Ver Figura 3)
Figura 3:
Internet, Intranet y Extranet [11]
8. Balance entre la
Tecnología y Empleados Capacitados
Para finalizar, quiero exponer un último punto.
Es importante que nosotros nos demos cuenta que la
tecnología forma únicamente una pequeña
parte de la colaboración exitosa dentro de la
organización. Para poder crear en nuestras empresas un
ambiente de
confianza y de colaboración, debemos de educar a nuestros
empleados en varias áreas tales como [9]:
- Políticas internas y éticas de la
empresa - Adaptación al cambio
- Uso adecuado de la tecnología
- Trabajo en equipo
- Resolución de conflictos
- Seguridad en los empleados para que se sientan
cómodos al momento de aportar sugerencias e
ideas. - Homogeneidad en el
trabajo. - Satisfacción en el ambiente de
trabajo.
El verdadero éxito
viene de nuestros empleados [5]. No debemos enfocarnos en
invertir únicamente en tecnología de punta, debemos
también de invertir en nuestros empleados y proveerles el
ambiente y las herramientas para que puedan desempeñar su
trabajo eficientemente [5]. La tecnología es un medio que
facilita a los empleados mejorar la productividad y eficiencia
dentro de la organización, por lo tanto para que una
empresa sea exitosa debe de existir un balance entre la
tecnología de punta y personal
capacitado.
Dentro de las organizaciones existe un nivel de
conocimiento muy alto, conocimiento que debed de ser comunicado y
transmitidos dentro de toda la organización. Las personas
adquieren el conocimiento en todas las transacciones que se
llevan a cabo dentro de una empresa, es la facultad de entender
datos, que dentro de un contexto, tienen un significado
importante para la empresa. Existen varias herramientas en el
mundo de los negocios que facilitan la comunicación,
dichas herramientas son: Internet, Intranet y
Extranet.
Internet o "Red de Redes" como también se le
conoce, permite comunicar a miles de personas en todas partes del
mundo. El Intranet es un "Mini Internet" que utiliza la misma
tecnología de Internet y permite comunicar
únicamente a los empleados dentro de una
organización, y el Extranet permite comunicar a las
empresas con proveedores y clientes. Una de las claves para ser
una empresa exitosa en el mundo de los negocios es contar con un
balance entre la tecnología de punta y un personal
capacitado dentro, ya que el éxito vienen de los empleados
y la tecnología es una herramienta que facilita la
productividad dentro de las empresas.
10. Referencias
Bibliográficas
- "Business Intelligence: With or Without the E"
E-Solutions Integrator, Inc. Publicado en
2001http://www.dchase.com/papers/bi.pdf - "e-business" WhatIs.com, Publicado Julio 26, 2001
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http://www.cheshirehenbury.com/ebusiness/ebbenefits.html
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Palabras Clave: Datos, Información,
Conocimiento, Comunicación, E-Business, Internet,
Intranet, Extranet, Tecnología de Punta, Empleados
Capacitados
Autor:
Lic. Alexandra Atuan:
Estudiante de Maestría en Administración de Tiempo Completo
Generación 2004 de EGADE del ITESM
Campus Monterrey,
Monterrey, NL. Mexico