La administración de empresas en un proceso de
funciones
básicas diferentes cada una de las otras, tales como
planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el
ámbito empresarial es una herramienta que permite
enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo
En la teoría
administrativa, el concepto de
eficiencia ha
sido heredado de la economía y se
considera como un principio rector. La evaluación
del desempeño organizacional es importante pues
permite establecer en qué grado se han alcanzado los
objetivos, que
casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la
capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin
embargo al llevar a cabo una evaluación
simplemente a partir de los criterios de eficiencia
clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la
concepción de la empresa,
así como la potencialidad de la acción
participativa humana, pues la evaluación
se reduce a ser un instrumento de control
coercitivo de la dirección para el resto de los
integrantes de la
organización y solo mide los fines que para
aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una
recuperación crítica de perspectivas y técnicas
que permiten una evaluación integral, es decir, que
involucre los distintos procesos y
propósitos que están presentes en las organizaciones.
En nuestro caso concreto, se
tratará la técnica de la auditoria, así como
también se desarrollaran a lo largo de tres
capítulos lo concerniente a ésta.
En el capitulo I detallaremos la Auditoria, comenzando
por los antecedentes históricos de ésta, algunas
definiciones dadas por diferentes autores y la que desarrolla el
grupo, su
finalidad y la clasificacion.
El capitulo II se desarrollará de forma amplia y
detallada, lo concerniente a la Auditoria Administrativa, los
fines, principios,
objetivos,
alcance y los métodos.
El capitulo III se dedicara al desarrollo del
Auditor, resaltando sus funciones,
habilidades y destrezas y algo muy importante como lo es la
responsabilidad profesional.
CAPITULO I
1.1. Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios
científicos de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros
patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no
obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos
más remotos, teniéndose conocimientos de su
existencia ya en las lejanas épocas de la
civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor
evidenciando el titulo del que practica esta técnica,
apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra
durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante
la edad media,
muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de
ejecuta funciones de auditorias,
destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en
1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia),
1.581.
La revolución
industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo
XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas
contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las
necesidades creadas por la aparición de las grandes
empresas (
donde la naturaleza es el
servicio es
prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de
penetrar la contabilidad
de los dominios científicos y ya el "Railway Companies
Consolidation Act" obligada la verificación anual de los
balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de
Norteamérica, una importante asociación cuida las
normas de
auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los
cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en
tanto otros consolidaron las diversas normas en
diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de
1.943.
El futuro de nuestro país se prevé para la
profesión contable en el sector auditoria es realmente muy
grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro
circulo de enseñanza cátedra para el estudio de
la materia,
incentivando el aprendizaje y
asimismo organizarse cursos similares
a los que en otros países se realizan.
1.2. Definiciones
Inicialmente, la auditoria se limito a las
verificaciones de los registros
contables, dedicándose a observar si los mismos eran
exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo
escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los
registros.
Con el tiempo, el campo
de acción de la auditoria ha continuado
extendiéndose; no obstante son muchos los que
todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los
registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"… la auditoria es el examen de las demostraciones y
registros administrativos. El auditor observa la exactitud,
integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación
sintética de un profesor de la universidad de
Harvard el cual expresa lo siguiente:
"… el examen de todas las anotaciones contables a fin
de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los
estados o situaciones que dichas anotaciones
producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir
que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la
corrección contable de las cifras de los estados
financieros; Es la revisión misma de los registros y
fuentes de
contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que
muestran los estados
financieros emanados de ellos.
1.3. Objetivo
El objetivo de la
Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la
Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones,
asesoría e información concerniente a las actividades
revisadas.
Los miembros de la
organización a quien Auditoria apoya, incluye a
Directorio y las Gerencias.
1.4. Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo
los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los
siguientes:
- Indagaciones y determinaciones sobre el estado
patrimonial - Indagaciones y determinaciones sobre los estados
financieros. - Indagaciones y determinaciones sobre el estado
reditual. - Descubrir errores y fraudes.
- Prevenir los errores y fraudes
- Exámenes de aspectos fiscales y
legales - Examen para compra de una
empresa( cesión patrimonial) - Examen para la determinación de bases de
criterios de prorrateo, entre otros.
- Exámenes de aspectos fiscales y
- Estudios generales sobre casos especiales, tales
como:
Los variadísimos fines de la auditoria
muestran, por si solos, la utilidad de
esta técnica.
- Clasificación de la
Auditoria
Auditoria Externa
Aplicando el concepto general,
se puede decir que la auditoría Externa es el examen
crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado
por un Contador Público sin vínculos laborales con
la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto
de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el
control
interno del mismo y formular sugerencias para su
mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene
trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se
produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los
mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa
cualquiera de los sistemas de
información de una organización y emite una opinión
independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluación de su sistema de
información financiero en forma independiente para
otorgarle validez ante los usuarios del producto de
este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el
término Auditoría Externa a Auditoría de
Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente
equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del
Sistema de Información Tributario, Auditoría
Externa del Sistema de Información Administrativo,
Auditoría Externa del Sistema de Información
Automático etc.
La Auditoría Externa o Independiente tiene por
objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de
los estados, expedientes y documentos y toda
aquella información producida por los sistemas de la
organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se
tiene la intención de publicar el producto del
sistema de información examinado con el fin de
acompañar al mismo una opinión independiente que le
dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha
información tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma
independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma
debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de
auditoría, basándose en el hecho de que su
opinión ha de acompañar el informe
presentado al término del examen y concediendo que pueda
expresarse una opinión basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga
restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional
acertado se distingue por una combinación de un conocimiento
completo de los principios y procedimientos
contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una
receptividad mental imparcial y razonable.
Auditoría Interna
La auditoría
Interna es el examen crítico, sistemático y
detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un profesional con
vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos
informes son
de circulación interna y no tienen trascendencia a los
terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe
Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de
la empresa. Un
auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente
del control de las transacciones y operaciones y se
preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos
de control
interno que redunden en una operación más
eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está
dirigida por Contadores Públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e
imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una
garantía de protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad
e independencia
absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto
que no puede divorciarse completamente de la influencia de la
alta administración, y aunque mantenga una
actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los
ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no
solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así
obtener la confianza del Público.
La auditoría
interna es un servicio que
reporta al más alto nivel de la dirección de la
organización y tiene características de función
asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de
línea sobre ningún funcionario de la empresa, a
excepción de los que forman parte de la planta de la
oficina de
auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o
comprometerse con las operaciones de
los sistemas de la
empresa, pues su función es
evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta
dirección toma las medidas necesarias para su mejor
funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en
las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero
nunca en las operaciones y decisiones de la organización a
la cual presta sus servicios,
pues como se dijo es una función asesora.
Diferencias entre auditoria interna y
externa:
Existen diferencias substanciales entre la
Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas
de las cuales se pueden detallar así:
- En la Auditoría Interna existe un
vínculo laboral entre
el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría
Externa la relación es de tipo civil. - En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado
para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este
dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea
ajena a la empresa. - La Auditoría Interna está inhabilitada
para dar Fe Pública, debido a su vinculación
contractual laboral,
mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de
dar Fe Pública.
CAPITULO II
2.1. Antecedentes
Con el propósito de ubicar como se ha ido
enriqueciendo a través del tiempo, es
conveniente revisar las contribuciones de los autores que han
incidido de manera más significativa a lo largo de la
historia de la
administración.
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno
de la American Economic Association sentó las bases para
lo que él llamó "auditoría
administrativa", la cual, en sus palabras, consistía
en "una evaluación de una empresa en
todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente
presente y futuro probable."
Más adelante, en 1953, George R. Terry, en
Principios de Administración, señala que "La
confrontación periódica de la planeación, organización,
ejecución y control administrativos de una
compañía, con lo que podría llamar el
prototipo de una operación de éxito,
es el significado esencial de la auditoría
administrativa."
Dos años después, en 1955, Harold Koontz y
Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de
Administración, proponen a la auto-auditoría, como
una técnica de control del desempeño total, la cual estaría
destinada a "evaluar la posición de la empresa para
determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con
los programas
presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si
se necesitan planes revisados para alcanzar estos
objetivos."
El interés
por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan
Grabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el
estudio de "las causas de una baja productividad
para establecer las bases para mejorarla" a través de un
método que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen
en la operación de una organización.
Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos
relevantes que contribuyen a la evolución de la auditoría
administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de
Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la
contribución de William P. Leonard con el nombre de
auditoría administrativa y, 2) The American Institute of
Management, en el Manual of
Excellence Managements integra un método
para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta
su función, estructura,
crecimiento, políticas
financieras, eficiencia operativa y evaluación
administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al ámbito
académico y, en 1960, Alfonso Mejía
Fernández, de la Escuela Nacional
de Comercio y
Administración de la Universidad
Nacional Autónoma de México, en
su tesis
profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de
las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y
funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe
contemplar para aplicar una auditoría
administrativa.
Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior
de Comercio y
Administración del Instituto Politécnico Nacional,
dentro del programa de
doctorado en ciencias
administrativas, en la asignatura Teoría
de la
Administración, destina un espacio para presentar un
trabajo de auditoría administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la
Escuela Nacional de Comercio y Administración de la
Universidad Nacional Autónoma de México, en
su tesis
profesional La Revisión del Proceso
Administrativo, considera la necesidad de que las empresas
analicen su comportamiento
a partir de la revisión de las funciones de
dirección, financiamiento, personal,
producción, ventas y
distribución, así como registro contable
y estadístico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su
libro
Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido
e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo,
precisa las diferencias entre la auditoría administrativa
y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para
la integración del equipo de auditores en sus
diferentes modalidades.
En 1966, José Antonio Fernández Arena,
presenta la primera versión de su texto La
Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco
comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría
administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia
visión de la técnica.
Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas
contribuciones: Agustín Reyes Ponce, en Administración
de Personal, dedica un apartado para tratar el tema,
ofreciendo una visión general de la auditoría
administrativa, en tanto que William P. Leonard publica
Auditoría Administrativa: Evaluación de los
Métodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora
los conceptos fundamentales y programas para la
ejecución de la auditoría
administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en
la materia.
Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos
Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone
aplicaciones viables de llevar a la práctica y, Jorge
Álvarez Anguiano, en Apuntes de Auditoría
Administrativa incluye un marco metodológico que permite
entender la auditoría administrativa de manera por
demás accesible.
En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en
Administración, difunde el documento Auditoría
Administrativa, el cual reúne las normas para su
implementación en organizaciones
públicas y privadas.
Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf
presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de
Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría
administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de
preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente de
trabajo y sistemas de
información.
En 1988, la oficina de la Contraloría General de
los Estados Unidos de
Norteamérica prepara las Normas de Auditoría
Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor
de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y
Crédito
Público), las cuales contienen los lineamientos generales
para la ejecución de auditorias en
las oficinas públicas.
Al iniciarse la década de los noventa, la
Secretaría de la Contraloría General de la
Federación se dio a la tarea de preparar y difundir
normas, lineamientos, programas y marcos de actuación para
las instituciones,
trabajo que, en su situación actual, como
Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo, continúa ampliando y
enriqueciendo.
2.2. Definiciones
Podemos definir a la auditoría administrativa
como el examen integral o parcial de una organización con
el propósito de precisar su nivel de desempeño y
oportunidades de mejora.
Según Williams P. Leonard la auditoria
administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de la empresa, institución o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
métodos de control, medios de
operación y empleo que de
a sus recursos
humanos y materiales".
Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es
la revisión objetiva, metódica y completa, de la
satisfacción de los objetivos institucionales, con base en
los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si
estructura, y a la participación individual de los
integrantes de la institución.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del
termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo
según el sentido que tiene esta auditoria para la
dirección superior. Otras definiciones de auditoria
administrativa se han formulado en un contexto independiente de
la dirección superior, a beneficio de terceras
partes.
2.3. Necesidades de la auditoria
administrativa
En las dos ultimas décadas hubo enormes progresos
en la tecnología
de la información, en la presente década parece
ser muy probable que habrá una gran demanda de
información respecto al desempeños de los
organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha
preocupado históricamente por cumplir con los requisitos
de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al
control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de
gran significado y valor para
nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a
fin de mantener la confinas en los informes
financieros.
Con el desarrollo de la tecnología de
sistemas de información ha crecido la necesidad de
examinar y evaluar lo adecuado de la información
administrativa, así como su exactitud. En la actualidad,
es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y
evaluación de:
- La calidad, tanto
individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria
administrativa funcional) - La calidad de los
procesos
mediante los cuales opera un organismo ( auditoria
analítica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente
existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos
y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera
sistemática, abarcando la totalidad de la
misma.
2.4. Objetivos de la auditoria
administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de
manera consistente tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos
en su aplicación y poder evaluar
el comportamiento
organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para
optimizar el aprovechamiento de los recursos de
acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
De organización.- Determinan que su curso
apoye la definición de la estructura, competencia,
funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el
trabajo en
equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se
puede constatar que la organización está inmersa en
un proceso que la
vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los
niveles de actuación de la organización en todos
sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
De cambio.-
La transforman en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
De aprendizaje.-
Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades
de mejora.
De toma de
decisiones.- Traducen su puesta en práctica y
resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso
de gestión
de la organización.
2.5. Principios de auditoria
administrativa
Es conveniente ahora tratar lo referente a los
principios básicos en las auditorias administrativas, los
cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de
ésta, por tanto debemos recalcar tres principios
fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluación
La auditoria administrativa no intenta evaluar la
capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u
otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos
trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y
evaluación de la calidad tanto individual como colectiva,
de los gerentes, es decir, personas responsables de la
administración de funciones operacionales y ver si han
tomado modelos
pertinentes que aseguren la implantación de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del
trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y
objetivos se cumplan y que los recursos se
apliquen en forma económica.
Importancia del proceso de
verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es
determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los
niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos
indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que
él responsable del área o el supervisor piensan que
esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa
respaldan técnicamente la comprobación en la
observación directa, la verificación
de información de terrenos, y el análisis y
confirmación de datos, los cuales
son necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en términos
administrativos
El auditor administrativo, deberá ubicarse en la
posición de una administrador a
quien se le responsabilice de una función operacional y
pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En
sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual
es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.
2.6. Alcance
Por lo que se refiere a su área de influencia,
comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de
actuación. Esta connotación incluye aspectos tales
como:
- Naturaleza jurídica
- Criterios de funcionamiento
- Estilo de administración
- Proceso administrativo
- Sector de actividad
- Ámbito de operación
- Número de empleados
- Relaciones de coordinación
- Desarrollo tecnológico
- Sistemas de comunicación e
información - Nivel de desempeño
- Trato a clientes
(internos y externos) - Entorno
- Productos y/o servicios
- Sistemas de calidad
2.7. Campo de Aplicación
En cuanto a su campo, la auditoría administrativa
puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea
ésta pública, privada o social.
En el Sector Público se emplea en
función de la figura jurídica, atribuciones,
ámbito de operación, nivel de autoridad,
relación de coordinación, sistema de trabajo y
líneas generales de estrategia. Con
base en esos criterios, las instituciones
del sector se clasifican en:
1. Dependencia del Ejecutivo Federal
(Secretaría de Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autónomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la
figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de
coordinación y relación comercial de las empresas,
sobre la base de las siguientes características:
1. Tamaño de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de
sus operaciones
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se
las clasifica en:
1. Microempresa
2. Empresa pequeña
3. Empresa mediana
4. Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al
ramo específico de la empresa, el cual puede quedar
enmarcado básicamente en:
- Telecomunicaciones
2. Transportes
3. Energía
4. Servicios
5. Construcción
6. Petroquímica
7. Turismo
8. Cinematografía
9. Banca
10. Seguros
11. Maquiladora
12. Electrónica
13. Automotriz
14. Editorial
15. Arte
gráfico
16. Manufactura
17. Autocartera
18. Textil
19. Agrícola
20. Pesquera
21. Química
22. Forestal
23. Farmacéutica
24. Alimentos y
Bebidas
25. Informática
26. Siderurgia
27. Publicidad
28. Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las
empresas pueden agruparse en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas
También tomando en cuenta las modalidades
de:
1. Exportación
2. Acuerdo de Licencia
3. Contratos de
Administración
4. Sociedades
en Participación y Alianzas Estratégicas
5. Subsidiarias
En el Sector Social, se aplica considerando dos
factores:
1. Tipo de organización
2. Naturaleza de su función
Por su tipo de organización son:
- Fundaciones
2. Agrupaciones
3. Asociaciones
4. Sociedades
5. Fondos
6. Empresas de solidaridad
7. Programas
8. Proyectos
9. Comisiones
10. Colegios
Por la naturaleza de su función se les ubica en
las siguientes áreas:
1. Educación
2. Cultura
3. Salud y
seguridad
social
4. Política
– Obrero
– Campesino
– Popular
5. Empleo
6. Alimentación
7. Derechos
humanos
8. Apoyo a marginados y discapacitados
Podemos concluir, que la aplicación de una
auditoría administrativa en las organizaciones puede tomar
diferentes cursos de
acción, dependiendo de su estructura orgánica,
objeto, giro, naturaleza de sus productos y
servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y
forma de delegación de autoridad.
La conjunción de estos factores, tomando en
cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con
el entorno y la ubicación territorial de las áreas
y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para
estructurar una línea de acción capaz de provocar y
promover el cambio
personal e institucional necesarios para que un estudio de
auditoria se traduzca en un proyecto
innovador sólido.
2.8. Factores y metodologías
1.- Planes y Objetivos.
Examinar y dicutir con la dirección el estado
actual de los planes y objetivos.
2.- Organización.
a) Estudiar
la estructura de la organización en el área que se
valora.
b) Comparar la
estructura presente con la que aparece en la gráfica de
organización de la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si
se concede o no una plena estimación a los principios de
una buena organización, funcionamiento y departamentalización.
3.- Políticas
y Prácticas.
Hacer un estudio para ver qué acción (en
el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la
eficacia de
políticas y prácticas.
4.- Reglamentos.
Determinar si la compañía se
preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y
federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si
presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos
a examen e idear métodos para lograr
mejorías.
6.- Controles.
Determinar si los métodos de control son
adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar
qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto
de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su
aplicación al trabajo en el área sujeta a
evaluación.
9.- Equipo Físico y su
Disposición.
Determinar su podrían llevarse a cabo
mejorías en la disposición del equipo para una
mejor o más amplia utilidad del
mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias
encontradas y consignar en él los remedios
convenientes.
CAPITULO III
3.1 Definición
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos
de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una
ocupación técnica.
3.2. Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el
auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a
estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organización.
Las funciones tipo del auditor son:
- Estudiar la normatividad, misión,
objetivos, políticas, estrategias,
planes y programas de trabajo. - Desarrollar el programa de
trabajo de una auditoria. - Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una
auditoria. - Captar la información necesaria para evaluar
la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y
sistemas utilizados. - Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y
cargas de trabajo. - Diagnosticar sobre los métodos de
operación y los sistemas de
información. - Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a
los papeles de trabajo. - Respetar las normas de actuación dictadas por
los grupos de
filiación, corporativos, sectoriales e instancias
normativas y, en su caso, globalizadoras. - Proponer los sistemas
administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar
la efectividad de la organización - Analizar la estructura y funcionamiento de la
organización en todos sus ámbitos y
niveles - Revisar el flujo de datos y
formas. - Considerar las variables
ambientales y económicas que inciden en el
funcionamiento de la organización. - Analizar la distribución del espacio y el empleo de
equipos de oficina. - Evaluar los registros contables e información
financiera. - Mantener el nivel de actuación a través
de una interacción y revisión
continua de avances. - Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para
impulsar el cambio
organizacional. - Diseñar y preparar los reportes de avance e
informes de una auditoria.
3.3. Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una
preparación acorde con los requerimientos de una auditoria
administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de
una u otra manera se emplearán durante su
desarrollo.
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable
apreciar los siguientes niveles de formación:
Académica
Estudios a nivel técnico, licenciatura o
postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias
políticas, administración
pública, relaciones industriales, ingeniería
industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad,
derecho, relaciones
internacionales y diseño
gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura,
pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en
el estudio.
Complementaria
Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de
la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y
cursos, entre otros.
Empírica
Conocimiento resultante de la implementación de
auditorías en diferentes instituciones sin
contar con un grado académico.
Adicionalmente, deberá saber operar equipos de
cómputo y de oficina, y dominar él ó los
idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la
organización bajo examen. También tendrán
que tener en cuenta y comprender el comportamiento
organizacional cifrado en su cultura.
Una actualización continua de los conocimientos
permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio
necesaria para el ejercicio de su función en forma
prudente y justa.
3.4. Habilidades y destrezas
En forma complementaria a la formación
profesional, teórica y/o práctica, el equipo
auditor demanda de
otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo,
referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y
dones intrínsecos a su carácter.
La expresión de éstos atributos puede
variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso
en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé
a la tarea de cumplir con el papel de
auditor, sea poseedor de las siguientes
características:
- Actitud positiva.
- Estabilidad emocional.
- Objetividad.
- Sentido institucional.
- Saber escuchar.
- Creatividad.
- Respeto a las ideas de los demás.
- Mente analítica.
- Conciencia de los valores
propios y de su entorno. - Capacidad de negociación.
- Imaginación.
- Claridad de expresión verbal y
escrita. - Capacidad de observación.
- Iniciativa.
- Discreción.
- Facilidad para trabajar en grupo.
- Comportamiento ético.
3.5. Experiencia
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que
considerar en las características del equipo, es el
relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de
ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales
que se emplean para determinar la profundidad de las
observaciones.
Por la naturaleza de la función a
desempeñar existen varios campos que se tienen que
dominar:
- Conocimiento de las áreas sustantivas de la
organización. - Conocimiento de las áreas adjetivas de la
organización. - Conocimiento de esfuerzos anteriores
- Conocimiento de casos prácticos.
- Conocimiento derivado de la implementación de
estudios organizacionales de otra naturaleza. - Conocimiento personal basado en elementos
diversos.
3.6. Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando
toda su capacidad, inteligencia y
criterio para determinar el alcance, estrategia y
técnicas que habrá de aplicar en una
auditoría, así como evaluar los resultados y
presentar los informes correspondientes.
Para éste efecto, debe de poner especial cuidado
en :
- Preservar la independencia mental
- Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento
y capacidad profesional aquiridas - Cumplir con las normas o criterios que se le
señalen - Capacitarse en forma continua
También es necesario que se mantenga libre de
impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe
preservar su autonomía e imparcialidad al participar en
una auditoría.
Es conveniente señalar, que los impedimentos a
los que normalmente se puede enfrentar son: personales y
externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen
específicamente en el auditor y que por su naturaleza
pueden afectar su desempeño, destacando las
siguientes:
- Vínculos personales, profesionales,
financieros u oficiales con la organización que se va a
auditar - -Interés
económico personal en la auditoría - -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento
incorrectas - -Relación con instituciones que
interactúan con la organización - -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o
antiética
Los segundos están relacionados con factores que
limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera
puntual y objetiva como son:
- Ingerencia externa en la selección o aplicación de
técnicas o metodología para la ejecución de
la auditoría. - Interferencia con los órganos internos de
control - Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la
auditoría - Presión injustificada para propiciar errores
inducidos
En éstos casos, tiene el deber de informar a la
organización para que se tomen las providencias
necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la
fortaleza de su función está sujeta a la medida en
que afronte su compromiso con respeto y en
apego a normas profesionales tales como:
- Objetividad.- Mantener una visión
independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer
en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que
obtenga. - Responsabilidad.- Observar una conducta
profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y
eficientemente. - Integridad.- Preservar sus valores por
encima de las presiones. - Confidencialidad.- Conservar en secreto la
información y no utilizarla en beneficio propio o de
intereses ajenos. - Compromiso.- Tener presente sus obligaciones
para consigo mismo y la organización para la que presta
sus servicios. - Equilibrio.- No perder la dimensión de la
realidad y el significado de los hechos. - Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de
dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando
aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. - Institucionalidad.- No olvidar que su ética
profesional lo obliga a respetar y obedecer a la
organización a la que pertenece. - Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en
forma equilibrada. - Iniciativa.- Asumir una actitud y
capacidad de respuesta ágil y efectiva. - Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en
los hechos, conservando su objetividad al margen de
preferencias personales. - Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el
desarrollo de su trabajo.
El auditor es el proceso de acumular y evaluar
evidencia, realizando por una persona independiente y competente
acerca de la información cuantificable de una entidad
económica especifica, con el propósito de
determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente
entre la información cuantificable y los criterios
establecidas.
Su importancia es reconocida desde los tiempos
más remotos, teniéndose conocimientos de su
existencia ya en las lejanas épocas de la
civilización sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la
industria, el
comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer
las empresas, la administración se hace mas complicada,
adoptando mayor importancia la comprobación y el control
interno, debido a una mayor delegación de autoridades y
responsabilidad de los funcionarios.
Debido a todos los problemas
administrativos sé han presentado con el avance del tiempo
nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria
administrativa la cual es un examen detallado de la
administración de un organismo social, realizado por un
profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de
control y evaluación considerada como un servicio
profesional para examinar integralmente un organismo social con
el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su
administración.
Tomando en consideración todas las investigaciones
realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica,
la cual debe aplicarse formalmente toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas
pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su
aplicación debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia.
Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque
Integral
Editorial Océano. Enciclopedia de la
Auditoria.
Francisco Gómez Rondon. Auditoria
Administrativa
Joaquín Rodríguez Valencia. Año
1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa
Profesor A. López de SA. Año 1974. Curso
de Auditoria
Víctor Lázzaro. Sistemas y
Procedimientos
William P. Leonard. Auditoria Administrativa
yolanda jimenez